MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Y FUCIONES PARA EL DEPARTAMENTO DE ALMACEN DEL LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA.

Transcripción

1 República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria Ministerio del Poder Popular Para el Turismo Colegio Universitario Hotel Escuela De Los Andes Venezolanos MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Y FUCIONES PARA EL DEPARTAMENTO DE ALMACEN DEL LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA. Mérida, Julio 2014

2 Colegio Universitario Hotel Escuela De Los Andes Venezolanos Subdirección Académica Área de Pasantías MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Y FUCIONES PARA EL DEPARTAMENTO DE ALMACEN DEL LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA. Tutor Académico: Katherine Trejo Autor: Jose Angel Marin Torres Tutor Empresarial: Lcda. Mercedez Lanza Mérida, Julio 2014

3 AGRADECIMIENTO Primeramente agradecido con Dios y mis padres por darme todo el apoyo necesario y darme la fuerza para mantenerme en pie y cumplir con mis deseos y metas. A Darlyn mi compañera, amiga de buenos y malos momentos, quien ha sabido guiarme y ayudarme a superarme a mí mismo. Agradezco por todos tus esfuerzos dedicados. momento. A mi amigo y compañero Rolando quien me brindó su apoyo en todo Al CUHELAV por brindarme la oportunidad de crecer de manera profesional y formarme como una educación digna de un hotelero. A Hotel Lidotel Boutique Margarita, gracias por permitirme la experiencia de conocer presencialmente el ambiente laboral, brindándome su apoyo y colaboración durante el periodo de pasantías. A mi tutora académica Katherine Trejo, gracias por compartir conmigo sus conocimientos y experiencia. i

4 República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria Ministerio del Poder Popular Para el Turismo Colegio Universitario Hotel Escuela De Los Andes Venezolanos MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Y FUCIONES PARA EL DEPARTAMENTO DE ALMACEN DEL LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA. Autor: Jose Marin Tutor Académico: Katherine Trejo Fecha: Julio 2014 Resumen La presente investigación tiene como objetivo general presentar un manual de descripción de cargos dirigido al personal del departamento de almacén de El LIDOTEL hotel Boutique Margarita. El estudio es de carácter descriptivo a causa del contacto directo que se tuvo en el área de la empresa donde se evidenció el problema planteado. Los datos fueron recopilados mediante una encuesta aplicada al departamento para conocer la opinión de los trabajadores y trabajadoras en referencia al tema a presentar. Por medio de los resultados obtenidos, se concluyó en que uno de los principales factores que intervienen en el desempeño del trabajador es la indebida división de tareas según cargos, es por ello que la empresa debe otorgar los manuales de cargos y actividades para la facilidad, rapidez y comodidad de trabajo al empleado, esto con la finalidad de que mejoren la operación interna del departamento y de la empresa. En base a estos resultados se realizaron una serie de recomendaciones y se creó una propuesta con la finalidad de ofrecer solución a las necesidades detectadas en la presente investigación. Descriptores: Manual, Cargos, Almacén, Organización. ii

5 ÍNDICE GENERAL Pág. Agradecimientos. I Resumen. II Índice general. 3 Índice de tablas.. 5 Índice de figuras. 6 Índice de gráficos... 7 Índice de anexos 8 INTRODUCCIÓN.. 9 FASE I a) Identificación de la empresa. 11 b) Descripción de la unidad administrativa c) Descripción de las funciones del departamento 17 d) Descripción de las actividades desempeñadas por el pasante.. 18 FASE II EL PROBLEMA.. 20 a) Planteamiento de problema.. 20 b) Objetivos de la investigación 22 c) Justificación d) Alcance de la investigación.. 23 FASE III MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL 25 a) Antecedentes.. 25 b) Bases teóricas 26 FASE IV MARCO METODÓLOGICO. 31 a) Tipo y diseño de la investigación 31 b) Población y muestra.. 31 c) Técnica e instrumento de recolección de datos 32 3

6 FASE V ANÁLISIS Y RESULTADOS QUE SUSTENTAN LA INFORMACIÓN. 33 a) Presentación y análisis de los resultados.. 34 b) Discusión. 40 FASE VI LA PROPUESTA 41 a) Presentación de la propuesta.. 41 b) Justificación c) Objetivos.. 41 Manual de descripción de cargos y funciones dentro del departamento de almacén de el Lidotel Hotel Boutique Margarita 43 CONCLUSIÓN 62 RECOMENDACIONES. 63 BIBLIOGRAFÍA

7 ÍNDICE DE TABLAS Pág. Tabla Nº 1: Observación directa de la Encuesta a trabajadores del almacén

8 ÍNDICE DE FIGURAS Figura Nº 1: Figura Nº 2: Pág. Estructura Organizativa Lidotel Hotel Boutique Margarita. 16 Organigrama del departamento de almacén del Lidotel Hotel Boutique Margarita 18 6

9 ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico Nº 1: Conocimiento acerca manual de cargos y funciones Gráfico Nº 2: Conocimiento sobre qué es un manual de descripción de cargos y funciones Gráfico Nº 3: Importancia de un manual.. 36 Gráfico Nº 4: Ventajas que brinda el manual de descripción de cargo en el almacén. 37 Gráfico Nº 5: Definición de actividades a través de manuales de descripción de cargos y funciones 37 Gráfico Nº 6: Aplicación de un manual para evitar instrucciones de terceros. 38 Gráfico Nº 7: Disminución de tiempo en la ejecución de actividades 39 Gráfico Nº 8: Implementación de un manual de descripción de cargos y funciones en el departamento del almacén 39 Pág. 7

10 ÍNDICE DE ANEXOS Anexo Nº 1: Bitácoras.. 68 Anexo Nº 2: Instrumento de recolección de datos (encuesta).. 69 Pág. 8

11 INTRODUCCIÓN Las empresas hoy en día recurren a la aplicación de herramientas administrativas en pro de mejorar el rendimiento en las operaciones del talento humano, lo cual facilita los procesos administrativos y permite un desempeño eficiente en sus áreas de trabajo. Los manuales de cargos y funciones es una de las herramientas administrativas más utilizas dentro de las empresas, ya que permite describir los cargos según las habilidades de los trabajadores aprovechando al máximo el talento humano, optimizando así las operaciones diarias de los departamentos.. La presente investigación se realiza como requisito para optar al título de Técnico Superior de Hotelería y Servicios de la Hospitalidad, el estudio fue llevado en fusión a un entrenamiento empresarial donde el pasante aplica los conocimientos teóricos prácticos adquiridos en el Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, dicho estudio se lleva a cabo en el departamento de almacén del Lidotel Hotel Boutique Margarita el cual consiste en crear una propuesta de un manual donde se describan los cargos y funciones del personal del almacén para agilizar y optimizar las operaciones diarias en el departamento. La presente investigación se realizó a través de la observación directa, utilizando como técnica de recolección de datos una encuesta, el estudio está constituido por cinco (5) fases: La fase I: En la primera fase se da a conocer la información de la empresa, la descripción del departamento donde se realizaron las pasantías y las actividades y funciones desempeñadas por el pasante. La fase II: En esta fase se plantea el problema de la investigación, los objetivos, la justificación y los alcances del estudio. 9

12 La fase III: En la tercera fase se desarrolló el marco teórico donde se plasmaron los antecedentes que tienen relación con la presente investigación y las bases teóricas que sustenten el estudio. La fase IV: La presente fase corresponde al marco metodológico donde se describe el diseño y el tipo de investigación, así como la técnica de recolección de datos utilizada para el estudio. La fase V: En la quinta fase se analizan los resultados del estudio y se hace una discusión sobre los mismos para confirmar la problemática existente y dar un preámbulo a la propuesta. La fase VI: En esta fase se describe la propuesta y se crean los objetivos y la factibilidad de la misma, con la finalidad de que sea considerada por la empresa para la solución de la problemática. 10

13 FASE I LA EMPRESA Como parte del adiestramiento hotelero en El Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos, los estudiantes de la institución reciben los conocimientos y herramientas necesarias de diversas unidades curriculares teniendo como filosofía de estudio el aprender haciendo, dentro de su desarrollo la carrera cuenta con dos fases de trabajo de campo o pasantías. En la primera fase se aplican los conocimientos operativos en las diversas áreas de un establecimiento hotelero que ofrece servicio de alojamiento con los conocimientos que se adquieren en los primeros dos semestres. La segunda fase cuenta con el empleo de conocimientos y herramientas adquiridas en el cuarto y quinto semestre siendo la fase administrativa de la carrera, con una duración de 18 semanas, el pasante es ubicado en un departamento donde deberá aplicar las técnicas aprendidas ayudándole a dar soluciones a problemáticas en el departamento al que es asignado con la finalidad de presentar su trabajo de grado y optar al título de Técnico Superior Universitario en Hotelería y Servicios de la Hospitalidad. a) Identificación de la Empresa LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA Lidotel Hotel Boutique es una empresa perteneciente al Grupo Sambil, que para el sector de Margarita viene siendo una alternativa hotelera, al lado del Centro Comercial Sambil, en una de las zonas de mayor crecimiento de la ciudad. Fuente: Manual de inducción del Lidotel Hotel Boutique (2013). 11

14 Ubicación Geográfica Lidotel Margarita se encuentra ubicado en el sector Pampatar del municipio Maneiro, en pleno Centro Sambil Margarita en una de las zonas de mayor importancia y relevancia de la ciudad de Margarita en cuanto a desarrollo comercial y habitacional se refiere. Fuente: Manual de inducción del Lidotel Hotel Boutique (2013). Capacidad El hotel está representado por un volumen de diez (10) niveles, los cuales están distribuidos en un primer nivel principal o nivel Lobby, la mezzanine, ocho plantas donde se encuentran las habitaciones y una última planta techo, en la cual se encuentran áreas de esparcimiento y piscina. Su área de construcción comprende: Edificio con un total de 10 niveles Ocho (8) pisos de habitaciones 135 habitaciones en total. 61 habitaciones sencillas 55 habitaciones dobles 7 habitaciones VIP 7 habitaciones living Una (1) habitación Sweet Solarium Una (1) habitación Sweet Presidencial Una (1) habitación Sweet Imperial Fuente: Manual de inducción del Lidotel Hotel Boutique (2013). 12

15 Reseña Histórica del Lidotel Hotel Boutique Constructora Sambil es una de las empresas constructoras más grande de Venezuela. Fue fundada en 1958 por el Ingeniero Salomón Cohen, y desde entonces, basándose en el trabajo, responsabilidad y la constancia, desarrolló proyectos de viviendas, oficinas y centros comerciales, implementando un nuevo concepto con el mayor de los éxitos, como es el concepto de los Centros Sambil. Esta sólida trayectoria incluye al Hotel Centro Lido en Caracas, ubicado dentro del importante centro comercial Centro Lido, con cuatro (4) torres de oficina y donde funciona desde el 03 de agosto de 1998, el mejor hotel de la zona del Rosal. Un hotel con un novedoso concepto de hotel Boutique, para apoyar a todas las empresas que circundan la zona Empresarial, con la finalidad de dar alojamiento a ejecutivos y clientes nacionales e internacionales en busca la apreciada comodidad. Distinguido por la calidad en servicio, excelencia en la atención, sobriedad, elegancia y distinción, es allí cuando la Junta Directiva de Constructora Sambil, dueños del Hotel Centro Lido, deciden emprender con las mismas bases una nueva oportunidad de negocio y crear una Operadora Hotelera que se encargará de gerenciar la nueva cadena de hoteles. Así nace desde el 2006, la idea de expandir la industria hotelera del Grupo Sambil, iniciando en la ciudad de San Cristóbal, con la cadena LIDOTEL Hoteles Boutique. Fuente: Manual de inducción del Lidotel Hotel Boutique (2013). 13

16 Valores Corporativos LIDOTEL Hotel Boutique MARGARITA, sostiene determinadas creencias, aspiraciones y valores que constituyen la filosofía básica para proyectarse hacia la sociedad. Estos valores definen a la empresa y deseamos que tú te proyectes bajo los siguientes parámetros: Responsabilidad: reconocemos y valoramos la seriedad y conciencia con que el empleado realiza su trabajo, partiendo de la base que la mayor satisfacción es el cliente. La madurez con que enfrentamos los retos de nuestras vidas nos recompensará con éxito y prosperidad. Honestidad: es un valor que inicia con uno mismo, el valor del trabajo es hacer lo correcto, dar lo mejor con una actitud clara y transparente evidencia la más alta disposición hacia la empresa. Compromiso: entre la empresa y sus empleados debe existir una relación de alianza y pertenencia contamos con metas y visiones comunes. Lealtad: si compartimos la misión de la empresa vamos a defenderla y representarla con firmeza y solidez. Confianza: la fe y confianza que la empresa deposita en sus empleados es la imagen de confiabilidad que el hotel le brinda al cliente. Todos estos valores nos llevan a decir que nuestra empresa cuenta con CALIDAD DE SERVICIO. Brindar una excelente atención constituye la columna vertebral de nuestros propósitos. Deseamos comunicarnos con nuestros clientes con el respeto, la cortesía, la calidez y la eficiencia que caracterizan un servicio excelente, propio que nos ha diferenciado desde nuestros inicios. Fuente: Manual de inducción del Lidotel Hotel Boutique (2013). 14

17 Misión Ser la cadena hotelera de lujo más importante de Venezuela, manteniendo los más altos estándares de calidad y servicio de la hotelería moderna y mantener el reconocimiento de la comunidad local e internacional conservando una tarifa de alto nivel para preservar las expectativas financieras de la empresa, mediante un equipo humano altamente motivado y capacitado, contribuyendo al desarrollo económico y social del país. Visión Ser la empresa hotelera que logre satisfacer todas las necesidades de nuestros clientes y huéspedes, con una organización participativa basada en el personal excelente y apoyada en el cumplimiento de los más altos estándares de calidad y servicio, en un ambiente de trabajo confortable dentro del entorno tan competitivo del mercado. Fuente: Manual de inducción del Lidotel Hotel Boutique (2013). Estructura Organizativa Del LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA La estructura organizativa de la empresa en estudio está encabezada por los dueños de la cadena LIDOTEL siguiendo un nivel jerárquico descendiente continúan los representantes centrales de la cadena la cual está a cargo de la comercialización de la cadena LIDOTEL y la operación y administración de la empresa Lidotel Hotel Boutique Margarita es llevada a cabo una gerencia general un gerente operaciones que tiene bajo su mando un total de nueve (9) departamentos, a saber: 15

18 Figura N 1: Estructura Organizativa LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA Fuente: Manual de inducción del Lidotel Hotel Boutique (2013). 16

19 b) Descripción de la unidad administrativa La unidad administrativa en donde se realizó el entrenamiento profesional fue en el departamento de almacén por un período de 18 semanas. El departamento de almacén es el encargado de adquirir, proveer los materiales, suministros y herramientas a los demás departamentos del hotel Lido, mediante el uso de un programa de manejo empresarial hotelero llamado SOLEMP para el control de los activos por medio del stock mínimo y máximo, cubriendo las necesidades de los mismos para la operación diaria trabajando de lunes a viernes en horarios de oficina. c) Descripción de las funciones del departamento Las actividades ejecutadas en las labores diarias que permiten el funcionamiento pleno del departamento, son: Recepción y chequeo de la mercancía entregada por proveedores: el almacenista realiza la comprobación de mercancía entrante mediante orden de compra aprobada por los superiores de administración. Verificación de factura con la orden de compra: para ello se debe tomar en cuenta la fecha de emisión de la misma para corroborar los precios y cantidades deben corresponder a los cotizados por el proveedor. Organización y control del almacén: se organizan los suministros según su tipo y correspondencia, para ello se aplica el método (PEPS) Primero Entrada, Primero en Salir, evitando de esta forma las descomposiciones de los productos según su fecha de vencimiento. 17

20 Figura N 2: Organigrama del departamento de almacén del Lidotel Hotel Boutique Margarita Almacén General Jefe de Almacén Almacenista Auxiliar de almacenista Asistente de almacenista Fuente: Manual de inducción del Lidotel Hotel Boutique (2013). d) Descripción de las actividades desempeñadas por el pasante Durante las 18 semanas de pasantías el pasante estuvo desempeñando actividades como almacenista y actividades relacionadas con el departamento de compras. El pasante desempeño las labores de: Despachar requisiciones a los departamentos solicitantes almacén: el pasante cumplía con la responsabilidad diaria de procesar los pedidos de los demás departamentos esto se realiza por medio del sistema (SOLEMP) en este se reflejan las requisiciones aprobadas por el departamento de costos para ser despachadas y procesadas por el almacén Recepción de mercancía a proveedores comprobando orden de compra: la tarea realizada por el pasante fue la supervisión del correcto estado de los suministros recibidos conforme se 18

21 especificaban en la orden de compra mostrando concordancia con la factura. Posicionamiento y organización del almacén y la mercancía según su tipo tomando en cuenta la aplicación del método (PEPS) Como tarea importante el pasante archivo órdenes de compra y facturas para ser procesadas al departamento de costos a diario. Control y uso de los stocks máximos y mínimos mediante el kardex y sistema también uso de los Meattag, tomando en cuenta estos documentos para la fácil aplicación de los inventarios. 19

22 FASE II EL PROBLEMA a) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La administración de personal es un área de la dirección que se ocupa de organizar y tratar al talento humano en el trabajo, de manera que cada uno de los trabajadores puedan desarrollar su capacidad, habilidades y destrezas, alcanzando así la eficiencia máxima. A través de los años en las organizaciones tanto públicas como privadas han mantenido un orden en los cargos que desempeña el talento humano, siendo estos la base organizacional de la misma, manteniendo el conocimiento y las actuales tendencias al crecimiento económico y productivo, lo que conlleva a las empresas al mejoramiento de la gestión del talento humano otorgándole al personal cargos y funciones para lograr los objetivos y las metas de la organización. En este sentido Chiavenato (2001) afirma que para la organización, el cargo es la base de la aplicación de las personas en las tareas organizacionales; para la persona, el cargo es una de las mayores fuentes de expectativa y motivación en la organización (p.291). De igual forma es necesario que para la descripción del puesto exista un análisis del mismo ya que a través de este se podrán determinar las tareas y funciones que son necesarias para desarrollarlos, según Dessler (1994) define el análisis de puesto como el procedimiento para determinar las tareas y requisitos de aptitudes de un puesto y el tipo de persona que se debe contratar (p.67). Es por ello que toda persona que labora en una organización debe ocupar un cargo y responder a cada una de las actividades asignadas para el desempeño diario de la empresa. 20

23 Por su parte La gerencia de talento humano debe ser capaz mantener los manuales de descripciones de cargos actualizados, para asegurarse que el personal se encuentre ajustado a las transformaciones que ocurren día a día referentes a las actividades que se deben cumplir. Por su lado dentro del Lidotel Hotel Boutique Margarita cada departamento cuenta con sus respectivos manuales de cargos, sin embargo durante el periodo de pasantías se pudo observar que en el área del almacén no se ha creado un manual donde se describan los cargos y funciones para el personal que labora en esta área, por lo que los trabajadores ejecutan actividades inherentes a su cargos atrasando así el óptimo funcionamiento del departamento. De igual forma se pudo observar que los trabajadores expresaban sus descontentos por el arduo trabajo que estos desempeñan al no tener claras las actividades que ejecutan día a día entorpeciendo de esta manera el desarrollo de cada una de las tareas diarias en almacén. Así mismo expresaron su disgusto por el cumplimiento de actividades de otros cargos que estos deben ejecutar, evidenciándose de esta forma la falta de organización en el departamento por la ausencia de un manual que detalle las actividades que se deben realizar en cada puesto de trabajo. Las situaciones anteriormente expuestas pueden traer consecuencias negativas para la empresa, ya que si no se los define las actividades de cargos a los empleados del almacén estos difícilmente podrán cumplir con sus responsabilidades y actividades dentro del departamento provocando retraso en los demás departamentos que dependen del mismo, por ende se verá afectada la calidad de servicio que brinda la empresa. Entonces, en esta investigación se plantearan las siguientes interrogantes: 21

24 1. Cuál es la situación actual en cuanto las actividades que se realizan en el departamento de almacén de El LIDOTEL hotel Boutique Margarita? 2. Cuáles son los cargos que actualmente existen en el departamento de almacén del LIDOTEL hotel Boutique Margarita? 3. Cuál es la importancia de la descripción de cargos para el personal del departamento de almacén de El LIDOTEL hotel Boutique Margarita. b) Objetivos de la investigación Objetivo general Presentar un manual de descripción de cargos dirigido al personal del departamento de almacén de El LIDOTEL hotel Boutique Margarita Objetivos específicos 1. Establecer la importancia de la descripción de cargos para el personal del departamento de almacén de El LIDOTEL hotel Boutique Margarita. 2. Describir la situación actual para el desempeño del personal en el departamento de almacén de El LIDOTEL hotel Boutique Margarita 3. Caracterizar los cargos que actualmente existen en el departamento de almacén del LIDOTEL hotel Boutique Margarita c) Justificación El departamento de almacén del Hotel Lidotel Boutique muestra una gran interrogante al momento del adiestramiento del personal de nuevo ingreso por no contar con un manual de descripción de cargos y actividades, dejándole la responsabilidad del adiestramiento al empleado en egreso del cargo que tenga un previo aviso de retiro. 22

25 La presente investigación busca estudiar las ventajas de la existencia de un manual de cargos que el cual permita mejoras a los trabajadores el ejecuten de sus labores diarias sin generar un déficit en el cumplimiento de sus actividades. Por estas razones resulta importante que se realice dicha investigación para determinar la necesidad de un manual de descripción de cargos para los trabajadores del almacén, ya que a futuro dicho manual fortificara a la empresa a la hora de reclutamiento, selección y contratación del personal en forma eficiente e igualmente permitiría a la empresa identificar las necesidades de capacitación; determinar el perfil del ocupante del cargo, y estimular la motivación del personal permitiendo así una mejor gestión en el departamento. Desde el ámbito social esta investigación es importante porque beneficiará a las personas que trabajan dentro del departamento de almacén y lo demás departamentos dependientes en LIDOTEL Margarita ya que les servirá como guía a los supervisores para evaluar el trabajo de sus subordinados en el desempeño de sus funciones, alcanzando de esta forma un entorno laboral de alto nivel debido a la existencia cargos definidos manteniendo un equilibrio entre la eficiencia en las gestiones de toda la empresa. De igual forma la investigación es de suma importancia ya que permite la aplicación de conocimientos adquiridos en el cuarto y quinto semestre en las materias de gestión de alimentos y bebidas y administración del personal impartidas en el C.U.H.E.L.A.V. d) Alcances de la investigación Dentro de la siguiente investigación se busca mostrar las fallas y desventajas que se muestran dentro del departamento de almacén del Hotel Lidotel Boutique Margarita al no existir un manual de cargos que les permita saber a los empleados 23

26 qué tareas deben concretar según les corresponde su contrato, en cuanto a las delimitaciones de la presente investigación se toman en cuenta los criterios de: 1. Tiempo: se realizará en un periodo de 18 consecutivas semanas durante el entrenamiento administrativo 2. Espacio: usando la investigación descriptiva ya que por medio de la observación se notó que en los procesos adoptados por los trabajadores en el almacén eran incorrectos para esto se aplicara una encuesta cerrada a una población de muestra representativa en el departamento de almacén y algunas áreas que tienen enlace con este departamento: Está basada en determinar la necesidad de los trabajadores por saber las actividades y funciones que deben cumplen en el almacén del LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA 3. Área temática: Dentro de esta se aspira presentar un manual de descripción de cargos dirigido al personal del departamento de almacén en pro de mejorar el desempeño de las actividades diarias En cuanto a las limitaciones de la investigación se puede reflejar en la inaccesibilidad de la información solicitada al departamento de recursos humanos para enfocar el estudio dentro del departamento de almacén de El LIDOTEL hotel Boutique Margarita. 24

27 FASE III MARCO TEÓRICO a) Antecedentes de la investigación Según Arias (2006) dice que los antecedentes reflejan los avances y el estado actual del conocimiento en un área determinada y sirven de modelo o ejemplo para futuras investigaciones (p.106). Los antecedentes se recolectaron mediante la búsqueda bibliográfica de trabajos, artículos, información de internet relacionada con la creación de manuales de cargos y procedimientos en diferentes áreas de trabajo, logrando así una afinidad en los planteamientos que se quieren proponer. Las fuentes de referencias se muestran han encontrado en la Universidad de Oriente, Núcleo de Sucre, donde varios estudiantes han realizado estudios sobre el tema, entre los cuales tenemos: En el 2004, Jurado presentó como trabajo final de grado un estudio titulado, propuesta de un manual descriptivo de cargos para el hotel Cumaná Bahíazul, donde llegó a la conclusión: que la empresa no cuenta con ningún tipo de manual y dispone de muy poca información escrita referente a las normas y funciones que sirvan de guía para los supervisores y empleados en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. Basándose en las conclusiones obtenidas, en su investigación Jurado recomienda al Hotel Cumaná Bahíazul considerar, adoptar y adaptar el manual descriptivo de cargos elaborado en el trabajo, difundirlo entre su personal con la finalidad que conozcan cuales son las funciones, responsabilidades y tareas específicas de cada cargo. Además sugiere adoptar la estructura organizativa a la realidad. 25

28 En el 2007, Viaje realizó un trabajo de investigación titulado, manual de descripción y especificación de cargos para nueva toledo suites & hotel. Cumanáedo sucre, los resultados del estudio revelaron que: el Hotel Nueva Toledo no contaba con la información básica para el desarrollo de las actividades relacionadas con el Recurso Humano, como son las descripciones y especificaciones de cargos; por ello se presentan inconvenientes al llevar a cabo ciertos procesos administrativos Los trabajos indicados en los párrafos precedentes, consistieron en la elaboración de Manuales Descriptivos de Cargos, por lo tanto en ellos se pudo encontrar los diferentes métodos y técnicas utilizados por los autores para recolectar la información. De igual forma se pueden vislumbrar diferentes formas de presentar la información en los manuales lo que podrá apoyar el diseño del Manual de Descripción y Especificación de Cargos También señala la desorganización y confusiones presentes y cómo influye dentro del hotel, siendo esta la problemática en estudio aplicada para Lidotel Hotel Boutique. b) Bases teóricas A continuación se presentarán las bases teóricas que fundamentan la investigación: Manual de descripción de cargos Definición de Manual: Quiroga (1999) define que "un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo." (p.161). 26

29 Descripción de Cargos: Chiavenato: (1999) Afirma: Según la descripción del cargo es: Un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuando lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (como lo hace), los objetivos del cargo (por que lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y responsabilidades que comprende. (p.331). Partiendo de las teorías anteriormente mencionadas se puede decir que un manual de descripción de cargos es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información para enumerar las tareas o funciones que conforman los departamentos y lo diferencian de los demás cargos de la empresa. Almacén Según Anaya (2008) dice que: Es el espacio planificado para la ubicación y manipulación eficientes de las mercancía, de igual forma un almacén se puede considerar un centro de producción en el cual se efectúan una serie de procesos relacionados con: Recepción de materiales Ubicación física Selección de productos según pedido Preparación o expedición de entregas (p.23) Partiendo de lo antes mencionado se puede resumir el concepto de almacén como la estructura o espacio donde se mantienen los materiales resguardados durante o antes de utilizarlos para la operación. 27

30 Funciones de un almacén Según Autor Marín (2014) dice: dentro de las funciones que ocupan en las operaciones diarias en el almacén son: Almacenamiento correcto de los activos según se clasifique su tipo: alimento, bebidas, suministros, etc. Recepción de Materiales Registro de entradas y salidas del Almacén. Mantenimiento de materiales y de almacén. Despacho de materiales. Mantiene informado constantemente de stoks al departamento de compras Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad. Tipos de almacenes Dentro de lo que abarca este tema con lo que respecta los tipos de almacenes entre los mismos solo se dará mención de los que fueron utilizados durante el entrenamiento empresarial en la empresa El LIDOTEL hotel Boutique A continuación se describen los almacenes relacionados con dicha investigación: Según Marin (2014) dice: Almacén general: es el espacio que se utiliza para recibir, guardar y distribuir todo tipo de mercancías o de productos que son necesarios para la operación de los departamentos de la empresa. Almacén de alimentos: es el espacio donde se mantienen los productos para la producción de cocina, estos son almacenados según su tipo y necesidad de almacenamiento. 28

31 Almacén de bebidas: Es el área adecuada para mantener las bebidas alcohólicas y no alcohólicas, atendiendo a la necesidad de almacenamiento según el tipo de bebida. Almacén de suministros: es el espacio donde se concentran los artículos de oficina y materiales de aseo necesarios para el mantenimiento y desempeño de los departamentos de la empresa. Almacén de Ingeniería: dentro de este se mantienen almacenadas las herramientas y suministros utilizados para la reparación y mantenimiento de áreas de los diferentes equipos que mantienen el funcionamiento de todas las áreas electrónicas y mecánicas Personal del Área del Almacén. En continuidad con la teoría, el almacén debe estar representado por trabajadores asignados a cada una de las tareas del área la cual está conformada. Marín (2014) define: Jefe de almacén: es la persona encargada de la parte administrativa del almacén en concordancia principalmente con un analista de costos mediante un sistema asignado. Receptor de mercancía: es la persona encargada de recibir, verificar y controlar todos los productos recibidos por los proveedores, que anteriormente fueron solicitados por los departamentos de la empresa de acuerdo a sus necesidades. Almacenista: es la persona encargada de la organización física de los productos que son adquiridos para las funciones diarias de la empresa. 29

32 Deberán tener una cantidad ayudantes dependiendo de la magnitud y necesidades del área. Formatos utilizados en el Almacén A continuación los formatos utilizados al momento del control de almacenaje de los productos El Kardex: este formato muestra la fecha de ingreso y egreso de cada uno de los artículos del almacén para mantener una constancia en la salida de los activos para poder mantener un control de stocks máximos y mínimos Meattag: Tarjeta diseñada para el control de carnes según su tipo, porción, peso, fecha de ingreso, fecha de vencimiento y proveedor Estos formatos son muy importantes, puesto que, le permiten al área de almacén mantener control y también permite llevar conocimiento para el despacho de los productos antes de su descomposición. 30

33 FASE IV MARCO METODOLÓGICO Dentro de la presente fase se muestran los instrumentos, técnicas y métodos a utilizar para realizar el estudio. Según Arias, (1999) expone: La metodología del proyecto incluye el tipo o tipos de investigación, las técnicas y los procedimientos que serán utilizados para llevar a cabo la indagación. Es el "cómo" se realizará el estudio para responder al problema planteado (p. 19). a) Tipo y diseño de la investigación La investigación de campo según Arias (2004) consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variables alguna. (p. 94). La presente investigación es de campo debido a que los datos serán tomados directamente en el área donde existe la problemática. El estudio se enmarcará dentro de una investigación de carácter descriptivo. A tal efecto, Cázares, (2000), afirma: La Investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de investigación se ubican con un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere. (p. 25) De acuerdo a lo anterior expuesto la presente investigación es considerada descriptiva a causa del contacto directo que se tuvo en el área de estudio. b) Población y Muestra Hernández y otros (1998), define la población como El conjunto de todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones (p.210). La población 31

34 tomada para la investigación está conformada por todos los trabajadores activos en el departamento de almacén del Hotel Lidotel Boutique Los autores Hernández y otros (1998), expresan que la muestra es, una esencia, un subgrupo de la población. Digamos que es un subconjunto de elementos que pertenecen a ese conjunto definido en sus características que llamamos población (p.212).dentro del plano investigativo la muestra está representada por todos los empleados operantes en el departamento de Almacén lo que equivale al 100% de la población c) Instrumento de Recolección de Datos Según Sabino (1998) un instrumento de recolección de datos es, en principio, cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información (p. 9). Para la siguiente investigación se utilizara una encuesta para obtener los datos que se desean estudiar. Según Tamayo (2008), la encuesta es aquella que permite dar respuestas a problemas en términos descriptivos como de relación de variables, tras la recogida sistemática de información según un diseño previamente establecido que asegure el rigor de la información obtenida. (p.24) 32

35 FASE V ANÁLISIS Y RESULTADOS QUE SUSTENTAN LA INVESTIGACIÓN La presente fase se dedica a el análisis de los datos obtenidos en la encuesta aplicada al personal del almacén del Hotel Lidotel Boutique para ello se utilizaran las herramientas de análisis estadístico que ayudara al interpretación de los datos obtenidos. Los resultados se reflejaran a través de cuadros y gráficos los cuales tendrán información donde se evidenciara las respuestas que dieron los trabajadores al instrumento aplicado. Tabla Nº1: Observación directa de la Encuesta a trabajadores del almacén Preguntas Si Si% No No% 1. - Conoce Usted si existe un manual de descripción de cargos y funciones en el El LIDOTEL hotel Boutique Margarita? 2. Conoce Usted qué es un manual de descripción de cargos y funciones dentro del departamento de almacén? 3. Considera Usted que los manuales de descripción de cargos y funciones según su departamento son importantes para las empresas? 4. Cree Usted que el manual ofrece uniformidad, control y responsabilidad a los empleados del almacén? 0 0% 4 100% 3 75% 1 25% 4 100% 0 00% 4 100% 0 00% 33

36 5. Cree Usted que con la aplicación de un manual, el personal de administración evitaría dar instrucciones al personal del almacén? 6. Cree usted que con la implementación de un manual, evitaría la pérdida de tiempo en la ejecución de la operación diaria dentro del almacén? 7. De ser implementado un manual de descripción de cargos y funciones en el departamento del almacén, estaría en disposición de dar uso del mismo? 4 100% 0 00% 4 100% 0 00% 4 100% 0 00% Fuente: Propia (2014) a) Presentación y análisis de los resultados En el presente segmento se mostraran las respuestas y resultados emitido por los encuestados: Pregunta Nº1: Conoce Usted si existe un manual de descripción de cargos y funciones en el El LIDOTEL hotel Boutique Margarita? 34

37 Gráfico Nº1: Conocimiento acerca manual de cargos y funciones SI 0% NO 100% Fuente: Propia (2014) En el grafico anterior se puede evidenciar como el 75% de los encuestados conoce la existencia de un manual que describe los cargos y las funciones de los trabajadores por departamento, mientras que el 25% restante afirmaron que desconocen la existencia de manuales de descripción de cargos y funciones en el LIDOTEL Hotel Boutique Margarita y por consiguiente en departamento de almacén. Pregunta Nº2: De ser implementado un manual de descripción de cargos y funciones en el departamento del almacén, estaría en disposición de dar uso del mismo? Gráfico Nº2: disposición del uso del manual SI NO 25% SI; 75% Fuente: Propia (2014) 35

38 El gráfico número 2 se puede observar como el 75% de los encuestados afirmaron que tienen conocimiento sobre qué son los manuales de descripciones de cargos y funciones y para qué se utilizan en la empresa, el 25% restante expresaron que desconocen qué son manuales de descripciones de cargo y funciones debido a que en el departamento donde laboran los encuestados no existe alguno. Pregunta Nº3: Considera Usted que los manuales de descripción de cargos y funciones del almacén son importantes para la empresa? Gráfico Nº3: Importancia de un manual 0% SI NO 100% Fuente: Propia (2014) El gráfico anterior refleja cómo el 100% de los encuestados consideran de suma importancia que existan manuales de descripciones de cargos en la empresa, asimismo como un manual por cada departamento donde se especifiquen las funciones de cada cargo dentro de dicha empresa. 36

39 Pregunta Nº4: Cree Usted que el manual ofrece uniformidad, control y responsabilidad a los empleados del almacén? Gráfico Nº4: Ventajas que brinda el manual de descripción de cargo en el almacén NO 0% Fuente: Propia (2014) SI 100% En el gráfico número cuatro se puede observar como la totalidad de los encuestados está de acuerdo con que los manuales de descripciones de cargos y funciones proporcionan responsabilidad y uniformidad en los trabajadores del almacén, de igual forma expresaron que de crearse dicho manual existiría un mejor control de las actividades ejecutadas en el departamento. Pregunta Nº5: Considera Usted que los manuales de descripción de cargos y funciones evitarían actividades ajenas a su cargo dentro del departamento de almacén? Gráfico Nº5: Definición de actividades a través de manuales de descripción de cargos y funciones NO 0% Fuente: Propia (2014) SI 100% 37

40 En el gráfico anterior se evidencia que la totalidad de los encuestados consideran que si se les definen sus actividades y funciones a través de un manual esto evitaría la ejecución de actividades inherentes a su cargo y permitiría una mejor planificación de las actividades diarias que se deben cumplir en el departamento. Pregunta Nº6: Cree Usted que con la aplicación de un manual, el personal de administración evitaría dar instrucciones al personal del almacén? Gráfico Nº6: Aplicación de un manual para evitar instrucciones de terceros NO 0% Fuente: Propia (2014) SI 100% En el gráfico número seis se puede observar como el 100% de los encuestados afirmaron que de crearse e implementarse un manual de descripción de cargo y funciones en el departamento de almacén se podrían evitar las charlas repetitivas del departamento de administración para los empleados nuevos que ingresan a dicho departamento. Pregunta Nº7: Cree usted que con la implementación de un manual, evitaría la pérdida de tiempo en la ejecución de la operación diaria dentro del almacén. 38

41 Gráfico Nº7: Disminución de tiempo en la ejecución de actividades NO 0% SI 100% Fuente: Propia (2014) En el gráfico anterior se puede observar como la totalidad de los empleados del almacén están de acuerdo con que la implementación de un manual de descripción de cargos y funciones evitaría que se pierda tiempo, tiempo que se podría aprovechar para ejecutar actividades importantes que se requieren en el departamento. Pregunta Nº8: De ser implementado un manual de descripción de cargos y funciones en el departamento del almacén, estaría en disposición de dar uso del mismo? Gráfico Nº8: Implementación de un manual de descripción de cargos y funciones en el departamento del almacén NO 0% Fuente: El Autor (2014 SI 100% 39

42 Este último gráfico se refleja que la totalidad de los encuestados afirmaron que de ser implementado un manual de descripción de cargos estos darían uso del mismo debido a que le sería de gran ayuda para la ejecución de sus tareas. De igual forma hicieron referencia a la falta de dicho manual en este departamento por no tener claro las actividades a ejecutar según le compete su cargo. b) Discusión Luego del análisis de los datos en las encuestas aplicadas a los trabajadores del Almacén El LIDOTEL hotel Boutique Margarita, en esta se refleja la necesidad de la creación de un manual de descripción de cargos y funciones requeridos por los operarios del departamento ya mencionado, ya que este contribuye notablemente al desempeño de cada ocupante del cargo exponiendo de una manera clara lo que se espera de cada uno de ellos dentro de la organización. Al pretender diseñar un manual de descripción de cargos y funciones en el departamento de Almacén se aspira agilizar los procesos dentro del departamento, haciendo que las labores diarias se hagan de una manera más eficaz y ordenada. 40

43 FASE VI LA PROPUESTA a) Presentación de la Propuesta El presente manual posee la descripción de los cargos y funciones dentro del departamento de almacén hotel Boutique, realizando la descripción y análisis de los cargos, para la elaboración de un manual de descripción de cargos y funciones en el departamento de almacén de El LIDOTEL hotel Boutique Margarita. La estructura del manual estará compuesta por; índice, introducción, objetivo del manual, alcance, glosario de términos, estructura del manual, organigrama, descripción de los cargos y bibliografía. b) Justificación Toda empresa debe poseer un manual de cargos y funciones según departamento, esto con el fin de mostrar información concreta sobre las funciones según su cargo; por esto este manual está dirigido al personal del departamento de almacén de El LIDOTEL hotel Boutique Margarita ya que esta área no cuenta con esta herramienta, de manera que se propone que con la implementación del presente manual se pretende conseguir una mejor gestión, organización, eficacia y eficiencia de parte los operantes del departamento. c) Objetivos de la propuesta: Objetivo general Diseñar un manual de descripción de cargos dirigido al almacén del LIDOTEL Hotel Boutique Margarita 41

44 Objetivos específicos 1. Identificar las actividades que realiza el personal del departamento de almacén de El LIDOTEL hotel Boutique Margarita. 2. Describir el perfil y las habilidades que debe tener el personal que labora en el departamento de almacén del LIDOTEL hotel Boutique Margarita. 3. Caracterizar el perfil de los cargos que desempeña el personal del departamento de almacén de El LIDOTEL hotel Boutique Margarita. 4. Desarrollar los requisitos fundamentales de cada cargo del departamento de almacén de El LIDOTEL hotel Boutique Margarita 42

45 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE EL LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA FECHA: JUNIO 2014 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE EL LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR: Jose Marin Katherine trejo 43

46 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE EL LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA FECHA: JUNIO 2014 CONTENIDO INTRODUCCIÓN 03 OBJETIVO DEL MANUAL..04 ALCANCE. 04 ESTRUCTURA DEL MANUAL..05 JEFE DE ALMACEN ALMACENISTA ASISTENTE DE ALMACEN...15 AUXILIAR DE ALMACEN 18 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR: Jose Marin 44

47 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE EL LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA PAGINAS 03 FECHA: JUNIO 2014 INTRODUCCIÓN El Manual de Descripción de Cargos y funciones, es un documento que constituye la oficialización de las prácticas administrativas que deben realizar los trabajadores dentro de una institución, a fin de optimizar su funcionamiento; además de facilitar el acceso a la información de manera organizada, sistemática y con criterio. Por consiguiente, suministrará el perfil que le corresponderá a cada empleado, tomando en cuenta lo siguiente: Denominación del Cargo, y funciones a cumplir refiriéndose al mismo. ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR: Jose Marin 45

48 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE EL LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA PAGINAS 04 FECHA: JUNIO 2014 Objetivo del manual El presente Manual establece la Descripción de Cargos y funciones así fijar responsabilidades y evitar duplicaciones en las labores, así como también servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso y que proporcione el mejor aprovechamiento del talento humano en el almacén del Hotel Lidotel Boutique Margarita. Alcance Aplicar el presente documento está dirigido exclusivamente al departamento de almacén del LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA. ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR: Jose Marin Katherine Trejo 46

49 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE EL LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA PAGINAS 05 FECHA: JUNIO 2014 ESTRUCTURA DEL MANUAL El Manual contiene 4 cargos, con distintas especificaciones de los mismos como lo son: Descripción del puesto. Título del puesto de trabajo. Labor general. Especificaciones del puesto. De este modo contar con un manual descriptivo de cargos y funciones en el departamento de almacén facilitara el adiestramiento al talento humano en la operación diaria en el almacén Estructura organizativa del departamento de almacén Almacén General Jefe de Almacén Almacenista Auxiliar de almacenista Asistente de almacenista Fuente: Manual de inducción Lidotel Hotel Boutique (2013) ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR: Jose Marin Katherine Trejo 47

50 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE EL LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA PAGINAS 06 FECHA: JUNIO 2014 Descripción de cargo Identificación de cargo: Jefe de almacén Supervisar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y equipos adquiridos, revisando, organizando y distribuyendo los mismos; a fin de mantener los niveles de inventarios necesarios y garantizar un servicio eficiente a la organización PERSONAL A CARGO Almacenista, Auxiliar de almacenista, Asistente de almacenista Funciones a cumplir: Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo. Supervisa la entrada y salida de materiales y equipos del almacén. Verifica la codificación y registro de mercancías que ingresa al almacén. Elabora la programación semanal de las adquisiciones para la dotación del almacén. Supervisa la clasificación y organización de la mercancía en el almacén. Elabora órdenes de compra para la adquisición de materiales e informa a la unidad de compras y suministros. Atiende e informa al público en general. Supervisa los niveles de existencia de inventario establecidos de bienes y servicios. Mantiene actualizados los sistemas de registros. ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR: Jose Marin Katherine Trejo 48

51 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DE EL LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA PAGINAS 07 FECHA: 2014 JUNIO Revisa, firma y consigna inventarios en el almacén. Supervisa el despacho de mercancía a las dependencias que realizan las requisiciones. Realiza reportes diarios de entrada y salida de material del almacén. Realiza y/o coordina inventarios en el almacén. Lleva el control de la contabilidad de las requisiciones. Revisa y conforma informes, correspondencias de caja chica, control de asistencia, relaciones de gastos y otros. Archiva requisiciones de mercancías, requisiciones de compra, guías de despacho y órdenes de entrega. Lleva el control de mercancía despachada contra mercancía en existencia. Establece métodos de trabajo, registro y control en el almacén. Retira de las empresas proveedoras, los materiales y equipos adquiridos por la Institución. Tramita las órdenes de compra. Corta, prueba y prepara materiales para la realización de las prácticas docentes. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR: Jose Marin Katherine Trejo 49