tema 2 1. LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA EN FUNCIÓN DE SUS ETAPAS FUNDAMENTALES: PREVISIÓN, PRESUPUESTO Y CONTROL

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1 tema 2 La gestión presupuestaria en función de sus etapas fundamentales: previsión, presupuesto y control. Concepto y propósito de los presupuestos. Justificación. Definición de ciclo presupuestario. Diferenciación y elaboración de los tipos de presupuestos más característicos para las áreas de alojamiento. 1. LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA EN FUNCIÓN DE SUS ETAPAS FUNDAMENTALES: PREVISIÓN, PRESUPUESTO Y CONTROL La Evaluación Presupuestaria es el conjunto de procesos de análisis para determinar, los avances físicos y financieros obtenidos a un momento dado. Así, podemos hablar de una primera etapa del presupuesto en el que se analiza la Gestión Presupuestaria en términos de Eficacia y Eficiencia. La segunda etapa consiste en la detección de problemas y errores que se alejan de lo presupuestado. Tercera etapa en la que se establecen las medidas correctivas. OBJETIVOS: - Analizar la gestión y control presupuestarios en el marco de las áreas de alojamiento de establecimientos turísticos y no turísticos, identificar costes y elaborar presupuestos económicos que permitan establecer programas de actuación. - Identificar los tipos de costes empresariales y comparar estructuras de costes de distintos tipos de áreas de alojamientos. - Calcular costes totales unitarios y márgenes con respecto a los precios de venta de diferentes servicios de alojamiento. - Justificar la gestión presupuestaria como subfunción empresarial vinculada a las de planificación y control. - Diferenciar los tipos de presupuestos más utilizados en las actividades de alojamiento, expresando los objetivos de cada uno de ellos y describir la estructura y las partidas que componen dichos presupuestos. - Identificar las variables que se deben tener en cuenta en la confección de presupuestos.

2 2. CONCEPTO Y PROPÓSITO DE LOS PRESUPUESTOS. JUSTIFICACIÓN 2.1 Introducción El presupuesto es un plan provisional en el que se contemplan tanto factores internos como externos de la empresa. Por ejemplo: - La evolución de la oferta y demanda de la zona. - La ocupación media del año anterior. - Promoción turística de la zona - Políticas de marketing del hotel - Eventos previstos en el entorno Se realiza una previsión de los costes, las ventas y los gastos para un periodo determinado. El presupuesto general del hotel debe ser un documento pormenorizado de cada departamento, para poder evaluar las posibles desviaciones que se produzcan e imputarlas a uno u otro departamento. Además, el presupuesto de cada departamento se dividirá por meses, para que sea más fácil analizar la evolución mensual y prever correcciones. El departamento contable de un hotel se debe encargar de la contabilidad general, de la caja, la facturación y la intervención. - La contabilidad general se encarga de realizar inventarios, balances y operaciones financieras que quedarán reflejadas en los resultados de cuenta general. - Las tareas relacionadas con la caja van desde las operaciones de cobro y pago hasta la supervisión y control de las cajas de recepción, restauración, etc. - Las actividades que se realizan para llevar a cabo la facturación del hotel se basan en la realización de la mano corriente, el cierre diario de caja, etc., que quedarán reflejados en la contabilidad general. - Todo esto debe ser supervisado y conformado. Los tipos de presupuesto más usuales son: - Presupuesto de ventas. - Presupuesto de compras. - Presupuesto de costes. - Presupuesto de producción. - Presupuesto de Capital. Es el presupuesto destinado a las inversiones a medio y largo plazo para cada departamento. - Presupuesto de Tesorería. - Presupuesto de Mano de Obra. U. Formativa 1 Tema 2 / pg. 26 Gestión y Control Presupuestarios en las Áreas de Alojamiento

3 editorialcep } 2.2 Presupuesto de ventas Se encuadra dentro de los presupuestos operativos. Este presupuesto está encaminado a prever las ventas. Para realizar esta previsión lo más ajustada a la realidad, se debe: - Analizar el entorno; cultura, sociológico, económico, político, etc. - Analizar el sector concreto; clientes, proveedores, competencia, productos o servicios sustitutivos, etc. - Analizar el mercado: tamaño, cuota, posicionamiento, etc. - Analizar la política comercial de la empresa; precios, ofertas, etc. - Cuando la empresa determina los objetivos de venta permite que la organización elabore sus planes de inversión y la financiación necesaria. En este presupuesto se toman los departamentos por separado: - Alojamiento. - Restaurante. - Banquetes - Bar/Cafetería - Teléfonos. - Minibares. - Etc. 2.3 Presupuesto de compras Este presupuesto está orientado a la adquisición de productos y servicios en tiempo, precio y calidad para el momento en el que la empresa los necesite. Para que la previsión de compra se realice de forma correcta, se debe tener en cuenta: - El plazo de aprovisionamiento. - La selección de los proveedores. - La negociación de la compra. - Presupuesto de costes. En este presupuesto se contemplan los costes asociados a los esfuerzos comerciales. Se establece el plan Comercial en el que se incluye en detalle los gastos comerciales desglosados por costes fijos y variables. - Presupuesto de Capital. Es el presupuesto destinado a las inversiones a medio y largo plazo para cada departamento. - Presupuesto de Tesorería. Da a conocer todas las cuentas existentes en la empresa, sirve para conocer la situación financiera de la empresa diariamente. Las previsiones de Tesorería pueden ser a corto, medio y largo plazo. 3. DEFINICIÓN DE CICLO PRESUPUESTARIO El ciclo presupuestario son un conjunto de etapas sucesivas que deben cumplirse en un periodo de tiempo determinado. MF0265_3 / Gestión de Departamentos del Área de Alojamiento pg. 27

4 - Formulación: en esta etapa se analiza la realidad de cada departamento o de la empresa en conjunto. Es decir se analiza el presente y el futuro. Cuando la empresa lleva tiempo abierta se recurrirán a datos históricos de años anteriores para ajustar mejor las previsiones a la realidad del establecimiento. Si por el contrario lleva poco tiempo abierta, la labor es más compleja y necesita invertir más tiempo y recursos para determinar los factores que influyen en la organización. Cuando toda la información ha sido recabada las personas encargadas de elaborar el presupuesto tomarán todos los datos e informaciones, lo que les permitirá determinar debilidades, fortalezas, oportunidades o amenazas, que guiarán la formulación final del presupuesto. - Discusión y aprobación: en esta etapa se discute y aprueba el presupuesto por la junta directiva. - Ejecución y control: una vez aprobado el presupuesto se pone en práctica. Cada departamento tendrá la parte del presupuesto que le corresponde para gestionar sus recursos humanos, materiales y financieros. se realizarán las tareas y actividades necesarias para la prestación de servicios que corresponden al departamento siguiendo estrictamente los gastos destinados para él y haciendo hincapié en la consecución de los ingresos previstos en el presupuesto. - Evaluación: periódicamente y con el tiempo suficiente para que la actividad arroje datos que puedan ser utilizados para comparar lo que se previó en el presupuesto y lo que se ha conseguido en la realidad, se realiza una evaluación de lo presupuestado. Se determinará en que grado se ha cumplido el presupuesto y se estudiarán las posibles desviaciones. U. Formativa 1 Tema 2 / pg. 28 Gestión y Control Presupuestarios en las Áreas de Alojamiento

5 editorialcep } 4. DIFERENCIACIÓN Y ELABORACIÓN DE LOS TIPOS DE PRESUPUESTOS MÁS CARACTERÍSTICOS PARA LAS ÁREAS DE ALOJAMIENTO 4.1 El precio Es la cantidad que la empresa estima que se debe pagar por sus bienes y servicios. El precio debe permitir cubrir los gastos de producción y obtener un beneficio. Pero además, se debe tener en cuenta la percepción que tiene el cliente respecto al producto o servicio y la cantidad que está dispuesto a pagar por él. Existen diferentes métodos para fijar los precios basados en criterios económicos, del cliente y del mercado. FIJACIÓN DE LOS PRECIOS EN FUNCIÓN DE LOS COSTES Tipos de costes en relación a Como se producen: Costes fijos: no dependen de la cantidad que se produzca o de los servicios que se presten, sino que existen desde el mismo momento que la empresa está en funcionamiento. Dentro de estos costes están, los alquileres, los sueldos, los seguros, etc. Costes variables: estos costes están directamente relacionados con los bienes y servicios producidos. A medida que aumenta el volumen de producción también lo hacen los costes. Los costes variables pueden ser, las materias primas para un banquete, la energía consumida por la el porcentaje de ocupación del hotel, etc. Costes totales: se calculan sumando los costes fijos más los costes variables. CT = CF + CV Otro aspecto a tener en cuenta en la fijación de precios es el Punto muerto o umbral de Rentabilidad, que es la cifra que nos indica que a partir de ahí, los ingresos que se obtienen por las ventas producen beneficios. PM = Costes Fijos Totales/ Precio de venta unidad Coste variable por unidad Se pueden establecer precios atendiendo a la competencia, es decir, poniendo los mismo precios que la competencia, poner precios por debajo de los que tiene la competencia o por encima. Otra fijación de precios es sobre la demanda, es decir, conociendo el nivel de renta de la demanda, la mota, lo atractivo del producto, etc. El Yield Management se basa en aplicar el mejor precio según la situación de la demanda y de la competencia para cada momento. En un hotel, por ejemplo, nos encontramos con diferentes tarifas, según la temporada (alta, baja o media), las de fin de semana, para grupos, para empresas, etc. Aunque el Yield Management no sólo establece precios para periodos tan amplios sino que también lo hace para periodos más cortos como días u horas. MF0265_3 / Gestión de Departamentos del Área de Alojamiento pg. 29

6 COSTES DIRECTOS: son aquellos fácilmente imputables a un producto o servicio. Normalmente estar directamente relacionados con la producción de ese servicio o producto. Por ejemplo, el sueldo de las camareras de pisos, los amenities, etc. COSTES INDIRECTOS: no se pueden imputar fácilmente a un producto o servicio. Suponen un coste, pero no se sabe muy bien la proporción que asume la producción de ese producto o servicio, por ejemplo, la electricidad, el sueldo de los/as administrativos, etc. Para determinar el margen de cada departamento se calcula la diferencia entre los ingresos y los costes directos (fijos o variables). Margen de Departamento = Ingresos Costes Directos Para determinar la rentabilidad de cada departamento, se divide el margen de departamento por los ingresos. Rentabilidad de Departamento = Margen del departamento / Ingresos Coste de Alojamiento: Coste de Alojamiento = Total cargos anuales (gastos generales + Explotación) / Total Estancias Coste de Consumo: Coste de Consumo = Gastos Generales + Imputables x 100 / Total cargos mercaderías Coste de Estancia: Coste de Estancia = Coste Unidad de consumo + coste unidad plaza U. Formativa 1 Tema 2 / pg. 30 Gestión y Control Presupuestarios en las Áreas de Alojamiento

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