Embassy of India, Bogota BOG/872/1/2013 E- TENDER NOTICE

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1 Embassy of India, Bogota BOG/872/1/2013 E- TENDER NOTICE Subject: Invitation for competitive tender for providing Gardening Services at the Residence of Ambassador of India, Bogota (Colombia) Sealed tenders are invited for providing Gardening Services at the Residence of Ambassador of India, Bogota (Colombia) for a period of 1 year from professional companies/firms with a minimum experience of three years in Gardening and having provided service to the Diplomatic Missions/ hotels/convention Centres /Corporate Houses for at least one year during the last three years. The scope of the gardening work, terms and conditions would be as follows: 1. The work involves gardening and maintenance of gardening area in and around the Ambassador's residence. 2. The firm shall employ a professional gardener for 3-4 days a week, from 0800 hours to 1700 hours. 3. Interested parties/individual firms may submit their bids for providing gardening services. 4. The firm shall be required to furnish an undertaking to strictly abide by good management practices, various labour regulations/ laws, if any, in force in Bogota including payment of minimum wages, social security etc. 5. The firm would be responsible for its worker/s in terms of his clean antecedents and conduct, service performance & behaviour, payment of salaries, compensation etc. 6. The Embassy of India would not be responsible for any dues other than the agreed contract amount. The gardener shall not have any claim for regularization of his services or enhancement of wages with the Embassy of India, Bogota. Sworn affidavits to these effects from the worker/s deployed on the premises by the company will have to be furnished. 7. Contract amount, once agreed to by the firm shall not be increased during the period of the contract. 8. The tender document will be required to submit with a certified cheque for Colombian Pesos 20,000 (non-refundable) in favour of The Embassy of India, Bogota." 9. Bidder would be required to furnish the information and submit documents, as per attached Technical Bid.

2 10. Prices quoted (strictly on monthly basis only) should be given in the attached Financial Bid. 11. The bidding firm will have to submit 'Technical Bid' along with 'Financial Bid'. Financial bids of only technically qualified bidders would be opened to award the contract. 12. A Bid shall be treated as successful only after the competent authority of the Government of India has approved it in accordance with the terms of the Tender Notice. The Embassy of India shall send the notice of acceptance to the successful lowest Bidder. Subsequent to the notice, a contract shall be signed between the Embassy of India and the successful lowest Bidder. 13. The Embassy of India reserves the right to revoke the contract at any time if the services rendered are not found satisfactory during the period of contract. 14. The Embassy of India shall also have the right to impose such penalty as it deems fit on the firm if the Embassy of India is put to any financial loss directly or indirectly by any act of omission or commission on the part of the firm or the person/s deployed by it on the above mentioned premises. 15. Experienced & registered firms are invited to submit Technical and Financial bids in sealed covers to the office of the undersigned by 3 P.M. on Thursday, September 5, The Technical and Financial bids will be opened on the same day (Thursday, September 5, 2013) at P.M in Conference Hall of the Embassy of India, Bogota. The undersigned may be contacted by the interested parties for the site during office hours from 9 a.m. hours to 3.30 p.m. visit, (Ravinder Nath) First Secretary & Head of Chancery Tel. No /

3 TECHNICAL BID 1. Name of the firm 2. Address of the Registered Office 3. Correspondence address 4. Contact details: Telephone: Requirements 1. Previous gardening experience (minimum three years) 2. Total number of regular employees with the firm 3. Registration Certificate & licence for the services 4. Current contracts of Cleaning/gardening services being undertaken by the Firm (clients' letters/ certificates etc.) FINANCIAL BID 1 Name of the firm 2 Address of the Registered Office: 3. Correspondence address 4. Contact details: Telephone: 5. Labour charges (one gardener) for 8 hours duty for 3 or 4 days in a week

4 AVISO DE LICITACION ASUNTO: CONVOCATORIA DE LICITACION COMPETITIVA PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS DE JARDINERIA EN LA RESIDENCIA DEL EMBAJADOR DE LA INDIA, BOGOTA (COLOMBIA) Se invita a Empresas/firmas profesionales con experiencia mínima de tres años en Jardinería, que hayan prestado sus servicios a Misiones Diplomáticas/hoteles/Centros de Convenciones/Corporaciones, por lo menos durante un año, durante los tres últimos años, a presentar su propuesta económica en sobre sellado para la Prestación de Servicios de Jardinería en la Residencia de la Embajada de la India, Bogotá El ámbito del trabajo de jardinería siguientes: y los términos y condiciones serán los 1. El trabajo a realizar incluye jardinería y mantenimiento del área del jardín interna y externa de la residencia del Embajador. 2. La empresa deberá contratar a un jardinero profesional por 3-4 días a la semana, de 8.00 a.m. a 5:00 p.m. 3. Las partes interesadas/firmas individuales podrán presentar su propuesta para la prestación de servicios de jardinería. 4. Las empresas licitadoras deben presentar una garantía de que se acogerán estrictamente a las prácticas de buen manejo, reglamentos laborales varios/leyes laborales, si es el caso, vigentes en Bogotá incluido el pago de salario mínimo, seguridad social, etc.. 5. La firma será responsable de su empleados en términos de antecedentes y buena conducta, desempeño laboral y comportamiento, pago de salarios, compensación, etc.. 6. La Embajada de la India no será responsable de ningún pago diferente del valor acordado en el contrato. El jardinero no tendrá ningún reclamo de regularización de sus servicios o incremento de salario con la Embajada de la India. La empresa deberá adjuntar declaración juramentada a estos puntos (numeral 6) de los trabajadores asignados, por la empresa. 7. El valor del contrato, una vez acordado por la firma, no se incrementará durante la vigencia del contrato. 8. Junto con el pliego de la licitación se requiere que adjunten un cheque de gerencia por la suma de Veinte mil pesos, m.cte ($20.000), no reembolsables, a nombre de Embajada de la India, Bogotá.

5 9. Las firmas licitadoras deben suministrar la información y presentar los documentos de acuerdo con la Propuesta Técnica adjunta. 10. Los precios cotizados (estrictamente mensualmente) deben presentarlos de acuerdo con la Propuesta Financiera, adjunta. 11.La firma licitadora tendrá que presentar la Propuesta Técnica junto con la Propuesta Financiera. Únicamente las propuestas financieras de licitadores calificados se abrirán para la adjudicación del contrato. 12.Una licitación será tratada como exitosa solo después de que la autoridad competente del Gobierno de la India la haya aprobado de acuerdo con los términos del Aviso de Licitación. La Embajada de la India enviará la notificación para aceptación de la firma que presentó la propuesta más económica. Posterior a la notificación, se firmará un contrato entre la Embajada de la India y la empresa licitadora que haya presentado su propuesta económica más baja. 13.La Embajada de la India se reserva el derecho de revocar el contrato en cualquier momento en caso de que los servicios prestados no sean satisfactorios durante la vigencia del contrato. 14.La Embajada de la India también tendrá derecho a imponer dicha penalidad como lo considere conveniente sobre la firma si la Embajada es expuesta a alguna pérdida financiera directa o indirectamente por cualquier acto u omisión o servicio por parte de la firma o de la persona asignada por ésta en la residencia. 15.Se invita a empresas con experiencia y registradas a que presenten su propuesta técnica y financiera en sobre sellado en la oficina del suscrito antes de las 3:00 p.m. el jueves 5 de septiembre del La Propuesta Técnica y Financiera se abrirán el mismo día (jueves 5 de septiembre del 2013) a las 4:00 p.m. en el Salón de Conferencias de la Embajada de la India en Bogotá Las Partes interesadas en visitar la página web, podrán contactar al suscrito en horas de oficina, de 9:00 a.m. a 3:30 p.m. (RAVINDER NATH) Primer Secretario & Jefe de Cancillería Tel. No /

6 PROPUESTA TECNICA 1. Nombre de la Empresa 2. Dirección de la Oficina registrada 3. Dirección de correspondencia 4. Datos de contacto: Número de teléfono: Requisitos 1. Experiencia en jardinería (mínimo tres años) 2. Número total de empleados regulares con la firma 3. Certificado de Registro & Licencia para prestación de servicios de jardinería 4. Contratos actuales de limpieza/servicios de jardinería que esté ejecutando la empresa (referencia del cliente/certificación etc PROPUESTA FINANCIERA 1. Nombre de la Firma 2. Dirección de la Oficina registrada 3. Dirección de correspondencia 4. Datos de contacto: No. Teléfono: 5. Gastos mano de obra (un jardinero) durante 8 horas, de 3-4 días a la semana

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