CAPITULO VI GESTION ADMINISTRATIVO-FINANCIERA

Transcripción

1 CAPITULO VI GESTION ADMINISTRATIVO-FINANCIERA Lo que no se puede medir, no se puede evaluar, lo que no se puede evaluar, no se puede controlar y lo que no se puede controlar, no se puede mejorar. Máxima estadounidense 45. Redefinir la estructura institucional. 46. Diseñar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad que cumpla con los requisitos de la norma ISO 9001:2000 y mejorar continuamente su eficacia. 47. Mejorar la calidad del servicio administrativo-financiero para contribuir al desarrollo académico y optimar la atención a los usuarios de la ESPOL. 48. Constituir un fondo de operación que garantice liquidez. 49. Manejar y usar la información como elemento clave de la gestión. 50. Formular y Ejecutar el Programa de Identidad e Imagen Corporativas. 51. Medir, de manera objetiva, sistemática y permanente, la calidad de la gestión administrativa, financiera y los servicios de bienestar politécnico y estudiantil, e introducir esa tarea como rutinaria en la vida institucional. 70

2 Objetivo 45 Redefinir la Estructura Institucional Tarea/Desafío El Rectorado presentará a la comunidad politécnica los lineamientos del nuevo Estatuto que incluirán una propuesta para redefinir la estructura institucional, en especial organismos de gobierno y unidades académicas. Hay que adecuar el Estatuto a las disposiciones de la Ley de Educación Superior. Se deben incluir todas las disposiciones que la Ley reserva para los estatutos. El máximo organismo colegiado debe ser uno diferente a la Asamblea Politécnica, pues hay varias disposiciones legales que tornan a ésta inviable o, por lo menos, disfuncional. El Estatuto solo debe consagrar los aspectos generales de la Institución, en especial lo que hace relación al marco conceptual de los campos de la vida académica; en consecuencia, hay que eliminar lo reglamentarista y lo sujeto a cambios recurrentes. La elección de Rector y Vicerrector General se haría como lo establece la primera parte del Art. 34 de la Ley (así lo dispone el CONESUP). El máximo organismo colegiado debería tener dos responsabilidades básicas: a) La dirección institucional: política, académica, administrativa, económica, financiera de la ESPOL; y, b) La capacidad de pedir rendición de cuentas a las máximas autoridades de la ESPOL y de sus unidades académicas. 2003: Se discutieron los lineamientos. 2004: Se aprobó el nuevo Estatuto y se ejecutó el Plan de Racionalización de Reglamentos, Instructivos y Manuales. Presupuesto ESPOL, sin costo adicional pues corresponde a la carga politécnica. 71

3 Objetivo 46 Diseñar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad que cumpla con los requisitos de la norma ISO 9001:2000 y mejorar continuamente su eficacia Desafío / Tarea La ESPOL gestionará y participará activamente en el proceso de implantación, certificación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. La ESPOL establece la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad como una herramienta de competitividad. La ESPOL conformará un comité de alta dirección para supervisar la implantación, mantenimiento y mejora del sistema. La ESPOL se comprometerá a establecer la política y los objetivos de calidad así como de comunicarlos a la comunidad politécnica. La ESPOL contribuirá con los recursos necesarios para implementar y mantener el sistema, así como para mejorar continuamente su eficacia. La ESPOL asumirá el liderazgo del recurso humano, buscando un ambiente interno que propicie la mejora continua del sistema. 2003: La ESPOL realizó la contratación de la empresa asesora para el proyecto de implantación del Sistema de Gestión de Calidad en las siguientes áreas: Docencia: Facultad de Ingeniería en Electricidad y Computación. Prestación de servicios: Centro de Estudios de Medio Ambiente. Gobierno Central: Administrativo, Financiero y Recursos Humanos. 2004: La ESPOL alcanzó la certificación de los sistemas de gestión para las tres áreas establecidas y extendió la implantación del sistema a dos unidades académicas y a dos centros de prestación de servicios. 2005: La ESPOL alcanzó la certificación del sistema de calidad para las cuatro nuevas áreas y mantiene la certificación de las primeras áreas mejorando continuamente el sistema. ESPOL. 72

4 Objetivo 47 Mejorar la calidad del servicio administrativo-financiero para contribuir al desarrollo académico y optimar la atención a los usuarios de la ESPOL Tarea/Desafío El Vicerrectorado Administrativo-Financiero presentará al inicio de cada año el Plan correspondiente. Las actividades administrativas son el soporte de la actividad académica. Los empleados y trabajadores deben brindar a los clientes/usuarios de la ESPOL un servicio de calidad y calidez. La capacitación, adquisición de nuevas destrezas y los cursos de pregrado y postgrado son oportunidades para todos los trabajadores que cumplen sus responsabilidades laborales y los requisitos académicos de admisión. Los procesos administrativos y financieros estarán definidos expresamente a través de los manuales y cumplirán obligatoriamente las normas legales, y los reglamentos internos y pasos no harán engorrosos los procedimientos. El número de servidores deberá adecuarse a los requerimientos del desarrollo académico y al uso cotidiano de las TICs en los procesos administrativosfinancieros. Se mejorarán los ambientes de trabajo, lo que incluye acciones para favorecer la autoestima personal, imagen de las oficinas, modernización de equipos, calidad y elegancia de los uniformes. Se creará un sistema de incentivos (becas, reconocimientos, etc.) que premien a los trabajadores o unidades que contribuyan al cumplimiento de este objetivo. Se fomentará la implementación de los estándares de medición de desempeño pertinentes. Se reinsertará en el sistema educativo a los trabajadores que no han alcanzado el bachillerato Se diversificó la capacitación considerando las propuestas de los trabajadores. Se introducirá cambios en los procesos a cargo de la Dirección Financiera, lo cual quedará establecido expresamente en los manuales de procesos que corresponde. Presupuesto ESPOL. 73

5 Objetivo 48 Constituir un Fondo de Operación que garantice liquidez Desafío/Tarea La Dirección Financiera presentará al Rectorado el estudio correspondiente. Lineamientos Se nutrirá del incremento de la producción del Proyecto Ancón y de la Prestación de Servicios. Debe garantizar por lo menos 45 días de funcionamiento institucional. Debe garantizar el pago cumplido de las remuneraciones. 2004: Consejo Politécnico aprobó la creación del Fondo y asignó los recursos. Proyecto Ancón. 74

6 Objetivo 49 Manejar y usar la información como elemento clave de la gestión Desafío/Tarea Mejorar la calidad de la información que maneja la ESPOL para permitir tomar decisiones en el campo académico, administrativo, financiero, de extensión, etc. de manera más eficaz y oportuna. El elemento común en todas las actividades cotidianas que realizamos profesores, servidores administrativos y estudiantes es la información. La generación y manejo de la información absorbe considerables recursos económicos. Estos gastos pueden disminuir si mejoramos el uso de las TICs en los diversos procesos de manejo de la Información. Establecimiento de políticas en el manejo de la información con el propósito de disminuir el uso de papel y fotocopias e incrementar el uso del computador e Internet. Identificación y estructuración de formas especificas de uso de información. Establecimiento de un Sistema Administrativo Documental. Concentración y control de ciertos documentos e información en una Base de Datos Institucional. 2004: Se presentó el Plan por parte del Director del CSI. Se recopiló y procesó la información por sectores o áreas previamente definidas. Se establecieron las Bases de Datos y de un Sistema de Control Documental. Se capacitó al personal. Se implantó el Sistema de Administración Documental y de Información en la Secretaria General, Biblioteca y diferentes unidades académicas y de apoyo. Presupuesto ESPOL. Fuentes de Financiamiento 75

7 Objetivo 50 Formular y Ejecutar el Programa de Identidad e Imagen Corporativas Desafío/Tarea El Rector formulará el Programa en el año Lineamientos Debe contribuir a consolidar la principal fortaleza institucional: su prestigio, la marca ESPOL. En la formulación se utilizarán métodos participativos que recojan la percepción y expectativas de todos los estamentos politécnicos, de los aliados estratégicos y de la sociedad. Lo fundamental es lograr un cambio de actitud y compromisos serios con los estamentos y en especial con los que toman decisiones para alcanzar los objetivos del Programa. Se utilizarán las TICs para difundir el Programa. 2004: Consejo Politécnico aprobó el Programa y se lo difunde de manera masiva utilizando las TICs. Todas las publicaciones de la ESPOL utilizan los logotipos, colores y símbolos que la caracterizan. Presupuesto ESPOL. 76

8 Objetivo 51 Medir, de manera objetiva, sistemática y permanente, la calidad de la gestión administrativa, financiera y los servicios de bienestar politécnico y estudiantil, e introducir esa tarea como rutinaria en la vida institucional Desafío/ Tarea Diseñar y desarrollar instrumentos para medir la calidad de gestión. Servir a los clientes con calidad, calidez y a tiempo, es un deber de toda institución. Diseñar los indicadores de calidad y la manera de medirlos. Formular el plan de medición. Obtener resultados y procesarlos para una primera publicación. 2004: Primer Semestre: En nueve meses a partir de la aprobación de Plan, el ICM publicará los primeros resultados de la gestión de medición de la calidad de esta gestión. Presupuesto ESPOL. 77