Gestión Administrativa

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1 ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No. 3 Hora: 8:00 a.m. 5:00 p.m. Fecha: 17 de Febrero de 2015 Lugar: Dependencia que Convoca: Proceso: Objetivo: Sede Regional Dirección Regional Direccionamiento Estratégico Revisar el Sistema Integrado de Gestión e implementar las acciones necesarias para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad Agenda: ENTRADA 7 Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección (Compromisos de la revisión anterior). Entradas relacionadas con el Eje de SGSI (1.2 revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad, 3.1 Desempeño de los Macro procesos/procesos, 11 Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos, 15 Desempeño y efectividad del SGSI, 16 Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI. Entrada 2 Retroalimentación del cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción). 3.1 Desempeño de los Macro procesos/procesos. Entrada 1 Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión Entrada 3.1 Desempeño de los Macro procesos/procesos RESPONSABLES Ingeniero Líder SGSI José Raul Morales Profesional encargada GSyA Regional - Piedad Villegas Arcani Entrada 4 Desempeño ambiental Ingeniero Ambiental y Entrada 6 Requisitos legales Ambiental y SYSO Ingeniero Ambiental, Profesional SySO y Entrada 12 Desempeño de SYSO Profesional SySO Entrada 13: Estado de la investigación de accidentes Entrada 14: Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas Entrada 5: Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas Entrada 8: Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión

2 Entrada 9: Recomendaciones para la mejora Entrada 10: Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad 17 Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión Desarrollo: Se lleva a cabo la revisión de cada una de las entradas de acuerdo con el formato F1.PR10.MPE1 formato para el registro de la información de Revisión por Dirección, el cual se encuentra anexo al acta. Decisiones: Se toman las siguientes decisiones y compromisos: Compromisos / tareas Responsable Fecha Reprogramar los compromisos que vienen de la revisión anterior y no se lograron cumplir Continuar con la estrategia Conéctate con tus procesos definiendo por cada macroproceso y proceso la población de los CZ y Grupos a sensibilizar y/o Capacitar Gestionar la dotación de escáner para los CZ en Gestión Servicio y Atención Depurar las peticiones con inconsistencia (sin cierre o creación de beneficiario) desde el 2009 hasta el 2013 Realizar seguimiento y reporte al CERA de avances a peticiones con inconsistencia (sin cierre o creación de beneficiario) desde el 2009 hasta el 2013 Reportar con calidad y oportunidad al Grupo, los metros lineales de archivo de gestión organizados de acuerdo con la TRD de /02/2015 Responsables de los Procesos Coordinadoras CZ 30/05/2015 Profesional GSyA Regional Coordinadores de Grupo y Centro Zonal 31/05/2015 En cada CERA definir las acciones de mejora que se requieran de acuerdo con los resultados del seguimiento a los procesos Realizar seguimiento a los indicadores PARD el 25 de cada mes con el fin de identificar los casos que afectan negativamente el resultado cada indicador y realizar las actuaciones que se requieran para cada caso. Ajustar y simplificar la estrategia conéctate con tus procesos de acuerdo con las observaciones realizadas en el CERA de Revisión por Dirección y con los resultados de las encuestas Responsables de los Procesos Defensores de Familia, Ingeniero de Sistemas, Profesional Apoyo Financiero GPS 30/04/2015

3 Llevar a cabo reunión con las Defensoras de Familia Alexa Maria Castrillon y Ana Maria Cardona, las Coordinadoras de los CZ Santa Rosa de Cabal y Dosquebradas y el equipo psicosocial de la Defensoría de Familia del CZ Santa Rosa con el fin de establecer el plan para depurar las peticiones con inconsistencias (sin cierre o creación del beneficiario) desde el 2009 hasta el Directora Regional 24/02/2015 Solicitar a la Oficina Asesora de Comunicaciones aclaración respecto de la aplicación de las encuesta de satisfacción (Ficha técnica con las instituciones, programas, encuestados entre otros datos), que permitan identificar los casos de insatisfacción para elaborar el plan de mejoramiento por parte de los responsables. Elaborar Plan de Mejora de acuerdo con los resultados de las encuestas de satisfacción Realizar un proceso de inducción con los colaboradores nuevos donde se aborde, además el tema de constataciones y verificaciones Llevar a cabo socialización de los programas del ICBF a los responsables de gestión servicio y atención en los CZ, con el fin de mostrar las diferentes alternativas de vinculación de los NNA antes de trasladar los casos a las Defensorías de Familia Llevar a cabo refuerzo en el manejo del SIM para la gestión de actuaciones que intervienen en los indicadores PARD en el espacio del GET Regional a las Defensorías de Familia Gestionar el cumplimiento al Plan Operativo de Implementación del SGSI. Capacitar presencialmente a todos los colaboradores nuevos de la Regional Risaralda y a los antiguos que no fueron capacitados en la anterior vigencia en el uso de las herramientas tecnológicas con las que se cuentan actualmente en el ICBF. Fortalecer la promoción y seguimiento a las actividades y recomendaciones de Seguridad de la Información socializadas por el GPS, con el activo y permanente acompañamiento de los ingenieros regionales. Diseñar y socializar un procedimiento claro para la generación de copias de seguridad de usuarios. Profesional Encargada de GSyA Regional Asistencia Técnica, equipo de supervisión Grupo Asistencia Técnica Grupo Asistencia Técnica, Profesional encargada de Gestión Servicio y Atención Regional Profesional Grupo Asistencia Técnica, Ingeniero de Sistemas Regional Ingeniero SGSI regional Ingenieros de Sistemas Grupo Planeación y Sistemas Coordinadoras de Grupo y CZ Ingeniero SGSI regional 28/02/ /03/ /03/ /05/ /07/2015 Programar, convocar y realizar las sensibilizaciones en temas de seguridad de la información para los colaboradores de sede regional y centros zonales. Generar y aplicar las listas de chequeo para la validación del estado de apropiación y aplicación de las recomendaciones de seguridad de la información. Ingeniero SGSI - GPS Ingeniero SGSI - GPS

4 Gestionar la consecución y adecuación de los elementos necesarios para la organización y almacenamiento del archivo físico en oficinas que lo requieren. Gestionar la provisión y mantenimiento de los elementos de oficina que permitan mejorar el almacenamiento y resguardo de la información física. Realizar sensibilización a los guardas de seguridad de la Sede Regional y los CZ para que orienten a los visitantes en condiciones de discapacidad, en periodo de gestación, de lactancia, adultos mayores para que hagan uso del ascensor en la Sede Regional, las rampas de acceso entre otros con el fin de prevenir accidentes Llevar a cabo las sensibilizaciones y/o capacitaciones necesarias desde cada Macroproceso y Proceso incluyendo la nueva planeación estratégica del ICBF Coordinadora Administrativa y Profesional SySO Referentes Regionales SIG 01/07/ /03/2015 Consultar con la Dirección del SNBF como operara el Proceso en la Regional enfatizando la falta de talento humano de planta y por contrato para esta labor. Solicitar asistencia técnica a la Sede Nacional para la construcción del informe de garantía de derechos dirigido a la Procuraduría Fortalecer procesos de capacitación en Nuevo Plan Nacional de Desarrollo para brindar la asistencia técnica y capacitación a los municipios. Solicitar a los CZ mediante memorando la reorganización de actividades para garantizar la prestación del servicio de acuerdo con el nuevo modelo de supervisión Solicitar la conformación de un equipo adicional para fortalecer el proceso de supervisión que incluya los perfiles técnicos. Directora Regional 15/03/2015 Directora Regional 15/03/2015 Líder SNBF 15/03/2015 Directora Regional 15/03/2015 Asistencia Técnica, Directora Regional 15/03/2015 llevar a cabo articulación de los equipos Regional de supervisión y concertación de estrategias con los CZ que permitan un buen desarrollo de los programas Coordinadoras CZ y Grupo Asistencia Técnica Socialización del lineamiento de la estrategia de Recuperación Nutricional a través de GET de Nutrición Asistencia Técnica a operadores del Servicio de nutrición Gestionar capacitación en sistema oral para las Defensorías de familias. Consultar con la Dirección de Protección, como se va a llevar a cabo el cumplimiento de la Ley 1395 en la Regional Risaralda teniendo en cuenta la necesidad de ampliación de planta de personal. Capacitar presencialmente a todos los colaboradores nuevos de la Regional Risaralda y a los antiguos que no fueron capacitados en la anterior vigencia en el uso de las herramientas tecnológicas con las que se cuentan actualmente en el ICBF. Nutricionista GAT Nutricionista GAT y de CZ Asistencia Técnica SGSI 28/02/ /08/2015

5 Revisar las hojas de vida de cada indicador bajo responsabilidad de la Regional y los CZ para que los análisis de los indicadores sean claros y coherentes. Solicitar asistencia técnica y acompañamiento de los profesionales de la Sede Nacional, para orientar a las instituciones interesadas en cualificar y fortalecer su gestión para mejorar la Calidad de Servicio. Coordinadores de Grupo y Centro Zonal Aseguramiento a la Calidad 30/04/2015 Solicitar la capacitación y orientación requerida para la implementación del nuevo modelo de supervisión Solicitar ajuste al lineamiento acorde con el decreto del SNBF y el Manual Operativo Estudiar el procedimiento de comisiones de servicios en otros entes del estado a fin de facilitar el tramite Establecer estrategias de bienestar social para reducir los riesgos psicosociales que incluya la identificación de los mismos y acciones para la mitigación, con una mirada diferencial por centro zonal. Aseguramiento a la Calidad 15/03/2015 Líder SNBF 30/03/ /03/2015 Gestionar nuevamente con la Sede Nacional la identificación de los bienes muebles a través de stiker y código de barras. 31/05/2015 Socializar a los Centros Zonales el Plan de acción y Tablero de Control con los indicadores que tendrán bajo su responsabilidad de acuerdo al procedimiento PR1MPEV1.P1 31/05/2015 Desde el GPS continuar enviando el listado de usuarios SIM con los tiempos de ingreso al sistema para con base en ello solicitar desde las coordinaciones zonales y de grupos regionales, la desactivación o cambio de los perfiles de los usuarios a que haya lugar. SGSI

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