Enfoque de la gestión administrativa en la estructura orgánica universitaria

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1 Enfoque de la gestión administrativa en la estructura orgánica universitaria Ponente: Consejo Asesor Vicerrectoría de Administración Área temática: Estructura, gestión institucional y hacienda universitaria El precepto constitucional de la Autonomía 1 define que la Universidad de Costa Rica es una institución de cultura superior que goza de independencia para el desempeño de sus funciones y de plena capacidad jurídica para adquirir derechos y contraer obligaciones, así como para darse su organización y gobierno propio. La organización y gobierno de la Universidad de Costa Rica se rige por lo establecido en el Estatuto Orgánico, documento en el que están definidos los órganos, las funciones y atribuciones, que configuran la estructura orgánica institucional. En la Universidad de Costa Rica la visión de organización y gobierno pone énfasis en la dimensión estructural, prestando atención a los aspectos de forma y jerarquía de los órganos. Por su parte, en la dimensión funcional se tiene una clara concepción académica donde las funciones sustantivas son la Docencia, la Investigación y la Acción Social, y se identifican a los servicios administrativos de Vida Estudiantil y de Administración como sistemas de apoyo. Al yuxtaponer la dimensión estructural y la dimensión funcional, se deriva una tercera dimensión: la dimensión de la gestión administrativa. Dicha tercera dimensión corresponde a lo que la Ley General de Control Interno define como Administración Activa 2 ; la cual integra en el caso de la Universidad de Costa Rica a los órganos de 1 Constitución Política de la República de Costa Rica, Título VII: La Educación y la Cultura, artículo 84. Dictada el 7 de noviembre de Administración activa: desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca como última instancia.

2 conducción política (Asambleas y Consejo Universitario), y a los órganos ejecutivos (Rector y Vicerrectores, Decanos y Directores). En el primer caso se trata de órganos colegiados y en el segundo caso se trata de cargos de dirección; todos en su conjunto conforman la denominada Administración Activa. En este marco orgánico-estructural-funcional la gestión administrativa debe ser reconocida y entendida desde un enfoque multidimensional, tanto en la dimensión estructural jerárquica, como en la dimensión académica de los quehaceres sustantivos y los sistemas de apoyo. Lo anterior debe observarse bajo una concepción de la Administración coadyuvante y facilitadora de la función sustantiva, con una visión de la Gestión Administrativa no reducida al ámbito de acción del quehacer de la Vicerrectoría de Administración, sino al ámbito de todas las oficinas administrativas, órganos de conducción política y órganos ejecutivos. Figura No. 1: Dimensiones de la Organización y Gobierno en la UCR

3 ANTECEDENTES Desde su creación en 1940, la Universidad de Costa Rica experimentó una evolución orgánica desarticulada entre las dimensiones académica y administrativa. Producto de la reflexión y macroanálisis de la estructura orgánica, es hasta el III Congreso Universitario efectuado entre 1971 y 1972, que se logra articular un modelo de interacción de sistemas 3 y se crean las Vicerrectorías de Docencia, Investigación y [Extensión] Acción Social, así como dos sistemas de apoyo concebidos en esa época como Servicios a los Estudiantes y Servicios Administrativos. Las resoluciones del III Congreso Universitario constituyen la base orgánica y funcional a partir de la cual se promulgó el Estatuto Orgánico, el cual se ha mantenido hasta la actualidad con algunas modificaciones y adaptaciones a los tiempos, pero en esencia con el modelo original de las tres dimensiones sustantivas y los dos sistemas de apoyo. En lo que respecta a estructura y gobierno, en los siguientes congresos universitarios la tónica se ha puesto en las ideas que promueven una visión más académica que administrativa, procurando privilegiar el ejercicio de la gestión académica sobre la gestión administrativa. Lamentablemente, pese a las acertadas ideas y acuerdos aprobados en cada momento en los últimos tres congresos universitarios, transcurridos ya casi cuarenta años, todavía prevalecen los esquemas organizativos de corte administrativo con estructuras de poder que favorecen un marcado énfasis en la gestión administrativa. La queja o percepción del sector académico comúnmente señala que la gestión administrativa absorbe el potencial del ejercicio de la gestión académica y el esquema burocrático impide la realización y materialización de las acciones sustantivas. Lo anterior evidencia la necesidad de un cambio de enfoque de la gestión administrativa 3 Gutiérrez C., Torres L., Ortega J. Interacción de sistemas y grupos en un modelo para la administración de la Universidad de Costa Rica. Universidad de Costa Rica, Oficina de Planificación Universitaria, Marzo de 1972.

4 orientada a servir como medio de apoyo coadyuvante y facilitador, que posibilite un ejercicio pleno de la gestión académica sustantiva. Entre las principales resoluciones propuestas en el V Congreso Universitario, destacan: R. N 001: La administración siempre estará subordinada a la docencia, a la investigación y a la acción social. En caso de conflicto de la docencia, la investigación o la acción social con la administración, prevalecerán éstas sobre la administración. R. N 071: Devolver a los Decanos o Directores el liderazgo académico y la responsabilidad de desarrollar la academia y modifica la autoridad de línea : en una relación Rector-Decano-Director de unidad académica y que las Vicerrectorías tengan con respecto a las unidades académicas funciones de apoyo, promoción de la efectividad [eficiencia], promoción de la excelencia y control de gestión, pero no de línea. Como se observa, en las anteriores resoluciones se evidencia la necesidad de fortalecer la gestión académica, para lo cual insistimos que es necesario un cambio de enfoque de la gestión administrativa. ENFOQUE DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Los integrantes del Consejo Asesor de la Vicerrectoría de Administración son del criterio y comparten el sentir del sector académico, acerca de la necesidad de un cambio de paradigma que permita a la estructura y gobierno de la Institución asentarse sobre las bases académicas sustantivas. El papel de la Administración Activa es coadyuvante en la misión institucional y no debe bajo ningún término mantener relaciones de poder sino de servicio facilitador de las funciones sustantivas. La razón de ser de la Administración Activa está en función de la misión, principios, propósitos y funciones de la Universidad de Costa Rica, estipuladas en el Título Primero del Estatuto Orgánico.

5 Para cumplir y lograr lo anterior, partimos de un enfoque de la gestión administrativa visualizada desde la perspectiva integral, que involucra todos los actores administrativos ubicados en todas las unidades orgánicas de la Institución, sean éstas órganos colegiados, órganos de dirección superior, unidades académicas, unidades de investigación, sedes universitarias, oficinas administrativas. Cuando nos referimos a los actores administrativos, hablamos de los (las) funcionarios(as) dedicados a la gestión administrativa 4. El enfoque de la gestión administrativa que proponemos en esta ponencia consiste en propiciar un cambio en las actitudes y aptitudes de la Administración Activa y el personal administrativo, que permita incorporar en la cultura organizacional la conciencia y sensibilización hacia una renovada vocación de servicio al sector académico. Junto al cambio de paradigmas en el ámbito de la gestión humana, son necesarios también cambios en los sistemas administrativos, en el proceso administrativo mismo, rompiendo esquemas burocráticos con amparo al precepto de la autonomía plena que faculta a la Universidad de Costa Rica darse su organización y gobierno propio. La búsqueda de la eficiencia administrativa involucra también el desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación, como elemento potencial que sirve de herramienta para una gestión administrativa pensada en función de la comunidad universitaria, sus necesidades personales, el respeto y la integridad en la atención a los usuarios de los servicios administrativos, sean estudiantes, profesores o administrativos, así como una comunicación en lenguajes afectivos que motiven un trato humanizado donde la persona está primero y antes que el trámite o procedimiento administrativo. 4 POSDCORB: Planificar, organizar, administrar personal, dirigir, coordinar, informar, presupuestar. Luther Gulick. Citado en Glosario de Introducción al Estudio de la Teoría Administrativa, del autor Dr. Wilburg Jiménez Castro; LIMUSA, México 1990.

6 Con la ayuda de las tecnologías de la información y comunicación, la idea es fortalecer las capacidades de gestión administrativa desconcentrada, el desarrollo de capacidades gerenciales de las jefaturas administrativas y el desarrollo de competencias en los cargos directivos de la Administración Activa. Ciertamente los avances logrados hasta la fecha han sido importantes, pero todavía existe un rezago tecnológico en el desarrollo de los sistemas administrativos, lo que hace imperativo redoblar los esfuerzos y la inversión, con miras a simplificar y agilizar la gestión administrativa, de modo que el quehacer académico cada día concentre más su dedicación a las funciones sustantivas y se logre en un futuro próximo un equilibrio estable donde la Administración Activa y los sistemas administrativos dejen de ser un obstáculo y por el contrario se constituyan en aliados coadyuvantes para el desarrollo de la Academia. En esta impostergable tarea las oficinas administrativas de la Vicerrectoría de Administración, con base en el marco estratégico definido para los próximos tres años, continuarán con los esfuerzos y el trabajo requerido para el cambio administrativo propuesto en la presente ponencia. PONENCIA Reafirmar como postulado 5 institucional que la gestión administrativa en la estructura orgánica universitaria es coadyuvante y facilitadora, en estrecha relación transversal con el ejercicio de las funciones sustantivas en docencia, investigación y acción social, mediante acciones dirigidas al fortalecimiento de las capacidades gerenciales de las jefaturas administrativas y el desarrollo de competencias en los cargos directivos de la Administración Activa, la mejora continua y sostenida de los sistemas administrativos institucionales para la simplificación y agilización de los procesos administrativos, el uso de herramientas tecnológicas y el óptimo aprovechamiento de 5 Diccionario R.A.E. Proposición cuya verdad se admite sin pruebas y que es necesaria para servir de base en ulteriores razonamientos.

7 los recursos, con el fin de garantizar que las autoridades académicas [Rector(a), Vicerrectores(as), Decanos(as) y Directores(as)] y la comunidad universitaria en general, dediquen sus esfuerzos, trabajo y tiempo a los quehaceres propios de las funciones sustantivas, a la conducción política y a la dirección ejecutiva de una gestión institucional eminentemente académica. PROPUESTAS DE CAMBIO: 1. Empoderar al sector administrativo para liberar al sector académico de la gestión administrativa inherente a la función de dirección (Ver Anexo 1), mediante la integración y coordinación entre la dimensión académica y la dimensión administrativa como eje transversal, así como el acercamiento y la proximidad con autoridades académicas, personal docente y estudiantes, usuarios de los servicios administrativos. 2. Reafirmar el principio de autonomía universitaria según el cual la Universidad tiene poderes y potestades para proveerse su propio gobierno y su propia estructura organizativa, a fin de repensar la gestión administrativa en procura de la necesaria simplificación de los procesos administrativos para el logro eficiente de los objetivos institucionales. 3. Proceder con la delimitación de la autonomía en lo que respecta, sobretodo, a la injerencia de instancias externas que presionan para que la gestión universitaria transcurra de acuerdo con criterios y parámetros fijados externamente, lo cual no implica actuar de espaldas a las normativas establecidas para regular el quehacer de las instituciones estatales, sino deslindar los dominios de actuación y formalizarlos internamente para facilitar el ajuste correcto de las medidas y decisiones a las necesidades institucionales. 4. Promover la revisión y ajuste permanente de los procesos administrativos para garantizar una adecuada atención de las necesidades de la Universidad. En este sentido, es preciso que la revisión y modernización de procesos se

8 acompañe del análisis y transformación de aquellas prácticas derivadas de una cultura organizacional arraigada a la resistencia a emprender las transformaciones necesarias y cambios innovadores. 5. Realizar una revisión integral de la normativa administrativa institucional para flexibilizarla y simplificarla ejerciendo el control interno con eficiencia y eficacia. 6. Incorporar la gestión de calidad en la prestación de los servicios administrativos, con responsabilidad social y ambiental, procurando el aseguramiento del bienestar de la comunidad universitaria y la transparencia en la gestión administrativa. 7. Desarrollar aplicaciones informáticas que simplifiquen los trámites y los hagan más eficientes, minimizando el empleo de papel impreso y promoviendo el uso de la firma digital. 8. Enfocar los servicios a la atención integral del usuario, mediante la figura de un ejecutivo de servicios y un asistente técnico encargado de brindar soluciones a las necesidades de los usuarios. Proscribir el no se puede y brindar las alternativas de solución para actuar correcta y eficientemente. 9. Crear los medios formativos y de capacitación que faciliten la inducción y el acompañamiento cercano de personal experto en gestión universitaria, para un ejercicio efectivo de las labores administrativas a cargo de las autoridades y jefaturas administrativas de las unidades académicas en todas las sedes universitarias. 10. Emprender procesos de Administración Estratégica mediante la metodología para el diseño del plan estratégico del modelo de gestión de la Vicerrectoría de Administración.

9 ANEXO: Gestión de Competencias

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