MEMORIA ADMINISTRATIVA

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1 MEMORIA ADMINISTRATIVA 1. Cuál fue el objetivo de la administración del INEC, que empezó en enero del 2007? Apoyar en el desarrollo de las actividades del INEC, agilitando procedimientos administrativos con orientación al usuario-servicio, proporcionando bienes, servicios, recursos económicos y talento humano de manera oportuna, confiable y de calidad, acorde a los requerimientos y necesidades de la institución. Se ha priorizado la utilización de los mismos en los diferentes procesos para permitir el cumplimiento de la misión y visión institucional logrando eficacia, eficiencia y optimización de los recursos institucionales con la maximización de la ejecución presupuestaria, no solo con un cumplimiento cercano al 100%, sino mediante la calidad del gasto. Se ha buscado desconcentrar y descentralizar los recursos y procesos administrativos, con el propósito de que cada regional funcione como entidad operativa desconcentrada, alineados a los ejes estratégicos de la Institución que buscan que el INEC no tenga una Planta Central que defina y diseñe todo, sino que cada regional sea un INEC en pequeño, que tenga autonomía administrativa pero sobre todo autonomía para ejecutar estadísticas que respondan a las necesidades de información regional. 2. En qué se diferenció la actual gestión administrativa con las anteriores al 2007? ANTES El INEC en su parte administrativa estaba conformada por las siguientes direcciones: Dirección de Asesoría Jurídica, Dirección de Gestión Financiera, Dirección de Gestión de Desarrollo Organizacional. A partir del año 2005, las adquisiciones de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios se las realizaba en base a la resolución 038-DIRG-2005, en la que se expidió el reglamento interno de contratación pública para el INEC. En este reglamento se determinaron los montos y procedimientos a seguir para las adquisiciones:

2 MONTO (dólares) PROCEDIMIENTO 1 a 500 El procedimiento se realizaba con una cotización 501 a El procedimiento se realizaba con dos cotizaciones, realizando un cuadro comparativo. El director de Gestión de Desarrollo Organizacional decidía la adjudicación a la empresa que ofrezca las condiciones más convenientes para la institución a El procedimiento se realizaba a través de una solicitud de compra o servicios, contando con al menos tres ofertas en sobre cerrado. Para eso se conformaba una comisión1. Si el monto oscilaba entre y , la invitación se realizaba, además, a través de la página WEB del INEC o más El procedimiento se llevaba a cabo a través de la Comisión de Adquisiciones de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios. 2 Para la adjudicación de los proveedores cuando el monto no sobrepasaba USD 5.000, el presidente de la comisión remitía el cuadro de adjudicación recomendado al Director de Gestión de Desarrollo Organizacional o Director Regional según el caso, quien notificaba al oferente y ordenaba el trámite para el pago. Para la adjudicación de los proveedores, cuando el monto era mayor a USD 5.000, el Director de Gestión de Desarrollo Organizacional o Director Regional -según el caso- remitía al Director General el cuadro de adjudicación sugerido para su aceptación. Para contar con el banco de proveedores se realizaba una convocatoria de invitación a través de la prensa escrita. Para ser calificados debían presentar los siguientes requisitos: Carta de presentación Registro Único de Contribuyentes RUC Nombramiento del Representante Legal en caso de personas jurídicas Certificado de Contraloría que no se encuentren con impedimento de realizar contrataciones con el sector público. Certificado de la Superintendencia de Bancos Copia de la cédula de identidad, papeleta de votación y certificado bancario 2 La comisión estaba integrada por: Coordinador de Servicios Institucionales, Coordinador de Presupuesto, Líder de Proveeduría, un funcionario del área donde se generó el requerimiento, en calidad de secretario para bienes un funcionario de adquisiciones y en caso de servicios un funcionario de subproceso de mantenimiento. Si el monto supera los USD integraba también la comisión el Director de Gestión de Desarrollo Organizacional en la oficina matriz, mientras que en las direcciones regionales era el Director Regional

3 El INEC para proceder a efectuar las adquisiciones, tanto de bienes como de servicios, procedía a realizar el Plan de Adquisiciones, el mismo que se encontraba sujeto a la disponibilidad de recursos financieros. Para los requerimientos de las necesidades de cada proyecto no se contaba con lineamientos, sino únicamente se realizaban los requerimientos de acuerdo al Plan de Adquisiciones de cada proyecto y según sus necesidades. En este periodo, lo relacionado con el proceso adquisiciones no garantizaba total trasparencia y derecho de igualdad de participación para los diferentes proveedores de bienes y servicios, ya que se disponía de una base de datos fija con la que se trabajaba. A PARTIR DEL 2007 El INEC, a partir del 2007, en la parte administrativa, se encontraba conformado por la Dirección de Asesoría Jurídica, Dirección de Recursos Financieros y Dirección de Recursos Humanos y Servicios Administrativos. Con resolución 242-DIRG-2009 se expidieron las Políticas para la elaboración y aprobación de lineamientos generales que deberá contener el diseño y la planificación para la ejecución de proyectos estadísticos. En el artículo 5 se expresa la obligación de que este documento contenga entre otras cosas los requerimientos de bienes y servicios (PAC), contratación de vehículos, presupuesto total. Al contar con lineamientos por cada proyecto o actividad de la institución, se tienen las directrices y la planificación de cada uno de ellos. En el año 2009, se da inicio a los procesos de contratación pública, de conformidad a lo que determina la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP) y su Reglamento, para esto, la institución expidió la resolución 014-DIRG-2011, en la cual se establece los ordenadores de gasto y pago para la adquisición de bienes y prestación de servicios, incluidos los de consultoría. Para el año 2011, entra en vigencia el nuevo Estatuto Orgánico Estructural por Procesos, mediante el cual el subproceso de Servicios Administrativos pasó a consolidarse con la Dirección de Recursos Financieros formándose la Dirección Administrativa Financiera, y la Dirección de Recursos Humanos, se constituye como Dirección de Administración del Talento Humano. Los montos para los distintos procedimientos de contratación pública se encuentran determinados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública de acuerdo a lo siguiente:

4 CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NORMALIZADOS CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NO NORMALIZADOS CONSULTORÍA MONTO (dólares) Hasta 0, *PIE 3 Sin Límite Más de 0, *PIE Hasta 0,000002*PIE De 0,000002*PIE a 0,000015*PIE Más de 0,000015*PIE Hasta *PIE De 0,000002*PIE a 0,000015*PIE Mayor o igual a 0,000015*PIE Sin Límite Sin Límite PROCEDIMIENTO Ínfima Cuantía, la contratación se realiza de manera directa con un proveedor seleccionado por la institución Catálogo electrónico, la contratación se realiza de manera directa a través del sistema nacional de contratación pública. Subasta Inversa, los proveedores pujan hacia la baja el precio ofertado Menor Cuantía Cotización Licitación Consultoría, Contratación Directa Consultoría por Lista Corta, Concurso Público Régimen Especial Procesos Especiales Fuente: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Los proveedores para participar de cualquier mecanismo electrónico en el portal, deben estar registrados en el Registro Único de Proveedores (RUP). Para la adquisición de bienes y contratación de servicios, el INEC elabora el Plan Anual de Contrataciones PAC, en el cual se contemplan todos los requerimientos de necesidades de cada una de las Direcciones de Oficina Matriz y Direcciones Zonales, el mismo que es aprobado mediante resolución y publicada hasta el 15 de enero de cada año en la página del Sistema Nacional de Contratación Pública de conformidad con el Art. 26 del Reglamento General a LOSNCP. Para la adjudicación de los oferentes, cuando el monto no sobrepasa el coeficiente 0,000002*PIE, incluido el procedimiento de Régimen Especial, el Director Administrativo Financiero, remite el expediente al Director Ejecutivo sugiriendo la adjudicación o declaratoria de desierto según el caso, ante lo cual la Dirección de Asesoría Jurídica elabora la resolución y posterior contrato con el proveedor. 3 PIE: Presupuesto Inicial del Estado.

5 Para la adjudicación de los proveedores en los procedimientos de Consultoría por Lista Corta, Concurso Público, y Subasta Inversa cuando el monto sea mayor a *PIE, el Presidente de la Comisión Técnica remite el expediente al Director Ejecutivo sugiriendo la adjudicación o declaratoria de desierto según sea el caso, para la cual la Dirección de Asesoría Jurídica elabora la resolución y posterior contrato con el proveedor. Los documentos que debe contener el expediente administrativo de un proceso de Contratación Pública son: Lineamientos aprobados del proyecto. Resolución 242 DIRG-2009 Resolución de aprobación del PAC y/o modificación. Requerimiento específico. Estudio técnico, especificaciones técnicas y/o Términos de Referencia. Estudio del Presupuesto Referencial. Disponibilidad presupuestaria y económica. Pliegos aprobados. Convocatoria y/o invitación de ser el caso. Preguntas y respuestas de los procedimientos de contratación. Ofertas. Resolución de adjudicación o declaración de desierto. Contratos. Garantías. Actas de Entrega Recepción. Procesos de contratación realizados TIPO DE PROCESO ** 2011 TOTAL CANTIDAD MONTO TOTAL CANTIDAD MONTO TOTAL CANTIDAD MONTO TOTAL CANTIDAD MONTO TOTAL CATÁLOGO ELECTRÓNICO 38 $ ,06 25 $ ,36 63 $ ,42 CONSULTORIA CONTRATACION DIRECTA 13 $ ,00 4 $ ,00 17 $ ,00 COTIZACIÓN 2 $ ,72 2 $ ,72 INFIMA CUANTIA 75 $ , $ , $ , $ ,35 MENOR CUANTIA 5 $ ,99 34 $ ,60 13 $ ,54 52 $ ,13 PRODUCTO NACIONAL * 2 $ - 2 $ - PUBLICACION ESPECIAL 1 $ ,67 3 $ ,00 9 $ ,00 13 $ ,64 REGIMEN ESPECIAL 13 $ ,15 29 $ ,43 32 $ ,50 74 $ ,08 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 21 $ ,00 52 $ ,59 49 $ , $ ,60 CONSULTORIA LISTA CORTA 1 $ ,00 1 $ ,00 2 $ ,00 Total general 118 $ , $ , $ , $ ,94 Fuente: Unidad de Compras 4 Sin tomar en cuenta los procesos declarados desiertos

6 *Los procesos de producto nacional no reflejan valor ya que se realizan para determinar la producción nacional en el País. **Año en que se realizaron tres censos nacionales: de población, vivienda y económico. Procesos de contratación realizados de enero a mayo del TIPO DE PROCESO 2012 CANTIDAD MONTO TOTAL CATÁLOGO ELECTRÓNICO 8 $ ,33 ÍNFIMA CUANTÍA 57 $ ,24 MENOR CUANTÍA 3 $ ,00 REGIMEN ESPECIAL 3 $ ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA 6 $ ,73 Total general ,30 Fuente: Unidad de Compras Procesos de contratación declarados desiertos TIPO DE PROCESO TOTAL CATÁLOGO ELECTRÓNICO 9 9 CONSULTORÍA CONTRATACIÓN DIRECTA LICITACIÓN 1 1 MENOR CUANTÍA PRODUCTO NACIONAL 1 1 REGIMEN ESPECIAL 5 5 SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA Total general Fuente: Unidad de Compras Procesos de contratación declarados desiertos, enero a mayo TIPO DE PROCESO 2012 SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA 5 Total general 5 Fuente: Unidad de Compras 5 Se toma en cuenta los procesos adjudicados 6 Se tiene un proceso de Subasta Inversa Electrónica que se encuentra cancelado y cuatro declarados desiertos

7 3. Cuáles fueron los criterios para administrar las compras públicas? En primera instancia, el INEC instrumentó, a través de resoluciones internas, los mecanismos para proceder a la adquisición de bienes, obras y servicios, según lo permitía la Ley de Contratación Pública y la Ley de Consultoría vigentes en aquella época. (171-DIRG-2008) Al entrar en vigencia la nueva Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, el INEC comenzó a ejecutar sus procesos de adquisiciones de bienes, obras y servicios, incluidos los de consultoría, a través de la herramienta informática del portal (057-DIRG-2009), acatando con ello los principios establecidos en el artículo 4 de la LOSNCP, tales como legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnológica, oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad y participación nacional. Asimismo, para guardar concordancia con la nueva normativa, el INEC mediante resoluciones internas (Resolución 014 DIREJ 2011), reglamentó los ordenadores de gasto y pago, de acuerdo a los distintos procedimientos de contratación a aplicarse. La máxima autoridad delegó al Director de Asesoría Jurídica la aprobación de los pliegos correspondientes a catálogo electrónico, subasta inversa electrónica, licitación, cotización, menor cuantía y consultoría, exceptuando los pliegos de los procesos de régimen especial. A través de la resolución 014-DIREJ-2011, la máxima autoridad delegó al Director Administrativo Financiero para: suscribir las Resoluciones para reformar el Plan Anual de Contrataciones, de adjudicación, cancelación del proceso y declaratoria de desierto en los procesos de Menor Cuantía y Subasta Inversa Electrónica, cuyo monto sea menor a 0, del Presupuesto Inicial del Estado; suscribir los contratos en los procesos de Subasta Inversa Electrónica, cuyo monto sea menor a 0, del Presupuesto Inicial del Estado y suscribir las Órdenes de Compra y de Servicios. De igual forma, delegó al Director de Secretaría General y Gestión Documental para: presidir y conformar las comisiones técnicas que sean necesarias en los procesos de consultoría por lista corta o concurso público, subasta inversa electrónica, cuyo presupuesto referencial sea superior a 0, por el monto del Presupuesto Inicial del Estado, licitación y cotización. Todas estas delegaciones se realizaron con el fin de que la gestión administrativa sea más efectiva y eficaz, dando mayor agilidad y viabilidad al despacho de documentos de los procesos de contratación pública. Finalmente, para establecer y difundir las normas, etapas y procedimientos de los procesos de contratación pública, y dotar a la entidad de una herramienta de trabajo que permita desarrollar actividades conjuntas con las áreas relacionadas a estos procesos y contribuir al cumplimiento de la planificación institucional, con resolución 014-DIREJ-2011, se expidió el Manual de Procedimientos de Contratación Pública: MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA Según lo descrito, se puede citar como ejemplos los siguientes procesos:

8 AÑO NÚMERO DE PROCESO 2011 SIE-INEC SIE-INEC RE-INEC PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN MONTO EMPRESA ADJUDICAD A SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA RÉGIMEN ESPECIAL ADQUISICIÓN DE DISPOSITIVOS MANUALES DE CAPTURA DE DATOS Y ACCESORIOS NECESARIOS PARA EJECUTAR LAS ACTIVIDADES DEL CENEC ADQUISICIÓN DE TONNERS PARA EJECUTAR LAS ACTIVIDADES DEL VII CENSO DE POBLACIÓN Y VI DE VIVIENDA- ADENDUM, LINEAMIENTOS GENERALES CPV PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE IMPRENTA (BOLETAS CENSALES) PARA EL LEVANTAMIENT O DE LA INFORMACIÓN EN LA ETAPA DE EMPADRONAMI ENTO DEL VII CENSO DE POBLACIÓN Y VI DE VIVIENDA 2010, FASE DE ,00 PAMAUX INGENIERO S CIA LTDA ,00 MUÑOZ BRAVO FREDDY ARTURO ,00 MAXIGRAF S.A. OBSERVACIÓN SE LOGRA INVERTIR EN EQUIPOS DE CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA QUE EL INEC AHORRE SUSTANCIAL DINERO EN USO DE PAPEL, TIEMPOS DE LOGÍSTICA Y EFICIENCIA DE PROCESOS. PROCESO ADMINISTRATIV O TIPO. PROCESO QUE RESULTÓ EN EL AHORRO AL PAÍS DE MÁS DE DOS MILLONES DE DÓLARES

9 2010 RE-INEC Fuente: Unidad de Compras RÉGIMEN ESPECIAL EMPADRONAMI ENTO PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE IMPRENTA PARA LA IMPRESIÓN DE MATERIAL CENSAL PARA LA ETAPA DE CAPACITACIÓN, (CUESTIONARIO S CENSALES, MANUALES FORMULARIOS, ROTAFOLIOS Y OTROS) DEL VII CENSO DE POBLACIÓN Y VI DE VIVIENDA, FASE DE EMPADRONAMI ENTO ,.0 0 INSTITUTO GEOGRÁFIC O MILITAR PROCESO QUE RESULTÓ EN EL AHORRO AL PAÍS DE MÁS DE DOS MILLONES DE DÓLARES 4. Dónde puedo encontrar información sobre las compras que hizo el INEC? Los procesos de adquisición de bienes y servicios, incluidos los de consultoría, se los puede encontrar en el portal institucional a través del link de transparencia y en la página web del Sistema Nacional de Contratación Pública, a partir del Qué mecanismos hay para comprobar la transparencia en estos procesos? En la página web del Sistema Nacional de Contratación Pública se puede revisar TODOS los documentos correspondientes a las fases precontractual y contractual de estos procesos,

10 conforme lo señala el artículo 10, numeral 10 de la LOSNCP. Es obligación del Instituto Nacional de Contratación Pública informar a la Contraloría General del Estado y a la Procuraduría General del Estado cada vez que conozca el cometimiento de infracciones a lo dispuesto en la ley. Además, la Dirección de Auditoría Interna es la encargada de evaluar continuamente las operaciones y actividades del INEC, mediante auditorías y exámenes especiales. Los organismos de control del Estado como la Contraloría General del Estado y Procuraduría General del Estado son los encargados de realizar los controles posteriores a los procedimientos de contratación efectuados por el INEC. Adicionalmente los artículos 102 de la ley y 150, y siguientes, del Reglamento, permiten al oferente que se considere afectado por los actos administrativos relacionados al trámite precontractual o de adjudicación, presentar las reclamaciones y recursos administrativos de los que se crean asistidos.

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