SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD INFORME DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011

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1 P-SGC-GA-06 Página 1 de 10 DEPARTAMENTO DE BOYACA ALCALDIA MUNICIPAL DE INFORME CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno GERSON AYMER RUIZ CARREÑO Alcalde municipal Período evaluado: JULIO-OCTUBRE DE 2014 Fecha de elaboración: NOVIEMBRE DE 2014 El artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción y desde la fecha de su expedición, 12 de julio de 2011, establece la responsabilidad que tiene el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno o quien haga sus veces de presentar cada cuatro meses un informe que dé cuenta del estado del Sistema de Control Interno de la Alcaldía o institución pública. Para dar cumplimiento con esta norma, presentamos y publicamos en la página oficial de nuestra entidad, el informe correspondiente al cuatrimestre comprendido entre los meses de JULIO-OCTUBRE de Teniendo en cuenta el decreto 943 de 2014, me permito informar que dentro del desarrollo de las diferentes actividades se ejecutaron las siguientes: APLICACIÓN DECRETO 943 DE 2014 La administración municipal procedió a dar cumplimiento al decreto en mención es decir a la actualización del MECI en La administración central y para lo cual se ha venido desarrollando las siguientes actividades en

2 P-SGC-GA-06 Página 2 de 10 compañía de los funcionarios de la entidad los cuales han sido pieza fundamental en los logros alcanzados hasta la fecha en el desarrollo de este proceso administrativo. Mediante la modalidad de talleres se dio a conocer a los diferentes funcionarios de la institución todo lo relacionado con la forma que el decreto 943 de 2014 estructura la actualización del MECI según el manual de 2014 así: IMPLEMENTACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL MODELO Se dio a conocer la necesidad que la entidad establezca políticas operativas y metodologías que propendan por el fortalecimiento del Sistema, acompañadas de la interiorización de una cultura orientada hacia el control y la calidad, materializada en el compromiso y disciplina por parte del nivel directivo y servidores de la entidad que contribuyan al mejoramiento continuo del Modelo, de tal forma que comparativamente, de año en año, se pueda apreciar la madurez en el mismo. SOCIALIZACION Y DIFUSIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Se realizó mediante talleres la sensibilización de todos los servidores públicos previa y permanente al proceso de implementación y fortalecimiento, así como

3 P-SGC-GA-06 Página 3 de 10 la capacitación al Equipo MECI en la estructura, funcionalidad y beneficios de aplicar el Modelo en las entidades. Como mecanismo para lograr el conocimiento y posterior compromiso por parte del nivel directivo y demás servidores públicos de la entidad, se enfatizó que es fundamental conocer la estructura, funcionalidad e interrelaciones del Modelo Estándar de Control Interno. Este conocimiento facilitará el ejercicio de todas las acciones requeridas para su fortalecimiento, al generar un sentido de pertenencia frente al control. ACTUALIZACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Una vez revisado el proceso se han detectado falencias en el mismo, por consiguiente es la oportunidad de realizar acciones que permitan dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad de acuerdo a lo estipulado en el manual generado por el departamento administrativo de la función pública. De esta manera, se abordaron las fases de actualización establecidas en el nuevo manual, cuyos tiempos han sido dispuestos por la entidad según la madurez del Modelo, en ellas también se plantean las acciones mínimas para adelantar y que deberán ser realizadas con el fin de evidenciar la transición de la versión anterior del Modelo, a esta versión actualizada.

4 P-SGC-GA-06 Página 4 de 10 FASES DESARROLLADAS Y SOCIALIZADAS DEL MODELO A continuación se relacionan las fases y cada uno de los pasos o actividades que contienen los cuales se abordaron en la realización de los diferentes talleres de socialización realizados con la institución Fase de Conocimiento: En esta fase, la entidad realizo una lectura a fondo del presente documento, con el fin de comprender la dimensión de los cambios que se realizan, efectuó las sensibilizaciones necesarias al interior de la entidad, para que los servidores públicos conozcan de manera general la actualización del Modelo Fase de Diagnóstico: En esta fase, la administración procedió a identificar los principales cambios surtidos en el proceso de actualización, realizar una autoevaluación con respecto al estado del Sistema en la actualidad, esto con el fin de establecer lo que se ha adelantado en la implementación, y lo que debe ser creado, modificado o eliminado según sea el caso.

5 P-SGC-GA-06 Página 5 de 10 Fase de planeación de la actualización: La administración municipal elaboro un listado de actividades a realizar, producto del diagnóstico hecho; las dependencias las han desagregado según los resultados obtenidos y priorizaron las acciones según el estado en que se encuentro el Modelo. Se debe tener en cuenta que la responsabilidad de la ejecución de las actividades debe recaer en los cargos y no en las personas, esto con el fin de que se garantice la continuidad del proceso de actualización sin que incidan los cambios organizacionales de esta forma se les manifestó a los funcionarios en cada uno de los talleres realizados en proceso de actualización. ESTRUCTURA MECI Es de mencionar que se capacito sobre la nueva estructura y como estaba conformada con el fin de poder evidenciar los cambios que se establecieron en el nuevo manual adoptado junto con el decreto 943 de 2014 Dicho modelo se estructura de la siguiente manera: Módulos: 1. Módulo de Control de Planeación y Gestión. 2. Módulo de Evaluación y Seguimiento.

6 P-SGC-GA-06 Página 6 de 10 Componentes: 1. Talento Humano. 2. Direccionamiento Estratégico 3. Administración del Riesgo de los Procesos 4. Autoevaluación Institucional 5. Auditoría Interna 6. Planes de Mejoramiento. Elementos: 1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos éticos 2. Desarrollo del Talento Humano 3. Planes y Programas 4. Modelo de Operación por Procesos 5. Estructura Organizacional 6. Indicadores de Gestión 7. Políticas de Operación 8. Políticas de Administración del Riesgo 9. Identificación del Riesgo 10. Análisis y Valoración del Riesgo 11. Autoevaluación 12. Auditoría Interna 13. Planes de Mejoramiento.

7 P-SGC-GA-06 Página 7 de 10 Eje Transversal 1. Información y Comunicación. CONFORMACION DE LOS MODULOS 1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1.1 TALENTO HUMANO Acuerdos, Compromisos o Protocolos éticos Desarrollo del Talento Humano 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Planes y Programas Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Indicadores de Gestión Políticas de Operación 1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LOS PROCESOS Políticas de Administración del Riesgo Identificación del Riesgo Análisis y Valoración del Riesgo

8 P-SGC-GA-06 Página 8 de MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 2.1 AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL Autoevaluación 2.2 AUDITORÍA INTERNA Auditoría Interna 2.3 PLANES DE MEJORAMIENTO Plan de Mejoramiento 3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El sistema de control interno nos muestra un avance importante, sin embargo se hace necesario fortalecer los componentes del modelo establecido en el decreto 943 de Con la contratación de la asesoría y mantenimiento del MECI, la Oficina de Control Interno ha venido documentando los procesos, se han realizado las actividades y seguimientos de rigor. Se ha venido documentando y estructurando lo que existe y actualizando y caracterizando los nuevos

9 P-SGC-GA-06 Página 9 de 10 procesos que se deben realizar de acuerdo a la normatividad vigente en materia de administración pública al interior de la administración municipal. RECOMENDACIONES 1. Concientizar a los funcionarios de la entidad sobre la importancia del sistema de control interno, los componentes que lo estructuran, así como la normatividad que las regula. 2. Igualmente realizar los seguimientos y evaluaciones pertinentes al sistema. 3. Consultar los diferentes procesos que se encuentran documentados. 4. continuar con el proceso de actualización del MECI en las fases de ejecución y seguimiento y en la fase de cierre. 5. Una vez actualizado y terminado el proceso seguir con el fortalecimiento continuo del modelo al interior de la administración. 6. Se recomienda que los líderes de los procesos en conjunto con los miembros de su equipo de trabajo, programen reuniones en los que se realicen ejercicios de autoevaluación y que a través de estas se genere una disciplina al interior de los procesos para que la autoevaluación se convierta en parte del día a día de la entidad.

10 P-SGC-GA-06 Página 10 de Al momento de realizar los Planes de Mejoramiento se debe tener en cuenta que estas acciones deben ser no solo cumplibles sino que se soporten en un análisis costo-beneficio, además deben acatar directamente las causas de la situación detectada y deben ser realizados con objetividad con el fin de asegurar en mejoramiento continuo. 8. Se recomienda que los responsables de las acciones contenidas en los planes de mejoramiento, hagan seguimiento permanente al cumplimiento de las mismas. GERSON AYMER RUIZ CARREÑO Alcalde municipal Jefe de Control Interno.

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