COMUNICACIONES MASIVAS GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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1 1. OBJETIVO: Proporcionar los lineamientos generales para la gestión de comunicaciones externas masivas de la Contaduría General de la Nación en el Sistema de Gestión Documental Orfeo. 2. DEFINICIONES: Orfeo: Sistema de gestión documental desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva libre. Orfeo permite la gestión de los documentos de una entidad, manteniendo los s de manera automatizada, con importantes ahorros de tiempo, costos y recursos así como el control sobre los documentos. TRD (Tablas de Retención Documental): Tablas que contienen las series, sub-series y tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tipificación: Clasificación de un documento a un tipo documental. Ajustar varias cosas semejantes a un tipo o norma común. Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos. Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Asignación: Establecimiento de lo que corresponde a algo o alguien para un determinado objetivo. Archivo virtual: Función a través del cual se guardan documentos. 3. MARCO LEGAL: Ley 734 de 20, por la cual se expide el código disciplinario único, Art. 34 Numerales 1, 5, 22 y Art. 35 Numerales 8, 13 y 21.

2 Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Decreto 2578 de 2012, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, cuyo objetivo es contribuir al Plan de Eficiencia Administrativa y Cero Papel y el Plan de Racionalización de Trámites. Decreto 2609 de 2012: Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestión Documental. Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia. Directiva presidencial Nº04 de 2012, Eficiencia administrativa y Lineamientos de la política cero papel en la administración pública. Resolución 357 de 2010, por medio de la cual se actualizan las tablas de retención documental de la Contaduría General de la Nación. NORMA INTERNACIONAL ISO Sistema de Gestión de la Calidad NORMA TECNICA DE LA CALIDAD NTCGP1000:2009 NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Tablas de retención documental Plantillas de comunicaciones masivas Documento Excel: Base para masivas. Sistema de Gestión Documental Orfeo (SGD), Manual del Usuario. 5. DOCUMENTOS ANEXOS: N/A

3 6. PROCEDIMIENTO: N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Proyectar la comunicación, utilizando la PLANTILLA DE, dispuesta en el recurso compartido ubicado en el 1 escritorio del PC. Servidor Público 2 Proyectar comunicación Consolidar base de datos Nota: La opción de comunicaciones masivas solo está disponible para comunicaciones externas. Diligenciar el archivo de Excel llamado BASE PARA MASIVAS. Dicho archivo será proveído por el servidor público del proceso de Gestión TIC S que sea asignado para el apoyo técnico al Orfeo. Los campos a diligenciar serán d estricto cumplimiento y son los siguientes: *TIPO**TITULO**DIGNATARIO**CARGO** NOMBRE* *DIR**COD_POSTAL**MUNI_NOMBRE**DE PTO_NOMBRE* *ASUNTO**CORTESIA* *NUM_EXPEDIENTE* Nota: La base de datos no puede contener ninguna coma dentro del texto. Nota: La base datos solo permite un máximo de 50 destinatarios. Si se requieren más comunicaciones masivas se debe realizar este procedimiento las veces que sean necesarias. El servidor público designado por el proceso de Gestión TIC S para el apoyo técnico convierte la base de datos a un archivo de tipo.csv. del proceso de Gestión TIC S Comunicació n masiva proyectada. Base de datos consolidada en formato.csv

4 3 Crear masiva La opción de creación de masivas no está habilitada para todos los usuarios, si requiere esta opción solicite la habilitación al proceso de Gestión TIC S. Pasos: 1. Click: Crear masiva 2. Click: Generar Radicación Masiva 3. Diligenciar el formulario de Aplicación de TRD, escogiendo las opciones de: Serie, subserie y tipo de documento. 4. Diligenciar en tipo de radicación: Salida. 5. Adjuntar los archivos: Plantilla comunicación y archivo.csv. 6. Click: Enviar prueba. Orfeo Nota. Esta operación generará un radicado por cada del archivo CSV de origen. Por favor tenga cuidado con esta opción ya que se realizará cambios irreversibles en la base de datos. 4 Verificación y revisión Verificar que las comunicaciones generadas cumplen con todos los parámetros para enviar la comunicación externa. Si es así Click en GUARDAR ARCHIVO. Orfeo 5 Envío de La secretaria o servidor público imprime las comunicaciones, recoge firmas y lleva el documento a para su respectivo envío sea por vía personal, certificado o correo electrónico. Secretaria del líder del proceso 6 Digitalización Se digitaliza la respuesta y se marca como impreso en el ORFEO. Funcionario

5 7 Archivo virtual El servidor público archivará las comunicaciones de salida, luego de haberse tipificado y asignado un expediente. En el servidor rán consignados todos los documentos de entrada y salida para consulta de cualquier interesado(a). Funcionario de Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI.

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