SAP Historia de Éxito Farmacéutica Cofarmen. Cofarmen moderniza su gestión y cambia procesos con el uso de la solución SAP ERP 6.0

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Sara Giménez Sandoval
hace 8 años
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1 Cofarmen moderniza su gestión y cambia procesos con el uso de la solución SAP ERP 6.0

2 Cooperativa Farmacéutica Mendoza (Cofarmen) Industria Farmacéutica Productos y Servicios Compra, almacenamiento y distribución de medicamentos y productos para farmacias Website Soluciones y Servicios SAP SAP ERP 6.0 Módulos FI, CO, MM, SD, PI, WM Partner Adepcon Cofarmen es una de las mayores cooperativas de Distribución servicios de la Argentina. Concentrada en el sector farmacéutico, reúne a más de 600 farmacias asociadas, para las cuales compra, almacena y distribuye medicamentos y otros productos. Con el crecimiento, y el transcurso de los años la cooperativa vio crecer la necesidad de sustituir su sistema de gestión, basado en Cobol, por uno más moderno que asistiese mejor sus actividades. Optó por SAP ERP / 9

Concentrada en el sector farmacéutico, reúne a más de 600 farmacias asociadas, para las cuales compra, almacena y distribuye medicamentos y otros productos.

3 Rol protagónico en el mercado farmacéutico de las provincias de Mendoza y San Juan Cofarmen es una cooperativa de servicios dedicada a la compra, almacenamiento, toma de pedidos y distribución de medicamentos y productos para farmacias. Su área de influencia son las provincias de Mendoza y San Juan, contando con centros logísticos y administrativos en ambas provincias. Actualmente, Cofarmen detiene un 50% de market share en Mendoza y un 33% en la provincia de San Juan. Satisfacer a más de 600 farmacias asociadas es el desafío cotidiano de Cofarmen, para alcanzar su visión de ser la droguería líder en la provisión farmacéutica integral de Mendoza y San Juan, y en la representación de los principios y valores cooperativos. Con una compleja red de distribución que llega dos veces al día a cada una de las farmacias asociadas. Esta satisfacción la logra diariamente llegando a cada socio en tiempo y forma, con los medicamentos y productos solicitados, para que los mismos puedan ser dispensados a los pacientes que acuden a sus farmacias asociadas de Mendoza y San Juan, participando activamente con un rol protagónico en el modelo sanitario de la región. El carácter cooperativo, por lo tanto la estrecha relación con los asociados es la ventaja competitiva de Cofarmen, que acompañada de una gestión liderada por profesionales, son las bases para lograr una empresa solida y sustentable. 600 farmacias asociadas 3 / 9

Actualmente, Cofarmen detiene un 50% de market share en Mendoza y un 33% en la provincia de San Juan.

4 En búsqueda de un sistema de gestión más simple y eficiente Con el crecimiento de sus actividades, Cofarmen sintió la necesidad de migrar su sistema de gestión y principalmente por la obsolescencia de su antiguo sistema. Según el gerente general de la cooperativa, Federico Bohm, el sistema utilizado por ellos desde los años 80 creció junto con la empresa, pero de manera modular. Es importante aclarar que fue un sistema desarrollado a medida, que según pasaron los años y las personas fue creciendo Nuestras necesidades de gestión fueron cambiando y el sistema no soportaba los requerimientos de información que necesitabamos no se actualizó lo suficiente, a punto de ya no atendernos, recuerda. A lo largo del camino, Cofarmen fue actualizandomás servidores y realizó desarrollos internos, que aún así fueron insuficientes para atender a sus demandas. Teníamos un sistema muy grande y cada vez más difícil de mantener desde el punto de vista de costo y de lenguaje, afirma. En 2008, cuando diseñó su plan de profesionalización, la cooperativa definió que la adquisición de un nuevo sistema de gestión sería parte del mismo. En 2010, se inició la evaluación de las soluciones disponibles en el mercado, teniendo en cuenta sus dos principales objetivos de negocio: sostenibilidad y satisfacción de los usuarios por medio de buenos servicios. Teníamos un sistema muy grande y cada vez más difícil de mantener desde el punto de vista de costo y de lenguaje, afirma. Federico Bohm, gerente general de Cofarmen. 4 / 9

Es importante aclarar que fue un sistema desarrollado a medida, que según pasaron los años y las personas fue creciendo Nuestras necesidades de gestión fueron cambiando y el sistema no soportaba los

5 Tecnología de punta y precio El proceso de evaluación del mercado realizado por Cofarmen llevó a la cooperativa SAP ERP 6.0, que fue la solución que se mostró más interesante, tanto desde el punto de vista tecnológico, como desde el punto de vista financiero. Entendemos que SAP ERP era la solución que mejor atendía a las necesidades específicas y particulares de nuestro sector, explica Bohm. Entre éstas, el ejecutivo destaca las necesidades de gestión, logística, financiera y contable. Entendemos que SAP ERP es la solución que mejor atendería a las necesidades específicas y particulares de nuestro sector Federico Bohm, gerente general de Cofarmen 5 / 9

Entendemos que SAP ERP era la solución que mejor atendía a las necesidades específicas y particulares de nuestro sector, explica Bohm.

6 Implementando una nueva solución y nuevos procesos Con la ayuda de Adepcon, partner de SAP, Cofarmen implementó los módulos FI, CO, MM, SD, PI y WM de SAP ERP 6.0. Todo el proyecto fue realizado en 11 meses y el go-live del sistema fue realizado en septiembre de Entre noviembre de 2011 y enero de 2012, es decir, durante la implementación, realizamos la capacitación de los usuarios, enfocado en las capacidades de la herramienta y en el conocimiento de los recursos, explica Bohm. Esto facilitó el proceso de gestión de cambio y cultura dentro de la compañía. De acuerdo con el ejecutivo, el proceso de implementación representó no sólo un cambio en el sistema, sino que también se realizó una reingeniería de procesos de todos los procesos operativos y logísticos. Especialmente porque se realizó en paralelo con la mudanza a una nueva planta de logística al cambio físico de las instalaciones y existencias de la compañía fue transportado y organizado más de 1,5 millón de cajas de medicamentos en tres días. El proyecto generó un impacto enorme de cambio de cultura y trabajo para todo el personal de Cofarmen, dice, recordando que fueron cambios muy importantes. Bohm recuerda que la implementación se realizó en dos etapas, comenzando por la unidad demendoza y, después, en junio de 2013 integrando también la de San Juan. El proyecto contó también con la vinculación desarrollo de un portal de compras web integrado con SAP (ya existente). Durante el proyecto, fueron incorporados dos profesionales especializados en ABAP al área de desarrollo, y la empresa contó con la asistencia de los equipos del partner de SAP en Buenos Aires. La distancia física de Mendoza y San Juan a la capital argentina no representó ningún problema. El proyecto generó un impacto enorme de cambio de cultura y trabajo para los profesionales de Cofarmen Federico Bohm, gerente general de Cofarmen 6 / 9

Entre noviembre de 2011 y enero de 2012, es decir, durante la implementación, realizamos la capacitación de los usuarios, enfocado en las capacidades de la herramienta y en el conocimiento de los

7 SAP ERP 6.0 integrando procesos y áreas de operación La solución SAP ERP 6.0 adoptada por Cofarmen es un software integrado de planificación de recursos corporativos, constituida por cuatro soluciones individuales que sostienen las principales áreas funcionales de las organizaciones y satisfacen las principales necesidades de empresas de todo tipo. SAP ERP nos trae un nivel de integración que no teníamos con la solución anterior, afirma Bohm, destacando que el sistema: Fue desarrollado sobre la plataforma SAP NetWeaver que reduce la complejidad de TI, soportando, al mismo tiempo, la escalabilidad y el crecimiento. Es un software fuertemente integrado, para optimizar la interacción de los procesos de forma multifuncional, posibilitando una estrecha colaboración dentro y fuera de los límites de las organizaciones. Es un software optimizado por características específicas y las mejores prácticas de cada sector. Permite que las empresas reduzcan su costo total de propiedad (TCO). SAP ERP nos brinda un nivel de integración que no teníamos con la solución anterior. Federico Bohm, gerente general de Cofarmen. 7 / 9

organizaciones y satisfacen las principales necesidades de empresas de todo tipo.

8 Control e integración total de los negocios A partir de la operación de SAP ERP 6.0, Federico Bohm destaca una serie de beneficios determinados por Cofarmen, comenzando por la integración integridad de las informaciones. Teníamos informaciones en diferentes módulos del sistema, sistemas, esto generaba trabajos extras y muchas veces manuales, explica, citando también la inexistencia de informes online. Algunos informes requerían de 40 días para su elaboración, hoy tenemos todos al quinto día hábil del mes siguiente, dice. El ejecutivo destaca también beneficios como: fin de trabajos extras y modernización de procesos operativos, logísticos y de auditoría; mayor satisfacción entre los profesionales de la empresa; ampliación del control de existencias, con detalle de lotes, cantidades y ubicación de los medicamentos en los depósitos; informaciones disponibles en tiempo real; reducción de errores en pedidos; rastreo de pedidos en tiempo real; Desde el punto de vista de sistemas, ahora contamos con más seguridad para hacer nuevos desarrollos o interfaces, ya que ahora contamos con ambientes de prueba y operativos distintos, afirma. Algunos informes requerían de 40 días para su elaboración, hoy tenemos todos al quinto día hábil del mes siguiente, dice. Federico Bohm, gerente general de Cofarmen. 8 / 9

Teníamos informaciones en diferentes módulos del sistema, sistemas, esto generaba trabajos extras y muchas veces manuales, explica, citando también la inexistencia de informes online.

9 Ampliando el uso de las soluciones SAP Debido al éxito en la implementación de SAP ERP 6.0, Cofarmen ya inició la implementación de otras soluciones SAP, empezando por SAP BusinessObjects. Las licencias ya fueron adquiridas y la cooperativa ahora analiza la solución de recursos humanos con el objetivo de integrar la nómina salarial al SAP ERP. 9 / 9

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