Charla N 6: Utilidades de Consulta de datos.

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1 1 Charla N 6: Utilidades de Consulta de datos. Objetivos Generales: La manipulación de los datos organizados en forma de lista, donde la lista relaciones diferentes ocurrencias de una información común, poder clasificar, ordenar y filtrar la información según determinados criterios de selección. Objetivos específicos: Definir listas de datos y su relación con bases de datos Ordenamiento de los datos a través de criterios según la naturaleza de los mismos. Como poder filtrar información que cumple con criterios definidos Cálculos automáticos de datos parcialmente comunes Consolidación de hojas para actualizaciones automáticas de totales. Definición de listas Una lista se define en EXCEL como una serie rotulada de filas de hojas de cálculo que contienen grupos similares de datos, como una base de datos de facturas por ejemplo o un conjunto de nombres y números telefónicos de clientes. Una lista puede usarse como una base de datos, donde las filas son registros y las columnas son campos. Para visualizarlo mejor observemos el siguiente ejemplo de un conjunto de datos (lista) acerca de datos de un grupo de facturas organizadas como listas, que funcionan como una base de datos: Este es un campo de la base de datos el cual contiene información de los códigos. Este es una fila que constituye un registro de la base de datos. Elaborada por: Prof. Laura Sarabia

2 2 En este ejemplo se diría que es una lista que conforma una base de datos de facturas, y que contiene: 6 campos, y 11 registros. En Microsoft Excel no hay necesidad de hacer nada especial en la lista para convertirla en una base de datos. Cuando realiza tareas de bases de datos, como buscar, ordenar o efectuar el subtotal de los datos, el programa reconoce la lista como una base de datos. Las columnas de la lista constituyen los campos de la base de datos. Los rótulos ó encabezados de columna en la lista constituyen los nombres de campo de la base de datos (Ej.: CODIGO, CLIENTE, RIF, FECHA, etc.) Cada fila de la lista constituye un registro de la base de datos. Ordenamiento de los datos Consiste en arreglar las líneas (filas o registros) en una lista según el contenido de algunas columnas (campos) en particular. Este ordenamiento se da dependiendo de la definición del criterio para la acción, es decir, si la ordenación va a ser por ejemplo: por código, por nombre por RIF, o por fecha de la factura, siguiendo el ejemplo anterior. Adicionalmente debemos indicar si el ordenamiento va a ser ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). Microsoft Excel usa el siguiente orden ascendente: Números Texto y texto que incluye números (códigos postales, números de piezas, etc.) Valores lógicos Valores de error Espacios en blanco Un orden descendente invierte el orden indicado, salvo para las celdas en blanco, que siempre se ordenan en último lugar. Si el orden resultante no es el esperado, fíjese en el tipo de datos que está ordenando. Para obtener los mejores resultados, asegúrese de que todas las celdas en una columna contengan el mismo tipo de datos (como una columna de nombres deben ser todas las celdas alfabéticas). Introduzca los datos como números o como texto, pero evite tener números en una celda y texto en la celda siguiente. Asegúrese de introducir todos los números ya sea como caracteres numéricos o como texto. Para introducir números como texto, tal como el código postal o el número de una pieza, anteceda el número con un apóstrofo ('98052) o dé formato de texto a la columna antes de introducir los números. Partamos de la siguiente lista de datos para ilustrar la función de ordenamiento, lo primero que se debe realizar es sombrear o seleccionar la lista de datos o la base de datos que se quiere ordenar, y esto se realiza sombreando los datos incluyendo los encabezados de las columnas, como se ilustra a continuación:

3 3 Se incluyen los encabezados de las columnas ya que estos se tomarán como nombre de los campos Si no se seleccionan los datos que serán ordenados al activar la opción ordenar EXCEL presentará el siguiente cuadro de diálogo mostrando la ocurrencia de un error, este cuadro es el siguiente: Una vez sombreado el área de la lista que pasará a ser base de datos se selecciona el comando ordenar dentro de la opción del menú Datos, desplegándose la ficha del comando ordenar: Nosotros podemos ordenar un conjunto de datos por hasta tres criterios distintos, la prioridad de ordenamiento viene dada de arriba hacia abajo, y para cada criterio puede variar si es ascendente o descendente Si hemos incluido dentro de la selección los títulos que identifican a las columnas de datos, debe decir que si hay encabezamientos (que seria la primera), pero si la selección no incluye esta fila, la opción correcta es no. Primer criterio Le permite elegir la columna a partir de la cual desea hacer la ordenación y seleccionar el criterio de ordenación ascendente o descendente Seleccione la opción "Ascendente" para colocar en primer lugar el número menor, el comienzo del alfabeto o la fecha más temprana en la lista de elementos ordenados. Seleccione la opción "Descendente" para colocar en primer lugar el número mayor, el final del alfabeto o la fecha más tardía en la lista de elementos ordenados. Según el ejemplo seleccionaremos ordenar por monto de factura en forma ascendente (de menor a mayor):

4 4 Segundo criterio Dos cuadros adicionales le permiten especificar el criterio con que se deben ordenar las filas si hay elementos duplicados en la columna que especificó previamente. Seleccione la opción "Ascendente" o "Descendente" en cada cuadro para determinar el orden de los datos. Como segundo criterio seleccionaremos por Nombre del Cliente en forma ascendente: Quedando la base de datos ordenada de la siguiente forma: ANTES DE ORDENAR DESPUES DE ORDENAR Existe fila de encabezados Determina si la primera fila de la lista está excluida o incluida cuando se ordenan los datos. Si la lista tiene rótulos de columnas, se selecciona automáticamente la opción "Sí" y la primera fila queda excluida. Seleccione la opción "No" para incluir la primera fila en la ordenación. Opciones Presenta el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, desde el cual puede: Especificar un criterio de ordenación personalizado para la columna especificada en el cuadro Primer criterio. Especificar una ordenación que diferencie las mayúsculas de las minúsculas. Cambiar la orientación de la ordenación de arriba a abajo a de izquierda a derecha. Autofiltro Le permite mostrar sólo aquellas filas de una lista que contienen un cierto valor o que satisfacen un conjunto de criterios. Esta opción es parte del menú datos y despliega la siguiente ventana:

5 5 El comando Autofiltro aplica flechas desplegables directamente a los rótulos de las columnas en la lista. Estas se utilizan para que pueda elegir el elemento que quiere mostrar. Cuando elige un elemento de la lista desplegable, Microsoft Excel oculta temporalmente las filas que no contienen ese elemento. Puede mostrar todos los datos de la lista utilizando el comando Mostrar todo o eliminar las flechas desplegables del filtro automático anulando el comando Filtro automático. Para ilustrar mejor presentaremos la lista que se ha estado usando, a la cual aplicaremos filtros automáticos, para posteriormente filtrar o mostrar exclusivamente las facturas emitidas a crédito: El resultado de este filtro se observaría de la siguiente forma, solo las facturas a crédito: Las filas o registros que no cumplen con la condición automáticamente se ocultan. Subtotales Calcula un subtotal para las columnas seleccionadas e inserta filas de subtotales en la lista actual. Microsoft Excel inserta una fila de subtotal por cada cambio en la columna seleccionada y una fila de total general al final de la lista. Esta opción se encuentra en el menú Datos, opción subtotales. Nota: Importante Ordene la lista con el comando Ordenar antes de usar los subtotales. La lista debe tener rótulos de columna en la primera fila. La ficha de subtotales contiene las siguientes opciones: Especifica la columna que contiene los grupos para los cuales desea subtotales. Haga clic en la flecha desplegable para seleccionar otra columna. Asegúrese de que la columna que usted seleccione sea la columna que utilizó para ordenar la lista.

6 6 Calcula el subtotal usando la función seleccionada. Por configuración predeterminada, Microsoft Excel usa la función Suma para valores numéricos o la función Cuenta para valores de texto. El subtotal calculado aparecerá debajo de la columna seleccionada en el cuadro "Agregar subtotal a". Esta función devuelve este valor en la fila de subtotal Especifica la columna en la que desea que aparezca el subtotal. Puede seleccionar más de una columna. Ubica las filas titulares y la fila del total general debajo de los datos asociados. Desactive esta opción para insertar las filas de subtotal y del total general encima de los datos detallados. Reemplaza todos los subtotales de la lista con los nuevos subtotales seleccionados. Desactive esta opción para conservar los subtotales actuales e insertar nuevos subtotales. Inserta automáticamente un salto de página antes de cada grupo de datos para los cuales se hace un subtotal. Las principales funciones son las permitidas con los datos calculables, tales funciones son: Suma La suma de los elementos Cuenta La cantidad de valores que no son blancos Promedio El promedio de los elementos en el grupo del subtotal Máx El valor numérico más grande en el grupo del subtotal Mín El valor numérico más pequeño en el grupo del subtotal Producto El producto de todos los valores del grupo del subtotal Cuenta núm. La cantidad de registros o filas que contienen datos numéricos en el grupo del subtotal Desvest Una estimación de la desviación estándar de una población basado en una muestra, donde el grupo del subtotal es la muestra Desvestp La desviación estándar de una población, donde el grupo del subtotal es toda la población Var Una estimación de la varianza de una población basada en una muestra, donde el grupo del subtotal es la muestra Varp La varianza de una población donde el grupo del subtotal es toda la población Realicemos un ejemplo para ilustrar la utilización de esta opción, en el cual se calcularán los subtotales de los montos de las facturas generadas a un mismo cliente: Original mente este sería la lista de los datos: Nota: Importante Ordene la lista con el comando Ordenar antes de usar los subtotales. La lista debe tener rótulos de columna en la primera fila.

7 7 Las opciones se seleccionaron como se muestra en la ficha: Subtotales calculados por cada cliente La operación que se realizará será suma, sobre los montos de las facturas Entre las opciones últimas de la ficha se varió solo la última de manera de no mostrar resúmenes debajo de los datos. Los resultados una vez aplicado el comando Subtotales, quedaría de la siguiente forma:

8 8 Consolidación de datos Recopila los datos de una o más áreas fuente y los muestra en una tabla en un área de destino. Areas fuente: son rangos de celdas de donde el comando Consolidar obtiene los datos para resumir en un área de destino especificada. Las áreas fuentes pueden estar en la hoja de cálculo activa, en otras hojas de cálculo del mismo libro de trabajo inactivos o cerrados. Areas Destino: son rangos de celdas que selecciona el usuario para conservar los datos resumidos al usar el comando Consolidar. El área destino puede estar en la misma hoja de cálculo que los datos fuente o en una hoja de cálculo diferente. Para consolidar datos, primero defina un área de destino en donde la información recopilada pueda aparecer. Recuerde que el destino puede estar en la misma hoja de cálculo que los datos fuente, en otra hoja de cálculo o en otro libro de trabajo. Después, seleccione las áreas fuentes de los datos que desea consolidar. Recuerde que las fuentes pueden estar en una hoja de cálculo, en varias hojas de cálculo o en varios libros de trabajo. Cuando varias áreas fuente contienen datos similares pero están dispuestos de manera diferente, este comando puede consolidar los datos por categoría, usando rótulos. Si consolida por categorías usando rótulos, debe incluir los rótulos que desea que aparezcan en el área de destino, en las selecciones de las áreas fuente. Cuando varias áreas fuente incluyen categorías de datos similares dispuestos de manera idéntica, este comando puede consolidar los datos según la posición, utilizando referencias de celdas y de archivos para guiar la presentación de la tabla de consolidación. Si consolida por posición usando referencias de celdas, no incluya rótulos de categoría en las áreas fuente que selecciona. Este comando puede consolidar datos con vínculos a hojas de cálculo con fuentes externas.

9 9 Ilustrando con un ejemplo, una empresa de seguros tiene un libro de trabajo conformado por cuatro sucursales, y quiere tener una hoja de consolidación que automáticamente se modifique al actualizar los datos de cualquiera de las sucursales. Primero preparamos la hoja que contendrá los datos consolidados de todas las sucursales: Se prepara el formato manteniendo la misma estructura de las hojas de datos de cada sucursal. Sombreamos el área que contendrá la suma de los datos de todas las sucursales, los cuales están ubicados en otras hojas, definiendo de esta forma el área destino. Luego se comienza a definir el área origen de donde se tomarán los datos de cada una de las sucursales: Se coloca el apuntador o cursor en el área de referencias y posteriormente se oprime el botón Agregar para incluirlo como elemento de la consolidación También se seleccionó Crear vínculo para que automáticamente actualice los datos de la hoja consolidación en caso de que ocurra un cambio en cualquiera de las hojas de las sucursales. Una vez definido el vínculo de consolidación se despliega en la hoja consolidada el resultado:

10 10 El resultado de la suma de todas las sucursales Si se oprime los números ubicados en la par te superior los cuales indican los niveles de detalle para mostrar la información, en la forma como se mostraron anteriormente se encuentran en el nivel 1. Para observar el nivel dos oprimimos el botón 2 y se muestra: Si se quiere resumir toda se oprime de nuevo el botón 1. Se puede resumir la información individualmente por ramo, oprimiendo los b

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