UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

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1 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) MANUAL PASO A PASO PARA LA TRAMITACION DE PERMISOS DE CONSTRUCCION DE VIVIENDAS UNIFAMILIARES DE HASTA 300M2, UTILIZANDO LA EXTENSION DE CONSTRUCCION DEL PMI Y EL PMBOK. ISABEL AGUILAR COTO PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMNISTRACION DE PROYECTOS San José, Costa Rica Agosto, 2010.

2 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos Ing. Mario López, MAP PROFESOR TUTOR Ing. Ramiro Fonseca, MAE LECTOR No.1 Ing. Carlos Brenes, MAP LECTOR No.2 Ing. Isabel Aguilar Coto SUSTENTANTE ii

3 DEDICATORIA Dedico esta tesis a Dios primeramente por haberme guiado hasta donde estoy, profesional y personalmente. A mis padres, Irene y Fernando, que han sido el bastón robusto y sincero, abrigando mi espalda en todo momento, de quien rescato su apoyo incondicional y su cariño profundo. A mi esposo Daniel y mi hijo Santiago, mi mayor inspiración y anhelo. Buscando unidos el amor profundo y el crecimiento personal, individual y sobretodo fraternal. iii

4 RECONOCIMIENTOS Agradezco al director de carrera, Ramiro Fonseca, MAE, quien me inspiró a escoger este tema. A mi tutor Mario López, quien desinteresadamente accedió a profundizar de mi mano la riqueza del tema en cuestión. Y por último, pero no menos importante a mi lector Carlos Brenes y demás personas que de una u otra forma aportaron su granito para lograr éste éxito. iv

5 INDICE DE CONTENIDO DEDICATORIA... III RECONOCIMIENTOS... IV INDICE DE CONTENIDO... V INDICE DE GRAFICOS... VIII INDICE DE FIGURAS... VIII INDICE DE CUADROS... IX INDICE DE ABREVIACIONES... X RESUMEN EJECUTIVO... XI 1 INTRODUCCION ANTECEDENTES PROBLEMÁTICA JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO SUPUESTOS RESTRICCIONES OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS MARCO TEORICO ANTECEDENTES DE LA CONSTRUCCIÓN DE VIVIENDAS UNIFAMILIARES EN COSTA RICA Área de Construcción en m2 por tipo de obra Distribución geográfica de m TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (PMBOK, 2008) Áreas de Conocimiento de la Administración de Proyectos (PMBOK, 2008) 15 3 MARCO METODOLOGICO FUENTES DE INFORMACIÓN MÉTODO DE INVESTIGACIÓN HERRAMIENTAS DE INVESTIGACIÓN Información bibliográfica Juicio Experto Programas de cómputo v

6 4 DESARROLLO TRAMITOLOGÍA Trámite físico CFIA Trámite Digital CFIA- APC HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA APC ANÁLISIS DE RIESGOS IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ANÁLISIS CUALITATIVO Y CUANTITATIVO RECLAMOS Y PREGUNTAS FRECUENTES RECLAMOS PREGUNTAS FRECUENTES DEL SISTEMA APC PRESUPUESTO GENERAL CFIA MUNICIPALIDADES CRONOGRAMA DE TRAMITOLOGÍA CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA ANEXOS ANEXO 1. ACTA (CHARTER) DEL PROYECTO ANEXO 2. CRONOGRAMA PFG ANEXO 3. MACHOTE DECLARACIÓN JURADA CFIA ANEXO 4. FORMULARIO DE INEC ANEXO 5. FORMULARIO FÍSICO PERMISO. MUNICIPALIDAD DE CURRIDABAT ANEXO 6. BOLETA ELÉCTRICA ANEXO 7. PROCEDIMIENTO VIRTUAL SISTEMA APC. EJEMPLO ANEXO 7.1. INGRESO A PANTALLA PRINCIPAL APC ANEXO 7.2. PANTALLA PRINCIPAL: LOS MENÚS DE ACCIONES ANEXO 7.3. LLENADO DE PRIMERA PÁGINA DE CONTRATO ANEXO 7.4. LLENADO DE SEGUNDA PÁGINA DE CONTRATO ANEXO 7.5. LLENADO DE TERCERA PÁGINA DE CONTRATO ANEXO 7.6. INFORMACIÓN DEL PROYECTO ANEXO 7.7. NOTIFICACIÓN Y VALIDACIÓN AL PROFESIONAL RESPONSABLE ANEXO 7.8. RECHAZO POR PARTE DEL PROFESIONAL RESPONSABLE ANEXO 7.9. TASACIÓN DEL PROYECTO vi

7 ANEXO FORMALIZACIÓN DE LA DECLARACIÓN JURADA ANEXO PAGO DE MONTO TASADO ANEXO DESCARGA DE PLANOS ANEXO TRAMITE SOLICITUD PERMISO MUNICIPAL ANEXO RECHAZO DE PARTE DE MUNICIPALIDAD ANEXO PAGO PERMISO MUNICIPAL ANEXO APROBACIÓN PERMISO MUNICIPAL ANEXO VISUALIZACIÓN DEL PERMISO MUNICIPAL ANEXO 8. CONTRATO SERVICIOS PROFESIONALES CFIA. CASA HABITACIÓN, HEREDIA ANEXO 9. DECLARACIÓN JURADA. CASA HABITACIÓN, HEREDIA ANEXO 10. CONSULTA DE PROYECTOS CFIA. CASA HABITACIÓN, HEREDIA ANEXO 11. TASACIÓN. CASA HABITACIÓN, HEREDIA vii

8 INDICE DE GRAFICOS GRAFICO 1. DISTRIBUCIÓN RELATIVA DE M2 POR TIPO DE OBRA, ENERO-MAYO GRAFICO 2. DISTRIBUCIÓN RELATIVA DE M2 POR PROVINCIA, ENERO-MAYO GRAFICO 3. PROCEDIMIENTO GENERAL DE TRÁMITES PARA EL VISADO DE PLANOS EN VENTANILLA ÚNICA GRAFICO 4. PROCEDIMIENTO GENERAL DE TRÁMITES PARA LA OBTENCIÓN DE PERMISOS DE CONSTRUCCIÓN, POR MEDIO DEL SISTEMA APC, DEL CFIA INDICE DE FIGURAS FIGURA 1. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ÁREAS DEL CONOCIMIENTO FIGURA 2. IMPROVISACIÓN-PARCHE-CIERRE FIGURA 3. TRIANGULO DEL ALCANCE- TIEMPO- COSTO- CALIDAD viii

9 INDICE DE CUADROS CUADRO 1. TOTAL DE METROS CUADRADOS REGISTRADOS ANTE CFIA: VARIACIÓN MENSUAL ENERO-MAYO:2008, 2009, CUADRO 2. TOTAL DE METROS CUADRADOS REGISTRADOS ANTE CFIA POR TIPO DE OBRA: VARIACIÓN MENSUAL ENERO-MAYO:2008, 2009, CUADRO 3. TOTAL DE METROS CUADRADOS REGISTRADOS POR PROVINCIA ANTE CFIA: 2008, 2009, CUADRO 4. RAZONES PARA UTILIZAR EL JUICIO DE EXPERTOS CUADRO 5. RESUMEN PARA EL DESARROLLO DEL MARCO METODOLÓGICO CUADRO 6. GUÍA DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE INICIO DE TRÁMITE DE PERMISOS CUADRO 7. GUÍA DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE TRÁMITE DE PERMISOS. 67 CUADRO 8. GUÍA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PERMISOS PARA UN PROYECTO ÚNICO CUADRO 9. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS CUADRO 10. MATRIZ IDENTIFICACIÓN DE CATEGORÍA DE RIESGO SEGÚN I Y P CUADRO 11. MATRIZ DE RIESGOS (PXI) CUADRO 12. MATRIZ DE MITIGACIÓN DE RIESGOS ix

10 INDICE DE ABREVIACIONES APC: Administración de Proyectos de Construcción CFIA: Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica CNE: Comisión Nacional de Emergencias EDT: Estructura de Trabajo ICE: Instituto Costarricense de Electricidad INCOFER: Instituto Costarricense de Ferrocarriles INEC: Instituto Nacional de Estadísticas y Censos INVU: Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo MINAE: Ministerio Nacional del Ambiente y Energía MOPT: Ministerio de Obras Públicas y Transportes PFG: Proyecto Final de Graduación PMI: Siglas en inglés del Instituto de Administración de Proyectos (Project Management Institute) SETENA: Secretaria Técnica Nacional Ambiental x

11 RESUMEN EJECUTIVO A nivel de tramitología Costa Rica se ha visto en un nivel muy bajo, considerando que el trámite no ha permitido la agilidad en la obtención de los permisos. Los costarricenses nos hemos visto expuestos a burocráticas decisiones que han afectado directa o indirectamente nuestros proyectos. Adicionalmente, hemos tenido que lidiar con la diferencia de criterios entre las 81 Municipalidades existentes, provocando aun más disconformidad en el tema. Planificar un proyecto resuelve el tema de ineficacia durante la ejecución del mismo, mas sin embargo, existen muchas situaciones de las cuales no tenemos injerencia por un tema político, entre otros. Debido al atraso de muchos proyectos de vivienda por la falta de permisos o por la mala planificación de estos, ocasionando una pérdida tanto en tiempo como en costo para el proyecto, se tomó como objetivo principal elaborar un Manual paso a paso para proyectos de diseño, tramitación de permisos y construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300 m2, para poder asegurar un orden en el planeamiento de la obtención de los permisos del proyecto y tener un control sobre la cantidad de permisos a tramitar y la dependencia unos de otros. Como objetivos específicos se plantaron ocho, los cuales son: Redactar el manual de forma que sea amigable con todos los usuarios, iidentificar los permisos necesarios para la construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300m2 y los entes reguladores, establecer las herramientas de seguimiento y control a utilizar para la tramitología de permisos, diseñar un flujograma para la descripción de permisos para la construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300m2, identificar los riesgos de cada etapa y proponer acciones correctivas., evaluar las preguntas frecuentes, con el fin de poder establecer respuestas para mejorar los sistemas de tramitología, crear un presupuesto general con respecto al costo que genera la tramitación de permisos en general y establecer los responsables y tiempos aproximados para la obtención de los permisos. Para la elaboración de éste Manual se utilizó la extensión de construcción del PMI y el PMBOK 4ta edición, como herramientas fundamentales estudiadas durante ésta maestría. Además, se evaluaron los requisitos en tramitología de permisos de construcción de las siguientes municipalidades: Curridabat, Escazú, Santa Ana, Cartago y Heredia, tomándolas como la muestra dentro de las 81 existentes. Se contó con el aporte en la web de información respecto a la tramitología de permisos. Específicamente, se contó con la información actual con respecto al sistema APC (Administración de Proyectos de Construcción), del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos. La metodología utilizada para realizar el presente proyecto constó de varias técnicas de recolección de información y varios métodos para analizar esa información recolectada. Se contó con varias fuentes primarias la cuales son personas con muchos años de experiencia en el desarrollo de diferentes proyectos xi

12 de vivienda y sus respectivos permisos y toda la tramitología de ellos y a la vez se utilizó bibliografía para sustentar y desarrollar los objetivos específicos del presente proyecto. Se utilizó la investigación de campo y documental. Documental ya que se aportó bibliografía como sustento teórico y como una posible guía para el desarrollo de los objetivos específicos y la investigación de campo pues se entrevistó a profesionales con experiencia relevante al tema desarrollado y que ayudaron a definir los permisos, la secuencia y la estructura para la creación de la guía.. A la vez se utilizó el método particular de observación por entrevista no estructurado, ya que se contó con el aporte de profesionales expertos en tema de permisos, quienes aportaron información y hechos, que sirvieron de base para el desarrollo de los objetivos Los resultados obtenidos mediante este PFG, son herramientas fundamentales para todo aquel usuario que le compete el tema de la tramitología de permisos. La versatilidad del sistema APC, ha venido a facilitar, no al cien por ciento, pero sí a un alto nivel la tramitología en el país. Al contar con este sistema, el trámite físico ha podido disminuir considerablemente y así poder de algún modo lograr que el equipo de trabajo en el CFIA complete sus propósitos en tiempos efectivos. Este Manual se fundamenta en la necesidad diaria que todos tenemos, de poder, en forma rápida consultar los requerimientos básicos para realizar trámites de permisos de construcción, valorando detalladamente al CFIA, y a las municipalidades relacionadas. Adicionalmente, este Manual contempla detalle paso a paso de los requerimientos de láminas en el diseño, de los requisitos generales y de la información fundamental de los responsables de la obra. Conforme pasa el tiempo la herramienta del APC se convierte en algo indispensable para la tramitación de permisos. xii

13 1 1 INTRODUCCION 1.1 Antecedentes El crecimiento de la población, las necesidades del desarrollo económico y social y la apertura a obtener mejores inversiones con bancos nacionales y transnacionales, generan la necesidad de auto desarrollarnos en el tema de la tramitología en la construcción. Poco a poco nuestra sociedad se ha ido concientizando sobre la necesidad de la simplificación de trámites, más allá de los procesos, culturizando a la misma población al respecto. Sin embargo, y pese a los esfuerzos no se cuenta con un manual a mano para poder realizar todos los trámites relacionados con la obtención de los permisos de construcción a raíz de un diseño o anteproyecto elaborado y planificado. 1.2 Problemática En el sector de desarrollo de proyectos de construcción es muy común ver problemas ocasionados con temas relacionados a permisos. Es común ver proyectos que sufren atrasos en tiempo ya que no cuentan con los respectivos permisos para desarrollarlos. La diversificación de criterios entre las municipalidades complica aún más la tramitación. Se observa de manera continua que durante la obtención de permisos, se realizan rechazos por razones incongruentes entre las mismas entidades públicas, lo cual crea confusión para el usuario. Adicionalmente, y con el crecimiento constructivo que se ha venido dando en los últimos años, nos encontramos con muchos proyectos tramitados en cola, lo cual adiciona más atrasos a la obtención de los permisos.

14 2 1.3 Justificación del proyecto El Manual paso a paso, vendría siendo una herramienta útil para todas aquellas personas que constantemente realizan trámites para construir viviendas unifamiliares de hasta 300 m2. Este manual tendría identificadas las entidades pertinentes y necesarias para poder obtener permisos de construcción. Adicionalmente se tendría un capitulo para preguntas frecuentes, con el fin de ayudar al usuario final. 1.4 Supuestos Como supuestos podemos decir que se contará con la colaboración por parte de las entidades públicas para el suministro de información, que se tendrá únicamente enfoque en los permisos necesarios para las viviendas unifamiliares de hasta 300m2 y que se contará con el aporte en la web de información respecto a la tramitología de permisos. Específicamente, se contará con la información actual con respecto al sistema APC, del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos. 1.5 Restricciones Entre las restricciones que presenta el proyecto podemos encontrar la discrepancia entre municipalidades con respecto a la tramitología de permisos y la información limitada. 1.6 Objetivo general Como objetivo general se planteó Desarrollar un Manual paso a paso para la tramitación de permisos de construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300 m2, utilizando la extensión de construcción del PMI y el PMBOK.

15 3 1.7 Objetivos específicos Se establecieron como objetivos específicos los siguientes: Redactar el Manual de forma que sea amigable con todos los usuarios, para la obtención de permisos de construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300m2. Identificar los permisos necesarios para la construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300m2 y los entes reguladores. Establecer las herramientas de seguimiento y control a utilizar para la tramitología de permisos, para poder monitorear individual y grupalmente los permisos en ejecución. Diseñar un flujograma para la descripción de permisos para la construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300m2. Identificar los riesgos de cada etapa y proponer acciones correctivas, para disminuir al máximo las posibilidades de afectación durante la tramitología. Evaluar reclamos de parte de los usuarios y/ preguntas frecuentes, con el fin de poder establecer respuestas para mejorar los sistemas de tramitología. Crear un presupuesto general con respecto al costo que genera la tramitación de permisos en general, para valorar la inversión a realizar por parte del interesado. Establecer los responsables y tiempos aproximados para la obtención de los permisos.

16 4 2 MARCO TEORICO 2.1 Antecedentes de la Construcción de Viviendas Unifamiliares en Costa Rica Definición de Vivienda Unifamiliar: edificio de uso mayoritariamente residencial que no dispone de acceso y servicios comunes para más de dos viviendas. Vivienda para una sola familia. No existe un patrón que indique que conforme avanzan los años aumentan los metros cuadrados de construcción, por el contrario podemos observar en el Cuadro 1, en Enero del 2008, se construyeron m2, comparado con el Enero del 2010, en donde únicamente se construyeron m2. Particularmente y observando las estadísticas del Cuadro 1, podemos observar que de Enero - Mayo 2009 bajaron los m2 de construcción registrados ante el CFIA, comparados con 2008 y Cuadro 1. Total de metros cuadrados registrados ante CFIA: Variación mensual Enero-Mayo:2008, 2009, Fuente. CFIA, 2010

17 5 En los primeros cuatro meses del 2010 generó una superficie total registrada por el CFIA de m²; -35,27% ( m2) respecto a Enero- Mayo 2009 en donde se reportaron m². Al observar la tendencia por período anual, en el último cuatrienio, el 2008 concentró el mayor crecimiento comparativo en m Área de Construcción en m2 por tipo de obra La distribución de m2 entre obras de Enero-Mayo 2010, hace de la obra habitacional la de mayor concentración con un total de m2 (34,64%); seguido por las categorías de Urbanístico 29,32% ( m2) ; Comercial 16,68% ( m2); Industrial 7,47% ( m2), y Institucional 4,19% ( m2), entre las primeras cinco categorías. Con menor participación se ubican las obras en las áreas de Religioso 0,13% y Agroindustrial 0,28%. Según se observa en el Cuadro N.2 (CFIA 2010) y en el Grafico 2 (Elaboración propia 2009).

18 6 Cuadro 2. Total de metros cuadrados registrados ante CFIA por tipo de obra: Variación mensual Enero-Mayo:2008, 2009, 2010.

19 Habitacional Urbanistico Comercial Industrial Institucional Obras Complementarias Deportivo Sanitario Turístico Salud Agroindustrial Religioso 4% 1% 1% 1% 1% 0% 0% 7% 4% 35% 17% 29% Fuente: Elaboración propia Grafico 1. Distribución Relativa de m2 por tipo de obra, Enero-Mayo 2010

20 Distribución geográfica de m2 En el período Enero-Abril 2009, la provincia de San José concentró el 37,22% de los nuevos m2, 10,04% respecto a Enero-Abril 2008; seguida de Guanacaste 19,11%, y Alajuela 11,64%. El decrecimiento comparativo se presentó en las provincias de Heredia -74,30, Cartago -69,27%, Alajuela -56,47% m2; Puntarenas -56,43%, y Guanacaste -23,82%. San José 10,04%, y Limón 73,80%, evidenciaron crecimientos comparativos en m2 respecto al Según se observa en el Cuadro N.3 (CFIA 2010), en el Grafico 2 (Elaboración propia). Cuadro 3. Total de metros cuadrados registrados por provincia ante CFIA: 2008, 2009, Fuente. CFIA, 2010

21 SAN JOSE ALAJUELA GUANACASTE PUNTARENAS HEREDIA CARTAGO LIMON 14% 8% 7% 23% 26% 12% 10% Fuente: Elaboración propia Grafico 2. Distribución Relativa de m2 por Provincia, Enero-Mayo 2010

22 Teoría de la Administración de proyectos Las empresas ubicadas en el sector de la construcción, están caracterizadas por ser orientadas a proyectos, de donde nace la necesidad de establecer una administración de proyectos que suministre orden a nivel organizacional y de proyectos. Un proyecto se puede definir como un conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto o servicio único, (Chamoun, Y 2002.). El PMBOK Guide (PMI, 2008), define proyecto como esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Gido y Clements (2003), definen un proyecto como el intento de lograr un objetivo específico mediante un grupo exclusivo de tareas interrelacionadas y la utilización efectiva de los recursos. Otro concepto de proyecto es conjunto armónico de objetivos, políticas, metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con determinados recursos. Sus resultados son "bienes de capital" Según el PMBOK Guide (PMI, 2008), un proyecto puede generar: - un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en sí mismo, - la capacidad de realizar un servicio (por ej., una función comercial que brinda apoyo a la producción o distribución), o - un resultado tal como un producto o un documento (por ej., un proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad). Entre los ejemplos de proyectos, Fuente PMBOK Guide (PMI, 2008), se incluye: - desarrollar un nuevo producto o servicio, - implementar un cambio en la estructura, el personal o el estilo de una

23 11 - organización, - desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o modificado, - construir un edificio o una infraestructura, o - implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio. Dirección de Proyectos según PMBOK Guide (PMI, 2008) La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 42 procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente, que conforman los 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos de procesos son: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre. Dirigir un proyecto por lo general implica: identificar requisitos abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto, equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con: - el alcance, - la calidad, - el cronograma, - el presupuesto, - los recursos y - el riesgo.

24 12 Figura 1. Ciclo de vida del proyecto y áreas del conocimiento Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (PMBOK, 2008) Grupo del Proceso de Iniciación. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase. Grupo del Proceso de Planificación. Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto. Grupo del Proceso de Ejecución. Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Grupo del Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

25 13 Grupo del Proceso de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Los procesos de dirección de proyectos se presentan como elementos diferenciados con interfaces bien definidas. Sin embargo, en la práctica se superponen e interactúan en formas que aquí no se detallan totalmente. La mayoría de los profesionales con experiencia en este ámbito reconocen que existe más de una forma de dirigir un proyecto. Los grupos de procesos requeridos y los procesos que los constituyen sirven de guía para aplicar conocimientos y habilidades apropiados en materia de dirección de proyectos durante el proyecto. La aplicación de los procesos de dirección de proyectos es iterativa y muchos procesos se repiten durante el proyecto. La naturaleza integradora de la dirección de proyectos requiere que el Grupo del Proceso de Seguimiento y Control interactúe con los otros grupos de procesos. Además, dado que la dirección de un proyecto es un esfuerzo finito, el Grupo del Proceso de Iniciación comienza el proyecto mientras que el Grupo del Proceso de Cierre lo finaliza. Los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos se vinculan entre sí a través de los resultados que producen. Los grupos de procesos rara vez son eventos diferenciados o únicos; son actividades superpuestas que tienen lugar a lo largo de todo el proyecto. La salida de un proceso normalmente se convierte en la entrada para otro proceso o es un entregable del proyecto. El Grupo del Proceso de Planificación suministra al Grupo del Proceso de Ejecución el Plan para la Dirección del Proyecto y los documentos del proyecto y, conforme el proyecto avanza, a menudo exige actualizar el plan para la dirección del proyecto y dichos documentos. Cuando el proyecto está dividido en fases, los grupos de procesos interactúan dentro de cada fase.

26 14 Un ejemplo de esto sería la salida de una fase de diseño, que requiere la aceptación del documento de diseño por parte del cliente. El documento de diseño proporciona, una vez que está disponible, la descripción del producto para los grupos de procesos de planificación y de ejecución en una o más fases subsiguientes. Cuando un proyecto se divide en fases, los grupos de procesos se activan según resulte apropiado a fin de conducir eficazmente el proyecto hacia su cierre de una manera controlada. En proyectos de fases múltiples, los procesos se repiten dentro de cada fase hasta que se cumplan los criterios para concluir la fase. En contraste con ésta práctica de cinco procesos para el desarrollo de proyectos, el esquema tradicional podría ilustrarse en solo tres procesos, como mostramos en la figura siguiente: improvisación parche- cierre. Figura 2. Improvisación-parche-cierre - Por lo general no formalizamos ni documentamos el inicio del proyecto compartiendo la visión y objetivos con los involucrados. - Comúnmente no implementamos un Plan de Proyecto que considere e integre todos los factores del mismo. - El enfoque está dedicado a la corrección más que a la prevención de problemas

27 15 - En muchos casos no existe un estándar preestablecido de reportes y controles efectivos y puntuales; estos los presentamos sobre la marcha basándonos en la prueba y el error Áreas de Conocimiento de la Administración de Proyectos (PMBOK, 2008) Gestión de la Integración del Proyecto La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y las actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos. En el contexto de la dirección de proyectos, la integración incluye características de unificación, consolidación, articulación, así como las acciones integradoras que son cruciales para la terminación del proyecto, la gestión exitosa de las expectativas de los interesados y el cumplimiento de los requisitos. Los procesos de Gestión de la Integración del Proyecto incluyen: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Es el proceso que consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Es el proceso que consiste en monitorear, revisar y regular el avance a fin de cumplir con

28 16 los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. Realizar el Control Integrado de Cambios Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los cambios y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto. Cerrar Proyecto o Fase Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Gestión del Alcance del Proyecto La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente) el trabajo requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. Los procesos de Gestión del Alcance del Proyecto incluyen: Recopilar Requisitos Es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Definir el Alcance Es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. Crear la EDT Es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. Verificar el Alcance Es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado. Controlar el Alcance Es el proceso que consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y en gestionar cambios a la línea base del alcance.

29 17 Gestión del Tiempo del Proyecto La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para gestionar la finalización del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto incluyen: Definir las Actividades Es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. Secuenciar las Actividades Es el proceso que consiste en identificar y documentar las interrelaciones entre las actividades del proyecto. Estimar los Recursos de las Actividades Es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad. Estimar la Duración de las Actividades Es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados. Desarrollar el Cronograma Es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. Controlar el Cronograma Es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma. Gestión de los Costos del Proyecto La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Los procesos de Gestión de los Costos del Proyecto incluyen: Estimar los Costos Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

30 18 Determinar el Presupuesto Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada. Controlar los Costos Es el proceso que consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. Gestión de la Calidad del Proyecto La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido. Implementa el sistema de gestión de calidad por medio de políticas y procedimientos, con actividades de mejora continua de los procesos llevados a cabo durante todo el proyecto, según corresponda. Los procesos de Gestión de la Calidad del Proyecto incluyen: Planificar la Calidad Es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrará el cumplimiento con los mismos. Realizar el Aseguramiento de Calidad Es el proceso que consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales. Realizar el Control de Calidad Es el proceso por el que se monitorean y registran los resultados de la ejecución de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar cambios necesarios. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto

31 19 está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto. Los procesos de Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluyen: Desarrollar el Plan de Recursos Humanos Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se crea el plan para la dirección de personal. Adquirir el Equipo del Proyecto Es el proceso por el cual se confirman los recursos humanos disponibles y se forma el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto. Desarrollar el Equipo del Proyecto Es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto. Dirigir el Equipo del Proyecto Es el proceso que consiste en dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluyen: Identificar a los Interesados Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones que reciben el impacto del proyecto, y en documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto.

32 20 Planificar las Comunicaciones Es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones. Distribuir la Información Es el proceso para poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido. Gestionar las Expectativas de los Interesados Es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan. Informar el Desempeño Es el proceso de recopilación y distribución de la información sobre el desempeño, incluidos los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones. Gestión de los Riesgos del Proyecto La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto. Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto. Los procesos de Gestión de los Riesgos del Proyecto incluyen: Planificar la Gestión de Riesgos Es el proceso por el cual se define cómo realizar las actividades de gestión de los riesgos para un proyecto. Identificar los Riesgos Es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus características. Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos Es el proceso que consiste en priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.

33 21 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos Es el proceso que consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto. Planificar la Respuesta a los Riesgos Es el proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Monitorear y Controlar los Riesgos Es el proceso por el cual se implementan planes de respuesta a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa el proceso de riesgos a través del proyecto. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto a fin de realizar el trabajo. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios necesarios para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyen: Planificar las Adquisiciones Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el proyecto; se especifica el enfoque y se identifican los posibles vendedores. Efectuar las Adquisiciones Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. Administrar las Adquisiciones Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos, y efectuar cambios y correcciones según sea necesario. Cerrar las Adquisiciones Es el proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto.

34 22 Triangulo del Alcance- Tiempo- Costo- Calidad El triángulo Alcance-Tiempo-Costo-Calidad está cimentado por dos áreas de alta repercusión para el éxito del proyecto: Recursos Humanos y Comunicación. Muchos proyectos fallan por deficiencias en la selección e integración de equipos de trabajo y/o comunicación deficiente. Fuente: Elaboración propia Figura 3. Triangulo del Alcance- Tiempo- Costo- Calidad Existe además para los proyectos de construcción, cuatro áreas del conocimiento adicionales, (PMBOK, 2002).

35 23 Gestión de la Seguridad Ocupacional La Gestión de Seguridad Ocupacional describe los procesos requeridos para asegurar que la construcción del proyecto es ejecutada con el apropiado cuidado, para prevenir accidentes que causen o tengan el potencial de lesiones personales o a la propiedad.

36 24 Gestión Ambiental La Gestión Ambiental describe los procesos requeridos para asegurar que el impacto de la ejecución del proyecto al ambiente quedará dentro de los límites establecidos en los permisos legales. Gestión Financiera La Gestión Financiera describe los procesos para adquirir y administrar los recursos financieros para el proyecto y se enfoca en la fuente de ingreso de los recursos financieros y analizar / actualizar el flujo de caja neto para la construcción más que en la administración del costo. Gestión de Reclamos La Gestión de Reclamos describe los procesos requeridos para eliminar o prevenir los reclamos desde que surgen y para darles tratamiento expedito, si ocurren.

37 25 3 MARCO METODOLOGICO El presente trabajo tiene como propósito elaborar un Manual paso a paso para proyectos de diseño, tramitación de permisos y construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300m2, utilizando la Extensión de construcción del PMBOK elaborada por el PMI. A continuación se presenta el marco metodológico el cual describe cada uno de los métodos, técnicas, procedimientos y demás herramientas que se utilizaron de alguna manera para realizar el trabajo. 3.1 Fuentes de información Las fuentes de información serán los lugares donde se encuentran los datos requeridos, que posteriormente se pueden convertir en información útil para el investigador. Los datos son todos aquellos fundamentos o antecedentes que se requieren para llegar al conocimiento exacto de un objeto de estudio. Estos datos, que se deben recopilar de las fuentes, tendrán que ser suficientes para poder sustentar y defender un trabajo (Eyssautier, 2002). Fuentes Primarias: Se refieren a aquellos portadores originales de la información que no han retransmitido o grabado en cualquier medio o documento la información de interés. Esta información de fuentes primarias la tiene la población misma. Para extraer los datos de esta fuente se utilizara el método de encuesta, de entrevista, experimental o por observación (Eyssautier, 2002). En el proyecto se contará con varias fuentes primarias las cuales son personas con muchos años de experiencia en la construcción de proyectos habitacionales similares en tamaño y complejidad al proyecto en estudio y sus respectivos permisos y la tramitología que respecta para cada uno. Estas fuentes serán de suma importancia por la experiencia que han adquirido.

38 26 Estas personas serán entrevistadas para poder aportar al proyecto los procedimientos a seguir para la obtención de permisos. Fuentes Secundarias: Se refieren a todos aquellos portadores de datos e información que han sido previamente retransmitidos o grabados en cualquier documento, y que utilizan el medio que sea. Esta información se encuentra a disposición de todo investigador que la necesite (Eyssautier, 2002). Se utilizará bibliografía para sustentar y desarrollar los objetivos específicos del presente proyecto. La bibliografía a consultar ayudará a fundamentar y crear las herramientas necesarias para el control de los permisos, definir roles y responsabilidades, identificar riesgos y planificar las tareas. Las fuentes secundarias servirán de apoyo a las fuentes primarias y darán respaldo teórico al desarrollo y conclusiones del presente proyecto. Investigación mixta: Corresponde a trabajos de investigación en cuyo método de recopilación y tratamiento de datos se conjuntan la investigación documental con la de campo, con el propósito de profundizar en el estudio del tema propuesto para tratar de cubrir todos los posibles ángulos de exploración. Al aplicar ambos métodos se pretende consolidar los resultados obtenidos (Muñoz, 1998). En el presente proyecto se utilizará la investigación de campo y documental. Documental ya que se aportará bibliografía como sustento teórico y como una posible guía para el desarrollo de los objetivos específicos y la investigación de campo ya que se entrevistaran a profesionales con experiencia relevante al tema a desarrollar y que ayudarán a definir los permisos, la secuencia y la estructura a desarrollar para la definición de la guía.

39 Método de Investigación El método es la ruta que se sigue en las ciencias para alcanzar un fin propuesto; y la metodología, el cuerpo de conocimiento que describe y analiza los métodos para el desarrollo de una investigación. Ambos se han particularizado, y son objeto de un tratamiento especial de acuerdo con cada ciencia particular (Eyssautier, 2002). Los métodos de investigación son procedimientos ordenados que se siguen para establecer el significado de los hechos y fenómenos hacia los que se dirige el interés para encontrar, demostrar, refutar, descubrir y aportar al conocimiento. Existen muchas versiones de métodos, y en general implican procesos de análisis, síntesis, inducción y deducción. A continuación se indican brevemente algunas de ellas: Método analítico-sintético: Descompone una unidad en sus elementos más simples, examina cada uno de ellos por separado, volviendo a agrupar las partes para considerarlas en conjunto. El método analítico es la observación y examen de hechos. Este método distingue los elementos de un fenómeno y permite revisar ordenadamente cada uno de ellos por separado, para luego establecer leyes universales. Para llevar a cabo una investigación analítica, el especialista tiene que cubrir sistemáticamente varias fases de manera continua: 1) observación;

40 28 2) descripción; 3) examen crítico; 4) descomposición del fenómeno; 5) enumeración de sus partes; 6) ordenación; y 7) clasificación. Realizados estos pasos, se puede seguir adelante y explicar el fenómeno, hacer comparaciones y establecer relaciones (Jurado, 2002). La síntesis es la meta y resultado final del análisis. El método sintético no es propiamente un método de investigación, sino una operación fundamental por medio de la cual se logra la comprensión de la esencia de lo que se ha conocido en todos sus componentes particulares (a partir del análisis). Este proceso relaciona hechos aparentemente aislados y formula una teoría que unifica los diversos elementos (Jurado, 2002). En el presente proyecto se utilizará el método de investigación analítico-sintético ya que los diferentes permisos serán agrupados en varios grupos según su área de aplicación para proyectos de construcción. Los métodos de investigación y las diferentes fuentes de información ayudarán a desarrollar el proyecto y sus diferentes entregables.

41 Herramientas de investigación Con el fin de cumplir con el objetivo general y específicos del presente trabajo, se requiere utilizar las siguientes herramientas estudiadas y analizadas durante todo el desarrollo de la maestría en AP Información bibliográfica Consiste en investigar en libros, artículos, revistas, sobre temas de tramitología para obtener mejor alcance de la información a proyectar. Se utilizan entre las fuentes: CFIA, Cámara de la Construcción, libros de referencia, entre otros Juicio Experto Una de las técnicas aplicables en el análisis de fiabilidad humana es la estimación de probabilidad de error humano por medio de juicios de expertos. Se recurre a ella cuando, para conocer la probabilidad de error humano, hay que considerar la influencia de muchos factores interdependientes que afectan a la respuesta de la persona; también se emplea cuando en las bases de datos no se encuentra puntos de referencia aplicables. Disponer de una base de datos sobre errores humanos constituye un buen punto de partida, pero puede no ser suficiente y presentar vacíos informativos. Entonces, las opiniones o juicios de los expertos son una alternativa que combina las aproximaciones analíticas y los métodos de estimación subjetiva de probabilidades desarrollados conforme a las reglas de la teoría de la decisión. Los expertos se pueden pronunciar sobre los índices de error que estiman para actividades que no estén contempladas en la base de datos que se tiene. También pueden ofrecer sus reflexiones acerca de la influencia de determinados factores sobre el comportamiento de las personas, para así reflejar adecuadamente las diferencias entre los valores que se tengan de una base de datos y la situación y sistema reales que se pretende.

42 30 Cuadro 4. Razones para utilizar el juicio de expertos La consulta a expertos permitiría obtener la probabilidad estimada de error humano en diversas actividades o tareas para las que: - No se tienen datos de referencia a priori. - Hay muchos factores cuya influencia sobre la conducta debe ser ponderada. Se necesita ajustar a una realidad, los valores de referencia de una base de datos (cuando se dispone de ellos) de un sistema distinto. En todo caso, mediante el juicio de expertos se pretende tener estimaciones razonablemente buenas, las «mejores conjeturas», a falta de cifras más exactas. Sin embargo, estas estimaciones pueden y deben ser confirmadas o modificadas a lo largo del tiempo, según se vaya recopilando información durante el funcionamiento del sistema. Consiste en involucrar mediante consultas, a profesionales relacionados con el tema específico, aprovechando experiencias y años de trabajo acumulados, lo cual enriquecería éste manual Programas de cómputo Durante el desarrollo de este proyecto, se utilizaran las siguientes herramientas para el cálculo de presupuestos, EDT, cronograma de trabajo y flujogramas. Programas especializados como Microsoft Project 2003, Microsoft Excel 2007, Visio 2007, serán las herramientas fundamentales para la obtención de información necesaria para el cumplimiento de los objetivos de este proyecto final de graduación.

43 31 A continuación se presentará un Cuadro Resumen para el Desarrollo del Marco Metodológico. Cuadro 5. Resumen para el Desarrollo del Marco Metodológico Fuentes de información Métodos de Investigación Objetivos Primarias Secundarias Explorativa Analítico - Sintético Descriptiva Herramientas Entregables Redactar el Profesionales Bibliografía Personal Observación, Libros Juicio Experto Manual Manual de forma que sea amigable expertos en el tema Internet descripción, ordenación clasificación. y Analisis de la informacion amigable para todos los usuarios. con todos los usuarios, para la obtención de permisos de construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300m2.

44 32 Identificar los Profesionales Bibliografía Personal Observación, Libros Juicio Listado de permisos necesarios para la construcción expertos en el tema CFIA Internet Articulos de revistas y Libros descripción, examen crítico, descomposicion del fenomeno, Expertos Análisis de la Información permisos necesarios para la construccion de viviendas Municipalidades periodicos enumeracion de viviedas unifamiliares de hasta 300m2 y los Ministerios competentes de sus partes, ordenacion y clasificacion. unifamiliares de hasta 300m2 y entes listado de reguladores. entes reguladores. Establecer las Profesionales PMBOK Libros Observación, Libros Revisión de Herramientas herramientas de seguimiento y expertos en el tema Libros Bibliografia descripción, examen crítico, descomposicion Literatura Observación de la Administración de Proyectos, control a utilizar para la Internet del fenomeno, enumeracion Juicio Expertos para que se alinien a la tramitología de de sus partes, metodología permisos, para ordenacion y propuesta. poder clasificacion monitorear

45 33 individual y grupalmente los permisos en ejecución. Diseñar un Profesionales Libros Personal Observación, Libros Revisión de Flujograma flujograma para la descripción de permisos para expertos en el tema Bibliografía Internet descripción, examen crítico, descomposicion del fenomeno, Documentos Recopilación de Datos descriptivo de los permisos de construccion. la enumeracion Análisis de la construcción de sus partes, Información de viviendas unifamiliares ordenacion clasificacion. y Juicio Experto de hasta 300m2. Identificar los Profesionales PMBOK Personal Observación, Libros Juicio Experto Identificacion riesgos de cada etapa y proponer expertos en el tema Libros Bibliografía descripción, examen crítico, descomposicion Análisis de la Información de riestos y acciones correctivas. acciones del fenomeno,

46 34 correctivas Internet enumeracion como parte de de sus partes, los pasos ordenacion y indicados en clasificacion. el Manual, para disminuir al máximo las posibilidades de afectación durante la tramitología. Evaluar Profesionales Bibliografía N/A Observación, N/A Juicion Evaluacion de reclamos de parte de los usuarios y/ preguntas expertos en el tema Internet descripción, examen crítico, descomposicion del fenomeno, Experto Recopilación de Datos reclamos respecto a la tramitologia de permisos, frecuentes, enumeracion Análisis de la FAQ, y con el fin de de sus partes, Información respuestas. poder ordenacion y establecer clasificacion. respuestas

47 35 para mejorar los sistemas de tramitología. Crear un presupuesto general con respecto al costo que genera la tramitación de permisos en general, para valorar la Profesionales expertos en el tema Libros Bibliografía Internet Personal Observación, descripción, examen crítico, descomposicion del fenomeno, enumeracion de sus partes, ordenacion y clasificacion. N/A Juicion Expertos Revisión de Documentos Recopilación de Datos Análisis de la Información Presupuesto general basado en el costo general de tramitación de permisos de construccion. inversión a realizar por parte del interesado.

48 36 Establecer los Profesionales PMBOK Personal Observación, Libros Juicio Experto Responsables responsables y tiempos aproximados expertos en el tema Libros Bibliografía descripción, examen crítico, descomposicion Analisis de la informacion y tiempos aproximados para la para obtención la de Internet del fenomeno, enumeracion obtencion permisos de en los permisos. de sus partes, construccion. ordenacion y clasificacion.

49 37 4 DESARROLLO 4.1 Tramitología Actualmente tenemos dos formas representativas de realizar los trámites para la obtención de los permisos de construcción para viviendas unifamiliares de hasta 300m2: físicamente o digitalmente. Esta delimitación en área, no responde a una limitación con respecto a las viviendas unifamiliares, pues no existe limite. Únicamente se hace la referencia para evitar realizar el análisis con respecto al SETENA, el cual sugiere estudio a partir de los 500m2. Gracias a un esfuerzo realizado por el CFIA, en el cual se intenta integrar a todos los entes involucrados, a través de un sistema informático puesto en marcha, los usuarios e interesados pueden realizar el trámite a través de la página del CFIA, por medio del Sistema APC. Este sistema, de manera versátil ha venido a simplificar literalmente la tramitología, a pesar de que al ser un sistema informático, no deja de tener problemas fuera del alcance de los autores. Adicionalmente, éste sistema constantemente ha sido modificado, con el fin de mejorar el servicio de acuerdo a las necesidades de los usuarios. Importante hacer mención de las entidades involucradas para la obtención de los permisos de construcción para las viviendas unifamiliares de hasta 300m2: - CFIA (dentro de ésta entidad, se rescata la Declaración Jurada del Ministerio de Salud). - Municipalidades Actualmente se cuenta con el apoyo de 21 municipalidades para el trabajo conjunto con el sistema APC, de tal forma, que los usuarios obtienen el permiso propiamente del sistema, de forma digitalizada.

50 38 Para efectos de este proyecto, estaremos tomando en cuenta a las siguientes Municipalidades: - Curridabat - Escazú - Santa Ana - Cartago - Heredia Todas las municipalidades anteriormente citadas, están dentro de las 21 municipalidades activas con respecto al sistema APC. A continuación se presentan los requisitos físicos de las entidades respectivas para la obtención de los permisos de construcción para viviendas unifamiliares de hasta 300m2: Trámite físico CFIA 1. Completar formulario de Declaración Jurada. El profesional tendrá el formulario disponible en línea, lo podrá llenar e imprimir para presentar el original (autenticado por abogado, en caso de que no sea el profesional quien realice el trámite) ante el CFIA, en su sede central o sus sedes regionales. Ver Anexo Entrega de planos físicos, copia del plano (empaquetado - formato Zip - y en dwg) en CD, otros requisitos (establecidos en la Guía de Trámites del CFIA) y Declaración Jurada al CFIA. El profesional entregará los planos, los requisitos y la Declaración Jurada en la sede central o las sedes regionales del CFIA. El Decreto Nº33799-MP-MIVAH-S-MEIC, obliga también a solicitar una copia digital del plano, para efectos del Ministerio de Salud, que deberá ser entregado en un CD en formato dwg junto con los otros requisitos.

51 39 El Decreto Nº33799-MP-MIVAH-S-MEIC, menciona puntualmente lo siguiente: Artículo 5º Trámite. El Ministerio de Salud autorizará los planos constructivos de viviendas unifamiliares, con la sola presentación de los planos y la declaración jurada ante el CFIA, citada en el artículo 3º del presente Reglamento. El administrado podrá continuar con el trámite ante la municipalidad correspondiente una vez obtenido el visado del CFIA, sin tener que acudir al Ministerio de Salud. Para el visado de planos de cualquier otro tipo de edificación, que sea menor o igual a 300 metros cuadrados de área de construcción en dos pisos o menos, los interesados deberán presentar ante las oficinas locales del Ministerio de Salud: Dos juegos de planos constructivos completos, uno para su presentación ante la municipalidad y otro para el propietario. El Ministerio de Salud únicamente revisará que los planos constructivos cumplan con las disposiciones de sanidad e higiene. El Ministerio deberá resolver en un plazo máximo de cinco días hábiles. 3. Pago del monto de tasación. Una vez que el profesional haya cancelado el monto correspondiente a su proyecto, obtiene el plano sellado, tal y como se realiza en la actualidad. 4. Solicitud del permiso de construcción ante la Municipalidad. Esta simplificación y los requisitos que se están solicitado para llevar a cabo dicho trámite por medio digital y en físico, se sustenta en el Decreto No , publicado en La Gaceta del martes 12 de junio, el cual es fruto de un esfuerzo conjunto del Ministerio de Salud, el Ministerio de Economía, Industria y Comercio y el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos. Esto redujo la duración del

52 40 trámite para vivienda, como parte del trabajo que el CFIA viene realizando con el fin de facilitar el ejercicio profesional. Declaración Jurada: Responsabilidad profesional como sustento de trámites simplificados.

53 41 Grafico 3. Procedimiento General de Trámites para el visado de planos en Ventanilla Única

54 42 Municipalidades. Los requisitos solicitados para la obtención de permisos de construcción son en total 58 diferentes, sumados por las 81 municipalidades del país, tomando en cuenta un requisito a la vez, es decir, no existe uniformidad por completo, debido a que las municipalidades cuentan con su propia autonomía. Se rescata que dentro de los 58 requisitos diferentes, existen de 7-12 requisitos iguales, los cuales se ven reflejados en el 80% de las municipalidades. (F. Bolaños, comunicación personal, 29 de julio 2010). A continuación se presentan los requisitos propios de las Municipalidades de Curridabat, Escazú, Santa Ana, Cartago, y Heredia, para la obtención de permisos de construcción de viviendas unifamiliares. Podemos rescatar que estas cinco municipalidades cuentan con la uniformidad en los siguientes requisitos: 1. Plano catastrado 2. Cedula física o jurídica 3. Alineamiento vial por parte del MOPT, frente a carretera nacional. El resto de los requisitos varían de una municipalidad a otra, y no responden a ninguna especificación en especial, sino más bien a una disposición antojadiza de cada una de estas autoridades. (F. Bolaños, comunicación personal, 27 de julio 2010). En el caso particular de SETENA, se aclara que es un requisito que aplica a proyectos mayores de 500m2, sin embargo, se hace mención para no descartar ningún requisito por parte de las Municipalidades.

55 43 MUNICIPALIDAD DE CURRIDABAT DIRECCION DE DESARROLLO Y CONTROL URBANO Tel.: , Ext.: 115 Fax: Copia del plano topográfico y catastrado, legible, sin reducir ni pegas. 2. Certificado de propiedad del Registro Nacional, legible, sellado, original, y con máximo un mes de extendida. 3. Estar al día con el pago de servicios e impuestos municipales. 4. Alineamiento según corresponda: -Frente a ruta nacional: Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT) -Frente a línea férrea: Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER) -Colindantes a ríos y quebradas: Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU) -Colindantes a pozos, nacimientos y humedales: Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) 5. Frente a red vial cantonal: Dirección de Desarrollo y Control Urbano. 6. Estudio de la Secretara Técnica Nacional Ambiental (SETENA) para proyectos mayores de 500 metros cuadrados y para los movimientos de tierra mayores a 200 metros cúbicos. 7. Si la propiedad está a nombre de una persona jurídica debe presentar: -Copia de la Escritura de Constitución -Copia de la Cédula Jurídica -Copia de la personera jurídica 8. Llenar el Formulario del INEC. Ver Anexo 4. Ver Anexo 5. Ejemplo de Formulario Físico Permiso.

56 44 MUNICIPALIDAD DE ESCAZU PROCESO DE DESARROLLO TERRITORIAL TEL Plano de Catastro Visado por la Municipalidad (formulario del proceso de bienes inmuebles lleno y plano de catastro). 2. Línea de Construcción del MOPT (Cuando es Ruta Nacional, Departamento de Previsión Vial). 3. Si la construcción tiene características arquitectónicas o históricas que ameriten su conservación, la Municipalidad podrá pedir al interesado que aporte criterio de la Comisión de Patrimonio Histórico de la Municipalidad, para lo cual deberá enviar solicitud formal a dicha Comisión (Dirección de Cultura) con copia del plano de catastro de la propiedad y fotos de las fachadas de edificación así como una descripción de los materiales que conforman dicha estructura. 4. Estudio Geotécnico de la propiedad o Criterio de la CNE si la propiedad se encuentra en una zona de riesgo. 5. Copia de la cedula de identidad del propietario (s). Si es persona jurídica, copia de la cedula jurídica y personería jurídica

57 45 MUNICIPALIDAD DE SANTA ANA DIRECCION DE INGENIERIA TEL EXT Presentar copia de la cédula de identidad del propietario del inmueble en caso de persona física, en caso de persona jurídica la copia de la cédula del representante legal o apoderado generalísimo. 2. Si es una persona jurídica, presentar una personería jurídica con no más de un mes de emitida. 3. Presentar una certificación literal del Registro Público de la Propiedad. 4. Alineamiento fluvial extendido por la Dirección de Urbanismo del INVU cuando la propiedad colinde con río, quebrada o acequia. 5. Alineamiento vial extendido por el MOPT, cuando la propiedad tenga frente a carretera nacional. 6. Plano Catastrado a Escala. 7. Si la ampliación es mayor a los 500 metros cuadrados requiere de permiso de la SETENA. 8. Contar con la autorización de uso y funcionamiento de la Comisión de Accesos Restringidos y Semirestringidos del MOPT, cuando el proyecto se ubique frente a carreteras nacionales. 9. Propiedad en derecho autorización de los copropietarios firmada y con copias de las cedulas.

58 46 MUNICIPALIDAD DE CARTAGO DEPARTAMENTO DE URBANISMO TEL EXT. 118/ Copia del plano(s) de catastro(s). 2. Alineamiento según corresponda (marcado en planos de catastro y oficio) Frente a carretera nacional MOPT Frente a línea férrea INCOFER Colindantes as ríos, nacientes y quebradas INVU Frente a líneas de trasmisión ICE 3. Certificación(es) literal(s) o notarial(es) del inmueble(s) donde se construirá. no más de un mes de emitida. 4. Copia de la cédula jurídica vigente.(para casos de persona jurídica como propietaria) 5. Certificación de personería jurídica emitida por el Registro Público o notarial. no más de un mes de emitida. 6. Copia de la cédula de identidad del propietario. 7. Constancia de obligaciones patronales al día con la CCSS o en su defecto constancia de no ser objeto de esas cargas sociales. emitida por la CCSS (no más de un mes de emitida). 8. Estar al día con el pago de impuestos de bienes inmuebles y servicios municipales. Tanto el propietario como el solicitante.

59 47 MUNICIPALIDAD DE HEREDIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA TEL / EXT. 407 ingenieria@heredia.go.cr 1. Presentar opción de venta autenticada por un abogado. En caso de Empresa o Sociedades presentar documento de Personería Jurídica original, copia de la cedula Jurídica y copia de la Cédula del Representante legal, que haga constar el derecho de propiedad y presentar informe literal. 2. Obras frente a carretera nacional, vía férrea deben aportar el respectivo alineamiento del Departamento de Vialidad del Ministerio de Obras Públicas y Trasportes. 3. Plano de catastro 4. De no existir cordón de caño solicitar demarcación previa 5. Para obras mayores a 500m2 presentar Viabilidad ambiental de SETENA. 6. Propiedades que colinden con Ríos, Quebradas etc., deberán presentar alineamiento del INVU 7. En caso de que los planos se encuentren a nombre de una persona Física o Jurídica que no aparece como propietario o con opción debe presentar una nota: de autorización del propietario autenticada por un abogado donde autorizan a construir en la propiedad 8. La Municipalidad si así lo quiere puede solicitar cualquier requisito adicional a los indicados aquí, según condiciones especificas del lugar o del proyecto a desarrollar.

60 48 A continuación se presentan los requisitos digitales en conformación del sistema APC, mencionado anteriormente para la obtención de los permisos de construcción para viviendas unifamiliares de hasta 300m2: Trámite Digital CFIA- APC 1. Envío del proyecto mediante APC a través del profesional. 2. Recibo de correos de monto de tasación y de Declaración Jurada De manera paralela a la notificación electrónica del monto de tasación, el profesional recibirá un correo electrónico con las indicaciones para llenar y enviar el formulario de la Declaración Jurada, que está disponible en formato digital en el APC dentro de la cejilla de Otros Trámites, en la opción de Trámites Declaración Jurada Ministerio de Salud. 3. Entrega de Declaración Jurada original al CFIA. La Declaración Jurada original impresa debe entregarse al CFIA, sea en su sede central de Curridabat, o en las sedes regionales. Si quien presenta la Declaración no es el profesional responsable, la firma del profesional deberá ir autenticada por abogado. 4. Recibo de plano sellado. Cuando se haya recibido, en el CFIA, la copia digital de la Declaración Jurada, así como el original impreso, y se haya cancelado el monto correspondiente a la tasación, el profesional será notificado de que su plano ha sido sellado y podrá descargarlo del APC. 5. Solicitud del permiso de construcción ante la Municipalidad

61 49 Para poder tener acceso a APC se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Solicitud clave de ingreso al APC. - Si es a título personal, el profesional debe apersonarse a la Plataforma de Servicios de la Sede Central o en cualquier Sede Regional y presentar la cédula de identidad. Asimismo debe estar al día con sus obligaciones con el CFIA. - Si un tercero solicita la clave a nombre del profesional, se debe presentar: - Poder especial debidamente autenticado por un abogado, en el cual se le faculte a realizar dicho trámite a nombre del profesional, y en el cual éste manifieste en forma expresa, que exime al CFIA de toda responsabilidad por entrega de la clave APC a un tercero. Asimismo deberá presentar fotocopia de la cédula del autorizado. - En caso de que exista un Poder Generalísimo para gestionar el trámite de solicitud y retiro de la clave de APC, se debe aportar una certificación notarial o registral en la que conste la inscripción y vigencia del poder. No es necesario que aportar la fotocopia de cédula de identidad del profesional que autoriza. - Código: DI Página: 15 de 15 Versión: 02 Fecha de Aprobación: 25/03/2010 Guía de Trámites para Registro de la Responsabilidad Profesional - Si es a nombre de una Empresa Consultora Constructora, el representante legal debe apersonarse a la Plataforma de Servicios de la Sede Central o en cualquier Sede Regional, y presentar su cédula de identidad, original y fotocopia de la Personería Jurídica de la empresa (3 meses de vigencia).

62 50 - Si un tercero solicita la clave a nombre del representante legal, se debe presentar: - Poder especial debidamente autenticado por un abogado, en el cual se le faculte a realizar dicho trámite a nombre del representante legal de la empresa, y en el cual éste manifieste en forma expresa que exime al CFIA de toda responsabilidad por entrega de la clave APC a un tercero. Asimismo deberá presentar la Personería Jurídica (3 meses de vigencia), u original y fotocopia de cédula jurídica de la empresa, y fotocopia de la cédula del autorizado. - En caso de que exista un Poder Generalísimo para gestionar el trámite de solicitud y retiro de la clave de APC, se debe aportar una certificación notarial o registral en la que conste la inscripción y vigencia del poder. Para este caso, no es necesario que se aporte personería jurídica vigente de la empresa que otorgó el poder generalísimo. Para el trámite digital APC, de deben tomar en consideración los siguientes aspectos: Información general: Nombre y apellidos del cliente Número de cédula del cliente Correo electrónico del cliente (evite colocar su propio correo electrónico) Número de plano(s) de catastro Debe contar con bitácoras previamente adquiridas en el CFIA Debe contar con los formularios de conexión temporal y definitiva previamente adquiridos en el CFIA Información del proyecto: Área de construcción

63 51 Área de lote Servicios que se van a brindar (ejemplo: anteproyecto, planos de construcción y especificaciones técnicas) Aspectos relativos a adelantos, pagos parciales y plazos de entrega Número de carné de profesionales responsables de diseño, dirección técnica e inspección (ejemplo: ie-3456)* Tipo de obra* Tipo de sub obra* Archivos de dibujo del proyecto y boleta eléctrica * *Con respecto a la boleta eléctrica se deben tomar las siguientes consideraciones: Se debe indicar que existe un profesional encargado del diseño y especificaciones técnicas de la parte eléctrica Se debe indicar que existe un profesional encargado de la dirección técnica o de la inspección de la parte eléctrica La información arriba descrita debe quedar indicada tanto en la boleta eléctrica como en los planos y en el mismo contrato. A través de un esfuerzo por realizar una simplificación de trámites, a partir del lunes 13 de agosto del 2007, se sustituye el visado de planos para vivienda unifamiliar, ante el Ministerio de Salud, por una Declaración Jurada del ingeniero o del arquitecto responsable de la obra, que da fe del cumplimiento de la legislación sanitaria vigente. De esta manera, para obtener el visado del CFIA, para trámite de vivienda unifamiliar, será indispensable presentar el original impreso y copia de la Declaración Jurada ante el CFIA, sea en su Sede Central o en sus Sedes Regionales. Con el visado del CFIA, el profesional podrá proceder a solicitar el permiso de construcción ante la Municipalidad respectiva.

64 52 Declaración Jurada de Vivienda Unifamiliar (trámite virtual por APC). Ver Anexo 5. Machote Declaración Jurada CFIA. Información que debe tener para llenar la declaración jurada: Es importante tener en cuenta que para llenar el formulario, el profesional debe contar con la información pertinente para cada uno de los casos que se menciona a continuación: Vivienda abastecida por: Acueducto: Número de oficio o número de sello y fecha de la carta de disponibilidad de agua potable, emitida por el ente administrador. Pozo: Número de oficio, laboratorio y fecha del análisis físico químico de aguas. Sistema de evacuación y disposición de aguas residuales: Alcantarillado sanitario para evacuación y disposición de aguas residuales domésticas: Número de oficio o número de sello y fecha de la carta de disponibilidad de alcantarillado sanitario, emitida por el ente administrador. Tanque séptico como medio de evacuación y disposición de aguas residuales domésticas: Laboratorio o empresa, fecha, tasa crítica de infiltración y longitud de drenaje. Sistema de tratamiento de aguas residuales domésticas: Fecha y número de resolución del Ministerio de Salud. Restricciones al terreno: Afectación por paso de cursos de agua o servidumbres de paso de tuberías de cualquier índole: Fecha del alineamiento fluvial extendido por la Dirección de Urbanismo del INVU y sus respectivas restricciones. El CFIA ha venido realizando acciones que buscan mejorar en forma sustancial el proceso de visado de planos por la vía digital. Esta mejora se traduce en menores tiempos de espera para los profesionales que tramitan proyectos a través del sistema APC.

65 53 Ahora, los profesionales que utilizan la vía digital para tramitar proyectos podrán hacer uso del formatos de boleta eléctrica digital, que ha sido confeccionado de tal forma que establezca una compatibilidad mayor con el sistema interno de procesamiento de planos en el Colegio Federado. Trámite digital de Boleta Eléctrica para proyectos de construcción Obras mayores a 80 metros cuadrados y superiores a 15 KVA: 1. El Ingeniero Electricista, Electromecánico o de Mantenimiento Industrial debe descargar la Boleta Eléctrica digital en formato DWG, a través de la página web del CFIA ( Ver Anexo 6. Boleta Eléctrica. 2. El Ingeniero Electricista, Electromecánico o de Mantenimiento Industrial, debe introducir el número de consecutivo de su block físico de Boleta para trámite por APC para Obra Mayor, en la Boleta Eléctrica digital, junto con todos los demás datos que se solicitan en el formulario. 3. El profesional remitirá la Boleta Eléctrica digital al Director del Proyecto, para que éste la remita al CFIA mediante el sistema APC, junto con todo el juego de planos digitales. 4. El sistema APC devolverá la Boleta en formato DWX al Director del Proyecto, quien deberá imprimirla y llevarla al Ingeniero Electricista, Electromecánico o de Mantenimiento Industrial para que éste la firme y brinde, al Director del Proyecto, la boleta temporal y definitiva debidamente firmadas. Los blocks físicos de Boletas Eléctricas, mencionados en este procedimiento, deben adquirirse en la caja del CFIA (Sede Central) o en las Sedes Regionales, bajo la nomenclatura Boleta para el trámite por APC para Obra Mayor o Boleta para trámite APC para Obra Menor. Guía rápida para el llenado de información en el formato de boleta eléctrica. Fuente: CFIA. 1. Descargue la boleta eléctrica a través del sitio web del CFIA (

66 54 2. Una vez que haya descargado la boleta eléctrica, no debe usar la opción que usualmente se conoce como explotar. Así mismo se recomienda que boleta no se utilice la opción de copiar sino que siempre se utilice la opción de guardar como. 3. En el momento en que pase el mouse por encima de la boleta y se activen todas las líneas que la componen, haga doble click con el botón izquierdo del mouse. 4. Cuando haya hecho doble click, aparecerá una ventana editora de atributos.

67 55 5. Proceda a cambiar o ingresar la información necesaria para su proyecto en el espacio de value de acuerdo a la pregunta que genera la ventana de diálogo. 6. Una vez que haya completado toda la información requerida para su proyecto debe accionar el botón de apply y ok para que la información aparezca en los espacios de la boleta eléctrica de forma automática. 7. Grabe el archivo.

68 56 Nota: Este procedimiento es el mismo que debe seguirse para llenar el archivo de formato de lámina machote. Se deben considerar la siguiente lista de cotejo de requisitos para todo trámite de proyectos de construcción, incluyendo el físico y el digital. Información: - Nombre de propietario y número de cédula - Dirección exacta de la obra - Área de la obra y del lote - Valor estimado de la obra en números y en letras - Provincia, cantón, distrito - Fecha estimada de inicio de obras - Número de catastro Cuadro de Responsabilidades - Nombre y carné de todos los profesionales y/o empresas participantes en el proyecto - Indicar los servicios, según sea el caso (diseño, inspección, levantamiento, dirección técnica o administración), Recuerde que el profesional que ejerza la inspección, no puede ser el mismo que asuma la responsabilidad de la construcción de la obra Arancel de Servicios Profesionales de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura: Se deben calcular de acuerdo con el tipo de proyecto a tramitar. a. Obras nuevas y ampliaciones (Estudios Preliminares 0.5%, Anteproyecto 1.0%, Planos y Especificaciones 4.0%, Dirección Técnica 5.0% = Total 10.5%)

69 57 b. Obras de interés social (Estudios Preliminares 0.25%, Anteproyecto 0.50%, Planos y Especificaciones 2.00%, Dirección Técnica 2.50% = Total 5.25%) c. Para remodelaciones (Estudios Preliminares 0.75%, Anteproyecto 1.50%, Planos y Especificaciones Técnicas 6.00%, Dirección Técnica 7.50% = Total 15.75%) d. Trámite de planos tipo: Definición de proyecto tipo: proyecto realizado por un profesional o grupo de profesionales, el cual contiene características básicas idénticas (arquitectónicas y estructurales), y puede ser ejecutado más de una vez. - Para el registro de inscripción de planos tipo se debe indicar los servicios de anteproyecto, planos constructivos y especificaciones técnicas. La compensación económica que percibirán los profesionales por el derecho de uso de su proyecto de forma reiterada, será de 1.6 veces el presupuesto, o el valor de mercado, de la obra unitaria o proyecto prototipo. - En la ejecución de cada proyecto se debe de contratar (Estudios Preliminares 0.5%, Dirección Técnica 5.0% y/o inspección 3.0%) Con respecto a los planos constructivos, tenga presente los siguientes consejos: Información en los planos: - Información registral - Tabla de acabados - Las cotas deben coincidir con la escala indicada - Información legible (lámina arquitectónica, eléctrica, mecánica o estructural) - El detalle de la provincia, cantón y distrito, nombre de propietario, nombre de profesional responsable y/o carné, número de catastro, y nombre del proyecto que se indica en los planos, debe coincidir con lo indicado en el contrato, boleta eléctrica, Declaratoria de Interés Social, Declaración Jurada del Ministerio de Salud y/o formulario de exoneración

70 58 - El servicio o responsabilidad indicada en planos debe coincidir con lo indicado el contrato de consultoría y boleta eléctrica - Localización de la obra en el lote, ubicación geográfica del terreno - Cortes longitudinales y transversales, elevaciones, planta de techos y evacuación de aguas pluviales, instalaciones mecánicas y sanitarias, diseño de sitio, plantas de distribución (arquitectónicas, eléctricas, mecánicas, cimentación, entrepisos, detalles estructurales-eléctricosmecánicos). Información mínima para planos eléctricos: En el caso de trámite para vivienda, se debe contar al menos con lo siguiente: - Circuito de iluminación cuya carga será de 10 voltios-amperios por metro cuadrado - Dos circuitos de tomas para el área de cocina de 1500 voltios-amperios - Circuito de tomas para uso general de 1500 voltios-amperios - Si el proyecto incluye una termo ducha, o un tanque de agua caliente incluir circuito de 4500 voltios-amperios - Si se incluye cocina eléctrica, circuito de 8000 voltios-amperios Además tomar en cuenta las siguientes indicaciones: - Los circuitos y/o salidas eléctricas no deben estar sueltos. Se debe detallar cada circuito eléctrico conectado con la posición en el tablero - Identificar número de conductores por circuito - Ubicar el tablero y el interruptor principal - Para planos de telecomunicaciones, lo que detalla el artículo del Reglamento para el trámite de planos y la conexión de servicios eléctricos, telecomunicaciones, y de otros, en edificios. - Si el área del proyecto es superior a 80 m2, y/o cuenta con una carga conectada superior a 15 Kilovoltios-amperios, se debe registrar la responsabilidad profesional de un Ingeniero Electricista, Electromecánico o en Mantenimiento Industrial.

71 59 Simbología y diagrama unifilar: - Simbología debe de indicar la totalidad de los elementos involucrados en la información gráfica, con las características y alturas eléctricas - Alturas de montajes en metros, calibre de conductores, diámetro de tubería, canalizaciones hacia los tableros, características del interruptor principal - Para ampliaciones y/o remodelaciones se debe presentar diagrama unifilar existente, indicando los elementos existentes y los nuevos sistemas Tablero de circuitos: - Con base en el artículo del Reglamento para el trámite de planos y la conexión de servicios eléctricos, telecomunicaciones, y de otros, los tableros de distribución deben detallar la siguiente información. Características de cada tablero, carga eléctrica conectada y demandada, factor de potencia y de demanda, corriente total por fase, protección, alimentadores por fase y conductor a tierra. Además, detalle de cada circuito eléctrico conectado con la posición en el tablero, calibre y aislamiento de los alimentadores, diámetro de canalización, características de las protecciones, detalle de la carga y voltaje de operación de cada uno, y porcentaje de caída de voltaje por circuito. - Para remodelaciones y/o ampliaciones, tablero de circuito existente (indicando los circuitos de la ampliación) Tabla resumen: - Las cargas, y el calibre de los conductores, deben coincidir con las indicadas en el tablero de circuitos - Debe indicarse una columna por cada tablero a instalar (o agrupar según carga) - Para ampliaciones se debe indicar, en Tabla Resumen, la sumatoria de la carga existente más la carga ampliada Boleta de visado Eléctrico

72 60 - Verificar que los servicios asumidos coincidan con los indicados en el cajetín de los planos constructivos - Para el levantamiento eléctrico, solo se debe indicar el servicios de inspección - Para remodelaciones y/o ampliaciones se debe indicar la sumatoria de la carga existente más la carga ampliada. - Debe coincidir la información de la boleta de visado eléctrico con los datos de tabla resumen y/o el tablero de circuitos - El número de medidores a solicitar debe coincidir con los datos de sistema eléctrico en planos Para tramitar proyectos de forma digital (APC), tenga presente lo siguiente: - Si se tramita un proyecto por primera fase (estudios preliminares, anteproyecto, planos y especificaciones técnicas), no se debe incluir el número de bitácora. Éste se debe incluir solo cuando se registra la segunda fase (Dirección Técnica-Administración) - Si desea registrar el proyecto a título de empresa, se debe utilizar la clave y usuario asignados a ella Archivos electrónicos de dibujo: - Verificar que el archivo pueda ser abierto para su revisión - Archivo debe venir en formato DWG - No se aceptan archivos creados en una versión educativa de Autocad - No deben aparecer otros dibujos en la pestaña del Model Space que no pertenecen al proyecto que está tramitando - Se debe dejar un espacio libre de 12 x 30 cm en el extremo superior derecho del cajetín para colocación de sellos - Los archivos enviados se deben comprimir con el programa winzip y colocarlos en una sola carpeta sin sub carpetas

73 61 - El archivo no debe tener activadas referencias externas (Se debe tener aplicado el comando Bind en la tabla de dialogo de referencias externas para evitar que se mantengan ligas que lo unan a otro archivo. (Las láminas deben estar en un solo bloque de dibujo) - No se aceptan archivos que contengan imágenes manipuladas por JPG o Raster Image - No aplicar el comando explode en el archivo digital de la Boleta de Visado Eléctrico (si se aplica se pierde el bloque de atributos con que cuenta el archivo y no se puede sellar) * Recordar que se debe ingresar el número y las letras de la Solicitud de Conexión de Servicio en la boleta eléctrica (formularios físicos). Fuente: CFIA

74 62 En el Anexo 7, se ejemplifica el ingreso al sistema APC y sus recomendaciones durante el trámite. Cabe mencionar que los existes leyes y reglamentos para el visado de planos y permiso de construcción, los cuales menciono a continuación: DECRETOS Decreto de Oficialización del Portal Oficial del Gobierno de Costa Rica para Trámites de Construcción Decreto Ejecutivo No Reglamento para Trámite de Visado de Planos para la Construcción Decreto No , simplificación de Trámites, se sustituye el visado de planos ante el Ministerio de Salud, por una Declaración Jurada del ingeniero o del arquitecto responsable de la obra. LEYES Ley de igualdad de oportunidades, Ley 7600 Ley Planificación Urbana N 4240, Artículos 10, inciso 2, 33, 34, 38, 56 y 58 inciso 2), 70. Ley General de Salud N 5395, Artículos 276, 287, 289, 309, 312, 323. Ley General de Caminos Públicos N 5060, Artículo 19 Ley de Aviación Civil N 5150, Artículo 18 Ley Forestal N 7575, Artículos 33 y 34. Ley del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados N 2726 del 14 de abril de 1961 y sus reformas, Artículo 21.

75 63 Ley de Adquisiciones y Expropiaciones y Constitución de servidumbres del Instituto Costarricense de Electricidad N 6313, Artículo 23. Ley de Construcciones N 833 del 4 de noviembre de 1949, Artículos 1, 2, 18, 28, 74, 75 y 83. Ley Orgánica del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos N 3663, Artículo 54. Ley del Instituto Costarricense de Deporte y la Recreación N 7800, Artículo 79. Ley Orgánica del Ambiente N 7554, Artículo 17. Ley de Igualdad de Oportunidades para las personas con discapacidad, N 7600, Artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48 y 49. Ley de la Zona Marítimo Terrestre N 6043 del 2 de marzo de 1977, Artículos 12, 15, 18, 19, 21, 22, 26, 31, 33, 37, 38, 39. Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio N Ley No.8220 Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos REGLAMENTOS Manual al Reglamento de Seguridad Humana Reglamento a la Ley 7600 Código Municipal N 7794, Artículo 179. Reglamento para el trámite de visado de planos para la construcción, Decreto Ejecutivo N MP-MIVAH-S-MEIC.

76 64 Reglamento para el trámite de visado de planos para la construcción de edificaciones en la zona marítimo terrestre, Decreto Ejecutivo N MP-J-MIVAH-S-MEIC-TUR. Reglamento para el Trámite de Planos y la Conexión de los Servicios Eléctricos, Telecomunicaciones y de otros en Edificios. Gaceta N 39 del 25 de febrero de Reglamento de Construcciones (resolución del INVU) publicado en la Gaceta 56, Alcance 17 del 22 de marzo de 1983 y sus reformas. Reglamento para el Control Nacional de Fraccionamiento y Urbanizaciones. Reglamento sobre Condominios, Decreto Ejecutivo N Reglamento la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio N MIVAH-MEIC-TUR Reglamento de prestación de servicios AYA Reglamento de Vertido y Reúso de Aguas Residuales Reglamento de Normas Técnicas

77 Herramientas de seguimiento y control Con el fin de poder mantener un registro de los permisos a tramitar y de que éste mismo registro nos permita agilizar la obtención de los permisos, se han elaborado algunas plantillas con el fin de poder dar seguimiento y control a todo el proceso de tramitología. Es fundamental considerar la utilización de cronogramas genéricos para la obtención de permisos. Adicionalmente, estas plantillas determinarán a los responsables del trámite, ya sea físico o digital. Cuadro de control de inicio de los trámites para la obtención de permisos La herramienta a utilizar por parte de los interesados se detalla en el Cuadro 6 y servirá para llevar el control de los permisos nuevos a obtener y de los responsables para cada uno según corresponda. Cuadro 6. Guía de elaboración del informe de inicio de trámite de permisos Ítem Permiso Entidad correspondiente Fecha trámite inicio Responsable Observaciones Fuente: Elaboración propia.

78 66 Como se puede observar en el cuadro anterior, es sencillo identificar los permisos a tramitar, la entidad correspondiente, la fecha de inicio de trámite, con el fin de que ésta misma no modifique la fecha de inicio de proyecto, el profesional responsable o la persona autorizada para realizar el trámite, y por último las observaciones. Dichas observaciones serán libres dependiendo de cada necesidad y permiso. Adicionalmente, con este cuadro se podrá llevar un control con respecto a los diferentes permisos para los diferentes proyectos. De tal forma que podemos realizar cualquier tipo de comparación en cuanto a la complejidad de cada uno de acuerdo a las características propias de cada proyecto, según sea su ubicación, dificultad de diseño, etc. Se propone una actualización quincenal, sin embargo, el periodo de actualización deberá ser regulado por la empresa de acuerdo a la cantidad de proyectos en trámite. Cuadro de Informe de avance semanal El Cuadro 7 presenta el formato a utilizar por todos los responsables e interesados en los procesos de tramitología de los permisos.

79 67 Cuadro 7. Guía de elaboración del informe de avance de trámite de permisos. Ítem Permiso Entidad Documentos correspondiente Responsable Estatus pendientes Fecha límite documentación Observaciones Aprobado Rechazad o Fuente: Elaboración propia

80 68 Como se puede observar en el cuadro anterior, es simple llevar el avance de los permisos, considerando en éste cuadro el estatus del permiso una vez iniciado el proceso de tramitología. Se describe a un proyecto en Estatus de Aprobado como aquel en el cual se obtuvo el permiso exitosamente; por el contrario si el Estatus es Rechazado, el responsable deberá indicar cuáles son los documentos por los cuales el permisos se encuentra en esta posición, y determinar la fecha límite para reunir los documentos necesarios. Si el permiso ha sido aprobado, ahí concluye el llenado del cuadro, sin embargo, si el permiso ha sido rechazado, se deberán llenar las casillas de color naranja, según se observa en el Cuadro 7. Cuadro de control y seguimiento de permisos para un proyecto único El Cuadro 8 presenta de forma puntual la revisión que hay que realizar para darle el control y seguimiento de permisos para un solo proyecto. Como se puede observar en el cuadro, se consideran las entidades involucradas y principales (CFIA, y Municipalidad), la fecha de ingreso de los cada uno de los permisos a las entidades, la fecha de aprobación o rechazo, las razones de rechazo en caso de que se presente, el listado de la documentación pendiente, la fecha límite para la entrega de la documentación y el responsable.

81 69 Cuadro 8. Guía de seguimiento y control de permisos para un proyecto único. Permiso: Entidades Involucradas Fecha de ingreso del permiso Aprobación Fecha de aprobación o rechazo Razones de Rechazo Listado de documentación faltantes Fecha límite para la entrega de documentos Responsables SI NO Visado CFIA Permiso Municipal Fuente: Elaboración propia.

82 Diagrama de flujo del Sistema APC A continuación se presenta el diagrama de flujo, Grafico 4, el cual describe claramente el procedimiento general de trámites para la obtención de permisos de construcción, por medio del Sistema APC, del CFIA. Posteriormente al gráfico, se incluye el procedimiento respectivo en prosa para mayor claridad de entendimiento por parte de los usuarios, procedimiento que delimita las responsabilidades de cada responsable y entidad.

83 71 OBTENCIÓN DE PERMISOS DE CONSTRUCCIÓN POR MEDIO DEL SISTEMA APC DEL CFIA Profesional Usuario CFIA Profesional Responsable Municipalidad Inicio Ingreso al Sistema Contrato de Servicios Profesionales No Registro de Contrato(llenar pag 1,2,3) Recibe información del proyecto Envía Notificación Recibe Notificación Validación Si Se Aprueba? Documentos completos y correctos? No Se completa y se envía la información Si Tasación del proyecto Recibe Notificación de tasación Llenado de declaración jurada Declaración jurada Ministerio de Salud Visado de planos CFIA Pago de tasado por internet Banking 1

84 72 OBTENCIÓN DE PERMISOS DE CONSTRUCCIÓN POR MEDIO DEL SISTEMA APC DEL CFIA Profesional Usuario CFIA Profesional Responsable Municipalidad 1 Notificación de visado Solicitud de permiso municipal Envía solicitud y documentación de permiso municipal Recibe solicitud y documentación Completar documentación faltante No Se aprueba? Pago de permiso municipal Si Se tasa el proyecto Emite permiso municipal Fin Grafico 4. Procedimiento General de Trámites para la obtención de permisos de construcción, por medio del Sistema APC, del CFIA.

85 73 Procedimiento general de trámites para la obtención de permisos de construcción, por medio del Sistema APC, del CFIA. 1. INICIO 2. Ingreso del profesional/ usuario al sistema APC, 3. Registro del contrato (página uno, dos y tres) por servicios profesionales, de parte del usuario. 4. CFIA recibe información del proyecto 5. CFIA envía notificación del proyecto al profesional responsable 6. El profesional responsable recibe la notificación y lo valida 7. Si el profesional responsable rechaza el proyecto, se deberá completar la información e ir de nuevo al punto Si el profesional responsable aprueba el proyecto, CFIA tasa el proyecto 9. El profesional responsable recibe la notificación de la tasación 10. El profesional responsable llena la Declaración Jurada del Ministerio de Salud, de forma digital 11. El profesional responsable realiza el pago del valor tasado 12. El CFIA realiza el visado de los planos 13. El CFIA notifica al profesional responsable del visado para poder descargar las laminas 14. El profesional responsable envía solicitud de permiso de construcción a la Municipalidad competente 15. La Municipalidad recibe información del proyecto 16. Si Municipalidad rechaza el proyecto, se deben completar los documentos y volver a enviar a ésta entidad. 17. Si municipalidad aprueba, se genera la tasación del proyecto 18. El profesional responsable realiza el pago correspondiente de tasación para la Municipalidad 19. La Municipalidad extiende el permiso de construcción al profesional La responsable 20. FIN.

86 Análisis de riesgos Como ya es conocido, un riesgo, es un evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en los objetivos de un proyecto (PMBOK, 2008). Al tratarse de un proceso de tramitología de permisos de construcción, es de esperar que al ser un proceso vulnerable, exista riesgo que afecten de forma significativa los proyectos de construcción en general. Para tales riesgos también se han determinado posibles acciones para mitigar su efecto. Se ha desarrollado una estructura de desglose de riesgos, una matriz de identificación de riesgos y una matriz de mitigación de riesgos, con el fin de monitorear las acciones y definir la estrategia de manejo de la mitigación o la contingencia.

87 Identificación de los riesgos Cuadro 9. Identificación de Riesgos Código Causa Descripción del Riesgo Relación RE001 Robo de información Si los planos y la documentación son robados durante el recorrido hacia la entrega al CFIA, entonces el proyecto se detendrá indefinidamente. RE002 Si el proyecto queda en stand by debido a un cambio en la legislación Cambio de legislación en en tramitología de permisos, entonces no se podrá iniciar el proyecto tramitología de permisos en la fecha determinada. Problemas informáticos Si el sistema digitalizado APC genera un problema informático RE003 del sistema APC relacionado con el acceso al mismo, entonces, se generarán atrasos en la fecha límite de tramitología del proyecto. Retraso por Si las entidades competentes no cumplen con los tiempos incumplimiento de los establecidos para la tramitación, entonces, el proyecto recurrirá en un RE004 tiempos establecidos atraso de inicio. para tramitación por parte de las distintas entidades

88 76 Código Causa Descripción del Riesgo Relación Si al llegar a la ventanilla del CFIA, la documentación es incompleta, Documentación RO001 entonces el proyecto tendrá un atraso en su inicio. incompleta RO002 RT001 RT002 RT003 RA001 RA002 Variación en el costo de los permisos. No cumplimiento de requerimientos mínimos CFIA. No cumplimiento de requerimientos mínimos Municipalidad. Incongruencia de requerimientos entre instituciones Asignación deficiente de recursos. Comunicación poco efectiva y Asignación deficiente de recursos. Si el proyecto presenta una variación en el costo de los permisos durante la tramitación del mismo, entonces el proyecto asumirá o tendrá costos adicionales. Si el proyecto no es aprobado por requerimientos mínimos establecidos por el CFIA, entonces el proyecto se detendrá indefinidamente. Si el proyecto no es aprobado por requerimientos mínimos establecidos por la Municipalidad correspondiente, entonces el proyecto se detendrá indefinidamente. Si el proyecto no es aprobado por la incongruencia de requerimientos entre instituciones, entonces el proyecto recurrirá en un atraso de indefinido. Si la persona encargada de la tramitología de los permisos esta sobresaturada y no cumple con las fechas límites, entonces, el proyecto recurrirá en un atraso de inicio. Si la empresa obvia el flujo real de trámites para obtener los permisos en la planificación, entonces, el proyecto incurrirá en un atraso de inicio y en pérdidas económicas.

89 77 En el Cuadro 8 se presentan los riesgos identificados y agrupados en cuatro categorías, según se describen a continuación: Códigos: RA- Riesgo de Administración de Proyectos RE- Riesgo Externo RO- Riesgo Organizacional RT- Riesgo Técnico Después de codificar los riesgos, se adiciona un consecutivo con el fin de darles seguimiento a los mismos. Adicionalmente, se establece una causa, la cual representa el nivel más bajo de la estructura del desglose del riesgo (RBS), y se refiere a la causa que provoca el riesgo Análisis Cualitativo y Cuantitativo Para el análisis cualitativo, se establece una escala de medición de los riesgos para así determinar si el riesgo es alto, moderado o bajo, acorde con sus efectos potenciales en los objetivos del proyecto. Posterior a este análisis se realiza el análisis cuantitativo que se refiere al análisis numérico de la probabilidad de los riesgos priorizados y sus consecuencias en los objetivos del proyecto, así como el riesgo general del proyecto. Una vez que se obtiene el Registro de Riesgos con la lista de todos los riesgos identificados, la tarea que procede es ordenarlos según un criterio de prioridad, y así enfocarnos en los más importantes. El criterio que se utiliza es por el rango o calificación. Debemos ubicar la probabilidad y el impacto en las escalas respectivas.

90 78 En este proyecto se utilizaran las siguientes escalas: Probabilidad (P) Muy Probable 0.9 Bastante Probable 0.7 Probable 0.5 Poco probable 0.3 Muy probable poco 0.1 Impacto (I) Muy Alto 0.8 Alto 0.4 Moderado 0.2 Bajo 0.1 Muy Bajo 0.05 Fuente: Fernández, Para determinar la categoría del riesgo según el impacto y la probabilidad se utiliza el siguiente criterio, según se describe en el Cuadro 9:

91 79 Cuadro 10. Matriz identificación de categoría de Riesgo según I y P. Fuente: Fernández, Se puede observar que, el color verde representa el riesgo bajo, el amarillo el riesgo moderado y el rojo el riesgo alto.

92 80 Cuadro 11. Matriz de Riesgos (PxI) Código Descripción del Riesgo Impacto Probabilidad Resultado Categoría RE001 Si los planos y la documentación son robados durante el recorrido hacia la entrega al CFIA, entonces el proyecto MODERADO se detendrá indefinidamente. RE002 Si el proyecto queda en stand by debido a un cambio en la legislación en tramitología de permisos, entonces no MODERADO se podrá iniciar el proyecto en la fecha determinada. RE003 Si el sistema digitalizado APC genera un problema informático relacionado con el acceso al mismo, entonces, no se generan atrasos en la fecha límite de tramitología del proyecto MODERADO

93 81 Código Descripción del Riesgo Impacto Probabilidad Resultado Categoría Si las entidades competentes no RE004 cumplen con los tiempos establecidos para la tramitación, entonces, el ALTO proyecto recurrirá en un atraso de inicio. RO001 Si al llegar a la ventanilla del CFIA, la documentación es incompleta, entonces el proyecto recurrirá en un atraso de MODERADO inicio. RO002 Si el proyecto presenta una variación en el costo de los permisos durante la tramitación del mismo, entonces el MODERADO proyecto recurrirá en costos adicionales. RT001 Si el proyecto no es aprobado por requerimientos mínimos establecidos por el CFIA, entonces el proyecto se ALTO detendrá indefinidamente. Si el proyecto no es aprobado por requerimientos mínimos establecidos por RT002 la Municipalidad correspondiente, ALTO entonces el proyecto se detendrá indefinidamente.

94 82 Código Descripción del Riesgo Impacto Probabilidad Resultado Categoría Si el proyecto no es aprobado por la RT003 incongruencia de requerimientos entre instituciones, entonces el proyecto MODERADO recurrirá en un atraso de indefinido. Si la persona encargada de la tramitología de los permisos esta RA001 sobresaturada y no cumpla con las MODERADO fechas límites, entonces, el proyecto recurrirá en un atraso de inicio. Si la empresa obvia el flujo real de trámites para obtener los permisos en la RA002 planificación, entonces, el proyecto MODERADO recurrirá en un atraso de inicio y en pérdidas económicas.

95 83 En el Cuadro 10 se observa la matriz de identificación de riesgos asociados a la tramitación de permisos de construcción tanto de forma física como manual. A los riesgos identificados se les asigna una probabilidad de ocurrencia en el proyecto y un valor de impacto que puede tener sobre el resultado del proyecto. La multiplicación de ambos factores da como resultado la clasificación de los riesgos, ya sean bajos, moderados o altos, éstos últimos representan los riesgos a los cuales hay que prestar especial atención para no afectar el ciclo del proyecto y por ende sus objetivos principales. En total se identificaron once riesgos, de los cuales cuatro corresponden a riesgos externos, dos a riesgos organizacionales, tres a riesgos técnicos y dos a riesgos de administración de proyectos. Es importante rescatar que los riesgos de alta categoría son un riesgo externo y dos técnicos, el primero relacionado con el no cumplimiento de tiempos establecidos para la tramitación, por parte de las entidades competentes, los otros dos relacionados con la no aprobación del proyecto por requerimientos mínimos por parte de las entidades: CFIA, y Municipalidad. El resto de riesgos fueron categorizados como moderados por sus implicaciones con el proyecto. Los riesgos altos llegarían a ser la espina en la organización, ya que sin la no aprobación de los permisos por parte de las entidades, la planificación inicial se debe retomar, lo cual generaría atrasos en el proyecto y de forma posterior dependiendo del tiempo que transcurra, el proyecto podría incurrir en pérdidas económicas. Para los tres riesgos altos es fundamental crear planes de mitigación y buscar reducir el impacto o la probabilidad de que ocurran ya que son críticos para el éxito del proyecto. Los restantes 8 riesgos, y considerados moderados deben están en segundo plano, mas no dejar de ser importante, pese a no representar una gran amenaza para el proyecto. Los planes de mitigación deben lograr reducir el impacto y/o la probabilidad con el fin de que pasen a ser de baja categoría.

96 84 Los riesgos fueron categorizados de acuerdo a mi propio juicio experto y a mi experiencia en tramitología y construcción y adicionalmente se consulta con expertos en el tema. Como respuesta a los riesgos y en pro de determinar las acciones correctivas a los mismos, se ha elaborado el Cuadro 11, correspondiente a la Matriz de mitigación de Riesgos. Dichas acciones, han sido valoradas por la experiencia en las lecciones aprendidas y el juicio experto. Se valoran los tipos de acción a los cuales hace referencia en PMBOK 2008, las cuales describo a continuación: Evitar. Evitar el riesgo implica cambiar el plan para la dirección del proyecto, a fin de eliminar por completo la amenaza. El director del proyecto también puede aislar los objetivos del proyecto del impacto de los riesgos o cambiar el objetivo que se encuentra amenazado. Transferir. Transferir el riesgo requiere trasladar a un tercero todo o parte del impacto negativo de una amenaza, junto con la propiedad de la respuesta. La transferencia de un riesgo simplemente confiere a una tercera persona la responsabilidad de su gestión; no lo elimina. La transferencia de la responsabilidad de un riesgo es más efectiva cuando se trata de la exposición a riesgos financieros. Mitigar. Mitigar el riesgo implica reducir a un umbral aceptable la probabilidad y/o el impacto de un evento adverso. Adoptar acciones tempranas para reducir la probabilidad de ocurrencia de un riesgo y/o su impacto sobre el proyecto, a menudo es más efectivo que tratar de reparar el daño después de ocurrido el riesgo. Aceptar. Esta estrategia se adopta debido a que rara vez es posible eliminar todas las amenazas de un proyecto. Esta estrategia indica que el equipo del proyecto ha decidido no cambiar el plan para la dirección del proyecto para hacer frente a un riesgo, o no ha podido identificar ninguna otra estrategia de respuesta

97 85 adecuada. Esta estrategia puede ser pasiva o activa. La aceptación pasiva no requiere ninguna acción, excepto documentar la estrategia, dejando que el equipo del proyecto aborde los riesgos conforme se presentan. La estrategia de aceptación activa más común consiste en establecer una reserva para contingencias, que incluya la cantidad de tiempo, medios financieros o recursos necesarios para abordar los riesgos. Se identifica en el Cuadro 11, el disparador para proceder a las acciones correctivas, el tipo de acción y el detalle de las acciones que debemos tomar.

98 RE003 RE002 RE Cuadro 12. Matriz de mitigación de Riesgos Código Descripción del Riesgo Disparador Tipo de Acción Acciones/Medidas Si los planos y la documentación son robados durante el recorrido hacia la entrega al CFIA, entonces el proyecto se detendrá indefinidamente. Si el proyecto queda en stand by debido a un cambio en la legislación en tramitología de permisos, entonces no se podrá iniciar el proyecto en la fecha determinada. Si el sistema digitalizado APC genera un problema informático relacionado con el acceso al mismo, entonces, no se generan atrasos en la fecha límite de tramitología del proyecto Problemas por robo de documentación MITIGAR Cambio en la legislación en tramitología de permisos ACEPTAR Problema informático de programa APC MITIGAR Estudiar las alternativas de forma puntual con respecto al trámite para determinar el grado de seguridad a la hora de transportar la documentación. Estar en constante actualización con respecto a los proyectos de ley y estudiar detalladamente aquellos que afecten directamente el proyecto. Realizar el trámite digital con anticipación para evitar que bajo circunstancias de presión nos sucedan este tipo de problemas.

99 RO002 RO001 RE Código Descripción del Riesgo Disparador Tipo de Acción Acciones/Medidas Si las entidades competentes no cumplen con los tiempos establecidos para la tramitación, entonces, el proyecto recurrirá en un atraso de inicio. Si al llegar a la ventanilla del CFIA, la documentación es incompleta, entonces el proyecto recurrirá en un atraso de inicio. Si el proyecto presenta una variación en el costo de los permisos durante la tramitación del mismo, entonces el proyecto recurrirá en costos adicionales. Incumplimiento de Realizar los trámites de permisos tiempos con anticipación para evitar MITIGAR contratiempos en la planificación de la tramitología y obtención de permisos. Documentación Establecer un check list en el cual incompleta en se establezca toda la ventanilla del documentación relacionada con la CFIA ELIMINAR tramitación de permisos, de tal forma que a la hora del trámite se verifique el contenido de la lista sin omitir detalle. Variación de Considerar un imprevisto durante la costos de los planificación en el tema de la permisos durante la tramitación TRANFERIR tramitación, de tal forma que el costo quede cubierto. Se transfiere al cliente.

100 RT003 RT002 RT Código Descripción del Riesgo Disparador Tipo de Acción Acciones/Medidas Rechazo de Realizar una revisión detallada del Si el proyecto no es aprobado por requerimientos mínimos establecidos por el CFIA, entonces el proyecto se detendrá indefinidamente. Si el proyecto no es aprobado por requerimientos mínimos establecidos por el Ministerio de Salud, entonces el proyecto se detendrá indefinidamente. Si el proyecto no es aprobado por la incongruencia de requerimientos entre instituciones, entonces el proyecto recurrirá en un atraso de indefinido. proyecto por proyecto para considerar al mismo requerimientos como candidato para la obtención mínimos por parte de permisos. Revisar MITIGAR del CFIA constantemente los requisitos de cada entidad para evitar omitir detalle a la hora de los diseños finales. Rechazo de Realizar una revisión detallada del proyecto por proyecto para considerar al mismo requerimientos como candidato para la obtención mínimos por parte de permisos. Revisar MITIGAR del Ministerio de constantemente los requisitos de Salud cada entidad para evitar omitir detalle a la hora de los diseños finales. Rechazo por Realizar una revisión previa con las incongruencia de instituciones para considerar todos requerimientos MITIGAR los requerimientos. instituciones.

101 RA002 RA Código Descripción del Riesgo Disparador Tipo de Acción Acciones/Medidas Si la persona encargada de la Incumplimiento de Determinar semanalmente la carga tramitología de los permisos esta fechas límites laboral de la persona encargada, sobresaturada y no cumpla con las para tramitología estableciendo roles y MITIGAR fechas límites, entonces, el responsabilidades directas. proyecto recurrirá en un atraso de inicio. Si la empresa obvia el flujo real de Omisión de flujo Buscar apoyo en toda la trámites para obtener los permisos real de tramites información suministrada por las en la planificación, entonces, el MITIGAR entidades y en especial por el juicio proyecto recurrirá en un atraso de experto, a la hora de considerar el inicio y en pérdidas económicas. flujo real de los trámites.

102 Reclamos y preguntas frecuentes Reclamos. Dentro del proceso de tramitación de planos del CFIA, existen dos reclamos frecuentes, tanto para el trámite físico como el trámite digital. 1. Disconformidad tasación. Una vez recibido el monto tasado por parte del CFIA, y si el profesional responsable no aprueba el monto, debe enviar un al coordinador del Departamento de responsabilidad profesional, solicitando la revisión del monto. Si el reclamo persiste, el profesional responsable deberá desarrollar un presupuesto detallado y enviar al coordinador para su evaluación. 2. Errores en sellado. Si por alguna causa existió un error en el sellado de parte del CFIA, se deberá enviar un , hacer una llamada o utilizar el chat virtual para solicitar la revisión del sellado. Posterior a esto, el Departamento de simplificación de trámites coordina con el Departamento de responsabilidad profesional para volver a sellar los planos. Es importante mencionar que de todos los proyectos tramitados, el margen de rechazo por parte del CFIA anda actualmente del 10% al 25%.(F. Bolaños, comunicación personal, 29 de julio 2010).

103 Preguntas frecuentes del Sistema APC Los usuarios del sistema APC, han realizado una serie de consultas al CFIA con el fin de asesorarse en el trámite de de justificar de alguna manera la versatilidad del tramite digital vrs el tramite físico. A continuación se presenta un listado de consultas frecuentes que los colegiados han planteado al utilizar el nuevo procedimiento: Por qué ya no es necesario hacer este trámite físicamente, en los casos de Viviendas tramitadas mediante APC? El CFIA reafirmando su compromiso y esfuerzo para lograr garantizar siempre las adecuadas condiciones de eficiencia, continuidad, calidad y confiabilidad que se necesitan en la prestación de los servicios a los colegiados y a la comunidad costarricense. Es que ha habilitado en el sistema digital de Administrador de Proyectos de Construcción la recepción en línea de la declaración jurada, amparados en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos. Entregar la Declaración Jurada original en el CFIA, para trámite físico implica realmente una simplificación del trámite? Sí, ya que; vale la pena valorar, que el tiempo que le toma al profesional venir al CFIA a dejar una declaración jurada en la Sede Central o en las Sedes Regionales, no se compara con las semanas que puede llegarse a tardar el Ministerio de Salud en revisar un proyecto de vivienda unifamiliar.

104 92 El profesional debe pagar algo cuando presenta la Declaración Jurada? No. Cuando el profesional trae la Declaración Jurada al CFIA o sus sedes, solo debe aportar su cédula para validar la presentación de la Declaración. Hay que tener claro que el Decreto Ejecutivo MP-MIVAH-S-MEIC, en el cual se sustenta la Declaración Jurada, sigue las mismas disposiciones que rigen actualmente el ordenamiento administrativo, al indicar que si la gestión la hace personalmente el interesado, no requiere autenticaciones, pues el funcionario que la recibe la confrontará con el documento de identidad respectivo. Ahora bien, si por alguna circunstancia el interesado no puede realizar la gestión personalmente en cualquiera de la sedes del Colegio Federado, el ordenamiento contempla la posibilidad que la declaración sea presentada con la autenticación de un Notario Público, quien será el que tiene el deber hacer constar que el estampado de la rúbrica fue en su presencia. Según se observa, ambos mecanismos para presentar la declaración jurada, lo que buscan es la seguridad jurídica para todas las partes involucradas, otorgando por igual una presunción de certeza y veracidad a las rúbricas que el suscriptor ha realizado en el de dicho documento. En ese sentido, lo que eventualmente tendría que pagar el profesional sería el monto correspondiente por la autenticación de la firma al profesional en derecho de su elección. Por este motivo, se considera que los beneficios que implica eliminar los desplazamientos y tiempo de espera para el visado del Ministerio de Salud, son ampliamente superados por ese costo.

105 93 Con este nuevo procedimiento, se deben entregar más documentos? No. Mediante la Declaración Jurada se entrega en el CFIA un documento en el que consta la disponibilidad de abastecimiento de agua potable del proyecto constructivo, del sistema de evacuación y disposición de agua residual a utilizar en la vivienda y, si existen, los alineamientos fluviales extendidos por el INVU en caso de afectación de paso de curso de agua o servidumbre de paso de tubería. Toda esta información está contemplada como parte de los estudios preliminares que todo profesional debe realizar en un proyecto, y está contemplado, como siempre lo ha estado, como parte de la tarifa establecida por el CFIA. Anteriormente, esta información se debía remitir al Ministerio de Salud para obtener el visado correspondiente. Por tanto, el nuevo procedimiento no implica trámites nuevos ni estudios que no se debieran realizar anteriormente. Sólo se modifica el lugar de entrega y se simplifica la documentación donde consta que se realizaron los estudios. Con este nuevo procedimiento, se deben hacer más estudios? No. Algunos profesionales han consultado sobre las pruebas de infiltración, la cual no constituye un estudio nuevo, pues desde mucho tiempo atrás existe la obligación de determinar el sistema de evacuación y disposición de agua residual, según consta en el Código de Instalaciones Hidráulicas y Sanitarias en Edificaciones del CFIA (año 1995), Capítulo 7, Artículo Veamos: Artículo 7.116: Para determinar la aceptabilidad del sito y establecer las dimensiones del sistema subterráneo de eliminación deben realizarse pruebas de infiltración. Deben ejecutarse suficientes pruebas en agujeros separados para asegurar la validez de los resultados.

106 94 En el artículo siguiente (7.117), se indica con detalle el procedimiento para realizar la prueba y la manera de calcular la tasa de infiltración. Asimismo, es importante aclarar que las pruebas de infiltración pueden ser realizadas por un laboratorio o por el mismo profesional encargado del diseño de la vivienda. Esos nuevos documentos, implican mayores responsabilidades ante la ley, a las que se tenían con el anterior tipo de trámite? No. Solo en el caso que declarante, con mala fe o dolo, falsee la información indicada en la declaración jurada, podría verse implicado en un proceso penal y sujetos a las sanciones que se establezcan el ordenamiento jurídico. Si esto fuera así, el declarante podría incurrir en el delito tipificado en el artículo 311 del Código Penal, correspondiente al perjurio o falso testimonio. Por otro lado, si la información fuera incorrecta por descuido del declarante, la sanción es la revocación de visado y eventualmente, inicio de un proceso disciplinario en el CFIA, tal como ha ocurrido hasta ahora. Entonces, en conclusión el nuevo procedimiento no implica consecuencias diferentes o mayores para el colegiado, más que las ya establecidas por ley, si no se cumple de manera correcta. Si el Ministerio de Salud ya no revisa los planos, cuál será su papel en el contexto del cumplimiento de la normativa sanitaria? El Ministerio de Salud seguirá vigilante que el ordenamiento jurídico a su cargo se cumpla, como se realizado hasta ahora y para ello procederá a reforzar la

107 95 inspección en el campo, puesto que sus funcionarios ya no tendrán que visar los planos de vivienda unifamiliar, aunque efectivamente este trámite se mantiene para los demás tipos de construcción. De esta manera, se podrá corroborar que lo que se haya presentado en el momento del trámite sea lo que efectivamente se está construyendo en la obra, lo cual no era posible revisar con el procedimiento anterior. En ese sentido, el artículo 15 del Decreto MP-MIVAH-S-MEIC indica que con respecto a la fiscalización de los proyectos por parte del Ministerio de Salud, el Área Rectora correspondiente del Ministerio de Salud, podrá realizar inspecciones en cualquier momento, durante la construcción o después de su finalización, para verificar el cumplimiento de lo declarado bajo fe de juramento por el profesional responsable. Para el Trámite Físico, EL CFIA me recibe los planos si no traigo la Declaración Jurada? No. Para obtener el visado del CFIA, para trámite de vivienda unifamiliar, será indispensable presentar el original impreso y copia de la Declaración Jurada ante el CFIA, sea en su Sede Central o en sus Sedes Regionales. Con el visado del CFIA, el profesional podrá proceder a solicitar el permiso de construcción ante la Municipalidad respectiva. Si ya tengo el plano visado por el CFIA, puedo entregar mis planos de vivienda unifamiliar en el Ministerio de Salud? Si el plano fue visado por el CFIA antes del lunes 13 de agosto del 2007, deberá entregar en el Ministerio de Salud el plano y todos los requisitos para obtener el visado correspondiente. Todos los planos que el CFIA ha recibido a partir del 13 de agosto del 2007 ya se han ajustado a los lineamientos del Decreto No MP-MIVAH-S-MEIC, y por lo tanto, el visado del CFIA implica que se presentó la Declaración Jurada correspondiente. En virtud de lo anterior, el Ministerio de Salud

108 96 cuenta con copia de ésta y procederá, posteriormente, a visitar el sitio de construcción para confirmar su cumplimiento. Dónde consigo la Declaración Jurada? El formulario para presentar la Declaración Jurada está disponible en este link: Qué debo poner en la Declaración Jurada? Es importante tener en cuenta que para llenar el formulario, el profesional debe contar con la información pertinente para cada uno de los casos que se menciona a continuación: Vivienda abastecida por: * Acueducto: Número de oficio de la carta de disponibilidad de agua potable o fecha de sello de disponibilidad de agua potable, emitida por el ente administrador. * Pozo: Número de oficio, nombre de laboratorio y fecha del análisis físico-químico y bacteriológico de aguas. Sistema de evacuación y disposición de aguas residuales: * Alcantarillado sanitario: Número de oficio de la carta de disponibilidad de alcantarillado sanitario o fecha de sello de disponibilidad de alcantarillado sanitario, emitida por el ente administrador. * Tanque séptico: Laboratorio, empresa o nombre del profesional (incluyendo su carné) encargado de haber realizado la prueba de infiltración, fecha del informe, tasa crítica de infiltración y longitud de drenaje. * Sistema de tratamiento de aguas residuales: Fecha y número de resolución del Ministerio de Salud. Restricciones al terreno:

109 97 * Afectación por paso de cursos de agua o servidumbres: Fecha del alineamiento fluvial extendido por la Dirección de Urbanismo del INVU. Se debe indicar adicionalmente, servidumbres de tuberías de cualquier índole, servidumbres peatonales y cualquier otra restricción (ejemplo: tendido eléctrico), según sea la condición particular del proyecto. Si tramito por APC, cuál es el procedimiento para la Declaración Jurada? El procedimiento para realizar el trámite simplificado ante el CFIA, a través de APC, es el siguiente: Envío del proyecto mediante APC. Recibo de correos de monto de tasación y de Declaración Jurada: De manera paralela a la notificación electrónica del monto de tasación, el profesional recibirá un correo electrónico con las indicaciones para llenar y enviar el formulario de la Declaración Jurada, que está disponible en formato digital en el APC dentro de la cejilla de Otros Trámites, en la opción de Trámites Declaración Jurada Ministerio de Salud. Una vez editada la declaración se debe Guardar para que la misma sea procesada. Recibo de plano sellado: Cuando se haya recibido, en el CFIA, la versión digital de la Declaración Jurada, y se haya cancelado el monto correspondiente a la tasación, el profesional será notificado de que su plano ha sido sellado y podrá descargarlo del APC. Solicitud del permiso de construcción ante la Municipalidad. El profesional puede consultar cuales Municipalidades cuentan con conexión para Tramite de Permiso de Construcción de Vivienda Unifamiliar. Si tramito físicamente (en la plataforma de servicio o Sedes del CFIA), cuál es el procedimiento para la Declaración Jurada? * Completar formulario de Declaración Jurada: El profesional tendrá el formulario disponible en línea, lo podrá llenar e imprimir para presentar el original

110 98 (autenticada por un Notario Público, en caso de que no sea el profesional quien realice el trámite) ante el CFIA, en su sede central o sus sedes regionales. * Entrega de planos físicos, copia digital del plano (empaquetado en formato zip y en formato dwg) en CD, otros requisitos establecidos en la Guía de Trámites del CFIA) y Declaración Jurada al CFIA: El profesional entregará los planos, los requisitos y la Declaración Jurada en la sede central o las sedes regionales del CFIA. El Decreto obliga también a solicitar una copia digital del plano, para efectos del Ministerio de Salud, que deberá ser entregado en un CD en formato dwg junto con los otros requisitos. * Pago del monto de tasación: Una vez que el profesional haya cancelado el monto correspondiente a su proyecto, obtiene el plano sellado, tal y como se realiza en la actualidad. * Solicitud del permiso de construcción ante la Municipalidad. En qué legislación se sustenta la Declaración Jurada? Esta simplificación y los requisitos que se están solicitado para llevar a cabo dicho trámite por medio digital y en físico, se sustenta en el Decreto No MP- MIVAH-S-MEIC, publicado en La Gaceta No. 112, del martes 12 de junio, el cual es el resultado de un esfuerzo conjunto del Ministerio de Salud, el Ministerio de Economía, Industria y Comercio y el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos.

111 Presupuesto general Para efectos del CFIA, se consideran los siguientes rubros con el fin de que el proyecto pueda ser tasado de forma correcta. Estos montos no varían si el trámite es realizado física o digitalmente CFIA Timbres. El valor del timbre se fijará de acuerdo con la siguiente tarifa: - Construcciones con valor hasta de cien mil colones ( 100,000.00) pagarán el medio del uno por mil de su valor. - Construcciones con valor de más de cien mil colones ( 100,000.00) pagarán el uno por mil de su valor. Ver Articulo 57, Ley Orgánica Nº 3663 de 10 de enero de 1966, Reformada por las leyes Nº 4925 de 17 de diciembre de 1971; 5361, del 16 de octubre de 1973 y 6975 del 30 de noviembre de Derecho de asistencia. Toda Empresa cuando fungiere como contratista principal, deberá pagar al Colegio Federado El 1.5 por mil sobre el valor de la obra, de conformidad con lo que establece el artículo 52 de la Ley Orgánica del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica. Ver Artículo 59, Reglamento Interior General del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, Decreto Ejecutivo Nº 3414-T de 03 de Diciembre de 1973

112 100 Cupón. El Cupón de Registro de la Bitácora de Obra que será cancelado al Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica junto con la inscripción de los contratos de consultoría de la siguiente manera: pagará quince céntimos por cada mil colones del monto del valor tasado. Ver Artículo 21 del Reglamento Especial del Cuaderno de Bitácora en Obras Municipalidades En términos normales y generales el cobro seria de un 1% del valor tasado por el CFIA. Sin embargo, y debido a la autonomía con la que cuentan estas entidades, puede variar el costo, según se describe. (F. Bolaños, comunicación personal, 27 de julio 2010). - Algunas municipalidades aplican el 1% sobre el valor tasado del CFIA. - Algunas municipalidades tasan y definen su tasación. - Algunas municipalidades aplican el 1% sobre el valor tasado del CFIA más un 1.5%. Se determina considerar un caso en particular, pero siempre real de un permiso obtenido para una casa de habitación de 125m2, en Santo Domingo de Heredia. De esta forma, se podrá obtener un costo real para la obtención de los permisos de construcción. Descriptivamente, el CFIA realiza la tasación en base al valor estimado preliminar establecido en el Contrato de Servicios profesionales para Consultoría. Ver Anexo 8. El cual describe entre otras cosas, los datos generales del proyecto y los responsables del proyecto, según así sea su área de especialidad.

113 101 El CFIA tasó el proyecto, involucrando los costos de los timbres, el derecho de asistencia, y el cupón, cada uno de acuerdo al porcentaje descrito en este mismo capítulo. Importante anotar que este permiso fue tramitado por APC, de forma digital. En el Anexo 9 se presenta la Declaración Jurada presentada para este ejemplo en particular. Presupuesto Trámite Casa Habitación Datos Generales Área construcción 125m2 Área de lote 251,57m2 Ubicación Santo Domingo, Heredia Monto Aproximado ,00 Descripción Cantidad Monto Total CFIA Timbres 1/ , ,00 Derecho de Asistencia 1.5/ , ,00 Cupón 0.15/ , ,00 Cobro Administrativo 0% ,00 0,00 Subtotal ,00 Municipalidad Monto 1% , ,00 Subtotal ,00 Gran Total ,00 Para éste proyecto en particular, el CFIA tasó el mismo con un monto de colones, y la Municipalidad con un monto de colones, para un total de colones.

114 102 Se debe anotar, que el monto de la tasación es muy particular de cada proyecto, pues como todos sabemos todos los proyectos son únicos; por tanto, tienen características diferentes que incrementan o no su presupuesto inicial y por tanto, el monto de la tasación. En el Anexo 10 y 11 podemos ver la Consulta de Proyectos y el Detalle de tasado para el proyecto en mención.

115 Cronograma de tramitología Se contemplan como rangos máximos para la obtención de permisos en relación a los tiempos de respuesta. Se hace la distinción entre el tramite físico y digital. (F. Bolaños, comunicación personal, 27 de julio 2010). Tramite físico - Del envío al visado de planos (con la documentación completa): 4 días. Tramite digital - Del envío al tasado (con la documentación completa): 24hrs - Del pago de tasación hasta el visado de planos: 24hrs Los tiempos entre las municipalidades varían subjetivamente. Actualmente, Curridabat es la Municipalidad con mejor tiempo de respuesta. Sin embargo, no existen estadísticas que prueben el tiempo estimado en la obtención de permisos municipalidades. (F. Bolaños, comunicación personal, 27 de julio 2010).

116 104 5 CONCLUSIONES 1. Es fundamental conocer los requisitos básicos, y otros respecto a la tramitología de permisos de construcción de viviendas unifamiliares. A través de éste conocimiento, se valora la buena o mala planificación a la hora del trámite, el cual se desea completo y eficaz para lograr obtener lo esperado. 2. Las empresas en construcción se ven cada vez más involucradas en el control interno de los permisos, con el fin de ganar tiempos y responder a cronogramas propuestos al cliente. 3. Se establecieron las plantillas más significativas y con las cuales debemos estar más familiarizados a la hora de realizar cada trámite. Estas plantillas son accesadas directamente en la página del CFIA, entre las que se debe mencionar: Declaración Jurada, Boleta Eléctrica, etc. 4. Se identifican los dos caminos a seguir para lograr obtener los permisos de construcción: trámite físico y trámite digital. Este último ha sido la innovación actual para obtener los permisos, innovación aportada por el CFIA, quien ha sido el promotor de la simplificación de trámites a nivel nacional. En el desarrollo del PFG se hace mención detallada de los requerimientos en solicitud de los permisos de construcción, todos haciendo referencia al CFIA, y las Municipalidades. Cabe mencionar que las municipalidades en estudio fueron Heredia, Cartago, Curridabat, Escazú y Santa Ana. 5. Se citan las leyes y reglamentos a consultar en caso de asuntos de tramitología. De igual modo se establecieron tres herramientas útiles para el seguimiento y control de los permisos en trámite en la sección Se elaboró un flujograma para lograr el camino lógico para obtener los permisos a través del sistema APC, tomando en cuenta las entidades involucradas. 7. Se identificaron 11 riesgos, de los cuales 8 resultaron dentro de la categoría de Moderados y 3 dentro de Alto riesgos, para cada uno de estos se

117 105 presento un plan de mitigación con el fin de mitigar, aceptar, eliminar o transferir un riesgo. 8. Se identificaron dos reclamos frecuentes y un listado de preguntas frecuentes realizadas por usuarios de APC en el CFIA, sirviéndonos como base para efectos de confusión con el sistema o con respecto a documentación y tramite físico. 9. Se identificaron los costos asociados a tramitología y los tiempos estimados para la obtención de los permisos de construcción para viviendas unifamiliares de hasta 300m2.

118 106 6 RECOMENDACIONES En este apartado se anotaran diferentes consideraciones que con base a la investigación realizada podrían mejorar los sistemas en tramitología de permisos de construcción de viviendas de hasta 300m2. 1. Se recomienda actualizar éste Manual conforme a las disposiciones legales, establecidas específicamente en la Gaceta, o por un ente regulador, como en el caso del CFIA. 2. Periódicamente, se deberá considerar actualizar los costos de la tarifa establecida y del cronograma establecido. 3. Las Municipalidades que aun no están siendo integradas en el sistema APC, por falta de actualización de datos o de un orden estricto, deberán encontrar la forma de integrarse para que de esta manera se pueda adquirir un servicio más completo y con una cobertura más amplia. 4. Los responsables de la tramitación deberán actualizar la matriz de riesgos conforme a cada proyecto y mantener al tanto al cliente, quien es el responsable de la aprobación del anteproyecto. 5. Es fundamental que las empresas tengan claro que debe existir un responsable para temas de tramitología, el cual contara con el pin de APC, adquirido en el CFIA, y le dará seguimiento a cada uno de los proyectos en trámite. 6. Se recomienda unificar criterios de requerimientos entre las municipalidades para crear equipo. 7. Es fundamental conocer los Planes Reguladores de cada Municipalidad, para no incurrir en gastos de diseño, correspondientes a errores básicos. 8. Se recomienda involucrar al cliente durante la tramitología, para evitar tener problemas de flujo económico. 9. Se debe considerar que el sistema APC mantiene actualizaciones, las cuales por razones de tiempo no han sido citadas en este PFG.

119 Se deben conocer a fondo los reglamentos y leyes existentes que competen en el tema de la tramitología. 11. Se recomienda realizar un manual paso a paso para proyectos de edificaciones, hidroeléctricos, ya que es muy personalizado el requerimiento para cada uno. 12. Se recomienda utilizar éste PFG para todas aquellas personas que requieran conocer a fondo la tramitología de forma física y digital.

120 108 7 BIBLIOGRAFIA Chamoun, Y. (2002). Administración Profesional de Proyectos La Guía. México, D.F.: McGraw Hill. Clements, J., Gido, J. (2003). Administración Exitosa de Proyectos.. México, D.F: International Thompson Editors. Project Management Institute. (2008). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Estados Unidos, Pennsylvania: Project management Institute, Inc. Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos, Sistema APC (en línea). Extraído el 15 Junio del Disponible en Trámites de Construcción Trámites para viviendas y edificaciones de hasta 300m2. Extraído el 25 Mayo del Disponible en Truque, E. (2009). Guía para el proceso y control de los procedimientos para la tramitología de los permisos de un proyecto de desarrollo inmobiliario en Playa Dominical. Tesis para obtener el título de Maestría en Administración de proyectos. Universidad de Cooperación Internacional, San José, Costa Rica. Entrevista Ing. Freddy Bolaños, Gerente Sistema Administración de proyectos de construcción (APC), Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos. San José, 29 de Agosto de Fernández Fausto. Curso de riesgos, apuntes de clases. (2007). San José, UCI.

121 109 8 ANEXOS Anexo 1. ACTA (CHARTER) DEL PROYECTO A continuación se presenta el acta del proyecto final de graduación. ACTA (CHARTER) DEL PROYECTO Información principal y autorización de proyecto Nombre de Proyecto: Fecha: 07/04/2010 Áreas de conocimiento / procesos: Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicación, Riesgo, Abastecimiento, Integración, Ambiental, Seguridad Ocupacional, Financiera y Reclamos/Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre. Manual paso a paso para la tramitación de permisos de construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300 m2, utilizando la extensión de construcción del PMI y el PMBOK. Área de aplicación (sector / actividad) : Construcción de Viviendas Unifamiliares de hasta 300m2. Fecha de inicio del proyecto: 30/04/2010 Fecha tentativa de finalización del proyecto: 30/08/2010

122 110 Objetivos del proyecto (general y específicos) : Objetivo General Desarrollar un Manual paso a paso para la tramitación de permisos de construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300 m2, utilizando la extensión de construcción del PMI y el PMBOK. Objetivos Específicos Redactar el manual de forma que sea amigable con todos los usuarios, para la obtención de permisos de construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300m2. Identificar los permisos necesarios para la construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300m2 y los entes reguladores. Establecer las herramientas de seguimiento y control a utilizar para la tramitología de permisos, para poder monitorear individual y grupalmente los permisos en ejecución. Diseñar un flujograma para la descripción de permisos para la construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300m2. Identificar los riesgos de cada etapa y proponer acciones correctivas, para disminuir al máximo las posibilidades de afectación durante la tramitología. Evaluar reclamos de parte de los usuarios y/ preguntas frecuentes, con el fin de poder establecer respuestas para mejorar los sistemas de tramitología. Crear un presupuesto general con respecto al costo que genera la tramitación de permisos en general, para valorar la inversión a realizar por parte del interesado. Establecer los responsables y tiempos aproximados para la obtención de los permisos. Descripción del producto: Es un documento tipo Manual paso a paso para el proceso de diseño, tramitación de permisos y construcción de viviendas unifamiliares de hasta 300 m2 desde un proyecto en planos hasta la obtención del permiso municipal.

123 111 Necesidad del proyecto (lo que da origen) : Actualmente se manejan los trámites de manera independiente, de modo que para el usuario es tedioso completar de manera efectiva la tramitología de los permisos para la construcción de viviendas unifamiliares. De igual modo, la diversidad burocrática y de cada una de las entidades ha generado disconformidad en los usuarios, comprendiendo esto como desgaste en el proceso y duplicidad en solicitud de información. Se admite que se presenta un problema cultural en la Administración pública, la cual radica en la falta de información por parte de los jerarcas con respecto a los empleados públicos, lo cual hace que los trámites se vuelvan lentos y poco efectivos. Adicionalmente, nos topamos con una duplicidad de solicitudes entre las entidades públicas, atrasando aun mas los tramite, por lo que durante el desarrollo de éste Manual tomaremos como referencia las siguientes Municipalidades para efectos de los permisos: Curridabat, Escazú, Santa Ana, Cartago y Heredia. Justificación de impacto (aporte y resultados esperados): El Manual paso a paso, vendría siendo una herramienta útil para todas aquellas personas que constantemente u oportunamente realizan trámites para construir viviendas unifamiliares de hasta 300 m2. Este manual tendría identificadas las entidades pertinentes y necesarias para poder obtener permisos de construcción. Adicionalmente se tendría un capitulo para preguntas frecuentes, con el fin de ayudar al usuario final. Restricciones: Discrepancia entre municipalidades con respecto a la tramitología de permisos. Información limitada. Supuesto: Colaboración por parte de las entidades públicas para el suministro de información. Se tendrá únicamente enfoque en los permisos necesarios para las viviendas unifamiliares de hasta 300m2. Se contara con el aporte en la web de información respecto a la tramitología de permisos. Específicamente, se contara con la información actual con respecto al sistema APC, del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos.

124 112 Identificación de grupos de interés (stakeholders): Cliente(s) directo(s): Entidades publicas Ingenieros, Arquitectos, Topógrafos. Estudiantes Clientes indirectos: Elaborado por: Isabel Aguilar Coto Inversionistas Desarrolladores Firma: Aprobado por: Ramiro Fonseca Macrini Firma:

125 Anexo 2. Cronograma PFG. 113

126 Anexo 3. Machote Declaración Jurada CFIA. 114

127 115

128 116

129 Anexo 4. Formulario de INEC. 117

130 118

131 Anexo 5. Formulario Físico Permiso. Municipalidad de Curridabat. 119

132 120

133 Anexo 6. Boleta Eléctrica 121

134 122 Anexo 7. Procedimiento Virtual Sistema APC. Ejemplo. Anexo 7.1. Ingreso a pantalla principal APC

135 Anexo 7.2. Pantalla Principal: Los Menús de Acciones 123

136 124

137 125

138 Anexo 7.3. Llenado de primera página de contrato. 126

139 127

140 128

141 Anexo 7.4. Llenado de segunda página de contrato. 129

142 Anexo 7.5. Llenado de tercera página de contrato. 130

143 Anexo 7.6. Información del proyecto 131

144 Anexo 7.7. Notificación y validación al profesional responsable. 132

145 133

146 134

147 135

148 136

149 137

150 Anexo 7.8. Rechazo por parte del profesional responsable. 138

151 Anexo 7.9. Tasación del proyecto 139

152 Anexo Formalización de la declaración jurada 140

153 141

154 142

155 143

156 Anexo Pago de monto tasado. 144

157 145

158 146

159 147

160 148

161 149

162 150

163 Anexo Descarga de planos 151

164 152

165 153

166 154

167 155

168 156

169 157

170 158

171 159

172 Anexo Tramite solicitud permiso municipal 160

173 161

174 162

175 163

176 164

177 165

178 166

179 Anexo Rechazo de parte de Municipalidad 167

180 168

181 Anexo Pago permiso municipal 169

182 170

183 Anexo Aprobación permiso municipal 171

184 172

185 173

186 Anexo Visualización del permiso municipal. 174

187 Anexo 8. Contrato Servicios Profesionales CFIA. Casa Habitación, Heredia. 175

188 176

189 Anexo 9. Declaración Jurada. Casa Habitación, Heredia. 177

190 178

191 179