Manual de Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) para Empresarios de MIPYMEs I-Business, Soluciones Creativas de Negocios -

Transcripción

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2 Manual de Tecnlgías de Infrmación y Cmunicación (TIC) para Empresaris de MIPYMEs I-Business, Slucines Creativas de Negcis, 2006 Artur J. Slórzan y Brian A. Phillips Tds ls derechs reservads Esta publicación puede ser reprducida en td en parte siempre que se cite a ls autres. I-Business, Slucines Creativas de Negcis Teléfns: (505) / Masaya, Nicaragua, América Central Crre electrónic: inf@ibcreativeslutins.cm 2

3 Cntenid Intrducción... 1 Capítul 1: Imprtancia de las Tecnlgías de Infrmación y Cmunicación (TIC) para las PYMEs Intrducción Situación del us de TIC en las PYMEs Qué tan preparads estams para la implementación de TIC Cóm las TIC pueden ayudar a su empresa a crecer... 7 Capítul 2: Micrsft Office Micrsft Wrd Intrducción Iniciand Wrd - Menús Us de las herramientas básicas de Wrd Cmbinar crrespndencia Diseñ gráfic Otras peracines cn Wrd Micrsft Excel Operacines básicas en Excel Crear una hja de fluj de caja Plantillas Micrsft Outlk Elements Principales de Outlk Us de Cntacts Us de la Agenda Us de Tareas Us de Crre Electrónic...28 Capítul 3: Us de la Internet Crre Electrónic Web Ls Mtres de Búsqueda...34 Capítul 4: Seguridad Infrmática Una herramienta tecnlógica imprescindible para el éxit empresarial Darse a cncer mundialmente Publicidad a baj cst Presencia permanente Investigación del mercad Ventas Negcis Internacinales Cmunicarse cn ls clientes...39 Capítul 6: Pass para Establecer un Siti Web Escger un nmbre de dmini Registrar el nmbre de dmini Cntratar el aljamient (hsting) del siti Web Cnstruir el siti Web Pner el siti Web en línea...42 i

4 Capítul 7: Elements para el Diseñ de un Siti Web Rápid para descargar Presentación agradable a la vista Fácil de usar y navegar Cntenid clar, cncis y direct Idimas Accesibilidad Cntacts y Retralimentación Optimizad para ls mtres de búsqueda Páginas de venta efectivas Mantenimient y actualización...47 Capítul 8: Cnstrucción de Sitis y Páginas Web Sitis Web y Páginas Web Lenguajes y Sftware para cnstruir Páginas y Sitis Web Pass en la Cnstrucción de un siti Web Creand una página Web sencilla cn HTML y usand un prcesadr de text Crear un siti Web usand Frnt Page Página Principal (Hme) Página Catálg Página Quiénes Sms Página Cntáctens...60 Capítul 9: Mercade pr Internet Características que retienen a ls visitantes Ofrezca alg de valr para sus visitantes Optimización del siti, registr y psicinamient en buscadres Registr del siti Web en Prtales, Directris y bases de dats especializadas64 5. Use de ls medis básics de publicidad Mercade pr Crre Electrónic Intercambi de enlaces Anuncis pagads en buscadres Haciend mercade cn AdWrds de Ggle Prgramas de afiliación Otras estrategias de mercade...67 Capítul 10: Cmerci Electrónic Cncepts Tips de Cmerci Electrónic Ventajas y Desventajas del Cmerci Electrónic Para ls Vendedres Para ls Cmpradres Mercade y Cmerci Electrónic en Sitis Web Sitis Web B2C (Business t Cnsumer) Sitis Web B2B (Business t Business) Características de ls sitis Web cn cmerci electrónic La Tienda en línea El Catálg Infrmación sbre Enví, Garantías y Servici al Cliente El Carrit de Cmpras (Shpping Cart) Cierre de la Transacción (Check-ut)...71 ii

5 8.5 Prcesamient y Pag del Pedid Cuenta de Cmerciante (Merchant Accunt) Pass del Prcesamient de Pags Respnsabilidad del Vendedr Prtección cntra Fraudes e-lgística Integración cn Sistemas Infrmátics Interns Idima Sftware Tiendas Virtuales y Prcesamient de Pags EDI CRM ERP...76 Capítul 11: Otras Tecnlgías de Infrmación y Cmunicación Tecnlgías de Cmunicación Prgramas de Diseñ Grafic : Otras Tecnlgías Web...79 Capítul 12: Plan de Implementación Capítul 13: Sitis de Referencia Anexs Carta Prfesinal...85 Base de dats de clientes...85 Carta Prfesinal para cmbinación de crrespndencia...88 iii

6 Intrducción El presente Manual ha sid preparad cm un dcument de referencia para ls participantes del Diplmad en el Us de las Tecnlgías de Infrmación y Cmunicación para Empresaris de MIPYMEs. En el curs participarn un ttal de 22 persnas, 18 de ells pequeñs empresaris trabajadres de las empresas, 2 dcentes de la Universidad Americana (UAM) y 2 trabajadras de la Dirección de Pequeña y Mediana Empresa (DPYME) del Ministeri de Fment, Industria y Cmerci (MIFIC). El curs cnstó de 64 hras de clases, la mayría de práctica, distribuidas en 8 días durante 8 semanas en ls meses de Septiembre a Nviembre. Las clases se llevarn a cab en el Labratri de Cmputación de la UAM, dnde cada participante cntaba cn un cmputadr cn cnexión a la Internet. Debid a las diferencias previas de cncimients y habilidades de ls participantes en el Diplmad, en el us de cmputadras, sftware e Internet, se incluyern temas del manej de aplicacines básicas. Ls temas abrdads durante las sesines de clase, ls ejercicis práctics, las tareas para realizar después de las clases y material infrmativ de referencia, además del prgrama de clases y trs dats, se fuern pniend en el siti Wiki ticdeuam.wikispaces.cm para que ls participantes tuvieran acces a dicha dcumentación durante cada semana. Gran parte del cntenid de este Manual ya había sid previamente puest a dispsición de ls participantes en dich siti Web. Es imprtante mencinar que un bjetiv principal del curs fue dtar a ls empresaris de PYMEs del cncimient práctic de las herramientas TIC básicas que pueden aplicar en sus empresas para mejrar su eficiencia, prductividad, cmpetitividad y ampliar su mercad y es este el enfque principal de la infrmación cntenida en el presente Manual. Al mism tiemp, se cubren trs aspects definids también cm bjetivs del curs. Agradecems las sugerencias y el apy brindad para la ejecución del curs pr el Ing. Mari Vega, Directr de la DPYME y el Lic. Marvin Gadea también de la DPYME, así cm el apy técnic del persnal del Labratri de Cmputación de la UAM y del persnal de lgística. También querems agradecer el apy de la rganización académica y la administración del Diplmad, que estuv a carg de la Lic. Ana María Hernández, Directra del Institut American de Desarrll Empresarial (IADE) de la UAM. Las clases fuern impartidas pr el equip técnic de I-Business, Slucines Creativas de Negcis, encabezad pr ls autres de este Manual cn la participación adicinal de Armand Prtales, Jsé Julián Amadr y Jimmy Arcia en cierts temas específics y en el apy a ls participantes durante las sesines, además de participar en la asistencia técnica brindada a ls empresaris. El diseñ gráfic de la prtada del Manual fue realizad pr Rland Dávila, también del equip técnic de I-Business. Artur J. Slórzan y Brian Phillips 1

7 Capítul 1: Imprtancia de las Tecnlgías de Infrmación y Cmunicación (TIC) para las PYMEs (Canadian e-business Initiative, 2002). 1. Intrducción "Cuand splan fuertes vients de cambi, algunas persnas cnstruyen refugis, tras hacen mlins...!" Mervyn Evan Las TIC están revlucinand la manera de hacer negcis en el mund. Existe ciert cnsens sbre que si las empresas, en especial las PYMES, n adptan estas nuevas tecnlgías en sus estrategias de cmpra y venta (e-business), muy psiblemente n pdrán sbrevivir en el nuev entrn internacinal La Internet sirve cm medi de expansión de ls negcis a nivel internacinal prque reduce la distancia entre ls mercads, especialmente en términs de intercambi de infrmación. El fácil acces a las cadenas de suministr internacinales y a las redes de prducción y distribución pr medi de la Internet impulsa a muchas empresas a reasignar sus recurss hacia la prducción de exprtacines. El us de la Internet también frece nuevas prtunidades cm cmplement cm sustitut de la publicidad tradicinal. Se lgra que las cmpañías estén más visibles y sean más fáciles de cntactar pr parte de ls clientes actuales y futurs. En el cntext del Tratad de Libre Cmerci entre ls países Centramericans, República Dminicana y ls Estads Unids de América (DR-CAFTA), así cm para la incursión en trs mercads internacinales, el us de estas tecnlgías adquiere una primrdial imprtancia para aprvechar las ventajas que este tratad frece en cuant al acces a mercads en cndicines preferenciales. En ls mercads de ls países desarrllads, el cmerci pr Internet, cmerci electrónic está adquiriend cada vez más imprtancia en el ttal de transaccines de cmerci nacinal e internacinal. El cmerci mundial en línea, incluyend tant el negci a negci B2C- cm el negci a cnsumidr B2B-, alcanzó US$ 6.8 trillnes en América del Nrte captura $3.5 trillnes de este cmerci. Cuand se trata de B2B, ls experts acuerdan que la mayría de las cmpañías negci a negci van a estar en línea. El estudi anterirmente mencinad también dice que para el añ 2002, las PYMES de ls EE.UU. mantenían una relación directa a través de la Internet cn el 26% de sus cnsumidres, el 20% de sus suplidres y el 28% de sus scis, mientras las empresas de mayr tamañ mantenían más del dble de ests prcentajes en ese mism tip de relación. Ell se debe a que las empresas están recurriend cada vez más a la Internet para ampliar sus ventas y diversificar sus mercads. Ls negcis y el mercade en la Internet cntinúan expandiéndse. Cn el acces más fácil a las cmputadras, la 2

8 mayr aceptación del públic en general y la cnectividad más rápida, la Internet se está haciend el métd pr excelencia de recpilar infrmación. Para muchs cmpradres, exprtadres e imprtadres, se está cnvirtiend en el métd preferid. Per n slamente las empresas l hacen. Ls cnsumidres, pr su parte están haciend cada vez más cmpras en línea, especialmente ls de la generación que nació en la década en que las cmputadras empezarn a masificarse El mercad US-DR-CAFTA tenía en el añ 2005, millnes de habitantes, de ls cuales millnes sn usuaris de la Internet. El mayr prcentaje de ells está en ls Estads Unids de América. Ver el siguiente cuadr. Glbal Online Ppulatins Wrldwide Internet Ppulatin 2005: 1.08 billin (Cmputer Industry Almanac) Prjectin fr 2010: 1.8 billin (Cmputer Industry Almanac) (CIA's Wrld Factbk) (Nielsen/NetRa tings) (CIA's Wrld Factbk) Internet Serv. Prviders Internet Cuntry Ppulatin Users % Active Users Csta Rica 4,020, , % na 3 Dminican Republic 8,960, , % na 24 El Salvadr 6,700,000 40, % na 4 Guatemala 14,660, , % na 5 Hnduras 6,980,000 40, % na 8 Nicaragua 5,470,000 20, % na 3 United States 295,730, ,550, % millin 7,000 US-CAFTA-DR 342,520, ,420, % na 7, Situación del us de TIC en las PYMEs Según el estudi TICs en las PYMES de Centramérica 1, realizad el añ pasad, Nicaragua y aún más Hnduras, se encuentra a la zaga de ls demás países centramericans en cuant a la adpción de estas tecnlgías. El gráfic a cntinuación muestra que sól un 30% de las PYMEs nicaragüenses usan cmputadras, un 15% tiene acces a Internet y slamente un 2% tiene una página Web prpia. Para cmparar se muestran ls misms dats para el rest de países centramericans, Chile, Canadá y Estads Unids. 1 TICs en las PYMES de Centramérica: Impact de la adpción de las tecnlgías de la infrmación y la cmunicación en el desempeñ de las empresas. Ricard Mnge-Gnzález, Cindy Alfar-Azfeifa y Jsé Alfar-Chamberlain. Editrial Tecnlógica de Csta Rica y Centr Internacinal de Investigacines para el Desarrll,

9 Gráfic 1- Us de varias tecnlgías pr parte de las PYMES en cada país. El infrme dice que en Nicaragua existe una cbertura imprtante en el acces de la telefnía fija pr parte de sus PYMES (76%), seguida del acces a la radi (76%) y al teléfn celular (57%), la cbertura del fax es del 19% y del beeper ( buscadr de persnas) del sól 3%. En materia de cnectividad y us de páginas Web prpias, la cbertura de estas TICs es much menr en las PYMES de Nicaragua que en el acces a tras tecnlgías mstradas en el Gráfic siguiente. De hech, sól el 15% de estas empresas manifiesta tener acces a Internet, de las cuales el 73.8% afirma usar este servici dentr de la empresa. En el cas del crre electrónic sól el 17% de las PYMES nicaragüenses utilizan este servici, y de ellas, ds tercis l utilizan desde la empresa 67.8%). A qué se debe este baj nivel de us de las TIC en Nicaragua? Hay varis factres. Un de ells es el descncimient de las mismas y para qué pueden las empresas utilizarlas. Otr es la falta de servicis dispnibles en alguns lugares, tal es el cas del servici de teléfns fijs y móviles y de cnexión a la Internet. El estudi mencinad también identifica tra razón aducida pr ls empresaris: las TIC sn muy caras. En la medida que las PYMES tienen un mayr grad de adpción de las TICs, menr es el prcentaje de ellas que cnsidera que el cst de instalar y mantener estas herramientas tecnlógicas (teléfn fij, celular, acces a la Internet y presencia en una página Web) es "car muy car. A pesar de ell, la mayría piensa que el us de TIC es muy imprtante. La imprtancia del us de TIC es crrbrada pr aquellas empresas que las usan. Según el mism estudi, la investigación realizada en las empresas muestra que la adpción de las TICs ha prducid impacts imprtantes en el desempeñ de las PYMES nicaragüenses, en l referente a la mayr flexibilidad de ls prcess de prducción y administrativs, el aument de la calidad de ls prducts y del trabaj de ls empleads y en el aument de la eficiencia en la entrega del prduct a ls clientes. Véase el gráfic siguiente. 2 2 El nivel de adpción de TICs pr parte de una empresa tma en cuenta el númer de aplicacines de cómput e Internet adptadas pr la firma, según su imprtancia para que una 4

10 De igual manera, la adpción de TIC pr las empresas incidió en un aument de la prductividad del trabaj, en el clima rganizacinal de las empresas, en la efectividad del trabaj en equip de sus empleads, y en la satisfacción del persnal cn su trabaj. Ver el siguiente gráfic.. Cm cnclusión, puede decirse que las empresas que usan las TIC se han beneficiad de su implementación de diferentes maneras, tant en l que respecta al increment de su eficiencia y prductividad, cm en la calidad de sus prducts y pr tant en el aument de la cmpetitividad. Hay mucha relación entre el númer de cmputadras y el nivel de desarrll de cada país. A es es l que se llama la brecha digital que separa a ls países en cuant al us de TIC. En el siguiente gráfic puede verse cóm se distribuye en el mund el númer de cmputadras. Hay mucha relación entre el númer de cmputadras y el nivel de empresa pueda realizar transaccines cmerciales en línea (e-cmmerce), así cm integrarse a cadenas prductivas pr medi de aplicacines de cmputación e Internet (e-business). 5

11 desarrll de cada país. A es es l que se llama la brecha digital que separa a ls países en cuant al us de TIC. Pdems usar esa brecha digital en nuestra ventaja. Existe un enrme mercad ptencial para las empresas que lgran establecer una presencia en la Web. Cada día, el númer de clientes ptenciales individus y empresas- que cmpran pr Internet va creciend. Ls pequeñs empresaris pueden aprvechar las prtunidades que le brindan las tecnlgías de infrmación y cmunicación para alcanzar ese ampli mercad. 3. Qué tan preparads estams para la implementación de TIC El Netwrked Readiness Index (NRI), que es un Índice que mide el grad de preparación para aprvechar y beneficiarse de las TICs, resume las principales restriccines u bstáculs que enfrenta un país para facilitar la difusión de las TICs entre sus ciudadans y sus empresas. En este índice Nicaragua está, junt cn Hnduras en Centramérica, entre ls últims puests. Del estudi antes mencinad extraems el siguiente cuadr que muestra la psición de ls países centramericans y trs seleccinads en el ranking de preparación. Países Psición relativa del país Netwrked Readiness Index Cmpnentes Entrn Grad de preparación Estads Unids Singapur Finlandia Suecia Canadá Irlanda Nueva Zelanda Chile Brasil Us 6

12 Méxic Csta Rica Argentina Uruguay Rep Dminicana Panamá Clmbia El Salvadr Perú Guatemala Ecuadr Paraguay Nicaragua Hnduras Fuente: The Glbal Infrmatin Technlgy Reprt Al analizar el NRI, el estudi señala que: Las áreas más críticas de Nicaragua en materia del entrn tienen que ver cn: leyes relacinadas cn las TICs (psición 88 de 102), cmpetencia entre prveedres de servicis de Internet (82 de 102), calidad de la infraestructura de telecmunicacines (95 de 102) y tiemp de espera pr una línea telefónica (101 de 102). En l referente al grad de preparación, sbresalen cm áreas deficientes: facilidad para btener una línea telefónica (88 de 102), priridad del gbiern en materia de TICs (psición 87 de 102), asequible línea de teléfn fija (84 de 102) y asequible servici de Internet (88 de 102). Finalmente, en materia de us las deficiencias más ntrias sn: cmputadras persnales (83 de 102), éxit del gbiern en la prmción de las TICs (92 de 102) y servicis del gbiern en línea (96 de 102) 4. Cóm las TIC pueden ayudar a su empresa a crecer Las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) pueden mejrar la eficiencia de ls diferentes prcess empresariales - prducción, ventas y administración- reducir csts y elevar su cmpetitividad mediante el us de Tecnlgías de Infrmación y Cmunicación (TIC). Además de mejrar la eficiencia y la prductividad, el us de TIC tiene especial imprtancia para el mercade y las ventas, para la búsqueda y cmunicación cn prveedres y clientes, y para el cntinu aprendizaje del empresari y del persnal. Cuand hablams de TIC casi siempre relacinams el términ cn cmputadras. En realidad, las cmputadras sn ahra las herramientas tecnlógicas más imprtantes en el camp de la infrmación y la cmunicación. Sin embarg, el cncept de TIC incluye trs equips que realizan funcines diferentes. Entre ls equips mderns están ls teléfns móviles, fax, pryectres de imagen, prcesadres de pags cn tarjetas de crédit y agendas electrónicas. Per desde much antes ya existían ls teléfns cnvencinales, las máquinas de escribir, las calculadras, las ftcpiadras, ls equips de radi y de televisión, ls cuales sn medis para la cmunicación, el prcesamient y manej de la infrmación. Tds ells cmpnen 7

13 l que llamams TIC, y tds han sid usads principalmente en las empresas para realizar sus peracines de manera más rápida y eficiente. En el camp de la cmunicación, tmems cm ejempl el teléfn. Antes de que se inventaran ls teléfns móviles celulares, para una empresa situada en un lugar dnde n hay dispnibilidad de líneas telefónicas cnvencinales, la alternativa es usar el servici de crres para cmunicarse, l que implica largs tiemps de espera para la cmunicación cn sus prveedres clientes si ésts están lejs. También implica mayres gasts para lgrar esa cmunicación en cas que el persnal de la empresa debe transprtarse hasta el lugar dnde ls prveedres clientes se encuentran. El teléfn cnvencinal vin a reducir ls tiemps y csts de la cmunicación, permitiend a las empresas reducir csts y aumentar ventas. Lueg, ls teléfns móviles significarn un pas adicinal que revlucinó la manera de cmunicarse, al permitir la cmunicación cn clientes prveedres sin imprtar dónde ésts se mueven. También, sin imprtar dónde está quien hace la llamada. El empresari de hy ya n necesita estar en su ficina para pder cmunicarse. Puede hacerl en cualquier mment mientras está fuera haciend las gestines prpias de su negci. De esa manera, se reducen aún más ls tiemps y csts para la cmunicación cn ls clientes y prveedres, per además, el teléfn móvil permite la cmunicación cnstante cn el persnal de su empresa. Cm cnsecuencia, esta tecnlgía ayuda a incrementar la eficiencia y la prductividad de las empresas. El cst del servici de teléfns cnvencinales y móviles es ampliamente cmpensad cn ls beneficis que trae para las empresas. Sin embarg, cuand se trata de cmunicacines internacinales, ls csts sn alts. Para las empresas que tienen relacines cn prveedres y clientes en el exterir, una slución que recientemente ha venid ganand ppularidad es la telefnía pr Internet, Vz sbre IP (VOIP), que reduce a una fracción ls csts de las cmunicacines telefónicas internacinales. Resumiend, estas tecnlgías de cmunicación, primer el teléfn cnvencinal, lueg el teléfn móvil y recientemente el teléfn de VOIP, han venid a reducir ls tiemps y csts de la cmunicación permitiend a las empresas mejrar significativamente su eficiencia y prductividad. De igual manera, tras tecnlgías relacinadas cn el manej de la infrmación han prducid similares resultads. Para las empresas, ls ahrrs en tiemp y diner sn imprtantes al pasar de llevar registrs -de cmpras, inventaris, ventas, clientes, transaccines financieras, etc. -manualmente escrits en papel, a un registr digital en cmputadra, al pasar de realizar peracines de cálcul cn una calculadra manual a usar un prgrama de cálcul autmátic en cmputadra, al pasar de escribir cartas, memrands y cmunicacines en una máquina de escribir a usar un prcesadr de texts y lueg imprimirls, mejr aún, usar el crre electrónic para tales cmunicacines. Se ahrra tiemp, papel, tinta, suelds del persnal, etc., y se gana en eficiencia y prductividad. Ls anterires sn sól alguns ejempls de peracines básicas que tda empresa realiza de manera rutinaria, per también hay trs uss cm en el mercade. Para dar a cncer ls prducts de su empresa, puede usar la publicidad tradicinal: anunciarse en las páginas amarillas de la guía telefónica, pagar anuncis en periódics, revistas, radi y televisión, rótuls de carreteras, panflets brchures, etc. Td empresari sabe el cst que tiene la publicidad, y para una empresa pequeña alguns tips de publicidad sn tan cars que n resultan rentables. 8

14 Y qué pasa si usted prduce alg que pudiera vender fuera de su país? Tendría el diner suficiente para hacer publicidad en el exterir? Para viajar a trs países a prmver su prduct en ferias y cntactar a psibles clientes? Y si l tuviera, sprtaría el preci de venta del prduct ls elevads gasts de mercade y publicidad en el exterir que es implica? Ahra, gracias a la Internet, Ud. puede dar a cncer su empresa a una audiencia nacinal l mism que a una internacinal pr el mism cst, ya que para la Internet las frnteras n existen. Un siti Web viene a ser la puerta de entrada a su empresa en la red internacinal cncida cm Wrld Wide Web (WWW) dispnible para ser visitada las 24 hras del día durante td el añ pr ls usuaris de la red en cualquier parte del mund. El Siti Web es la herramienta tecnlógica más imprtante para las empresas en el mund de hy, tant para las que venden en el mercad lcal cm para aquellas que miran al mercad internacinal. Desde el punt de vista de ls clientes en el mercad internacinal, una empresa sin su siti Web n se cnsidera cmpetitiva. También, las que tienen su siti Web sn las que cnsiguen ls clientes prque se les puede encntrar fácilmente a través de la Internet y lgrar un cntact más rápid. En ls negcis, el tiemp es r. Slamente una csa es segura: n imprta el tamañ de su empresa, las empresas que implementan TIC estarán en mejr psición que la suya para aprvechar las ventajas que éstas frecen. Tal vez a Usted le parezca muy cmplicad este asunt pues n sabe qué tecnlgías sn las más adecuadas para sus necesidades, qué equips, sftware y servicis adquirir, cual es la alternativa mens cstsa, cóm pnerlas en peración, cóm utilizarlas para sacarles prvech, etc. Sin embarg, tda esa infrmación puede averiguarse si usted tiene la dispsición y el dese de hacerl. Empiece pr buscar la infrmación dispnible en la Internet, cnéctese desde su empresa su casa vaya a un cyber café y empiece a buscar l que necesita saber. En resumen: el us de TIC en su empresa puede ayudarle a: Reducir csts y mejrand la eficiencia de las peracines Reemplazand prcess manuales que cnsumen tiemp y reduciend la necesidad de mvilizarse para realizar trámites buscar infrmación Generar ingress adicinales Usand su siti Web para vender sus prducts y servicis Alcanzar nuevs mercads y clientes Usand la Internet para ampliar su clientela a baj cst, tant en el mercad nacinal cm internacinal Facilitar a las persnas hacer negcis cn usted y usted cn ells- Desarrlland un siti Web que haga fácil cntactarl a sus clientes, suplidres, miembrs, visitantes, distribuidres asciads. 9

15 Capítul 2: Micrsft Office La suite de Micrsft Office es el paquete de prgramas más recncid y utilizad en el mund de hy. Antes de cualquier tra TIC que existe, hay que primer cncer y dminar las prgramas de Micrsft Office. El siguiente Capítul cntiene un dirección de us básic para Wrd, Excel, Outlk y Publisher. Además de est, se frece una guía de cóm hacer accines específics. Después de haber leíd este Capítul el alumn debería pder usar estas prgramas cn mas cnfianza y empezar implementándls en su empresa. 1. Micrsft Wrd 1.1 Intrducción Micrsft Wrd es un prgrama para prcesar dcuments, generalmente cartas, cn pcines para escribir text, crear tablas y dibujar figuras. Alguns uss generales de Wrd sn: Preparar cartas Crear fllets y brchures Diseñar gráfics Hacer facturas Preparar papelería cn membrete Diseñar Tarjetas de presentación Hacer anuncis y rótuls Wrd es un prgrama cmplet que aun un usuari avanzad n cnce td l que se puede hacer, per ls pcines mas útiles requieren pc aprendizaje para pder usarl de inmediat. Cm tds ls prgramas, sl sn útiles en la medida que un entienda qué quiere lgrar. Antes de crear su primer dcument de Wrd, tiene que planificar un pc su dcument. Hay algunas preguntas que hacerse primer. 1) Quien es mi audiencia? A quien esty dirigiend esta carta? 2) Es Wrd aprpiad, u tr prgrama? a) Si un quiere presentar un gran cantidad de númers cn tablas análisis matemátic, tal vez Excel es mejr b) Pwer Pint hace presentacines muy bnitas, per es mens fácil de leer que Wrd y tiene mens pcines c) Para redactar mucha infrmación escrita, cn algunas imágenes, Wrd es generalmente la mejr pción 3) Que va a tener mi dcument, en general? a) Imágenes? b) Párrafs? c) Tablas tras? 10

16 1.2 Iniciand Wrd - Menús Después de haber pensad l que quiere lgrar, hay que empezar. Para abrir un nuev dcument de Wrd, vaya al btón de Inici en su cmputadra, escja la pción Tdas ls prgramas y busque el icn de Wrd para seleccinarl. Cuand se abre, va a aparecer una hja en blanc. La siguiente imagen muestra la pantalla de Wrd en un dcument en blanc y la ventana derecha para escger pcines para: abrir un dcument existente, crear un nuev, usar plantillas, etc. Debaj del Menú, que está en la parte superir, están las barras de herramientas. Las más utilizadas sn la Estándar y Frmat, per hay tras específicas para Dibuj, Imagen, Tablas y brdes, etc., que pueden activarse usand el menú Ver Barras de Herramientas. Estas cntienen icns pequeñs gráfics- que sn una alternativa al us de cmands de menú. A ésts se puede tener acces cn el teclad, usand la tecla Alt y la letra subrayada en cada menú. Ls icns slamente pueden activarse cn el ratón. El us más ppular de Wrd es para hacer una carta. Si un n sabe cm hacer bien una carta, hay plantillas para ayudarle a preparar una. Ls siguientes pass sn ls básics para redactar una carta, sin usar las plantillas. 11

17 1.3 Us de las herramientas básicas de Wrd Para aprender cóm usar las diferentes herramientas de Wrd, vams a preparar una carta de cmunicación de negcis (ejercici práctic). Crear el membrete: Ir al menú y escger la pción Ver, lueg escger la pción de Encabezad y pie de pagina Dentr de la caja que aparezca, puede pner el text e imágenes que quiera. Para efects de este ejercici, se prprcinó el text e imagen a usar. El resultad final, cn el text, imagen y frmat utilizad está en el anex al final de este Manual. Ver Carta Prfesinal. Frmatear cambiar la apariencia del text: Seleccinams las letras que querems cambiar (Ssteniend Shift y usand las flechas direccinales) Escger Frmat en el menú arriba Escger la pción de Fuente Seleccinams Tip Arial, Estil Negrita y tamañ 10 Seleccinams las palabras "Ciel Azul" y buscams el icn de Clr de Fuente y seleccinams Azul Igual hacems para la palabra Asciads, para darle el clr rj Otra manera de cambiar la apariencia del text es seleccinand las palabras el text que querems cambiar y usand ls icns del menú de frmat para cambiar el estil, el tamañ, el tip el clr de la fuente. Insertar una imagen. menú Insertar - Imagen - Desde Archiv, usar el icn. Si la imagen es muy grande, cambiar el tamañ psicinand el ratón en una esquina y arrastrand hacia al centr. Lueg, para mver libremente la imagen, haciend clic sbre la imagen, clic en btón derech y en el menú desplegable seleccinar Frmat de imagen, lueg en la pestaña diseñ y lueg en la pción En frente del text. Ahra sí pdems mver la imagen libremente usand el ratón y arrastrándla a dnde querems pnerla. Escribir el text de la carta. Para efects de este ejercici se prvee el text previamente definid en Carta Prfesinal. Alinear un párraf a la izquierda, centr, derecha justificad a ambs lads. Estand en cualquier parte del párraf, hacems clic en el btón derech del ratón y seleccinams el icn crrespndiente de la barra de herramientas Frmat usams el menú Frmat Párraf y en el cuadr que aparece pdems definir el tip de alineación (izquierda, derecha, centr y cmplet), el tip de sangría, el espaci antes y después del párraf, el espaci interlineal, el cntrl de líneas y salts de página y ls tabuladres. 12

18 Numeración y viñetas. Usar el menú Frmat, lueg Numeración y viñetas y escjams en la pestaña Viñetas el tip que querems usar. También pdems usar ls icns de la barra de herramientas Frmat: Cambi de tip de letra y tamañ. Seleccinand el text al que querems mdificar el aspect, usams el menú Frmat Fuente y en el cuadr que aparece pdems cambiar el tip (fuente) de letra, el tamañ, el estil (negrita, cursiva, subrayada), el clr, y trs efects. Alternativamente, usand el ratón pdems usar las pcines de frmat de text en la barra de herramientas Frmat: Al final, la Carta Prfesinal lucirá cm se muestra en el Anex, página. 1.4 Cmbinar crrespndencia Wrd prvee una función muy utilizada en empresas y rganizacines, para preparar cartas, sbres etiquetas cn múltiples dats, usand un sl dcument cm plantilla. Pr ejempl, pdems escribir una carta e insertar ls dats de ls destinataris que se encuentran en una base de dats y generar autmáticamente múltiples cartas que tienen el mism cntenid, ahrrand tiemp, ya que se evita hacer cada carta dirigida a cada destinatari pr separad. Veams cóm funcina. Pas 1: Crear la plantilla, cn el text y el frmat de la carta que se va a repetir para tds ls destinataris. Escribims una carta usams una carta existente. Para este efect vams a usar la Carta Prfesinal del ejercici anterir. Pas 2: Crear la base de dats que cntiene la infrmación. En este cas, usams la hja de Excel que ya cntiene ls dats de ls participantes del curs. También pdems usar una tabla hecha en Wrd cn ls misms dats. Otra alternativa es Cpiar ls dats de Excel a un archiv nuev de Wrd. Hay que tener cuidad de que ls encabezads de las clumnas que cntienen ls dats tengan un títul. Ese títul l necesita Wrd para saber qué tip de infrmación cntiene cada clumna. Guardams el archiv cn ls dats cn el nmbre de Clientes.xls (en Excel) Clientes.dc (en Wrd). Pas 3: Abrir la Barra de Herramientas Cmbinar Crrespndencia en el menú ver - Barra de Herramientas. La barra tiene la siguiente apariencia: Pas 4: Al pner el cursr en el icn de la izquierda (Cnfiguración del dcument principal), y al hacer clic aparece una ventana desplegable preguntand qué tip de dcument vams a usar. Seleccinams carta. Pas 5: El siguiente icn a la derecha (Abrir rigen de dats) ns lleva a una ventana para seleccinar el archiv que vams a usar cm la fuente que cntiene ls dats de ls destinataris. Seleccinams el archiv Clientes.xls Clientes.dc que cntiene la base de dats que previamente hems cnstruid en el pas 2. Observe que ahra la barra de herramientas muestra alguns icns cn clres, l cual indica que pueden ser utilizads. 13

19 Pas 6: Ns ubicams en el lugar dnde querems pner ls dats del destinatari de la carta. En este cas, cm estams usand la carta del ejercici anterir, brrams ls dats del destinatari. Pas 7: Usams el sext icn de izquierda a derecha (Insertar camps cmbinads). (El us de ls icns cuart y quint es pcinal). Al hacer clic, aparece una ventana desplegable mstrand ls nmbres de ls camps sea ls títuls de las clumnas de la base de dats de clientes. Seleccinams ls camps Nmbre_de_Cntact, Nmbre_de_Empresa, Dirección, Ciudad, y Departament, teniend cuidad de clcarls en la psición y el rden en que querems que aparezcan. Nte que ahra la barra de herramientas muestra trs icns adicinales cn clres, que están lists para ser utilizads. Pas 8: Cn el icn pdems ver ls dats ya cmbinads, apareciend en lugar de ls nmbres de camps, ls dats de ls clientes destinataris. Cn la barra al centr pdems mverns entre ls registrs de la base de dats y visualizar ls misms. Est ns sirve para verificar que td está crrect. Pas 9: L que ns falta es cmbinar la carta cn ls dats de ls clientes para generar tdas las cartas que vams a enviar. Usams ls icns que están a la derecha para: a) generar las cartas en un nuev dcument de Wrd usand ; b) enviar directamente las cartas a la impresra c) al crre electrónic. La Carta Prfesinal para cmbinación de crrespndencia, mstrand ls camps de la base de dats de clientes, lucirá cm se muestra en el Anex. 1.5 Diseñ gráfic Preparand una tarjeta de presentación trs tips de diseñs gráfics básics (ejercici práctic). La tarjeta de presentación es un dcument clave para cualquier empresari. Hay muchs prgramas que pueden facilitar hacer una tarjeta de presentación, per Micrsft Wrd puede lgrarl fácilmente. Sl sigue las siguientes direccines para pder hacerl. 1. Abrims un nuev dcument, seleccinad el icn "Nuev Dcument en Blanc" y lueg, en el menú "Archiv" seleccinams "Cnfigurar Pagina" 2. Debems tmar en cuenta la cnfiguración de la hja en que estams trabajand que se encuentre en tamañ carta y es l hacems en Archiv, Cnfiguración de pagina dams clic en la pestaña papel y en tamañ de papel seleccinams carta letter. 3. Ir a al menú "Herramientas - Opcines" lueg en la pestaña "General" en las unidades de medidas cambiar a "Pulgadas" y pulsams "Guardar". 4. En "Márgenes" definims l siguiente: 14

20 1. Superir = Inferir = Izquierd = Derech = Orientación =Vertical 6. Papel Tamañ Carta 7. Seleccinams "Aceptar". 5. Si n está aún abierta, abrims la barra de herramientas Dibuj usand el menú Ver Barras de Herramientas - Dibuj" 6. Ya cn estas cnfiguracines prcedems a crear un rectángul cn la pción rectángul que aparece en la barra de herramienta ubicada en la parte inferir del dcument. 7. Pnems el cursr sbre el rectángul y haciend clic en el btón derech del ratón seleccinams "Frmat de Aut Frma" 1. En la pestaña "Tamañ" definims: Alt = 2 Anch = 3.5 y pulsams "Aceptar" 2. En la pestaña "Clres y líneas seleccinams Clr de Rellen y en la ventana desplegable, debaj de ls clres, seleccinams "Efects de Rellen" y lueg "Degradad" 3. Seleccinams ds clres y en "Estil de Smbread" seleccinams "Hrizntal" 4. Clic en "Aceptar" 8. Escribims el text de infrmación persnal cn la herramienta "Cuadr de Text" ejempl: nmbre de la Cmpañía Empresa, su nmbre, su carg, teléfn de la empresa y teléfn móvil, dirección, crre electrónic y siti Web. Debems pner ls dats más imprtantes para n sbrecargar de text. 9. Pdems eliminar el fnd del cuadr de text haciend clic en clr de rellen y seleccinams Sin rellen también quitams las líneas seleccinand Seleccinams Sin línea. 10. También pdems utilizar para escribir ya sea el nmbre de la cmpañía y cualquier tra csa el WrdArt y escribims el text que querams y ajustams al tamañ desead. 11. Ya hems puest el rectángul cn su respectiv tamañ y puest un fnd. Ahra pdems prceder a insertar el lgtip. Esta imagen se clca en la parte superir del rectángul. El tamañ l decide usted. 12. Si la imagen sale detrás del rectángul seleccinams la imagen ns aparece una barra cm ésta y seleccinams Delante del Text. 15