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1 Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Catalunya. INSTRUCCIÓN 2/2008 PARA LA UNIFICACIÓN DE PRÁCTICAS EN LA REALIZACIÓN DE LOS ACTOS DE COMUNICACIÓN EN LA JURISDICCIÓN CIVIL. INTRODUCCIÓN Los actos de comunicación del órgano jurisdiccional con las partes de cualquier procedimiento poseen una especial trascendencia por cuanto son los medios idóneos para que la tutela judicial sea efectiva como exige el artículo 24 de la Constitución. No obstante, también debe significar una respuesta judicial más pronta y mucho más cercana en el tiempo a las demandas de tutela solicitadas por los ciudadanos. Significa, por tanto, como dice la Exposición de motivos de la Ley de Enjuiciamiento Civil, un conjunto de instrumentos encaminados a lograr un acortamiento del tiempo necesario para una determinación de lo jurídico en casos concretos. A tal efecto, la práctica de cualquier acto de comunicación efectuado desde la oficina judicial constituye una pieza básica para, de un lado, garantizar el derecho a la tutela judicial efectiva reconocido en la Constitución, y de otro lado, porque supone que aquéllos deben ser regulados con orden, claridad y sentido práctico. La relación entre los actos de comunicación procesal y el derecho a la tutela judicial, previsto en el artículo 24.1 CE, resulta relevante como así ha sido declarado en numerosas resoluciones, ya que su falta de realización o práctica defectuosa, si coloca al interesado en situación de indefensión es lesiva al derecho fundamental citado, salvo que la falta de comunicación, tenga su causa en la pasividad o negligencia del interesado. La preocupación por la eficacia de los actos de comunicación, relacionada con el retraso y problemáticas relativas a su realización, llevó a la LEC a regularlos de manera que: 1. Otorgó relevancia a los domicilios que consten en el padrón, entidades o Registros públicos, considerando también domicilio el lugar de trabajo no ocasional. 2. Estableció la notificación mediante correo certificado con acuse de recibo, como el primer paso a realizar desde las oficinas judiciales civiles, cuando se está ante un procedimiento en el que no es preceptiva la representación por Procurador o éste aún no se ha personado. Sólo si éste medio fracasa, se debe intentar la comunicación mediante entrega personal, bien al destinatario, bien al círculo de personas expresamente previstas, en caso de no se hallase al destinatario.

2 3. Si el demandante desconoce el domicilio del demandado o si fracasa la práctica de la comunicación efectuada en el lugar indicado, el tribunal deberá llevar a cabo las averiguaciones precisas y expresamente establecidas. Por otra parte, encontrándonos en la denominada sociedad de la información con el uso preponderante del correo electrónico y el uso generalizado de internet, la actuación de las oficinas judiciales también debe adaptarse al tiempo presente, y en este sentido, desde el año 2007 se está aplicando en el orden jurisdiccional civil de una gran mayoría de partidos judiciales de nuestra Comunidad, el sistema de notificaciones vía Lexnet, lo cual, ha supuesto una nueva forma de practicar los actos de comunicación con los procuradores. Del mismo modo, la práctica del auxilio judicial o solicitud de cooperación entre órganos judiciales, debe practicarse según criterios razonables y ajustados a la normativa procesal debiendo procurar que también se produzca una actuación homogénea de todas las oficinas judiciales cuando solicitan o reciban la petición de efectuar un determinado acto de comunicación por la vía de la cooperación jurisdiccional. Desde el punto de vista normativo, en el ámbito de la jurisdicción civil, la inicial regulación de los actos de comunicación que estaba vigente desde la publicación de la LEC se ha visto afectada por la modificación efectuada por la ley 41/2007, de 7 de diciembre (BOE de 8 diciembre 2007 ), que ha establecido cambios en diversos preceptos que inciden en la práctica de los actos de comunicación, incluidos aquéllos que se efectúan por medios electrónicos, informáticos y similares. Desde el punto de vista de la organización y funcionamiento de las oficinas judiciales, la situación dispar existente en la actualidad, implica la necesidad de establecer una serie de pautas en la realización y práctica de los actos de comunicación, sobre la base de lo establecido en las leyes procesales así como del respeto a las competencias procesales de jueces y tribunales. Es evidente que la falta de unidad y homogeneidad, afecta en la práctica de las actuaciones que los colaboradores de la Administración de Justicia, esto es letrados y procuradores, realizan ante las oficinas judiciales y las mismas son percibidas de forma incierta e insegura dependiendo su eficacia de los responsables del órgano judicial que esté conociendo de un determinado asunto. El dictado de instrucciones constituyen un instrumento fundamental para el logro de la homogeneización de conductas y establecimiento de pautas de actuación, cuya consecución constituye uno de los principios rectores de la reforma emprendida por el legislador mediante la Ley orgánica 19/2003, de modificación de la Ley Orgánica 6/1985 del Poder Judicial. Resulta conveniente ir estableciendo, de manera gradual, y aunque sea en aspectos parciales, pautas de actuación que faciliten y promuevan actitudes y prácticas uniformes, con independencia del órgano del que se trate y no solo como criterio para asegurar una actuación o acción adecuada y correcta, sino como forma de garantizar el cumplimento 2

3 de los trámites necesarios para alcanzar el objetivo o finalidad buscada y que a lo largo de la presente Instrucción se centra en diferentes aspectos. Igualmente, también se persigue a través de la presente Instrucción, el establecimiento de pautas de actuación comunes en el traslado de las copias que deben remitirse junto con la resolución dictada en un determinado procedimiento a las partes interesadas, tanto si interviene o no Procurador, al objeto de resolver las situaciones que en la práctica se producen, consecuencia del diferente criterio en su remisión y desembocan en la falta de información completa sobre el escrito o circunstancia que provee la resolución dictada, y que también incide en el número de consultas y gestiones que deben realizar los profesionales o partes para comprender el sentido de la resolución comunicada. A tales aspectos se dirige la presente Instrucción, que pretende establecer normas de funcionamiento que, sin suponer una especial carga de trabajo para las oficinas judiciales, permitan un funcionamiento adecuado y correcto en la práctica de los actos de comunicación, en la coordinación entre las oficinas judiciales y en las demandas de información que solicitan los interesados. Tomando, pues, en consideración los anteriores razonamientos, dicto la presente Instrucción de aplicación a todos los órganos judiciales con competencias en el orden civil y penal: A.- Destinatarios de la Instrucción: Esta instrucción resulta de aplicación a los Secretarios Judiciales, en tanto que funcionarios responsables en la realización de los actos de comunicación, destinados en lo órganos de la jurisdicción civil de esta Comunidad, esto es, Secciones Civiles de la Audiencia Provincial, Juzgados de Primera Instancia, Juzgados Mercantiles, Juzgados de Familia, secciones civiles de los Juzgados Mixtos, Juzgados de Incapacidades y Servicios Comunes de actos de comunicación del orden jurisdiccional civil y supletoriamente para las Jurisdicción Penal y Contencioso Administrativo. B.- Objeto de la Instrucción: La presente Instrucción tiene por objeto la regulación de: Las actuaciones relacionadas con la realización de los actos de comunicación en el orden jurisdiccional civil en las que les resulta de aplicación la Ley de Enjuiciamiento Civil. Las actuaciones procesales relacionadas con la realización de actos de comunicación en el orden jurisdiccional civil, no previstas de forma expresa en las leyes procesales, pero que determinen o exijan una decisión del/la secretario/a judicial en orden a la forma en que deban de practicarse. 3

4 Del traslado a las partes interesadas de las copias que deben acompañar a la resolución judicial dictada, tanto si en el procedimiento interviene o no Procurador. La práctica de actos de comunicación a través de la cooperación jurisdiccional. C.- Procedimiento de actuación en el orden jurisdiccional civil. 1. Actos de comunicación judicial: Los actos de comunicación se realizaran bajo la dirección del Secretario judicial, dando las órdenes oportunas para su práctica de conformidad con lo previsto en las leyes procesales. El Secretario judicial del servicio común de actos de comunicación personal, adoptará las decisiones y criterios oportunos en relación a su realización y eficacia. El Secretario judicial designará al/los funcionario/s judicial/es encargados de la ejecución material de los mismos. 1.1 Practica de actos de comunicación a través del procurador: Los actos de comunicación se realizarán en el servicio común de recepción cuya organización corresponde al Colegio de procuradores. A tal efecto, se observará lo dispuesto en el Protocolo Marco relativo al servicio común de recepción de actos de comunicación y notificaciones firmado entre el Consejo de Colegios de Procuradores y la Secretaria de Gobierno de Cataluña tras su última revisión en el mes de febrero del Los actos de comunicación realizados a través del sistema Lexnet se regirán por lo previsto en Protocolo de actuación de fecha 25 de mayo de Practica de actos de comunicación con las partes del procedimiento: Cuando las partes no estén representadas por procurador o se trate del primer emplazamiento o citación al demandado, los actos de comunicación se realizarán mediante remisión y envío por correo certificado con acuse de recibo, al que se 4

5 acompañaran copia de la resolución, al/los domicilio/s del/los litigante/s que se haya/n hecho constar en la demanda o petición con que se inicie el proceso En los supuestos en los que el acto de comunicación no tuviese por objeto la personación en juicio o la intervención personal de las partes, dichos actos tendrán plenos efectos procesales, a través de la diligencia dictada por el Secretario judicial en la que se haga constar la forma y fecha de remisión, su contenido y recepción por el destinatario En el supuesto anterior si el domicilio consta en el partido judicial sede del tribunal, y la comunicación no tuviese por objeto la personación en juicio o intervención personal de las partes, la oficina judicial podrá remitir por correo certificado con acuse de recibo cédula de emplazamiento para que el destinatario comparezca en dicha sede a efectos de ser notificado o requerido o para darle traslado de algún escrito con la advertencia de que si el emplazado no comparece, sin causa justificada dentro del plazo señalado, se tendrá por hecha la comunicación o por efectuado el traslado En los supuestos en que el acto de comunicación tuviese por objeto la personación en juicio o la intervención personal de las partes y no constare la recepción por el interesado del acto de comunicación, se procederá a su notificación mediante entrega personal al destinatario o al círculo de personas que determina la ley procesal, extendiéndose diligencia de recepción en la que deberá constar la firma del destinatario o familiar, empleado mayor de 14 años o conserje de la finca, haciendo constar su identidad y la relación con el destinatario De no localizar al destinatario en el domicilio designado, el funcionario realizará las averiguaciones oportunas para confirmar si se trata del domicilio del destinatario Si no reside o trabaja en el domicilio designado, pero a través de las averiguaciones realizadas se conociere el domicilio actual, éste se consignará en la diligencia negativa, y si no fuera posible practicarlo en el mismo día se procederá a su práctica al día siguiente hábil Si resultara desconocido el domicilio del demandado y el demandante no hubiera designado nuevos domicilios, por la oficina judicial o el Servicio Común de actos de comunicación, se procederá a su averiguación mediante la consulta a los Registros públicos oportunos. 5

6 Si de las averiguaciones realizadas se conociere un nuevo domicilio que constituya su vivienda habitual o domicilio laboral, se remitirá por correo certificado con acuse de recibo dejando constancia en autos de la recepción, de su fecha y del contenido del sobre remitido Si la comunicación tuviese por objeto la personación en juicio o intervención personal de las partes y no constare la recepción por el destinatario, se practicará mediante entrega personal según lo previsto en el punto 4 del presente apartado Si la práctica de las actuaciones anteriores resultaran negativas, o se tratare de paradero desconocido, el acto de comunicación se practicará mediante la publicación de edictos que se fijarán en el tablón de anuncios del Juzgado o tribunal con copia de la resolución o de la cédula. En el caso indicado se procederá a la comunicación de los datos de identidad del demandado no hallado, al Registro central de rebeldes civiles Práctica de actos de comunicación con testigos, peritos y otras personas que no sean parte en el juicio: Los actos de comunicación, cuando hagan referencia a los sujetos previstos en art. 159 de la LEC, esto es, testigos, peritos y otras personas que no sean parte en el juicio, se realizarán por medio del correo, de telegrama o de cualquier otro medio técnico que permita dejar en los autos constancia fehaciente de la recepción, de su fecha y del contenido de lo comunicado. Sólo cuando conste en autos el fracaso de la comunicación a través de dicho medio, o las circunstancias lo aconsejen, se intentará la práctica del acto de comunicación mediante entrega en la sede del tribunal, o en el domicilio designado por la parte interesada Cuando la práctica de la notificación en la forma anteriormente indicada resultara negativa, el Tribunal ordenará que se practique mediante entrega personal a su destinatario, según lo previsto en el artículo 161 LEC. 2. Traslado de copias a los procuradores: 2.1 Mientras no exista la posibilidad de remitir documentación a través del Sistema de notificación vía Lexnet, si la documentación a la que hace 6

7 referencia la resolución dictada, de la que se da traslado al procurador, no se incluye en la misma, se establece que para facilitar su comprensión, se extenderá diligencia de constancia por el secretario judicial, que se notificará junto a la resolución judicial por el sistema Lexnet, a través de la cual se informe a las partes personadas con procurador del contenido de aquél documento cuya resolución provee. 2.2 Si se trata de la notificación a través del servicio común organizado por el Colegio de procuradores, en aquellos supuestos en los que la resolución judicial dictada no informa o no acuerda dar traslado del contenido del documento recibido en la oficina y que hace referencia a terceros no personados en el procedimiento: La oficina judicial actuará en la forma prevista en el apartado 2.1 previsto para el sistema de notificaciones vía Lexnet Pese a no estar prevista en la ley procesal, se procederá como buena práctica, a la remisión de copia del documento junto a la resolución judicial dictada, al procurador/es de las partes personadas en el procedimiento al objeto de tener conocimiento completo del contenido de aquélla. 3. Practica de actos de comunicación a través de cooperación judicial. 3.1 Si el auxilio judicial consistiere en la práctica de cualquier acto de comunicación, deberá ser realizado por el Juzgado de Primera Instancia o de Paz que corresponda en función del domicilio designado, el cual, podrá ser remitido y retornado una vez cumplimentado a través del sistema informático judicial si fuera posible o por cualquier otro medio de comunicación siempre que garantice la constancia de la recepción. 3.2 Se acompañará al exhorto la copia o cédula correspondiente, así como aquello que proceda en cada caso concreto. 3.3 Sólo podrán practicarse mediante auxilio judicial aquellos actos de comunicación que impliquen necesariamente la entrega directa y personal al destinatario de la copia de la resolución que se le haya de notificar, del requerimiento que el Tribunal le dirija o de la cédula de citación o de emplazamiento, según disponen los artículos 152, 161 y 165 de la Ley de Enjuiciamiento Civil Los actos de comunicación, cuando hagan referencia a los sujetos previstos en art. 159 de la LEC, esto es, testigos, peritos y otras personas que no 7

8 sean parte en el juicio, cuando conste en autos el fracaso de la comunicación a través del correo, o telegrama o las circunstancias lo aconsejen, se intentará la práctica del acto de comunicación mediante entrega en la sede del tribunal, o en el domicilio designado por la parte interesada a través de la cooperación judicial si fuera preciso Los actos de comunicación deberán cumplimentarse en el plazo legalmente previsto, que no podrá ser superior a los veinte días contados a partir de su recepción. Si no se cumple deberá reiterarse su observancia por el tribunal exhortante y expresar en su caso las causas de la dilación. Los/las secretarios/as judiciales a los que se dirige la presente Instrucción deberán poner en conocimiento del Secretario coordinador provincial respectivo, las incidencias que se deriven de su aplicación cuando en su observancia y cumplimiento se hayan revelado disfunciones susceptibles de ser corregidas y mejoradas. PUBLICIDAD. Se acuerda dar traslado de la presente Instrucción a los/las Secretarios/as judiciales de la presente Comunidad para su cumplimiento y a fin de que den traslado del mismo así como de los criterios que resultan, al personal de la administración de justicia que de él dependen en su condición de director técnico procesal, para su conocimiento y aplicación efectiva. VIGENCIA. La presente Instrucción entrará en vigor el próximo día 12 de enero del En Barcelona a 28 de noviembre del 2008 Secretaria de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Catalunya. María Antonia Amigó de Palau. 8

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