PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Fecha: 21/08/2015 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página: 1 de 9

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1 PROPÓSITO Reconocer y revelar las transacciones, hechos y operaciones realizadas por la Unidad Nacional de Protección, para garantizar la confiabilidad y veracidad de la información financiera. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción de la documentación enviada por parte de las diferentes dependencias de la Unidad Nacional de Protección, con la finalidad de contabilizar las operaciones que tenga que ver con el proceso contable y culmina con la revelación y análisis de la información financiera de la Unidad Nacional de Protección. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Coordinador Grupo de Contabilidad RESPONSABILIDADES Recepcionar, analizar, codificar, registrar y/o causar los soporte contables. Elaborar y revisar conciliaciones, elaborar informes, clasificar cuentas contables, elaborar y revisar declaraciones tributarias. Elaborar y presentar los Estados Financieros. Organizar y crear el procedimiento de central de cuentas para la Unidad Nacional de Protección y garantizar que con su creación halla efectividad y oportunidad en el manejo y reporte de la información financiera. Radicar el 100% de todas las cuentas por pagar a cargo de la Entidad para cumplir con sus obligaciones y su misionalidad. Para ello se debe contar con disponibilidad de PAC (Plan Anualizado de Caja), para el mes correspondiente, la oportunidad en que cada supervisor entrega los documentos para la respectiva revisión y poder dar inicio al trámite de pago de los mismos Profesional Universitario/ y/o Coordinador grupo de Contabilidad Presentar al Coordinador de Contabilidad las propuestas de lineamientos para la recepción de facturas o documentos equivalentes correspondientes a los bienes y servicios entregados o prestados a la Unidad Nacional de Protección. Identificar y registrar los aspectos tributarios y contables aplicables a las facturas o documentos equivalentes presentadas por los proveedores. Contabilizar las legalizaciones de anticipos otorgadas a los terceros y/o empleados administrativos de la Unidad Nacional de Protección. Controlar y custodiar las facturas y/o documentos equivalentes entregadas por los supervisores de los contratos y o responsables durante el proceso de

2 contabilidad. Profesional Universitario/ y/o Coordinador grupo de Contabilidad Recepcionar, analizar, codificar, registrar y/o causar, tramitar y gestionar los documentos necesarios para la generación del pago a terceros por concepto de Compras y servicios generales, Reembolso de caja menor, Anticipos y Legalizaciones de anticipos a empleados Realizar una auditoria administrativa al informe de supervisión que presentan los responsables como soporte para el trámite de pago; verificar con la factura, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP, Compromiso del Registro Presupuestal CRP, el contrato, ejecución del contrato, las adiciones o reducciones que se hallan presentado, (fechas, valores en letras y números de todos los soportes presentados, números de contrato, cuentas bancarias vigentes y/o comunicados de endoso, soporte del pago de los aportes parafiscales entre otros. Registrar y contabilizar de la cuenta por pagar y la obligación en el sistema integrado de información SIIF NACION II, se imprime la obligación, se firma, se registra en el formato de la ruta financiera y se entrega a Tesorería para continuar con el proceso de pago. En caso de no cumplir con los requisitos establecidos para el pago, se procede a su devolución al supervisor del contrato. DEFINICIONES TÉRMINO Conciliación Auxiliares SIIF Nación II MARCO LEGAL: Decreto 2649 de 1993 DEFINICIÓN Comparación y cruce de información Informe generado por Contabilidad sobre el movimiento de una cuenta especifica. Sistema Integrado de Información Financiera Principios Generales de Contabilidad Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación del 31 de diciembre de 2014, Decreto 1536 del 7 de Mayo de 2007, que modifica los artículos No. 14, 51, 64, 73 y 90 del Decreto 2649 del 2003, ya que constituyen pautas básicas que rigen el proceso para la generación de la Información Contable Pública. Régimen de Contabilidad Pública. CONSIDERACIONES GENERALES El procedimiento de Ejecución Contable se rige también por las Políticas emitidas por la entidad como lo son fechas estipuladas de pago, soportes que debe allegarse a la cuenta emitida entre otros; para proceder al registro contable y pago. La Central de Cuentas por Pagar brinda información de retenciones aplicadas en los pagos por compras o servicios a los proveedores de la Unidad Nacional de Protección.

3 Para la radicación de facturas o documentos equivales, el horario de recepción será los días martes y jueves de 8:00 am a 3:00 pm en jornada continua, en la central de Cuentas del grupo de Contabilidad ubicado en la sede calle 26, se dará prioridad a los pagos en servicios públicos y viáticos (no habrá horario definido). La solicitud de pago debe presentar los siguientes soportes: Informe de Supervisión debidamente diligenciado con la firma del supervisor. Factura Original, y/o Cuenta de Cobro Rut actualizado de la entidad. Certificación Bancaria y en caso de ser primer pago o cambio de cuenta bancaria Soporte del pago de parafiscales que corresponda al mes que están cobrando Otros soportes que avalan o respaldan la prestación del servicio o compra recibida (fechas, mantenimientos, detalle de la compra o prestación del servicio entre otros. Responsabilidades: Coordinador de Contabilidad Este procedimiento está en cabeza del Coordinador del Grupo de Contabilidad y sus responsabilidades son Cumplir con el cronograma de recepción, causación y obligación del 100% de las cuentas por pagar radicadas en la Central de Cuentas. CONTENIDO CENTRAL DE CUENTAS RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Recepciónar las cuentas por pagar. OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA Recibe de los clientes externos e internos el cobro de las obligaciones o cuentas por pagar, revisando todos los soportes requeridos para su legalización, contabilización y pago, según sea el caso: -Solicitud de pago por concepto de prestación servicios o adquisición de bienes. -Solicitud de pago de órdenes de comisión (funcionarios) y autorizaciones de viaje (contratistas). -Solicitud de reembolso de caja menor de Administrativa. -Solicitud de pago de

4 nómina. -Solicitud de pago de aportes parafiscales. Lista de Chequeo para verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso en particular. Revisar: Número de contrato, beneficiario, objeto del contrato, forma de pago, valor a pagar, supervisor, valor certificado por el supervisor, CDP, RP, cuenta bancaria definida en el contrato, acta de aprobación de póliza, aportes parafiscales. 2. Verificar las cuentas por pagar 3. Radicar las Cuentas por Pagar Validar: -Que la solicitud de pago no se haya realizado anteriormente. -Que los soportes correspondan a los valores solicitados. -Que el valor solicitado y certificado se encuentre correctamente liquidado -Que la base de pagos de Aportes a salud, pensión y ARL sea como mínimo el 40% del valor del pago mensual. -Que los gastos de viaje y la comisión estén debidamente autorizados. -Que la comisión haya sido realizada en las fechas establecidas. Radicar la cuenta por pagar con el número del SIGOB, en la matriz de seguimiento de las cuentas por pagar. Registro de las cuentas en la matriz de seguimiento de las cuentas por pagar.

5 Entregar las Cuestas por Pagar con sus correspondientes soportes, una vez verificada la disponibilidad de PAC con el área de tesorería, así: 4. Remitir las Cuentas por Pagar Área de Presupuesto: Las solicitudes de pago de nómina, servicios públicos, aportes parafiscales, impuestos, reembolsos de caja menor, sentencias, cuota de auditaje, pagos por resolución, viáticos y las cuentas por pagar que requieran de desagregación del compromiso. Área de Contabilidad: Las solicitudes de pago a contratistas, proveedores, reembolso de caja menor, legalización de viáticos y pagos a los departamentos. Estas áreas continuarán con el proceso de causación contable y pago. Formato Control de Registros Ruta financiera. Recibe del área de contabilidad las cuentas por pagar con sus correspondientes obligaciones, con el fin de tramitar la firma del ordenador del pago. 5. Recepcionar las Obligaciones para Tramitar orden de Pago. Entrega diariamente al ordenador de pago para su firma, las obligaciones recibidas del área de contabilidad.

6 Formato Control de Registros Ruta financiera. 6. Realizar Informes Elaborar informes de gestión de las actividades realizadas, por cuentas gestionadas para la toma de decisiones. CONCILIACIONES BANCARIAS 1. Realizar la solicitud de extractos a tesorería 2. Depurar la información. 3. Descargar Listado de cuentas de bancos del Siif 4. Conciliar las partidas del banco y las partidas generadas en reporte del siif. Enviar correo electrónico al área de tesorería los 3 primeros días de cada mes, solicitando los extractos de los diferentes bancos. Ingresar a siif, módulo de consulta, web reportes, ejecución, (campos fecha del periodo, apropiación vigente, apropiación vigente del gasto, total cdp s gastos, total compromisos gastos, total obligación de gastos y total órdenes de pago gastos; con esta información se establece la ruta financiera en las áreas de presupuesto, contabilidad y tesorería. Ingresar el siif módulo consulta, reportes auxiliar detallados por bancos y se genera reporte auxiliar contable por cuenta bancaria para revisar saldo anterior, movimientos debidos, créditos del periodo y saldo final. Reporte del SIIF Se coteja cada uno de los registros de las 2 partes se establecen diferencias si se encuentra ajustes se

7 procede a enviar comunicados a tesorería y/o contabilidad, y/o bancos. 5. Elaborar la conciliación bancaria. 6. Elaborar los indicadores de Gestión. Establecidas las diferencias se procede a elaborar la conciliación bancaria en el formato establecido para ello. Posteriormente se informa al área de tesorería el resultado final de las conciliaciones de bancos del periodo y se pasan para revisión y aprobación del Coordinador Grupo de Contabilidad, encargado de la verificación y por ultimo buscar la firma de aprobación del secretario General. Se socializa con el Coordinador del grupo de contabilidad y el encargado de su verificación, se da a conocer al área de Planeación. Informe de indicadores ELABORACION RUTA FINANCIERA 1. Generar Reporte de Ejecución Presupuestal vigencia actual. Las cuentas que se encuentren en ceros que no presentaron movimiento en ninguna de las 3 áreas son eliminadas. Luego la información se agrupa por las cuentas principales. 2. Elaborar la ruta financiera. Se remite al siif modulo CEN, EPG, Listado de obligaciones CEN listado de Pagos. 3. Realizar informe de presentación de Ruta Financiera. Se hace el informe y se socializa con las áreas respectivas para aprobación y firmas.

8 Informe de Ruta Financiera 4. Archivar Después de revisado, aprobado y firmado se procede a archivar: el informe con su anexo del reporte de ejecución presupuestal. INFORMES FINANCIEROS Profesional Universitario/Coordinador Grupo de Contabilidad. Profesional Universitario/Coordinador Grupo de Contabilidad. 1. Registrar los gastos cancelados mediante fiducia 2. Elaborar informes financieros De acuerdo a la información enviada por el área de pagos de la Fiducia, se procede a clasificar y codificar contablemente los diferentes pagos ordenados a la Fiducia, y se registran en tres (3) archivos planos que se deben firmar digitalmente para ser creados en el aplicativo SIIF II Nación, y mediante el perfil de contabilidad como comprobante contable manual. Conciliar entre las diferentes áreas todo lo relacionado con información Contable y financiera de la Entidad. Documento soporte: Conciliación Fiducia, informe mensual de supervisión Por medio del aplicativo SIIF II Nación, y mediante el perfil de contabilidad por el módulo consolidador contable se consulta e imprime el libro mayor de saldos y movimientos correspondientes a los periodos a reportar, se realiza las verificaciones de las cuentas.

9 Ajustar partidas contables en el caso de ser necesario, con la finalidad de presentar los informes financieros ajustados a la realidad económica de la Entidad. Documento soporte: Informes Financieros FORMATOS Y REGISTROS - Factura o cuenta de cobro original - Informe del supervisor - Pago de aportes parafiscales - Formato Control registro ruta financiera - Informes auxiliares - Conciliaciones - Comprobante de ajustes contables - Manuales - Reporte de almacén - Auxiliares - Obligaciones - Conciliación fiducia - Informe mensual de supervisión - Extractos - Formatos Declaración de impuestos de la Dian - Informe de nomina - Informes Financieros CONTROL DE CAMBIOS. Versión Inicial Identificación del Cambio Fecha Versión Final. 03 Se adiciono la actividad número 1 relacionada con la Central de Cuentas. Se implementa en la 2 actividad el control de registro Ruta Financiera. En cada actividad se establecieron los puntos de control. 21/08/

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