Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)

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1 Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)

2 Agenda 1. Introducción 2. Concepto Documento Electrónico 3. A que se le denomina Documento Electrónico 4. Componentes de un Documento Electrónico 5. Características generales de un Documento Electrónico 6. Características funcionales de un Documento Electrónico 7. Definición SGDEA 8. Que permite hacer el SGDEA 9. Que se recomienda para implementar un SGDEA 10. Requerimientos funcionales del SGDEA 11. Requisitos mínimos generales SGDEA 12. Requerimientos de Preservación 13. Requisitos de Seguridad

3 Introducción Las nuevas tecnologías están transformando todos los sectores de nuestra sociedad. El desarrollo de nuevas aplicaciones, nuevos formatos, nuevos medios y por ende las nuevas concepciones de lo que es un documento, nos obligan a hacer referencia de todo lo referente al documento electrónico y sus efectos.

4 Documento Electrónico Por documento electrónico entendemos cualquier representación en forma electrónica dirigida a conservar y transmitir informaciones mediante mensajes de datos. Es también un método de expresión que requiere de un instrumento de conservación, cancelación y transmisión el cual esta constituido por un aparato tecnológico.

5 Cuales son Documentos Electrónicos? Se consideran documentos electrónicos: Archivos de texto creados en computador Fotografías Digitales Videos Digitales Correos electrónicos Música Digital Paginas de internet Mensajes de texto Mensajes Multimedia creados y enviados por un teléfono celular Los faxes Hojas de calculo creadas por Excel En general, cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos.

6 Componentes de un Documento Electrónico Los principales componentes de un documento electrónico son: 1. Contiene un mensaje (texto alfanumérico, diseño grafico, esquema, fotografía, etc.) 2. Se expone en lenguaje convencional (bits) 3. Se plasma en un soporte (servidor, cinta, disco, usb, dvd, etc.) 4. Esta destinado a durar en el tiempo.

7 Características generales del Documento Electrónico Todos los documentos deben cumplir con las siguientes características: Autenticidad Integridad Fiabilidad Disponibilidad

8 Características funcionales del Documento Electrónico Carácter Interactivo: permite que el usuario pregunte por contenidos, ingrese contenidos, modifique o agregue contenidos, partiendo del documento expuesto. Carácter multimediático: combinar texto con sonido; sonido con imágenes; imágenes con texto, o las tres cosas simultáneamente Carácter hipertextual: permite saltar de un lugar a otro del documento y recorrerlo, consultarlo o leerlo de manera no lineal como se hacía en el documento tradicional. Carácter Omniaccesible: permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar. Carácter Mutable: Estos documentos son cambiados y mejorados a menudo, por eso se dice que tienen una gran mutabilidad. Carácter Volátil: Los documentos electrónicos que no han sido guardados y procesados para hacerlos permanentemente recuperables, pueden tener una vida muy corta y contingente; una vida volátil

9 DEFINICIÓN SGDEA SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo) es básicamente una aplicación para la gestión de documentos electrónicos. aunque también se puede utilizar para la gestión de documentos físicos, el cual debe garantizar su integridad. La gestión de documentos electrónicos es compleja y para poder ser implementada correctamente requiere un amplio campo de funcionalidades que cubran las actividades necesarias. Normalmente, un sistema que cumpla estos propósitos-un SGDEA requiere un software especializado, aunque cada vez más se incluyen funciones de gestión documental en los sistemas operativos y en otras aplicaciones.

10 QUE PERMITE EL SGDEA? Informatizar el cuadro de clasificación documental Crear el esquema de metadatos Definir, asignar y aplicar los calendarios de disposición Crear y aplicar las reglas de disposición Recepción/supervisión de los expedientes transferidos Control del histórico de transferencias recibidas Definir y aplicar el control de acceso a los documentos Definir y aplicar los calendarios de disposición (conservación/eliminación) Búsqueda y acceso a los expedientes/documentos Control de las operaciones realizadas (auditoria) Gestionar el registro de eliminaciones de documentos

11 QUE SE RECOMIENDA? Un estudio realizado por la firma consultora Gartner recomienda: Identificar los objetivos de negocio para su iniciativa de SGDEA Evaluar las capacidades del producto SGDEA para integrar y ampliar la política de retención en todos los formatos requeridos. Considerar los productos de gestión documental como iniciativas para aplicar políticas de retención y validez jurídica en diferentes tipos de contenido. Revisar que el software a utilizar debe cumplir con las mejores practicas de diseño, implementación, pruebas, estabilización, preproducción, producción.

12 Requerimientos funcionales SGDEA Para la gestión de los documentos electrónicos de archivo, recogen recomendaciones establecidas por la Unión Europea en su modelo de requerimientos de las aplicaciones para la gestión electrónica de documentos 3. Conservación y eliminación 4. Captura y Registro 5. Referenciación 2. Controles y seguridad 6. Búsquedas, recuperación, presentación 1. Cuadro de Clasificación Requerimientos Funcionales Obligatorios 7. Administración

13 Requisitos mínimos SGDEA 1 Cumplir con el cuadro de clasificación documental (CCD): es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. Referenciación: 2 Requisito Auditoría Inventario Descripción Registro de la auditoría realizada al archivo e identificación de creación de nuevos elementos en el cuadro de clasificación. Creación y mantenimiento automático del inventario de expedientes.

14 Requisitos mínimos SGDEA 3 Conservación, eliminación o transferencia: Tiene como objetivo establecer los plazos de conservación, acceso y transferencia de las series documentales. Captura y registro: 4 captura de documentos implica que el sistema que la utiliza incluye entre sus funciones la capacidad de escanear documentos. Registro: Tradicionalmente, el índice por palabra llave ha sido utilizado para lograr que la información de un documento este disponible. Asignando palabras llaves obtenidas del documento mismo permite a los usuarios almacenar y posteriormente recuperar los documentos. Búsqueda, recuperación y presentación: 5 Incluir varias funciones de búsqueda que actúen sobre los metadatos asociados en el contenido contextual de los documentos de archivo, expedientes, etc. Recuperar un expediente completo o parte de su contenido. Presentar el número total de resultados de una búsqueda. Disponer de instrumentos que permitan, al usuario público, acceder a los documentos de archivo que haya solicitado (siempre que sea documentación pública y sin ninguna restricción).

15 Requisitos mínimos SGDEA Administración: los administradores del sistema podrán 6 7 Controlar los parámetros del sistema (por ejemplo espacio en disco e indexación) Copias de seguridad Administración CCD (Cuadro de Clasificación documental) Gestión de Usuarios Informes de Administración Auditoria, Revisión y evaluación de los controles, sistemas y procedimientos. En cuanto a seguridad podrán modificar el nivel de acceso a los documentos de archivo. Eliminar los documentos, expedientes de archivo, si las TRD así lo indican. Debe generar un registro de la acción y mantener un acta de eliminación. Otros Gestión total de expedientes: Una gestión integrada de ambos tipos de expedientes y documentos de archivo, incluyendo la gestión del CCD, aplicación de las TRD, TVD, metadatos, clasificación, etc. Vinculación con Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos SGDE: captura automática de documentos electrónicos generados en el curso de la actividad. Interactuar con otros aplicativos informáticos asociados a la actividad Copiado Copiar el contenido de un documento electrónico de archivo, para crear un documento nuevo, garantizando la conservación íntegra del documento de archivo original. Firma Electrónica: Facilitar la introducción de distintas tecnologías de firma electrónica, digital, encriptación. Verificar la validez de una firma digital o electrónica, en el momento de su captura y mantener los metadatos.

16 Requerimientos de Preservación Captura: por medio de esta entidad se facilitan los servicios y funciones para aceptar e ingresar en el SGDEA Sistema de almacenamiento: mediante esta entidad se facilitarán los servicios y funciones para el almacenamiento, mantenimiento y recuperación de los documentos Gestión de base de datos: por medio de esta entidad se proporcionan los servicios y funciones para completar, actualizar y acceder a la información descriptiva, la gestión y mantenimiento de la base de datos, las búsquedas, la generación de informes y la información administrativa para la gestión del archivo. Administración: a través de esta entidad se realizará la operación y gestión del sistema de archivo Plan de preservación: el plan establece las funciones y rutinas para estar al tanto del entorno del sistema y garantizar el acceso a los datos que se esperan conservar por un plazo Acceso: facilita los servicios y funciones que permiten a los usuarios realizar búsquedas, identificar, localizar y solicitar información almacenada en el SGDEA

17 Requisitos de Seguridad ACCESO Restringir Acceso Perfiles Grupos de Usuario Mecanismo de Autenticación Administración Búsquedas Auditoría Acceso AUDITORIA Inalterable Automático Contenido Accesibilidad COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN Automatización de copia Almacenamiento Integridad Restauración TRANSFERENCIAS Gestión de fondos Acceso AUTENTICIDAD Restringir funciones NIVELES DE SEGURIDAD Niveles de seguridad Vetado Modificar

18 Elaborado por: Hernán Andrés Choachi Prada Ingeniero Consultor Senior

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