GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y NUEVAS TECNOLOGÍAS

Transcripción

1 GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y NUEVAS TECNOLOGÍAS Los archivos en el Ministerio de Economía y Hacienda Gerardo Bustos Pretel Subdirector general de Información, Documentación y Publicaciones 1

2 CONCEPTOS BÁSICOS! Forman parte del archivo: documentos públicos administrativos (expedientes reglados y no reglados, correspondencia oficial, registros)! No forman parte del archivo: los documentos de apoyo (textos legales, boletines oficiales, publicaciones, copias de comunicaciones) 2

3 MARCO LEGAL! Decreto 914/1968! Crea el AGA y encomienda sus funciones a los archivos históricos provinciales, se crea una red! Ley de Patrimonio Histórico 16/1985! Artículos 49 y 58: Aplica protección a la documentación administrativa coetánea, y anuncia que habrá una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos! R. D. 139/2000! Regula la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos! R.D. 1164/2002! Regula procedimiento para la eliminación de documentación 3

4 Situación general: FASES DE ARCHIVO HOY! Fases de archivo, según la complejidad del organismo que la produce:! Archivo de gestión, distintos niveles en función de la organización de cada órgano del Departamento! Archivo Central, coordina los archivos del MInisterio! Archivo de depósito o intermedio, puede ser ajena al Departamento, como el CADA! Archivo histórico, Ministerio de Educación 4

5 Situación general:estructura DE LOS ARCHIVOS! Estructura de archivos hoy! Oficina, mientras lo tramita. Es el propietario del documento! Central, hasta prescripción (máximo 15 años). Al servicio del propietario del documento! Intermedio, hasta 25 años. Al servicio del propietario del documento 5

6 Situación general: UN SISTEMA COLAPSADO! Sistema colapsado por! Crecimiento de la producción documental en papel! Sistema no se adapta a la estructura nueva estatal nacida en 1978! Instrumentos jurídicos inadecuados o mal desarrollados! Carencia de medios! Archivos intermedios e históricos del Estado, colapsados 6

7 SITUACIÓN EN EL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y HACIENDA! La Secretaría General Técnica coordina los archivos del Departamento! En trámite la nueva O.M. de la Comisión Calificadora! Hay archivos de direcciones generales de tradicional funcionamiento independiente: Tesoro, Seguros, Clases Pasivas, IGAE...! Desconcentración inmobiliaria en materia archivística 7

8 Situación en el MEH: EL COSTE INMOBILIARIO! Un estudio sobre Madrid:! Edificios en propiedad:! 20 edificios m estantería m 2! Coste, a / m 2 = ! Edificios en alquiler:! 7 edificios coste % = ! Madrid: espacio destinado a archivos crece al ritmo de m lineales estantería por año! Extrapolando a los 16 Ministerios: inmovilizado y por arrendamientos 8

9 Situación en el MEH: SERVICIOS TERRITORIALES! Archivos del TEAR y D.G. Catastro! D.G. Catastro 200 km de estanterías! Necesidad de organizar archivos históricos (centrales) en las Delegaciones! A veces edificios compartidos con AEAT! Situación más grave en la AEAT! Se va a realizar una encuesta para evaluar situación general 9

10 SOLUCIONES: NORMATIVA! Orgánicas! Creación de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos! Comisiones sectoriales:! M. Defensa, M. Interior, M. Industria, M. Economía, M. Hacienda, AEAT, M. Educación! Aprobación de un procedimiento de eliminación documentos sin valor histórico 10

11 SOLUCIONES: ACTUACIONES CLÁSICAS! Optimización y racionalización del uso de edificios por la AGE (Ley 33/2003)! Liberación de espacio usado como archivo en edificios de oficina! Traslado de los archivos administrativos desde zonas céntricas al extrarradio! Concentración de archivos para su mejor control y gestión 11

12 NUEVAS SOLUCIONES: TECNOLOGÍA! Proyectos CADA: Centro de Almacenamiento de Documentos Administrativos En marcha Otra idea de gestión de almacenamiento! Sistema de gestión documental En estudio Otra idea de tratamiento de la documentación 12

13 Proyecto CADA: UBICACIÓN! Localización: Las Rozas (Madrid), PK 23 de la A6! Parcela de m 2 13

14 Proyecto CADA: CIFRAS GENERALES! Edificio de oficinas de m 2! Nave para archivos de m 2! Espacio reservado para otra de m 2! Nave almacén y usos generales m 2 14

15 Proyecto CADA: Capacidad! Sistema automatizado de almacenamiento de alta densidad! Almacenamiento de palés-estantería en 5 niveles de altura y doble profundidad! Capacidad almacenamiento: palés! Cada palé, 144 cajas! Capacidad total: cajas, o 408 km lineales de documentación 15

16 Proyecto CADA: PUNTO DE PARTIDA HOY! Nuestros archivos hoy: sótanos de Alcalá 16

17 Proyecto CADA: PROYECTO ARQUITECTÓNICO! Edificio 17

18 Proyecto CADA: DEPÓSITO AUTOMATIZADO! 408 km lineales de estantería 18

19 Proyecto CADA: LA NAVE! Planta de la nave, con los pasillos de giro en curva para el transelevador 19

20 Proyecto CADA: EL PALÉ-ESTANTERÍA! 4 millones de archivadores estándar 20

21 Proyecto CADA: LA COLMENA INTERIOR! Vista interior de la estructura porta palé 21

22 Proyecto CADA: EL INTERIOR! Vista interior en la que se aprecia la dimensión 22

23 Proyecto CADA: LAS OBRAS! Vistas panorámicas de las obras en junio 23

24 Proyecto CADA: OBRAS! En mayo estará operativo 24

25 Proyecto CADA: FUNCIONAMIENTO DIARIO! SEGIPSA construye y explota el edificio! Se fija un catálogo de servicios y tarifas! Se le encarga la custodia de archivo! Los archivadores tienen código de barras! El transelevador es un robot que busca el archivo, lo lleva y lo devuelve al lugar óptimo! El espacio tiene un sentido distinto 25

26 Proyecto CADA: LA PUESTA EN MARCHA! Abril 2005: funcionamiento en pruebas, simuladas con archivadores vacíos! Mayo 2005: Operativo. 2ª fase de pruebas, con documentación real. Archivo General Central 26

27 EL FUTURO: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL! Proceso de búsqueda de un sistema de gestión documental y archivos! Gestión integral de la documentación desde que se genera hasta llegar al archivo! Supone cambio en la cultura de trabajo 27

28 Sistema de gestión documental CONCEPTO 28! Objeto de la gestión de documentos (records management): control de expedientes y series documentales desde que se generan previendo posterior tratamiento en archivo! Objetivo: dar fluidez, evitar que los expedientes se acumulen en las oficinas una vez tramitados y regular su conducción a los archivos! Problema: no se comercializan aún en España. Los que hay se han desarrollado en el mundo anglosajón (USA, Australia, RU y Canadá), dónde el archivo es una pieza bien engranada en la maquinaria administrativa.