EL SISTEMA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE CASTILLA- LA MANCHA

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1 EL SISTEMA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE CASTILLA- LA MANCHA Documento de Trabajo Nº 1 Manual para la Formación de Usuarios Elaboración: Archivo de Castilla-La Mancha Encargada de Redacción: Rita García Lozano 9 de junio de

2 EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA PREÁMBULO..pág. 5 - Excepciones del sistema 1. INTRODUCCIÓN pág Concepto de documento: a) Definición genérica b) Patrimonio Documental c) Documento Público d) Documento de archivo 2. LOS ARCHIVOS PÚBLICOS...pág Archivos públicos 2.2. Garantía 2.3. Archivos Públicos de Castilla-La Mancha 2.4. Archivos de titularidad privada 3. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA pág Definición genérica de sistema de información 3.2. Definición de sistema de gestión de documentos 3.3. Sistema de gestión de documentos del Archivo de Castilla-La Mancha. a) Garantiza b) Accesibilidad a la información c) Análisis de la situación actual d) El acceso a la información e) Los usuarios del sistema 4. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ACLM..pág El ciclo de vida de los documentos a) Documentación activa b) Documentación semiactiva c) Documentación inactiva 4.2. Archivos de Gestión o de Oficina 2

3 4.3. Archivo Central 4.4. Archivos Intermedios e Históricos 5. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACLM pág Documentos de JCCM 5.2. La identificación de los documentos dentro de los sistemas de información y tramitación de expedientes. a) El documento administrativo b) Tipos de documentos c) El expediente administrativo d) El soporte de los documentos e) Clasificación según el soporte f) Características comunes g) Sistemas de gestión de documentos en JCCM h) Elementos comunes para recuperar la información i) El catálogo de procedimientos 6. LA INFORMACIÓN NORMALIZADA DENTRO DEL SISTEMA DE GESIÓN DE ARCHIVO.pág Descripción de documentos 6.2. Modelos de registro informático del sistema de gestión ACLM 6.3. Funciones de gestión documental 6.4. Las series documentales a) La tradición archivística: clasificación de documentos en papel a) El Cuadro de Clasificación b) Desarrollo de la e-administración. 7. LA GESTIÓN DOCUMENTAL DENTRO DE LA PRODUCCIÓN ADMINISTRATIVA.... pág La formación de usuarios del sistema 7.2. Finalización del expediente 7.3. Las transferencias de documentos 7.4. Préstamo y consulta de documentos. Las búsquedas de información Las copias de documentos 8. LA VALORACIÓN DOCUMENTAL.. pág Punto de partida 8.2. Documentos en papel 8.3. Conservación o eliminación de contenidos digitales no originales 8.4. Norma general 8.5. Buenas prácticas en la eliminación de documentos 8.6. La digitalización de documentos 3

4 9. LA INSTALACIÓN...pág Las unidades de instalación 9.2. Espacios destinados a archivo en los edificios públicos 9.3. Buenas prácticas para la conservación de documentos en papel 10. LA CARTA DE SERVICIOS..pág Servicios ofrecidos 11. EL DERECHO DE ACCESO A LOS ARCHIVOS Y REGISTROS.pág El derecho de acceso: generalidades Conceptos aplicables para resolver las solicitudes de acceso Órganos asesores La Protección de Datos de Carácter Personal Niveles de protección de la LOPD Medidas de Seguridad La Protección de Datos en Materia de Medio Ambiente La Protección de Datos en el ámbito sanitario La Agencia Española de Protección de Datos El Comité Regional de Protección de Datos 12. EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO.. pág Introducción El documento electrónico El expediente electrónico El archivo electrónico Normas Técnicas de Interoperatibilidad Desarrollo normativo autonómico en materia de e-administración 4

5 EL SISTEMA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE CASTILLA- LA MANCHA (ACLM) Este manual contiene la descripción del contexto en que se enmarca el desarrollo de las tareas archivísticas llevadas a cabo por el Archivo de Castilla- La Mancha (en adelante ACLM) como órgano técnico, enmarcado dentro del Subsistema de los Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades, subsistema que forma parte del Sistema de Archivos de Castilla- La Mancha, tal como se define en la Ley 19/2002 de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha (en adelante Ley 19/2002). Se dan a conocer los principios rectores en los que se basa el Sistema de Gestión Documental utilizado en los archivos administrativos, garantizando la homogeneidad en toda la administración regional y priorizando el objetivo fundamental, la localización, la disponibilidad de la documentación y la gestión de espacios necesarios para el depósito o almacén de documentos en papel. El modelo por sí mismo no es suficiente, sino que es imprescindible la colaboración de los órganos administrativos, introduciendo la fase de archivo en la cultura de la organización. Por último el Manual aborda un glosario de términos con la normalización semántica, necesaria para consensuar los conceptos y términos que deben ser utilizados a la hora de incorporar las tecnologías de la información y la comunicación en la gestión documental. Todos los gestores de bases de datos, sistemas de gestión de expedientes y registros, deben utilizar el mismo lenguaje de indización con el fin de poder recuperar de manera eficiente toda la información existente sobre un asunto, independientemente del sistema donde se encuentre almacenada. El Sistema de Gestión Documental de ACLM entra en el procedimiento administrativo cuando éste ha finalizado, es la fase en que todos los documentos que reflejan los trámites de un procedimiento deben unirse y pasar a la fase de archivo. Está basado en una aplicación informática diseñada ad hoc por el Servicio de Informática de la Consejería de Presidencia y Administraciones Públicas. El programa integra todas las funciones relativas a los archivos administrativos. El procesamiento de la documentación se basa en una metodología única para todas las unidades y servicios, que favorece la uniformidad en todos los procesos desde la creación, utilización y archivo o eliminación de los documentos, independientemente de la unidad que los ha creado. Sobre todo se caracteriza por la facilidad de consultar y recuperar los expedientes y documentos en todo el ciclo. La información es un recurso tangible dentro de las organizaciones, ya que favorece la toma de decisiones y la transparencia de la gestión para lo cual es necesario asegurar el almacenamiento y la recuperación tanto física como electrónica de los documentos. La administración genera los archivos, 5

6 formados por documentos, por lo tanto la gestión documental conlleva la planificación de la producción documental, desde el momento en que se crea un documento, y la armonización de la misma dentro de todos los órganos gestores identificados con las distintas áreas funcionales. Para poder recuperar toda la información recogida en la documentación de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, hay que partir de una planificación de la información, recogida en este curso de la forma más práctica posible, ajustándonos a la legislación vigente y a las prácticas administrativas derivadas de los Planes y Programas diseñados con el fin de adaptar los recursos disponibles. Excepciones del Sistema de ACLM: 1.- La documentación clínica: referida directamente a la asistencia sanitaria, centrada en un tipo documental de tratamiento especial: la historia clínica sanitaria. Regulada por la legislación vigente en esta materia: (Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica) y el Decreto 24/2011, de 12/4/2011 de la documentación sanitaria de Castilla-La Mancha (DOCM nº 74 de 15 de abril de 2011). 2.- La documentación transferida por la Administración General del Estado a los Archivos Histórico Provinciales de la Región, centros de titularidad estatal y gestión transferida a JCCM. Estos Archivos cumplen la función de archivos intermedios e históricos de la administración territorial del Estado en cada provincia (Decreto 914/1969); de la Administración de Justicia no transferida a las comunidades autónomas; de las Delegaciones de Hacienda; del Notariado, y otras instituciones o personas con competencias delegadas de carácter público. 3.- Las colecciones y fondos fotográficos existentes en los archivos públicos gestionados por la Junta de Comunidades, reunidos por la Consejería de Educación, Ciencia y Cultura en un repositorio digital denominado Archivo de la Imagen, que recoge las obras de grandes fotógrafos como Luís Escobar o Francisco Goñi con la fotografía popular recogida a través del programa Los Legados de la Tierra o con los archivos como el de las Brigadas Internacionales producido durante la Guerra Civil Española. 1.- INTRODUCCIÓN: Para hacer una introducción al concepto de archivo y el papel de los archivos en la gestión administrativa partiremos de unas definiciones previas sobre el objeto de los archivos, que no es otro que el tratamiento de la información recogida en los documentos con el fin de que pueda ser recuperada y difundida de la manera más eficaz. La definición de archivo varía dentro del contexto en que nos encontremos, por lo tanto vamos a utilizar este concepto con estas tres acepciones: 6

7 - Conjunto orgánico de documentos producidos y /o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas, físicas, jurídicas y privadas - Institución donde se reúnen conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información y la investigación - Edificio, local o espacio donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. 1.1 Concepto de Documento: El concepto de documento puede tener también distintas acepciones dependiendo del contexto en que se utilice, y en este sentido conviene aclarar cuál es el ámbito de actuación del Archivo de Castilla-La Mancha, encuadrado dentro de los archivos públicos. a) La definición de documento, en un significado más genérico como mera información registrada: cualquier unidad significativa de información que haya sido registrada en un soporte que permita su almacenamiento y su posterior recuperación. b) Desde el punto de vista del Patrimonio Documental: Otra definición más ligada al aspecto legal es, por ejemplo, la de la Ley del Patrimonio Histórico Español: Documento es toda expresión del lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de apoyo material, incluido los apoyos informáticos. Se excluyen los ejemplares de ediciones. c) Documento público: antes de llegar a la definición de documento de archivo, y la diferencia entre archivo público y privado vamos a hacer un pequeño inciso a la definición de Documento Público, dentro del Código Civil, ya que cuando hablemos de archivos públicos, lógicamente están integrados por documentos públicos, pero con una acepción distinta incluida en la legislación vigente en materia de archivos. Documento público, según el Código Civil se refiere al carácter público del autor: En general, son documentos públicos aquellos emitidos por funcionarios públicos en ejercicio de sus funciones. En España, el artículo 1216 del Código Civil define lo que se entiende por documento público: Documento expedido o autorizado por funcionario público competente con las solemnidades requeridas por la ley. Los documentos en que intervenga Notario público se regirán por la legislación notarial. A efectos procesales, son considerados también documentos públicos los enumerados en el art. 317 de la Ley de Enjuiciamiento Civil: Clases de documentos públicos. 7

8 A efectos de prueba en el proceso, se consideran documentos públicos: 1. Las resoluciones y diligencias de actuaciones judiciales de toda especie y los testimonios que de las mismas expidan los Secretarios Judiciales. 2. Los autorizados por notario con arreglo a derecho. 3. Los intervenidos por Corredores de Comercio Colegiados y las certificaciones de las operaciones en que hubiesen intervenido, expedidas por ellos con referencia al Libro Registro que deben llevar conforme a derecho. 4. Las certificaciones que expidan los Registradores de la Propiedad y Mercantiles de los asientos registrales. 5. Los expedidos por funcionarios públicos legalmente facultados para dar fe en lo que se refiere al ejercicio de sus funciones. 6. Los que, con referencia a archivos y registros de órganos del Estado, de las Administraciones públicas o de otras entidades de Derecho público, sean expedidos por funcionarios facultados para dar fe de disposiciones y actuaciones de aquellos órganos, Administraciones o entidades. 7. Las traducciones juradas. d) Documento de archivo: Art. 4 de la Ley 19/2002 Son documentos toda expresión en lenguaje natural o codificado o cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imágenes, generados o reunidos en cualquier tipo de soporte material por las personas, físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades. Son documentos integrantes de los archivos: - Los documentos resultados de procedimientos regulados por una norma jurídica. - Los documentos que sin estar regulados por normas de procedimiento específicas sirven a las personas o instituciones como instrumento de información y conocimiento. - Los documentos en soportes especiales como mapas, planos, fotografías y audiovisuales. - Los ficheros de datos automatizados - Los documentos en soporte electrónico Características del documento de archivo: El documento de archivo tiene que estar relacionado con un productor o un proceso productivo que den sentido a su conservación como testigo de una actividad administrativa, puesto que el documento nace como resultado del ejercicio de sus funciones y actividades. 8

9 El documento de archivo no implica la necesidad de un apoyo o material determinado: no excluye ningún tipo de soporte (documentos en papel y documentos digitales). El documento de archivo tiene un valor como testimonio o prueba de la realización de un trámite o un procedimiento, una característica que no tienen por qué comportar otros documentos. Tiene carácter seriado, no tiene sentido por sí mismo, siempre refleja las funciones encomendadas a un órgano productor en relación con todo el conjunto de normas de la institución. Son agrupados en un archivo como conjuntos orgánicos de documentos según el principio de procedencia. Es una característica esencial su proceso documental. Esta característica hace referencia a la edad del documento, puesto que determina su valor, así como también su lugar de conservación o el acceso a su consulta. Hay que determinar si un documento conserva su valor jurídico o administrativo o, por el contrario, ha cumplido ya su ciclo vital y conserva únicamente un carácter histórico o cultural. Los documentos de archivo son originales, es decir, deben ser íntegros y, auténticos, y siempre deben llevar una referencia temporal, tanto del momento de su creación, como de las posibles modificaciones realizadas. Las copias tienen la misma consideración que el documento original, siempre que sean copias auténticas. Los documentos de archivo tienen una marca de tiempo, es decir han sido creados en un momento determinado, reflejo de la actividad, testimonio o función. Siempre tienen una fecha inicial y una fecha final. Son fuente de información primaria. Forman parte del Patrimonio Documental LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Los documentos forman los archivos, pero es preciso diferenciar los archivos públicos de los archivos privados, para lo cual vamos a seguir las definiciones de la Ley 19/2002 a) Archivos públicos: Los archivos públicos integran toda la documentación generada y reunida por cada una de las distintas Administraciones Públicas a las que pertenecen aunque pueda encontrarse distribuida en distintos locales e instalaciones por razones de eficacia de los servicios públicos. Los archivos públicos garantizan: - La integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. - La transparencia y legalidad de las actuaciones de las administraciones públicas en el ejercicio de sus competencias - El derecho de acceso de los ciudadanos a la información contenida en los archivos públicos. 1 Ley 4/1990, de 30 de mayo, del Patrimonio Histórico de Castilla-La Mancha 9

10 Archivos públicos de Castilla-La Mancha Art. 5 de ley 19/2002: Son archivos de titularidad pública los conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier época, producidos o reunidos en la Región por las siguientes personas y entidades: a. Las Administraciones Públicas, y las Entidades de derecho público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de ellas, así como las empresas públicas que de ellas dependan. b. Las Corporaciones de Derecho Público de la Región, en lo relativo a los documentos generados o reunidos en el ejercicio de las funciones públicas que tengan atribuidas. c. Las personas físicas o jurídicas de carácter privado que ejerzan funciones públicas en virtud de cualquier título jurídico, en lo relativo a los documentos generados o reunidos en el ejercicio de las funciones públicas que tengan encomendadas. b) Son archivos de titularidad privada los conjuntos orgánicos de documentos producidos o reunidos por las personas físicas y jurídicas de carácter privado EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA Los archivos públicos se encuentran dentro de los sistemas de información pública Definición genérica de sistema de información: - Magerit: Conjunto de elementos físicos, lógicos, elementos de comunicación, datos y personal que permiten el almacenamiento, transmisión y proceso de la información. 3 - Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter personal: Conjunto de ficheros automatizados, programas, soportes y equipos empleados para el almacenamiento y tratamiento de datos de carácter personal. 2 Artículo 11 de la Ley 19/2002. Integración en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha:.Todos los archivos privados podrán integrarse, por iniciativa de sus titulares, mediante autorización de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y previo informe del Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha, en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha, siéndoles de aplicación el mismo régimen de derechos y obligaciones que los archivos públicos.. Los archivos privados que se integren en el Sistema disfrutarán de prioridad para la obtención de ayudas y subvenciones de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. 3 MAGERIT es la metodología de análisis y gestión de riesgos elaborada por el Consejo Superior de Administración Electrónica. Es un instrumento para facilitar la implantación y aplicación del Esquema Nacional de Seguridad proporcionando los principios básicos y requisitos mínimos para la protección adecuada de la información. 10

11 Los sistemas de Información de archivos son controlados a través de los sistemas de de información, denominado sistema de gestión de documentos Definición de sistema de gestión de documentos: Conjunto integrado por documentos, expedientes y fondos procedentes de la Administración Pública, organizado y normalizado, donde intervienen diferentes agentes desde el momento de la creación del expediente hasta que entra en la fase de archivo. Cada uno de estos agentes tiene unas funciones determinadas dentro del sistema con procedimientos de actuación fijados para cada uno de ellos con el objeto de asegurar el control y la gestión eficaz de todos los documentos producidos por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. La finalidad del sistema, dentro del procedimiento administrativo, es dar la información necesaria para la toma de decisiones por parte de los órganos gestores, garantizando los derechos de los ciudadanos al acceso a los archivos y registros y la protección de datos. Por lo tanto el sistema facilita el tratamiento, la custodia y la difusión de los documentos públicos con la finalidad de cumplir los principios de eficacia, eficiencia y transparencia administrativa, facilitando, en este último punto la información de la actuación pública de manera permanente. Por último, el sistema garantiza la conservación de los documentos integrantes del Patrimonio Documental (los documentos de las administraciones públicas son bienes demaniales 4 y forman parte del patrimonio documental desde el momento de su creación). El sistema de gestión de documentos tiene por objeto: - Gestionar los distintos niveles de archivo de la Administración de JCCM, con la finalidad de dar solución a sus necesidades de información y gestión de la documentación desde su creación hasta su conservación definitiva o eliminación. - Estructura la información en base a unas normas estándar. - Facilita la consulta y el acceso a los documentos y expedientes - Facilita una distribución eficaz de la información - Autoriza y controla los procesos de transferencias entre los distintos archivos - Garantiza el control de la documentación transferida y archivada, así como el control de consultas, préstamos y devoluciones 4 Los bienes y derechos de dominio público o demaniales, a diferencia de los bienes patrimoniales, presentan como caracteres: - Son inalienables, inembargables e imprescriptibles (no se pueden transmitir, no se pueden embargar, ni la prescripción puede afectarles) - Han de destinarse obligatoriamente al uso o servicio público, salvo razones de interés público debidamente justificado. - Han de incorporarse a inventarios y registros adecuados 11

12 - Permite la incorporación de documentos a los expedientes una vez que están en fase de archivo (inserciones e intercalaciones) - Identifica, gestiona y actualiza el cuadro de clasificación de series documentales. - Facilita la identificación de las estructuras productoras de la documentación con el área funcional, de forma que la localización de expedientes no varía con los cambios de estructuras orgánicas. - Facilita la elaboración de informes y estadísticas - Cumple con las reglas y normas de seguridad de la información con la finalidad de preservar la integridad, la confidencialidad y la disponibilidad de los documentos. - Facilita la gestión de espacios destinados a archivo en el conjunto de los edificios donde se ubican las instituciones y organismos públicos Finalidad de un sistema de gestión de documentos: a) Estandarizar la organización de los documentos de archivo desde la etapa de gestión para que, de esta manera, esté localizada por todo el equipo de trabajo de la misma, con el fin de que pueda ser utilizada con celeridad, bien para la resolución de procedimientos o bien para la reutilización de información. b) Controlar todos los documentos de una organización, manteniéndolos integrados en su contexto, interrelacionando todas las series documentales o grupos documentales, independientemente de su ubicación física. c) Permitir la transferencia entre las distintas fases por las que atraviesa el ciclo de vida de los documentos; así como la eliminación o conservación ordenada de los documentos según su valor Sistema de gestión de documentos de ACLM Garantiza: Seguridad. Confidencialidad. Privacidad de la información. Gestión de espacios para almacenamiento de documentos. Consulta ágil de documentación que están en fase de archivo. Préstamo de documentos al gestor responsable de la creación de los mismos. Copias de documentos. Consulta de los ciudadanos. Accesibilidad de la información: El término de accesibilidad no hay que confundirlo con el de acceso. Cuando hablamos de accesibilidad nos referimos a la accesibilidad electrónica, es decir, el proceso de desarrollo de infraestructuras, tanto 12

13 de hardware como de software que facilita la exportación de la información en una red Interdepartamental. La accesibilidad a la información electrónica, a la Web y a Internet en general, se refiere al conjunto de elementos que facilitan el acceso a la información Web de todas las personas en igualdad de condiciones, y ello independientemente de la tecnología que utilicen. En el ámbito de los servicios de información públicos, la accesibilidad a la información electrónica es una condición necesaria para la participación social. Acceso a la información: El acceso a los archivos de la administración pública es un derecho inalienable de los ciudadanos que garantiza la transparencia de la gestión de las administraciones y la legalidad de sus actos. Usuarios del sistema: La administración Ciudadanía Empresas Profesionales Situación de partida: Actualmente no hay interconexión informática entre los sistemas de información de las distintas áreas de gestión de la administración autonómica con la Red del Archivo de Castilla-La Mancha; una vez analizada la situación, se organiza la documentación teniendo en cuenta: Falta de conexión de las redes de información de cada uno de los departamentos que tramitan expedientes con la red de archivos. El archivo gestiona los documentos en papel que han sido transferidos al sistema de gestión de documentos del Archivo de Castilla-La Mancha, red departamental a la que los servicios administrativos acceden sólo a través del módulo de transferencias de la aplicación informática instalado en cada oficina productora. En la administración actual se manejan y gestionan una gran cantidad y variedad de documentos a través de diferentes herramientas y tecnologías informáticas, controlados por los servicios de informática. La interconexión de información entre el archivo y las oficinas productoras se inicia con el trámite de las transferencias, es decir, en el momento en que la documentación es enviada al sistema de archivos. ACLM no tiene capacidad informática para la gestión de expedientes electrónicos. La administración electrónica está implantada en algunas áreas con el fin de prestar el servicio de acceso de los ciudadanos a trámites electrónicos pero no se ha desarrollado la fase de archivo legal. 13

14 4. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ACLM El sistema archivístico de la administración autonómica, se compone de tres elementos básicos, gestionados por el Archivo de Castilla-La Mancha, como órgano coordinador del Subsistema de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, adscrito a la Consejería de Presidencia y Administraciones Públicas. Se trata de una técnica de estructuración de los archivos con el fin de organizar la gestión del grandes volúmenes de documentación, en el ámbito institucional, en el ámbito documental, en el ámbito temporal y siempre optimizando la gestión de espacios. 1. Archivos de gestión o de oficina 2. Archivos centrales 3. Archivos intermedios e históricos. La configuración y estructura de estos tres archivos se ha hecho en función de la cantidad de documentos producidos por cada organismo, teniendo en cuenta el ciclo de vida de los documentos, el valor de los mismos y la frecuencia de uso. El objeto de esta distribución es conseguir la mayor eficacia en la gestión de los espacios destinados a depósito y establecer los canales más ágiles de circulación de documentos, tanto para las transferencias, como para las consultas y préstamos El ciclo de vida de los documentos: Este concepto es del que se parte en archivística para establecer el tipo de archivo dentro de la estructura administrativa, ya que abarca todo el procedimiento administrativo, desde que los trámites se inician en la unidad administrativa correspondiente hasta que son transferidos al archivo definitivo para ser conservados o eliminados. Las distintas fases por los que pasan los documentos, teniendo en cuenta su valor, es decir, valores primarios (administrativo, fiscal o contable) o secundarios (informativo o histórico) son: - Documentación activa (archivo de oficina): En esta fase la documentación tiene un valor administrativo y su consulta es muy frecuente. Valor primario - Documentación semiactiva (archivo central): Es la fase en que el trámite administrativo ha terminado, la frecuencia de consulta de esa documentación es menor. Valores primarios - Documentación inactiva (archivo intermedio e histórico): La documentación ha perdido alguno de los valores primarios; con carácter general sólo tiene valor como información e investigación. Su consulta es puntual. En este momento van adquiriendo valores secundarios, por lo que pasarán a la fase de archivo histórico, aunque existen documentos con perdurabilidad jurídica a lo largo de los siglos. 14

15 Siguiendo estas fases, los archivos se pueden clasificar en administrativos e históricos. Por lo tanto no debemos olvidar que la gestión realizada por el Archivo de Castilla-La Mancha prioriza el trabajo en el contexto de archivos administrativos, documentos con menos de 30 años de antigüedad, fundamentales para la eficacia y eficiencia de la administración. Ciclo de vida de los documentos siguiendo la legislación vigente: 1. FASE ACTIVA Custodian la documentación en trámite, con vigencia administrativa ya que la consulta es frecuente. Transferencia al Archivo Central Tiene valores primarios Permanece en oficina mientras la documentación esté en trámite y hasta un plazo máximo de 5 años desde la finalización del expediente. Archivos de oficina o de gestión 2. FASE SEMIACTIVA Fin del expediente. El Préstamo y la consulta son frecuentes. La documentación se describe, se identifican series, se clasifica, se indiza y se valora. Transferencia a la siguiente fase de archivo (intermedio y/o histórico) Tiene valores primarios Permanecen en esta fase hasta un máximo de 15 años Se elaboran Tablas de valoración que se elevan a la Comisión Calificadora para su retención provisional, eliminación total o conservación permanente. Archivos Centrales 3. FASE INACTIVA Menor frecuencia de uso, el préstamo y la consulta disminuyen VALORACIÓN Transferencia al Archivo Histórico (en caso de que sean edificios separados) La mayoría de los documentos tienen valores secundarios, aunque se retienen ya que el valor legal sigue existiendo en algunos documentos Pueden permanecer hasta un máximo de 30 años Los documentos seleccionados para su conservación permanente Valores secundarios tienen valor testimonial para Archivo definitivo la investigación, la cultura y la memoria histórica. Archivos Intermedios / Archivos Históricos 15

16 4.2. Archivos de gestión o de oficina: Recogen la documentación de los órganos de gobierno y las unidades administrativas y de servicios en la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos, es decir, mientras dura su tramitación o su nivel de utilización por parte de la unidad productora es elevado. La ley 11/2002 de APCLM determina que los archivos de oficina custodiaran la documentación un máximo de cinco años. Siguiendo la Ley 11/2002: - Existirá un archivo de oficina al menos en cada órgano de la administración de JCCM, ya sea de gobierno, de apoyo, directivo, de asistencia o consultivo, central o periférico, así como los órganos de dirección y administración de las personas y Entidades que forman los archivos públicos de Castilla-La Mancha. - Los archivos de oficina concentran los documentos generados por las unidades administrativas dependientes del correspondiente órgano. El archivo es la última fase del procedimiento administrativo; los expedientes una vez archivados permanecen en el archivo de oficina con el fin de apoyar la gestión, y garantizar el al art. 35 y 37 de la Ley 30/ El funcionamiento de los mismos, las directrices técnicas y la asistencia técnica será prestada desde el archivo de Castilla-La Mancha, a través del personal técnico encargado del área de gestión documental a la que pertenezca dicho organismo. Como norma general, en el archivo de oficina permanecerán los documentos cuando estén en trámite o sometidos a continúa utilización y consulta administrativa por parte de las oficinas. No pueden custodiar documentos de más de 5 años de antigüedad desde la resolución del expediente. Con Objetivo optimizar y gestionar el espacio, es necesario un equipamiento adecuado de los espacios de trabajo y de los espacios destinados a archivos de oficina, teniendo en cuenta: - Accesibilidad. - Permitir una rápida identificación de los documentos. - Buena comunicación con el Archivo Central (transferencias) - La documentación debe estar controlada por un responsable de la oficina, y siempre debe estar relacionada la instalación física con las bases de datos de control interno de la documentación. - Es recomendable utilizar una zona centralizada de archivo 16

17 4.3. Archivo Central: Recoge y custodia la documentación administrativa procedente de los archivos de gestión o de oficina, una vez transcurrido el período de permanencia en los mismos. La Ley 11/2002 de APCLM establece un máximo de 15 años de permanencia de los documentos; transcurrido este plazo pasarán al archivo intermedio que les corresponda. En cada Consejería, Delegación Provincial y en aquellos organismos que posean cierta autonomía existirá un archivo central. Por motivos de eficacia en la gestión de la documentación, teniendo en cuenta los cambios en la estructura del gobierno, la creación de archivos centrales se ha estructurado teniendo en cuenta los siguientes puntos de vista: - Las áreas de gestión documental, es decir, las grandes funciones de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. - Los espacios disponibles. * La Ley 19/2002 establece que al frente de cada archivo central exista un archivero adscrito al ACLM, con una doble función, gestionar documentación de la Consejería correspondiente y controlar el envío de ésta a la siguiente fase de archivo, es decir, al archivo Intermedio Archivos Intermedios e Históricos: Se trata de la última fase del tratamiento de la documentación, es decir el destino definitivo de los expedientes que se iniciaron en la oficina. Como el tema que estamos tratando se refiere únicamente al archivo administrativo, simplemente citamos estos archivos para que se tenga conocimiento de ellos a título meramente informativo para saber que los documentos cuando pasa un determinado tiempo van perdiendo su vigencia administrativa y adquieren otros valores, son depositados primero en los archivos intermedios y luego en los históricos para seguir prestando sus servicios a la Administración pero fundamentalmente a la investigación y a la cultura. En Castilla-La Mancha, el archivo intermedio e histórico de la administración regional es el Archivo de Castilla-La Mancha, completado por la Red de Archivos Históricos Provinciales en la administración periférica. Nota: La distribución en las distintas fases de archivo, es un esquema de organización del que se parte a priori, ya que la puesta en funcionamiento del sistema hace que el ciclo de vida de los documentos no coincida con el depósito de los mismos en dependencias de archivos de oficina, centrales o intermedios. Se trata de una clasificación previa a nivel intelectual, reflejada en el sistema informático para controlar los documentos. Físicamente los documentos están distribuidos por los edificios en función del espacio disponible para archivo, tanto en oficinas, archivos centrales de Consejerías o Delegaciones, en el Archivo de Castilla-La Mancha, y en las provincias de 17

18 Albacete, Ciudad Real, Cuenca y Guadalajara en la Red de Archivos Históricos Provinciales. La Ley 19/2002 establece la existencia de Archivos Territoriales en cada una de las provincias. Por motivos presupuestarios y racionalización de las instalaciones, estos centros no han sido creados y en las provincias se utilizan las instalaciones de los Archivos Históricos Provinciales, de titularidad Estatal y Gestión Transferida a la Comunidad Autónoma. 5. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACLM: 5.1. Documentos de JCCM: La documentación del Archivo de Castilla-La Mancha procede en su mayoría de la gestión administrativa y está organizada siguiendo el ciclo de vida de los documentos. Los documentos son el resultado de los trámites y tareas de los procedimientos administrativos. El tratamiento documental se inicia en la fase de archivo, es decir, el final del procedimiento. Dado el gran volumen de documentación de la institución, la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha desde su creación hasta el momento actual, es necesario hacer una primera clasificación para poder trabajar el conjunto de documentos de forma lógica y ordenada, los fondos documentales. Tal como podemos ver en la Web de ACLM, la clasificación en fondos obedece a las grandes funciones de gestión documental, que veremos más adelante. Por lo tanto hablaremos, por ejemplo, del fondo de Hacienda, del fondo de Bienestar Social, etc. Antes de entrar en la fase de archivo, en la tramitación de los expedientes y documentos, desde el inicio, se utilizan sistemas de información y de gestión documental que controlan el procedimiento según las fases en que se encuentre. Son sistemas automatizados, unos de carácter interdepartamental, es decir comunes a toda la administración, como el Registro Único, el SIACI, para la tramitación de solicitudes y el TAREA, como sistema único de contabilidad pública, y otros de carácter departamental con más o menos desarrollo informático dependiendo del plan de implantación de administración electrónica. Los sistemas departamentales de información o control de la documentación pueden ser bases de datos simples o llegar a crear un sistema desarrollado como SEICA, que es el sistema de gestión de expedientes de la Consejería de Agricultura y Medio Ambiente. Estos sistemas controlan la documentación mientras está en trámite y pasan a formar parte de archivos electrónicos en dispositivos de memoria a corto plazo o repositorios digitales (fase activa de la documentación). En el ámbito de función pública, también se han generado entornos electrónicos donde se tramitan procedimientos que sólo tienen valor en la primera fase del ciclo de vida de los documentos, como los sistemas de gestión de personal referidos a solicitud de días (vacaciones, días de asuntos propios, incidencias.), en la formación continua se han desarrollado el sistema de tramitación de cursos telemático. 18

19 Podríamos seguir con varios ejemplos, pero por último dentro de Función Pública se han creado sistemas de gestión electrónica dentro del Portal del Empleado, donde se puede acceder a la nómina electrónica, certificados de IRPF, Ayuda Social, etc. incluso acceder al expediente personal digitalizado. 5.2 La identificación de los documentos dentro de los sistemas de información y tramitación de expedientes: Existen varios puntos en común en la gestión de la información, independientemente del tratamiento más o menos automatizado que se emplee para su control y localización. En primer lugar vamos a dejar asentados varios conceptos para entender el tratamiento de la documentación en la fase de archivo, teniendo en cuenta que no existe una normalización en la definición de los tipos documentales, desde el archivo se ha trabajado en una clasificación con el fin de poder identificar las series documentales. a) Documento administrativo: Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos. Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración, a otras administraciones o a terceros interesados. Su emisión es válida: - Son emitidos por un órgano administrativo identificado en el membrete del documento, cuando se utiliza papel oficial y además el órgano es reconocido en el sello. Deben aparecer los datos generales de identificación que proporcionan al destinatario la identificación correcta del órgano emisor. - Lleva la identificación del responsable del órgano, que tiene autorizada la firma por una norma de carácter legal aunque esté delegada en ciertos actos administrativos. Es la firma oficial que autentifica el documento. El sello debe aparecer junto a la firma. - Siempre tienen que estar fechados, todos los documentos se realizan en un tiempo concreto, día, mes, año y lugar de expedición. - Llevan un código que permite hacer referencia al número de expediente por lo tanto permiten identificar el tipo de documento, bien en la referencia o bien el título, que no es otra cosa que la clasificación del documento. - El cuerpo del documento incluye la exposición de motivos y la disposición. 19

20 Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia administración. Los documentos administrativos más abundantes en el archivo son aquellos emitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo que no son los únicos que pueden ser emitidos por la Administración. b) Clasificación de los documentos existentes en los archivos administrativos según su contenido Esta clasificación se ha hecho desde el punto de vista del archivo con el fin de poder identificar las series documentales (ver anexo): - Correspondencia - Documentación, información y comunicación - Estadísticas - Expedientes - Documentos de constancia - Documentos de decisión - Peticiones - Documentos gráficos - Reuniones - Ficheros de datos c) El expediente administrativo: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarlas. Los procedimientos administrativos dan lugar a los expedientes pero debemos diferenciar el procedimiento del expediente. El expediente es el conjunto ordenado de documentos que se han generado en la tramitación de un procedimiento. Por lo tanto en el expediente se incluyen: - Documentos administrativos - Documentos presentados por el interesado: las solicitudes, los documentos acreditativos de identidad así como los que acreditan reunir las condiciones exigidas por la administración en cada procedimiento. Además los ciudadanos pueden presentar, quejas, reclamaciones y sugerencias 20

21 Organización interna: Los documentos de un expediente están ordenados de acuerdo con las fases del procedimiento (Inicio, ordenación, instrucción y finalización), generalmente será un orden cronológico, a medida que se van produciendo los documentos, de acuerdo a la norma que lo regula. Desde el punto de vista de la clasificación archivística hay que tener en cuenta la siguiente división: Expedientes sometidos a procedimiento: representan las actuaciones y diligencias previstas en la norma que regula el trámite para la resolución administrativa de un asunto. Expedientes no reglados: responden a asuntos cuya actuación no está sometida a procedimiento y surten efectos con fines de estadística, constancia o información. Documentos que forman parte de un expediente: Resoluciones Documentos de decisión Acuerdos Comunicaciones Documentos de transmisión Notificaciones Publicaciones Actas Certificados Documentos de constancia Certificaciones del acto Documentos de juicio Documentos de los ciudadanos presunto Informes Solicitudes Denuncias Alegaciones Recursos d) El soporte original de los documentos: - Soporte papel - Soporte electrónico - Documentos digitalizados (sólo si se consideran copias auténticas) El documento, como hemos explicado al principio del tema es la información, soportado en un formato que debe ser tenido en cuenta a la hora de la fase de archivo, el tratamiento automatizado para su 21

22 localización es el mismo; y como veremos varía la forma de archivo físico, puesto que los documentos en papel se instalarán en un depósito o local con instalaciones al efecto y los documentos electrónicos se almacenan en repositorios digitales. e) Tipos de expedientes según el soporte: - Expedientes en papel - Expedientes mixtos - Expedientes electrónicos Lógicamente, tras ver los tipos de soportes, en el momento actual nos encontramos con estos tres tipos de expedientes desde el punto de vista del soporte, pero no del contenido, el valor de los documentos es el mismo, por lo tanto deben tener unos puntos comunes de tratamiento documental con el fin de recuperarlos en conjunto sin perjuicio del lugar de almacenamiento (físico o digital). f) Características comunes: Todo documento debe estar identificado en un sistema, independientemente del soporte en que se encuentre. Los sistemas de control de documentos deben estar estructurados de la siguiente manera: - Información de referencia - Información del contexto - Información de procedencia - Información de autenticidad - Información de integridad - Información del tiempo (fechas) g) Actualmente la información está recogida en diferentes sistemas de gestión de documentos: - El Registro Único - El catálogo de procedimientos - La identificación del documento en el programa TAREA - Identificación de los documentos en los programas de gestión documental utilizados por los órganos gestores - Identificación de los documentos en el Sistema de Gestión documental de ACLM (en fase de archivo). h) Elementos comunes para recuperar la información: Como conclusión vamos a citar los sistemas de de acceso codificados (estandarizados) existentes actualmente en JCCM para localizar la información. Son comunes a todos los órganos administrativos, no están interrelacionados entre si con herramientas informáticas, pero todos ellos forman un conjunto que debe ser controlado en la gestión de expedientes. 22

23 - Nº de Registro de Entrada. - Código SIACI (solicitudes). - DNI ciudadano/ NIF. - TAREA. - Presupuestos Generales de JCCM (partida presupuestaria) - Nº de Referencia de control de expedientes en sistemas departamentales. - Herramientas informáticas de gestión documental con puntos de acceso para la recuperación de la información. - Sistema de Gestión ACLM. El siguiente paso debe tratar de llegar a conseguir que exista un sistema de gestión global de procesos y trámites. Para ello se diseñarán aplicaciones informáticas de flujos de trabajo o Workflows, es decir, un conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial o en paralelo por distintos miembros para la consecución de un mismo objetivo. Los flujos de trabajo de la administración incluyen en su secuencia de tareas la gestión de documentos. La gestión de procesos documentales, conlleva contar con unas soluciones informáticas capaces de satisfacer las necesidades los usuarios, automatizando el intercambio de información entre los participantes y de acuerdo a las normas establecidas a priori. La gestión de aquellos procesos que requieren el intercambio y revisión de documentos por distintas personas se puede automatizar, facilitando la gestión y el control de la información. De esta forma, se evita tener que manejar grandes volúmenes de papel, logrando un conocimiento real de los costes y su reducción respecto a los procesos manuales, permite una visión global de los procesos corporativos, un mejor entendimiento del procedimiento completo y el control total del cumplimiento de estándares. Existirá además un sistema de gestión de archivos digitales basados en una indización a priori con un vocabulario controlado mediante descriptores o palabras clave o bien utilizando tesauro elaborado al efecto o utilizando tesauros ya existentes y adaptándolos como por ejemplo EUROVOC 5 i) El catálogo de procedimientos A la vez se está trabajando, desde la Oficina de Calidad, en el control de de acceso no estandarizados sobre los órganos administrativos con el fin de llegar en un futuro a gestionar la documentación de manera más o menos homogénea, con el fin de implantar los criterios del Esquema Nacional de Innteroperatibilidad en el ámbito de la Administración electrónica. La Oficina de Calidad está trabajando en la creación de un listado de procedimientos con el fin de crear una base de datos de información referente a todos procedimientos administrativos gestionados por JCCM. 5 EuroVoc es un tesauro multilingüe cuya función primera es el tratamiento de la información documental que generan las instituciones de la Unión Europea. Se trata de un tesauro multidisciplinario que cubre ámbitos suficientemente amplios para dar cabida no sólo a los aspectos comunitarios, sino también a las perspectivas nacionales, con un perceptible acento en la actividad parlamentaria. 23

24 El objeto de los Catálogos de Procedimientos es identificar, racionalizar, simplificar, automatizar y poner a disposición de los ciudadanos aquellos procedimientos administrativos que sean susceptibles de ser tramitados por medios telemáticos. Una vez identificados los procedimientos, y los trámites correspondientes deben ser agrupados en una familia LA INFORMACIÓN NORMALIZADA DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO: Después de ver los sistemas de gestión documental durante la tramitación de los expedientes, vamos a exponer cómo se organiza la documentación cuando entran en fase de archivo, para lo cual es necesario conocer cómo está organizada la administración para la que trabajamos, ya que los distintos órganos gestores son los productores de los documentos que pasan a la fase de archivo, con el fin de normalizar los grandes volúmenes de documentación, partiendo de la utilización de una semántica común. El sistema de gestión archivística establece vínculos entre las funciones, las entidades productoras de documentos, las series documentales, el tipo documental, el contenido y el contexto del documento, tarea que se denominada descripción en la terminología archivística Para describir los documentos en el sistema de archivos se parte de una denominación semántica común, derivada del estudio y análisis de: - La estructura orgánica de la JCCN - La estructura orgánica de los órganos de gobierno y de la administración. - El estudio de las competencias asignadas a cada uno de ellos. - Los procedimientos administrativos - La gestión de los procedimientos en las unidades administrativas - La normativa: las funciones, derivadas de las competencias de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha reflejadas en el Estatuto de Autonomía, los Decretos de traspaso de competencias del Estado así como la legislación autonómica que desarrolla la ejecución de las mismas. - La historia institucional de los Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, origen de la Comunidad Autónoma, a través de los distintos decretos de estructura orgánica para poder asignar las funciones de gestión documental y hacer una primera agrupación de la documentación en fondos. 6 Familia: la agrupación de procedimientos administrativos atendiendo a criterios genéricos de similitud por razón de esquema de tramitación, documentación de entrada y salida de la información, dejando al margen criterios de semejanza en la materia objeto del procedimiento, órgano competente u otra información análoga 7 La ISAD (G), norma internacional general de descripción archivística, pretende ser un punto de partida pero no ha sido utilizada ya que se trata de archivos administrativos abiertos, en fase activa, para cuya tramitación se ha utilizado una aplicación informática no comercial implementada por los Servicios Informáticos de la Consejería a la que está adscrito ACLM. 24

25 - Los tipos de documentos - Las series documentales, que identifican los expedientes - Las fechas iniciales y finales de cada documento Elementos que hay que tener en cuenta en la utilización de una semántica común en la descripción de documentos Fuente: Modelo de Gestión documental del Gobierno Vasco. Departamento de Justicia y Administraciones Públicas, año Modelo de registro informático en el sistema de gestión ACLM: Teniendo en cuenta los puntos anteriores se ha desarrollado una herramienta informática que permite gestionar la documentación en la fase de archivo denominad Base de Datos de Gestión de ACLM, desarrollada por los servicios informáticos de la Consejería, es decir con recursos propios. La base del sistema es el control de la documentación, en el que se reflejan los datos necesarios tanto para su control, como para su recuperación. Es lo que se denomina descripción. La siguiente pantalla refleja un registro: 25

26 CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN: Información de referencia que codifica, tanto el lugar del registro en la base de datos, como la localización física de la documentación. A través de este código se puede hacer el seguimiento del ciclo de vida de los documentos, es decir, los archivos por los que han ido pasando hasta su instalación definitiva. En la terminología archivística se denomina Signatura. ÁREA FUNCIONAL: Permite identificar el origen de la documentación, independientemente del cambio de nombre del área de gobierno a que se adscribe en cada uno de los momentos en que se configura o cambia en la estructura orgánica. Indica la información de procedencia. En la tradición archivística pueden aparecer como fondos, es decir una estructuración de grandes volúmenes de documentación desde el punto de vista orgánico. ORGANISMO PRODUCTOR: Este dato siempre se conserva ya que en cada momento es preciso conocer cuál es el órgano encargado de la gestión y de la tramitación administrativa, puesto que conlleva la responsabilidad del trámite. Los trámites administrativos no son anónimos. Indica información de procedencia. A la vez sirve como referencia para anexionar la función al organismo productor y refleja la estructura orgánica. 26

27 FECHA: Todo documento, para tener validez tiene que tener una marca de tiempo, en este caso se recoge la fecha inicial del expediente, que coincide con la fecha del Registro de Entrada y la fecha de finalización del mismo (final del procedimiento). Información de tiempo SERIE: Titulo del documento. Indica información del contexto RESUMEN: Indica información del contexto relacionado con las bases de datos de gestión departamental, con el fin de conservar la misma denominación que en la fase de gestión. En notas se especificará cualquier otro asunto. DESCRIPTORES: Indización manual a posteriori, donde se señala la identificación del ciudadano o empresa (NIF/CIF/NIE); así como palabras clave que definan el documento. De momento no se puede capturar del Registro de Entrada. Para normalizar este campo se han tenido en cuenta la ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y familias. Para el almacenamiento y gestión de los nombres geográficos se ha utilizado el Tesauro ISOC de topónimos Funciones de gestión documental: (ver anexo) La identificación de las funciones de las instituciones es esencial para comprender la procedencia de la documentación, ya que las relaciones entre los documentos y las instituciones pueden fluctuar a lo largo del tiempo debido a los cambios en la estructura administrativa u organizativa de una institución. Las relaciones entre las series documentales y las funciones permanecen constantes. El Consejo Internacional de Archivos ha elaborado las normas ISDF para la descripción de funciones. Las relaciones entre las áreas funcionales de gestión documental y los órganos productores de los documentos, desde el inicio de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha pueden consultarse en la página Web del Archivo de Castilla-La Mancha: 8.Tesauro ISOC de topónimos Tesauro de topónimos. Ángeles Maldonado Martínez, Luís Rodríguez Yunta (coord.) CSIC, Madrid,

28 A continuación reflejamos las funciones, pero en la citada Web se puede ver el desplegable con las subfunciones que identifican todas las competencias gestionadas por JCCM a modo de palabras clave, con un lenguaje controlado. 1 ADMINISTRACIONES PÚBLICAS 2 AGRICULTURA, GANADERÍA Y PESCA 3 AGUA UF HIDROGRAFÍA 4 ALTA DIRECCIÓN DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA UF PRESIDENCIA 5 BIENESTAR SOCIAL 6 CIENCIA UF INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA, TÉCNICA Y APLICADA 7 COMERCIO Y PROMOCIÓN EMPRESARIAL 8 CULTURA 9 DEPORTE UF INFRAESTRUCTURAS, FOMENTO Y APOYO AL DEPORTE 10 ECONOMÍA Y HACIENDA 11 EDUCACIÓN 12 INDUSTRIA Y ENERGÍA 13 JUSTICIA UF ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 14 JUVENTUD UF PROMOCIÓN Y SERVICIOS DE LA JUVENTUD 15 MEDIO AMBIENTE 16 MUJER UF IGUALDAD 17 ORDENACIÓN DEL TERRITORIO Y URBANISMO UF OBRAS PÚBLICAS 18 PROTECCIÓN CIVIL Y SEGURIDAD CIUDADANA 19 SANIDAD 20 TELECOMUNICACIONES Y SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN 21 TRABAJO Y EMPLEO 22 TURISMO Y ARTESANÍA 23 VIVIENDA UF ORDENACIÓN DEL TERRITORIO En los archivos históricos, con instituciones que ya no existen, se clasifica a priori por fondos documentales, en ACLM, se ha optado por asimilar las funciones a los fondos ya que es una institución abierta en continúo cambio. 28

29 Función: Contexto: 29

30 6.4. Las series documentales: - El Gobierno de Castilla-La Mancha está estructurado orgánicamente en Consejerías, cada Consejería, por norma legal tiene asignadas unas funciones y unas áreas de actuación. El desarrollo de estas funciones, es decir la actividad administrativa, está organizado en procedimientos, actividades y servicios reflejados en los documentos. Los procedimientos se dividen en trámites administrativos. Partiendo de esta idea los documentos se clasifican: Tradición archivística de clasificación de documentos en papel una vez que han entrado en fase de archivo. Los documentos se clasifican cuando ha terminado el trámite administrativo del expediente, momento en que pasan a la fase de archivo, controlados desde el Sistema de Gestión de Archivos. La clasificación es la operación intelectual consistente en agrupar los documentos por categorías, mediante clases o familias, dentro de una estructura jerárquica, estableciendo normas de acuerdo con el principio de procedencia de los documentos y el orden original del los mismos, que se plasma en el Cuadro de Clasificación. El Cuadro de Clasificación refleja la producción documental administrativa del organismo que lo ha generado en el desarrollo de las funciones y actividades encomendadas al mismo por la legislación. A continuación se recoge un extracto del cuadro de clasificación del fondo de Industria y Energía, que se encuentra desarrollado en la documentación anexa: 30

31 Ha sido elaborado teniendo en cuenta los siguientes elementos: - Análisis de la institución de la procede la documentación, es decir la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, estudiando las competencias de esta administración, la organización de la misma, y la ejecución de dichas competencias a través del estudio legislativo que las desarrolla. Las competencias adquiridas por el Gobierno Regional se clasifican jerárquicamente desde lo general a lo particular, es decir, comenzando por las áreas de gobierno, las funciones encomendadas a cada una de ellas, los procedimientos derivados de las mismas así como las distintas actividades que se plasman en la gestión administrativa. - Estudio de los procedimientos y actividades administrativas, desde su inicio, su desarrollo, las variaciones normativas de un procedimiento adaptándose anualmente a los planes, programas, presupuestos y necesidades trazados por el Gobierno Regional. - El Estudio de los expedientes en los que se plasman estos procedimientos administrativos, así como los tipos documentales que componen los mismos siguiendo el procedimiento administrativo. - Las fechas iniciales y finales en los que está vigente el procedimiento asimilado a cada serie, con el fin de que procedimientos que ya no están en activo, es decir, pasan a la fase semiactiva o inactiva del ciclo vital de los documentos, considerándose series cerradas que deberán ser valoradas para su conservación o eliminación. 31

32 El resultado de la clasificación es la identificación de las Series Documentales que componen el cuadro de clasificación de documentos que se encuentran en fase de archivo. La clasificación se ha hecho desde el punto de vista funcional, sin descartar en ningún momento la relación de cada una de las series con el órgano al que está adscrita dicha serie a lo largo de la historia de la institución. A partir del desarrollo de la administración electrónica, se han desarrollado programas de gestión de documentos electrónicos, basados en la clasificación a priori, es decir, desde el inicio del expediente. El sistema de archivo se inicia con el Registro de Entrada. 9 La documentación se identifica en el sistema desde varios puntos: identificación del titular, tipo documental, organismo gestor, palabras clave, etc. Relación del Cuadro de Clasificación con los tipos documentales: Fuente: Modelo de Gestión documental del Gobierno Vasco. Departamento de Justicia y Administraciones Públicas, año LA GESTIÓN DOCUMENTAL DENTRO DE LA PRODUCCIÓN ADMINISTRATIVA: La implantación de un sistema único de gestión documental incluye: - Finalización del expediente - Ingreso de expedientes en el Sistema de Gestión de Archivos - Las transferencias de documentos - Consultas, préstamos y copias 9 Existen normas para la aplicar en el desarrollo y mejoramiento de la gestión documental tales como la ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad, el Modelo MOREQ Modelo de Requisitos parar la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, La ISO Records Management y su reciente adaptación NTC-ISO Gestión de Documentos. 32

33 - Instalación Para la seguridad de la información es fundamental establecer niveles de acceso al sistema de gestión de archivos: - Gestor del Sistema (Servicio de Informática) - Mantenimiento del Sistema (Servicio de Informática) - Administrador del Sistema ( ACLM) - Autores o generadores (módulo de oficinista) - Almacenamiento, clasificación, indización y recuperación de la información (módulo de archivero) La formación de usuarios del sistema: La implantación del sistema de gestión de los documentos administrativos y de archivo se realiza mediante la previa formación de usuarios, es decir, cursos programados para el personal administrativo responsable del archivo de cada unidad o servicio administrativo. Esta formación se ha programado conjuntamente con la Escuela de Administración Regional. El primero que corresponde al curso básico de gestión de los documentos administrativo, y el segundo, gestionado directamente por el archivo de Castilla-La mancha sobre el Sistema de Gestión Documental de ACLM para la automatización de los archivos de las diferentes unidades a través del módulo de transferencias de la aplicación informática del Archivo. La experiencia demuestra que la formación adecuada y específica, lejos de las propuestas generalitas, basada en un programa concreto prácticas especialmente elaborados para la ACLM, son la herramienta esencial para asegurar el éxito de la aplicación del tratamiento archivístico uniforme y perdurable en sus distintas fases Finalización del expediente: - Casi todos los documentos forman parte de un expediente. Se entiende por expediente administrativo un conjunto ordenado de documentos generados por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto. - Todos los documentos y expedientes forman parte de una serie. Se entiende por serie al conjunto de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultados de una misma gestión, actividad o procedimiento. - Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto, es decir, debe abrirse un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada acta, para cada petición de traslado, para cada convocatoria de oposiciones) 33

34 - Debe determinarse el título oficial del expediente, que suelen estar establecidos en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc. El título debe identificar el tipo de información que contiene, y una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo. - La denominación de la Serie Documental será facilitada por el Archivo. - Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad. - Debe evitarse la desmembración y dispersión de los expedientes y la creación de falsas series documentales. - Hay que evitar la duplicidad de expedientes. - Es necesario que no se extraigan documentos originales de los expedientes, se pueden hacer fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de los interesados. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado. - Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización. - Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación. - La documentación referente a información, comunicación, publicaciones, es decir documentos de apoyo informativo, por ejemplo fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc. debe conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas, después deben destruirse. - La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente y no se puede archivar a parte. Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que muchos documentos pasarán a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado por Registro. Sólo los documentos que no formen parte de un expediente, de forma excepcional se organizaran con la serie correspondencia. - La correspondencia, como norma general, no se archiva por entrada y salidas ya que rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cada caso. Cada documento se une a su respuesta. 34

35 7.3. Las transferencias de documentos: Ingreso de los documentos dentro del Sistema Automatizado de gestión de Archivos. Tienen el carácter de un procedimiento administrativo especial de las Administraciones Públicas consistente en la entrega, ordenada y relacionada por escrito, de los documentos de un archivo a otro, así como del traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia y conservación. Plazos. 1. Los órganos de las Administraciones Públicas y demás entidades integradas en el Sistema de Archivos transferirán su documentación de acuerdo a los siguientes plazos: a. Los archivos de oficina custodiarán un documento un máximo de cinco años, transcurrido este plazo lo transferirán al archivo central que les corresponda. b. Los archivos centrales custodiarán un documento un máximo de quince años, transcurrido este plazo lo transferirán al archivo intermedio que les corresponda. c. Los archivos intermedios custodiarán un documento un máximo de treinta años, transcurrido este plazo lo transferirán al archivo histórico definitivo que les corresponda. 2. A efectos del inicio del cómputo de los plazos máximos anteriores, los expedientes administrativos constituyen una unidad documental, tomándose como fecha inicial la fecha de la resolución o acto que ponga término al procedimiento. Cuando se trate de expedientes de información y conocimiento, en los que no exista resolución o acto que ponga fin al procedimiento, se computará el plazo para realizar la transferencia a partir de la fecha del primer documento. 3. Las transferencias de ficheros automatizados se regirán por el régimen general de transferencias de documentos. El plazo se computará a partir de la fecha del primer dato introducido Módulo de transferencias de la aplicación informática de ACLM: Hemos hablado a lo largo del tema de las transferencias de documentos, y ahora vamos a concretar este procedimiento, que tiene una importancia capital para que el sistema de archivos funciones, ya que garantiza el paso de la documentación de un archivo a otro, de acuerdo con unas normas, de forma que evita el colapso de las oficinas con documentos que no utilizan con frecuencia impidiendo organizar los expedientes que se están tramitando en ese momento. 35

36 Los documentos que ya están tramitados han entrado en una segunda etapa de su ciclo vital y es el momento de realizar la transferencia al Archivo Central del organismo al que pertenece la oficina o unidad administrativa. El primer paso fundamental para transferir documentación desde los archivos de oficina al archivo central es ponerse en contacto con la persona encargada del archivo, con el tiempo suficiente para que pueda ser preparada la recepción del envío y la reserva de espacio necesaria. ARCHIVO OFICINA Sistema de Gestión aclm) ARCHIVO OFICINA Sistema de Gestión aclm) ARCHIVO OFICINA Sistema de Gestión aclm) ARCHIVOS CENTRALES ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA El Archivo de Oficina es el que debe preparar la transferencia siguiendo las indicaciones del Archivo Central: - Preparación de los documentos, revisando los expedientes para asegurarse de que están completos. - Preparación de las cajas de archivo definitivo en las que se instalará la documentación para ser traslada al Archivo Central, numerándolas correlativamente y señalando el número que le corresponde con una etiqueta en el exterior de la caja. (este número será el código de identificación de la caja, de esta forma se identifica la situación de la misma en cada momento para poder ser encontrada sin dificultad alguna). - Cumplimentar un formulario informatizado integrado en el Sistema General de Información del Archivo de Castilla-La Mancha, denominado módulo de transferencias, donde se 36

37 La Relación de entrega: incluye información sobre los documentos que se envían al archivo con el fin de localizarlos con facilidad. En este formulario se indica el nombre de la unidad administrativa, la institución a la que pertenece y se detallan el contenido de cada una de las cajas que han sido identificadas con un número, tal y como se ha especificado en el párrafo anterior. El sistema informático de e gestión de ACLM, como ya se ha explicado anteriormente, tiene como misión esencial y primera registrar y describir los expedientes y documentos en su fase de tramitación, operación que debe ser realizada por los mismos usuarios de los archivos de oficina, el personal administrativo de cada unidad, así les permite controlar y recuperar fácilmente la información desde su inicio. La operación de transferencia está totalmente informatizada con el sistema. Estas actuaciones siempre se inician, como ya hemos dicho, previo contacto con el Archivo Central correspondiente, quien supervisa las operaciones y las condiciones de la documentación a transferir. El Módulo de usuario de oficina: 37

38 El Módulo de archivero: control de entrada de documentos: 38

39 Esquema resumen del proceso de transferencias: Fuente: Modelo de Gestión documental del Gobierno Vasco. Departamento de Justicia y Administraciones Públicas, año Préstamo y Consulta de documentos. Búsqueda de la información. La Herramienta de búsqueda del sistema de ACLM: ofrece una gran variedad de campos como puntos de acceso para la consulta de expedientes y documentos. El resultado exacto de la consulta efectuada será siempre el reflejo de la planificación adecuada de la descripción de expedientes y documentos, conscientes de la explotación máxima que el sistema nos ofrece para realizar las consultas y recuperación de información en todos los campos descritos. Pantalla de la Herramienta de Búsqueda: Siempre teniendo en cuenta la Protección de Datos es necesaria la gestión de los accesos, para asegurar la confidencialidad: a) Consulta desde el módulo de oficinista: acceso a los documentos de la unidad administrativa productora 39

40 b) Consulta desde el módulo de archivero 40

41 El sistema de gestión de archivos facilita la consulta y el préstamo a los organismos productores que la requieran con fines de tramitación o información administrativa, bien proporcionando el expediente original, dando información sobre los datos del contenido o proporcionando copias, siempre utilizando los medios que permitan la celeridad, la eficacia y la eficiencia. La experiencia ha demostrado que las consultas se refieren a dos aspectos: - Consulta de expedientes - Consulta de información general sobre los procedimientos administrativos El préstamo de documentos es un procedimiento interno: - Sólo se prestan documentos a las unidades administrativas que los han producido. - Nunca pueden salir los documentos fuera de las instalaciones de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, salvo casos excepcionales (préstamos extraordinarios) por motivos de difusión u otros, que llevan expediente a parte. - Mientras dure el préstamo, la unidad administrativa solicitante será la responsable de la integridad del documento. - El procedimiento se inicia poniéndose en contacto con el responsable del archivo por medios electrónicos (e-correo) que llevará el control de las mismas a través de la aplicación informática integrada en el módulo de control del archivero. El módulo de préstamo de documentos es una de las implementaciones del sistema en el que actualmente se está trabajando. Esta función permite desde el módulo de control del archivero cumplimentar una ficha para cada usuario que solicita el expediente con la información relativa a la documentación, los plazos de préstamo, los datos del usuario y la lista de los documentos en circulación, aspectos todos ellos que permiten al Archivo ejercer un control real de los préstamos y, en caso de demora de su devolución, el envío automático de la reclamación. En la actualidad esta operación aún se realiza manualmente creando cada registro nuevo con los datos del formulario de préstamo enviado por los usuarios, disponible a través de la página Web de ACLM que será enviado por correo electrónico al responsable del archivo. 41

42 La Consulta de documentos garantiza el derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y registros. Es un servicio ofrecido a la propia administración, a los ciudadanos, los profesionales y las empresas El objeto es facilitar a toda la ciudadanía y a las empresas la consulta de la información generada en todos los procedimientos y servicios administrativos. El personal al servicio de los archivos públicos es el responsable de delimitar el acceso a la información de aquellos documentos restringidos por las disposiciones legales. La consulta se realiza en las propias instalaciones de los archivos, existen formularios de solicitud de los ciudadanos, ya que se trata de documentación administrativa. Estos formularios están en la Web de JCCM, a través del servicio SIACI: AUTORIZACIÓN DE CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA > 42

43 Esquema resumen del proceso de consultas y préstamos: Fuente: Modelo de Gestión documental del Gobierno Vasco. Departamento de Justicia y Administraciones Públicas, año Las copias de documentos: El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificaciones de los documentos. De acuerdo con los medios técnicos disponibles, el Archivo proporciona la reproducción de la documentación que custodia, respetando la normativa de acceso y de derechos de autor, y siempre que las condiciones de conservación de los documentos lo permitan. La obtención de copias de los documentos de uso más frecuente, que han sido digitalizados o proceden de ficheros informáticos se puede descargar desde la WEB. a) La cartografía referente a los Montes de Utilidad Pública cuyo formato original es papel se puede consultar en la Web del Archivo de Castilla-La Mancha. b) Los archivos informáticos que, de entre la cartografía digital propiedad de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, obren en poder de esta Consejería y sean susceptibles de ser cedidos a terceros en función de la sensibilidad de su contenido. En algunos casos pueden solicitarse también salidas gráficas en papel. Disponible en la WEB en Atención a la ciudadanía: 43

44 SOLICITUD DE CARTOGRAFÍA > C) Otro ejemplo es el acceso a las colecciones fotográficas propiedad de JCCM, que se pueden consultar en el Archivo de la Imagen de Castilla-La Mancha, gestionado por la Consejería de Educación y Cultura LA VALORACIÓN DOCUMENTAL: Es una herramienta de trabajo basada en el valor de los documentos, que ya hemos visto en el apartado del ciclo de vida de la documentación. En la primera fase los documentos se utilizan por la persona que los ha creado. En la segunda se utilizan esporádicamente. En la tercera edad o fase los documentos se destruyen o se conservan en función de su valor histórico. Esta teoría fue desarrollada en EE.UU. por archiveros y gestores de documentos con el objetivo de resolver los problemas que planteaba la gran cantidad de documentos que se estaban generando. Así los documentos se tratarán de una forma diferente. No se pueden eliminar documentos de los archivos de forma aleatoria, ya que forman parte del Patrimonio Documental, por lo tanto hay que llevar a cabo un proceso de Selección Documental. Para poder gestionar grandes volúmenes de documentos es fundamental la valoración de los mismos elaborando las TABLAS DE VALORACIÓN (eliminación, retención) correspondientes a cada serie documental, que indicaran los calendarios de transferencias. La evaluación documental, identificará la fase de archivo en que se encuentra el documento, las condiciones de acceso y establecerá los plazos para su conservación o eliminación parcial o total. Las tablas de valoración deben ser aprobadas por la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha. La legislación vigente sobre valoración y selección de documentos, obliga a valorar cada una de las series documentales y elevar los informes de valoración a la Comisión Calificadora de Documentos que será la encargada de elaborar unas tablas de conservación y/o eliminación que deben ser uniformes para toda la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y en las que se determinarán los plazos de conservación de la documentación. Tras la publicación del Decreto 12/2010 por el que se regula la utilización de medios electrónicos 44

45 en la actividad de la administración en la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha dedica el art. 35 a la destrucción de originales: los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no electrónico admitido por la Ley como prueba, de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas, podrán destruirse de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 19/2002, debiendo realizar la unidad responsable un estudio previo de los riesgos que conlleve la destrucción del documento, haciendo explícita mención a las garantías de conservación de la copia electrónica y el cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relación con el archivo y conservación, establezca el Esquema Nacional de Seguridad.. Fuente: Sanz Bravo, Caridad de: Las comisiones de documentos de archivo y otros documentos corporativos. Nuevas Tecnologías nº 51 (septiembre 2010). (Página 128) Como principios generales, hay que tener en cuenta: 1.- Primacía del contenido sobre el formato que actúa como soporte: el contenido es la variable principal para determinar los valores, primarios o secundarios y el plazo de conservación de documentos. Las consideraciones sobre el formato, ya sea físico o lógico, en el que se crean o gestionan los documentos no son un elemento de valoración. 2.- Se aplica la teoría de los valores, siguiendo el ciclo de vida de los documentos, realizando un análisis detallado de los valores primarios y secundarios de cada serie documental. 45