ARCHIVOS DE EMPRESA: GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

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1 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID FACULTAD DE HUMANIDADES, COMUNICACION Y DOCUMENTACIÓN Grado en Información y documentación MODALIDAD SEMIPRESENCIAL Campus de Colmenarejo GUIA DOCENTE DE LA ASIGNATURA ARCHIVOS DE EMPRESA: GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS CURSO ACADÉMICO 2012/2013 Profa. Dra. María Paz Martín- Pozuelo

2 TABLA DE CONTENIDO DATOS DE LA ASIGNATURA INTRODUCCIÓN CONOCIMIENTOS PREVIOS NECESARIOS PARA CURSAR LA ASIGNATURA OBJETIVOS GENERALES DE LA ASIGNATURA PROGRAMACIÓN DE CONTENIDOS PRESENTACIÓN DE LA ASIGNATURA UNIDAD DIDÁCTICA 1: LA EMPRESA Y EL ARCHIVO DE EMPRESA CONTENIDOS: PRÁCTICAS BIBLIOGRAFÍA ESPECÍFICA DE LA UNIDAD DIDÁCTICA: UNIDAD DIDÁCTICA 2. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA EMPRESA CONTENIDOS: PRÁCTICAS BIBLIOGRAFÍA ESPECÍFICA DE LA UNIDAD DIDÁCTICA: UNIDAD DIDÁCTICA 3. LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y SU GESTIÓN. PROBLEMAS Y SOLUCIONES CONTENIDOS PRÁCTICAS UNIDAD DIDÁCTICA METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS EN EL ENTORNO EMPRESARIAL CONTENIDOS PRÁCTICAS BIBLIOGRAFÍA BÁSICA METODOLOGÍA DOCENTE CRITERIOS Y ESTRATEGIAS DE EVALUACIÓN

3 Optativa Créditos ECTS: 6 Curso: 3 º Cuatrimestre: 2 º DATOS DE LA ASIGNATURA Profesorado: Modalidad Semipresencial (campus de Colmenarejo) : María- Paz Martín-Pozuelo INTRODUCCIÓN La asignatura Archivos de empresa: Gestión electrónica de documentos estudia el archivo y la gestión electrónica de documentos: los procesos y flujos de información, la importancia de la normalización en la creación, tratamiento, gestión, circulación, almacenamiento y conservación de los datos, la información y los documentos que se producen en el ámbito de la empresa. CONOCIMIENTOS PREVIOS NECESARIOS PARA CURSAR LA ASIGNATURA Se presupone un conocimiento previo desde las asignaturas: Archivística y Gestión técnica de documentos. Los principios teóricos y la organización práctica de archivos constituyen la base de esta asignatura, centrada en un particular ámbito de producción documental como es el entorno privado empresarial. OBJETIVOS GENERALES DE LA ASIGNATURA La asignatura Archivos de empresa: gestión electrónica de documentos está planteada con una doble finalidad: A) el estudio de un determinado contexto de producción documental caracterizado por la dinámica empresarial conducente a la obtención de los objetivos económicos que rigen las organizaciones de empresa. B) al estudio de la problemática especifica que plantean los documentos electrónicos y a las soluciones que vienen de la mano de la gestión electrónica de documentos. GED Se establecen los siguientes objetivos generales: Conocer y comprender la terminología que relaciona los conceptos archivísticos con el ámbito e la empresa y la gestión electrónica de documentos GED Conocer la normativa archivística que afecta a la gestión de documentos en este ámbito Identificar los elementos de información que caracterizan un documento y transcribirlos en un sistema de descripción aplicando normas. 3

4 Identificar la producción documental en una empresa Diseñar estrategias para el control y la protección de estos documentos Facilitar metodología para la creación de un sistema de archivo y de gestión de documentos en el ámbito empresarial. PROGRAMACIÓN DE CONTENIDOS La asignatura se ha estructurado en las siguientes unidades didácticas: PRESENTACIÓN DE LA ASIGNATURA El primer día de clase se facilitará al alumno información precisa sobre los contenidos y la dinámica de la asignatura, así como información completa sobre la interrelación de esta asignatura en el plan de estudios, los objetivos generales y específicos que se persiguen así como la estructura de unidades temáticas, su desarrollo cronológico y los criterios de evaluación. UNIDAD DIDÁCTICA 1: LA EMPRESA Y EL ARCHIVO DE EMPRESA Contenidos: 1.1 Introducción 1.2 La política archivística en la empresa 1.3 Función del archivero en la empresa 1. La identidad de la empresa y la imagen corporativa 1.5 Sistemas internos de comunicación Tipologías documentales generadas por la empresa Prácticas Identificación y análisis de recursos de información para el seguimiento de la asignatura Identificación de tipos documentales Lectura y comentario de casos concretos de la situación de archivos en empresas por sectores Lectura obligatoria de entre los siguientes títulos, o algún otro que la profesora, por cuidado de actualización, en su momento pueda facilitar: Moro Cabero, Manuela. El archivo en la empresa: un recurso a considerar. Revista General de información y documentación. Inicio > Vol, No 2 (199) Gutiérrez Pérez, Mónica, Archivo y empresa, Boletín de la ANABAD, vol. LI: nº 2 (2001), pp

5 Pedro Segura Artero, Los archivos de empresa: objeto de investigación, en Actas de las Jornadas Archivos e Investigación, Murcia, Universidad; Ministerio de Cultura, 1996, pp Pedraza, J.A. Informe sobre los archivos de empresa en España. ( Informe realizado para el consejo Internacional de archivos.) Bibliografía específica de la unidad didáctica: Baldini, Italo, El archivo en la empresa moderna: tratado practico de organización y funcionamiento de sus servicios, Barcelona, Hispano Europea, Dascher, Ottfried, Business Archives, Bulletin du Comité des archives d enterprises, 8 (1985), pp González Pedraza, José Andrés, Los archivos de empresa: una aproximación, Archivamos, vol. 10: nº 36-3 (2º y 3º trimestre 2000), pp. 0-2 Gutiérrez Pérez, Mónica, Archivo y empresa, Boletín de la ANABAD, vol. LI: nº 2 (2001), pp Hamon, Maurice e Yvette Lebrigand, Les archives du monde du travail, La Gazette des Archives, 11 (1988), pp Moneda Corrochano, Mercedes de la, El archivo de empresa: un concepto integrado, en Antonio Ángel Ruiz Rodríguez (ed.), Manual de Archivística, Madrid, Síntesis, 1995, pp Myburgh, Sue, Information s value in the enterprise: economics and politics, Records and Information Management Report, vol. 18: nº 9 (nov. 2002), pp Núñez Fernández, Eduardo, Los archivos de empresa y el patrimonio documental industrial y mercantil como patrimonio cultural, en Estudio básico sobre el patrimonio documental industrial asturiano : los archivos históricos, industriales y mercantiles, Gijón, Trea, 2000, pp Parera Pascual, Cristina, Técnicas de archivo y documentación en la empresa, Madrid, Fundación Confemetal, 2000 Piazalli, Luis F., Organización del Archivo en la empresa moderna, Boletín del Archivo General de la Nación (Caracas), vol. 0 : nº (1980), pp Reglamento sobre competencia, régimen y gobierno de los archivos de iberia, [S. L.]: Iberia Líneas Aéreas, [S.a.]. Rialp-Criado, Alex, Fundamentos teóricos de la organización de empresas: un enfoque interdisciplinar, Madrid, Pirámide, Rodríguez-Palenzuela, Diego, Innovación en tecnologías de la información y su interacción con la organización de empresas, Economía Industrial, 30 (2001), pp Shkolnik, Leon, The role of the archive in the corporate Structure, Arma: Records Management Quarterly, vol. 2: nº (1990), pp

6 Ulfsparre, Anna Christina, The creation of corporate archives in the age of IT, Janus, 1 (1999), pp UNIDAD DIDÁCTICA 2. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA EMPRESA Contenidos: 2.1. La gestión de documentos: aspectos generales 2.2. La gestión de documentos en la empresa: la protección de los documentos vitales Prácticas Estudios de caso Diseño de programas para la protección de documentos vitales Bibliografía específica de la unidad didáctica: Brumm, E.K., Managing records for ISO 9000 compliance, Milwaukee,1995., Administración de la documentación en las normas ISO 9000 : producción y manejo de los documentos resultantes de la implementación de las ISO 9000, Santa Fe de Bogotá : Rojas Eberhard Editores, [2000] Bustelo Ruesta, Carlota, Los sistemas de gestión electrónica de la documentación y la teoría del ciclo vital de los documentos, Scire: Representación y Organización del Conocimiento, vol. 3: nº 2 (199), pp Camarero, Arturo, Análisis y diseño de sistemas de gestión electrónica de documentación en grandes entidades, Scire: Representación y Organización del Conocimiento, vol. 3: nº 2 (199), pp Felipe Alcalde, Esther de; Matilde Morillo Navas y Mercedes Tostón Olalla, Gestión de calidad total ISO 9000: El gestor de archivos como elemento clave, Bilduma, 9 (1995), pp Kitch, Tamsin, The corporate Intranet: a tool for business archives, Business Archives: principles and practice, 83 (may 2002), p Moro Cabero, Manuela, La gestión de documentos electrónicos en la norma ISO 1589 sobre gestión de documentos administrativos, Tabula: revista de archivos de Castilla y León, 5 (2002), pp Maria-Manuela Moro Cabero, Maria-Paz Martín-Pozuelo, José Luís Bonal Zazo, (2011) "ISO 1589 and other standardized management systems: analogies and synergies", Records Management Journal, Vol. 21 Iss: 2, pp

7 Tarí Guilló, Juan José y José Francisco Molina Azorín, Etapas para implantar la norma ISO 9001: 2000, Dirección y organización: Revista de dirección, organización y administración de empresas, 29 (2003), pp Turton, Alison (ed.), Business Archives Administration, London, Business Archives Council, UNIDAD DIDÁCTICA 3. LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y SU GESTIÓN. PROBLEMAS Y SOLUCIONES Contenidos 3.1. Los documentos electrónicos. Qué son? 3.2. Los documentos electrónicos. Cómo gestionarlos? 3.3. Los documentos electrónicos. Cómo preservarlos? 3.3. Normas y directrices para su gestión: Manual del CIA Moreq ISO Prácticas Estudio comparado de normas Estudios de caso Supuestos prácticos UNIDAD DIDÁCTICA METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS EN EL ENTORNO EMPRESARIAL Contenidos.1. Investigación preliminar.2. Análisis de la organización.3. Identificación de requisitos.. Evaluación de sistemas existentes.5. Identificación de estrategias.6. Implementación.. Revisión posterior.

8 Prácticas Se realizarán prácticas diferentes para ilustrar cada una de las fases de esta metodología BIBLIOGRAFÍA BÁSICA Actas del Primer Congreso sobre Archivos Económicos de Entidades Privadas, 3- de junio 1982, [Madrid]: Archivo Histórico del Banco de Espa a, D.L Benedict, Karen M., Business Archives Literature, The American Archivist, vol. 5: nº 3 (1982), pp Business archives: studies on international practices (Committee on Business Archives of the International Council on Archives), Munchen ; New York, K.G. Saur, Conde, María Luisa, Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid, Dirección de Archivos Estatales, (Normas Técnicas de la Subdirección General de Archivos Estatales, 2) Continolo, G., El archivo en la empresa, Bilbao, Deusto, Ellis, Mary y Marion Lowman, A review of business archives web pages, Business archives : principles and practice, 85 (mayo 2003), pp. 1- Gallego Domínguez, Olga, Los archivos de empresa, Abaco. Revista de Cultura y Ciencias Sociales, Segunda época, nº 1 (1992) pp La Torre, J.L. y M. Martín-Palomino, Metodología para la Identificación y valoración de fondos documentales, 2ª edición, Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, (Escuela Iberoamericana de Archivos: Experiencias y materiales, nº 3) Martin-Pozuelo, M. Paz. Los entornos y documentos electrónicos. Pontodeacceso, Revista do Instituto do ciencia da informaçon de UFBA, V. 1, 2009 Martín Pozuelo, M Paz, La construcción teórica en Archivística: el principio de procedencia, Madrid, Universidad Carlos III; Boletín Oficial del Estado, Martin- Pozuelo, Maria- Paz, Moro- Cabero, Manuela y Sanz- Baena, Cristina. Factores clave para el futuro de la archivística. El profesional de la información Marzo- abril 2011, vol. 20, núm. 2, pp Molina, J. y V. Leiva, Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa, Guadalajara, ANABAD Castilla-La Mancha, Maria-Manuela Moro Cabero, Maria-Paz Martín-Pozuelo, José Luís Bonal Zazo, (2011) "ISO 1589 and other standardized management systems: analogies and synergies", Records Management Journal, Vol. 21 Iss: 2, pp

9 Serra, J. Los documentos electrónicos. Qué son y cómo se tratan. Edic. Trea, 2008 Smith, David R., An Historical Look at Business Archives, The American Archivist, vol. 5: nº 3 (1982), pp Vanderlei Batista, Santos. Gestión de documentos electrónicos: una visión archivística. Bookes, 2011 METODOLOGÍA DOCENTE Aunque cada unidad didáctica por sus contenidos exige la definición de estrategias particulares, en términos generales la metodología prevista para la docencia de esta asignatura combina la aplicación de diferentes herramientas: Clases teóricas: La profesora guiará los contenidos de cada unidad didáctica preferentemente con el apoyo de las herramientas tecnológicas disponibles. Lecturas y debates. El profesor propondrá determinadas lecturas, obligatorias y optativas con objeto de afianzar con casos reales los contenidos docentes. Sobre estos textos se realizarán diferentes lecturas críticas y debates utilizando para ello la plataforma aula global. Prácticas: ejercicios y supuestos: Serán de dos tipos: demostrativas y evaluativas cuyo objetivo es conocer desde prácticas reales los contenidos de la asignatura y desde ellos plantear supuestos con el fin de desarrollar en el alumno destrezas de resolución de problemas específicos. Trabajo final de curso: Bajo la tutela de la profesora el alumno realizará un trabajo fin de curso relacionado con los objetivos y contenidos de la asignatura. A tal fin la profesora durante la segunda semana del curso facilitará a los alumnos una guía orientativa con información sobre los temas y la metodología de trabajo desde la que debe ser abordada la realización de este trabajo. Visitas: Está prevista la visita de, al menos, un archivo, probablemente el del Banco de España. El profesor facilitará al alumno una guía de observación con la suficiente antelación. CRITERIOS Y ESTRATEGIAS DE EVALUACIÓN CALIFICACION ORDINARIA La nota final de la asignatura será el resultado de la suma de la evaluación continua de las distintas actividades más la calificación resultante de un exámen final. A. El exámen final representará el 50% del total de la nota. B. Las lecturas, las prácticas y los debates correspondientes conformarán el 50% restante de la nota final, repartidos del modo que sigue: prácticas y ejercicios 30 %; lecturas y debates 20%) Para alcanzar la puntuación máxima en cada caso es necesario seguir de un modo riguroso las orientaciones de la profesora y entregar en el plazo señalado todas y cada una de las actividades 9

10 NOTA. Se le ofrece al alumno que conmute el exámen por un Trabajo fin de curso cuyos objetivos, metodología, estructura y resultados serán discutidos y consensuados con los alumnos durante las dos primeras semanas del curso. El alumno ha de decidir en ese período de tiempo su opción (trabajo o exámen) en ambos casos el valor total será del 50% CALIFICACIÓN EXTRAORDINARIA Se seguirá la normativa vigente de la universidad. NOTA: Si algún alumno renunciara a la evaluación continua tendría la opción de un examen o prueba final con un valor máximo del 60 % de acuerdo con la normativa de la universidad. 10