INS-GD-AS-008 Página Página 1 de ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Tamaño: px
Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS"

Transcripción

1 OBJETIVOS ALCANCE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los archivos de gestión mediante una herramienta para la interpretación y aplicación de las tablas de retención documental. Establecer las actividades para las transferencias documentales del archivo de gestión al archivo central y el manejo de las transferencias en este último. Determinar las actividades para la eliminación de documentos. Desde el archivo de gestión hasta la disposición de los documentos en el archivo central y/o su eliminación. 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental. Esos tipos de archivos son: Archivo de gestión Archivo central Archivo histórico 2. QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL? La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 3. QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL? La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de épocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso de la PGN, aplica para las estructuras funcionales anteriores al año 2000.

2 INS-GD-AS-008 Página Página 2 de 14 Las Tablas de Valoración Documental, TVD, para la PGN, en la actualidad se encuentran pendientes de aprobación por parte del Archivo General de la Nación (AGN). 4. QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL? El Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 del AGN define una serie documental como un Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. La subserie es el Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas. 5. PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Información que aparece en la tabla de retención: Dependencia Productora: Se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada tabla de retención documental. Código Dependencia Productora: Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia de la PGN dentro del territorio nacional. Este código es utilizado por el Grupo de Nómina, por la Oficina de Sistemas, por la Oficina de Planeación y en el caso de las TRD, por el Grupo de Archivo Central. Código de Serie y Subserie:

3 INS-GD-AS-008 Página Página 3 de 14 Los códigos utilizados para las series y las subseries de cada tabla de retención documental fueron asignados por el consultor que diseñó las TRD y corresponden a una mnemotecnia definida para ese fin dentro de las técnicas de clasificación archivística. Esos códigos que aparecen en cada TRD deben dejarse sin introducirles ninguna modificación. Series y Tipos Documentales: En esta columna aparecen los nombres de las series documentales y, en ocasiones, los tipos documentales que se producen dentro de las series y que corresponden a los documentos que produce o mantiene cada dependencia, de acuerdo con sus actividades, derivadas de las funciones que debe cumplir. Ejemplos: SERIE: TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DOCUMENTAL DERECHOS DE PETICION - SOLICITUD - RESPUESTA - ANEXOS Esta columna se divide en dos columnas menores: ARCHIVO GESTION y ARCHIVO CENTRAL Debajo de cada columna de estas aparece un número para cada Serie Documental. Este número, que aparece al frente de cada serie, corresponde al número de años que los documentos deben conservarse en cada fase del archivo. Ejemplo: DEPENDENCIA PRODUCTORA : XXXXXXXXX

4 SERIE CÓDIGO PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INS-GD-AS-008 Página Página 4 de 14 RETENCIÓN DOCUMENTAL SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SUB ARCHIVO ARCHIVO SERIE DISPOSICIÓN FINAL GESTIÓN CENTRAL CT S M E 37 DERECHOS DE PETICIÓN 2 3 X - Solicitud - Respuesta - Anexos Figura 1 : Períodos de retención En el cuadro 1, puede observarse que al frente de la serie DERECHOS DE PETICION aparece debajo de ARCHIVO GESTION 2 y debajo de ARCHIVO CENTRAL 3. Esto quiere decir que los derechos de petición deben conservarse en los archivos de gestión, o sea en los archivos de cada dependencia, durante dos (2) años y al iniciarse el tercer año, la dependencia debe hacer la transferencia de esos documentos al ARCHIVO CENTRAL. Según lo indicado en la figura 1, el Archivo Central debe, a su vez, conservar los derechos de petición por un lapso de tres (3) años. 6. DISPOSICION FINAL La disposición final se refiere al destino que debe darse a cada serie documental, una vez que ha cumplido los períodos de retención establecidos en las columnas anteriores. Como puede observarse en la figura 1, la columna siguiente se denomina DISPOSICION FINAL, la cual se subdivide en cuatro subcolumnas, cada una de las cuales tiene una o dos letras mayúsculas, las cuales significan lo siguiente: CT = CONSERVACION TOTAL S = SELECCIONAR M = MICROFILMAR E = ELIMINAR

5 INS-GD-AS-008 Página Página 5 de 14 Para cada serie, por regla general, debe aparecer una o dos columnas de estas marcadas con una X que indican la disposición final de cada serie documental. CT = CONSERVACION TOTAL La conservación total quiere decir que la serie documental correspondiente no puede eliminarse nunca y debe ser conservada por siempre en el archivo histórico de la institución. S = SELECCIONAR Esta opción significa que una vez que la serie documental ha cumplido su período de retención en la etapa del archivo de gestión y del archivo central, debe llevarse a cabo un proceso de selección, de acuerdo con unos criterios previamente establecidos, con el fin de que se conserve una muestra significativa para la historia. Usualmente esta opción está asociada con otras acciones establecidas en las tablas de retención y que están relacionadas con la disposición final de los documentos. M = MICROFILMAR A pesar de que la microfilmación es una técnica bastante antigua y que se han desarrollado tecnologías más modernas para la copia y conservación de documentos, en la actualidad, es la técnica más utilizada. Cuando las tablas de retención utilizan esta letra al establecer la disposición final de una serie documental, los documentos deben ser sometidos a este proceso antes de aplicar cualquiera otra acción indicada. E = ELIMINAR Esta indicación quiere decir que una vez los documentos han cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo central puede programarse su eliminación siguiendo los procedimientos establecidos para dicho fin y que se mencionarán más adelante.

6 INS-GD-AS-008 Página Página 6 de FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL REG-GD-AS-002 El formato se utiliza para relacionar: 7.1 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo de gestión al archivo central. 7.2 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo central al archivo histórico. 7.3 Los documentos de apoyo que se requiere eliminar. 8. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Según el Acuerdo No. 027 de 2006 del AGN, Transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Se conoce como transferencia primaria la que se hace entre el archivo de gestión y el archivo central. Se denomina transferencia secundaria la que se lleva a cabo entre el archivo central y el archivo histórico. Cuando las series documentales han cumplido su período de retención en el archivo de gestión de la dependencia, se prepara la transferencia primaria. El tiempo de retención se empieza a contar a partir de la fecha en que culminó el trámite, es decir, la fecha de la última actuación. Para llevar a cabo esta transferencia es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: 8.1 de la tabla de retención de la dependencia para confirmar que es pertinente preparar la transferencia. 8.2 Preparación física de la documentación, mediante la cual debe asegurarse que: - Los documentos estén organizados cronológicamente o de acuerdo con la organización lógica para dicha serie documental.

7 INS-GD-AS-008 Página Página 7 de 14 - Cada carpeta tenga hasta doscientos folios. - Retirar ganchos, clips y demás elementos metálicos - El documento que esté impreso en papel termoquímico de fax, debe ser fotocopiado en papel bond de 70 gr. - Revisar que la foliación esté completa y correcta, con esfero de tinta negra en la parte superior derecha. (Si viene una foliatura en color diferente se deberá colocar una línea transversal sobre el número y volver a foliar con tinta negra). - Todos los documentos deben ir legajados, de manera que coincidan en la parte superior al papel tamaño oficio. - Identificar cada carpeta con el rótulo que se muestra en la figura 2 y que incluye la siguiente información: - Nombre de la dependencia - Código de la dependencia - Serie - Subserie - Carpeta - No. de folios - No. carpeta - No. caja - Año CARPETA 12 x 8 cm. ROTULO Figura 2. FORMATO DEL ROTULO QUE SE COLOCA EN CADA CARPETA DEBAJO DE LA PESTAÑA

8 NOMBRE DE LA DEPENDENCIA INS-GD-AS-008 Página Página 8 de 14 (Su dimensión es de 12 x 8 cm.) CODIGO DEPENDENCIA 0 SERIE SUB SERIE CARPETA No. FOLIOS No. CARPETA No. CAJA AÑO - Diligenciar el formato de inventario para cada unidad de conservación, en el cual deberán tenerse en cuenta los elementos presentados en dicho formato, como son: -Localización -Unidad de conservación -Serie -Subserie -Identificación de la unidad de almacenamiento -Fechas extremas (inicio y finalización del proceso) -Número de folios

9 INS-GD-AS-008 Página Página 9 de 14 -Soporte -Frecuencia de consulta -Observaciones. - Tener en cuenta el cronograma de transferencias acordado con el Grupo de Archivo para el nivel central y en el nivel territorial según lo coordinado por el jefe y el responsable del archivo. - Elaborar el acta de transferencia al archivo central - Entregar al archivo central - de la transferencia por parte del archivo central - Legalización o validación de la transferencia 9. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL La base se datos del archivo central debe contener los siguientes datos de identificación, valoración y localización de los documentos: - Código de la dependencia - Nombre de la dependencia - Código de la serie documental - Nombre de la serie documental - Nombre o número de la unidad de conservación - Fechas extremas - Datos de localización: sala, estante, entrepaño y caja - Fecha final de conservación - Disposición final Una vez verificada la información registrada se genera copia de respaldo y se archiva. El servidor asignado verifica número de la caja y su contenido, examinando que las unidades de conservación dentro de las cajas se deben encontrar en orden numérico ascendente de izquierda a derecha, que la caja pueda abrirse de abajo hacia arriba y que el número asignado en el sistema corresponda a la caja.

10 INS-GD-AS-008 Página Página 10 de 14 En los estantes, las cajas se colocan de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en orden numérico ascendente. 10. PASOS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS El Acuerdo 027 de 2006 del AGN define que: Documentos de apoyo, son los generados por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. De lo anterior se desprende que los documentos de apoyo de una dependencia son aquellos que no aparecen en su TRD. Los pasos para la eliminación se realizan en los siguientes casos: 10.1 Cuando una dependencia dispone de documentos de apoyo que han cumplido su ciclo de vida útil. (5 años) 10.2 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo de gestión y debe eliminarse Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo central y debe eliminarse. Cuando una dependencia considera que debe realizar un proceso de eliminación, previo el análisis de la TRD, debe diligenciar el formato de inventario para describir los detalles de la serie documental que será sometida a este proceso. El formato debe ser firmado por el jefe de la dependencia y el servidor público que lo ha elaborado y debe ir acompañado de la solicitud presentada al Comité de Archivo de la PGN. Esta documentación será enviada al Coordinador del Grupo de Archivo Central, quien revisará la solicitud para confirmar que se ajusta a lo establecido en la TRD. El Coordinador del Grupo de Archivo presenta las solicitudes al Comité de Archivo de la PGN, el cual toma la decisión correspondiente en cada caso. Las

11 INS-GD-AS-008 Página Página 11 de 14 aprobaciones de eliminación aparecerán en el acta respectiva del Comité de Archivo y se comunicarán a cada dependencia. La dependencia elaborará un acta de eliminación, en la que conste el número de acta del Comité de Archivo que autorizó la eliminación y adjuntará los formatos de inventario preparados para el efecto. Cumplida esta etapa, debe establecerse, como regla general, que los documentos deben salir destruidos (picados) de la entidad y el proceso de destrucción debe ser supervisado por funcionarios del Grupo de Archivo y de Control Interno designados para dicho fin en el nivel central. En el nivel territorial la supervisión de la destrucción es responsabilidad del jefe de la dependencia. En la sede central, la recolección de los documentos aprobados para eliminación radica en el Grupo de Archivo con el fin de programar el retiro de la entidad. 11. ANTECEDENTES HISTORICOS Por mandato de las normas legales, las primeras Tablas de Retención Documental, TRD, para la Procuraduría General de la Nación se elaboraron en el año de 1999 y, una vez aprobadas por el Archivo General de la Nación, mediante resolución del Procurador General de la Nación, que se mencionará más adelante, entraron en vigencia desde el 13 de julio de Estas primeras TRD se elaboraron con base en la estructura orgánica de la PGN establecida por la Ley 201 de La expedición del Decreto 262 del 22 de febrero de 2000, el cual modificó la estructura institucional y las funciones de las dependencias, dejó sin bases la aplicación de las TRD que habían sido aprobadas con anterioridad. Dentro del proyecto de modernización de la Procuraduría General de la Nación se incluyó el tema de la gestión documental y dentro de este marco se contrató una consultoría externa para actualizar las TRD y para elaborar las Tablas de Valoración Documental.

12 INS-GD-AS-008 Página Página 12 de 14 Esta consultoría externa entregó su trabajo a mediados del año 2007 cuyos productos fueron formalmente presentados al Comité de Archivo de la PGN el cual les dio su aprobación y decidió presentarlos al Procurador General de la Nación para su institucionalización la cual se llevó a cabo mediante Resolución 093 de ANTECEDENTES LEGALES. A pesar de que en Colombia se empezó a legislar sobre los archivos desde la Ley 4 de 1913, se va a iniciar un breve recuento de los antecedentes legales desde La Ley 80 de 1989 crea el Archivo General de la Nación y le asignan sus funciones y responsabilidades. Antes se conocía con el nombre de Archivo Nacional de Colombia. La Ley 594 del 14 de agosto de 2000, conocida como ley general de archivos, establece lo siguiente en algunos de sus artículos: Artículo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Artículo 3. Definiciones. Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Artículo 4. Principios generales. a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Artículo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:

13 INS-GD-AS-008 Página Página 13 de 14 a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos. Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. Con el fin de ajustarse al artículo 24 de la Ley 594 de 2000, La PGN llevó a cabo los pasos necesarios para elaborar las TRD, anteriormente mencionadas. Las primeras TRD fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo No. 10 del 23 de julio de Teniendo como base la anterior aprobación, el Procurador General de la Nación expidió la Resolución No. 264 del 13 de julio de 2000 que institucionalizó por primera vez unas TRD para la PGN. Dentro del Proyecto de modernización de la entidad, como se dijo anteriormente, se contrató una consultoría externa que actualizó las Tablas de Retención Documental para ajustarlas al Decreto 262 de Estas nuevas tablas no requerían la aprobación del Archivo General de la Nación. Solamente la aprobación por parte del Comité de Archivo y la institucionalización por parte del representante legal de la institución.

14 INS-GD-AS-008 Página Página 14 de 14 En consecuencia, el Procurador General de la Nación expidió la Resolución No. 093 del 06 de marzo de ABREVIATURAS UTILIZADAS EN ESTE DOCUMENTO AGN = PGN = TRD = TVD = BIBLIOGRAFIA Archivo General de la Nación Procuraduría General de la Nación Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental Ley 80 de 1989 Ley 594 de 2000 Resolución No. 093 de 2008 / Procuraduría General de la Nación Acuerdo 002 de 2004 / Archivo General de la Nación Acuerdo 027 de 2006 / Archivo General de la Nación

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL Versión 5.0 Página 1 1.OBJETIVO: Establecer actividades para la organización de la documentación e información generada en las oficinas en los diferentes soportes de conformidad con lo establecido en la

Más detalles

GUÍA PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y DEPURACIÓN DE ARCHIVOS

GUÍA PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y DEPURACIÓN DE ARCHIVOS Revisó Dir. Certificación y Gestión Documental PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Aprobó Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación Agosto 10 de 2012 Resolución No. 1225 1. OBJETIVO Definir los lineamientos necesarios

Más detalles

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS PROCEDIMIENTO PARA EL Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer el control de los registros de tal manera que permita la identificación, acceso, almacenamiento, protección y consulta de la información que se

Más detalles

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP Departamento Nacional de Planeación Bogotá D.C., 2014 PAGINA: 2 de 10 VERSIÓN: 5 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 3 2. OBJETIVO GENERAL... 3 3. ALCANCE... 3 4. REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 5. DOCUMENTOS

Más detalles

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES Página 1 de 10 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la organización, consulta, almacenamiento de los documentos del, de modo que permitan conservar y recuperar la información de manera

Más detalles

Área de Gestión Documental Programa gestión documental

Área de Gestión Documental Programa gestión documental Código: PA-GA-2.1.1-PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización:04-09-2015 Página 1 de 16 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO 2. RESPONSABLE(S): Administrativa / Secretaría general de la Universidad del Cauca

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO FECHA DE DIAGNÓSTICO: GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: RESPONSABLES: Comité Interno de Archivo 1. OBJETIVO Realizar el análisis del archivo de la Personería Municipal de Choachi,

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL. RESPONSABLE: Secretario General. DEPENDENCIA: Secretaria General FECHA EMISION: Diciembre de 2008

GESTIÓN DOCUMENTAL. RESPONSABLE: Secretario General. DEPENDENCIA: Secretaria General FECHA EMISION: Diciembre de 2008 1. OBJETIVOS Mantener ornados l archivo central y el archivo general acuerdo con la clasificación establecida, manera que se permita su fácil manejo y recuperación. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica

Más detalles

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL PROCESO MECI-CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL PROCESO MECI-CALIDAD Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Establecer los parámetros para controlar la elaboración, revisión, aprobación, distribución, conservación, y disponibilidad de la documentación del Sistema de

Más detalles

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Página 1 de 9 1. OBJETIVO Brindar pautas para garantizar una adecuada gestión, conservación y manejo del patrimonio documental de la administración municipal y establecer parámetros para la realización

Más detalles

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO:

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: GESTION DOCUMENTAL CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en

Más detalles

Contraloría Distrital

Contraloría Distrital HOJA: Página 1 de 20 1. OBJETIVO Establecer las directrices generales para normalizar y racionalizar la producción y el manejo de los documentos que produce y recibe la entidad, a través de procedimientos

Más detalles

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se

Más detalles

UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA MUNICIPIO DE TARSO ANTIOQUIA Tarso Responsabilidad de Todos, Educado y con Equidad

UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA MUNICIPIO DE TARSO ANTIOQUIA Tarso Responsabilidad de Todos, Educado y con Equidad LA ALCALDIA DEL MUNCIPIO DE TARSO ADELANTA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL El programa de gestión documental es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo

Más detalles

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD,

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal de Choachí Cundinamarca Comité de Archivo Personero Municipal VICTOR ARCENIO PRIETO GONZALEZ Secretaria de Personería YOLANDA IBAGÓN

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Personería Municipal de Berbeo Boyacá Comité Interno de Archivo Personero Municipal Jorge Enrique Chaparro Mora 06 de Febrero de 2015 1 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal Cucunubá Cundinamarca Comité Interno de Archivo Personero Municipal Víctor Alfonso Poveda Sánchez Secretaria de Personería Luz Elena

Más detalles

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL Página 1 de 12 ALCALDIA MUNICIPAL PÁEZ - CAUCA DE GESTION DOCUMENTAL 2014 INTRODUCCIÓN Página 2 de 12 Siguiendo los lineamientos del archivo General de la Nación, la ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias,

Más detalles

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1 1 EL ALCALDE MUNICIPAL, EN USO DE SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, EN ESPECIAL LAS CONFERIDAS POR LA LEY 594 DE 2000 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS Y CONSIDERANDO Que conforme a la ley 594 de

Más detalles

ALCALDIA DE MONTERIA SECRETARIA DE EDUCACION PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE GESTION CONTENIDO

ALCALDIA DE MONTERIA SECRETARIA DE EDUCACION PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE GESTION CONTENIDO PAGINA:1/12 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 2 2. OBJETIVO... 3 3. ALCANCE... 3 4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO N02.01 ARCHIVO DE GESTIÓN... 4 5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES DE CADA

Más detalles

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos A. cidentificacion DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: CARACTERIZACION GESTION DOCUMENTAL 2. Tipo de Proceso: GESTION DOCUMENTAL 3. Responsable del Proceso: Secretario General Jefe Unidad de Gestión

Más detalles

Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA

Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA OBJETIVO DEL INFORME Presentar el avance para el tercer trimestre del 2013 en cuanto a la implementación

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DGD-005 00 2 de 9 1. OBJETIVO Establecer el documento que permita definir de forma sistemática las actividades inherentes al proceso de gestión documental que incluyen: producción,

Más detalles

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8)

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) "Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio". EL CONSEJO DIRECTIVO DEL

Más detalles

Seminario taller en Gestión Documental

Seminario taller en Gestión Documental Seminario taller en Gestión Documental Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad 23/09/2014 Gestión Documental 1 Contenido Fundamentación Gestión Documental Organización de archivos 23/09/2014 Gestión

Más detalles

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO VERIFICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DIGITALES

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO VERIFICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DIGITALES Versión 2.0 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Garantizar que las comunicaciones oficiales de entrada, internas y de salida, radicadas en la ventanilla de correspondencia de Sede de la Dirección General, Regionales

Más detalles

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Pág. 1 de 17 SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO S I G A 2013 LA TERMINAL Pág. 2 de 17 CONTENIDO 1. Introducción 3 2. Política del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la

Más detalles

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente! Versión 2.0 Pág. 1 de 7 1. OBJETIVO: Establecer y regular los parámetros para el manejo, registro y control de los documentos de Apoyo y/o duplicidad. 2. ALCANCE: Inicia con la identificación de documentos

Más detalles

MANUAL DE ARCHIVO M-DOC-01. Versión 01 20-11-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN

MANUAL DE ARCHIVO M-DOC-01. Versión 01 20-11-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN MANUAL DE ARCHIVO Versión 01 20-11-2013 1. Objetivo Por medio de este manual se dictan las pautas y lineamientos para el manejo del archivo y la ordenación de los documentos que sean producidos, recepcionados,

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. 30-09-2013/V1 NUMERAL 3/ 5.2/ 6.3/ 6.6/ 6.7/ 6.11 DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se ajustó la denominación del cargo

Más detalles

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Aprobado en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, 2 de octubre de

Más detalles

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000 Exp. Yolanda Rangel Ballesteros FUNCIONES DEL ARCHIVO Unificar criterios sobre: Métodos de organización de los fondos documentales Sistemas

Más detalles

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN OBJETIVO Definir los lineamientos para la organización de los Archivos de Gestión de cada Unidad Académica y/o Administrativa de la Universidad Surcolombiana,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA APROBACIÓN: DICIEMBRE 28 DE 2012 VIGENCIA: DICIEMBRE 27 DE 2015 COMITÉ DE ARCHIVO VERSIÓN 1 1. ASPECTOS GENERALES

Más detalles

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO TRAMITE DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA E INTERNA ENVIADA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO TRAMITE DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA E INTERNA ENVIADA Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para el control de la oficial interna y externa, su distribución y el envió por correo físico y/o electrónico a sus destinatarios. 2. ALCANCE

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1

GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1 GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: APO7-P-008 PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES FECHA DE VIGENCIA 17/Jan/2014 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para realizar las transferencias documentales

Más detalles

INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ

INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ Pág. 1 de 5 INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA 1. Objetivo Definir el procedimiento para la eliminación o destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,

Más detalles

RETIRO DEL SERVICIO DE SERVIDORES PÚBLICOS

RETIRO DEL SERVICIO DE SERVIDORES PÚBLICOS RETIRO DEL SERVICIO DE SERVIDORES PÚBLICOS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: María del Carmen Aguirre Botero Julián Mauricio Jara Morales Rafael López Hoyos Cargo:

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 01 23-12-2013 1. Introducción Una de las prioridades para cualquier Entidad, es el fortalecimiento del manejo de sus archivos, ya que estos representan la memoria

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 1 DE 50 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de Vigencia: CONTROL DE REVISIONES

Más detalles

Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011)

Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011) Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011) Por medio de la Cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Contraloría General del Departamento de Córdoba EL CONTRALOR GENERAL DEL DEPARTAMENTO

Más detalles

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia Página 1 de 7 TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Apoyo Gestión Documental (DOC) Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia OBJETIVO ALCANCE Administrar y conservar la documentación

Más detalles

Departamento de Cundinamarca Municipio de Tenjo Dirección de Control Interno

Departamento de Cundinamarca Municipio de Tenjo Dirección de Control Interno INFORME DEFINITIVO AUDITORIA INTERNA GESTION DOCUMENTAL FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME Día: 10 Mes: 06 Año: 015 Macroproceso/Dependencia: Proceso: Líder de Proceso / Jefe(s) Dependencia(s): Objetivo de la

Más detalles

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 0.0 20 de diciembre 2013 PÁGINA 2 de 43 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa)

Más detalles

INFORME ACTIVIDADES GESTIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA 2013. Proceso de Gestión Documental

INFORME ACTIVIDADES GESTIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA 2013. Proceso de Gestión Documental INFORME ACTIVIDADES GESTIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA 2013 Proceso de Gestión Documental Soledad Atlántico Enero 2014 CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 1. RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES... 4

Más detalles

Sistema de Gestión de la Calidad GUIA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Sistema de Gestión de la Calidad GUIA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Sistema de Gestión de la Calidad Versión 1 Código: IG.2.19.03.04 Proceso: Innovación a la Gestión - IG Enero 2015 Página 2 de 26 1. OBJETIVO Implementar criterios para la organización de los archivos de

Más detalles

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Código: I-GD-02 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Conocer la forma de diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental para la entrega y recibo de los documentos al ser vinculado, trasladado, desvinculado

Más detalles

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República GESTIÓN Página 1 de 5 ENLACE SIG DE GESTION TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO ALCANCE Misional Apoyo X Seguimiento y Control Coordinador (a) Grupo de Gestión Administrativa y Documental Garantizar de

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 29 de Septiembre de 2010 Colombia, Bogotá D.C. 1 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1) DEFINICION E IMPORTANCIA DE UN PGD

Más detalles

DIRECTIVA Nº 002-2011-SGADA-SG-MDS PROCEDIMIENTOS PARA LA ELIMINACION DE DOCUMENTOS EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SURQUILLO

DIRECTIVA Nº 002-2011-SGADA-SG-MDS PROCEDIMIENTOS PARA LA ELIMINACION DE DOCUMENTOS EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SURQUILLO DIRECTIVA Nº 002-2011-SGADA-SG-MDS PROCEDIMIENTOS PARA LA ELIMINACION DE DOCUMENTOS EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SURQUILLO I. OBJETIVO : Orientar las acciones para la adecuada eliminación de documentos

Más detalles

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PÁGINA: 1 DE 5 REVISÓ GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS FÍSICOS APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCION ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO PÁGINA: 2 DE 5 1. OBJETIVO Realizar la remisión de los archivos

Más detalles

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVOS DE OFICINA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVOS DE OFICINA 3 Archivo General Universidad Carlos III de Madrid MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVOS DE OFICINA SUMARIO 1. POR QUÉ HA DE EXISTIR UN ARCHIVO EN LA UNIVERSIDAD?. 2. QUÉ

Más detalles

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2015 PÁGINA: 2 de 15 VERSIÓN: 6 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO... 3 2 ALCANCE... 3 3 REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 4 DEFINICIONES...

Más detalles

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO ORGANIZACIÓN DE 1. Propósito y Alcance PROPÓSITO Conservar y mantener el histórico de los de la empresa. ALCANCE Este procedimiento comprende desde la clasificación de los en cada área (archivo de gestión),

Más detalles

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Versión: 00 Página 1 de 17 Código: PR GDO - 001 PD - 001 1. Objeto: Presentar la metodología para identificar, agrupar, ordenar y archivar los documentos

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: AUXILIAR ADMINISTRATIVO ARCHIVO DE GESTION JEFE DE PROCESO SUBDIRECCION DE PLANEACION Fecha de Aprobación: DD: 25 MM: 10 AAAA: 2010 CONTINUA PÁGINA:

Más detalles

MINI-MANUAL. Aplicación de la Tabla de Retención Documental y Organización de Archivos de Gestión en el ICBF

MINI-MANUAL. Aplicación de la Tabla de Retención Documental y Organización de Archivos de Gestión en el ICBF MINI-MANUAL Aplicación de la Tabla de Retención Documental y Organización de Archivos de Gestión en el ICBF La Gestión Documental con calidad garantiza el acceso a la información contenido INTRODUCCIÓN

Más detalles

CARTILLA INSTRUCTIVA DE GESTIÒN DOCUMENTAL

CARTILLA INSTRUCTIVA DE GESTIÒN DOCUMENTAL A CARTILLA INSTRUCTIVA DE GESTIÒN DOCUMENTAL A VALOR HISTÓRICO Y La lucha del hombre contra el poder es la lucha de la memoria contra el olvido M. Kundera (1996) pág. 10, El Libro de la Risa y el Olvido.

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER MARZO DE 2015 1. OBJETIVO Presentar el Programa de Gestión Documental de CENS S.A. E.S.P. donde se puntualiza

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Dar a conocer las políticas y procedimientos de Archivo en la Universidad del Pacífico.

PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Dar a conocer las políticas y procedimientos de Archivo en la Universidad del Pacífico. Código: ES-MC- PR09 Pagina: 1 de 21 1. OBJETIVO Dar a conocer las políticas procedimientos de en la Universidad del Pacífico. 2. ALCANCE Aplica para los s de Gestión, Central e Histórico de la Universidad

Más detalles

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES.

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. El presente documento contiene la descripción general de los lineamientos de la Universidad Católica de Manizales en

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA PROGRAMA DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE DOCUMENTAL Bogotá, Diciembre de 2014 Contenido 1. ASPECTOS GENERALES... 4 1.1 Introducción... 4 1.2 Contexto

Más detalles

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO CERTIFICACIONES BONOS PESIONALES

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO CERTIFICACIONES BONOS PESIONALES CÓDIGO AP-THU-PR-02 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Expedir certificaciones pensionales y laborales al personal activo y retirado de la institución. 2. ALCANCE Inicia con la recepción

Más detalles

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores Página 1 de 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE 14/03/2014 Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Más detalles

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ZCSUR 25

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ZCSUR 25 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ZCSUR 25 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 2015 Marco Jurídico: Ley 594 de 2000 del AGN Decreto 514 de 2006 Acuerdo No. 042 de 2002 - Acuerdo No. 027 de 2006 - Acuerdo No. 039 de

Más detalles

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Tratamiento de documentos electrónicos aplicados a documentación de la Universidad Nacional de Colombia (Actualizada

Más detalles

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL 1. Objetivo Definir las actividades necesarias y parámetros para la creación, modificación y eliminación de los documentos que integran el Sistema de de la Calidad en el Sanatorio de Contratación E.S.E.

Más detalles

GESTIÓN ARCHIVISTICA Y DOCUMENTAL C-GA-01

GESTIÓN ARCHIVISTICA Y DOCUMENTAL C-GA-01 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO DE (P-GA-12) PLANEACIÓN EN GESTIÓN (P-GA-14) PRODUCCIÓN (P-GA-15) DISPOSICIÓN DE (P-GA-11) GESTIÓN ARCHIVÍSTICA Y VALORACIÓN (P-GA-13) TRANSFERENCIAS ES (P-GA-07) Resolución

Más detalles

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: PSC06 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Fecha Aprobación: agosto 30 de 2010 Nro. de páginas: 6 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de aprobación: agosto 30 de 2010 1.1. DEFINICIÓN El proceso de

Más detalles

ACUERDO 038 de 2002 (Septiembre 20) Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

ACUERDO 038 de 2002 (Septiembre 20) Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 ACUERDO 038 de 2002 (Septiembre 20) Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación En uso de las facultades que

Más detalles

CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA

CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA PROGRAMA DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE DOCUMENTAL Bogotá, Enero 2016 Contenido 1. ASPECTOS GENERALES... 4 1.1 Introducción... 4 1.2 Contexto o Marco

Más detalles

RECEPCIÓN, ORGANIZACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL INFORME DE PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN, ORGANIZACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL INFORME DE PROCEDIMIENTO TABLA DE CONTENIDO INFORME DE PROCEDIMIENTO 1 DATOS BÁSICOS DEL PROCEDIMIENTO 2 ASPECTOS GENERALES 3 GLOSARIO DE TÉRMINOS 4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 5 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 2 1. DATOS BÁSICOS

Más detalles

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS PÁGINA: 1 DE 5 ELIMINACIÓN DE REVISÓ GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS FÍSICOS APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO PÁGINA: 2 DE 5 1. OBJETIVO Determinar a cada serie

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDÍA MUNICIPAL BELÉN DE UMBRÍA RISARALDA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDÍA MUNICIPAL BELÉN DE UMBRÍA RISARALDA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDÍA MUNICIPAL BELÉN DE UMBRÍA RISARALDA 2014 TABLA DE CONTENIDO I. GENERALIDADES 1.1 Introducción 1.2 Propósito y alcance 1.3 Objetivos 1.3.1 Objetivo general 1.3.2

Más detalles

Metodología del Sistema de Gestión de Información

Metodología del Sistema de Gestión de Información Metodología del Sistema de Gestión de Información Septiembre, 2010 Contenido Contenido Sección Página Control de cambios 3 Objetivo 6 Alcance y propósitos 7 Definiciones 8 Ciclo de vida de los documentos

Más detalles

1 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 1.1 OBJETO

1 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 1.1 OBJETO 1 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 1.1 OBJETO 1.1.1 Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS. 08/P2 Versión: 5

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS. 08/P2 Versión: 5 PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS 08/P2 Versión: 5 Elaborado por: Revisado por: Aprobó: Gerente Administrativo y Financiero Comité Coordinador de Control Interno y calidad. Gerente Firma: Firma:

Más detalles

ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales

ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL NOMBRE DE LA ENTIDAD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL FECHA DE APROBACIÓN: JUNIO 2 DE 2015 ACTA No. 02 del Comité de archivo FECHA DE VIGENCIA: 2015 2016

Más detalles

ACUERDO 3 DE 2015. (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

ACUERDO 3 DE 2015. (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO ACUERDO 3 DE 2015 (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades

Más detalles

CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Henry Giraldo Gallego Angela Viviana Echeverry Díaz Armando Rodríguez Jaramillo Cargo: Profesional Universitario

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GENERAL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo ARCHIVO GENERAL TOLUCA DE LERDO, MÉXICO 16 DE JULIO DE 2007. PODER

Más detalles

REGLAMENTO DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DE SUCRE

REGLAMENTO DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DE SUCRE REGLAMENTO DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA ODO-CO-001 VER 0 OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL NOVIEMBRE 2014 PAGINA: 2 de 12 CONTENIDO PRESENTACIÓN 3 1 OBJETIVO. 3 2 ALCANCE 3

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: AUXILIAR ADMINISTRATIVO ARCHIVO DE GESTION JEFE DE PROCESO SECRETARÍA GENERAL Fecha de Aprobación: DD: 14 MM: 10

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD - 2014

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD - 2014 DOCUMENTAL PGD - 2014 1. TABLA DE CONTENIDO 1. TABLA DE CONTENIDO... 1 2. INTRODUCCIÓN... 2 3. DEFINICIONES... 4 4. REQUERIMIENTOS LEGALES U OTROS REQUISITOS... 14 5. OBJETIVOS... 15 OBJETIVOS ESPECÍFICOS...

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Vigencia: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha actualización: Página: 1 de 37 Vigencia: ASPECTOS GENERALES Introducción. De acuerdo a la necesidad generada por el Fondo de Desarrollo de la Educación Superior

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO 1. OBJETIVO Establecer los criterios básicos para la producción, identificación, revisión aprobación, actualización y cambios de los documentos, que deben controlarse en la Administración Central del Municipio

Más detalles

PROGRAMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

PROGRAMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Página: 1 de 5 1. INTRODUCCIÓN Con la necesidad de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), se debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos. Noviembre 13 de 2014

GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos. Noviembre 13 de 2014 GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos Noviembre 13 de 2014 MARIA EUGENIA ARBOLEDA DEROA Directora Técnica de Gestión Documental maria.arboleda@certicamara.com CONTENIDO

Más detalles

Oficina de Gestión Documental Archivo satélite

Oficina de Gestión Documental Archivo satélite Código: PA-GA-2.1-1-PR-8 Versión: 1 Fecha de actualización:04-09-2015 Página 1 de 6 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO 2. RESPONSABLE(S): Gestión Administrativa / Gestión Documental Secretaria General,

Más detalles

CARACTERIZACION PROCESO CÓDIGO: GD-CP-001 VERSIÓN: 00 GESTION DOCUMENTAL. FECHA: Oct/14 Página 1 de 6

CARACTERIZACION PROCESO CÓDIGO: GD-CP-001 VERSIÓN: 00 GESTION DOCUMENTAL. FECHA: Oct/14 Página 1 de 6 OBJETIVO: RESPONSABLE: PARTICIPANTES: POLITICAS DE OPERACIÓN DEL PROCESO: CARACTERIZACION PROCESO CÓDIGO: GD-CP-001 Página 1 de 6 Desarrollar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la

Más detalles

Custodia y preservación de la Historia Laboral

Custodia y preservación de la Historia Laboral 1. Objeto Administrar, custodiar y actualizar las historias laborales de los empleados de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana con el fin de contar con la información oportuna para adelantar

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN... 3 2 ALCANCE... 3 3 OBJETIVO GENERAL... 4 3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 4 4 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 5 4.1 REQUISITOS NORMATIVOS...

Más detalles

(Anexo 3) IEE GUIA DE ARCHIVO DOCUMENTAL

(Anexo 3) IEE GUIA DE ARCHIVO DOCUMENTAL (Anexo 3) IEE GUIA DE ARCHIVO DOCUMENTAL Introducción El Área del Archivo General dependiente de la Secretaría Ejecutiva del Instituto realiza este Manual de Procedimientos con el fin de optimizar los

Más detalles

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL ANH-GAD-MA-02 1 1. OBJETIVO: El presente manual tiene como objetivo principal aplicar las normas y procedimientos que se deben aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas (recibidas,

Más detalles

SECRETARIA GENERAL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELABORADO POR SECRETARIA GENERAL UNIDAD DE GESTIÓN Y ATENCIÓN DOCUMENTAL APROBADO POR

SECRETARIA GENERAL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELABORADO POR SECRETARIA GENERAL UNIDAD DE GESTIÓN Y ATENCIÓN DOCUMENTAL APROBADO POR Página 1 de 28 SECRETARIA GENERAL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELABORADO POR SECRETARIA GENERAL UNIDAD DE GESTIÓN Y ATENCIÓN DOCUMENTAL APROBADO POR COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO FECHA DE APROBACIÓN

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS Elaborado por: Área de Almacén e inventarios Código Versión Fecha Contenido 1. Introducción... 4 2. Objetivo General... 4 3. Alcance del Manual de

Más detalles

Central de Inversiones S.A. CISA

Central de Inversiones S.A. CISA VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA NACIONAL Mayo 22 de 2015 Central de Inversiones S.A. CISA OBJETIVO Verificar el cumplimiento de

Más detalles

CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE Y RESPONSABLES... 3 2.1 ALCANCE... 3 2.2 RESPONSABLES... 4 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 6

CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE Y RESPONSABLES... 3 2.1 ALCANCE... 3 2.2 RESPONSABLES... 4 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 6 CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE Y RESPONSABLES... 3 2.1 ALCANCE... 3 2.2 RESPONSABLES... 4 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 6 4. NORMATIVIDAD LEGAL Y APLICABLE... 10 4.1 NORMAS Y POLÍTICAS DE ARCHIVO...

Más detalles