AG-IN-01: Instructivo para la elaboración documentos del sistema de gestión de calidad

Transcripción

1 AG-IN-01: Instructivo para la elaboración s del sistema de gestión de calidad 1. Propósito Definir los lineamientos que se deben aplicar para elaboración de los s del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la ARESEP. 2. Alcance Aplica para toda la documentación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la ARESEP (manuales, procedimientos, instructivos, registros) relacionada con el desarrollo de las actividades que inciden en la calidad de sus procesos, exceptuándose aquellos que corresponden a su órgano de máxima desconcentración, SUTEL. 3. Documentos relacionados AG-PO-01: Procedimiento para el control de s del sistema de gestión de calidad AG-PO-02: Procedimiento para el control de registros del sistema de gestión de calidad AG-IN-02: Instructivo para la elaboración de diagramas de flujo AG-ES-01: Plantilla para la elaboración de s 4. Responsabilidades Es responsabilidad del Regulador General, aprobar lo estipulado en este. Es responsabilidad de la Dirección General de Estrategia y Evaluación velar porque se cumpla lo estipulado en este. Es responsabilidad del Especialista en Estrategia y Evaluación de la DGEE asesorar y apoyar la generación de s según este instructivo y velar por el control de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la institución. Es responsabilidad del Centro de Información Técnica del Departamento de Gestión Documental la custodia y control físico de las versiones vigentes y obsoletas de los s. Es responsabilidad de las jefaturas, revisar periódicamente la documentación vigente para determinar la necesidad de actualización, así como brindar la capacitación necesaria cuando se trate de un nuevo proceso, sistema o una mejora en alguno de estos. Es deber de todas las personas funcionarias de ARESEP propiciar la mejora continua de los procesos y aplicar apropiadamente los lineamientos necesarios para elaborar s, según lo descrito en este instructivo. 5. Términos Cliente: Usuario final de los servicios brindados por la ARESEP. Directrices: Lineamientos establecidas en alguno de los órganos superiores de la administración de la ARESEP, que puede ser de aplicación general o específica a alguna de las áreas. Versión 2 30 de junio de 2014 p.1/10

2 Documentos de apoyo: Documentos que son emitidos por la organización o por entidades externas, que sirven de apoyo al SGC. Especificaciones: Documentos que establecen requisitos para un proceso o producto, no responden a un formato determinado. Instructivo: Documento que muestra el detalle de los pasos necesarios para ejecutar actividades con mayor contenido técnico o para completar un formulario o registro. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Procedimiento: Documento donde se presenta el detalle de la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Revisión: actividad realizada para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia de un, necesario para ser sometido a aprobación. Validación: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva que se han cumplido determinados requisitos. 6. Abreviaturas y acrónimos ARESEP: Autoridad Reguladora de Servicios Públicos DGEE: Dirección General de Estrategia y Evaluación SGC: Sistema de Gestión de Calidad 7. Descripción del instructivo 7.1 Generalidades Formato del Para la elaboración de s se deben considerar los siguientes elementos de formato: Usar hojas tamaño carta (8½ X 11 ). Usar tipo de letra (fuente) Arial tamaño 10. Usar alineación de párrafos justificada y el espaciado es sencillo, con un espacio libre entre párrafos o secciones. Márgenes de las hojas: o Superior 4 cm. o Inferior 2,5 cm. o Izquierdo 3 cm. o Derecho 2,5 cm. Referenciar todos los anexos incluidos en la sección de descripción del. Los títulos deben estar debidamente numerados y cumplir con el siguiente formato: Versión 2 30 de junio de 2014 p.2/10

3 Tabla 1: Formato de los tipos de título Título Fuente y Tamaño Estilo Ejemplo Título 1 Helvetica 22 Mayúscula en la primera letra, negrita y centrado Procedimiento Título 2 Helvetica 14 Mayúscula en la primera letra, negrita, cursiva y justificado a la izquierda 7.1 Generalidades Título 3 Helvetica 12 Mayúscula en la primera letra, cursiva y justificado a la izquierda Formato del Otro Helvetica 12 Mayúscula en la primera letra, cursiva y justificado a la izquierda Encabezado Todas las páginas que conformen el incluyen el encabezado y el pie de página, como se muestra a continuación. Encabezado Pie de página Versión X: DD de mes de AAAA p.1/total de páginas Código Documento Nombre Documento El pie de página incluye: Número de versión: Número de versión del (números arábigos). Fecha elaboración: Fecha cuando finaliza la elaboración del (DD de mes de AAAA). Número de página: Número de página / número total de páginas que tiene el. Código: Código del. Nombre del : Nombre definido para el, que referencia el contenido. Versión 2 30 de junio de 2014 p.3/10

4 7.2 Códigos para los s La codificación para todos los s se compone de tres segmentos: área de trabajo (AA), tipo de (DD) y número consecutivo de dos dígitos (XX), separados por un guión (AA-DD-XX). Este código es asignado por el Especialista en Estrategia y Evaluación de la DGEE según lo establecido en el AG-PO-01 Procedimiento para el control de s del sistema de gestión de calidad. Para cada una de las áreas de trabajo y tipos de se hace uso de la abreviatura correspondiente, que se compone de dos letras en mayúscula, como se muestra a continuación. Código para áreas de trabajo Tabla 2: Código para áreas de trabajo Área de trabajo Código Junta Directiva Regulador General / Reguladora General Adjunta Auditoría Interna Aplicación General Dirección General de Estrategia y Evaluación Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria Dirección General del Centro de Desarrollo de la Regulación Dirección General de Atención al Usuario Dirección General de Operaciones Intendencia de Agua Intendencia de Energía Intendencia de Transportes Dirección de Recursos Humanos Dirección de Tecnología de Información Dirección de Finanzas Departamento de Servicios Generales Departamento de Proveeduría Departamento de Gestión Documental Departamento de Comunicación Institucional JD RG AI AG EE JR DR AU OP IA IE IT RH TI FI SG PR GD CI Versión 2 30 de junio de 2014 p.4/10

5 Código por tipo de Tabla 3: Código para tipos de Tipo de Código Manual de Calidad Procedimiento Instructivo Registro Especificación Documento de apoyo interno Documento de apoyo externo MC PO IN RE ES DI DE 7.3 Estructura de los s Manual de Calidad El contenido del Manual de Calidad corresponde a: El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión. Declaraciones documentadas de la política de calidad y los objetivos de calidad de la institución. Los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos. Una descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de gestión de la calidad, lo que se conoce como el mapa de procesos. Procedimientos e Instructivos Los procedimientos e instructivos poseen una estructura muy similar, se distinguen por el nivel de profundidad y los detalles técnicos asociados, ya que en el caso de los procedimientos es más general y es más específica para los instructivos. Asimismo algunas de las secciones establecidas no son obligatorias para los instructivos como se muestra a continuación: Versión 2 30 de junio de 2014 p.5/10

6 Tabla 4: Secciones de los procedimientos e instructivos Sección Tipo de Sección Procedimiento Instructivo Contenido 1. Propósito 2. Alcance Definir el objetivo de la elaboración del procedimiento o instructivo. Especificar el alcance de la aplicación del procedimiento o instructivo en cuanto a procesos y áreas de trabajo. 3. Documentos relacionados Opcional Referir a los s con los que tenga relación o hayan sido consultados o referenciados para el. 4.Responsabilidades 5. Términos Opcional Designar a los responsables de aprobar, supervisar y ejecutar lo descrito en el procedimiento o instructivo. Términos no comunes o que sean necesario definir para la adecuada comprensión del. 6. Abreviaturas y acrónimos Opcional Opcional Se indican las abreviaturas y acrónimos que se utilizan en el con su significado. 7. Descripción del procedimiento Describir en orden cronológico el conjunto de actividades y tareas necesarias para ejecutar el procedimiento o instructivo. 8. Control de cambios Incluir el historial de cambios efectuados en el procedimiento o instructivo (versiones). 9. Revisiones y Aprobaciones Referir a las personas funcionarias de la ARESEP que elaboran, revisan y aprueban el. La fecha que aplica es cuando se firma, por lo que se recomienda que sea escrita manualmente, según el formato DD/MM/AAAA. Incluir gráficos, tablas o algún otro material que facilite la comprensión del. 10. Anexos Opcional Opcional Los diagramas de flujo son un tipo especial de anexo, que pueden agregarse si se considera que aporta una mejor comprensión de las actividades descritas. Se recomienda consultar el instructivo AG- IN-02 Instructivo para la elaboración de diagramas de flujo. Versión 2 30 de junio de 2014 p.6/10

7 Nota: En caso de que algún punto de los mencionados no aplique, se debe indicar mediante la leyenda No Aplica sin cambiar la numeración indicada en la tabla. Otros tipos de s El contenido de los registros, directrices, especificaciones, s de apoyo externos y s de apoyo internos, no responde a un formato establecido, sino a las necesidades de la institución y en particular al tipo de actividad que se desarrolla. En todos los casos la documentación se debe elaborar y controlar según lo indicado en el AG-PO-01 Procedimiento para el control de s del sistema de gestión de calidad. 7.4 Elaboración de procedimientos e instructivos Luego de establecer el propósito, el alcance y las responsabilidades del proceso al que hace referencia el, se detallan las actividades que se están documentando según las siguientes actividades: Actividad Responsable Registro 1. Si lo considera necesario y para apoyar la elaboración del, lista las etapas generales que conforman el procedimiento utilizando un diagrama, como el diagrama de bloques arriba - abajo (Anexo 1). 2. Determina las actividades que se llevan a cabo en cada una de esas etapas generales, con base en el conocimiento adquirido del proceso, la información existente y entrevistas con los responsables del proceso. Para esto puede utilizar diagramas de flujo según lo indicado en el instructivo AG-IN-02 Instructivo para la elaboración de diagramas de flujo. 3. Asigna secuencia a las actividades determinadas, según la lógica de los pasos a seguir para desarrollar el procedimiento o instructivo. 4. Describe detalladamente las actividades y tareas en forma clara y concisa, indicando quiénes, cómo y cuándo deben realizarse. 5. En caso que se requieran instrucciones más detalladas y explícitas para un grupo de actividades del procedimiento, que considere detalles técnicos o cuando aplique establecer las indicaciones para completar un formulario o registro, se desarrolla un instructivo. Versión 2 30 de junio de 2014 p.7/10

8 6. Define, diseña y elabora los formularios o registros necesarios para llevar el control de las actividades y s que se desarrollan. Estos registros pueden estar asociados a procedimientos o instructivos. Los registros se controlan según el AG-PO-02 Procedimiento para el control de registros del sistema de gestión de calidad. El formato que se utiliza para desarrollar la sección de descripción de los s es el siguiente: Actividad Responsable Registro En esta columna se numera la actividad y se detallan los pasos a seguir uno a uno y secuencialmente. En esta columna se especifica el responsable de ejecutar la actividad. Se indica el registro como evidencia objetiva de que se realizó la actividad. 7.5 Criterios de redacción de los s Para la redacción de los s se establecen los siguientes lineamientos: Redactar las actividades en tiempo presente, tercera persona y en lenguaje comprensible para los funcionarios que harán uso del mismo. Asegurar que en la redacción del se aplican y conservan las definiciones incluidas en la sección de términos. Describir las actividades y tareas en forma clara y concisa. 8. Control de cambios Fecha Apartado Descripción Justificación Versión 2 30 de junio de 2014 p.8/10

9 9. Aprobaciones Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Firma / Fecha Paolo Varela Especialista en Estrategia y Evaluación Firma / Fecha Guisella Chaves Directora Estrategia y Evaluación Firma / Fecha Dennis Meléndez Regulador General Firma / Fecha Ricardo Matarrita Director General de Estrategia y Evaluación Versión 2 30 de junio de 2014 p.9/10

10 10. Anexos Anexo 1: Diagrama de bloques arriba-abajo Puesto A (PA) Actividad 1 Actividad 2 Puesto B (PB) Actividad 3 PA PA PB Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 3 Tarea 4 Tarea 5 Tarea 6 3 Tarea 7 Tarea 8 Tarea 9 3 Versión 2 30 de junio de 2014 p.10/10