FONDO NACIONAL DEL AHORRO

Transcripción

1 FONDO NACIONAL DEL AHORRO CODIGO DE Y BUEN GOBIERNO Bogotá D.C., Junio de 2012

2 CODIGO DE Y MISIÓN Fomentar la cultura del ahorro y administrar eficientemente las cesantías y ahorros de nuestros afiliados, para promover a través del Crédito y Leasing Habitacional (TACS), Vivienda y Educación, pilares del desarrollo humano de la nación. VISIÓN En el 2014, ser líderes en la administración de cesantías y fomentar la cultura del ahorro, superando los dos millones de afiliados, garantizando el acceso a vivienda digna y educación de calidad, con nuevos mecanismos de financiación, un modelo operativo fundamentado en talento humano comprometido, tecnologías eficientes y enfoque integral del servicio al ciudadano. Página 2 de 30

3 CODIGO DE Y CONTENIDO INTRODUCCIÓN GENERALIDADES ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA DE LA ENTIDAD Identificación y naturaleza Compromiso con la misión, la visión, los valores corporativos y los objetivos estratégicos de la entidad Principios Éticos Principios del sistema de control interno Valores Corporativos Partes interesadas DIRECTRICES GENERALES Directrices para el estilo de dirección Directriz para la administración Directrices para la gestión Directrices SARLAFT Directrices de comunicación e información SEGUIMIENTO POLITICAS SOBRE NUEVOS NEGOCIOS ORGANOS DE CONTROL Y VIGILANCIA POLITICAS INSTITUCIONALES Y PEDAGOGICAS CUMPLIMIENTO Y DIVULGACION DEL CODIGO GLOSARIO Página 3 de 30

4 CODIGO DE Y INTRODUCCIÓN La conducta humana es el conjunto de actos exteriores y visibles que modifican el entorno de quien los realiza, persiguiendo una finalidad motivada por la voluntad ética y moral, garantizando la convivencia y la interacción de cada una de las personas que componen la sociedad. La ética es el fundamento diario de nuestras actividades personales y laborales, para fortalecer nuestros hábitos y actitudes que nos engrandecen como persona, es el compromiso que debe llevar a cada persona hacia su autentica realización en todas sus dimensiones. La ética pública estudia el comportamiento de los funcionarios en orden a la finalidad del servicio público que le es inherente. El presente Código contiene los compromisos éticos, de conducta y las directrices de buen gobierno y estilo de Dirección aplicables a todos los trabajadores del FNA frente a la gestión íntegra, eficiente y transparente en su labor de dirección y administración de los recursos públicos. Es un elemento dinamizador que orienta en el cumplimiento de la misión, visión y objetivos corporativos teniendo como base los principios tutelares de la Administración Pública. Los conceptos aquí enunciados son de obligatorio cumplimiento y divulgados a los diferentes grupos de interés del FNA, buscando fundamentalmente generar confianza a la sociedad en general. Los enunciados consignados en el presente Código de Conducta, Ética y de Buen Gobierno, no son solo de tipo filosófico, sino que constituyen una herramienta que establece principios y pautas de comportamiento que deben regir el actuar de la entidad, formando parte de la cultura organizacional institucional, por lo tanto los conceptos aquí descritos deben adoptarse como formas de actuar exigibles a los trabajadores que presten sus servicios al FNA. El FNA, se compromete con el desempeño de las funciones que le competen, buscando una gestión caracterizada por la integridad, transparencia, eficiencia y la clara orientación hacia el cumplimiento de los fines esenciales del Estado Colombiano. Igualmente, velará por la permanente defensa de lo público, la orientación de la gestión hacia los resultados, el interés general, la protección de los derechos humanos, la rendición de cuentas, la participación ciudadana, la contratación pública transparente, la gestión de la calidad, la responsabilidad social, la conservación del medio ambiente, el manejo de la información, los riesgos, el control interno y externo. Página 4 de 30

5 CODIGO DE Y 1. GENERALIDADES Que dice el Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno El Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno del FNA es un referente del comportamiento personal y laboral que todos los trabajadores debemos observar en el desempeño de nuestras actividades. Proporciona elementos que guían la forma de cómo relacionarnos con los clientes, beneficiarios, entidades de gobierno, organismos de control, contratistas, proveedores, empleados y la comunidad en general. Como cumplir con el Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno Los trabajadores del FNA cualquiera que sea su tipo de vinculación deben observar y aplicar las consideraciones establecidas a través de: Fomentar el cumplimiento de los principios éticos y los valores corporativos a través de nuestro compromiso y actuaciones. Contribuir a que en nuestro equipo de trabajo se conozca, entienda y aplique el código de Conducta, Ética y Buen Gobierno en el quehacer diario. Ser apoyo en caso de conflictos éticos para efectos que se puedan tomar decisiones apropiadas, comunicándolas oportunamente y siguiendo el conducto regular establecido. Brindar atención privilegiada a los usuarios en condiciones especiales (edad, embarazo, estado de salud). Reconocer la dignidad, valores, principios, pensamiento de todo ser humano. Aportar los conocimientos y habilidades en el ejercicio de funciones. Coadyuvar a través de los conocimientos para el mejor desarrollo de las actividades del proceso. Socializar con los compañeros de área cualquier información que ayude a un mayor despliegue de nuestras actividades. Página 5 de 30

6 CODIGO DE Y 2. ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA DE LA ENTIDAD Fomentar y fortalecer la cultura organizacional en el FNA, mediante la práctica permanente de los principios éticos y los valores corporativos por parte de los trabajadores, con el propósito de lograr una efectiva contribución al mejoramiento continúo de la gestión institucional y la satisfacción de los clientes Identificación y naturaleza El FNA fue creado mediante el Decreto Ley 3118 del 26 de diciembre de 1968 y reorganizado a través de la Ley 432 de 1998 como una empresa industrial y comercial del Estado de carácter financiero del orden nacional, organizada como establecimiento de crédito de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente, vinculada al Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, cuyo objeto es administrar en forma eficiente las cesantías y ahorros y mejorar la calidad de vida de sus afiliados, a través del otorgamiento de créditos para vivienda y educación. Con la expedición de la Ley 1114 de diciembre de 2006, se amplió la capacidad del FNA, mediante la creación de una modalidad de afiliación a través de la suscripción de contratos de ahorro voluntario (AVC) y mediante el Decreto 2555 de 2010 y la Ley 1469 de 2011 se facultó al FNA para realizar operaciones de leasing habitacional destinadas a la adquisición de vivienda Compromiso con la misión, la visión, los valores corporativos y los objetivos estratégicos de la entidad El Presidente, el equipo directivo, los trabajadores y servidores de la entidad, se comprometen a orientar sus actuaciones y desarrollar las funciones asignadas, tomando como guía el presente código, con el fin de lograr el cumplimiento de la misión, visión y los objetivos corporativos del FNA Principios Éticos Los principios éticos son directrices internas y creencias básicas que orientan sobre la forma en que debemos relacionarnos con los demás y con el entorno institucional. Estos principios se presentan como postulados que los trabajadores al servicio de la entidad, asumen como pautas rectoras que orientan el desarrollo de sus actuaciones. Página 6 de 30

7 CODIGO DE Y De otro lado, la ética Pública se refiere a la disposición interna de quienes desempeñan funciones públicas para cumplir cabalmente con los postulados y mandatos de la constitución y la Ley acerca de cómo debe ejercitarse dicha función, en términos de eficiencia, integridad, transparencia y orientación hacia el bien común 1. Teniendo en cuenta lo anterior, el Presidente, el equipo directivo, los trabajadores y servidores del FNA orientan su comportamiento y el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con los principios de: Buena fe, Igualdad, Moralidad, Celeridad, Economía, Imparcialidad, Eficacia, Participación, imparcialidad y Publicidad, Responsabilidad, Transparencia, contemplados en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia de El FNA de acuerdo con su naturaleza jurídica, funciones y objetivos ha definido los principios de Transversalidad, Actitud de Cambio, Actitud de servicio, Responsabilidad Social, que regulan el quehacer institucional, los cuales se ajustan a los preceptos de la Constitución Política y al Sistema de Control Interno, así: El interés general prevalece sobre el particular. Los bienes del FNA están al cuidado y servicio de todos. Mejorar las condiciones de vida de la población colombiana, promoviendo el acceso a la vivienda digna y a la educación. Propender por la obtención de resultados en la gestión y rendir cuentas a la sociedad. Actuar conforme a los postulados de la Constitución y la Ley. Dar igual trato a todas las personas, reconocer sus derechos, deberes y oportunidades sin discriminación. Actuar armónica y coordinadamente para el logro de los objetivos. Proteger la vida y el medio ambiente en todas sus formas. Servir a la ciudadanía. Transversalidad. Articular con todos los colaboradores de la organización con una visión de sistema, teniendo en cuenta el impacto que nuestra labor tiene en el trabajo de otros, para lograr un resultado eficiente al cliente. 1 USAID- CASALS & ASSOCIATES INC. PROGRAMA DE EFICIENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS. Modelo de Gestión Ética para Entidades del Estado: Capitulo 1 El Fundamento Ético de la Función Pública. Bogotá: USAID, Pág Página 7 de 30

8 CODIGO DE Y Actitud de cambio: Ser conscientes de que tenemos nuevos y diferentes retos, para actuar de manera congruente con visión al futuro, innovando e implementando soluciones para nuestros clientes. Actitud de servicio. Mostrar disposición en todo lo que hacemos hacia el cliente, como razón de ser de nuestra organización. Nuestras acciones están orientadas a atender las necesidades del cliente. Responsabilidad social. El compromiso y sentido de pertenencia que tenemos, nos conduce a integrar las directrices de la entidad, por el camino de construir sociedad Principios del sistema de control interno Atendiendo los preceptos establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, la Entidad enmarca el desarrollo de sus actividades bajo los principios que a continuación se enuncian: Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política. Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del sistema de control interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos Valores Corporativos Se entiende por valores aquellas formas de ser y de actuar de las personas que son altamente deseables como atributos o cualidades nuestras y de los demás, por cuanto hacen posible una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. 2 Los Valores Corporativos en el FNA deben orientar el accionar de nuestras actividades diarias. 2 Ibíd. Pág. 25 Página 8 de 30

9 CODIGO DE Y TOLERANCIA. Integramos y promovemos la capacidad de escuchar y aceptar a los demás, comprendiendo el valor y la importancia de generar un ambiente armónico y productivo de trabajo, así como en el trato a nuestros clientes. RESPONSABILIDAD. Somos conscientes del cambio permanente, motivo por el que actuamos de manera coherente y participativa, siendo consecuentes con el resultado de nuestros actos. COMPROMISO. Deber de los trabajadores del FNA de participar activamente para el logro de la misión institucional de manera constante, responsable entregando lo mejor de sí mismos. RESPETO. Valoramos y tratamos a nuestros compañeros, a nuestros clientes, y a todas las personas, con dignidad y respeto, sin importar su cargo, género o condición social. TRABAJO EN EQUIPO. Somos un equipo, en donde la cohesión de ideas forma una estructura sólida para la consecución de objetivos, respondiendo de esta manera a las expectativas y necesidades de la entidad. CONFIANZA. Nos enfocamos en trabajar por nuestros clientes y por ello transmitimos seguridad, protección, y fortaleza, lo cual se logra trabajando de manera consciente, con voluntad, constancia y plena convicción. COLABORACION. Somos un equipo, y como tal nos ayudamos los unos a los otros, aunando esfuerzos que nos permiten cumplir con nuestro propósito a cabalidad. HONESTIDAD. Trabajamos con base en la verdad, la justicia y la realidad. Es por ello, que actuamos con claridad y transparencia en cada una de las de nuestras labores en cualquier escenario. CUMPLIMIENTO. Ejecutamos las labores de acuerdo con las exigencias y necesidades de nuestros clientes, con responsabilidad y conscientes de que la prioridad y el motor de nuestra organización, es nuestro compromiso con la sociedad. INTEGRIDAD. Trabajamos y actuamos con carácter, teniendo en cuenta las expectativas que generamos en nuestro entorno, defendiendo siempre lo que es correcto, e involucrando la actitud que nos conduzca al crecimiento individual y colectivo. Página 9 de 30

10 CODIGO DE Y 2.6. Partes interesadas El FNA reconoce como partes interesadas a: Afiliados al Fondo Nacional del Ahorro. Entidades de control, vigilancia y fiscalización de entidades públicas e instituciones financieras. Empleados públicos, Trabajadores Oficiales, contratistas, sindicato y Proveedores del FNA, Ministerios, Presidencia de la Republica, Entidades Públicas. Administradoras de cesantías, instituciones de ahorro y de otorgamiento de créditos para vivienda y educación. Ciudadanos y Organizaciones de la Sociedad Civil. Empleadores de empresas privadas. 3. DIRECTRICES GENERALES Las directrices generales del presente Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno buscan orientar la forma cómo han de relacionarse los servidores y trabajadores de la Entidad con los grupos de interés, logrando la coherencia entre los principios éticos, los valores corporativos y las buenas prácticas institucionales Directrices para el estilo de dirección El estilo de Dirección define la filosofía y el modo de administrar del Gobernante o Gerente Público; que se debe distinguir por su respeto, liderazgo, honradez, capacidad, competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de los servidores y trabajadores de la entidad hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del Estado. El modo o la manera en que asume el nivel directivo la conducción de la Entidad define un estilo de gestión propio, que a pesar de tener como base los principios y valores individuales de la máxima autoridad y de su nivel directivo, obliga a asumir requisitos de tipo ético, responsabilidad, transparencia, compromisos con el servicio público, conocimiento, suficiencia y capacidad gerencial necesarios para conducir la entidad en el actuar que exige la ciudadanía. Página 10 de 30

11 CODIGO DE Y El Estilo de Dirección, constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar y orientar las acciones de la entidad, generando autoridad y confianza y demostrando capacidad gerencial, conocimiento de las necesidades de la ciudadanía y las partes interesadas de la entidad, compromiso con el control y con el cumplimiento de la misión, visión, planes y programas, buen trato a los servidores públicos y una utilización transparente y eficiente de los recursos. El Estilo de Dirección, permite que los servidores y trabajadores de la entidad se desempeñen en un ambiente que facilite tanto la comprensión y el respeto por el control, como la motivación para la sugerencia de medidas que fomenten el mejoramiento en la prestación del servicio público. Las directrices y orientaciones, para su cumplimiento en todas y cada una de las instancias por parte del nivel directivo del FNA, son de gran importancia para el logro de sus objetivos estratégicos y el cumplimiento de la Misión, Visión, planes y programas de la Entidad, son: TEMA 1. Compromiso y aplicación de los acuerdos o protocolos éticos de la Entidad. 2. Conocimiento de las Funciones del Estado, de la propia Entidad y del área organizacional a su cargo. 3. Compromiso con la capacitación y la actualización permanente en los aspectos técnicos específicos del área organizacional a su cargo. 4. Orientación Estratégica del Área a su cargo. 5. Fortalecimiento y compromiso Institucional con el Sistema de Control Interno. DIRECTRIZ DE ESTILO DE DIRECCIÓN El nivel directivo del FNA aplicara en todas sus actuaciones los principios, valores, y competencias establecidos en el código de conducta, ética, y buen gobierno y en las normas que regulan la materia. El nivel directivo del FNA debe tener conocimiento de las funciones generales del Estado, de las funciones del FNA y en particular del área organizacional a su cargo. El nivel directivo del FNA debe evidenciar el compromiso con la capacitación y actualización permanente en los aspectos técnicos específicos relacionados con los procesos y procedimientos a su cargo a través de la identificación de las materias, temas y técnicas en que deben ser capacitados y actualizados los trabajadores, lo cual servirá como insumo para elaborar el plan anual de capacitación del FNA. El nivel directivo del FNA debe orientar la gestión de su área a cargo de manera estratégica, es decir al logro de los objetivos corporativos definidos en el Plan Estratégico Institucional. El nivel directivo del FNA fortalecerá su compromiso con la, operación, seguimiento y mejoramiento del Sistema de Control Interno adoptado por el Estado Colombiano propendiendo por el fortalecimiento de los elementos que los componen. 6. Fortalecimiento y compromiso Institucional El nivel directivo del FNA contribuirá a mejorar la capacidad institucional asumiendo compromiso para la, operación, Página 11 de 30

12 CODIGO DE Y TEMA con el Sistema de Gestión de la Calidad. 7. Trato a los servidores públicos y reconocimiento a sus derechos. 8. Atención de quejas y reclamos. 9. Compromiso con el conocimiento y la innovación. DIRECTRIZ DE ESTILO DE DIRECCIÓN seguimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008. El nivel directivo del FNA tratara a los servidores públicos con base en el respeto mutuo y los principios y valores éticos definidos por la entidad y reconocerán sus derechos con estricto cumplimiento de la normatividad y regulación vigente. El nivel directivo del FNA atenderá las quejas y reclamos de sus grupos de interés de manera diligente, oportuna y suministrando información confiable y completa. El nivel directivo del FNA se compromete con el proceso permanente de adquisición de conocimiento que posibilite la innovación en los procesos, técnicas y métodos que soportan la operación del FNA Directriz para la administración El código de Conducta, ética y buen Gobierno, busca mejorar las prácticas, transparencia, actuaciones y cumplimiento de las funciones del gerente público y su equipo directivo. Directrices para la Dirección El comportamiento de cada uno de los directivos del FNA debe estar enmarcado en el principio del interés general sobre el particular, así como la responsabilidad por el ejercicio de lo público, conductas que deben ser legitimadas e identificadas por su eficiencia y transparencia con los ciudadanos que concurren a su servicio. Junta Directiva Es el máximo órgano administrativo que formula las políticas generales, los planes, programas y proyectos para el cumplimiento del objeto legal, las funciones y operaciones autorizadas y todas aquellas inherentes a su naturaleza jurídica y acorde con los lineamientos y política de Gobierno Nacional. Los miembros de la Junta Directiva del FNA, aplicaran el presente Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno de acuerdo con su competencia. Directivos Se consideran Directivos con responsabilidad especial en la aplicación del presente Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno los siguientes servidores públicos: Presidente, Secretaria General, Vicepresidencias, Jefes de Oficina y Jefes de División. Página 12 de 30

13 CODIGO DE Y Teniendo en cuenta la responsabilidad que se deriva del liderazgo ético, los directivos del FNA deberán: Promover al interior de la entidad el fortalecimiento e interiorización de los principios y valores éticos. Liderar permanentemente acciones que propicien una cultura organizacional acorde con los lineamientos plasmados en el presente Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno. Generar canales que permitan la comunicación entre las diferentes instancias dependencias y los niveles jerárquicos de la entidad. Fomentar la cultura de transparencia en los procesos de contratación, en procura de establecer una relación con contratistas y proveedores basada en los valores institucionales. Propender por el establecimiento de mecanismos que permitan fortalecer la participación ciudadana. Promover la aplicabilidad de los principios éticos del presente código tanto en las relaciones internas como en las actuaciones frente a terceros. Observar constantemente el cumplimiento del Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno, por parte de los funcionarios a su cargo. Funcionarios y trabajadores Los funcionarios y trabajadores al servicio del FNA con el fin de fortalecer una cultura ética y de buen gobierno acorde a los lineamientos planteados en este código, deberán: Conocer y poner en práctica las políticas, principios, políticas y conductas consignadas en este documento. Comunicar al jefe inmediato cualquier conducta en la que pueda observarse desvío de los lineamientos dados por este código. Propender por un ambiente que fortalezca el desarrollo de los principios y valores consignados en esta guía. Prestar un servicio honesto, sincero e íntegro de acuerdo a la aplicación de los valores y principios definidos al interior de la entidad. Página 13 de 30

14 CODIGO DE Y 3.3. Directrices para la gestión La Entidad ha diseñado este Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno, cuyo propósito fundamental es fomentar las buenas prácticas en la gestión pública mediante el establecimiento de compromisos que desarrollen políticas de orientación estratégica y de gestión, con énfasis en la transparencia, integridad en las actuaciones, decisiones, relaciones y comportamientos éticos, para asegurar un manejo responsable y transparente de la entidad. En todos los niveles de la estructura organizacional de la entidad es fundamental la interiorización de los principios de la gestión pública consignados en el presente código, para generar un desarrollo efectivo atendiendo las necesidades de la comunidad. Directrices para la gestión ética El FNA manifiesta su clara disposición de autorregularse, para lo cual se compromete a encaminar sus actividades de conformidad con los principios enunciados en la Constitución Política, las normas vigentes, el presente Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno, orientándose hacia una gestión íntegra, con principios y valores éticos frente a todos sus grupos de interés, asumiendo el compromiso irrenunciable con el bien común, sobre los intereses particulares. Los servidores del FNA se comprometen a rechazar beneficios originados en contratos, concesiones, actuaciones y decisiones que celebre, otorgue o produzca la entidad, por lo tanto no acepta ni solicita, directamente o a través de terceros, regalos, donaciones, favores, propinas, dadivas, beneficios o atenciones de cualquier tipo, y de personas que busquen acciones de carácter institucional en virtud del beneficio ofrecido. Así mismo se presta servicios de manera imparcial, sin tratar con privilegio o discriminación a las personas sea cual fuere su condición económica, social, ideológica, política, sexual, racial, religiosa o de cualquier otra naturaleza, de manera oportuna con excelencia, ajustándose a la normatividad y evitando los conflictos de interés. Directriz de gestión del recurso humano El FNA se compromete con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus trabajadores, determinando prácticas de gestión humana que deben incorporar los principios constitucionales de justicia, equidad, imparcialidad, transparencia al realizar el proceso de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño. En este sentido, el FNA propenderá por la vinculación de personal capaz e idóneo a la entidad. Página 14 de 30

15 CODIGO DE Y Directriz de responsabilidad social con la comunidad Los estados e informes económicos, financieros, contables y de gestión presentados a los respectivos entes de regulación y control por la Entidad, así como cualquier otra información sustancial, deben ser dados a conocer y estar disponibles para la comunidad, la cual tiene derecho a informarse de los aspectos más significativos de la entidad que no sean materia de reserva. De igual manera se publicarán los informes y recomendaciones que los órganos de regulación y control presenten a la Entidad respecto a su gestión. Directrices frente al medio ambiente El FNA se compromete a respetar y cumplir las directrices establecidas por el Gobierno Nacional y los entes competentes en materia de medio ambiente. Políticas Ambientales. La entidad orienta sus actividades a desarrollar, con el debido respeto por la protección del medio ambiente, y a mejorar continuamente nuestras prácticas medioambientales. El FNA traza como objetivo general de sus políticas ambientales la minimización de cualquier impacto ambiental adverso a través del uso de procedimientos integrados de administración y planificación, para prevenir la contaminación, reducir los residuos y consumo de recursos (materiales, agua y energía). Manejo del Agua. Por cuanto el agua, como recurso natural es limitada y agotable, se requiere la promulgación de normas que permitan su adecuada utilización en todas las áreas del Fondo Nacional del Ahorro, como contribución al proceso de Desarrollo Sostenible. Utilización del agua. El Fondo Nacional del Ahorro desarrollará periódicamente programas educativos que destaquen la importancia de la reducción del consumo. En todas las fuentes de suministro de agua se deberán instalar gradualmente, mecanismos reductores del consumo. En las adecuaciones, se deberán instalar gradualmente aparatos sanitarios y equipos de bajo consumo de agua. Se procurará desarrollar programas periódicos de control de fugas de agua. De acuerdo con lo recomendado por las autoridades sanitarias, llevarán a cabo labores de limpieza de los depósitos de agua, de tal forma que se eliminen posibles focos de contaminación. Calidad del Aire. Los problemas de contaminación del aire a nivel global, la reducción de la capa de ozono y los cambios climáticos globales, no son ajenos al Página 15 de 30

16 CODIGO DE Y FNA y por lo tanto, se requiere la aplicación de normas que reduzcan la generación de contaminación al interior de la Entidad. En el ambiente normalmente existen sustancias, elementos, energía o combinación de estos, en cantidades superiores o inferiores que pueden llegar a afectar la salud de quienes a diario acuden a los lugares de trabajo. Políticas de Utilización del aire. En cualquier espacio interior del FNA prohíbe fumar, como medida de protección tanto para el fumador como para los no fumadores, de manera que se prevengan enfermedades incapacitantes que afecten el sistema respiratorio y cardiovascular. Se desarrollarán programas educativos que destaquen la problemática de la contaminación ambiental. En el proceso de adquisición de equipos de aire acondicionado, refrigeración o ventilación, se tendrá especial cuidado de exigir a los fabricantes o proveedores, certificación sobre suministro de equipos que no contengan elementos o productos contaminantes del medio ambiente. En toda adecuación se procurará considerar la posibilidad de eliminar o reducir la filtración de contaminación exterior (gases, humos y olores). Se llevará un control en las fumigaciones que se realizan al interior de la Entidad, en caso de ser necesario. De igual manera, en toda adecuación se considerará la posibilidad de limitar la instalación de alfombras o divisiones en paño o materiales similares, las cuales almacenan permanentemente partículas de polvo y demás materiales contaminantes, que ocasionan continuas enfermedades virales. En toda adecuación se procurará tener especial cuidado en el diseño de las áreas destinadas a plantas eléctricas, Ups y demás mecanismos de soporte eléctrico que produzcan gases tóxicos, para eliminar toda posible fuente de contaminación. En los diseños arquitectónicos para adecuaciones, se procurará contemplar, invariablemente, el factor de ventilación suficiente para el número de personas que laborarán en el área. Se deberá tener especial cuidado con el manejo de las basuras, evitando la acumulación y procurando una adecuada selección de los desechos reciclables. Los funcionarios que laboren en ambientes con ciertos niveles de contaminación por partículas de polvo, utilizarán elementos de protección adecuados. El FNA en coordinación con la Administradora de Riesgos Profesionales, determinará las áreas críticas de acuerdo al Panorama de Factores de Riesgo. Página 16 de 30

17 CODIGO DE Y Se llevará gradualmente a cabo un programa de mantenimiento de instalaciones sanitarias para prevenir las emanaciones de olores. Directriz sobre conflicto de interés Conflicto de interés es una situación en virtud de la cual una persona que en razón de su actividad debe tomar una decisión, se enfrenta a una contraposición entre los intereses institucionales generales y los intereses propios, situación que puede afectar su imparcialidad en el proceso de toma de decisiones. La presencia de conflictos de interés no es en sí misma censurable, lo que es censurable y lo que determina un tratamiento legal es la forma como el individuo resuelve el conflicto de interés que se le presenta frente a una situación concreta, pues proceder bajo una situación de conflicto de interés sin manifestarlo, no solo contraría normas morales (en cualquier sistema ético) sino que vulnera disposiciones de derecho positivo y contractual. El FNA se compromete a aplicar en forma permanente todos los mecanismos necesarios para garantizar la prevención, manejo divulgación y resolución de conflictos de interés, adoptándose como instrumentos idóneos para hacer efectiva la condición de imparcialidad del funcionario en el proceso de toma de decisiones la declaratoria de impedimento y la recusación. Cada vez que a un trabajador se le presente o se genere un conflicto de interés, éste está en la obligación de comunicarlo inmediatamente y por escrito al respectivo superior jerárquico y en todo caso abstenerse de aprobar o ejecutar el acto u operación generadora del conflicto. En el caso que el funcionario afectado pertenezca a un grupo colegiado, deberá manifestar el conflicto de interés que se presenta, ante los demás miembros del grupo del cual hace parte, con el fin de que éstos mediante decisión adoptada por mayoría absoluta determinen si el funcionario puede tomar la decisión y/o realizar el acto u operación generadora de conflicto o debe apartarse de la toma de la decisión. Si el trabajador que se encuentra en una situación de conflicto de interés no se declara impedido o no manifiesta la situación de conflicto, ésta deberá ser puesta de manifiesto mediante el mecanismo de la recusación y podrá ser apartado del conocimiento o toma de decisión o eventualmente autorizado para continuar su gestión. En consecuencia y como pautas orientadoras no taxativas, se enuncian a continuación algunas situaciones que pueden generar conflicto de interés en los trabajadores al servicio del FNA y que por lo tanto deben evitarse: Participar en la toma de decisiones que puedan generarle un beneficio particular específico o un beneficio indebido para sí o para terceros. Favorecer intereses que no sean relativos al bien común. Página 17 de 30

18 CODIGO DE Y Actuar en situaciones en las que la imparcialidad y motivos particulares no comprometa y distorsione sus decisiones. Recibir o aceptar dinero o beneficios para hacer, retardar o influir sobre otras personas en la ejecución u omisión de tareas o decisiones. Aceptar cualquier tipo de atenciones cuando estas comprometan o afecten el buen juicio a la hora de tomar decisiones. No comunicar al jefe inmediato el grado de parentesco formal que se tenga o establezca con otros trabajadores del mismo Fondo o que sean candidatos para el ingreso al mismo o para acceder a servicios de la empresa, cuando esta situación pueda afectar la imparcialidad en la toma de decisiones. Participar en cualquier actividad interna o externa que sea incompatible con las funciones de los trabajadores y que afecten los intereses y la imagen de la entidad. En general todo trabajador al servicio del FNA con acceso a información privilegiada, tiene el deber legal de abstenerse de realizar cualquier operación que de lugar a conflictos de interés. Abusar de su condición de directivo o empleado para obtener beneficios personales, de proveedores, contratistas y usuarios. Utilizar el nombre, razón social, sigla, marca, denominación de servicios o productos del FNA, o cualquier elemento propio de la Entidad para actividades particulares. Ofrecer sus servicios, experiencia profesional o conocimientos a clientes y usuarios de la Entidad para obtener beneficios personales. Realizar cualquier operación utilizando información confidencial en provecho suyo o de terceros. Utilizar las instalaciones y los elementos de trabajo para manejar o promover negocios a título personal o en provecho de terceros. El FNA velará porque se respeten las normas de protección de la propiedad intelectual y derechos de autor, estableciendo lineamientos antipiratería de manera que se excluya de la entidad el uso de cualquier tipo de software o archivo de audio y video que no esté debidamente licenciado. Página 18 de 30

19 CODIGO DE Y Directriz de contratación El FNA dará cumplimiento a la finalidad, principios de la contratación pública, así como a las normas de contratación vigentes y aplicables según su naturaleza jurídica, para lo cual se compromete a aplicar las disposiciones legales con prontitud, exactitud y diligencia, de modo que la información sobre las condiciones y procesos contractuales sea entregada a los interesados oportuna, suficiente, equitativa, y que las decisiones para adjudicar los contratos se tomen con criterios de selección objetiva, transparencia y economía. Directriz frente al control interno El FNA adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 como parte inherente a la estructura administrativa y operacional de la Entidad, configurándose en un componente que asiste al equipo directivo de manera constante en la orientación de la misma y en el logro de sus metas. El FNA vela por el cumplimiento y mejoramiento del sistema de control interno, de tal manera que se desarrollen estrategias que conduzcan a una administración eficiente, eficaz por medio de la autorregulación, la autogestión, el autocontrol y el mejoramiento continuo en el marco de los fines del Estado, propiciando el control estratégico, de gestión y de evaluación. Con base en lo anterior, el sistema de control interno en la entidad es inherente a la totalidad de los procesos y procedimientos, cumpliendo con el objetivo de garantizar una función administrativa transparente, eficiente que permita el logro de los objetivos institucionales, bajo los preceptos de la Constitución Política, las leyes y normas que lo regulan. Directriz de calidad El FNA se compromete a orientar su gestión en función de la satisfacción del consumidor financiero, por lo que se obliga a, mantener y mejorar permanentemente el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública, y la norma ISO vigente. Directriz sobre riesgo El FNA dentro del desarrollo de sus actividades está expuesto a la ocurrencia de riesgos, comprometiéndose a adoptar los mecanismos, acciones y procedimientos necesarios para la gestión integral de un sistema de administración de riesgos, de tal forma que se prevenga y/o minimice su impacto. Se implementarán instrumentos acorde con la normatividad vigente que permitan identificar, valorar, controlar y monitorear los riesgos propios de la actividad. Así mismo, se determinará su nivel de exposición, el impacto para priorizar su tratamiento y se Página 19 de 30

20 CODIGO DE Y estructurarán criterios que orientarán la toma de decisiones respecto de los efectos de los mismos Directrices SARLAFT Las políticas contra el lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo SARLAFT consignadas en el MANUAL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO adoptado por el FNA, se incorporan al presente Código. Compromiso con las normas SARLAFT: El FNA se compromete al cumplimiento de las normas relacionadas con el SARLAFT, tales como, las expedidas por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la Superintendencia Financiera de Colombia, así como las políticas y lineamientos establecidos por la Junta Directiva del FNA. Compromiso con los clientes y proveedores Los servidores del FNA se comprometen a tener el mayor conocimiento posible de los clientes, usuarios, beneficiarios y proveedores, con el objeto de evitar que la Entidad sea utilizada en operaciones de lavado de activos y financiación del terrorismo. Confidencialidad Cualquier información que en razón del ejercicio de sus funciones obtenga un funcionario relacionada con los clientes o la Entidad, es de carácter confidencial, por lo tanto, no podrá ser divulgada a ninguna persona, ni reproducida por ningún medio, salvo solicitud de autoridad competente, judicial o administrativa; caso en el cual la información solicitada será tramitada a través del Representante Legal, del Oficial de Cumplimiento Principal o Suplente o de las áreas responsables de atender este tipo de requerimientos. Es obligación de los servidores públicos del FNA custodiar la información para salvaguardar su confidencialidad. Control Frente a las Actividades Delictivas Los servidores públicos del FNA están obligados a cumplir las normas y procedimientos de control adoptadas por la entidad en el manual SARLAFT y en las demás normas que rigen la materia, con el fin de prevenir cualquier utilización del FNA como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas ó ilícitas y evitar la canalización de recursos hacia la realización de actos terroristas. Cualquier situación que conozcan los servidores públicos del FNA y que en su criterio se salga de los parámetros normales, así no se encuentre contemplada en el manual Página 20 de 30

21 CODIGO DE Y SARLAFT, ni en ninguna otra norma, deberá ser puesta en conocimiento del Oficial de Cumplimiento, quien deberá ejecutar las acciones que le competan conforme a la Ley o los reglamentos. Sanciones: El incumplimiento de cualquier norma, política, lineamiento o directriz consignada en el Manual SARLAFT se considera como falta disciplinaria Directrices de comunicación e información Compromiso con la Comunicación Pública El FNA se compromete a asumir la comunicación y la información como uno de los principales elementos del sistema, a conferirles un carácter estratégico y orientarlas hacia el fortalecimiento de la identidad institucional, para lo cual las acciones comunicativas, se efectuarán de acuerdo con los parámetros que establezcan el proceso y el plan de comunicación de la Entidad. Compromiso con la Comunicación Organizacional La comunicación organizacional, estará orientada a la construcción de sentido de pertenencia y al establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre los trabajadores de la Entidad. Para ello, la administración establecerá procesos y mecanismos comunicativos que garanticen la interacción y la construcción de visiones comunes. Compromiso de confidencialidad El FNA se compromete a velar porque los trabajadores al servicio de la Entidad que conozcan y manejen información privilegiada y reservada no la publiquen, ni den a conocer a terceros o la utilicen para fines diferentes a los establecidos en la entidad o las funciones asignadas según el cargo. Es deber de los trabajadores al servicio del FNA: Guarda la reserva y discreción sobre los datos del consumidor financiero de la entidad o sobre aquellos relacionados con la situación propia de la empresa, que conozcan en desarrollo de las funciones asignadas. Custodiar y cuidar la información que por razón de su cargo o función conserven bajo su custodia o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos. Página 21 de 30

22 CODIGO DE Y Compromiso de la administración con la seguridad de la información La administración del FNA, entendiendo la necesidad de establecer un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información que gestione adecuadamente la protección de la información, manifiesta su compromiso para: Implantar el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información para gestionar el cumplimiento de los objetivos de seguridad, alineado con los objetivos estratégicos del FNA. Motivar la participación de todos los funcionarios del FNA, proveedores y socios de negocio en la operación del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información. Proveer los recursos necesarios para mantener el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. Quienes incumplan estas directrices de confidencialidad, serán sancionados de acuerdo con lo establecido en la el reglamento interno de trabajo, las cláusulas contractuales laborales y el régimen disciplinario, vigente al momento de la infracción. El FNA se compromete a que sus trabajadores conozcan y apliquen los lineamientos para el uso, conservación y cuidado de la información contenida en los equipos de cómputo al servicio de la empresa, los cuales han sido comunicados al interior de la entidad. En concordancia con lo anterior, los mecanismos que se deben utilizar son: Proteger y mantener la información confidencial, usándola con el mismo grado de precaución, seguridad y para los fines y funciones para los que fue destinada. Abstenerse de usar la información confidencial total o parcialmente para cualquier otro propósito que no sea el estrictamente laboral. Abstenerse de revelar la información confidencial en forma directa o indirecta a terceros, sin que medie autorización expresa por parte del superior jerárquico. Abstenerse de copiar, reproducir o duplicar por cualquier medio, total o parcialmente la información confidencial, o elaborar o divulgar resúmenes o extractos de la misma. Devolver, la información, y cualquier otro tipo de material suministrado, que contenga total o parcialmente la información confidencial, que no sea competencia del área a su cargo y/o sus funciones. Página 22 de 30

23 CODIGO DE Y Compromiso con la gestión El Presidente y su Equipo Directivo, se comprometen a destacarse por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública, actuando con objetividad y profesionalismo, guiando las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su misión, visión en el contexto de los fines sociales del Estado, formulando las directrices, acciones y estrategias necesarias para el cumplimiento de los objetivos misionales. Se comprometen con un modelo de gestión eficiente en el manejo de los recursos, control de la calidad, seguridad de la información, control de actividades delictivas, la planeación con un modelo de operación por procesos y un sistema de evaluación y control que propenda por el mejoramiento continúo. Compromiso con la integridad El FNA realizará sus actividades de conformidad con los principios enunciados en la Constitución, en los estatutos, en el reglamento interno, en el presente código de Conducta, Ética y Buen Gobierno y las demás normas vigentes, orientadas hacia una gestión íntegra, con principios y valores éticos frente a todos sus grupos de interés. Compromiso para la erradicación de prácticas corruptas El FNA adoptará prácticas contra la corrupción y obrará de acuerdo a la Constitución Política, la Ley, a la Política Antifraude y demás normas que la reglamenten, para lo cual creará compromisos tendientes a evitar estas prácticas por parte de sus servidores públicos y contratistas, preservando la moralidad, integridad y transparencia en la administración pública. En el desarrollo de esta directriz de lucha anticorrupción, la entidad vinculará a la ciudadanía por medio de los mecanismos de participación ciudadana para el control social de la gestión, en especial, a través de la rendición de cuentas a la ciudadanía. Adicionalmente, el FNA colaborará interinstitucionalmente suministrando la información solicitada por entidades que se encuentren legitimadas en la lucha contra la corrupción en coordinación con los organismos de vigilancia control y la supervisión de las autoridades judiciales. Compromiso con el Gobierno en Línea El Presidente y su Equipo Directivo, se comprometen a poner especial interés en la aplicación efectiva de las políticas de Gobierno en Línea, a través de la implementación de las acciones necesarias para mantener actualizada la página Web de la Entidad, en cuanto a procesos y resultados de la contratación, estados financieros, indicadores de gestión, informes de gestión, planes de mejoramiento, plan Página 23 de 30

24 CODIGO DE Y estratégico, avances en el cumplimiento de metas y objetivos corporativos, servicios y trámites que la Entidad presta a la ciudadanía y forma de acceder a ellos. Compromiso con la Circulación y Divulgación de la Información La Entidad establecerá un contacto permanente y correlativo con sus grupos de interés, para lo cual adoptará mecanismos conducentes a la generación de información integral, oportuna, actualizada, clara, veraz y confiable, bajo políticas efectivas de producción, manejo, seguridad y circulación de la misma. Compromiso de Rendición de Cuentas El Presidente de la Entidad realizará anualmente la rendición de cuentas con el objeto de informar a la ciudadanía sobre la gestión del FNA correspondiente a cada vigencia, en armonía con los principios de transparencia y publicidad. 4. SEGUIMIENTO El presente código de conducta, ética y buen gobierno está dirigido a todo el personal que presta sus servicios en el FNA y considera como principio fundamental el AUTOCONTROL. Su conocimiento y aplicación son de obligatorio cumplimiento, entendiéndose que el presente está incorporado al contrato de trabajo y demás documentos que instrumenten formas jurídicas de vinculación con la empresa. La no observancia de los enunciados y contenidos del presente código, por parte de un servidor público implican para éste las acciones disciplinarias correspondientes e imposición de las sanciones contenidas en la Ley 734 de 2002 y las normas que lo adicionen o modifiquen; para los demás trabajadores al servicio de la entidad, las consecuencias laborales, civiles, administrativas o penales que se tipifiquen en cada caso de acuerdo al ordenamiento legal vigente y al tipo de relación que el infractor tenga con el FNA. Corresponde a los Directivos de la entidad y Jefes de las dependencias conocer, difundir y dar estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en el presente código. La supervisión general para el cumplimiento del código de Ética del FNA, estará a cargo del Presidente de la Entidad, quien actuará en coordinación con la Oficina de Control Interno. La Oficina Jurídica, a través de los Grupos Gestión Antifraude y Control Interno Disciplinario, será la dependencia encargada de adelantar las investigaciones y acciones disciplinarias a que haya lugar, de conformidad con la normatividad vigente. Página 24 de 30

25 CODIGO DE Y 5. POLITICAS SOBRE NUEVOS NEGOCIOS El Fondo Nacional del Ahorro trabajará para satisfacer las necesidades de educación y vivienda de la población Colombiana diversificando sus productos y servicios. Los nuevos negocios de la entidad deberán cumplir con los mayores estándares de excelencia y calidad de los productos y servicios ofrecidos a los consumidores financieros de la entidad. La creación de nuevos negocios es un compromiso fundamental del FNA para mantener un alto posicionamiento social y financiero. Los productos y servicios implementados para nuevos negocios fortalecerán la estructura financiera de la entidad y del mercado de vivienda y educación. 6. ORGANOS DE CONTROL Y VIGILANCIA Son órganos externos de Vigilancia y Control: la Contraloría General de la República, la Superintendencia Financiera de Colombia, Departamento Administrativo de la Función Pública, Procuraduría General de la Nación, el Revisor Fiscal, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN-, Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF-, Congreso de la Republica, quien vigila el control político del FNA, en el desarrollo de su objeto legal y acorde con su naturaleza jurídica. Directrices frente al control externo y vigilancia de la entidad El Presidente y su Equipo Directivo mantendrán unas relaciones armónicas con los organismos de vigilancia y control, suministraran la información que legalmente estos requieran en forma oportuna, completa y veraz para que puedan desempeñar eficazmente su labor. Igualmente, se comprometen a implantar las acciones de mejoramiento concertadas con los órganos de vigilancia y control acatando como obligatorias las decisiones tomadas por estas entidades. Así mismo, la entidad remitirá la totalidad de los informes y requerimientos solicitados por estos entes coordinando la veracidad y oportunidad de la información presentada. Página 25 de 30