Sistema de Seguimiento de Proyectos

Transcripción

1 Sistema de Seguimiento de Proyectos Manual de Usuario Sistema de Seguimiento de Proyectos 1

2 CONTENIDO I. OBJETIVOS... 3 II. ACCESO AL SISTEMA... 3 III. PERFIL DEL TECNICO REVISION DE EXPEDIENTES... 4 a. Checklist... 5 b. Datos Generales... 6 c. Revisión de Expedientes... 6 d. Modelo de informes... 7 e. Calendario de revisiones... 8 f. Trámite Documentario... 8 Sistema de Seguimiento de Proyectos 2

3 Sistema de Seguimiento de Proyectos I. OBJETIVOS: 1. Objetivo General: Desarrollar un Sistema de Seguimiento de Proyectos que permita realizar el seguimiento, gestión y monitoreo de los proyectos transferidos al Ministerio. 2. Objetivo del Manual: Brindar a los usuarios que evalúan los expedientes instrucciones específicas del correcto uso del Sistema de Seguimiento de Proyectos II. ACCESO AL SISTEMA Para acceder al Sistema podemos realizarlo de dos maneras: A través del siguiente enlace debe ingresar su USUARIO y CONTRASEÑA. También puede ingresar a través del portal web del MVCS ( haciendo clic en la figura SSP: Sistema de Seguimiento de Proyectos. Sistema de Seguimiento de Proyectos 3

4 III. PERFIL DEL TECNICO El usuario Técnico Revisor de Estudios tiene las siguientes funciones: 3.1. REVISION DE EXPEDIENTES Esta opción permite visualizar todos los expedientes asignados a su perfil para efectuar la revisión. Se muestra el total de proyectos, el subsector, el snip, departamento, provincia, distrito, nombre del proyecto, población, unidad ejecutora, monto snip, monto inversión, Costos MVCS, el estado de la revisión, coordinador asignado, técnico asignado, detalle del checklist, apto, fecha de inicio y fin de la revisión, informes realizados, calendario y acceso directo al Sistema de Trámite. Sistema de Seguimiento de Proyectos 4

5 a. CHECKLIST: Esta opción permite registrar el cheklist de la obra, expediente técnico o perfil, de acuerdo a la imagen que se muestra. Luego de registrar el checklist se registra el estado de la revisión, que puede ser: En revisión, Observado, No Corresponde y Apto 1 Sistema de Seguimiento de Proyectos 5

6 b. DATOS GENERALES: Para poder grabar el checklist el sistema alertara que debe de registrar la información de los componentes de los proyectos (Agua Potable, alcantarillado, varios y drenaje pluvial) los cuales se encuentran en la pantalla de Datos Generales. c. REGISTRO DE DOCUMENTO Esta opción, sirve para cargar documentación sobre el proyecto (oficios, solicitudes, informes, entre otros), para cargar un nuevo documento, se debe de seleccionar el campo File al lado del campo checklist, que llevará a: Sistema de Seguimiento de Proyectos 6

7 Se muestra los documentos registrados, la fecha de registro, la opción para ver el documento; y opciones para modificar la descripción y quitar el documento cargado respectivamente. Para cargar un nuevo documento seleccionar la opción NUEVO DOCUMENTO : En EXAMINAR debe direccionar donde se encuentra guardado el archivo, en la descripción deberá precisar en forma clara, la razón del documento. Finalmente deberá elegir Grabar, recuerda que la capacidad del documento debe de ser menor a 4MB. d. MÓDULO DE INFORMES En este módulo se registrará los informes del proyecto en revisión y se podrá hacer cambios de los ya existentes. Para registrar un nuevo informe hacer click en NUEVO INFORME y se habilitará los campos: Descripción y el contenido en un formato Word para que realice funciones como cambiar de fuente, tamaño, color, etc. Además se tiene la opción de seleccionar plantillas según el estado de la revisión. Sistema de Seguimiento de Proyectos 7

8 e. CALENDARIO DE REVISIONES Se muestra el calendario, donde el Ingeniero registrara las acciones y/o coordinaciones (Correo, Oficio, Reunión, Teléfono) realizadas con la Unidad Ejecutora con respecto al proyecto f. TRAMITE DOCUMENTARIO Muestra la trazabilidad documentaria con respecto a ese proyecto de acuerdo al número de SNIP Sistema de Seguimiento de Proyectos 8