Document Management: La mejor forma de agilizar procesos

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1 Document Management: La mejor forma de agilizar procesos Hugo Parra Director de Negocios

2 Índice 1. Introducción 2. Antecedentes del Document Management 3. Tendencias del Document Management 4. Ventajas del Document Management 5. Ejemplo 6. Conclusiones

3 Introducción La gestión de Proceso de Negocio, es automatizar la operatividad de los flujos a través de una herramienta que es la implementación de un Software, logrando un enfoque global y proporcionando una ventaja competitiva real.

4 Antecedentes del Document Management Es una tendencia que viene inducida de diversos factores: Alto volumen de transacciones Creciente demanda de acceso a la información Necesidad de agilizar procesos. Cuáles son algunas de las estrategias prioritarias generales de las empresas? Aprender a hacer más con menos/mejorar la eficiencia 28% Innovar en cada área/proceso 22% Incrementar el revenue/ganar más clientes 22% Reducir costos/aprovechar recursos 20% Hacer cada departamento competitivo 8% Fuente: Gatepoint research

5 Antecedentes del Document Management Cuándo es evidente que se tiene una gran cantidad documentos? Almacenar los documentos en un almacén externo 28% Muchas filas de archiveros 23% Toma mucho tiempo recuperar documentos y completarlos 20% Preocupación por el cumplimiento 17% Gastando mucho en almacenamiento 13% Fuente: Gatepoint research

6 Antecedentes del Document Management El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias de estos mismos, por lo que al digitalizarse se disminuirían los costos y el espacio utilizado para almacenarlos. Se pierde el 7.5% de los documentos archivados en papel Un 3% de los documentos se encuentran mal archivados Actualmente se fotocopia un documento en promedio 19 veces Fuente: AIIM (Association for Information and Image Management)

7 Tendencias del Document Management La tendencia de tercerizar y digitalizar procesos administrativos de Back y Front Office está aumentando por las grandes ventajas que tiene, ya que los costos en las empresas por manejo de documentos físicos son muy altos: $ en tiempo de trabajo para guardar un documento $1, para encontrar un documento $3, para reproducir un documento perdido Entre $ y $ es el precio promedio de un envío por mensajería* Debido a la falta de herramientas de gestión de información, se usan métodos manuales de búsqueda de documentos, siendo el más usado, la búsqueda por título con un 68%** Al 52% de los usuarios les gustaría buscar los documentos en gestores documentales como si estuvieran en Google** *Fuente: AIIM (Association for Information and Image Management) **Fuente: Athento understanding documents

8 Tendencias del Document Management El Document Management puede aprovechar las tecnologías emergentes y las tendencias de los usuarios Información en la nube Integración de dispositivos móviles Enfoque en la seguridad Publicación y digitalización Tener una oficina central que pueda gestionar la información digitalmente, abre las puertas para que accedas al documento desde prácticamente cualquier lugar y trabajes con él.

9 Ventajas del Document Management No sólo se trata de digitalización, sino de un proceso end to end Es personalizable Eficienta costos y tiempos Mejora la atención y experiencia del usuario Es un proceso con un flujo adaptable Puede abarcar varias áreas de la empresa Entre más automatización puedas dar, mejor

10 Ventajas del Document Management Permite: Entregar soluciones a usuarios Capturar, administrar y almacenar documentos Incrementa el nivel de seguridad de la información Disponibilidad inmediata del contenido Centralización de la información Customer Experience

11 Ejemplo Cliente Empresa: Aseguradora Problemática : Debido al exceso de documentos físicos, cuando uno de los clientes de la Aseguradora requiere un reembolso de gastos médicos, el tiempo de respuesta es de aproximadamente 10 días hábiles.

12 Antes del Document Management El cliente llega a la sucursal para solicitar un reembolso por sus seguros de gastos médicos Sucursal El cliente entrega sus documentos correspondientes Los almacena y los envía al centro de operaciones para que sean revisados nuevamente y se atienda la petición Espera a ser atendido dentro de la sucursal, después de hacer una fila El asesor valida la información y el estado de los documentos. Se le da solución al cliente 10 días hábiles después

13 Ahora El cliente llega a la sucursal para solicitar un reembolso por sus seguros de gastos médicos Sucursal Kiosco de Atención Se acerca al Kiosco de Atención, donde un ejecutivo lo guiará en su proceso Ingresa los documentos en el scanner del Kiosco para que sean digitalizados Y el tiempo se disminuye de 10 días hábiles a 24hrs Si no cumple los requisitos se envía aviso al Kiosco inmediatamente En caso de no estar completo, se regresa al Kiosco y se le informa al cliente inmediatamente Cuando se digitaliza y entra al proceso del Document Management El sobre se deposita en el buzón del Kiosco para respaldo y auditoria Se guardan los documentos físicos en un sobre Si se cumple, se imprime un ticket en el Kiosco con la fecha de reembolso Se validan los requisitos En caso de haber entregado el expediente completo, se pasa a una mesa de control

14 Ventajas - Tercerización Con la tercerización la empresa contratante: Logra eficientar en costos Destinar sus recursos en otros propósitos Los empleados se enfocan en su core sin tener que desviar su atención hacia otras actividades Aprovechar las ideas nuevas y mejores prácticas para eficientar procesos y servicios (benchmarking) Usar la infraestructura del proveedor

15 Conclusiones Conforme a algunos estudios, el document management ayuda a: Eficientar en 90% las tareas típicas de una empresa porque ya no se invertirá el tiempo en búsqueda y distribución de documentos, además de agilizar los procesos. Ahorrar hasta el 50% de tiempo porque la información sería de fácil acceso al estar digitalizada. Agilizar tiempos de respuesta para los usuarios tanto internos como externos Se eliminaría la pérdida de documentos porque se tendría el 100% almacenado digitalmente y archivado correctamente, además de eliminar la necesidad de fotocopiar documentos. Aumentar la efectividad en los trámites y por lo tanto generar una experiencia positiva del cliente Fuente: AIIM (Association for Information and Image Management)

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