Figura (1) diagrama del PHVA aplicado a la Metodología a de las 5 S

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1 6.6 Seguimiento El proceso de seguimiento dentro de la implementación de la metodología de las 5 S, requiere, antes que nada, tener una comprensión clara y un concepto uniforme, de qué significa cada uno de estos 5 elementos, así como la forma en que se pueden aplicar en el sitio de trabajo y en la propia persona. La implementación de la metodología el la institución educativa fue resultado del análisis de las evaluaciones sobre los servicios que ofrece a sus alumnos y profesores. La planificación del trabajo para la implementación de las 5 S se realizar, aplicando el concepto de la mejora continua con el Ciclo planear, hacer, verificar y actuar (PDCA) que fija en primera instancia las prioridades de actuación en las acciones de planificar, hacer, verificar y actuar según se refleja en : El PDCA en las 5 S. Figura (1) Figura (1) diagrama del PHVA aplicado a la Metodología a de las 5 S Se establece el ciclo Deming, como una respuesta a la necesidad de contar con procedimientos claros y objetivos para el análisis, seguimiento y solución de problemas en programas de mejoramiento continuo y así apoyar la implementación de la metodología de las 5 S. El ciclo Deming se aplica a cada una de las etapas que comprende la metodología de las 5 S, se inicia con la etapa de Seri (seleccionar), aplicando las cuatro faces del ciclo de Deming (planear, hacer, verificar y actuar).

2 La fase de planeación tiene, entre otros, el objetivo de asegurar que el proceso de seguimiento en la metodología se realmente importante en cuanto a su contribución al mejoramiento de los indicadores clave del Instituto. El primer paso es determinar los objetivos y metas a conseguir con la implementación de la metodología de las 5 S, entre estos estarán el obtener seguimiento adecuado en el proyecto para cada área de trabajo. En la fase de seguimiento, el equipo de trabajo de los laboratorios de un área específica, se capacita a los empleados en el conocimiento de la metodología de cada una de las faces y el procedimiento para llevar acabo la verificación del cumplimiento de la metodología. Durante los cursos de capacitación en el seguimiento para cada fase del modelo de las 5 S, es importante comunicar al personal nuestro deseo de lograr un ambiente de trabajo limpio y ordenado. Es necesario despertar la conciencia de la necesidad del cambio para que se sienta la gente comprometida y trabaje en el cambio consciente y voluntariamente. Es decir se necesita venderles la idea, y hacerles participe de la gente de los beneficios de la metodología. Es necesario establecer reuniones con el personal conforme a la agenda del cuerpo directivo con la finalidad de que siempre se encuentren presentes en cada una de las revisiones físicas con el personal de las áreas. Es importante la presencia del cuerpo directivo para generar la inercia natural, de tal modo que asista un buen número del personal con quien se pretende trabajar en el proceso. En todas las reuniones con los equipos de trabajo necesario descubrir y mantener en mente la importancia de realizar de forma adecuada, veraz, en tiempo y forma, ya que ellos son parte importante con su participación en la implementación y de proporciona a los usuarios del servicio de calidad. El seguimiento y la evaluación participativa que se realiza en la metodología de las 5 S sirve a dos propósitos: como instrumento de apoyo para mejorar la eficiencia y efectividad de la gente en el manejo de las actividades orientadas a la implementación de la metodología de las 5 S; y como proceso educativo mediante el cual los participantes puedan tomar conciencia e incrementar su comprensión de los diferentes factores que influyen en la implementación de la metodología. Con el logro de estos dos aspectos, aumenta el control de la gente sobre el proceso de desarrollo en la implementación. El seguimiento y evaluación permite a los técnicos especializados, coordinadores y al facilitador de la metodología examinar el progreso e impacto del proyecto, establecer la viabilidad de los objetivos, e identificar y anticipar los problemas, permitiéndoles así tomar las medidas necesarias para evitarlos o resolverlos. El proceso de seguimiento y evaluación está ligado a la toma de decisiones: permite a los equipos de trabajo redefinir sus objetivos y hacer ajustes en las actividades, cuando sea necesario. Cuando se implementa conjuntamente, el seguimiento y evaluación proporciona oportunidades para la satisfacción individual, la creatividad y el intercambio de nuevas ideas.

3 Seguimiento y evaluación: Quién? El director y el facilitador son las personas que debe implementar el proceso de seguimiento y evaluación. Ellos deben de facilitar el proceso colaborando en el diseño del sistema, el seguimiento de las actividades y el análisis de la información recopilada. Se busca, como meta final, que los equipos de trabajo hagan el seguimiento y evaluación de sus objetivos. En un seguimiento y evaluación participativa, la dirección, el facilitador y los coordinadores: - deciden qué se debe monitorear y evaluar; - eligen los indicadores a utilizarse; - organizan la recolección de información: Cómo puede hacerse? Quién debe hacerlo? Cuándo? - analizan e interpreta los datos; - utilizan la información. Para asegurar el seguimiento de la implementación de la metodología de las 5 S, se establece el plan de ejecución, por medio del cual se ejecuta de modo efectivo y en el tiempo programado, además en el plan se establecen las acciones, recursos, para cumplir con los objetivos establecidos facilitando la toma de decisiones y la acción. (Figura 2) Planeación y ejecución de la implementación de cada una de las etapas de la metodología de las 5 S ID ACTIVIDAD Promulgación del compromiso en el seguimiento 2 Promoción de la verificación 3 Definición de los objetivos de seguimiento 4 Determinación de la situación actual 5 Generar el control de las visitas de evaluación 6 Realizar las visitas de verificación de las áreas 7 Llenado del formato de evaluación y fotografía 8 Análisis de la informacíón de la verificación del área 9 impresión de formato de evaluación 10 Informe de resultados al equipo de trabajo (Figura 2) Planeación y ejecución de la implementación de las etapas de la metodología de las 5 S

4 Seguimiento y evaluación: Qué? En un proyecto participativo de seguimiento, se realizan las siguientes actividades y procesos: el progreso de cada actividad; su efectividad en alcanzar sus objetivos; su concordancia con las prioridades establecidas por los equipos de trabajo; el modo de funcionar de los grupos a cargo de las actividades; la evolución del proyecto en general; el funcionamiento del comité coordinador; las relaciones entre los técnicos especialistas. El proceso de diagnóstico abarcaba muchos aspectos distintos relacionados, directa o indirectamente, con la implementación de la metodología de las 5 S, incluso el tiempo designado a diferentes actividades. Se eligieron actividades dirigidas a solucionar algunos de los principales problemas identificados. En el proceso de seguimiento y evaluación se considera la información pertinente resultado de la verificaciones y evaluaciones físicas de los laboratorios, comparándola con los datos recopilados en el diagnóstico para ver los cambios que se hayan generado. Cualquier información cualitativa debe complementarse con datos cuantitativos o, por lo menos, lo cual puede lograrse mediante la identificación y selección de indicadores cuantificables. Estos indicadores deben contribuir a cumplir los objetivos de mejora continua de los equipos de trabajo y coordinadores. 1. Indicadores relativos al impacto de la metodología de las 5 S:. Reducción de los costos de materiales de los laboratorios. Obtener una evaluación igual o menor a dos en las evaluaciones de atención y servicio en los laboratorios especializados. Mayor limpieza y orden en los laboratorios. Seguimiento y evaluación: Cómo? El proceso de seguimiento y evaluación combina el registro de información específica con reuniones de equipos de trabajo sobre el progreso de las actividades y las dificultades que se hallan. Como primero paso, el director, el facilitador, y el coordinador deciden que puntos son los que se deben revisarse sobre el proceso que se realiza en la implementación de la

5 metodología, así como establecer las áreas de oportunidad. Cada equipo de trabajo es responsable realizar sus actividades de implementación de la metodología y negociar con el coordinador las nuevas actividades propuestas a emplearse y se ponen de acuerdo sobre cuáles elegir. El facilitador establece las pautas y las direcciones en el cumplimiento de la implementación de la metodología y los objetivos, sin perder de vista la misión de la empresa, además de proporcionar las facilidades y los recursos necesarios. La información para el seguimiento y evaluación se desarrolla en las reuniones sobre los asuntos relacionados con la implementación de la metodología delas 5 S, efectuados a diferentes niveles: comité coordinador, comunidad, grupo o entrevistas individuales. Las visitas de campo y la observación participativa también pueden facilitar información útil, además de oportunidades para las reuniones. También puede ser muy útil mantener una minuta de las juntas, en el cual el coordinador anota cualquier indicación de cambio que pueda haberse señalado durante reuniones informales con miembros de la comunidad. La mayoría de las técnicas utilizadas en el diagnóstico participativo pueden emplearse en el seguimiento y evaluación. Como modo de facilitar la recolección y registro de datos, cada grupo de trabajo, con la ayuda del coordinador, puede desarrollar un cuadro de seguimiento, como en el ejemplo de la (Figura 2). Tabla de planeación de recolección y registro de datos del laboratorio de Mecánica Área Maderas metales cerámica plásticos Router manufactura almacén 28 mayo-1 de junio 4 junio- 8 junio 11 junio- 15 junio 18 junio- 22 junio 25 junio- 29 junio 1 julio- 6 julio 9 julio- 16 julio- 23 julio- 13 julio 20 julio 27 julio 30 julio- 3 agosto SELECCIÓN ORGANIZAR LIMPIEZA BIENESTAR DISCIPLINA (Figura 2). Tabla de planeación de recolección y registro de datos del laboratorio de Mecánica

6 Los resultados se discuten y son combinados en un sistema general de seguimiento y evaluación. Al inicio del proyecto, por ser pocas las actividades, el sistema será muy sencillo. Con el incremento en el número de actividades, el número de indicadores aumentarán. Los diferentes cuadros de seguimiento que vayan surgiendo son recopilados por el grupo coordinador en un cuadro general. Los cuadros de seguimiento pueden ser simples, diseñados de tal forma que sólo se necesita marcar los items correspondientes. La preparación y uso de este tipo de cuadros facilita el seguimiento de las actividades por los grupos y estimula la discusión sobre el porqué del progreso de éstas. (Figura 3) Cronograma de implementación del laboratorio de Eléctrica (Figura 3) Cronograma de implementación del laboratorio de Eléctrica En un proyecto de implementación de la metodología de las 5 S, los métodos e indicadores empleados en el seguimiento y evaluación son sencillos, de bajo costo, y diseñados para proporcionar a tiempo la información requerida para tomar decisiones e iniciar acciones. El costo se calcula según el uso que se haga de los datos. El comité coordinador de la implementación organiza reuniones de seguimiento cada mes, aproximadamente. En estas reuniones, cada equipo de trabajo presenta un informe sobre el progreso de sus actividades y se lleva a cabo la implementación de la metodología de las 5 S. El proceso de seguimiento y evaluación genera con frecuencia la necesidad de seguir y evaluar nuevos aspectos del proyecto. Por esto, tiene que ser un proceso flexible que sea revisado periódicamente. (Figura 4)Verificación constante de las áreas con el apoyo de la dirección

7 (Figura 4) Verificación constante de las áreas con el apoyo de la dirección Con objetivo de discutir el progreso del proyecto de evaluación de la implementación de la metodología de las 5 S, se puede convocar una reunión a nivel local entre los coordinadores de los diferentes equipos de trabajo, el facilitador y el director. El proceso de seguimiento y evaluación es un proceso continuo, integrado en el proyecto desde su inicio. Es difícil, en el proyecto de implementación separar las etapas de identificación de problemas, selección de actividades, seguimiento y evaluación. Las actividades de evaluación y seguimiento aumentan el grado de toma de conciencia, comprensión y participación, lo cual, a su vez, conduce a redefinir los objetivos y hacer ajustes en las actividades, o a definir nuevos objetivos y elegir nuevas actividades. El proceso de seguimiento y evaluación proporciona oportunidades para aprender de la acción. (Figura 5) Pésimo Deficiente Regular Bueno E l t Fecha: 5 de Junio del 2012 Área: Negocios Electrónicos Verificación de las áreas Responsable: Operadores Nombre del Evaluador: Jacqueline Morales Avance de acuerdo con el Plan de Actividades 50 % Avance Actual 60 % Aspectos prioritarios por atender. Colocar un Extintor en el laboratorio Observaciones: EVALUACIÓN GLOBAL DE (Figura 5) Formato de evaluación y seguimiento de los laboratorios

8 Pasos en el seguimiento y evaluación de proyectos participativos en la implementación de las 5 S El facilitador debe: 1. Ayudar cada grupo a desarrollar un sistema de seguimiento y evaluación de sus actividades. 2. Ayudar al comité de coordinadores de los equipos de trabajo para combinar estos sistemas en un sistema global de seguimiento y evaluación del proyecto participativo. 4. Promover mecanismos apropiados (por ej. reuniones anuales, visitas de campo) para un proceso conjunto de seguimiento y evaluación, en el cual participan el director, el facilitador y los coordinadores. El uso de una herramienta de seguimiento ha de tener las siguientes características: Fácil de Utilizar (para mi y para mi equipo de trabajo) Útil (para mí y para mi equipo de trabajo) Barata (en dinero y en tiempo) (Figura 6) Formato de herramienta de control de la etapa del Seiri (Figura 6) Formato de herramienta de control de la etapa del Seiri

9 Un ejemplo típico de herramienta sería el uso de una tabla, por ejemplo: Detalle por tarea Tarea Horas Previstas (Plan) Horas Reales (Seguimiento) Diferencia Seleccionar elementos innecesarios del laboratorio de Mecánica 30 h 20 h 10 h Informe Resumen: Tarea/Proyecto Fecha Horas Previsto Alcance Previsto Horas Reales Alcance Real Diferencias Alcance Diferencias Tiempo Implementación de la etapa del Seiri en laboratorio de Eléctrica 25 Octubre % 70 85% Falta el 15% (debería estar acabado) Llevo 20 horas más de lo previsto En la etapa de verificación o seguimiento se comprueba sí el trabajo se esta llevando a cabo conforme a lo planificado. En definitiva, se trata de comprobar los resultados y ver si las cosas han ido bien. La comprobación del trabajo y de los procesos se debe realizar de dos formas: Observar en el lugar de trabajo que efectivamente todo funciona conforme a instrucciones y normas, y los procesos funcionan con los factores clave bajo control Verificar a través de resultados, es decir, examinar los resultados de trabajo.

10 Ishikawa (1994) señala la importancia del control en esta etapa, pero es importante distinguir entre controlar través de algo y controlar ese algo. Se trata de controlar los procesos y actividades de la implementación de la metodología de las 5 S. Se observan los resultados, introduciendo la información obtenida en el proceso, descubriendo las anomalías, detectadas en las revisiones que se realizan físicamente de los laboratorios especializados, las revisiones son elaborados por los técnicos de forma aleatoria y sin aviso para las áreas evaluadas con el fin de obtener evaluaciones más reales y en momentos de servicio, resaltando los aspectos a mejorar respecto a la etapa que se esta verificando del área. Los elementos que se pueden verificar en esta etapa no están restringidos a la calidad. También se puede incluir los costos unitarios, el volumen de producción, el volumen de ventas y otros elementos. Pasado un periodo de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora. Además de monitorear la Implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las conclusiones. Ishikawa, uno de los máximos expertos japoneses en calidad, afirmo que la esencia de la Calidad Total reside en la aplicación repetida del proceso PDCA hasta la consecución del objetivo (Galgano, 1995). Para él, el ciclo PDCA, al que denominó ciclo de control se compone de cuatro grandes etapas, y su implantación supone la realización de seis pasos que se van repitiendo sucesivamente una vez finalizados

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