Vicerrectoría de Investigación Sistema de Información Hermes PRESENTACIÓN DE LOS MÓDULOS EN EL SISTEMA HERMES EN RELACIÓN CON LOS PROCESOS

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1 Vicerrectoría de Investigación Sistema de Información Hermes PRESENTACIÓN DE LOS MÓDULOS EN EL SISTEMA HERMES EN RELACIÓN CON LOS PROCESOS Mayo de 2015

2 Adoptado en el 2007 como sistema para la recopilación de información sobre las actividades de investigación Resolución 013 de 2007 de la Vicerrectoría de Investigación, modificada con la resolución 09 de Automatiza procesos de: INVESTIGACIÓN LABORATORIOS Y EXTENSIÓN Sistema dinámico de mejoramiento continuo A través de módulos y servicio para: Articula con. sistemas Mejorar la gestión y facilitar la información

3 INGRESO DE USUARIOS AL SISTEMA LDAP (Sistema de autenticación de la Universidad A través de roles: protocolo de roles establecido:. Docentes, personal administrativo, contratistas y estudiantes

4 ESQUEMA DE SERVICIOS SISTEMA HERMES Estandariza y articula procesos a nivel nacional. Facilita los tramites en línea. Permite control y seguimiento. Consulta en línea de procesos. Genera alertas automáticas. Generación de documentos en línea Documentación soportada en el sistema. Procesos de evaluación de proyectos en línea Facilita búsqueda de información SIUN IMPACTOS

5 Vicerrectoría de Investigación Sistema de Información Hermes LABORATORIOS 11 de mayo de 2015

6 AUTOMATIZACIÓN MACROPROCESO DE GESTIÓN DE LABORATORIOS A TRAVÉS DEL SISTEMA HERMES Formular políticas, reglamentación, planes, programas y proyectos estratégicos del sistema de laboratorios Los programas y planes se soportan con la información que contiene el sistema Hermes. Gestión de información de laboratorios. Creación de laboratorios Realizar seguimiento, medición, análisis y evaluación del Sistema de laboratorios Gestión de infraestructura fisca: Información de laboratorios (recurso humano, infraestructura, gestión, actividades, ensayos) Administración de laboratorios (acreditación, certificación, habilitación) Administración de equipos de laboratorios (hoja de vida, actividades de mantenimiento)

7 AUTOMATIZACIÓN MACROPROCESO DE GESTIÓN DE LABORATORIOS A TRAVÉS DEL SISTEMA HERMES Realizar seguimiento, medición, análisis y evaluación del Sistema de laboratorios Tramite de solicitudes de laboratorios ante la DNL, DLS o coordinaciones de laboratorio. Prestación de servicios de laboratorios (información de ensayos en actividades de investigación y extensión) Costeo para los servicios de laboratorios Mejorar el Sistema de laboratorios Mejoramiento continuo de la plataforma y de los procesos asociados. Planes de mantenimiento Aseguramiento, acreditación Módulo mejoras para prestación del servicio MEJORAMIENTO CONTINUO

8 LABORATORIOS Información de los laboratorios Administración de laboratorios Administración de equipos Mantenimiento de equipos Evaluación de proveedores Costos de servicios Búsqueda y consulta externa de laboratorios Facultad Sede Nacional VENTAJAS Facilita el acceso a información de laboratorios. Unifica procesos de administración de laboratorios. Facilita la consulta y seguimiento sobre la información de los equipos. Permite obtener información acerca del mantenimiento de equipos. Permite obtener información sobre proveedores para medición de la calidad y el servicio en línea, de manera automática. (implementación) Permite obtener información sobre los servicios de laboratorios y laboratorios a usuarios externos. A disposición de la comunidad desde junio de 2013, con un 85% de avance

9 Vicerrectoría de Investigación Sistema de Información Hermes MACROPROCESO MISIONAL DE INVESTIGACIÓN Mayo de 2015

10 AUTOMATIZACIÓN MACROPROCESO DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN ARTISTICA A TRAVÉS DEL SISTEMA HERMES Formular políticas, reglamentación, planes, programas y proyectos estratégicos del Sistema de Investigación, así como el plan de acción para el Sistema de Investigación Los programas y planes se desarrollan e implementan a través del sistema, a través de módulos que permiten evidenciar el cumplimiento del plan de acción. Módulos implementados que permiten implementar los planes y programas (proyectos, avales, seguimiento) Divulgar las actividades y resultados del sistema de investigación. Convocatorias internas de proyectos. Convocatorias internas de eventos y movilidades Buscadores del sistema HERMES. Resultados y productos de investigación. Funcionalidad de envío de correos masivos con información y boletín UN Investiga

11 AUTOMATIZACIÓN MACROPROCESO DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN ARTISTICA A TRAVÉS DEL SISTEMA HERMES Realizar seguimiento, medición, análisis y evaluación del Sistema de Investigación Módulo de seguimiento a proyectos de investigación. Módulo de jóvenes investigadores. Módulo de biodiversidad, seguimiento a colecciones y recolección especímenes. Informes de investigación de proyectos. Reportes generados en el sistema como soporte a la gestión Mejorar el Sistema de Investigación Mejoramiento continuo de la plataforma y de los procesos asociados. Planes de mejoramiento. Módulo mejoras para prestación del servicio MEJORAMIENTO CONTINUO

12 Vicerrectoría de Investigación Sistema de Información Hermes PROYECTOS DE CONVOCATORIAS INTERNAS Mayo de 2015

13 FASES DE LAS PROPUESTAS Y/ PROYECTOS Cierre de convocatoria Fin de la verificación de requisitos Fin de la evaluación de los proyectos Activación y seguimiento Apertura de la convocatoria: Configuración de la convocatoria en el sistema Hermes según términos de referencia y las fechas establecidas Postulación: Registro de proyectos en formato establecido según configuración de la convocatoria. Nota: Las propuestas se reciben únicamente en el sistema. Asignación de proyectos a roles en el sistema para verificación de requisitos. Revisión de requisitos: Verificar requisitos directamente en el sistema, según términos de referencia. Nota: El docente consulta en línea la verificación de requisitos que realizaron a su proyecto. Asignación de proyectos a personas que en el sistema realizarán la evaluación de la propuesta. Asignación de evaluadores que realizan evaluación directa en el sistema Evaluación de la propuesta según términos de referencia. Activación: Generación automática y aceptación por parte del docente del acta de inicio. Nota: El docente consulta en línea los resultados de la evaluación de la propuesta. Seguimiento: Realizar y tramitar solicitudes de proyecto (Cambios de rubro, Prórrogas, Cambios de contenido, suspensión, cancelación) con generación de cartas de manera automática. Entrega y revisión de informes parciales y finales de proyecto. Seguimiento financiero: Descarga de documento de ejecución financiera. Finalización: Acta de finalización FORMULACIÓN: REGISTRO DE PROYECTOS VERIFICACIÓN DE REQUISITOS EVALUACIÓN Y ACTIVACIÓN SEGUIMIENTO DE PROYECTOS ALERTAS GENERADAS AL CORREO ELECTRÓNICO GENERACIÓN DE REPORTES DE LOS PROYECTOS

14 ESTADO DE PROYECTOS Cierre de convocatoria Fin de la verificación de requisitos Fin de la evaluación de los proyectos No cumplió requisitos Finalizado Propuesto Aprobado Activo Suspendido Ingresando Elegible Cancelado Borrado Rechazado Registro de Proyectos Verificación de Requisitos Evaluación de la Propuesta Seguimiento de Proyectos Si el proyecto se finaliza edición cambia a propuesto Si el proyecto se revisado, cambia a elegible o no cumplió Si el proyecto es evaluado el coordinador cambia aprobado Si el acta de inicio es aprobada por el docente cambia a activo

15 Vicerrectoría de Investigación Sistema de Información Hermes PROYECTOS DE FINANCIACIÓN EXTERNA 11 de mayo de 2015

16 PROCESO TRAZABILIDAD DE PROYECTOS EXTERNOS Formulación Formalización Seguimiento Finalización Registro de proyectos: Investigación Regalías Laboratorios Solicitud y tramite de aval institucional Información especifica Adjuntar documentos Alertas de tramite Tramite de facultad Tramite de dirección Legalización e información del convenio o contrato, compromisos. Generación ficha QUIPU Generación de acta de compromiso Seguimiento a ejecución técnica y financiera. Registro de informes y solicitudes. Acompañamiento y alertas programadas Entrega de productos académicos. Generación de cartas de aval Consultas Trazabilidad Reportes Septiembre de 2015 Septiembre de

17 FORMULACIÓN PROYECTOS EXTERNOS REGISTRO UNIFICADO DE PROYECTO Información académica administrativa Información financiera Investigación Regalías CT+I Fortalecimiento de laboratorios Facilita el registro de proyectos y guía al usuario VENTAJAS Articulación con SARA Articulación con SIA. Cálculo de tiempo de dedicación de docente. Vincular equipo de trabajo (docentes, estudiantes y administrativos). Esquema de rubros para fuentes internas y externas, teniendo en cuenta el macroproceso de gestión administrativa y financiera. Calcula el valor total de la fuente de financiación. Calcula y reporta el valor total del proyecto (sumatorias). Link con normatividad asociada. A disposición de la comunidad desde enero de 2014, con un 95% de avance

18 GESTIÓN DE AVALES INSTITUCIONALES - PROYECTOS EXTERNOS MÓDULO DE AVALES: Información especifica Resumen información financiera Adjuntar archivos Proyectos de Investigación Proyectos de Regalías CT+I Proyectos de jornada docente Movilidades / Eventos Contrapartidas de proyectos externos VENTAJAS Estandariza formulario del aval para cada tipo. Facilita el registro de solicitud y la consulta en línea del estado. Facilita y agiliza los tiempos de los tramites en línea. Permite y facilita revisión en línea, devolver y aprobar. Genera alertas automáticas al correo electrónico de los involucrados en cada proceso. (registro y aprobación) Genera las cartas de aval de manera automática con la información registrada. El docente descarga el aval directamente en el sistema. Genera reportes automáticamente sobre avales tramitados lo que permite obtener información de avales tramitados por la facultad y sede. Documentación soportada en el sistema. A disposición de la comunidad desde marzo de 2015 con un 95% de avance

19 LEGALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO PROYECTOS EXTERNOS Proyecto aprobado. Contrato o convenio, actos administrativos, fechas y vigencia. Cláusulas especificas del convenio o contrato. Información financiera (vigencias, desembolsos). Entidades relacionadas. Generación actas de compromiso Alertas sobre compromisos e informes. Registro de informes de avance, registro de seguimiento, solicitudes Investigación Regalías CT+I Fortalecimiento de laboratorios VENTAJAS Trazabilidad de proyectos de financiación externa. Permite y facilita revisión en línea de información de convenios o contratos de proyectos. Generación automática de reportes sobre proyectos aprobados. Documentación soportada en el sistema. Facilita seguimiento a las facultades y sedes de los proyectos. Facilita generación de indicadores. Articulación con QUIPU para registros de ejecución. Genera alertas automáticas a los correos de los involucrados en cada proceso. (compromisos y fechas). En etapa de desarrollo, con un 70% de avance

20 Vicerrectoría de Investigación Sistema de Información Hermes ACTIVIDADES RELACIONADAS CON INVESTIGACIÓN Mayo de 2015

21 GRUPOS DE INVESTIGACIÓN Información del grupo de Investigación. Información participantes. Solicitud de aval Scienti. Búsqueda y consulta externa de los grupos de investigación Facultad Sede Nacional VENTAJAS Registro único en la Universidad para los grupos de investigación avalados. Permite obtener una página del grupo a disposición de los usuarios en el sistema Hermes. Facilita la consulta de grupos de investigación. Permite y facilita el tramite de solicitud de aval directamente en el sistema. Articulación con convocatorias. A disposición de la comunidad en 2012, con un 70% de avance. Se están haciendo ajustes y fortalecer el módulo

22 BIODIVERSIDAD Formularios y proyectos marco de recolección. Formulario para el registro de las colecciones UNSIB. Página web de la información de colecciones biológicas, para el buscador UNSIB. Formulario para acceso a recursos genético. Realizar y tramitar solicitudes de movilización de especímenes. VENTAJAS Revisión en línea de solicitudes y emisión automática de certificado de movilización. Vinculación de proyectos a permiso marco, para estadísticas y para la ANLA (Autoridad Nacional de Licencias Ambientales). Registro unificada de información de colecciones de acuerdo a la información del Instituto Humbolt. Generación de página web y búsqueda de colecciones a usuarios externos e internos. A disposición de la comunidad en octubre de 2013, con un 95% de avance

23 HOJA DE VIDA DOCENTE Información hoja de vida docente (información personas, áreas de interés, áreas de investigación, publicaciones, asignaturas, proyectos registrados en el sistema, eventos, enlaces) Generación de visualización para la página web de la información de la hoja de vida docente (investigadores), para articulación con buscadores SIUN Sistema Hermes VENTAJAS Unificación de hoja de vida docente Articulación con los proyectos registrados en el sistema Hermes. Permite tener una página web de investigador para búsqueda por usuarios. Alineación de actividades de investigación con información docente. Se está trabajando unificación con el sistema SARA (Talento Humano) A disposición de la comunidad en septiembre de 2014, con un 80% de avance

24 JÓVENES INVESTIGADORES Formularios para registro de jóvenes Vinculación de revisión de requisitos y aprobación Actas de inicio. Opción para registro de informes de avance por parte de los jóvenes investigadores con revisión por parte del docente. convocatorias 617 de 2013 Convocatoria 645 de 2014 Seguimiento a los informes de los jóvenes investigadores Trazabilidad del proyecto. Seguimiento a las actividades del joven y solicitudes Tramites de prórrogas, cambios de tutor o joven. Alertas sobre tramites realizados. Información completa de actas, informes, contratos, productos. VENTAJAS A disposición de la comunidad en marzo de 2014, con un 95% de avance

25 Vicerrectoría de Investigación Sistema de Información Hermes BUSCADOR Y PORTAFOLIO DE LAS CAPACIDADES DE INVESTIGACIÓN Mayo de 2015

26 BUSQUEDA Y PORTAFOLIO DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN Y LABORATORIOS Proyectos de investigación Investigadores Hoja de vida docente Grupos de Investigación Laboratorios Colecciones biológicas Generación de las paginas y PDF como resultados VENTAJAS Facilita la búsqueda de información de investigación y laboratorios. Se habilita por sede, facultad y por palabras clave. Se genera documento en PDF en forma de portafolio que el usuario puede guardar y compartir. Genera estadísticas de consulta de buscadores.

27 MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SISTEMA

28 MEJORAS REGISTRADAS POR LOS USUARIOS Atención a solicitudes Recibo de solicitudes telefónica y correo Respuesta e inclusión de procesos de mejora Registro y seguimiento a respuestas Registro de mejora Diligenciar formulario Respuesta con la mejora implementada Análisis y asignación MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SISTEMA

29

30 Vicerrectoría de Investigación Sistema de Información Hermes INDICADORES GENERADOS Mayo de 2015

31 INDICADORES DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN Grupos de Investigación Investigadores Cantidad de grupos de investigación por sedes y facultades. Cantidad de grupos avalados por la Universidad. Cantidad de grupos por líneas de investigación. Cantidad de docentes por facultad y sede. Cantidad de docentes vinculados a proyectos. Cantidad de docentes vinculados a grupos de investigación. GENERACIÓN DE REPORTES E INFORMACIÓN BUSCADOR

32 INDICADORES DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN Convocatorias internas Proyectos de investigación y avales Estudiantes beneficiados. Docentes visitantes apoyados en la convocatoria. Movilidades realizadas por docentes y estudiantes. Eventos de investigación apoyados. Escuelas internacionales aprobadas. Valores apoyados en convocatorias internas. Productos asociados a convocatorias internas Cantidad de proyectos de investigación financiados tanto interna como externamente. Valores aprobados a proyectos. Número de avales aprobados para postulación a entidades o convocatorias externas. Aportes en especie y efectivo de la UN. Número de proyectos de jornada docente.

33 INDICADORES DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN Y LABORATORIOS Colecciones Biológicas Laboratorios Colecciones registradas. Estado de las colecciones. biológicas Registro en el Instituto Humboldt. Proyectos adscritos a permiso marco. Laboratorios por sede y facultad. Laboratorios por dedicación. Laboratorios acreditados. Laboratorios interfacultades. Laboratorios con plan de mantenimiento. Equipos adscritos a laboratorios Equipos con plan de mantenimiento.

34 VISUALIZACIÓN DE INDICADORES DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN Y LABORATORIOS REPORTES GENERADOS EN PDF REPORTES GENERADOS EN GRÁFICAS

35 VISUALIZACIÓN DE INDICADORES DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN Y LABORATORIOS REPORTES EN EXCEL CON OPCIONES REPORTES GENERADOS EN EXCEL CON ROLES

36 MUCHAS GRACIAS

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