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1 Go4EMAS Methodology Metodología Go4EMAS Marzo 2013 Marzo 2013 Página 1 de 190

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN OBJETO ESTRUCTURA DEFINICIONES ACRÓNIMOS METODOLOGÍA Go4EMAS COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN FICHA 0.- COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN NIVEL 1.- PLANIFICACIÓN FICHA POLÍTICA AMBIENTAL FICHA ASPECTOS AMBIENTALES FICHA REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS FICHA PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL NIVEL 2.- IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN FICHA RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FICHA COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA FICHA 2.3- COMUNICACIÓN FICHA DOCUMENTACIÓN FICHA CONTROL OPERACIONAL FICHA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS NIVEL 3.- VERIFICACIÓN FICHA SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN FICHA EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL FICHA NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA FICHA AUDITORIA INTERNA NIVEL 4.- REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN FICHA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN REGISTRO EMAS Página 2 de 190

3 FICHA 5.- REGISTRO EMAS ANEXOS LISTADO DE ASPECTOS AMBIENTALES FICHA DE ASPECTO AMBIENTAL LISTADO DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL FICHA DE PUESTO DE TRABAJO CURRICULUM VITAE LISTADO DE DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN AMBIENTAL PARTE DE NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA INFORME DE AUDITORIA INTERNA ACTA DE REVISIÓN DEL SGA POR LA DIRECCIÓN ÍNDICE DECLARACIÓN AMBIENTAL REFERENCIAS Página 3 de 190

4 1. INTRODUCCIÓN Go4EMAS Boosting the Eco-Management and Audit Scheme (EMAS) in European SMEs through the Enterprise Europe Network es un proyecto cofinanciado por la Comisión Europea en el marco del Programa Marco para la Competitividad y la Innovación 1 (CIP, en sus siglas en inglés). El objetivo principal del proyecto es facilitar la implantación de los Sistemas de Gestión Ambiental (en adelante, SGA) de acuerdo al Reglamento EMAS 2 entre las pymes de los sectores metal-mecánico (CNAE 24 Y 25), tratamiento superficial (CNAE 25.6) y fabricación de componentes eléctricos y electrónicos (CNAE 26 y 27). Para lograr este objetivo, Go4EMAS se apoya en el Programa de Asistencia para el cumplimiento de la normativa ambiental en pymes 3 (ECAP, en sus siglas en inglés), cuyo objetivo es ayudar a las pymes a superar la gran variedad de obstáculos a los que se enfrentan para cumplir con la legislación ambiental. En este sentido, a través de los servicios ofrecidos por la Enterprise Europe Network 4 (red EEN), Go4EMAS trata de desarrollar SGA accesibles a las pymes con el objeto de ayudarlas a integrar las consideraciones ambientales en el conjunto de actividades y avanzar sistemáticamente hacia modelos de producción más sostenibles. Concretamente, los objetivos específicos del proyecto son: Establecer alianzas y acuerdos estratégicos en el ámbito de los SGA entre los miembros de la Red EEN, proveedores de servicios amentales (ESP, en sus sigas en inglés), pymes y otras partes interesadas. Identificar las necesidades específicas y las barreras con las que se encuentran las pymes para implantar los SGA. Desarrollar e implementar una metodología accesible y coherente a las particularidades de las pymes de los sectores objeto de estudio para implantar el Reglamento EMAS. Promover y difundir los beneficios de la aplicación del Reglamento EMAS a través de actividades de comunicación y difusión. El consorcio del proyecto ha reunido a 7 socios de 6 países diferentes (España, Italia, Alemania, Polonia, Bulgaria y Reino Unido) con el fin de intercambiar experiencias y conocimientos en el ámbito de los SGA Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de noviembre de 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales (EMAS) Página 4 de 190

5 Coordinador ESPAÑA ALEMANIA ITALIA POLONIA BULGARIA REINO UNIDO Figura 1.- Consorcio del proyecto Go4EMAS Las actividades que se han ejecutado para el cumplimiento de los objetivos del proyecto han sido distribuidas tal y como se muestra en la siguiente figura: Gestión y coordinación Identificación Agentes Claves Análisis Interregional Diseño de la Metodología Go4EMAS Implantación de la Metodología Go4EMAS (talleres) Comunicación Figura 2.- Principales actividades del proyecto Go4EMAS 1. Identificación de los agentes clave para apoyar la implantación de los SGA. 2. Análisis de las necesidades y particularidades de las pymes de los sectores metalmecánico, tratamiento superficial y fabricación de componentes eléctricos y electrónicos. 3. Diseño de una metodología accesible y coherente a las necesidades y particularidades de las pymes de los sectores objeto de estudio para implantar SGA de acuerdo al Reglamento EMAS. Página 5 de 190

6 4. Implantación de la metodología a través de talleres de capacitación con objeto de capacitar a las PYMES, ESP y miembros de la red EEN en el Reglamento EMAS e implantar SGA de una manera estructurada y fundamentada. Página 6 de 190

7 2. OBJETO La metodología Go4EMAS tiene por objeto ayudar a las PYMES de los sectores metalmecánico, tratamiento superficial y fabricación de componentes eléctricos y electrónicos a abordar buenas prácticas de gestión ambiental en 4 pasos acorde con el Reglamento EMAS. El diseño y desarrollo de esta metodología se ha basado en el estudio y análisis de las necesidades y particularidades de las pymes de los sectores objeto de estudio en las regiones participantes, así como en otros modelos existentes (metodología e+5, modelo Acorn y EMAS easy) y estándares de referencia (ISO 14001, Reglamento EMAS y BS 8555). Es importante mencionar que la bondad de las instrucciones consideradas en esta metodología para una pyme determinada, dependerá, entre otros, de factores como el tamaño de las organizaciones, la naturaleza de sus impactos ambientales, el grado de madurez o de implantación del SGA, los requisitos de los Verificadores Ambientales en cada país,... En este sentido, se hace un llamamiento a cada pyme para que valore la viabilidad y conveniencia de adoptar una determinada práctica descrita en el presente documento, así como la manera de llevarla a cabo. Página 7 de 190

8 3. ESTRUCTURA Tal y como se muestra en la siguiente figura, a partir de las exigencias establecidas en el Reglamento EMAS y teniendo en cuenta las necesidades y particularidades de las de las pymes de los sectores objeto de estudio, los socios del proyecto han desarrollado la presente metodología para implantar un SGA en 4 pasos. Por ello, la metodología Go4EMAS se ha estructurado en 4 niveles y cada uno de estos niveles contiene las Fichas necesarias para dar respuesta a las exigencias correspondientes del Reglamento EMAS. NIVEL 1 Política Ambiental Aspectos Ambientales Requisitos Legales Registro EMAS Programa de Gestión Ambiental NIVEL Verificación (V) Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Competencia, formación y toma de conciencia Revisión por Dirección (A) 2 Implementación y Operación (H) Comunicación Documentación 1 Control Operacional Preparación y respuesta ante emergencias Planificación ó n Planificaci (P) ó n NIVEL 3 Seguimiento y Medición Compromiso Ambiental Evaluación del cumplimiento legal No conformidad, acción correctiva y preventiva Auditoria Interna NIVEL 4 Revisión por la Dirección Figura 3.- Estructura de la Metodología Go4EMAS Las instrucciones contenidas en cada una estas Fichas se han ordenado y expuesto siguiendo la estructura del Reglamento EMAS (concretamente del anexo II) y de la manera más general posible, con objeto de facilitar la comprensión y entendimiento a las pymes usuarias, así como facilitar su implementación. Para cada uno de los requisitos contenidos en los 4 niveles anteriores se han definido los aspectos relacionados en la siguiente tabla: Página 8 de 190

9 TÍTULO DEL NIVEL TÍTULO DE LA ETAPA DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Introducción: Breve descripción del requisito del Reglamento EMAS. QUÉ EXIGE? Requisitos: Artículo (s) del Reglamento EMAS al que se le da respuesta. PARA QUÉ? Objetivos: Qué es lo que se persigue con la aplicación del requisito del Reglamento EMAS POR QUÉ? Justificación: Acciones: Antecedentes que justifican la necesidad de implantar el requisito del Reglamento EMAS. CÓMO SE APLICA? Descripción de cada una de las actividades o acciones necesarias para dar cumplimiento al requisito del Reglamento EMAS. Incluye instrucciones, recomendaciones, ejemplos prácticos y, en algunos casos, modelos de referencia (formatos), etc. QUIÉN LO APLICA? Responsable: Responsable (s) de ejecución del requisito del Reglamento EMAS. CUÁNDO? Calendario: Momento en el que se recomienda implantar el requisito del Reglamento EMAS QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS Documentación: Qué documentos y/o registros son necesarios desarrollar para dar cumplimiento al requisito del Reglamento EMAS. DIAGRAMA DE FLUJO Representación gráfica de la secuencia de actividades o acciones definidas para dar cumplimiento al requisito del Reglamento EMAS. RESULTADOS Evidencias: Qué actividades o acciones se deben documentar para evidenciar el cumplimiento del requisito del Reglamento EMAS. REFERENCIAS Referencias bibliográficas. Figura 4.- Contenido de cada una de las Fichas que componen la Metodología Go4EMAS Página 9 de 190

10 En algunos casos, se ha recurrido a ejemplos claros e ilustrativos, a fin de facilitar al usuario el entendimiento y comprensión del alcance de cada una de las exigencias del Reglamento EMAS. Así mismo, esta Metodología cuenta con otras dos herramientas de apoyo que facilitan aún más la implantación de los SGA: 1. Una aplicación informática (software) que proporcionará el soporte lógico a la metodología y reducirá la carga burocrática que lleva asociado todo el proceso de implantación de los SGA Guías Sectoriales que contienen ejemplos de pautas de control operacional (también conocidas como buenas prácticas ambientales) orientadas a prevenir, controlar y/o minimizar los principales aspectos ambientales derivados de las actividades, productos y/o servicios de los sectores de estudio. Página 10 de 190

11 4. DEFINICIONES Sistema de Gestión: es un grupo de elementos interrelacionados usados para establecer la política y los objetivos y para cumplir estos objetivos. Un sistema de gestión incluye la estructura de la organización, la planificación de actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos. Sistema de Gestión Ambiental: la parte del sistema general de gestión que incluye la estructura organizativa, las actividades de planificación, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, aplicar, alcanzar, revisar y mantener la política medioambiental y gestionar los aspectos medioambientales. Política medioambiental: las intenciones y la dirección generales de una organización respecto de su comportamiento medioambiental, expuestas oficialmente por sus cuadros directivos, incluidos el cumplimiento de todos los requisitos legales aplicables en materia de medio ambiente y también el compromiso de mejorar de manera continua el comportamiento medioambiental. Establece un marco para la actuación y la fijación de objetivos y metas medioambientales. Prevención de la contaminación: utilización de procesos, prácticas, técnicas, materiales, productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en combinación) la generación, emisión o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales adversos. La prevención de la contaminación puede incluir reducción o eliminación en la fuente, cambios en el proceso, producto o servicio, uso eficiente de recursos, sustitución de materiales o energía, reutilización, recuperación, reciclaje, aprovechamiento y tratamiento. Parte interesada: persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño ambiental de una organización. Centro: un lugar geográfico determinado, bajo el control de gestión de una organización, que abarque actividades, productos y servicios, incluidos todos los equipos, materiales e infraestructuras. El centro será la entidad más pequeña cuyo registro se acepte. Organización: la compañía, sociedad, firma, empresa, autoridad o institución, situada dentro o fuera de la Comunidad, o parte o combinación de ellas, tenga o no personalidad jurídica, sea pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración. Agrupación: un grupo de organizaciones independientes relacionadas entre sí por lazos de proximidad geográfica o de actividad empresarial que aplican de forma conjunta el sistema de gestión medioambiental. Organizaciones pequeñas: o Microempresas, pequeñas y medianas empresas, según la definición de la Recomendación 2003/361/CE de la Comisión, de 6 de mayo de 2003, sobre la definición de microempresas, pequeñas y medianas empresas(1) o o Autoridades Públicas que administran una población inferior a habitantes u otras autoridades públicas que ocupan a menos de 250 personas y cuyo Página 11 de 190

12 presupuesto anual no excede de 50 millones EUR, o cuyo balance general anual no excede de 43 millones EUR, incluidos: el Gobierno o cualquier administración pública u órgano público consultivo a nivel nacional, regional o local, las personas físicas o jurídicas que desempeñan funciones administrativas públicas con arreglo a la legislación nacional, incluidos los deberes, actividades o servicios específicos relacionados con el medioambiente, y otras personas físicas o jurídicas que asumen responsabilidades o funciones públicas, o prestan servicios públicos en relación con el medio ambiente, bajo el control de alguno de los organismos o personas a que se refiere la letra b). Análisis medioambiental: el análisis global preliminar de los aspectos medioambientales, los impactos ambientales y los comportamientos medioambientales relacionados con las actividades, productos y servicios de una organización. Aspecto medioambiental: un elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que tiene o puede tener un impacto en el medio ambiente. Aspecto medioambiental directo: un aspecto medioambiental asociado a las actividades, productos y servicios de la organización misma sobre los cuales esta ejerce un control directo de gestión. Aspecto medioambiental indirecto: un aspecto medioambiental que puede ser el resultado de la interacción entre una organización y terceros y en el cual pueda influir en un grado razonable esa organización. Aspecto medioambiental significativo: un aspecto medioambiental que tiene o puede tener un impacto ambiental significativo. Impacto Ambiental: cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, que se derive total o parcialmente de las actividades, productos o servicios de una organización. Desempeño Ambiental: resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus aspectos ambientales. Los resultados se pueden medir respecto a la política ambiental, los objetivos ambientales y las metas ambientales de la organización y otros requisitos de desempeño ambiental. Evaluación del Desempeño Ambiental: proceso para facilitar las decisiones de gestión relativos al comportamiento medioambiental de una organización mediante la selección de indicadores, recopilación y análisis de datos, evaluación de la información respecto a los criterios de desempeño ambiental, informar y comunicar, y la revisión periódica y la mejora de este proceso. Indicador de comportamiento medioambiental: una expresión específica que permite medir el comportamiento medioambiental de una organización. Indicador de desempeño ambiental (EPI): expresión específica que proporciona información sobre el desempeño ambiental de una organización. Mejora continua: proceso recurrente de optimización del sistema de gestión ambiental para lograr mejoras en el desempeño ambiental global de forma coherente con la política ambiental de la organización. Página 12 de 190

13 Mejores prácticas de gestión medioambiental: la manera más eficaz de aplicar los sistemas de gestión medioambiental por parte de las organizaciones en un sector pertinente y que pueda dar como resultado el mejor comportamiento medioambiental en unas condiciones económicas y técnicas dadas. Programa medioambiental: la descripción de las medidas, responsabilidades y medios adoptados o previstos para lograr los objetivos y metas medioambientales y los plazos para alcanzarlos. Objetivo medioambiental: fin medioambiental de carácter general, que tiene su origen en la política medioambiental, cuya realización se propone una organización y que, en la medida de lo posible, está cuantificado. Meta medioambiental: exigencia de comportamiento detallada, derivada de los objetivos medioambientales, aplicable ala organización o a una parte de la misma, y que es preciso establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos. Auditor: una persona o grupo de personas, perteneciente a una organización en sí, o una persona física o jurídica externa a la misma, que actúa en su nombre, que evalúa, en particular, el sistema de gestión medioambiental implantado y que determina la conformidad con la política y el programa medioambientales de la organización, lo cual incluye el cumplimiento de los requisitos legales aplicables relativos al medio ambiente. Auditoría medioambiental interna: una evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva del comportamiento medioambiental de la organización, del sistema de gestión y de los procedimientos destinados a proteger el medioambiente. No conformidad: incumplimiento de un requisito. Acción correctiva: acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada. Acción preventiva: acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial. Procedimiento: forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso. Los procedimientos pueden estar documentados o no. Documento: información y su medio de soporte (el medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestras patrón, o una combinación de éstos). Registro: documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. Declaración Ambiental: información completa que se ofrece al público y a otras partes interesadas sobre una organización en relación con: o su estructura y actividades; o su política medioambiental y su sistema de gestión medioambiental; o sus aspectos medioambientales y su impacto ambiental; o su programa, objetivos y metas medioambientales; o su comportamiento medioambiental y el cumplimiento por su parte de las obligaciones legales aplicables en materia de medio ambiente. Declaración Ambiental actualizada: la información completa que se ofrece al público y a otras partes interesadas con actualizaciones de la última declaración medioambiental validada, únicamente por lo que se refiere al comportamiento medioambiental de una Página 13 de 190

14 organización y al cumplimiento por su parte de las obligaciones legales aplicables en materia demedio ambiente. Validación: la confirmación por parte del verificador medioambiental que ha realizado la verificación de que la información y los datos que figuran en la declaración medioambiental y en la declaración medioambiental actualizada de una organización son fiables, convincentes y correctos y cumplen los requisitos del presente Reglamento. Verificación: el proceso de evaluación de la conformidad llevado a cabo por un verificador medioambiental para demostrar si el análisis medioambiental, la política medioambiental, el sistema de gestión medioambiental y la auditoría medioambiental interna de una organización y su aplicación se ajustan a los requisitos del presente Reglamento. Registro corporativo: el registro único de todos o algunos de los centros de una organización que tiene centros situados en uno o varios Estados miembros o en terceros países. Organismo de acreditación: un organismo de acreditación nacional designado de conformidad con el artículo 4 del Reglamento (CE) no 765/2008 que es responsable de la acreditación y supervisión de los verificadores medioambientales. Organismo de autorización: un organismo designado de conformidad con el artículo 5, apartado 2, del Reglamento (CE) no 765/2008 que es responsable de la concesión de autorizaciones a los verificadores medioambientales y de la supervisión de los mismos. Autoridades competentes en la aplicación de la legislación medioambiental: las autoridades competentes pertinentes designadas por los Estados miembros para detectar, prevenir e investigar infracciones de los requisitos legales aplicables en materia de medio ambiente y para, cuando sea necesario, hacerlos cumplir. Cumplimiento de la legislación: la plena aplicación de los requisitos legales aplicables, incluso en relación con las condiciones de las autorizaciones, en materia de medio ambiente. Verificador Ambiental: un organismo de evaluación de la conformidad, según la definición del Reglamento (CE) no 765/2008, así como cualquier asociación o agrupación de tales organismos, que haya obtenido una acreditación con arreglo al presente Reglamento, o cualquier persona física o jurídica, así como asociaciones o agrupaciones de tales personas, que hayan obtenido una autorización para llevar a cabo la verificación y la validación con arreglo al presente Reglamento. Cambios sustanciales: cualquier cambio en la operación, estructura, administración, procesos, actividades, productos o servicios de una organización que tiene o puede tener un impacto significativo sobre el sistema de gestión medioambiental de la organización, el medio ambiente o la salud humana. Página 14 de 190

15 5. ACRÓNIMOS Go4EMAS: Boosting the Eco-Management and Audit Scheme in European SMEs through the Enterprise Europe Network. EMAS: Sistema comunitario de gestión y auditorias medioambientales. ECAP: Programa de Asistencia para las pymes de cumplimiento de la normativa ambiental. CIP: Programa Marco para la Competitividad y la Innovación. EEN: Enterprise Europe Network. SGA: Sistema de Gestión Ambiental. PYMES: Pequeñas y Medianas Empresas. ONG: Organización No Gubernamental. NC: No conformidades. AC: Acciones correctivas. AP: Acciones preventivas. Página 15 de 190

16 6. METODOLOGÍA GO4EMAS 6.1. NIVEL 0.- COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN FICHA 0.- COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN NIVEL 0 ETAPA 0 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Los potenciales beneficios de un SGA depende en gran medida de la alta dirección (del más alto nivel de una organización), la que deberá manifestar y evidenciar el más profundo compromiso con la implementación del Sistema y la incorporación de sus requisitos como parte integral de la gestión diaria de la organización. El compromiso de la Dirección de la organización en el momento de implantar el SGA es básico y decisivo para el éxito o el fracaso del mismo. Por lo tanto, para que un SGA sea realmente efectivo, la alta dirección tendrá que liderar, motivar e involucrar a todos los niveles de una organización para alcanzar sus objetivos. Introducción: Este compromiso de la Dirección deberá ser real, no un mero trámite, lo que posibilitará que el SGA llegue a buen fin. Si la Dirección no transmite ilusión, optimismo, interés, entonces el SGA se quedará en un mero trámite burocrático. Lo mismo ocurre con los beneficios de implantar un SGA, que sus efectos positivos no se notan con inmediatez, con lo que se requiere un gran esfuerzo por parte de todos los miembros de la organización que, a veces, lo consideran como algo innecesario, lo cual hará que los deseos de que el Sistema funcione decaigan. Es, por tanto, compromiso de la Dirección el mantener una actitud y ejercer un liderazgo para que situaciones de desánimo, como las descritas, no ocurran. Para ello es imprescindible un compromiso probado, una implicación por parte de la Dirección, de forma que mantenga un ambiente de trabajo en el que el personal se vea involucrado en la consecución de los objetivos de la organización. QUÉ EXIGE? Requisitos: Secciones A.1, A.2 y A.4.1 del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Objetivos: Garantizar el éxito en el desarrollo e implementación del SGA, así como la mejora continua del comportamiento ambiental de la organización. POR QUÉ? Página 16 de 190

17 NIVEL 0 ETAPA 0 Justificación: COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN Para asegurarse del éxito y la continuidad, un paso previo en el establecimiento o mejora de un SGA implica obtener el compromiso de la alta dirección de la organización para mejorar la gestión ambiental de sus actividades, productos y servicios. El compromiso y liderazgo continuo de la alta dirección son decisivos. La identificación de los beneficios que el SGA puede proporcionar, así como los problemas que puede evitar, ayudan a asegurar el compromiso y el liderazgo de la alta dirección. CÓMO SE APLICA? El compromiso de la Dirección es liderar la organización, implicarse directamente en la implantación cumpliendo con sus responsabilidades en el seguimiento del SGA. Es responsabilidad de la Dirección transmitir un ambiente en el que todos los miembros se encuentren involucrados, debe saber transmitir la importancia del SGA no solo a las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella, sino también a las otras partes interesadas (clientes, proveedores, consumidores, etc.) y la importancia de lograr los objetivos fijados. Pero no nos debemos de conformar con un testimonio escrito de la alta dirección, sino que dicho compromiso deberá ser probado con acciones y para ello se le deberá exigir una serie de tareas que se exponen a continuación. El hecho de que la alta dirección no esté presente en las actividades diarias del SGA no significa que no esté comprometida, el compromiso quedará patente a través de actuaciones, tales como: Acciones: La definición y comunicación de la Política Ambiental. La participación en la planificación y seguimiento de los objetivos y metas ambientales, promoviendo un ambiente adecuado que propicie su cumplimiento. La asignación de los recursos necesarios para garantizar el establecimiento, implantación y mejora del SGA. La designación de uno o varios representantes de la Dirección quien, independientemente de otras responsabilidades, se asegure que el SGA funciona y que informe a la Dirección del desempeño y eficacia del SGA. La implicación directa en el proceso de revisión del SGA. La motivación del personal y la promoción de iniciativas que garanticen la mejora del comportamiento ambiental de la organización. Cualquier otra actividad que demuestre liderazgo con respecto al SGA. En definitiva, el objetivo no es otro que ganarse y asegurar el compromiso de la Dirección en el diseño, implantación y puesta en práctica del SGA. Para ello, es necesario que se lleven a cabo estas actividades en el marco del SGA: 1. Definición del alcance del SGA. Página 17 de 190

18 NIVEL 0 ETAPA 0 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN La alta dirección necesita definir el alcance del SGA de la organización, es decir, aclarar los límites de la organización a los cuales aplicará el SGA. Una vez definido el alcance del SGA, todas las actividades, productos y servicios de la organización que se encuentre dentro del alcance definido se deberán incluir en el SGA. A la hora de definir el alcance del SGA, una organización posee total libertad y flexibilidad para hacerlo, eligiendo implantar el SGA en toda la organización o en unidades operativas específicas de ésta siempre y cuando se mantenga la credibilidad del Sistema. Así pues, si una parte de la organización se excluye del alcance, se debe poder explicar esta exclusión, que en realidad sólo es coherente cuando se puede justificar que no se tiene ningún control o influencia sobre los aspectos ambientales asociados a dicha parte. Por lo tanto, el ámbito de la identificación y evaluación abarcará a todas las actividades, productos y servicios que: Se desarrollen dentro de las instalaciones de la organización. Se desarrollen en el lugar de la prestación del servicio o se gestionen desde las instalaciones de la organización, siendo estas actividades productivas o auxiliares y realizadas tanto por personal propio como subcontratado. En general, aunque depende de las particularidades de cada organización, se deberán identificar los aspectos ambientales de actividades, productos y/o servicios en: Centros de operación (para organizaciones de producción). Oficinas de obras (para organizaciones constructoras). Oficinas en el lugar de prestación del servicio (para organizaciones de servicios). 2. Asignación de recursos La alta dirección de una organización deberá determinar y poner a disposición los recursos necesarios para implantar, mantener y mejorar el SGA, tales como: Infraestructura. Sistemas de información. Formación. Tecnologías. Recursos financieros, humanos y otros específicos. En la asignación de los recursos, la Dirección considerará tanto las necesidades actuales como futuras de la organización. Página 18 de 190

19 NIVEL 0 ETAPA 0 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN Estos recursos y su asignación deberán revisarse periódicamente junto con la revisión del SGA para asegurarse de su adecuación, es decir, que se tienen en cuenta los cambios y/o los nuevos proyectos y operaciones. La base de los recursos y la estructura de una pequeña y mediana empresa (PyME) puede imponer algunas limitaciones para la implantación del SGA. Para superar estas limitaciones, una PyME podrá seguir estrategias cooperativas con: Clientes y/o proveedores más grandes para compartir tecnologías y conocimientos Otras PyMEs locales o que pertenezcan a la misma cadena de suministro para definir y tratar aspectos comunes, compartir experiencias, usar instalaciones conjuntamente, etc. Asociaciones, Cámaras de Comercio, etc. para formación y toma de conciencia. Universidades y Centros de Investigación para apoyar la innovación y las mejoras a la productividad. Así mismo, el éxito de la implantación y mantenimiento de un SGA depende en gran medida de cómo la alta dirección define y asigna las responsabilidades y autoridades dentro de la organización (véase la Ficha 2.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad ). 3. Inicio del proceso de mejora continua El principal objetivo de un SGA es la mejora continua del comportamiento ambiental de la organización, por lo que es aconsejable que buena parte de los esfuerzos y recursos proporcionados por la Dirección se dirijan a este objetivo. Así mismo, el hecho de iniciar cuanto antes el proceso de búsqueda de oportunidades de mejora puede aportar muchos beneficios para el SGA y para la organización. Por ello, en esta primera etapa de mejora continua, los esfuerzos deberán concentrase en la identificación de número de acciones que, a muy bajo coste, permitan corregir, de forma fácil y sencilla, las principales deficiencias detectadas, por ejemplo, durante la evaluación ambiental inicial, relacionadas con el SGA. Es por ello que la Dirección de la organización deberá desarrollar un primer programa para el inicio del proceso de mejora continua, definiendo las responsabilidades oportunas, promocionando las iniciativas de mejora y difundiendo sus resultados. El mejor programa es el que desarrolle la propia organización en base a las Página 19 de 190

20 NIVEL 0 ETAPA 0 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN necesidades específicas detectadas después de haber realizado, por ejemplo, la evaluación ambiental inicial. Una acción de mejora es toda acción destinada a cambiar la forma en que se está desarrollando un proceso, actividad o un comportamiento, por ejemplo: Estandarizar la forma de realizar las actividades (por ejemplo, elaborando procedimientos o instrucciones de trabajo). Mejorar la eficiencia en el uso de los recursos (por ejemplo, instalando dispositivos de ahorro de agua en cisternas y grifos) Sin embargo, la mejora continua va más allá, es un proceso estructurado en el que participan todas las partes interesadas de la organización con el objeto de disminuir o aumentar progresivamente (según proceda) los impactos ambientales, la competitividad, productividad y aumentando la eficiencia en el uso de los recursos, en el seno de un entorno cambiante. QUIÉN? Responsable: Calendario: Documentación: Dirección (o Equipo Directivo) de la organización. CUÁNDO? Al inicio del proceso de implantación del SGA. QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? El compromiso de la Dirección no suele plasmarse como tal en un documento independiente, sino que suele formar parte de otros documentos dentro del SGA, tales como: Política Ambiental. Programa de Gestión Ambiental. Acta de revisión del SGA por la Dirección. DIAGRAMA DE FLUJO Página 20 de 190

21 NIVEL 0 ETAPA 0 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN Definición del Alcance del SGA Asignación de recursos Inicio del proceso de Mejora Continua Política Ambiental Programa de Gestión Ambiental Revisión por la Dirección RESULTADOS Evidencias: Definición del alcance del SGA, por ejemplo, en el Manual de Gestión. Política Ambiental aprobada por la Dirección. Programa de Gestión Ambiental supervisado por la Dirección. Acta de revisión del SGA firmada (no obligatorio) por la Dirección. REFERENCIAS Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 21 de 190

22 6.2. NIVEL 1.- PLANIFICACIÓN FICHA POLÍTICA AMBIENTAL NIVEL 1 ETAPA 1.1. Introducción: PLANIFICACIÓN POLÍTICA AMBIENTAL DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? La Política Ambiental, tal y como se define en la norma ISO 14001, es una declaración por parte de la organización sobre sus intenciones y principios de acción acerca de su actuación medioambiental global, que le proporciona un marco general de actuación en el que se fundamentan sus objetivos y metas medioambientales. Por tanto, la Política Ambiental es el documento base para la implantación de cualquier SGA, donde se marcarán las directrices generales para la planificación del Sistema y orientará a toda la organización hacia la mejora del comportamiento ambiental y la prevención de la contaminación. QUÉ EXIGE? Requisitos: Sección A.2 del anexo II del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Objetivos: Delimitar el marco general y establecer las líneas generales de actuación de una organización en cuanto a la mejora de su comportamiento ambiental y prevención de la contaminación. Así mismo, asentar las bases sobre la que se establecerán los objetivos y metas ambientales de la organización. POR QUÉ? La Política Ambiental es núcleo central sobre el que se articulan todos los demás elementos necesarios para la implantación y mejora de cualquier SGA. Establece los principios de acción en cuanto al nivel de responsabilidad ambiental y el desempeño ambiental requerido por la organización. Justificación: Por una parte, deberá reflejar el compromiso de la Dirección para mejorar continuamente la gestión ambiental de las actividades, productos y servicios de su organización. Sin un compromiso firme de la Dirección las iniciativas ambientales (al igual que cualquier otro tipo de iniciativa) son proclives a perder fuerza y acaban desvaneciéndose, además, el compromiso de la Dirección facilita que el resto de personal de la organización se comprometa y se involucre con el SGA. Por otra parte, deberá ser apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios. Para ello, en aquellas organizaciones que no cuenten con un SGA y, por tanto, no conozcan su situación respecto al medio ambiente, se podrá llevar a cabo una evaluación ambiental inicial Página 22 de 190

23 NIVEL 1 ETAPA 1.1. PLANIFICACIÓN POLÍTICA AMBIENTAL para poder así establecer las bases del SGA. CÓMO SE APLICA? 1. Evaluación Ambiental Inicial Una organización que no cuente con un SGA debería evaluar su situación actual con relación al medio ambiente a través de una revisión ambiental inicial. Esta revisión no es un requisito ni de la norma ISO ni del Reglamento EMAS, si bien es una recomendación para que una organización conozca a priori cuáles son sus principales aspectos ambientales asociados a sus actividades, productos y servicios y así poder establecer las bases para comenzar con la implantación de un SGA. Las organizaciones que tienen un SGA no necesitan llevar a cabo una revisión ambiental, aunque les podría servir de ayuda para mejorar el SGA. Acciones: La evaluación preliminar deberá proporcionar el conocimiento de los efectos potencialmente significativos sobre el medio ambiente, lo que permitirá llevar a cabo una primera priorización de las acciones a realizar para mejorar el comportamiento y la gestión ambiental de la organización. El desarrollo de alguna de estas acciones prioritarias permitirá mejorar de manera rápida y sencilla el comportamiento ambiental de la organización sin esperar a conocer en detalle cuales son los aspectos más significativos de la organización. Esta revisión deberá abarcar, al menos, estas cuatro áreas fundamentales: 1. Identificación de los aspectos ambientales derivados de las condiciones de funcionamiento normal, anormal y/o de emergencia o accidente. 2. Identificación de los requisitos legales y otros requisitos a los que la organización se suscriba. 3. Examen de las prácticas y procedimientos de gestión ambiental existentes, incluidos los asociados con las actividades de compras y contratación. 4. Evaluación de situaciones de emergencia y accidentes previos. Como métodos para realizar esta revisión ambiental inicial podrían incluirse los siguientes: Entrevistas con el personal que trabaja para la organización o en nombre de ella para determinar el alcance de las actividades, productos y servicios. Recopilación de información relacionada con prácticas de gestión actuales, tales como: Página 23 de 190

24 NIVEL 1 ETAPA 1.1. PLANIFICACIÓN POLÍTICA AMBIENTAL Controles sobre la compra de sustancias peligrosas. Controles sobre los vertidos de aguas residuales. Almacenamiento y manipulación de productos químicos. Métodos para la disposición de residuos. Consumo de recursos (agua, electricidad, etc.). Etc. Utilización de listas de verificación, diagramas de flujo, inspecciones directas, resultados de auditorias previas,... Los resultados de la revisión ambiental inicial se podrán usar para ayudar a la organización no solo a desarrollar su Política Ambiental, sino también a establecer el alcance del SGA, definir los objetivos y metas ambientales y determinar la eficacia de su enfoque para continuar cumpliendo con los requisitos legales aplicables y otros requisitos a los que la organización se suscriba. Llegado a este punto, los resultados de esta revisión ambiental servirán de referencia para definir las bases sobre las que se asentará el SGA, en definitiva, se trata de definir, al menos, lo siguientes aspectos: Los límites de la organización a los cuales aplicará el SGA. Una vez definido ya el alcance del SGA, todas las actividades, productos y servicios que se encuentren dentro del alcance definido se deberán incluir en el SGA. Los principales requisitos legales que aplican a la organización, lo que proporcionará una primera oportunidad a la organización para abordar cualquier aspecto relacionado con la legislación que no esté gestionado de forma correcta. La búsqueda de oportunidades para llevar a cabo actividades dirigidas a la mejora del comportamiento ambiental. En este sentido, los esfuerzos deberán centrarse en la identificación de un pequeño número de acciones que, a muy bajo coste, permitan corregir algunos problemas relacionados con la gestión ambiental de la organización. Estas acciones formarán parte del inicio del proceso de mejora continua del comportamiento ambiental de la organización que, como ya se ha comentado anteriormente, es el principal objetivo del SGA y, por tanto, deberá reflejarse en la Política Ambiental de la organización. 2. Definición y aprobación de la Política Ambiental La Política Ambiental deberá reconocer que todas las actividades, productos y servicios incluidos en el alcance del SGA pueden causar impactos sobre el medio ambiente, por lo tanto, los temas tratados en la Política dependen de la naturaleza de la organización. Página 24 de 190

25 NIVEL 1 ETAPA 1.1. PLANIFICACIÓN POLÍTICA AMBIENTAL Para la definición de la Política Ambiental deberán tenerse en cuenta, al menos, los aspectos exigidos en el Reglamento EMAS: Ser apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de las actividades, productos y servicios de la organización, es decir, debe alinearse con la realidad ambiental de la propia organización (aspectos ambientales significativos), no estableciendo directrices ajenas a la misma o imposibles de cumplir. Por ello, se recomienda que la Política se redacte después de la revisión inicial del SGA, en base a necesidades reales. Incluya los compromisos relacionados, al menos, con: El cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos. La prevención de la contaminación. La mejora continua del comportamiento ambiental. Para la redacción de la Política Ambiental se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: Utilizar palabras sencillas, claras y concisas para que sea comprendida por las personas que trabajen para la organización y en nombre de ellas y otras partes interesadas (proveedores, clientes, accionistas, etc.). Integrarse con otras Políticas de la organización: Políticas de Calidad, de Salud y Seguridad, etc.. Fecharse y firmarse por la alta Dirección de la organización. No ocupar un tamaño excesivo (no más de una carilla). Algunas veces nos dejamos llevar por la fiebre ecológica, la cual nos hace delirar con palabras como Desarrollo Sostenible, Ciclo de Vida, Cero Emisiones, etc. Para incluir estas palabras, la organización deberá ser consciente de los compromisos que adquiere en la Política y si puede o está dispuesta a cumplirlos. 3. Comunicación de la Política Ambiental La Política deberá comunicarse a todo el personal que trabaje para la organización o en nombre de ella, por lo tanto, el vocabulario y las expresiones usadas deben ser los adecuados al nivel de los empleados. El personal debe ser capaz de entender la Política, si no la entienden no estaríamos hablando de comunicación (implica que el emisor envía un mensaje con respuesta por parte del receptor), sino de información (solo existe envío de un Página 25 de 190

26 NIVEL 1 ETAPA 1.1. PLANIFICACIÓN POLÍTICA AMBIENTAL mensaje por parte del emisor, sin respuesta por parte del receptor). Existen varios métodos de comunicación de la Política, como por ejemplo, entrega en mano, incorporación en el Manual de Acogida (entregado con las nuevas incorporaciones), reuniones, colocación en tablones de anuncio, sitios web, correos electrónicos, boletines, etc. A continuación se muestra una tabla en la que se recogen ejemplos de vías de comunicación de la Política en función del personal al que vaya dirigido y la fase de implantación del SGA en la que podría hacerse: QUIÉN Empleados Visitantes Proveedores Clientes Medios de comunicación Vecinos Comunidad, usuario final CÓMO Formación, sensibilización, tablones de anuncio Cartelería, folleto Carta, correo electrónico Carta, correo electrónico Notas de prensa Foros públicos Prensa o medios locales 4. Puesta a disposición del público de la Política Ambiental Una vez aprobada la Política Ambiental por parte de la alta dirección de la organización deberá ponerse a disposición del público para que éste pueda consultarla en cualquier momento. Existen varios métodos, tales como, publicación en el sitio web de la organización, inclusión en la Declaración Ambiental, en la Memoria Anual, etc. 5. Revisión de la Política Ambiental Por último, será necesario revisar periódicamente la Política Ambiental para adecuarla a los cambios que se puedan producir en las actividades, productos, servicios, procesos, aspectos ambientales significativos y/o legislación aplicable que, en definitiva, afectan a los objetivos y metas ambientales en vigor. 6. Establecimiento de las bases para la definición de los objetivos y metas ambientales Página 26 de 190

27 NIVEL 1 ETAPA 1.1. PLANIFICACIÓN POLÍTICA AMBIENTAL Como ya se ha comentado anteriormente, la Política Ambiental es la base para el establecimiento de los objetivos ambientales de la organización, los objetivos son en definitiva la interpretación práctica de las directrices expresadas en la Política. QUIÉN? Responsable: Dirección (o Equipo Directivo) de la organización. CUÁNDO? Calendario: Documentación: Después de completar la etapa 0 (Compromiso de la Dirección). QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? De acuerdo a los requisitos del Reglamento EMAS, la Política Ambiental tiene que estar documentada, bien integrada en el Manual de Gestión en otras Políticas (de Calidad, Seguridad) bien en un documento independiente. No se exponen modelos de Política Ambiental puesto que son únicas, intransferibles y apropiadas a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de cada organización. Pueden consultarse a través de internet, Declaraciones Ambientales, sitios web de organizaciones certificadas en ISO o registradas en EMAS, etc. DIAGRAMA DE FLUJO Página 27 de 190

28 NIVEL 1 ETAPA 1.1. PLANIFICACIÓN POLÍTICA AMBIENTAL Compromiso de la Dirección Evaluación Ambiental Preliminar (si procede) Definición y aprobación de la Política Ambiental Política Ambiental Comunicación de la Política Ambiental Puesta a disposición del público de la Política Ambiental Revisión de la Política Ambiental Programa de Gestión Requisitos Ambiental Legales y Otros Requisitos RESULTADOS Evidencias: Política Ambiental aprobada por la Dirección y puesta a disposición del público. REFERENCIAS Página 28 de 190

29 NIVEL 1 ETAPA 1.1. PLANIFICACIÓN POLÍTICA AMBIENTAL Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 29 de 190

30 FICHA ASPECTOS AMBIENTALES NIVEL 1 ETAPA 1.2 Introducción: PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Todas las organizaciones, como consecuencia de sus actividades, productos y/o servicios repercuten sobre el medio ambiente, generando, en mayor o menor medida, un impacto ambiental. Hoy en día la sociedad demanda a las organizaciones que se impliquen en el cuidado del medio ambiente y en respuesta a estas exigencias las organizaciones han visto en los SGA una oportunidad para mejorar su comportamiento ambiental. La implantación de un SGA permite a la organización identificar aquellos aspectos ambientales derivados de sus actividades, productos y/o servicios que puedan tener un impacto sobre el medio ambiente y, en consecuencia, establecer las acciones pertinentes para actuar sobre ellos y minimizar su impacto. QUÉ EXIGE? Requisitos: Secciones A.3.1 y B.1 del anexo II del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Objetivos: Identificar los aspectos ambientales asociados a las actividades, productos y/o servicios de una organización, para seguidamente evaluarlos y determinar cuáles son prioritarios, y, en consecuencia, actuar sobre ellos. POR QUÉ? Justificación: Para asegurar que la gestión ambiental es adecuada a las necesidades de la organización es necesario identificar todos los aspectos ambientales asociados a las actividades, productos y servicios y evaluarlos para evitar omitir algún aspecto que provoque o pueda provocar un impacto significativo sobre el medio ambiente. Se evalúan los aspectos ambientales porqué no es viable, principalmente por cuestiones de recursos, que una organización introduzca todos los aspectos ambientales dentro del SGA, de manera que es necesario identificar aquellos más significativos. CÓMO SE APLICA? 1. Identificar cuáles son las posibles áreas de incidencia de la organización. Acciones: A la hora de definir el alcance del SGA, una organización posee total libertad y flexibilidad para hacerlo, eligiendo implantar el SGA en toda la organización o en unidades operativas Página 30 de 190

31 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES específicas de ésta siempre y cuando se mantenga la credibilidad del Sistema. Así pues, si una parte de la organización se excluye del alcance, se debe poder explicar esta exclusión, que en realidad sólo es coherente cuando se puede justificar que no se tiene ningún control o influencia sobre los aspectos ambientales asociados a dicha parte. Por lo tanto, el ámbito de la identificación y evaluación abarcará a todas las actividades, productos y servicios que: Se desarrollen dentro de las instalaciones de la organización. Se desarrollen en el lugar de la prestación del servicio o se gestionen desde las instalaciones de la organización, siendo estas actividades productivas o auxiliares y realizadas tanto por personal propio como subcontratado. En general, aunque depende de las particularidades de cada organización, se deberán identificar los aspectos ambientales de actividades, productos y/o servicios en: Centros de operación (para organizaciones de producción). Oficinas de obras (para organizaciones constructoras). Oficinas en el lugar de prestación del servicio (para organizaciones de servicios). 2. Identificar los aspectos ambientales asociados a las actividades, productos o servicios de la organización. La organización debe identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios para poder controlar aquéllos sobre los que pueda influir, pero no sólo deben identificarse aspectos ambientales sobre los que se dispone de total control o influencia (aspectos directos), sino aquéllos sobre los que se dispone de cierta capacidad de control que haga que se pueda actuar posteriormente sobre ellos (aspectos indirectos). Los aspectos ambientales directos pueden ser controlados con decisiones internas de gestión, mientras que los aspectos ambientales indirectos requieren que una organización externa recurra a su influencia en subcontratistas, proveedores, clientes y usuarios de productos y servicios para obtener beneficios ambientales. (*) En el caso de organizaciones no industriales revestirán más importancia los aspectos ambientales indirectos de sus actividades, productos y servicios. Algunos ejemplos aspectos ambientales directos e indirectos son: Página 31 de 190

32 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES Empresas contratadas por la organización para realizar tareas de mantenimiento y limpieza de equipos e instalaciones que como consecuencia de dichas actividades generan residuos. Estos residuos serían aspectos ambientales DIRECTOS. Sin embargo, el combustible de estas empresas contratadas para acceder a las instalaciones de la organización serían aspectos INDIRECTOS. Concesionarios de vehículos que ofrece el servicio de pintura como parte del servicio prestado a sus clientes, pero lo subcontrata a un taller externo. Los aspectos ambientales generados por la subcontrata serían aspectos DIRECTOS para el concesionario de vehículos. Empresas que realizan actividades de mantenimiento de sistemas de climatización, sistemas contra incendios, mantenimiento de jardines o limpieza de oficinas en las instalaciones de sus clientes. Los aspectos ambientales generados por este tipo de empresas serían DIRECTOS. A continuación se incluye un diagrama con posibles fuentes de generación de aspectos ambientales indirectos a modo de ejemplo. No tiene por qué identificarse todas las fuentes en todos los casos. Suministro de materias primas Proveedores de servicios Organización Transporte del producto Uso del producto Transporte de residuos Distribución y venta del producto En definitiva, a la hora de decidir si se trata de aspectos ambientales directos o indirectos, la organización deberá analizar su capacidad de influencia sobre dichos aspectos ambientales y qué medidas puede adoptar para reducir su impacto. Lo importante es que la organización identifique todos sus aspectos ambientales (directos e indirectos) y establezca mecanismos de control operacional para evitar que aumenten su significancia o se conviertan en significativos. Por otra parte, en la identificación de los aspectos ambientales la organización debe tener en cuenta las distintas condiciones en las que realiza su actividad, así como los distintos procesos y operaciones. Por tanto, para obtener unos resultados óptimos es importante seguir los siguientes pasos: Página 32 de 190

33 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES Determinación de las condiciones de funcionamiento y circunstancias en las que se deben identificar los aspectos. Atendiendo a la posibilidad de su materialización se distinguen dos situaciones de aspectos ambientales, que a su vez se desdoblan en las siguientes categorías: a. Aspectos Ambientales Previstos: En condiciones normales: son las habituales de operación o actividad. En condiciones anormales: son las que, estando ligadas directa o indirectamente a la actividad principal de la organización, son planificadas, programadas y previsibles, entre ellas, arranques, paradas, limpiezas, mantenimientos, etc. b. Aspectos Ambientales No Previstos (potenciales): Incidentes: son situaciones no previstas, en las cuales se origina riesgo de daño al medio ambiente, pero cuyas consecuencias ambientales, en el caso de que se originen, son de carácter menor (pequeñas fugas, derrames, escapes, manchas en el suelo, etc.). El Reglamento EMAS habla de situaciones de emergencia como un tipo particular de incidente. Accidentes: son incidentes con consecuencias ambientales de carácter mayor. Los aspectos ambientales aparecen como consecuencia de diferentes escenarios de riesgo (incendio, explosiones, inundaciones, vertidos accidentales, terremotos, etc.). Atendiendo a la dimensión temporal de su generación, se distinguen a. Actividades pasadas: son aquellas que cesaron en su momento. Estas actividades, evidentemente, afectaron al medio ambiente, aunque normalmente sólo pueden apreciarse sus efectos en el suelo, dado que las alteraciones de las condiciones en otros medios (atmósfera y/o agua) terminan en el suelo como destino final. b. Actividades presentes: son las que pueden identificarse como resultado de un análisis de los productos, servicios, instalaciones y emplazamientos existentes en el momento actual. c. Actividades futuras: son las que previsiblemente se adoptarán con motivo de nuevos proyectos o desarrollos de ampliación de las instalaciones actuales. Página 33 de 190

34 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES Condiciones NORMALES Condiciones ANORMALES Incidentes y accidentes Identificación de Aspectos Ambientales Actividades PASADAS Actividades PRESENTES Actividades FUTURAS Identificación de las operaciones y procesos asociados a la actividad. La organización debe desglosar todas las operaciones y procesos asociados a su actividad, producto o servicio susceptibles de generar un impacto sobre el medio ambiente, tanto en situaciones normales como anormales de funcionamiento. Una herramienta sencilla para realizar esta identificación son los diagramas de flujo que permiten a la organización visualizar todas las operaciones o etapas asociadas a la fabricación de un producto, a la prestación de un servicio o a la ejecución de una actividad. Además es muy útil y práctico disponer de un plano de la empresa, donde se pueden identificar las diferentes actividades e instalaciones. Para realizar este análisis se recomienda comenzar identificando las actividades fundamentales asociadas a la actividad, fabricación del producto o la prestación del servicio para, a continuación, identificar las posibles operaciones auxiliares que existan (servicios administrativos, mantenimiento instalaciones, comedor, vestuarios,...). Recepción de materias primas Almacenamiento de materias primas Proceso de producción Distribución Empaquetado Limpieza y mantenimiento Analizar las etapas asociadas a las operaciones y procesos. Una vez seleccionados las operaciones y procesos se deberá analizar cada una de las operaciones o etapas de todos los diagramas de flujo, identificando para cada una de Página 34 de 190

35 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES ellas todas las entradas (consumos de agua, energía, combustible, materiales, etc.). y salidas (vertidos, residuos, emisiones atmosféricas, etc.), incluyendo actividades principales, auxiliares y de servicios. Estas entradas y salidas constituyen los aspectos ambientales. Consumo de agua Consumo de energía Materias primas Proceso de producción Producto Emisiones a la atmósfera Residuos Vertidos Identificación de los aspectos ambientales en cada una de las etapas. Cuando la organización ya ha desglosado las distintas operaciones y situaciones en las que se genera un impacto ambiental, el siguiente paso consiste en definir de forma concisa cada uno de los aspectos ambientales identificados para poder obtener los datos necesarios de cada aspecto. Para realizar esta identificación de los aspectos ambientales se recomienda tener en cuenta la siguiente clasificación atendiendo a su manifestación física: a. Emisiones atmosféricas: sustancias gaseosas, polvo, partículas, nieblas, humos, vapores, ruidos, vibraciones, etc. Las características de la emisión se representan por su opacidad, COx, NOx, COVs, etc. b. Residuos: urbanos, asimilables a urbanos, peligrosos e inertes. c. Vertidos: a ríos, costa o sistema colector municipal. Las características del vertido se representan por su ph, Tª, DBO, DQO, caudal, etc. d. Consumo de recursos: agua, energía y combustibles. e. Afección al suelo: caracterizada por parámetros de concentración de especies químicas depositadas por motivo de actividades pasadas. También se deberán tener en cuenta otros aspectos, tales como: a. La magnitud del aspecto: cantidad en datos absolutos (kilos, toneladas,...) o en datos relativos (Tn residuo/volumen de producción). b. Los períodos concretos a la hora de tomar los datos, de forma que se Página 35 de 190

36 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES garantice una comparación objetiva. c. El origen del aspecto en cada una de las entradas a los distintos procesos identificados (consumo de agua de red, consumo papel reciclado, etc.) y, también, el destino final de los aspectos de salida (vertido a colector, deposición en vertedero, etc.). d. Las características físico-químicas, al menos, de forma aproximada y cualitativa, para posteriormente poder determinar la propia tipificación del aspecto en una categoría o en otra (por ejemplo un residuo puede ser clasificado como peligroso o no peligroso en función de sus características físico-químicas). Teniendo en cuenta los aspectos expuestos anteriormente, podemos encontrarnos con una lista bastante amplia de aspectos ambientales, tales como: Aspectos ambientales previstos (normales y anormales): o o o o o Emisiones atmosféricas: de combustión (NOx, CO, SO2, partículas), de procesos específicos (compuestos orgánicos volátiles, cloro, vapores, partículas), de agentes biológicos (legionella) y ruidos (diurno y nocturno). Vertidos: de aguas industriales (DQO, ph, Q, Tª, ecotoxicidad), de aguas sanitarias (DBO, SS y ph), con destino a cauce (Q y Tª) y concentraciones de vertidos en procesos. Residuos: peligrosos (restos de aceites y grasas, envases metálicos con restos de productos químicos, disolventes usados, baterías de plomo, pilas de mercurio, residuos biosanitarios, lodos de depuración) y no peligrosos (residuos sólidos urbanos, escombros, chatarra, madera, cartón / papel, plásticos de envoltorios, residuos de envases que no hayan contenido sustancias peligrosas). Consumos de agua: de la red, agua de pozo. Consumos de energía: electricidad, gas natural, gasóleo, fuel. Aspectos ambientales potenciales (incidentales): o o Incidentales: derrames de aceite, fugas. Accidentales: emisiones, vertidos, residuos, consumos, plumas de contaminación subterránea, incendios, explosiones, fugas, derrames, inundaciones y terremotos. Página 36 de 190

37 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES 3. Determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente. Una vez identificados los aspectos ambientales asociados a las actividades, productos y/o servicios, la organización debe determinar aquellos aspectos ambientales que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente y la determinación de los que más puedan alterar las condiciones del medio natural. Así pues, este apartado requiere diferenciar los aspectos ambientales significativos, aunque no proporciona un mecanismo para hacerlo. Se genera así la necesidad de operar de acuerdo con una sistemática fundamentada, lo que supone el desarrollo de metodologías o la aplicación de alguna de las existentes con las convenientes adaptaciones, tendiendo en cuenta que debe ser una metodología de carácter sistemático basada en conocimientos ambientales y suficientemente contrastada y experimentada. Para definir la metodología de evaluación se recomienda seguir los siguientes pasos: Selección de los criterios de evaluación de aspectos ambientales. Los criterios empleados para determinar la significancia de los aspectos ambientales deben permitir reflejar los problemas ambientales de la organización. En este sentido, deberán aplicarse criterios de evaluación que cumplan los siguientes requisitos: Generales: que puedan ser aplicados a las diferentes categorías de aspectos (emisiones atmosféricas, vertidos, residuos, consumos o afección al suelo). Aptos: que puedan ser aplicados por diferentes personas y el resultado sea el mismo. Ambientales: relacionados con las características del medio natural (por ejemplo, no basados en aspectos económicos). Técnicos que permitan la mejora continua: basados en mediciones cuantitativas y que varían a lo largo del tiempo (por ejemplo, la magnitud o la frecuencia), por lo que permite cambiar la contribución de ese criterio a la significancia del aspecto. Así pues, los criterios que, en principio, no varían en el tiempo (por ejemplo, la peligrosidad) no deberían ser determinantes en el cómputo total, ya que al aplicar ese criterio siempre se obtendría el mismo valor, con independencia de las medidas adoptadas. Aunque en el proceso de identificación de aspectos ambientales se tienen que considerar todas las situaciones (aspectos ambientales previstos y no previstos), la metodología de evaluación no requiere necesariamente un tratamiento conjunto de todas ellas, de hecho, es frecuente que los aspectos ambientales previstos se evalúen por un lado, mientras que los aspectos ambientales no previstos se evalúen por otro. Se refieren a continuación algunos de los criterios que pueden ser seleccionados para definir la metodología de evaluación: Página 37 de 190

38 NIVEL 1 PLANIFICACIÓN ETAPA 1.2 ASPECTOS AMBIENTALES 1. Criterios de evaluación para aspectos ambientales previstos Magnitud: determina más o menos que la cantidad (o volumen) consumida/producida del aspecto aumente o disminuya respecto a un valor inicial (normalmente, éste es un valor medio o de referencia). Los datos pueden estar referidos de manera absoluta (toneladas, kilogramos, etc.) o de manera relativa (toneladas emisiones/ horas trabajadas). Naturaleza (peligrosidad, gravedad o toxicidad): actúa dando más valor a aquello que es más dañino por naturaleza para el medio ambiente. Acercamiento a límites legales: refleja la repercusión que puede tener un aspecto cuanto más se aproxime a un límite legal o a un límite previamente definido. Sin embargo, en el criterio que se defina no deberá contemplarse la posibilidad de que se sobre pase el límite legal, ya que esto no sería coherente con el compromiso de cumplimiento de la legislación ambiental expresado por la organización en su Política Ambiental. Sensibilidad al medio: actúa atribuyendo a un aspecto más importancia o significancia cuando se encuentra en un entorno más sensible para el medio ambiente. Criterios de evaluación para aspectos ambientales no previstos Probabilidad/Frecuencia: actúa atribuyendo más valor al aspecto ambiental cuya generación es más probable/frecuente. Los datos pueden determinarse por medio de instrumentos, tales como, datos históricos de la organización, datos históricos del sector o actividad, base de datos históricos de accidentes, información de fabricantes, proveedores, bibliografía especializada, etc. Extensión: refleja el espacio de influencia del impacto en relación con el entorno, considerando que el entorno puede ser natural, humano o socioeconómico, asignando el mayor valor a aquel riesgo cuya área de influencia sea la más limpia o la más extensa. Cada organización debe definir el área de influencia o los límites que se deben considerar. Peligrosidad: se refiere a la peligrosidad intrínseca de las sustancias afectadas, es decir, refleja el grado en que la sustancia podría provocar un efecto sobre el entorno en función de su toxicidad, de la posibilidad de Página 38 de 190

39 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES acumulación, de corrosividad y de posibles interacciones con otras incidencias que puedan provocar un incremento del efecto de la sustancia, asignando más valor a aquellos riesgos que se vean afectados por sustancias que son más dañinas para el medio ambiente. Sensibilidad al medio: se refiere a la calidad del entorno en el que puede producirse la situación de riesgo, emergencia o accidente, asignando más valor cuando afecta a un entorno más sensible para el medio ambiente. A la hora de seleccionar la cantidad o el número de los criterios que vamos a aplicar para evaluar los aspectos ambientales no es aconsejable seleccionar muchos criterios para un mismo aspecto, ya que dificultan su manejo y pueden dar lugar a resultados de evaluación confusas. Se recomienda utilizar un máximo de dos o tres criterios por aspecto. Por otro lado, a la hora de seleccionar estos criterios, no es preciso elegir criterios idénticos para cada aspecto, sino que se pueden determinar un tipo de criterios para una serie de aspectos y otro tipo de criterios para el resto de aspectos. No obstante lo que no se recomienda es utilizar distintos tipos para una misma familia de aspectos, como por ejemplo: Aspectos Ambientales Emisiones atmosféricas Residuos Vertidos Consumos Condiciones de funcionamiento Normal Normal Normal Normal Criterios a aplicar Acercamiento a límites legales y peligrosidad Magnitud (cantidad) y peligrosidad Acercamiento a límites legales y peligrosidad Magnitud (cantidad) y peligrosidad Afección al suelo Accidental Frecuencia y extensión Para cada uno de estos criterios, la organización deberá definir unas bandas de valoración o límites, en función de su problemática ambiental y en base a los conocimientos y datos de los que dispone. La elección de estas bandas de valoración o límites es un proceso subjetivo puesto que es la organización la que las define, no obstante, la separación entre una banda o límite y otra debe ser muy clara para que no Página 39 de 190

40 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES deje la posibilidad de interpretaciones diferentes según la persona que tenga que aplicar los criterios, como por ejemplo: Aplicación incorrecta del criterio frecuencia : o Muy frecuente: ocurre muchas veces al mes. o Frecuente: ocurre a menudo. o Poco frecuente: es ocasional. Aplicación correcta del criterio frecuencia : o o o Muy frecuente: ocurre 10 veces al día. Frecuente: ocurre menos de 10 veces al día, pero más de 3 veces cada 6 meses. Poco frecuente: ocurre menos de 3 veces cada 6 meses. A continuación se muestran varios ejemplos de la aplicación de estos criterios para diferentes aspectos ambientales previstos: Criterio de MAGNITUD (para todos los aspectos ambientales) Calificación cualitativa Calificación cuantitativa Cantidad generada 100% del año de referencia Alta (A) 3 Cantidad generada entre el 85% y el 100% del año de referencia Media (M) 2 Cantidad generada 85% del año de referencia Baja (B) 1 Criterio de PELIGROSIDAD (para residuos) Calificación cualitativa Calificación cuantitativa Residuos peligrosos Alta (A) 3 Residuos no peligrosos con destino final a vertedero Residuos no peligrosos con destino a valorización, reciclaje o reutilización o residuos urbanos Media (M) 2 Baja (B) 1 Página 40 de 190

41 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES Criterio de ACERCAMIENTO A LÍMITES LEGALES (para emisiones, vertidos y residuos) Valor del parámetro entre el 80% y 100% del límite legal o de referencia Valor del parámetro entre el 50% y 80% del límite legal o de referencia Valor del parámetro del 50% del límite legal o de referencia Calificación cualitativa Calificación cuantitativa Alta (A) 3 Media (M) 2 Baja (B) 1 Criterio de SENSIBILIDAD AL MEDIO (para emisiones) Calificación cualitativa Calificación cuantitativa Zona urbana residencial o de interés ecológico Alta (A) 3 Zona industrial cercana a viviendas o zona residencial Zona industrial lejanas a viviendas o núcleos urbanos Media (M) 2 Baja (B) 1 A continuación se muestran varios ejemplos de la aplicación de estos criterios para diferentes aspectos ambientales no previstos: Criterio de PROBABILIDAD/FRECUENCIA (para todos los aspectos ambientales) Calificación cualitativa Calificación cuantitativa Ocurre más de 1 vez al mes Alta (A) 3 Ocurre menos de 1 vez al mes, pero más de 1 vez al año Media (M) 2 Ocurre 1 vez al año o menos de 1 vez al año Baja (B) 1 Página 41 de 190

42 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES Criterio de PELIGROSIDAD (para todos los aspectos ambientales) PELIGROSO: Sustancias calificadas como inflamables, tóxicas, irritantes y/o peligrosas para el medio ambiente, residuos peligrosos o restringidas por requisitos legales u otros MENOS PELIGROSO: Sustancias calificadas como nocivas, irritantes, residuos no peligrosos no valorizables y sustancias que van a restringirse en un futuro por requisitos legales u otros NO PELIGROSO: Sustancias que no tienen peligrosidad asignada, así como residuos valorizables o reciclables que no tienen peligrosidad asignada, así como residuos valorizables o reciclables Criterio de SENSIBILIDAD AL MEDIO (para todos los aspectos ambientales) Muy sensible, entorno natural con flora y fauna, zonas de tierra, cauces o regatas de agua, áreas donde la calidad del aire está catalogada como excelente, entorno urbano residencial, etc.. Sensible, entorno asfaltado, colector municipal, áreas donde la calidad del aire está catalogada como normal, entorno industrial con viviendas cercanas, etc. No sensible, entorno con medidas preventivas de contención, áreas donde la calidad del aire está catalogada como contaminada, entorno industrial con núcleos urbanos o viviendas muy lejanas, etc.. Criterio de EXTENSIÓN (para todos los aspectos ambientales) Área de influencia externa, superando los límites de la empresa Área de influencia local o parcial sin superar los límites de la empresa Calificación cualitativa Calificación cuantitativa Alta (A) 3 Media (M) 2 Baja (B) 1 Calificación cualitativa Calificación cuantitativa Alta (A) 3 Media (M) 2 Baja (B) 1 Calificación cualitativa Calificación cuantitativa Alta (A) 3 Media (M) 2 Área de influencia puntual Baja (B) 1 Página 42 de 190

43 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES Evaluación de los aspectos ambientales. Para realizar la evaluación de cada aspecto, que, previamente, ha sido calificado (cualitativa y cuantitativamente), se pueden utilizar matemáticas simples o fórmulas con factores de ponderación que permitan la calificación global de cada aspecto ambiental. El tipo de fórmula o cálculo deberá ser definido por cada organización. Un ejemplo de utilización de matemáticas simples sería la multiplicación de los criterios elegidos, es decir, determinar la magnitud global del aspecto por medio de una simple multiplicación de los valores objetivos para cada aspecto: Evaluación global = Magnitud x Peligrosidad Por ejemplo, para una organización del sector metalmecánico que ha duplicado su producción, la evaluación global para la generación de residuos de taladrina podría ser: o Magnitud = 3 porque se ha duplicado la producción y, por tanto, se ha duplicado la generación de residuos de taladrina. o Peligrosidad = 3 porque se trata de un residuo peligroso. o Evaluación global = 9 Otro ejemplo de utilización de factores de ponderación sería asignar una mayor importancia a un criterio(s) determinado(s), como por ejemplo: Evaluación global = Frecuencia x Consecuencias Por ejemplo: Consecuencias = 2 peligrosidad + extensión + sensibilidad del medio / 4 En este caso se ha utilizado el factor de ponderación (2) para dar más fuerza al criterio de peligrosidad en el cálculo de las consecuencias, porque la organización considera que las consecuencias o el impacto de riesgo está muy relacionado con la naturaleza de las sustancias implicadas en el mismo. Tras definir cada organización su esquema de evaluación, deberá aplicar el mismo Página 43 de 190

44 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES sistema para la evaluación de todos los aspectos ambientales, ya que si se utilizan diferentes esquemas o modos de evaluación, el resultado obtenido no podrá ser comparado. Priorización de los aspectos ambientales. Tras definir cada organización su esquema de evaluación, deberá aplicar el mismo sistema para la evaluación de todos los aspectos ambientales, ya que si se utilizan diferentes esquemas o modos de evaluación, el resultado obtenido no podrá ser comparado. Una vez identificados y evaluados los aspectos ambientales, la organización deberá determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener un impacto ambiental significativo, es decir, debe determinar cuáles son los aspectos ambientales significativos para la organización. Debe ser la propia organización la que defina los límites para establecer la significancia o importancia de los aspectos. A continuación se establecen varias maneras de determinar la significancia: Matriz de significancia: se aplica para aquellas evaluaciones calculadas de manera cualitativa y se determina la significancia por medio de una matriz de evaluación. Por lo tanto, para cada aspecto identificado, y una vez obtenidos los resultados para cada criterio seleccionado, se consultará la matriz de significancia para determinar qué aspecto es o no significativo. Peligrosidad Alta Media Baja Magnitud 1.1. Alta 1.2. S 1.3. S NS Media S NS NS Baja NS NS NS (S) = Significativo y (NS) = No significativo Valoración porcentual: se aplica principalmente para las evaluaciones cuantitativas. Tras obtener la valoración global de cada aspecto por medio de un valor numérico, se considera como aspecto significativo los aspectos que hayan obtenido la puntuación más alta. Estableciéndose como límite de puntuación más alta un % en lugar de un valor determinado, por ejemplo, se establece que son significativos el 10% de los aspectos que han obtenido la puntuación más alta (es decir, todos aquellos aspectos ambientales cuya puntuación individual Página 44 de 190

45 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES sea igual o superior a 10; 10 es el 10% de 100; y 100 es el total). Aspecto Ambiental Magnitud Peligrosidad Total Significancia Emisiones de COV s S Residuos de taladrina S Vertidos aguas residuales NS Consumo de gasoil NS Consumo de agua NS (S) = Significativo y (NS) = No significativo Tras terminar con la evaluación y determinación de aspectos significativos, el resultado final de la evaluación de los aspectos ambientales debe ser coherente con la situación real de la organización. En este sentido, no sería razonable que la evaluación diera que todos los aspectos ambientales generados en una organización no son significativos. Registro y actualización de los resultados de la evaluación de aspectos ambientales. La organización debe registrar los resultados del proceso de evaluación de aspectos ambientales en un documento cuyo formato debe permitir visualizar el total de los aspectos con la máxima información posible recopilada para cada uno de ellos, al menos, la significancia (significativo o no significativo), la identificación del aspecto (emisiones, vertidos, residuos,...) y los criterios definidos de evaluación (magnitud, peligrosidad, extensión,...). Por otro parte, es importante señalar que la identificación de los aspectos ambientales se debe llevar a cabo al principio de la implantación del SGA y, posteriormente, se considera apropiado que se lleve a cabo con una periodicidad anual o cuando se produzca algún cambio en las actividades, productos o servicios que suponga la aparición de nuevos aspectos ambientales o modificaciones significativas en los aspectos ya identificados. 4. Desarrollar y poner en funcionamiento el SGA a partir de los resultados de la evaluación. Los resultados del proceso de evaluación de aspectos ambientales es de crucial importancia para el posterior desarrollo y buen funcionamiento del SGA, ya que dichos resultados repercuten en: 100 Página 45 de 190

46 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES La selección de los objetivos de gestión ambiental. La implantación de pautas de control operacional. La aplicación de una sistemática eficaz de seguimiento y medición. El desarrollo de un adecuado procedimiento de emergencias ambientales. Una metódica y exhaustiva identificación y evaluación de aspectos suele tener como efecto inmediato la constatación de la necesidad de implantar procedimientos de control operacional, así como de realizar el seguimiento de indicadores y las mediciones analíticas necesarias para mantener los aspectos ambientales significativos dentro de unos márgenes que permitan garantizar un adecuado comportamiento ambiental de la organización. No obstante, aunque el esfuerzo de la organización debe ir encaminado a la reducción de los aspectos ambientales significativos, no debemos dejar de considerar, en el posterior desarrollo e implantación del SGA, aquellos aspectos ambientales clasificados como no significativos. QUIÉN? Responsable: Calendario: Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental. CUÁNDO? Después de completar la etapa 1.1 (Política Ambiental). QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? Cada organización define el modelo y la cantidad de documentos y registros para recoger los resultados del proceso de identificación y evaluación de aspectos ambientales, si bien, el Reglamento EMAS exige que, al menos, se documente la siguiente información: Documentación: Resultados del proceso de identificación de aspectos ambientales. Resultados del proceso de evaluación de los aspectos ambientales. Metodología de evaluación o criterios de los aspectos ambientales. Se proponen dos modelos de registros para recoger los resultados del proceso de identificación y evaluación de aspectos ambientales: Ficha de Aspectos Ambientales. Listado de Aspectos Ambientales. DIAGRAMA DE FLUJO Página 46 de 190

47 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES Todos los procesos Identificación de aspectos ambientales Priorización de los aspectos ambientales Actualización periódica Metodología de Evaluación (criterios) Listado de Aspectos Ambientales Fichas de Aspectos Ambientales Desarrollo e implantación del SGA Objetivos de Gestión Ambiental Control Operacional Seguimiento y Medición Ambiental RESULTADOS Evidencias: Identificación de los aspectos ambientales asociados a los servicios, productos y/o actividades, pasadas, presentes y/o futuras y en condiciones normales, anormales y de emergencia. Evaluación de los aspectos ambientales (aspectos ambientales significativos y no significativos). Establecimiento de un programa de gestión ambiental, pautas de control operacional (incluidas las situaciones de emergencia) y de seguimiento y medición para, al menos, los aspectos ambientales significativos. Página 47 de 190

48 NIVEL 1 ETAPA 1.2 PLANIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES REFERENCIAS Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 48 de 190

49 FICHA REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS NIVEL 1 ETAPA 1.3. Introducción: PLANIFICACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Día a día aumenta el número de organizaciones que hacen esfuerzos por mantenerse al día no solo en el cumplimiento de la normativa ambiental que le es de aplicación, sino también en otro tipo de requisitos ambientales que, sin ser requisitos legales, la organización se suscribe voluntariamente, sin embargo, muchas de ellas sólo se centran en el cumplimiento de los requisitos legales aplicables, otras que aún desconocen los requisitos legales que regulan sus actividades o simplemente que no han evaluado su cumplimiento. Existen múltiples causas que pueden explicar estas situaciones, sin embargo, en la mayoría de los casos, la principal razón es el desconocimiento o las dificultades que encuentran muchas organizaciones para adoptar una sistemática eficaz para conocer en todo momento cuáles son los requisitos legales que le son de aplicación. Asegurar el cumplimiento de los requisitos ambientales identificados es un elemento indispensable para el SGA. Para lograrlo no es suficiente con la simple identificación de éstos, sino que es necesario determinar y entender cómo aplican a la organización y establecer las medidas necesarias para asegurar que se cumplen o al menos minimizar el riesgo de incumplimiento. Así mismo, asegurar el cumplimiento de los requisitos ambientales ayudará a mantener y fortalecer las relaciones de la organización tanto con las autoridades como con las principales partes interesadas, particularmente con los clientes. QUÉ EXIGE? Requisitos: Secciones A.3.2 y B.2 del anexo II del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Objetivos: Identificar los requisitos legales y otros requisitos a los que la organización se suscribe voluntariamente para determinar cómo se aplican a los aspectos ambientales derivados de sus actividades, productos y servicios y, en consecuencia, establecer las bases para el establecimiento e implementación del SGA. POR QUÉ? Justificación: Estar al corriente de la normativa ambiental aplicable y comprender qué requisitos y cómo afectan a la organización es uno de los aspectos más importantes para una buena gestión, no sólo ambiental, sino empresarial. Página 49 de 190

50 NIVEL 1 ETAPA 1.3. PLANIFICACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS Sin esta información es difícil evaluar de forma objetiva el comportamiento ambiental de la organización, y el riesgo de incumplimiento aumenta de forma considerable, con las potenciales consecuencias negativas que esto conlleva (denuncias, infracciones, sanciones, mala publicidad e imagen al exterior,...), no solo para la organización, sino también para sus partes interesadas. En este sentido, la implantación de un SGA permite a la organización identificar los requisitos legales y otros requisitos ambientales aplicables, traducirlos a requisitos internos y evaluar el grado de cumplimiento de los mismos. CÓMO SE APLICA? 1. Identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos. La organización debe conocer los requisitos legales y otros requisitos que son aplicables a sus aspectos ambientales, incluidos los derivados de situaciones anormales, accidentales o de emergencia. Debe para ello establecer una metodología para identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos que suscriba voluntariamente y garantizar que se mantienen actualizados. Los requisitos legales son los emitidos por una autoridad gubernamental (incluidas autoridades internacionales, nacionales, regionales, provinciales y locales). Tienen carácter vinculante, es decir, de cumplimiento obligatorio. Acciones: El concepto de requisito legal incluye también aquellos requisitos recogidos en autorizaciones, permisos, licencias y similares. Es decir: una autorización en sí es un requisito legal. Además, el contenido de la autorización puede definir requisitos particulares de obligado cumplimiento. Algunos ejemplos de requisitos legales son: a. Requisitos sobre emisiones a la atmósfera (incluidas las emisiones acústicas). b. Requisitos sobre vertidos realizados a cualquier tipo medio (red de saneamiento público, cauce público, marítimo, etc.) c. Requisitos sobre gestión de residuos de cualquier índole (peligrosos, no peligrosos, residuos de envases, de demolición, etc.). d. Requisitos sobre afección al suelo. e. Requisitos sobre consumo de recursos naturales (por ejemplo: captación de aguas subterráneas). Página 50 de 190

51 NIVEL 1 ETAPA 1.3. PLANIFICACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS f. Requisitos relacionados con autorizaciones, permisos y licencias para instalar y poner en funcionamiento una industria. g. Requisitos de seguridad cuya ausencia pudiera provocar situaciones de emergencia ambiental (por ejemplo: centros de transformación, almacenamiento de productos químicos, instalaciones contra incendios). A nivel europeo se pueden diferenciar las siguientes formas jurídicas: Directiva: norma general que exige una obligación de resultado en el Estado Miembro, es decir, el Estado Miembro debe transponer dicha Directiva a su ordenamiento jurídico mediante la aprobación de una Ley. Hasta que la directiva no se transponga no tiene valor para los ciudadanos de los Estados Miembros, con una excepción: cuando ha finalizado el plazo establecido por la Unión Europea sin que el Estado Miembro la haya transpuesto. Reglamento: norma general y obligatoria para todos los Estados Miembros desde el momento de su publicación en el Boletín Oficial de la Unión Europea. No es necesario su transposición para que sea obligatoria para el Estado Miembro, es decir, no es necesario que se publique en el Boletín Oficial de Estado. Decisión: acto atípico mediante el cual las instituciones comunitarias regulan, con carácter obligatorio, los casos particulares. Mediante una decisión las instituciones comunitarias pueden exigir a un Estado Miembro o aun ciudadano comunitario que realice o se abstenga de realizar una acción, otorgarle derechos o imponerles obligaciones. Tiene 3 características: validez individual, vinculante para todas sus partes y obliga de forma directa. Recomendación, Comunicación y Dictamen: sin poder vinculante para los Estados Miembros y, por tanto, para los particulares. Resumiendo: Actos normativos Aplicación Obligatoriedad Reglamento Directiva Directa, sin necesidad de transposición Necesitan ser transpuestas por los Estados Miembros Completa, aunque su contenido suele ser bastante general Vinculante una vez transpuesta Página 51 de 190

52 NIVEL 1 ETAPA 1.3. PLANIFICACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS Decisión Recomendación, Comunicación y Dictamen Directa, sin necesidad de transposición General y/o particular Obligatorias para destinatarios concretos Sin poder vinculante para los Estados Miembros. Escaso valor jurídico. A nivel nacional, regional, provincial y local no se puede establecer una clasificación general, puesto que las formas jurídicas dependen del tipo y estructura del gobierno de cada Estado Miembro. Para el acceso y búsqueda de requisitos legales pueden utilizarse diversas fuentes de información, entre ellas: Consultas a las webs de las administraciones públicas. Consulta a través de los Boletines Oficiales, tales como el Diario Oficial de Unión Europea (DOUE). Contratación de un servicio jurídico externo. Suscripción a listas de distribución gratuitas de diferentes entidades, tales como cámaras de comercio, fundaciones, asociaciones, etc. Consulta de revistas especializadas. Contactos con instituciones, organismos y asociaciones en todos los ámbitos geográficos. Los requisitos suscritos por la organización son acuerdos o compromisos adquiridos con una autoridad gubernamental (por ejemplo, Entes Locales) o no gubernamental (por ejemplo, clientes, asociaciones, grupos ecologistas,...). No son vinculantes, tienen carácter voluntario. Algunos de estos compromisos o acuerdos pueden tratar varios asuntos además de los ambientales, sin embargo, el SGA sólo necesita tener en cuenta estos compromisos o acuerdos en la medida en que se relacionan con los aspectos ambientales de la organización. Algunos ejemplos de requisitos suscritos por la organización son: Página 52 de 190

53 NIVEL 1 ETAPA 1.3. PLANIFICACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS a. Acuerdos con autoridades públicas (por ejemplo: compromisos ambientales con Entes Locales). b. Acuerdos con grupos ecologistas. c. Adhesión a protocolos externos o requisitos de una asociación a la que está adherida la organización (por ejemplo: Decálogo de la Federación Empresarial de la Industria Química Española-FEIQUE). d. Aplicación voluntaria de requisitos sectoriales, comarcales, etc. (por ejemplo: requisitos de la Etiqueta Doñana 21). e. Aplicación de principios o códigos de buenas prácticas ambientales sectoriales. f. Requisitos de normas a aplicar voluntariamente (por ejemplo: normas de etiquetado ecológico, normas de calidad del producto, etc.). Para el acceso y búsqueda de requisitos suscritos voluntariamente por la organización pueden utilizarse diversas fuentes de información, entre ellas: Contratos de clientes con pautas de comportamiento ambiental. Acuerdos de carácter ambiental con terceros como asociaciones, administraciones públicas, proveedores, etc. Con generalidad, los métodos antes referidos suelen proporcionar como información las referencias a los textos legales (en el caso de los requisitos legales) o a los acuerdos o compromisos (en el caso de los requisitos suscritos voluntariamente). Esto, por sí sólo, no es suficiente para dar cumplimiento al Reglamento EMAS. Debe hacerse un ejercicio para extraer los requisitos que son de aplicación a la organización de dichos documentos (textos legales, acuerdos o contratos). Por ejemplo: En España, la gestión de residuos tiene requisitos diferenciados para grandes y para pequeños productores de residuos. En función de la catalogación que tenga la organización, tendrá que tener unos u otros identificados, pero no los dos. En España, las emisiones a la atmósfera tienen establecidos límites y condiciones de inspección reglamentaria diferentes según el impacto ambiental reglado que tenga la actividad de la organización. Hay que determinar en qué grupo de actividad se encuentra la organización y a Página 53 de 190

54 NIVEL 1 ETAPA 1.3. PLANIFICACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS partir de ahí identificar exclusivamente los requisitos que apliquen a dicho grupo. Existen diversas formas para extraer los requisitos del propio documento, entre ellas: Señalizar en los propios textos legales (incluidos los permisos, licencias, autorizaciones, etc.) mediante una marca adecuada. Extracción a un documento aparte tipo lista en el que se relacionen los requisitos legales aplicables a la organización. Extracción a una base de datos informática (generalmente, utilizada también para definir el control, el seguimiento y la medición posterior de tales requisitos). Referencia a los mismos en documentos del SGA que guarden relación con los requisitos (por ejemplo: si existiera una Ficha de Proceso relativa al control de los vertidos, los requisitos legales relacionados con los vertidos podrían estar documentados en la propia Ficha). Por último, respecto a los requisitos legales, hay que perfilar la sistemática de identificación y acceso a los mismos. Para ello, independientemente del método, deben estar definidos claramente los siguientes aspectos: Periodicidad de acceso a las fuentes de información. Responsabilidad para el acceso y filtrado de los requisitos aplicables. Control de últimas referencias legales consultadas para saber desde dónde continuar en la siguiente consulta a las fuentes. Forma de extraer los requisitos del propio documento de referencia. La organización debe mantener evidencias y registros de estas actividades. 2. Determinar cómo se aplican los requisitos legales y otros requisitos Una vez identificados los requisitos legales y otros requisitos, la organización debe determinar cómo se aplicarán dichos requisitos a sus aspectos ambientales. Generalmente, se hace traduciendo dichos a requisitos internos, es decir, extrapolando dichos requisitos a la documentación del SGA, normalmente, a procedimientos o pautas de control operacional. Los requisitos suscritos por la organización son generalmente firmados por la Página 54 de 190

55 NIVEL 1 ETAPA 1.3. PLANIFICACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS Dirección, por lo que es fundamental que exista un buen proceso de comunicación entre la Dirección y las personas responsables de la gestión ambiental para que puedan conocerlos y traducirlos convenientemente. 3. Desarrollar y poner en funcionamiento el SGA a partir de los resultados de la evaluación. Los resultados del proceso de identificación de requisitos legales y otros requisitos es de crucial importancia para el posterior desarrollo y buen funcionamiento del SGA, ya que dichos requisitos repercuten en: La selección de los objetivos de gestión ambiental. La implantación de pautas de control operacional. La aplicación de una sistemática eficaz de seguimiento y medición. El desarrollo de un adecuado procedimiento de emergencias ambientales. Una metódica y exhaustiva identificación de requisitos legales y otros requisitos suele tener como efecto inmediato la constatación de la necesidad de implantar procedimientos de control operacional, actividades de seguimiento y medición (por ejemplo, analíticas), así como el establecimiento de criterios de desempeño ambiental para mantener los aspectos ambientales dentro de unos márgenes que permitan garantizar en todo momento el cumplimiento de la normativa ambiental. No obstante, cuando no existan requisitos legales ni otro tipo de requisitos, la organización puede implementar criterios de desempeño ambiental internos para satisfacer sus necesidades. Dentro de los ejemplos de criterios de desempeño internos se podrían incluir las limitaciones sobre tipo y cantidades de combustibles o sustancias peligrosas que se pueden usar o gestionar en unas instalaciones o las limitaciones sobre emisiones de aire que van más allá de los requisitos de cumplimiento legal. QUIÉN? Responsable: Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental. Gabinete jurídico. Servicio especializado en la identificación y actualización de requisitos legales. CUÁNDO? Calendario: Después de completar la etapa 1.1 (Política Ambiental). QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? Página 55 de 190

56 NIVEL 1 ETAPA 1.3. PLANIFICACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS Cada organización define el modelo y la cantidad de documentos y registros para recoger los resultados del proceso de identificación de requisitos legales y otros requisitos, si bien, el Reglamento EMAS exige que, al menos, se documente la siguiente información: Documentación: Listado actualizado de disposiciones legales y no legales de aplicación. Identificación de los requisitos legales asociados a cada aspecto ambiental. Permisos, licencias y otros documentos relacionados que justifiquen el cumplimiento de los requisitos. Se propone un modelo de Listado de Requisitos Legales y Otros Requisitos: Listado de Requisitos Legales y Otros Requisitos. DIAGRAMA DE FLUJO Todos los procesos Identificación de los requisitos legales y otros requisitos Listado de Requisitos Legales y otros requisitos Acceso a los requisitos legales y otros requisitos Actualización periódica Aplicación de los requisitos legales y otros requisitos a los aspectos ambientales Desarrollo e implementación del SGA Objetivos de Gestión Ambiental Control Operacional Evaluación del cumplimiento legal Página 56 de 190

57 NIVEL 1 ETAPA 1.3. PLANIFICACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS RESULTADOS Evidencias: Identificación de los requisitos legales y otros requisitos a los que la organización se suscriba relacionados con sus aspectos ambientales. Establecimiento de un programa de gestión ambiental y unas pautas de control operacional (incluidas las situaciones de emergencia) que tengan en cuenta los requisitos legales y otros requisitos aplicables. REFERENCIAS Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 57 de 190

58 FICHA PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL NIVEL 1 ETAPA 1.4. Introducción: PLANIFICACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Dentro del marco de la mejora continua y de la prevención de la contaminación que toda organización debe tener por bandera, una de las herramientas fundamentales para reducir o minimizar los impactos ambientales es el establecimiento de unos objetivos de gestión ambiental. A priori el establecimiento de objetivos parece una tarea fácil, sin embargo, la experiencia empresarial constata que en ocasiones la detección de áreas de mejora en organizaciones con un SGA maduro requiere un análisis profundo, no siendo así en organizaciones que comienzan la implantación de su SGA, donde las áreas de mejora son más evidentes. Es por ello que, a la hora de establecer objetivos, la participación e implicación de la Dirección de la organización es fundamental, puesto que conocen los recursos, tanto de personal como de materiales y la viabilidad de las posibles mejoras a aplicar relacionadas con la gestión ambiental. Cuando una organización establece objetivos se hace necesaria una planificación para conseguir alcanzarlos, siendo desplegados en metas o acciones concretas a realizar. QUÉ EXIGE? Requisitos: Secciones A.3.3, B.3 y B.4 del anexo II del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Objetivos: Definición de los objetivos y metas ambientales de la organización, así como el establecimiento de un programa (planificación) para alcanzarlos. POR QUÉ? Justificación: No todos los aspectos ambientales identificados por una organización tienen la misma importancia y es, el proceso de evaluación de aspectos ambientales, el que permite valorar dicha importancia. Posteriormente, estos aspectos ambientales que se han evaluado como significativos se tendrán en consideración para que la organización establezca objetivos y metas ambientales. En este sentido, la organización podrá establecer los puntos de actuación y las medidas de mejora, asegurándose que el SGA es eficaz para avanzar en un proceso de mejora continua. Página 58 de 190

59 NIVEL 1 ETAPA 1.4. PLANIFICACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Este avance continuo se concretará, por tanto, en unos objetivos y metas ambientales que permitirán a la organización, a través de los resultados obtenidos, medir y evaluar el rendimiento ambiental de la misma. Es decir, los objetivos y metas ayudarán a trasladar la intención en acción. Por tanto, deberán incluirse en los planes estratégicos de la organización y podrán facilitar la integración de la gestión ambiental con otros procesos de gestión del negocio. CÓMO SE APLICA? 1. Definición de los objetivos ambientales. Para poder llevar a cabo una buena gestión ambiental es imprescindible que la organización conozca cuáles son, a priori, los principales aspectos e impactos ambientales asociados a sus actividades, productos y servicios, lo que permitirá llevar a cabo una primera priorización de las acciones a realizar para mejorar el comportamiento y la gestión ambiental de la organización. El desarrollo de alguna de estas acciones prioritarias permitirá mejorar de manera rápida y sencilla el comportamiento ambiental de la organización sin esperar a conocer en detalle cuales son los aspectos más significativos de la organización. Por lo tanto, el principal objetivo de todo SGA es la mejora del comportamiento ambiental de la organización, sin embargo, para alcanzar este objetivo global es necesario que la organización establezca unos objetivos parciales (metas) que pueda medir y evaluar. Acciones: La función de los objetivos ambientales no es otra que establecer el nivel de mejora de la gestión y comportamiento ambiental de la organización para un periodo de tiempo determinado y, una vez establecidos, proporcionar el marco para definir las actuaciones (metas) asociadas a la mejora del SGA y del comportamiento ambiental de la organización. Un objetivo es en realidad una pretensión, algo que queremos alcanzar. Como similitud, en la vida personal, se aspira a mejorar a nivel social, laboral, etc.; de la misma manera, una organización debe aspirar a mejorar continuamente el medio ambiente que le rodea. Una meta es la acción o las acciones que es necesario establecer y cumplir para alcanzar el objetivo. Siguiendo con la misma similitud, en la vida personal, la meta sería lo que vas a hacer para mejorar el nivel social, personal, etc. Página 59 de 190

60 NIVEL 1 ETAPA 1.4. PLANIFICACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Para la definición de los objetivos se deberán tener en cuenta no solo los principios y compromisos adquiridos a través de la Política Ambiental de la organización, los requisitos legales y los aspectos ambientales significativos, sino que se deberán considerar otros aspectos, tales como: Opiniones de las partes interesadas. Efectos de los cambios previstos sobre sus actividades y procesos. Opciones tecnológicas y viabilidad. Consideraciones financieras, operacionales y de la organización, incluyendo información de los proveedores y contratistas. Posibles efectos sobre la imagen de la organización. Política Ambiental Aspectos Ambientales SIGNIFICATIVOS Requisitos Legales y Otros Requisitos Objetivos Ambientales Opinión de las partes interesadas Requisitos financieros, operacionales y comerciales Opciones tecnológicas Por lo tanto, a la hora de definir los objetivos de gestión ambiental, la organización deberá tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Al menos un objetivo deberá estar relacionado con un aspecto ambiental significativo de la organización, de manera que el compromiso de mejora suscrito en la Política Ambiental sea efectivo. No tendría sentido fijar solamente objetivos relacionados con aspectos ambientales no significativos (que no tienen importancia) que no redundan en la mejora del comportamiento ambiental de la organización. La organización deberá tener presente las opiniones de las partes interesadas a la hora de establecer objetivos. Esto hace referencia tanto al personal de la organización como a clientes, proveedores y entorno donde se desarrolla la actividad de la organización, puesto que pueden ser pieza clave a la hora de lograrlos. La organización deberá conocer los recursos y opciones tecnológicas Página 60 de 190

61 NIVEL 1 ETAPA 1.4. PLANIFICACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL disponibles en el mercado, de manera que a la hora de establecer objetivos ambientales se tenga en cuenta aquello que tecnológicamente no es viable o que no se disponen de recursos financieros u operacionales suficientes para alcanzarse. Los objetivos deben ser de mejora ambiental y no de medios para su consecución. Por ejemplo: adquisición de un separador de grasas (incorrecto) en vez de reducción del XX % en la concentración de aceites y grasas en el vertido (correcto). No se consideran objetivos la certificación del SGA o su mantenimiento, ni el cumplimiento de la legislación, ni la implementación de algún requisito del Reglamento EMAS (por ejemplo: proporcionar formación, hacer actividades de mantenimiento, etc.). Tampoco se consideran objetivos el mantenimiento de o el aumento cuantificado de. Por ejemplo: mantener el nivel de emisiones de CO 2 del año anterior o aumento en el consumo de gasoil en menos de un 5%. Solo serán válidos objetivos de mantenimiento de un comportamiento ambiental cuando se aumente la producción de una organización y, por tanto, mantenerlo signifique una mejora. Esto podrían ser aplicable a organizaciones que cuenten con un SGA de cierta madurez en la que la opciones de mejora están limitadas. Por otra parte, es importante determinar qué objetivos y metas son los adecuados para la organización, y si éstos son exigibles a toda la organización o a unidades individuales determinadas. Por ejemplo, en una empresa manufacturera han establecido como objetivo global la reducción del consumo de energía y éste se puede lograr solo mediante actividades de conservación en un departamento individual, sin embargo, en otras situaciones, todas las partes de la organización pueden tener que contribuir de alguna manera al logro del objetivo global de la organización. También es posible que diferentes partes de una misma organización que persiguen el mismo objetivo global puedan necesitar implementar diferentes acciones para lograr los objetivos de su departamento. Por tanto, la organización tendrá que identificar las contribuciones de los diferentes niveles y funciones para lograr hacer que sus miembros individuales tomen conciencia de sus responsabilidades. Por otra parte, los objetivos ambientales han de programarse cronológicamente y Página 61 de 190

62 NIVEL 1 ETAPA 1.4. PLANIFICACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL medirse, en la medida de lo posible, procurando a la vez que sean alcanzables. Este análisis nos permitirá seleccionar el tipo de objetivo, su cuantificación y su desarrollo en el tiempo. Cuando se habla de objetivos de gestión medibles nos referimos a que se pueda determinar si se han conseguido y en qué grado se han logrado (cantidad), o sea, pueden ser medibles cualitativa o cuantitativamente. Ejemplo de gestión medible cualitativamente: Instalación de una estación de depuración de aguas residuales (EDAR) para minimizar vertidos. Ejemplo de objetivo medible cuantitativamente: Reducción del consumo de agua con respecto al año anterior en un 10 %. En este sentido, si se definen objetivos en términos cuantitativos, será posible evaluar la eficacia de dichas medidas, pudiéndose establecer indicadores de eficiencia o desempeño ambiental que nos sirvan para medir el grado de cumplimiento que vamos consiguiendo. Los indicadores ambientales en su sentido más amplio se pueden definir como elementos de información que permiten detectar las condiciones cambiantes y sus tendencias, evaluar los resultados de la Política Ambiental, así como el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos, sirviendo todo ello de referencia para, en primer lugar medir y describir la evolución de la propia organización, y en segundo lugar, contrastar el comportamiento ambiental de una organización con el de otras organizaciones del sector (siempre que existan datos comparativos). Estos indicadores de desempeño ambiental deberán tener las mismas características que los objetivos de gestión ambiental, es decir, deberán ser medibles, objetivos (no subjetivos), verificables, reproducibles, apropiados para las actividades, productos y servicios de la organización, coherentes con la Política Ambiental, prácticos, eficaces en cuanto a costos y tecnológicamente viables. De esta manera, los indicadores podrán utilizarse para realizar el seguimiento de una organización en cuanto al logro de sus objetivos y metas (véase también la Ficha 3.1 Seguimiento y Evaluación Página 62 de 190

63 NIVEL 1 ETAPA 1.4. PLANIFICACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Ambiental ). Son ejemplos de indicadores de desempeño ambiental los siguientes: Cantidad de materia prima o energía usada. Cantidad de emisiones, por ejemplo de CO2. Residuos producidos por cantidad de producto acabado. % de residuos reciclados. Nº de kilómetros de los vehículos por unidad de producción. Nº de accidentes ambientales (por ejemplo, descargas no planificadas). Etc. Los objetivos de gestión presentan caducidad, una vez que se han conseguido y se ha aplicado la mejora en la organización, deben ser sustituidos por otros. El periodo de validez de los objetivos de gestión puede ser variable en función de su naturaleza y su logro, si bien es recomendable que se establezcan por año natural o ejercicio de la organización no superando el periodo de certificación o de validez de la Política Ambiental. 2. Planificación de los objetivos ambientales: Programa de Gestión Ambiental Una vez establecidos los objetivos y las metas ambientales de la organización, ésta debe establecer un Programa de Gestión Ambiental, es decir, un plan detallado y documentado de los medios de la organización que defina cómo se pretenden lograr los objetivos y metas. En consecuencia, sin un plan de actuación suficientemente detallado en términos de actividades, recursos, responsabilidades y plazos de ejecución, el proceso de mejora continua no estará bajo control y, por lo tanto, será difícil que la organización alcance los objetivos que se ha propuesto. Estos Programas de Gestión Ambiental han de ser dinámicos y deben revisarse periódicamente para integrar los cambios de los objetivos y metas ambientales establecidos por la organización. Para lograr los objetivos y metas ambientales, puede ser útil que la organización sigua las siguientes instrucciones en este orden de prioridad: Página 63 de 190

64 NIVEL 1 ETAPA 1.4. PLANIFICACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL 1. Identificar los compromisos adquiridos en la Política Ambiental. 2. Para cada uno de estos compromisos, identificar uno o varios objetivos y definir uno o varios programas para su consecución, es decir, actuaciones, plazos, recursos y responsables. 3. Para cada uno de los objetivos definidos, identificar indicadores de desempeño ambiental específicos que permitan realizar el seguimiento en el logro de los objetivos y metas. A continuación se exponen varios ejemplos de Programas de Gestión Ambiental a partir de los resultados del proceso de evaluación de aspectos ambientales: Aspecto Ambiental Consumo combustible Vertido agua Residuos de envases y embalajes Objetivos Meta Plazo Responsable Recursos Indicadores Reducir el consumo de combustible en 10% respecto al 2011 Reducir diariamente la Tª media del agua vertida en 5 0 C respecto al 2011 Reducir en un 35% los materiales de embalajes para la línea de producción actual respecto al 2011 Sustitución de los quemadores de combustibles actuales por otros más eficientes Extraer y reutilizar el calor del agua residual mediante un proceso de cogeneración Rediseño del embalaje de los productos Implementación de cambios en línea de producción Prueba piloto y producción completa 1 año 1 año 6 meses 6 meses 1 año Responsable de Mantenimiento Responsable de Ingeniería de Procesos Responsable de Diseño de Productos Responsable de Producción Responsable de Producción Consumo de combustible de calentamiento por hora de trabajo de la caldera Tª media diaria del vertido del agua Nº y diversidad de peces en la cuenca Cantidad de material de embalaje por unidad % de reducción del material de embalaje usado para la línea de producto Reducción estimada en la generación de residuos de embalajes por los consumidores (unidad/volumen) QUIÉN? Responsable: Dirección (o Equipo Directivo) de la organización, junto con los Responsable de los distintos Departamentos y el Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental. CUÁNDO? Página 64 de 190

65 NIVEL 1 ETAPA 1.4. PLANIFICACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Calendario: Después de completar las etapas 1.2 (Aspectos Ambientales) y 1.3 (Requisitos Legales y Otros Requisitos). QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? Cada organización define el modelo y la cantidad de documentos y registros para recoger la planificación de los objetivos y metas ambientales, si bien, el Reglamento EMAS exige que, al menos, se documente la siguiente información: Documentación: Objetivos y Metas Ambientales. Se propone un modelo de documento para planificar los objetivos y metas ambientales: Programa de Gestión Ambiental. DIAGRAMA DE FLUJO Política Ambiental Aspectos Ambientales Requisitos Legales y Otros Requisitos Definición de los Objetivos y Metas Ambientales Planificación de los Objetivos y Metas Ambientales Programa de Gestión Ambiental Seguimiento y Medición Ambiental Control Operacional Página 65 de 190

66 NIVEL 1 ETAPA 1.4. PLANIFICACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL RESULTADOS Evidencias: Establecimiento de un Programa de Gestión Ambiental. REFERENCIAS Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 66 de 190

67 6.3. NIVEL 2.- IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN FICHA RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES NIVEL 2 ETAPA 2.1. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Una vez que la etapa de planificación del SGA está finalizada (nivel 1) y se han establecido las bases sobre las que se construirá un SGA, es el momento de comenzar a ensamblar las piezas que van a formar parte de dicho Sistema (nivel 2). Como primer paso en esta nueva etapa, se deberá definir la forma o estructura de la organización para garantizar una exitosa implantación del SGA. Introducción: La estructura de la organización es una herramienta para contribuir al logro de los objetivos y tratar de alcanzar las metas en una empresa. Por pequeña que sea una organización, por muy limitados que sean sus recursos, éstos deben ser utilizadas eficazmente si la organización quiere sobrevivir y prosperar. Esta perspectiva requiere de la definición de objetivos y la asignación de funciones, responsabilidades y autoridad en el trabajo. En este sentido, la asignación de responsabilidades es importante, aun cuando la organización esta compuesta de una sola persona, porque él es quien debe manejar el tiempo eficientemente. Por lo tanto, se puede decir que organizar una empresa consiste en dotarla de los recursos necesarios para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento adecuado de sus funciones para lograr los objetivos propuestos. Entre estos recursos se encuentran equipos, instalaciones, materiales, energía, conocimientos, finanzas y personas. QUÉ EXIGE? Requisitos: Sección A.4.1 del anexo II del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Objetivos: Definir, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad del personal de la organización para garantizar la correcta y eficaz implantación y mantenimiento del SGA. POR QUÉ? Justificación: El éxito y continuidad de un SGA depende principalmente del compromiso adquirido por la Dirección, que incluye, entre otros compromisos, la asignación de los recursos necesarios para el funcionamiento y operación del Sistema. Así mismo, para garantizar una operatividad correcta y efectiva del SGA es imprescindible que las Página 67 de 190

68 NIVEL 2 ETAPA 2.1. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD funciones, responsabilidades y autoridades relacionadas con éste estén claramente definidas y difundidas entre el personal de la organización. CÓMO SE APLICA? 1. Definición de la estructura de la organización Una vez que la alta Dirección ha identificado y asignado los recursos necesarios para una correcta y eficaz implantación del SGA (véase la Ficha 0 Compromiso de la Dirección ), es necesario que la misma designe las funciones, responsabilidades y autoridad del personal que trabaja en la organización o en nombre de ella. En primer lugar, es necesario conocer cuál es la estructura organizativa (piezas o bloques de construcción) con la que cuenta la organización para comenzar a ensamblar las piezas que formarán parte del SGA. La estructura organizacional es la forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de una organización, teniendo en cuenta todos los procesos, procedimientos y relaciones que pueden existir dentro del grupo humano. El tema fundamental a la hora de definir la estructura de una organización es establecer la jerarquía entre los distintos niveles organizativos, garantizando en todo momento la funcionalidad y practicidad y, sobre todo, permitiendo un intercambio de información fluido entre ellos. Acciones: El organigrama es una representación gráfica de la estructura de una empresa que proporciona una visión rápida y resumida de las relaciones jerárquicas y competenciales dentro de la organización. Existen varios tipos de organigrama, entre ellos: Vertical: muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo. Horizontal: muestra las jerarquías de izquierda a derecha. Mixto: es una combinación entre el horizontal y el vertical. Circular: la autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos. Página 68 de 190

69 NIVEL 2 ETAPA 2.1. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se acomode a sus prioridades y necesidades. Así, la estructura podrá ser jerárquica con un solo jefe ejecutivo en lo más alto y un número creciente de subordinados en cada uno de los niveles de dirección inferiores, o podría ser más plano, con menos niveles de dirección y un mayor número de participantes en cada nivel. Puede decidir tener un responsable de medio ambiente en cada departamento o puede optar por un solo responsable de medio ambiente para toda la organización. Lo importante no es la estructura que elija, sino el hecho de elegir una estructura adecuada a la naturaleza y complejidad de la organización. En general, los requisitos generales que deben cumplir los organigramas son: Deben ser, ante todo, muy claros, por ello se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y de puestos. No deben recoger a todos los trabajadores o empleados. Lo más frecuente es hacerlos arrancar del Director General o Gerente y terminarlo con los jefes o supervisores de último nivel. Deben contener nombres de funciones, no de personas. 2. Asignación de las funciones, responsabilidades y autoridad Una vez diseñada la estructura de la organización, la alta dirección deberá definir, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridades que desempeñan las personas que trabajan para o en nombre de la organización. Las autoridades pueden delegarse, las responsabilidades no: Se da una delegación de autoridad cuando un sujeto (delegante) confía en otro (delegado) el encargo de realizar una tarea que entra dentro de la responsabilidad del primero. El delegante sigue siendo responsable de la realización de la tarea que ha delegado. En cuanto a su definición, las funciones, responsabilidades y autoridades no deberían limitarse a la función ambiental, sino también pueden incluir otras áreas de una organización, tales como la dirección operacional u otras funciones de apoyo (por ejemplo, compras, ingeniería, calidad, etc.). Son ejemplos de responsabilidades Página 69 de 190

70 NIVEL 2 ETAPA 2.1. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ambientales las siguientes: Ejemplo de responsabilidades ambientales Desarrollar la Política Ambiental Desarrollar los objetivos y metas ambientales Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales Identificar los requisitos de los proveedores Cumplir con los requisitos del SGA Mantener los vertidos dentro de los parámetros legales permitidos Entrega de los residuos a un gestor autorizado Personas responsables típicas Alta Dirección Alta Dirección y Jefes de Departamento Responsable de Gestión Ambiental y Jefes de Departamento Jefe Departamento de Compras Todas las personas que trabajan en la organización o en nombre de ella Jefe de Producción Jefe de Mantenimiento Las funciones, responsabilidades y autoridades deberán documentarse y podrán hacerlo bien en un documento independiente (por ejemplo, en Fichas de Perfiles de Puesto) o bien recogerlas a lo largo de toda la documentación del SGA (por ejemplo, incluidas en cada uno de los procedimientos o instrucciones de trabajo). Por último, la alta dirección debe asegurarse que el personal se comprometa y se involucre en la implantación y mantenimiento del SGA. Para ello, deberán comunicarse las funciones, responsabilidades y autoridades de cada uno de ellos en cuanto a la gestión ambiental de la organización. 3. Designación del Representante de la Dirección en la gestión ambiental La alta dirección deberá designar uno o varios representantes de la Dirección (normalmente conocidos como Responsable de Medio Ambiente o Responsable de Gestión Ambiental) con suficiente autoridad, conciencia, competencia y recursos para: Asegurarse de la implantación y mantenimiento del SGA en todos los niveles aplicables de la organización. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGA y sus oportunidades de mejora. Las responsabilidades del representante de la dirección podrán incluir interacciones con la partes interesadas sobre aspectos pertinentes de SGA. El representante de la dirección podrá tener diversas responsabilidades independientes de las del SGA. En organizaciones pequeñas esta función las suele realizar la misma Dirección. Se detecta un cambio en la visión de las empresas hacia la protección del medio Página 70 de 190

71 NIVEL 2 ETAPA 2.1. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ambiente, que se manifiesta en la tendencia a prevenir riesgos ambientales en lugar de actuar una vez producidos. La función del Responsable de Medio Ambiente adquiere, por tanto, un carácter estratégico, de forma que su peso en las decisiones de la compañía es cada vez mayor. Este cambio de mentalidad requiere necesidades de formación específicas, que ha de tener una visión proactiva y ha de ser capaz de aplicar los conceptos de la mejora continua en el día a día de la empresa, identificando oportunidades de cambio y de mejora para la competitividad de la empresa. Así mismo, las actividades del Responsable de Medio Ambiente trascienden no sólo a su departamento, sino incluso a la propia empresa, de forma que para llevar a cabo su trabajo tiene que relacionarse con una gran diversidad de personas, tanto a nivel interno de las organizaciones como a nivel externo. Ello tiene implicaciones importantes para la formación, que ha de reforzar las competencias personales para que puedan relacionarse de forma efectiva con multiplicidad de actores. A modo de ejemplo, las responsabilidades y autoridades del Responsable de Medio Ambiente, sin perjuicio de otras responsabilidades, pueden ser: Asegurar el establecimiento, implantación y mantenimiento del SGA. Revisar y evaluar periódicamente el SGA para identificar las oportunidades de mejora y su implantación. Informar acerca del funcionamiento del SGA a la Dirección para su revisión y como base para la mejora continua del mismo. Identificar y evaluar los aspectos ambientales. Mantener actualizada la legislación ambiental aplicable a la organización y verificar periódicamente su cumplimiento. Analizar las no conformidades detectadas y establecer las acciones correctivas y/o preventivas necesarias. Realizar el seguimiento del cumplimiento de los requisitos del SGA y de los objetivos y metas a través del cálculo de los indicadores propuestos en el SGA. Elaborar, controlar y distribuir la documentación básica del SGA: Manual, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, etc. Etc. QUIÉN? Responsable: Dirección (o Equipo Directivo) de la organización. Página 71 de 190

72 NIVEL 2 ETAPA 2.1. Calendario: Documentación: IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD CUÁNDO? Después de completar la etapa 1 (Planificación). QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? De acuerdo a los requisitos del Reglamento EMAS, las funciones, responsabilidades y autoridad deben estar documentadas, bien en un documentos independiente (por ejemplo, en las Fichas de Puesto de Trabajo) bien integradas a lo largo de toda la documentación del SGA (por ejemplo, en cada uno de los procedimientos o instrucciones de trabajo). Se propone un modelo de Ficha de Puesto de Trabajo en la que se recogen las funciones, responsabilidades y autoridad, así como los requisitos necesarios de competencia, formación y toma de conciencia (véase la Ficha 2.2 de Competencia, Formación y Toma de Conciencia ): Ficha de Puesto de Trabajo. DIGARAMA DE FLUJO Compromiso de la Dirección Definición de la estructura de la organización Organigrama Asignación de funciones, responsabilidades y autoridades Perfiles de Puesto Designación del representante de Dirección Competencia, formación y toma de conciencia Página 72 de 190

73 NIVEL 2 ETAPA 2.1. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD RESULTADOS Evidencias: Definición de la estructura de la organización (organigrama). Asignación de funciones, responsabilidades y autoridad (perfiles de puesto). Designación de uno o varios representantes de la Dirección. REFERENCIAS Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 73 de 190

74 FICHA COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA NIVEL 2 ETAPA 2.2. Introducción: IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Dentro de los procesos denominados de apoyo, la gestión de los recursos humanos, desde el punto de vista de su competencia y de su concienciación, es el que quizás condiciona de manera más directa los resultados del SGA, especialmente el desempeño ambiental de la organización. Por ello, la alta dirección es quien tiene la máxima responsabilidad en esta toma de conciencia y motivación de los empleados mediante la explicación de los valores ambientales de la organización, la comunicación de su compromiso con la Política Ambiental y la motivación de las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella a aceptar la importancia de lograr los objetivos y metas ambientales. Pero es el compromiso de cada persona el que transforma un SGA que está en papel en un proceso eficaz. Se suele decir que sin clientes no hay organización comercial que persista. Y es una verdad de perogrullo. Pero también es cierto que sin un personal competente y sensibilizado con las partes interesadas (clientes, Administración, entorno, proveedores, compañeros de trabajo, etc.), también es difícil que una organización subsista en el tiempo. Además de la componente técnica de los requisitos del Reglamento EMAS, está claro que detrás de los mismos se encuentra también la componente humana, muy difícil de gestionar, pues se trata de saber dirigir las relaciones personales dentro de la organización. Aunque el Reglamento EMAS no suele entrar en esta segunda vertiente, la misma tendrá un peso importante en la eficacia de los procedimientos que se establezcan. QUÉ EXIGE? Requisitos: Secciones A.4.2 y B.4 del anexo II del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Objetivos: Concienciar, motivar e implicar a las personas que trabajan en la organización o en nombre de ella en el proceso de implantación del SGA mediante la educación, formación, desarrollo de habilidades. POR QUÉ? Justificación: Para el éxito y el buen funcionamiento de un SGA es muy importante que el personal de la organización conozca el proceso que se está llevando a cabo, se sienta implicado y que posea los conocimientos y capacidades necesarias para saber qué les aplica del Sistema y para entender QUÉ hacen, POR QUÉ lo hacen, y CÓMO deben hacerlo. Página 74 de 190

75 NIVEL 2 ETAPA 2.2. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA Así mismo, una de las claves del éxito es la motivación y sensibilización de los empleados, siendo enormemente beneficioso para cualquier organización que el personal se sienta atraído por el proceso y motivado para participar en él, ayudando a la organización a lograr sus objetivos. Es muy importante pues incorporar estas actividades ya desde el inicio del proceso, introduciendo los nuevos conceptos y tareas de forma gradual, si bien estas actividades de formación y sensibilización deben realizarse de forma continua, a medida que avanza el proceso y se detectan las necesidades. CÓMO SE APLICA? 1. Definición de los requisitos de competencia (educación, formación y experiencia) Las personas que realizan actividades que pueden causar un impacto ambiental significativo deberán ser competentes para hacerlo de manera que cumplan con los requisitos del SGA. Para las actividades que sean de máxima importancia en la gestión de los aspectos ambientales, la organización deberá identificar los conocimientos, comprensión, habilidades o actitudes que harán a un individuo competente para realizarlas. Una vez que se identifiquen, la organización se deberá asegurar de que las personas que realizan esas actividades poseen esas competencias. Acciones: La competencia se basa en la educación, formación, habilidades y/o experiencia apropiadas. Estos requisitos de competencia se deberán tener en cuenta para la contratación, formación y desarrollo de aptitudes y habilidades futuras, así como en la selección de contratistas y otras personas que vayan a trabajar en la organización o en nombre de ella. Para ello, es necesario, en primer lugar, tener clara la competencia mínima exigible a cada una de las funciones de la organización (o lo que es lo mismo, para cada uno de los Perfiles de Puesto que se han definido en la Etapa 2.1 Funciones, responsabilidades y autoridad ). Esto consiste en definir los requisitos mínimos que tiene que cumplir cualquier persona para desempeñar cualquiera de las funciones de la organización. Estos requisitos se pueden categorizar en: Requisitos de educación: estudios mínimos de cualquier índole (estudios básicos, formación profesional, universitarios, etc.). Para algunas funciones puede no ser necesario ningún requisito, sin embargo, para otras podría ser necesario afinar mucho para salvaguardar el Página 75 de 190

76 NIVEL 2 ETAPA 2.2. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA desempeño de la función. Por ejemplo: Para la función Operario de Almacén, podría no ser necesario ningún requisito de educación (ni siquiera, saber leer y escribir ). Para la función Responsable de Producción se podría requerir estudios de ingeniería a un nivel técnico o superior. Requisitos de formación: conocimientos adquiridos a través de acciones formativas de carácter complementario a los de educación. Al igual que en el caso anterior: Para la función Administrativo podría no ser necesario ningún requisito de formación complementaria, aparte de los requeridos de educación. Para la función Comercial, se podría requerir un perfeccionamiento en técnicas de atención al cliente. Requisitos de experiencia: tiempo acumulado en el desarrollo de actividades iguales o similares a las relacionadas con la función de referencia exigidas para un puesto de trabajo. Se hacen los mismos comentarios que con los dos tipos de requisitos anteriores. Por ejemplo: Para la función Auxiliar de Compras, podría no ser necesario ningún requisito de experiencia previa, ya que las tareas podrían estar supervisadas completamente por otras personas que desempeñen funciones relacionadas con el proceso de compras. Para la función Responsable de Almacenamiento de Productos Químicos, aparte de los requisitos de educación y/o formación, podría ser necesario requerir experiencia previa en el manejo de este tipo de productos. Requisitos de habilidades: bajo este epígrafe se pueden englobar las destrezas, las actitudes, los comportamientos, etc. que podrían ser necesarias para la función a desarrollar. Por ejemplo: Página 76 de 190

77 NIVEL 2 ETAPA 2.2. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA Para la función Auxiliar de Laboratorio, podría no ser necesaria ninguna habilidad en especial. Para la función Envasador Manual, puede ser necesario solicitar dotes de manejo manual de productos (un caso típico es el personal que envasa aceitunas de manera manual, colocadas dentro del envase de manera específica). Es importante tener claro que en la definición de estos requisitos, hay que distinguir claramente entre lo que es necesario y lo que sería interesante, pero no imprescindible. La competencia mínima exigible para cada uno de las funciones de la organización se documentarán en las correspondientes Fichas de Puesto de Trabajo. En segundo lugar, deberá recopilarse el historial (o Currículum Vitae) de todas las personas de la organización afectados por el alcance del SGA, o bien disponer de los registros adecuados que demuestren que son válidos para llevar a cabo las actividades del puesto de trabajo que ocupan en cada momento. Todos los requisitos referidos para la determinación y demostración de la competencia se deberán aplicar exclusivamente a las personas que realicen tareas para la organización o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos. Los registros de nóminas, seguros sociales, etc. no tienen por qué formar parte de la documentación del SGA, excepto que sea la única forma de demostrar que determinadas personas cumplen con algunos de los requisitos de competencia que se hayan previsto. Por ejemplo. si se decide que para determinado puesto de trabajo es necesario haber estado un tiempo al menos ocupando otros puesto dentro de la Organización, y no conservamos el CV, una nómina o un registro de vida laboral podría servir para justificar el cumplimiento. Página 77 de 190

78 NIVEL 2 ETAPA 2.2. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA 2. Identificación de las necesidades de formación, educación, toma de conciencia Una organización deberá identificar y evaluar cualquier diferencia encontrada entre la competencia necesaria para realizar una actividad y la que posee el individuo requerido para realizarla. Esta diferencia puede corregirse mediante actividades de educación, formación, desarrollo de habilidades, etc. El cruce o la comparación entre el Historial y los Perfiles de Puesto es una de las maneras de identificar necesidades de tipo formativo o similares, tanto para nuevas incorporaciones de personal, como para cambios internos del personal ya existente. Son ejemplos de actividades de formación ambiental los siguientes: Tipo de formación Destinatarios Propósito Incrementar la conciencia sobre la importancia de la gestión ambiental Incrementar la conciencia ambiental general Formación relacionada con los requisitos de un SGA Formación relacionada con el cumplimiento de los requisitos legales Alta dirección Todos los empleados Personas con responsabilidad en el SGA Empelados cuyas acciones puedan afectar al cumplimiento legal Obtener el compromiso y la alineación con la Política Ambiental Obtener el compromiso con la Política Ambiental, objetivos y metas e impartir un sentimiento de responsabilidad individual Instruir acerca de cómo cumplir los requisitos del SGA, elaborar procedimientos, etc. Lograr y/o mejorar el cumplimiento de los requisitos legales ambientales aplicables 3. Ejecución de las actividades de formación, educación y toma de conciencia Estas necesidades de formación y otras acciones hay que proporcionarlas. Es fundamental dar la importancia pertinente a la detección de necesidades que se realice. No debería haber excusas, ni trabas, ni similares para afrontar las necesidades que tenga la organización para alcanzar el desempeño ambiental requerido o deseado. Pueden surgir necesidades de tipo formativo, por ejemplo: Cuando hay revisiones de las normas de referencia (Reglamento EMAS) o se deciden aplicar nuevas normas, modelos o similares. Cuando aparecen nuevos requisitos legales que requieran reforzar la Página 78 de 190

79 NIVEL 2 ETAPA 2.2. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA competencia del personal (disposiciones ambientales novedosas, como la Directiva de Emisiones Industriales). Las acciones formativas podrán ser de diversa índole, aunque las más comunes son: Cursos de formación. Jornadas formativa/informativa. Tutorización. Prácticas. A la hora de proporcionar las acciones formativas, puede optarse por contratarse externamente. A la hora de planificar las actividades formativas, es perfectamente válido que durante un periodo determinado (por ejemplo, durante un ejercicio anual) no se identifiquen acciones formativas, incluso esto podría pasar varios años sucesivos, si bien este hecho deberá ser considerado durante la Revisión del por la Dirección (véase la Ficha de Revisión por la Dirección ) y establecer conclusiones al respecto. Se entiende, no obstante, que una organización en la que no existen, año tras año, actividades de tipo formativo, es un organización en la que el principio de mejora continua no está lo suficientemente implantado y en la que la innovación no es un elemento estratégico y diferenciador respecto a su competencia, por lo que se recomienda que un plan de formación nunca esté en blanco. Aunque no es exigencia del Reglamento EMAS, se recomienda que cuando se lleven a cabo actividades formativas, se haga una evaluación de su eficacia para saber si el tiempo invertido ha merecido la pena y si las acciones que se han proporcionado al personal han servido para algo. Esta evaluación debería hacerla la persona jerárquicamente superior a quien ha recibido la acción. No debe ser una evaluación compleja: simplemente, posicionarse sobre si la persona ha sido capaz de poner en juego los conocimientos adquiridos. No es válida, simplemente, la opinión o valoración del propio interesado en una actividad formativa. Debe haber una valoración de la persona jerárquicamente superior; con ambas valoraciones se podría hacer ya una contrastación de pareceres. Página 79 de 190

80 NIVEL 2 ETAPA 2.2. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA En cuanto a las actividades de sensibilización ambiental, la organización deberá asegurarse de que todas las personas que trabajan para o en nombre de ella son conscientes de la importancia de cumplir con la Política ambiental y con los requisitos del SGA, sus funciones y responsabilidades dentro del SGA, los aspectos ambientales significativos y los impactos asociados, los beneficios de un mejor comportamiento ambiental y las consecuencias de la desviación de los requisitos del SGA aplicables. Hay muchos aspectos que requieren una especial concienciación de las personas de la organización que inciden en ellos. Por ejemplo: En determinados sectores, como los mataderos, la emisión de olores al entorno es el PRINCIPAL aspecto que deben controlar para que las quejas y denuncias no se disparen. En los servicios de urgencias médicas, el tiempo es la pieza PRIMORDIAL de la atención (aparte de resolver el problema de salud). El consumo racional de agua en un campo de golf será observado con especial MIMO por los clientes del club (sobre todo si son foráneos). Hay muchas formas de que una persona tome conciencia de algún aspecto concreto de la realidad, pero la que cunde más efecto es que los responsables inmediatos den ejemplo. Aparte, se puede hablar de colocar cartelería apropiada, tablones de anuncios, comunicaciones electrónicas, artículos en boletines internos, distribución de pautas de buen comportamiento, etc. Pues todo eso es nada comparado con el dar ejemplo. La mejor frase que se puede aplicar para que la gente sea consciente de las consecuencias del buen/mal desempeño de sus funciones, responsabilidades y autoridad podría ser: No hagas o digas aquello que no te gustaría que te hicieran o dijeran. Por último, el Reglamento EMAS exige un requisito adicional relacionado con la implicación de los trabajadores en la implantación del SGA y, concretamente, en la definición de acciones de mejora en el comportamiento ambiental de la organización. Incluye actividades de información y participación de todos los empleados de la organización y de sus representantes. Esto conlleva que la organización deberá, al igual que con el resto de actividades formativas, identificar, planificar e implantar la participación activa de los trabajadores en, al menos, las siguientes actividades: Página 80 de 190

81 NIVEL 2 ETAPA 2.2. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA Implantación del SGA y auditorias ambientales. Comités ambientales (si existiese) para obtener información y garantizar la comunicación entre el Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental, los trabajadores y sus representantes. Establecimiento del Programa de Gestión Ambiental y Programa de Auditorias Ambientales. Elaboración de la Declaración Ambiental. La organización podrá dejar evidencia de esta participación mediante, por ejemplo: Actas de las reuniones con sindicatos, comités de empresa u otras organizaciones que representen a los trabajadores u otras reuniones dentro de la organización. Evidencias de formación e información a los trabajadores. Definición de medios de comunicación para que los empleados puedan hacer sugerencias (libros o buzones de sugerencia). Asistencia a la reunión de revisión del SGA por la Dirección. QUIÉN? Responsable: Dirección (o Equipo Directivo) de la organización. Responsable de Recursos Humanos (si existiese). Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental. CUÁNDO? Calendario: Documentación: Después de completar la etapa 2.1 (Funciones, responsabilidad y autoridad). QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? De acuerdo a los requisitos del Reglamento EMAS, se deberán mantenerse los registros relacionados con la acreditación del cumplimiento de los requisitos de competencia y las evidencias del proporcionamiento de actividades de formación, educación y/o toma de conciencia. Se proponen lo siguientes modelos: Ficha de Puesto de Trabajo (véase también la Ficha 2.1 de Funciones, responsabilidades y autoridad ). Curriculum Vitae. Página 81 de 190

82 NIVEL 2 ETAPA 2.2. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA DIAGRAMA DE FLUJO Funciones, responsabilidades y autoridad Definición de los requisitos de competencia (formación, educación y experiencia) Perfiles de Puesto CV, Vida Laboral, Títulos, etc. Identificación de las necesidades de formación y toma de conciencia Ejecución de las actividades de formación y toma de conciencia Revisión por la Dirección RESULTADOS Evidencias: Definición de los requisitos de competencia (Fichas de Perfiles de Puesto) Acreditación del cumplimiento de los requisitos de competencia (CV, Vida Laboral, Títulos Académicos, etc.). REFERENCIAS Página 82 de 190

83 NIVEL 2 ETAPA 2.2. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 83 de 190

84 FICHA 2.3- COMUNICACIÓN NIVEL 2 ETAPA 2.3. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMUNICACIÓN DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? El Reglamento EMAS establece requisitos para que una organización sea capaz de comunicarse con sus partes interesadas. Esto que parece tan obvio tiene varias connotaciones: 1. Asegurar que la comunicación realmente se produce. No existe comunicación si falta o falla alguno de sus elementos: emisor, receptor, mensaje, lenguaje, canal. Esto quiere decir que la comunicación implica que el receptor ha entendido el mensaje; si sólo se traspasa información, pero no se constata su entendimiento, se está haciendo un ejercicio de informar, no de comunicar. 2. Identificar cuáles son las partes interesadas. Introducción: Las organizaciones pueden tener muchos tipos de partes interesadas, cada cual con diferente nivel de involucración o compromiso y, a menudo, con intereses diferentes que, incluso, pueden entrar en conflicto. Por lo tanto, no todas las partes interesadas tienen la misma relevancia para todas las organizaciones. 3. Conocer el tipo de información que se demanda. Los empleados de una organización pueden demandar un tipo de información muy diferente de la que puede demandar un Ayuntamiento o una Asociación de Vecinos respecto al comportamiento ambiental de una organización. 4. Garantizar la respuesta más adecuada para sus circunstancias particulares. No todas las solicitudes de información requieren el mismo tipo de respuesta. Así, la solicitud de información solicitada por un empleado sobre el grado de cumplimiento de los objetivos ambientales no requiere de una respuesta formal (con evidencia escrita), sin embargo, sí la requiere la información relativa a qué tipo de controles se están llevando a cabo sobre los vertidos solicitada por la Confederación Hidrográfica. QUÉ EXIGE? Requisitos: Secciones A.4.3 y B.5 del anexo II del Reglamento EMAS. Página 84 de 190

85 Objetivos: NIVEL 2 ETAPA 2.3. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMUNICACIÓN PARA QUÉ? Definir y establecer las vías de comunicación (internas y externas) más adecuadas para dar respuesta a las demandas de información solicitadas por las partes interesadas afectadas por las actividades de una organización en relación con su SGA. POR QUÉ? Analizar y evaluar las comunicaciones y opiniones de las partes interesadas es fundamental para garantizar la correcta operación y mejora continua del SGA. Si las vías de comunicación no son efectivas es muy fácil que se pierda el control del SGA, lo que conllevará inevitablemente que muchas de las actividades asociadas al SGA no se realicen o se realicen incorrectamente y, en consecuencia, que el SGA pierda toda su consistencia y robustez para alcanzar los objetivos y metas establecidas. Justificación: Por una parte, deberá prestarse especial atención a las vías internas de comunicación, asegurando que la información de interés es difundida de manera efectiva y que llega a los destinos preestablecidos. Por otra parte, deberá definirse una estrategia de comunicación con el exterior para informar activamente de las mejoras logradas por la organización, lo que situará a la organización en una posición ventajosa respecto a sus competidores y le ayudará a mejorar y fortalecer las relaciones con sus partes interesadas externas (Administración, ONG s, etc.). CÓMO SE APLICA? 1. Identificación de las partes interesadas Una definición genérica de parte interesada podría ser aquellas personas o grupos de personas que se ven afectados por las actividades de una organización. Son ejemplos de estas partes interesadas los siguientes: Acciones: Inversores, accionistas, clientes (reales y potenciales), empleados, gobiernos y entes reguladores, medios de comunicación, sindicatos, Una buena manera de conocer cuáles son las partes interesadas de una organización es hacerse estas 3 preguntas relacionadas con la relación con esos agentes: 1. POR QUÉ relacionarse con ellos? 2. PARA QUÉ hacerlo? 3. Con QUIÉN debo hacerlo? Página 85 de 190

86 NIVEL 2 ETAPA 2.3. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMUNICACIÓN El objetivo de esta actividad es hacer una lista (no necesariamente documentada) con las posibles partes interesadas, entre las que se incluyen: Personas o entidades con implicaciones ambientales legales, financieras y operativas sobre la organización. Por ejemplo: ayuntamiento, empleados, y accionistas. Personas o entidades que tienen probabilidad de influir en el desempeño ambiental de la organización. Por ejemplo: contrata encargada del mantenimiento de los equipos e instalaciones. Personas o entidades afectadas por las actividades, productos y servicios de la organización. Por ejemplo: comunidad de vecinos. 2. Establecimiento de las vías de comunicación Para definir el/los procedimiento/s de comunicación que se van a utilizar para dar respuestas a la información ambiental solicitada por las partes interesadas (tanto internas como externas) es necesario tener claro los siguientes aspectos: Responsable de que el mecanismo de comunicación funcione. Objeto (qué se pretende con dicho mecanismo). Procedimiento (manera de proceder), que incluya los controles para recepcionar la comunicación, tratar la información relacionada y responder a la misma. Documentación que queda de la comunicación. Es importante recordar que para que el proceso de comunicación (interna o externa) sea eficaz será necesario que: La información sea COMPRENSIBLE y EXPLICADA de forma adecuada. La información sea TRAZABLE. La organización presente una IMAGEN precisa de su desempeño Comunicación interna Es la que se produce entre los diferentes niveles y funciones dentro de la organización. Son ejemplos: 1. Descendente (de niveles superiores del organigrama hacia los inferiores). Página 86 de 190

87 NIVEL 2 ETAPA 2.3. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMUNICACIÓN Tipo de información Responsable Destinatarios Frecuencia Política Ambiental Alta Dirección Todo el personal Objetivos y metas Procedimientos de Trabajo Resultados de auditoria Seguimiento de no conformidades, acciones correctivas y preventivas Quejas, denuncias ambientales Evolución del comportamiento ambiental Alta Dirección Responsable de Gestión Ambiental Responsable de Gestión Ambiental Responsable de Gestión Ambiental Alta Dirección Responsables de Departamento y representante de los trabajadores Todo el personal implicado Responsables de Departamento afectados Responsables de Departamento afectados Responsable de Gestión Ambiental A su aprobación y actualización A su aprobación y actualización A su aprobación y actualización Según programa de auditoria Según periodo de seguimiento Según aparición Alta Dirección Todo el personal Actualización Canal de comunicación Tablón de anuncio Reuniones Red informática Reuniones y/o correo electrónico Reuniones y/o correo electrónico Reuniones Publicación de Declaración Ambiental 2. Ascendente (de niveles inferiores hacia los superiores). Tipo de información Responsable Destinatarios Frecuencia Solicitud de información, preocupaciones relacionadas con SGA Sugerencias Propuestas de mejora Todo el personal Todo el personal Todo el personal Responsable de Gestión Ambiental Responsable de Gestión Ambiental Responsable de Gestión Ambiental En cualquier momento En cualquier momento En cualquier momento Canal de comunicación Correo electrónico Buzón de sugerencia Representante de trabajadores y/o correo electrónico 3. Horizontal (entre niveles situados en la misma posición jerárquica). Tipo de información Responsable Destinatarios Frecuencia Consultas, problemas relacionados con SGA Todo el personal Todo el personal Diaria Canal de comunicación Teléfono, correo electrónico Será válido cualquier canal de comunicación (escrita o verbal) siempre y cuando se asegure que el destinatario recibe la información emitida por el remitente. Son ejemplos: Página 87 de 190

88 NIVEL 2 ETAPA 2.3. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMUNICACIÓN Boletines de empresa. Tablones de anuncio. Buzón de sugerencia. Correo electrónico. Teléfono. Reuniones. Documentación entregada en mano. De entre las comunicaciones internas que se produzcan no todas requerirán de una respuesta formal. Será la propia organización quien decida el tipo de información que requiera de una respuesta formal o informal (sin evidencia escrita). 2.2 Comunicación externa Es la que se produce cuando el emisor y el receptor no pertenecen a la misma organización. Son ejemplos: Comunicaciones voluntarias relacionadas con el SGA de la organización (Política Ambiental, objetivos y metas, aspectos ambientales significativos,) Respuestas a demandas de información por parte de la Administración Competente. Respuestas a demandas de información por parte de medios de comunicación. Respuestas a quejas o denuncias ambientales. Respuestas a demandas de información por parte de otras partes interesadas externas (asociaciones, administración, clientes, proveedores o subcontratistas, público en general, etc.). Comunicación en situaciones de emergencia ambiental. Será válido cualquier canal de comunicación (escrita o verbal), tales como: Correo ordinario(entrada y salida). Correo electrónico. Teléfono. Fax. Reuniones. Página 88 de 190

89 NIVEL 2 ETAPA 2.3. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMUNICACIÓN Organización de visitas a las instalaciones. Comunicados de prensa y otros medios de publicidad. Boletines periódicos. Informes anuales (o con la periodicidad decidida por la organización). Líneas directa de atención telefónica. Participación en foros. A diferencia de las comunicaciones internas para las que son válidas cualquier forma de comunicación, las comunicaciones externas tiene que ser contestadas formalmente, pero es la propia organización la que decide QUÉ tipo de información va a comunicar sobre sus aspectos ambientales significativos, CÓMO va a responder a las comunicaciones de las partes interesadas externas y cuáles va a DOCUMENTAR. No es exigencia del Reglamento EMAS responder formalmente a todas las peticiones de información ni proporcionar información sobre cualquier aspecto del SGA ni registrar todas las peticiones y/o respuestas. Por ejemplo: el procedimiento para dar respuesta ante una denuncia ambiental no será el mismo que el procedimiento para dar comunicar la Política Ambiental a un proveedor. Otro aspecto importante es la comunicación de la Declaración Ambiental, para la cual deberá definirse el tipo de información que se va a comunicar (al menos, deberá recoger la información marcada en el anexo IV.B del Reglamento EMAS) y cómo se va poner a disposición del público (por ejemplo, mediante su publicación en la web de la organización). El contenido mínimo de la Declaración Ambiental, así como el procedimiento de comunicación de la misma se establece en la Ficha de Registro EMAS. 3. Análisis de los resultados de las comunicaciones (retroalimentación) Los resultados de las comunicaciones internas y externas deberán analizarse con objeto de actuar y promover la mejora continua del SGA y del comportamiento ambiental de la organización. La revisión del SGA por la Dirección proporciona el marco perfecto para realizar la revisión y el análisis del funcionamiento, la eficacia y la adecuación del SGA a la organización. QUIÉN? Responsable: Todo el personal de la organización. Las partes interesadas externas. Página 89 de 190

90 NIVEL 2 ETAPA 2.3. Calendario: IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMUNICACIÓN CUÁNDO? A lo largo de todo el proceso de implantación del SGA. QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? De acuerdo a los requisitos del Reglamento EMAS, se deberá documentar, al menos, la decisión tomada por la organización en cuanto a la comunicación de sus aspectos ambientales significativos a las partes interesadas externas. Documentación: No se expone ningún modelo relacionado con comunicaciones puesto que es la propia organización la que decide qué tipo de información va a comunicar, a quién va dirigida y si se van a registrar o no todas las comunicaciones de las partes interesadas externas. Por otra parte, las Declaraciones Ambientales podrán consultarse a través de internet o de los sitios web de organizaciones registradas en EMAS. Así mismo, existen múltiples guías de ayuda para la elaboración y comunicación de las Declaraciones Ambientales publicadas por la Comisión Europea y por algunos Estados miembros (relacionadas en la Ficha de Registro EMAS ). DIAGRAMA DE FLUJO Página 90 de 190

91 NIVEL 2 ETAPA 2.3. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMUNICACIÓN Todos los procesos Identificación de las partes interesadas Establecimiento de las vías de comunicación Comunicación Interna Comunicación Externa Declaración Ambiental EMAS Análisis de los resultados de las comunicaciones Registro de comunicaciones externas Revisión por la Dirección RESULTADOS Evidencias: Consultas, sugerencias, propuestas de mejora, opiniones o cualquier preocupación del personal en relación con el SGA. Decisiones para comunicaciones formales externas sobre aspectos ambientales significativos. Declaración Ambiental (véase la Ficha de Registro EMAS ). REFERENCIAS Página 91 de 190

92 NIVEL 2 ETAPA 2.3. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN COMUNICACIÓN Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 92 de 190

93 FICHA DOCUMENTACIÓN NIVEL 2 ETAPA 2.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DOCUMENTACIÓN DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? La documentación, junto con los recursos (humanos y materiales), es uno de los principales soportes de un SGA. En los distintos tipos de documentación queda plasmado tanto lo que las personas de una organización deben hacer como las pruebas (evidencias) de que han cumplido con esos deberes. La documentación de un SGA está constituida por documentos y registros que, aunque se habla de ellos indistintamente, tienen un control y tratamiento diferente: Introducción: Por documento se entiende un tipo de documentación en cualquier soporte (papel o informático) que indica lo que hay que hacer, cumplir y/o tener en cuenta para algo. De todo documento sólo puede haber una versión en todo momento que esté en vigor; cualquier otra versión es obsoleta. Por registro se entiende un tipo de documentación en cualquier soporte (papel o informático) que demuestra la conformidad (o no) con lo que indican los documentos. Todos los registros de cualquier índole son válidos en todo momento; por tanto, puede haber más de uno válido. Para que los empleados y otras partes interesadas conozcan sus funciones y responsabilidades en el SGA es importante definir y establecer un sistema estructurado para el control de la documentación que permitan identificar fácilmente los documentos, revisarlos, actualizarlos, distribuirlos y localizarlos, así como destruir aquellos documentos obsoletos cuyo uso podría tener un efecto negativo sobre el SGA. QUÉ EXIGE? Requisitos: Secciones A.4.4, A.4.5 y A.5.4 del anexo II del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Objetivos: Asegurar en todo momento que la documentación que forma parte del SGA está bajo control y garantizar que se encuentra actualizada y disponible para su uso por parte del personal que la necesite. POR QUÉ? Justificación: Para asegurarse de que el SGA es comprendido y opera eficazmente es necesario conocer los documentos que forman parte de él y dónde se encuentran. No aporta ningún beneficio disponer de una documentación si no se tiene claro dónde se aplica, si no se revisa ni se aprueba antes de utilizarla o si no está disponible en los lugares Página 93 de 190

94 NIVEL 2 ETAPA 2.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DOCUMENTACIÓN en que se necesita. Si el sistema establecido para el control de la documentación no es suficientemente robusto, es muy probable que se produzcan desviaciones respecto a la Política Ambiental de la organización y los requisitos del Reglamento EMAS. Así mismo, es esencial establecer una sistemática para la generación y el almacenamiento de los registros que van a forman parte del SGA, ya que en muchas ocasiones éstos constituyen la única evidencia del buen funcionamiento, operatividad y eficacia del SGA, y de cara al futuro, son una importante fuente de información para el análisis y la toma de decisiones. CÓMO SE APLICA? Para reconocer si una documentación es un documento o un registro, basta con preguntarse si puede haber dos documentaciones similares en vigor. Si la respuesta es negativa, se trata de un documento; en otro caso, estamos ante un registro. Ejemplos extraídos de la vida diaria: Acciones: Puede haber dos Códigos de la Circulación en vigor? NO (si no, cómo sabríamos qué habría que cumplir en todo momento?). El Código de la Circulación es un DOCUMENTO. Pueden existir en vigor dos modelos para hacer la Declaración de la Renta? NO (existen distintos modelos, pero son para casos distintos; el que debamos cumplimentar es uno de ellos y en una sola versión). El modelo de Declaración de la Renta es un DOCUMENTO. Podemos tener dos DNI a la vez en vigor? NO (si los tenemos, uno es falso o está caducado). El DNI es un DOCUMENTO. Puede haber dos facturas en vigor? SÍ (y setecientas mil; todas las facturas son válidas). Una factura es un REGISTRO. Puede haber dos multas en vigor? SÍ (todas las que tengamos en un momento son válidas; las que tengamos y las que tenga el resto del mundo; lo de en vigor incluso independiente de la caducidad de la multa). Una multa es un REGISTRO. Puede haber dos contratos con una empresa en vigor? SÍ (todos los que se firmen con una empresa de telefonía de cada miembro de una familia son válidos). Un contrato es un REGISTRO. En relación con el SGA, son ejemplos de documentos y registros: Página 94 de 190

95 NIVEL 2 ETAPA 2.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DOCUMENTACIÓN Ejemplos de DOCUMENTOS del SGA Política Ambiental Objetivos y metas Manual de Gestión Instrucciones de Trabajo Textos Legislativos Ejemplos de REGISTROS del SGA Informes de Revisión por la Dirección Albaranes Certificados de Calibración Partes de Mantenimiento Informes de Análisis de Laboratorio En muchos de sus apartados, el Reglamento EMAS exige y explicita qué aspectos tiene que estar documentados. No es normal que exija un soporte determinado, por lo que éste se puede elegir de manera que sea lo más práctico posible para la organización. Un caso típico son los documentos denominados procedimientos. El Reglamento EMAS hace alusión frecuentemente a que la organización disponga de determinados procedimientos para. Por procedimiento se debe entender una manera de proceder. Si el Reglamento EMAS no lo exige y/o explicita, la manera de proceder no tiene por qué estar documentada; si e Reglamento lo exige, deberá estar documentada adecuadamente, pero en el soporte que se estime oportuno. Lo primero que hay que conocer o determinar es la estructura documental que va a tener el SGA, es decir, el esqueleto del SGA. En concreto, y generalizando: 1. Un Manual de Gestión: precisamente este documento no lo exige el Reglamento EMAS, pero la mayoría de las organizaciones deciden contar con él como el documento de mayor nivel del SGA, en el que se recoge la declaración de intenciones de la organización para cumplir con los requisitos del Reglamento EMAS y se definen los aspectos más generales del SGA, tales como: El alcance del SGA, incluyendo las actividades, productos y servicios que deben someterse a los requisitos del SGA. Por ejemplo: mediante la inclusión de un plano en el que se identifiquen los límites de aplicación del SGA. La referencia a los procedimientos documentados establecidos para el SGA. Por ejemplo, mediante la inclusión de una tabla de referencias cruzadas en la que se defina la trazabilidad entre los requisitos del Reglamento EMAS- Manual de Gestión Ambiental-Procedimientos. Los elementos principales del SGA y su interacción. Por ejemplo: mediante la definición de un Mapa de Procesos. Página 95 de 190

96 NIVEL 2 ETAPA 2.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DOCUMENTACIÓN 2. Una Política Ambiental (véase la Ficha 1.1 Política Ambiental ): es un documento que define el por qué o para qué existe la organización, hacia dónde se dirige o en qué quiere convertirse o llegar a ser y las directrices y principios necesarios para cumplir y lograr ambos aspectos. Suele recogerse en el Manual de Gestión Ambiental, aunque lo apropiado es extractarla en un documento aparte, firmarla por la alta Dirección y distribuirla (difusión) convenientemente, además de colocarla expuesta en varios lugares de la organización. 3. Unos Objetivos Ambientales (véase la Ficha 1.4 Programa de Gestión Ambiental ): es un documento que define los hechos que se quieren alcanzar dentro de la mejora continua que persigue la aplicación del SGA, incluyendo su desglose en metas o acciones parciales y su planificación en el tiempo, junto con las responsabilidades para su consecución y su seguimiento. 4. Unos procedimientos documentados requeridos por el Reglamento EMAS: son los documentos que están un nivel por debajo del Manual de Gestión Ambiental y, por tanto, definen más concretamente cómo se llevan a cabo las directrices dadas por el aquél, con el objeto de sistematizar las actuaciones y de evitar indefiniciones e improvisaciones que pudieran dar origen a problemas de gestión. 5. Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos relacionados con los aspectos ambientales significativos: es la propia organización la que determina qué documentos le son necesarios para efectuar convenientemente las actividades del SGA. 6. Los registros requeridos por el Reglamento EMAS y, además, los necesitados por la organización para demostrar la conformidad con todos los requisitos del SGA, así como de la operación eficaz del SGA. A pesar de que se han incluido en la misma Ficha los documentos y los registros, el Reglamento EMAS exige requisitos de control distintos para cada uno de ellos; por eso es importante distinguir previamente la naturaleza de la documentación. Control para los documentos El Reglamento EMAS distingue entre documentos internos (elaborados por la organización) y externos (provenientes del exterior, pero aplicables a los procesos y actividades de la organización que están bajo el alcance del SGA) tal y como se muestra en el diagrama de flujo de la presente Ficha. Documentos internos Se debe establecer un procedimiento documentado que defina controles para: 1. Revisarlos y aprobarlos Página 96 de 190

97 NIVEL 2 ETAPA 2.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DOCUMENTACIÓN Qué implica revisar un documento? Es un visto bueno a que lo que se recoge en el documento es técnicamente coherente y operativamente viable; es decir, se puede hacer lo que dice el documento. Por tanto, tiene una gran importancia la responsabilidad de revisión de un documento, en tanto y en cuanto su contenido. Qué implica aprobar un documento? Es la autorización para cumplir lo que indica el documento, a partir de determinada fecha (similar a la entrada en vigor de los requisitos legales). Por tanto, también tiene su importancia esta responsabilidad, ya que es la que obliga a seguir las directrices del documento. 2. Que se identifiquen los cambios entre versiones sucesivas de los documentos. Por ejemplo, utilizando la herramienta de control de cambios o resaltando los cambios mediante letra cursiva ). 3. Asegurarse de que las versiones pertinentes están disponibles en los sitios donde deban usarse. El Reglamento EMAS no habla de DISTRIBUIR COPIAS EN PAPEL. Tanto los documentos como los registros deben estar disponibles (accesibles) para quienes tengan que utilizarlos bien para consultarlos, bien para ejecutar alguna actividad. Hay muchas maneras de permitir el acceso a una documentación. Por ejemplo: Teniendo la documentación controlada a través de una red informática. Cada persona, en función de sus responsabilidades, tendrá diferentes posibilidades de acceso a la documentación: Documentación a la que no puede acceder (por ejemplo, a la información relacionada con el proceso de compras no tiene sentido que se pueda ni siquiera consultar por el personal que ni compra ni inspecciona la recepción de la compra). Documentación a la que puede acceder sólo y exclusivamente en modo lectura, para consultar (por ejemplo: la Política Ambiental). Documentación a la que puede acceder en modo edición, para poder modificar y/o elaborar nueva documentación. Página 97 de 190

98 NIVEL 2 ETAPA 2.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DOCUMENTACIÓN Teniendo la documentación archivada en determinada localización. Cada una de las personas que tengan máxima responsabilidad sobre sus procesos y actividades dispondrán de su documentación en un determinado lugar para quien la necesite, lugar que deberá ser conocido por éstos y que deberá tener acceso controlado (si alguien necesitara coger la documentación, debería haber un registro de entrada y salida o similar, como sucede con los préstamos bibliotecarios). Distribuyendo copias de la documentación en los casos necesarios Por ejemplo: los conductores deberán llevar consigo la documentación que les aplique, como puede ser un Manual de Buenas Prácticas de Conducción, los registros de ITV o el Plan de Mantenimiento del vehículo. En estos casos, es inevitable la distribución de copias. 4. Que se asegure la legibilidad (idiomas, conservación, etc.). 5. Que los documentos obsoletos estén perfectamente identificados como tales para evitar aplicar directrices que ya no están en vigor (por ejemplo, mediante una leyenda, una etiqueta o un archivo aparte). El Reglamento EMAS no exige papeles ; en todo caso, exige documentar, pero no suelen indicar el soporte. Por tanto, los papeles de un SGA son los que la organización determina que son necesarios. No exige requisitos sobre la ELABORACIÓN de la documentación: Es una decisión de la propia organización el establecer una sistemática para elaborarla. Esta decisión dependerá de muchos factores: el principal, la dimensión de la organización. Una organización muy departamental, con gran cantidad de personas trabajando para ella, posiblemente necesite sistematizar la elaboración de la documentación del SGA. Una organización de pequeñas dimensiones, donde las personas se ven todos los días (y varias veces) y cada una tiene clara su parcela de responsabilidad, es posible que no necesite definir quién elabora la documentación. No exige la CODIFICACIÓN de la documentación: Es una decisión de la propia organización el establecer un código para los documentos y registros que soportan el SGA. Se recomienda emplear algún sistema de codificación pues ésta permite identificar unívocamente la documentación, permite búsquedas rápidas y simplifica la citación (no es lo mismo escribir un nombre largo que un código corto). Página 98 de 190

99 NIVEL 2 ETAPA 2.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DOCUMENTACIÓN El verbo FIRMAR, con generalidad, no aparece por ninguna parte: Las firmas en la documentación es un requisito que se impone la organización. El nombre de la persona en un documento o en un registro es válido para evidenciar que tal persona ha ejecutado lo que los documentos exigen (una revisión, una inspección, una aprobación, una decisión, un control, etc.). Otras formas de evidenciar que una actividad se ha efectuado, sin necesidad de firmar o de citar nombres en la documentación, es establecer que una acción supone que anteriormente se ha hecho otra. Por ejemplo: la evidencia de que un documento se ha revisado y aprobado es su inclusión en el documento Listado de Documentación del SGA. Documentos externos Básicamente se debe establecer un procedimiento documentado que defina controles para identificarlos y distribuirlos ( y ya está!). Obsérvese que el requisito es mucho más escueto y simple que el de los documentos internos. Este control implica que exista una manera de identificar qué documentos procedentes del exterior son aplicables al SGA y, además, que los mismos se encuentren disponibles para las personas que tengan que aplicar lo establecido en ellos. Con carácter general, son ejemplos de documentos INTERNOS: Manual de Gestión Ambiental. Política Ambiental. Objetivos Ambientales. Fichas de Puesto de Trabajo. Con carácter general, son ejemplos de documentos EXTERNOS: Normas de referencia (por ejemplo: ISO o BS 8555:2003) Manual o Instrucciones de Mantenimiento de Equipos. Textos Legislativos. Especificaciones de proveedores (por ejemplo, Catálogos comerciales. Control para los registros Página 99 de 190

100 NIVEL 2 ETAPA 2.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DOCUMENTACIÓN Se debe establecer un procedimiento documentado que defina controles para: 1. Identificarlos (saber qué registros de todos los que dispone la organización forman parte del SGA; el documento Listado de Documentación del SGA permite asegurar la identificación). 2. Almacenarlos (o sea, archivo de los mismos). 3. Protegerlos (confidencialidad de los datos e información que contienen; legibilidad; etc.). 4. Recuperar los datos y la información que contienen (por ejemplo: ante cualquier accidente o pérdida; realizando copias de seguridad para los archivos informáticos, duplicidad de registros para los que estén en soporte papel, conservación en lugares habilitados contra la pérdida como son habitaciones con instalaciones contra el fuego o cajas fuertes, etc.). 5. Establecer su destino final (hay que pensar en cómo deshacerse de los mismos, ya que en algunos casos, se debe salvaguardar la información). Así mismo, el Reglamento EMAS exige otros requisitos para los registros, como por ejemplo: Que sean accesibles al personal que debe tomar decisiones con base en los datos e información que aportan. Que se conserven durante el tiempo que sea necesario (por imperativo legal o por decisión interna). QUIÉN? Responsable: Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental. CUÁNDO? Calendario: A lo largo de todo el proceso de implantación del SGA. QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? Documentación: De acuerdo a los requisitos del Reglamento EMAS, la documentación del SGA debe incluir: La Política y Objetivos Ambientales. La descripción del alcance del SGA. Página 100 de 190

101 NIVEL 2 ETAPA 2.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DOCUMENTACIÓN La descripción de los elementos principales del SGA y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados. Los documentos y registros requeridos por el Reglamento EMAS y los necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos relacionados con los aspectos ambientales significativos. Así mismo, el Reglamento EMAS cuando exige que se documente algo lo explicita claramente. Son ejemplos: La alta Dirección debe asegurarse que la Política Ambiental [...] se documenta, implementa y mantiene [...] (véase sección A.2 del anexo II del Reglamento EMAS). [...] La organización debe documentar esta información y mantenerla actualizada (resultado del proceso de identificación y evaluación de aspectos ambientales) [...] (véase sección A.3.1 del anexo II del Reglamento EMAS). La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos y metas ambientales documentados [...] (véase sección A.3.3 del anexo II del Reglamento EMAS). Las funciones, responsabilidades y la autoridad se deben definir, documentar y comunicar [...] (véase anexo A.3.1 del Reglamento EMAS). [...] Recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas [...] (véase sección A.4.3 del anexo II del Reglamento EMAS). Se proponen lo siguientes modelos: Listado de Documentación del SGA. Página 101 de 190

102 NIVEL 2 ETAPA 2.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DOCUMENTACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO Registros Todos los procesos Documentación externa Documentación interna Elaboración/ Modificación Revisión Aprobación Lista Documentación en vigor Difusión Archivo y conservación RESULTADOS Evidencias: Listado de Documentación del SGA en vigor. REFERENCIAS Página 102 de 190

103 NIVEL 2 ETAPA 2.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DOCUMENTACIÓN Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 103 de 190

104 FICHA CONTROL OPERACIONAL NIVEL 2 ETAPA 2.5. Introducción: IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN CONTROL OPERACIONAL DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Los resultados del proceso de evaluación de aspectos ambientales (véase la Ficha 1.2 de Aspectos Ambientales) es de crucial importancia para el posterior desarrollo y buen funcionamiento del SGA, ya que dichos resultados repercuten, entre otros aspectos, en la implantación de controles operacionales. Para garantizar que los aspectos ambientales identificados (al menos, significativos) se mantienen dentro de los límites definidos, bien por la legislación bien por la propia organización, es necesario establecer e implantar procedimientos de control operacional que aseguren que dichos aspectos se encuentran bajo control y evitar que aumenten su significancia o se conviertan en significativos. En definitiva, una organización necesita aplicar algún tipo de control operacional para cumplir con sus compromisos recogidos en la Política Ambiental, lograr sus objetivos y metas, cumplir con los requisitos legales y otros requisitos a los que la organización se suscriba, y gestionar sus aspectos ambientales (al menos, significativos). Para planificar controles eficientes, la organización deberá identificar cuándo son necesarios y cuál es su propósito, así como establecer los tipos y niveles de controles. Estos controles deberán mantenerse y evaluarse periódicamente para determinar su continuidad (véase la Ficha 3.2 Seguimiento y Medición Ambiental). QUÉ EXIGE? Requisitos: Sección A.4.6 del anexo II del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Objetivos: Identificar, establecer e implantar pautas y/o criterios de control operacional para asegurar que los aspectos ambientales significativos se mantienen dentro de los valores o límites predeterminados y que se minimiza el impacto ambiental asociado. POR QUÉ? Justificación: Para garantizar que los aspectos ambientales significativos se gestionan adecuadamente es necesario que la organización, en primer lugar, identifique aquellos aspectos ambientales que puede controlar o sobre los que puede tener influencia y, en segundo lugar, establecer los controles necesarios para que dichos aspectos no superen los valores o límites establecidos. Página 104 de 190

105 NIVEL 2 ETAPA 2.5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN CONTROL OPERACIONAL CÓMO SE APLICA? Por CONTROL OPERACIONAL se entiende identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados por una organización, de acuerdo con su Política y Objetivos Ambientales, a fin de asegurarse que se efectúan bajo condiciones específicas. Esto se consigue mediante: El establecimiento y mantenimiento de uno o varios procedimientos documentados para cubrir situaciones en las cuales su ausencia pudiera llevar a desviaciones de la Política y Objetivos Ambientales. Estipular los criterios operacionales en los procedimientos, a fin de controlar o reducir los impactos ambientales adversos. Establecer y mantener procedimientos relacionados con aspectos ambientales significativos de bienes y servicios utilizados por la organización. Comunicar a los proveedores y contratistas los procedimientos y/o requisitos en cuanto al control operacional cuando trabajan en las Instalaciones de la Organización (ya sea vía cláusula contractual o de especificaciones técnicas, o bien mediante entrega de documentación). Acciones: Es esencial no confundir el Control Operacional con el Seguimiento y Medición (véase la Ficha 3.1 de Seguimiento y Medición Ambiental). En el control operacional hay que planificar (establecer pautas a seguir, establecer límites de control de parámetros, etc.) y en el seguimiento y medición se comprobará que no incumplimos lo que planificamos en el control operacional mediante mediciones y/o comprobaciones. En esencia, el SGA debe proporcionar una SISTEMÁTICA de trabajo ESTANDARIZADA orientada a obtener los resultados ambientales planificados. Para ello, una cuestión vital es que todo el personal se implique, y esto se consigue evitando que el Sistema suponga una carga adicional de trabajo. Simplemente, debe formar parte de su pauta de trabajo habitual. Si se consigue esto, el control operacional establecido funcionará, y esto permitirá que el Sistema siga rodando. 1. Identificación de las necesidades de control operacional Una organización podrá usar controles operacionales para: Gestionar los aspectos ambientales significativos. Página 105 de 190

106 NIVEL 2 ETAPA 2.5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN CONTROL OPERACIONAL Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y otros. Lograr los objetivos y metas ambientales. Evitar o minimizar riesgos ambientales. Para la Identificación de las necesidades de control operacional, la organización deberá tener en cuenta todos los procesos que tengan asociados aspectos ambientales significativos y/o que tengan que controlarse para garantizar el cumplimiento de la Política y Objetivos Ambientales. Es decir, deberán considerarse todas las operaciones relacionadas con: Operaciones de gestión, tales como compras, ventas, diseño, etc. Operaciones de proceso, tales como fabricación, mantenimiento, almacenamiento, etc. Operaciones externas (llevadas a cabo fuera de las instalaciones de la propia organización), tales como distribución, entrega, prestación del servicio, etc. Operaciones llevadas a cabo por proveedores y contratistas que puedan afectar a la capacidad de gestión de la organización. A la hora de identificar los procesos que requieren control operacional es importante no olvidar las operaciones de mantenimiento, ya que generalmente llevan muchos aspectos ambientales ligados. Son ejemplo de los procesos que podrían someterse a control operacional: Procesos Producción Administración Almacenamiento Servicios generales Servicios relacionados con la gestión ambiental Actividades Procesos de fabricación Tareas administrativas Compras (de materias primas, auxiliares, equipos, etc.) Almacenamiento Descarga y recepción Embalaje Limpieza de oficinas e instalaciones Mantenimiento de equipos Mantenimiento de jardines Gestión de residuos Inspecciones reglamentarias de equipos e instalaciones 2. Establecimiento de controles operacionales Una vez identificados qué procesos o elementos del SGA requieren de controles operaciones, la organización deberá establecer las pautas, criterios, límites, Página 106 de 190

107 NIVEL 2 ETAPA 2.5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN CONTROL OPERACIONAL especificaciones, etc. necesarias para mantener bajo control los aspectos ambientales asociados a dichos procesos. Estos controles operacionales pueden reflejarse de distintas formas, como por ejemplo, procedimientos, instrucciones de trabajo, protocolos, controles físicos, uso de personal con la competencia y formación adecuada o una combinación de éstos. La selección de los métodos de control específicos dependerá de varios factores, tales como, las habilidades y experiencia de las personas que realizan la operación y de la complejidad e importancia ambiental de la propia organización. La mayoría de las organizaciones optan por reflejar los controles operacionales en procedimientos o instrucciones de trabajo documentados, en los que se recogen los siguientes aspectos: QUÉ actuaciones hay que realizar para controlar el proceso. QUIÉN es el responsable de realizar cada actuación dentro del proceso. CUÁNDO se realiza cada actuación en el control del proceso. Es importante tener en cuenta la FORMACIÓN no solo del personal involucrado en las funciones de control, sino también del personal destinatario para asegurarse de que dichos controles operacionales se realizan según lo previsto. En este sentido, los procedimientos o instrucciones de trabajo documentadas en soporte papel no son la mejor forma de difundir las pautas de control operacional entre el personal. Podrían utilizarse otras formas de documentar dichas pautas de control operaciones, tales como señales, vídeos, fotos, etc. Son ejemplos de señales que contienen pautas de control operacional las siguientes: No abandones nunca los residuos en cualquier parte Si no sabes depositarlos o no encuentras el contenedor apropiado, consúltalo con el Responsable de Medio Ambiente Página 107 de 190

108 NIVEL 2 ETAPA 2.5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN CONTROL OPERACIONAL Papel y cartón Envases plástico Vidrio Residuos sólidos Son ejemplos de pautas de control operacional las siguientes: Sustancias Peligrosas Operaciones a controlar Compra de sustancias peligrosas Carga, descarga y transporte de sustancias peligrosas Almacenamiento de sustancias peligrosas Manipulación de sustancias peligrosas Contenido del procedimiento (ejemplos de pautas de control operacional) Solicitar fichas de seguridad Crear y mantener un inventario de productos químicos Definir equipamiento y método adecuado para la descarga, carga y transporte interno de sustancias peligrosas. Etiquetado Cartas de porte, etc.. Fichas de seguridad Compatibilidades de almacenamiento Cantidades almacenadas Identificación de las sustancias peligrosas Instrucciones operativas de uso Residuos peligrosos Operaciones a controlar Recogida de RP s Contenido del procedimiento (ejemplos de pautas de control operacional) Inventario de residuos peligrosos Establecimiento de puntos de recogida Segregación de residuos Envasado de RP s Envasado correcto para cada tipo de residuo Disponibilidad de envases Página 108 de 190

109 NIVEL 2 ETAPA 2.5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN CONTROL OPERACIONAL Etiquetado de RP s Etiquetado de los envases Características de las etiquetas Emisiones a la atmósfera Operaciones a controlar Recogida de emisiones Control de los focos de emisión Contenido del procedimiento (ejemplos de pautas de control operacional) Inventario de emisiones: focos confinados y focos difusos, focos fijos y focos móviles. Operaciones de inspección y mantenimiento preventivo de las instalaciones, tales como limpieza de filtros, sustitución de filtros e inspecciones programadas Control de operaciones, tales como tapar envases de disolventes y pinturas y evitar emisiones de partículas, etc.. Véanse también los Manuales de Buenas Prácticas de Gestión Ambiental, en los que se recopilan las mejores pautas de control operacional llevadas a cabo por las empresas de los siguientes sectores: metalmecánico, tratamiento superficial y fabricación de componentes eléctricos y electrónicos. 3. Implantación de controles operacionales Una vez que se hayan establecido los controles operacionales, la organización deberá hacer un SEGUIMIENTO de las aplicación continua y eficacia de estos controles (véase la Ficha 3.1 de Seguimiento y Medición Ambiental), así como planificar y tomar acciones correctivas necesarias (véase la Ficha 3.3 No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas). Las disposiciones para realizar este seguimiento pueden incluirse en los mismos procedimientos de control operacional o en un documento aparte. QUIÉN? Responsable: Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental. Responsable de las áreas o departamentos afectados (es decir, que tengan asociados uno o varios aspectos ambientales significativos). Proveedores y contratistas. CUÁNDO? Calendario: Después de completar el nivel 2 (Planificación). Página 109 de 190

110 NIVEL 2 ETAPA 2.5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN CONTROL OPERACIONAL QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? De acuerdo a los requisitos del Reglamento EMAS, la organización deberá documentar (y no necesariamente en soporte papel; son igualmente válidos otros métodos visuales, tales como señales, cartelería, vídeos, etc.) los criterios de control operacional en aquellos casos en los que su ausencia pueda llevar a desviaciones en la Política y Objetivos Ambientales de la organización. Se proponen lo siguientes modelos: Documentación: Manual de Buenas Prácticas de Gestión Ambiental para el sector metalmecánico. Manual de Buenas Prácticas de Gestión Ambiental para el sector de tratamiento superficial. Manual de Buenas Prácticas de Gestión Ambiental para el sector de fabricación de componentes eléctricos y electrónicos. En cada uno de estos manuales se recogen ejemplos de pautas de control operacional para los principales aspectos ambientales. DIAGRAMA DE FLUJO Página 110 de 190

111 NIVEL 2 ETAPA 2.5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN CONTROL OPERACIONAL Objetivos de Gestión Ambiental Aspectos Ambientales SIGNIFICATIVOS Política Ambiental Identificación de las NECESIDADES de control operacional ESTABLECIMIENTO de pautas y/o criterios de control operacional Procedimientos de control operacional IMPLANTACIÓN de controles operacionales Seguimiento y Medición Ambiental RESULTADOS Evidencias: Identificación de las necesidades de control operacional, es decir, identificación de los procesos que tengan asociados aspectos ambientales significativos y/o que tengan que controlarse para garantizar el cumplimiento de la Política y Objetivos Ambientales de la organización. Establecimiento de pautas y/o criterios de control operacional a (establecimiento de PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES, PROTOCOLOS, etc. de control operacional). Implantación de las pautas y/o criterios de control operacional establecidos en los procedimientos de control operacional. REFERENCIAS Página 111 de 190

112 NIVEL 2 ETAPA 2.5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN CONTROL OPERACIONAL Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 112 de 190

113 FICHA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS NIVEL 2 ETAPA 2.6. Introducción: IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Con objeto de cumplir con el principio de prevención de la contaminación, la organización, además de identificar sus aspectos ambientales asociados a las actividades que realiza y el impacto que provocan en el medio ambiente en situaciones normales y anormales de funcionamiento, debe identificar las situaciones de emergencia y accidentes que se pudieran originar (véase la Ficha 1.2 de Aspectos Ambientales). Las situaciones de emergencia y accidentes desgraciadamente ocurren en las organizaciones y afectan a las infraestructuras, productos, clientes, personal, imagen de la empresa, etc. El medio ambiente también se ve afectado de la misma manera. Como similitud y al igual que una organización identifica peligros y evalúa los riesgos asociados en materia de Prevención de Riesgos Laborales con el objetivo de establecer actuaciones planificadas ante cualquier posible accidente de su personal (y realiza, por ejemplo, simulacros de incendios), la organización deberá mitigar el impacto ambiental que las situaciones de emergencia y accidentes pueden dar lugar, estableciendo actuaciones planificadas que minimicen el impacto ambiental. QUÉ EXIGE? Requisitos: Sección A.4.7 del anexo II del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Objetivos: Definir las pautas para identificar y responder ante las situaciones de emergencia y accidentes, así como prevenir y reducir los aspectos ambientales que pudieran derivarse. POR QUÉ? Las situaciones de emergencia y accidentes pueden provocar daños ambientales, por lo que todo SGA deberá contemplar actuaciones de prevención y respuesta dirigidas a accidentes y situaciones de emergencia potenciales con el objetivo de prevenir y minimizar los impactos ambientales que puedan provocar. Justificación: En consecuencia, resulta imprescindible que toda organización diseñe e implante procedimientos de preparación y actuación en caso de emergencia para prevenir situaciones de este tipo, y en caso de que tengan lugar, opere de acuerdo con los procedimientos de respuesta establecidos. Es también imprescindible asegurar que, en caso de accidente o emergencia, todo el Página 113 de 190

114 NIVEL 2 ETAPA 2.6. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS personal de la organización conozca cómo debe actuar para minimizar cualquier impacto ambiental que pueda tener lugar. CÓMO SE APLICA? Por INCIDENTE se entiende cualquier situación no prevista, en la cual se origina un riesgo de daño al medio ambiente, pero cuyas consecuencias ambientales, en el caso de que se originen, son de carácter menor (pequeñas fugas, derrames, escapes, manchas en el suelo, etc.). El Reglamento EMAS habla de SITUACIONES DE EMERGENCIA como un tipo particular de incidente. Un ACCIDENTE es un incidente con consecuencias ambientales de carácter mayor. Los aspectos ambientales aparecen como consecuencia de diferentes escenarios de riesgo (incendio, explosiones, inundaciones, vertidos accidentales, terremotos, etc.) Existen otras muchas definiciones de situaciones de emergencia y accidentes ambientales, tales como: Acciones: Incidente Accidente Situación de emergencia Cualquier elemento relacionado con el medio ambiente en el cual ocurrió o pudo haber ocurrido un impacto ambiental negativo Cualquier situación o evento imprevisto, potencialmente peligroso o dañino, que no tiene como resultado lesiones personales, daños ambientales u otras pérdidas. Cualquier evento no planeado ni controlado, en el cual la acción, o reacción de un objeto sustancia o persona, resulta en un impacto ambiental significativo negativo. Cualquier situación o evento imprevisto, potencialmente peligroso o dañino, que tiene como resultado lesiones personales reales, daños ambientales u otras pérdidas. Cualquier situación originada por un incidente/ accidente que se debe gestionar ya que a partir de este puede generarse un impacto ambiental Cualquier situación o evento imprevisto que exige la participación de servicios públicos de emergencia como policía, bomberos, unidades de servicio médico o autoridades de regulación medioambiental. Una situación de emergencia difiere de un accidente de FORMA TEMPORAL, la situación de emergencia es previa al posible accidente: Ejemplo 1: un conductor puede ir a 200 km/h con su vehículo de mercancías peligrosas. La situación es peligrosa (emergencia), sin embargo no quiere decir que dé lugar a un accidente. Ejemplo 2: una caldera puede sobrepasar el límite de temperatura para el cual está diseñado, generando mayor cantidad de emisiones gaseosas; sin embargo, si se detecta a tiempo es posible que no de Página 114 de 190

115 NIVEL 2 ETAPA 2.6. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS lugar a un accidente (explosión por sobrecarga). 1. Identificación de las situaciones de emergencia y accidentes ambientales La identificación de situaciones de emergencia y accidentes ambientales forma parte del proceso de identificación de aspectos ambientales potenciales (véase la Ficha 1.2 de Aspectos Ambientales). Esta identificación deberá ser realista: no es normal pensar en que se pueda caer un avión en las instalaciones, excepto que esté localizada cerca de un aeropuerto; o un accidente nuclear. Para ello, la organización deberá analizar sus procesos y actividades con objeto de valorar como pueden incidir en el medio ambiente si dieran lugar a situaciones de emergencia y accidentes ambientales. Son ejemplos de EMERGENCIAS AMBIENTALES las siguientes: Incendio o explosión debido a la presencia de productos químicos almacenados incorrectamente. Vertido o derrame de productos químicos peligrosos al suelo o alcantarillado debido a una fuga de un depósito de residuos de aceite. Fuga de agua debido a una rotura de tuberías en instalaciones viejas o sin el correcto mantenimiento. Fuga o escape de gases a la atmósfera debido a una rotura de tuberías en instalaciones viejas o sin el correcto mantenimiento. 2. Respuesta ante situaciones de emergencia y accidentes ambientales La organización, una vez conocidas las posibles situaciones de emergencia y accidentes ambientales asociadas a sus actividades, productos y/o servicios, deberá establecer uno varios procedimientos en los que se recojan las medidas para EVITAR su ocurrencia (medidas preventivas) y/o MINIMIZAR las consecuencias ambientales en caso de que ocurran (medidas correctivas). Estas medidas, junto con los medios de actuación y control necesarios, quedarán recogidos en lo que se conoce como PLANES DE EMERGENCIA AMBIENTAL, en los que se definirán los objetivos, estrategias y programas para la prevención, reducción de riesgos, atención de emergencias y rehabilitación en caso de desastres o accidentes. En estos planes se deberá incluir, al menos, los siguientes aspectos: Identificación de las situaciones de emergencia y accidentes ambientales. Identificación del personal que debe asumir el control durante la emergencia. Página 115 de 190

116 NIVEL 2 ETAPA 2.6. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Detalles de las acciones que debe realizar el personal durante una emergencia, incluyendo aquellas acciones que debe llevar a cabo el personal externo que se encuentre en el lugar de la emergencia, como contratistas o visitas. Responsabilidad, autoridad y tareas del personal durante la emergencia (por ejemplo, de los encargados de la extinción de incendios, del personal de primeros auxilios o de los especialistas en vertidos tóxicos etc.). Procedimientos de evacuación. Lista de personal clave (servicios médicos, bomberos, etc.). Inventario de equipos de emergencias (extintores, sistemas de alarmas, etc.). Acciones para la comunicación interior y exterior (autoridades, administraciones y empresas de la s inmediaciones). Informaciones sobre materiales peligrosos (Fichas de Datos de Seguridad de productos químicos y/o sustancias peligrosas). Planes de formación específicos sobre emergencias. Las medidas preventivas y correctivas ante situaciones de emergencia y accidentes ambientales podrán recogerse en un documento específico y aparte (Plan de Emergencia Ambiental) o bien integrarse con las medidas de seguridad de prevención de riesgos laborales (llamado de diversas maneras: Plan de Emergencia, Plan de Seguridad o Plan de Evacuación), si bien la organización deberá asegurarse que éste recoge medidas preventivas y correctivas desde el punto de vista ambiental (las destinadas a prevenir y corregir situaciones de emergencia y accidentes laborales no son suficientes, no dan respuesta a la sección A.4.7 del anexo II del Reglamento EMAS). En relación con los EQUIPOS DE EMERGENCIA, la organización deberá identificar y suministrarlos en la cantidad apropiada. Así mismo, se deberá comprobar su operabilidad a intervalos planificados con objeto de garantizar su funcionamiento en caso de accidente. Son ejemplos de EQUIPOS DE EMERGENCIA los siguientes: Sistemas de alarma. Iluminación y suministro eléctrico de emergencia. Equipos de extinción de incendios (extintores, mangueras). Equipos de primeros auxilios (incluyendo duchas de emergencia, estaciones de lavado de ojos, etc.). Instalaciones de comunicación. En cuanto a los planes de formación, el personal involucrado en las actividades Página 116 de 190

117 NIVEL 2 ETAPA 2.6. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS relacionadas con los Planes de Emergencia Ambiental deberá recibir CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO apropiado en las acciones a seguir en caso de una emergencia, así como en el uso del equipamiento involucrado. Son ejemplos de actividades de CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO las siguientes: Identificar las salidas de emergencia y asegurarse de que no están obstruidas. Conocer la ubicación de los carteles que indican salidas de emergencia y teléfonos de contacto en caso de emergencia. Realizar simulacros en los que se evaluará el conocimiento de las acciones a tomar en caso de emergencia y de las rutas de evacuación; el funcionamiento de los equipos y su correcto uso; la utilidad de la localización de información de contacto en caso de emergencia. Primeros auxilios. Son ejemplos de EMERGENCIAS y MEDIDAS DE PREVENCIÓN las siguientes: Situaciones de Emergencia Vertidos no controlados de sustancias peligrosas al suelo o alcantarillado Fugas de gasoil en los depósitos de almacenamiento que abastece a las calderas o equipos de calefacción Medidas de Prevención Acondicionar áreas específicas para el almacenamiento de sustancias peligrosas en el que se dispongan cubetos de retención ante posibles derrames Mantenimiento y revisión periódica de las calderas. 3. Revisión de los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias y accidentes ambientales Los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias y accidentes ambientales deberán revisarse a intervalos planificados y, al menos, después de que ocurra un accidente. 4. Puesta a prueba de los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias y accidentes ambientales (simulacros) Por SIMULACRO se entiende el proceso mediante el cual se determina el nivel de preparación de una organización para responder, controlar y, en su caso, mitigar los impactos adversos que puedan derivarse de una emergencia ambiental. La organización deberá realizar simulacros de emergencia ambiental con objeto de Página 117 de 190

118 NIVEL 2 ETAPA 2.6. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS comprobar el correcto funcionamiento de las medidas y equipos contemplados en el Plan de Emergencia Ambiental y valorar si las actuaciones planificadas son efectivas. Para ello, deberá disponer de los medios tanto materiales como de conocimientos por parte del personal para hacer frente a la posible situación. Los simulacros deberán llevarse a cabo de acuerdo a un CALENDARIO PREDETERMINADO (se deberán realizar simulacros o pruebas de todas las situaciones de emergencia y accidentes identificados, al menos, dentro del periodo de validez del registro en EMAS que son tres años) y se deberá DEJAR CONSTANCIA de los simulacros realizados ya sea por medios documentales o visuales (fotografías, videos). Entre los datos a obtener en un simulacro en el análisis de un accidente están los siguientes: Origen de la emergencia. Personal involucrado. Tiempos de detención, aviso, actuación, inicio de la respuesta, comunicación al personal afectado y a los servicios de emergencia, etc. Consecuencias ambientales. Medios empleados. Evaluación de los resultados. Propuestas de mejora. 5. Seguimiento y Medición Ambiental Además de la revisión periódica de los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias y accidentes, la organización deberá hacer un SEGUIMIENTO de la aplicación continua y eficacia de las medidas contempladas en el Plan de Emergencia Ambiental (véase la Ficha 3.1 de Seguimiento y Medición Ambiental), así como planificar y tomar acciones correctivas necesarias (véase la Ficha 3.3 No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas). QUIÉN? Responsable: Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental. Persona/s responsable/s de la Prevención de Riesgos Laborales en la propia organización y/o el Servicio de Prevención Ajeno. CUÁNDO? Calendario: Después de completar el nivel 2 (Planificación). QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? Página 118 de 190

119 NIVEL 2 ETAPA 2.6. Documentación: IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS De acuerdo a los requisitos del Reglamento EMAS, la organización deberá identificar, y dar respuesta a los accidentes y emergencias ambientales, así como revisar y poner a prueba (simulacros) los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias. 1. Las situaciones de emergencia y accidentes ambientales están reflejadas en el Listado de Aspectos Ambientales (véase la Ficha 1.2 de Aspectos Ambientales) en el que se identifican todos los aspectos ambientales en condiciones normales y anormales de funcionamiento, así como en situaciones de emergencia y accidentes ambientales. 2. Las medidas para dar respuesta (acciones correctivas) y mitigar o prevenir los impactos ambientales adversos (medidas preventivas) pueden recogerse en un documento específico y aparte (Planes de Emergencia Ambiental) o integrarse en el Plan de Emergencia relacionado con la prevención de riesgos laborales. 3. Los resultados de los simulacros deberán registrarse con objeto de demostrar la eficacia de las medidas contempladas en el Plan de Emergencia Ambiental. Se proponen lo siguientes modelos: Manual de Buenas Prácticas de Gestión Ambiental para el sector metalmecánico. Manual de Buenas Prácticas de Gestión Ambiental para el sector de tratamiento superficial. Manual de Buenas Prácticas de Gestión Ambiental para el sector de fabricación de componentes eléctricos y electrónicos. En cada uno de estos manuales, además de pautas de control operacional para los principales aspectos ambientales (véase la Ficha 2.5 de Control Operacional), se recogen ejemplos de acciones correctivas y preventivas a tomar en caso de emergencias o accidentes ambientales. DIAGRAMA DE FLUJO Página 119 de 190

120 NIVEL 2 ETAPA 2.6. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Aspectos Ambientales ACCIDENTALES Aspectos Ambientales de EMERGENCIA IDENTIFICACIÓN de situaciones de emergencia y accidentes ambientales RESPUESTA ante situaciones de emergencia y accidentes ambientales Plan de Emergencia Ambiental REVISIÓN periódica de los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias y accidentes ambientales PUESTA EN PRÁCTICA de los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias y accidentes ambientales Seguimiento y Medición Ambiental RESULTADOS Página 120 de 190

121 NIVEL 2 ETAPA 2.6. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Evidencias: Identificación de las situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que puedan tener impactos ambientales (Listado de Aspectos Ambientales, véase la Ficha 1.2 de Aspectos Ambientales). Establecimiento de medidas de respuesta (acciones correctivas y preventivas) ante dichas situaciones (Plan de Emergencia Ambiental o integración de la parte ambiental en el Plan de Emergencia de Prevención de Riesgos Laborales). Revisión periódica de las medidas contenidas en el Plan de Emergencia Ambiental. Poner a prueba (simulacros) las medidas contenidas en el Plan de Emergencia Ambiental. REFERENCIAS Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 121 de 190

122 6.4. NIVEL 3.- VERIFICACIÓN FICHA SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN NIVEL 3 ETAPA 3.1. Introducción: VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Cada movimiento o actuación que realiza una organización no la realiza por que sí o, al menos, no debería ser así, sino que responde a una planificación previa. Un SGA proporciona a la organización la herramienta para planificar la mejora continua de su comportamiento ambiental y como consecuencia la mejora o reducción del impacto ambiental que conllevan sus actividades. De nada sirve planificar si después la organización se desentiende de ello. Realizar un seguimiento y una medición de lo que se ha planificado inicialmente, va a proporcionar a la organización los datos necesarios que evidencien lo alcanzado y marquen el margen de maniobra necesario en el caso de que los resultados parciales no se ajusten a lo establecido inicialmente. Como resultado, una vez que la organización conozca los datos de funcionamiento de su SGA, tras su análisis, detectará áreas de mejora y podrá aplicar las medidas necesarias para continuar mejorando el desempeño ambiental. La organización dispondrá de datos del funcionamiento de su SGA, entre otros, a partir de los objetivos ambientales, aspectos ambientales, requisitos legales y controles operacionales. QUÉ EXIGE? Requisitos: Sección A.5.1 del anexo II del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Planificar y establecer los mecanismos para realizar el seguimiento y la medición de forma regular de las características fundamentales de las operaciones que puedan tener un impacto ambiental significativo. Objetivos: Las características fundamentales son aquellas que la organización necesita considerar para determinar cómo está controlando sus aspectos ambientales significativos, cómo está logrando sus objetivos y metas ambientales, cómo está mejorando su desempeño ambiental y cómo de precisos son los equipos de seguimiento y medición empleados por la organización. Página 122 de 190

123 NIVEL 3 ETAPA 3.1. Justificación: VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN POR QUÉ? El objetivo principal de un SGA es mejorar el comportamiento ambiental de una organización y para poder mejorarlo es necesario conocer el punto de partida y su progreso a lo largo del tiempo a través del uso de herramientas de seguimiento y medición que permitan proporcionar información acerca de la evolución del comportamiento ambiental de la organización, el logro de los objetivos y metas ambientales y la eficacia y adecuación del funcionamiento del SGA para alcanzar los resultados planificados. CÓMO SE APLICA? 1. Planificación de las actividades de seguimiento y medición La organización deberá definir una SISTEMÁTICA para realizar el seguimiento y la medición de las características fundamentales de sus operaciones que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente con el propósito de realizar el seguimiento de al menos: El desempeño ambiental. El logro y la conformidad con los objetivos y metas ambientales. Los controles operacionales aplicables. Con objeto de concentrar sus recursos sobre las mediciones más importantes, la organización deberá identificar las CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES de los procesos y actividades que se pueden medir y que proporcionen la información más útil Acciones: Para lograr estos propósitos, la organización tiene que PLANIFICAR lo QUÉ medirá, DÓNDE y CUÁNDO se deberá medir y qué MÉTODOS se deberán usar. Un Programa de Seguimiento y Medición es un proceso rutinario que incluye, entre otras actividades, el muestreo, la recolección periódica o continua de datos, un seguimiento de los parámetros ambientales identificados como significativos y registro de los resultados para su análisis posterior y definición de las acciones necesarias. Estas actividades deberán realizarse en CONDICIONES CONTROLADAS para asegurar la validez de los resultados, tales como la calibración de los equipos de seguimiento y medición, el uso de personal calificado y el uso de métodos de control de calidad adecuados que proporcionen coherencia y fiabilidad en los resultados de las mediciones. Página 123 de 190

124 NIVEL 3 ETAPA 3.1. VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN A continuación se detalla el contenido y las actividades a incluir en el Programa de Seguimiento y Medición relacionadas con el desempeño ambiental, los objetivos y metas ambientales, los controles operacionales aplicables y los equipos de seguimiento y medición. 2. Seguimiento y medición del desempeño ambiental El desempeño ambiental son los resultados MEDIBLES de la gestión que hace una organización de sus aspectos ambientales. Tal y como se recoge en la Ficha 2.1 de Aspectos Ambientales, la organización deberá evaluar sus aspectos ambientales y podrá hacerlo desde dos puntos de vista: Absoluto: sin tener en cuenta la producción o la prestación del servicio. Relativo: teniendo en cuenta la producción o la prestación del servicio. Un ejemplo puede ser aclaratorio: Una organización ha incrementado sus ventas en un 20 % durante Una evaluación en términos absolutos indicaría que los residuos de envases y embalajes generados se han incrementado con respecto al Una evaluación en términos relativos podría indicar que realmente la cantidad de residuos generados en 2011 ha disminuido con respecto al 2010 al hacerse una gestión más controlada del uso de embalajes (teniendo en cuenta el incremento de producción del 2011). En este sentido, y con objeto de seguir y evaluar el comportamiento ambiental y su evolución a lo largo del tiempo, la organización deberá establecer INDICADORES DE DESEMPEÑO AMBIENTAL que proporcionen información acerca de la mejora continua que está alcanzado la organización en relación con su comportamiento ambiental. Estos indicadores deberán ser, en la medida de lo posible, objetivos, verificables y reproducibles, apropiados a las actividades, productos y servicios de la organización, coherentes con su Política Ambiental, prácticos, eficaces en cuanto a costos y tecnológicamente viables. Son ejemplos de este tipo de indicadores (en valores absolutos y relativos): Página 124 de 190

125 NIVEL 3 ETAPA 3.1. VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Indicadores de Desempeño Ambiental En valor ABSOLUTO Cantidad de gases tóxicos emitidos (por ejemplo, de CO 2 ) Residuos peligrosos generados en un periodo Cantidad de materia orgánica vertida a la red de alcantarillado En valor RELATIVO Cantidad de gases tóxicos emitidos / toneladas de producción Residuos peligrosos generados / número de reparaciones en taller Cantidad de materia orgánica (DBO / DQO) vertida a la red de alcantarillado / número de piezas vendidas. Para cada uno de los indicadores seleccionados, la organización deberá definir, entre otros, los siguientes aspectos: Descripción del indicador. Unidades de medida. Forma de cálculo. Fuente de datos. Periodicidad de cálculo. Responsable de cálculo. Valor alcanzable deseado(criterio de aceptación/rechazo). El Reglamento EMAS no tiene como espíritu que la organización produzca menos o que no exista negocio para poder mejorar su impacto ambiental, sino que su desempeño ambiental sea mejorable, o sea, que produzca siendo más eficiente ambientalmente. Este es el concepto de DESARROLLO SOSTENIBLE. Es importante resaltar que la nueva versión del Reglamento EMAS (anexo IV) introduce la obligación por parte de la organización de comunicar en su Declaración Ambiental (véase la Ficha de Registro EMAS) los INDICADORES BÁSICOS (aplicables a todos los tipos de organizaciones) en la medida en que estén relacionados con sus aspectos ambientales significativos y otros INDICADORES ESPECÍFICOS (indicadores sectoriales) existentes de comportamiento ambiental. En este sentido, los indicadores de desempeño ambiental podrían ALINEARSE con estos indicadores básicos y otros indicadores con objeto de centrar los esfuerzos en la recopilación de la información más útil. La Comisión Europea está promoviendo la elaboración de GUÍAS SECTORIALES en Página 125 de 190

126 NIVEL 3 ETAPA 3.1. VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN las que se definen parámetros, comportamientos de referencia e indicadores ambientales específicos que servirán de gran ayuda para las empresas al ofrecer una valiosa información sobre las mejores prácticas sectoriales en gestión ambiental. Se encuentran en estado borrador los siguientes documentos de referencia sectoriales: comercio al por menor, administración pública, turismo y construcción. 3. Seguimiento y medición de los objetivos y metas ambientales La organización deberá realizar el seguimiento en cuanto al logro de sus objetivos y metas ambientales con objeto de evidenciar su cumplimiento y constatar la mejora continua de la organización respecto al impacto ambiental que provoca su actividad. Para ello, será necesario establecer QUIÉN será la persona responsable y la PERIODICIDAD del seguimiento de los objetivos y metas ambientales (véase el ejemplo de Programa de Gestión Ambiental incluido en la Ficha 1.4 de Programa de Gestión Ambiental). Así, por ejemplo, cada vez que concluya la ejecución de una de las metas planificadas para un objetivo, la persona responsable designada y en el plazo establecido deberá comprobar esa conclusión y su efecto para alcanzar la mejora propuesta con ese objetivo de gestión ambiental. El hecho de que no se alcance un objetivo ambiental, no implica una no conformidad del SGA. Sin embargo, la organización deberá analizar las causas (ejemplos: mala definición, ausencia de planificación, cambio en las condiciones del mercado, etc.) y aprender de dicho análisis para la propuesta de nuevos objetivos. Los INDICADORES DE DESEMPEÑO AMBIENTAL descritos en el apartado anterior también podrán utilizarse para realizar el seguimiento en cuanto al logro de los objetivos y metas ambientales siempre y cuando éstos se definan en términos cuantitativos (véase la Ficha 1.4 de Programa de Gestión Ambiental), como por ejemplo: Objetivos Reducir el consumo de combustible en 10% respecto al 2011 Reducir diariamente la Tª media del agua vertida en 5 0 C respecto al 2011 Indicadores Consumo de combustible de calentamiento por hora de trabajo de la caldera Tª media diaria del vertido del agua Página 126 de 190

127 NIVEL 3 ETAPA 3.1. VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Nº y diversidad de peces en la cuenca Reducir en un 35% los materiales de embalajes para la línea de producción actual respecto al 2011 Cantidad de material de embalaje por unidad % de reducción del material de embalaje usado para la línea de producto Reducción estimada en la generación de residuos de embalajes por los consumidores (unidad/volumen) Es necesario resaltar el Reglamento EMAS no incluye entre sus requisitos la utilización de este tipo de indicadores para el seguimiento del Programa de Gestión Ambiental, si bien resulta evidente su practicidad a la hora de determinar el grado de cumplimiento de objetivos y de poder definir de un modo práctico y sencillo la evolución del comportamiento ambiental de la organización. 4. Seguimiento y medición de los controles operacionales La organización deberá realizar actividades de seguimiento en cuanto a las pautas de control operacional que se están llevado a cabo para mantener bajo control los aspectos ambientales significativos. Es importante volver a resaltar que no es lo mismo el Control Operacional que el Seguimiento y Medición. En el control operacional hay que planificar (establecer pautas a seguir, establecer límites de control de parámetros, etc.) y en el seguimiento y medición se comprobará que no incumplimos lo que planificamos en el control operacional mediante mediciones y/o comprobaciones. Una vez que se hayan establecido los controles operacionales, la organización deberá hacer un SEGUIMIENTO de las aplicación continua y eficacia de estos controles, así como planificar y tomar acciones correctivas necesarias (véase la Ficha 3.3 No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas). A continuación se muestra un ejemplo de un Programa de Seguimiento y Medición Ambiental para el control operacional relacionado con los siguientes aspectos ambientales: Página 127 de 190

128 NIVEL 3 ETAPA 3.1. VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Emisiones a la atmósfera Puntos a controlar Método Criterio de aceptación Periodicidad Responsable Registro Emisiones de los focos confinados Analítico Emisiones por debajo de los límites legales Foco A: cada 2 años Foco B: cada 3 años Foco C: cada 5 años Responsable de Gestión Ambiental Informe de la Entidad Colaboradora y Libros de Registro Control de vertidos Puntos a controlar Método Criterio de aceptación Periodicidad Responsable Registro Agua vertida a la salida de la depuradora Analítica Parámetros de vertido a cauce público Trimestral Responsable de Mantenimiento Informe del Laboratorio acreditado Almacenamiento de residuos peligrosos Comprobar que: Puntos a controlar Método Criterio de aceptación Periodicidad El área se encuentra en correctas condiciones de orden y limpieza. No existen derrames. Los envases están en buenas condiciones sin roturas. Los residuos se encuentran en los depósitos asignados. El tiempo de almacenamiento no excede de los 6 meses. Existen las medidas necesarias para la recogida de derrames. Visual Que el área de almacenamiento se encuentre en condiciones ademadas de orden, limpieza y etiquetado Trimestral Página 128 de 190

129 NIVEL 3 ETAPA 3.1. VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Responsable Registro Responsable de Almacén Registro de comprobación del almacenamiento de residuos 5. Mantenimiento, calibración y/o verificación de los equipos de seguimiento y medición (equipos de inspección ambiental) Los Equipos de Seguimiento y Medición son los dispositivos utilizados para medir la conformidad del desempeño ambiental de la organización. Por ejemplo: sonda (medición de la temperatura), caudalímetro (medición del caudal), y phmetro (medición del ph). La organización deberá asegurar el correcto estado de estos equipos de mediante la planificación y ejecución de las siguientes actividades: Mantenimiento Por MANTENIMIENTO PREVENTIVO se entiende aquél que está planificado previamente en base a las consideraciones que proporciona el fabricante. Por MANTENIMIENTO CORRECTIVO se entiende aquél que se establece cuando el equipo no se puede utilizar por causas no planificadas. Son ejemplos de MANTENIMIENTO PREVENTIVO: El cambio de aceite de un motor. La limpieza de un filtro de un sistema de refrigeración. La sustitución de una bombilla de un equipo de medición. Son ejemplos de MANTENIMIENTO CORRECTIVO: El fallo continuo de un dispositivo de emergencia. La avería de un sistema de comunicación. La sustitución de piezas estropeadas de una maquinaria. Calibración Página 129 de 190

130 NIVEL 3 ETAPA 3.1. VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Por calibración se entiende el conjunto de operaciones que establece n la relación entre las lecturas de un equipo de medida y las realizadas por patrones de referencia. El registro de la calibración (usualmente denominado Certificado de Calibración ) no proporciona información sobre cómo está el equipo en cuanto a su capacidad de medir bien. Verificación La verificación tiene como objetivo comparar los resultados de la calibración, con los requisitos especificados para poder confirmar el equipo para su uso previsto. El registro de la verificación (normalmente es un registro interno emitido por la propia organización) proporciona una valoración sobre el cumplimiento de determinados requisitos que debe cumplir el equipo que se está verificando. Es la propia organización la que establece los criterios para aceptar o rechazar los resultados de la verificación. La CALIBRACIÓN tiene por objetivo caracterizar el error del equipo de forma fiable y con garantías de trazabilidad. No decide sobre la aptitud (confirmación) de un equipo para un determinado proceso de medición. La VERIFICACIÓN tiene como objetivo comparar los resultados de la calibración, con los requisitos especificados para poder confirmar el equipo para su uso previsto (criterios de aceptación/rechazo). Es importante contar con evidencias (REGISTROS) de que estos tres tipos de actividades se ejecutan de acuerdo a lo planificado, normalmente en base a lo establecido por los fabricantes y/o la propia organización. Estos registros deberán recoger qué actividades se han ejecutado y cuáles han sido sus resultados. En la medida de lo posible, hay que evitar registros que recojan simplemente un monosílabo (SÍ/NO). Página 130 de 190

131 NIVEL 3 ETAPA 3.1. VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN En el caso de que los ensayos, muestreos, analíticas, etc. se SUBCONTRATEN se deberá solicitar los Certificados de Calibración de los equipos utilizados. A continuación se muestra un ejemplo de una planificación para los siguientes equipos de seguimiento y medición: Control de la depuradora Puntos a controlar Método phmetro Verificación interna + Calibración externa Criterio de aceptación Error de +-0,5 Periodicidad Responsable Registro Verificación trimestral + calibración bianual Responsable del Laboratorio Verificación (registro de verificación interna) Calibración (registro de Laboratorio acreditado) Control de consumo de agua Puntos a controlar Método Criterio de aceptación Periodicidad Responsable Registro Contadores Verificación interna Error de 0,5 litro Trimestral Responsable de Mantenimiento Etiqueta de verificación del contador QUIÉN? Responsable: Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental. Responsable de las áreas o departamentos afectados. Laboratorios acreditados, Entidades inspectoras, etc. CUÁNDO? Calendario: Después de completar el nivel 2 (Implementación y Operación). Página 131 de 190

132 NIVEL 3 ETAPA 3.1. Documentación: VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? De acuerdo a los requisitos del Reglamento EMAS, la organización deberá establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medición de forma regular de las características fundamentales de sus operaciones que puedan tener un impacto significativo sobre el medio ambiente. Se propone un modelo de Programa de Gestión Ambiental en el que se recogen estas actividades de seguimiento y medición, así como la frecuencia, el responsable y el criterio de aceptación en relación con el desempeño ambiental, los controles operacionales y el logro de los objetivos y metas ambientales: Programa de Gestión Ambiental. DIAGRAMA DE FLUJO Desempeño Ambiental Controles operacionales Objetivos de Gestión Ambiental Equipos de Seguimiento y Medición Planificación Medición Seguimiento Mantenimiento, calibración y/o verificación No conformidades, acciones preventivas y correctivas Registro Revisión por la Dirección Página 132 de 190

133 NIVEL 3 ETAPA 3.1. VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN RESULTADOS Evidencias: Planificación de las actividades de seguimiento y medición en cuanto al desempeño ambiental, el logro de los objetivos y metas y controles operacionales aplicables, así como los registros asociados. En su caso, la planificación y ejecución de las acciones correctivas necesarias (véase la Ficha 3.3 No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas). Listado o batería de indicadores de desempeño ambiental. Registros que evidencien la adecuación de las actividades de calibración y/o verificación de los equipos de seguimiento y medición empleados por la organización o subcontratados por ésta respecto a lo planificado. REFERENCIAS Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 133 de 190

134 FICHA EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL NIVEL 3 ETAPA 3.2. Introducción: VERIFICACIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Los resultados del proceso de identificación de requisitos legales y otros requisitos a los que la organización se suscriba es de crucial importancia para el posterior desarrollo y buen funcionamiento del SGA. Para lograr este éxito no es suficiente con la simple identificación de aquéllos, sino que es necesario entender cómo aplican a la organización y establecer las medidas necesarias para asegurar que se cumplen o, al menos, minimizar el riesgo de incumplimiento. El aseguramiento sistemático del cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos ayudará a mantener y fortalecer las relaciones de las organizaciones tanto con las autoridades como con las principales partes interesadas, particularmente los clientes. QUÉ EXIGE? Requisitos: Sección A.5.2 del anexo II del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Objetivos: Planificar y establecer mecanismos para evaluar el grado de cumplimiento de la organización con todos los requisitos legales y otros requisitos a los que se suscribe voluntariamente. POR QUÉ? Justificación: Una metódica y exhaustiva evaluación del grado de cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos garantiza el mantenimiento de los aspectos ambientales dentro de los márgenes legales aplicables. En el caso de que no existan requisitos legales ni otro tipo de requisitos aplicables, la organización tendrá que implementar criterios de desempeño ambiental internos, por ejemplo, estableciendo limitaciones sobre el tipo y las cantidades de combustibles o sustancias peligrosas que se pueden usar o gestionar en unas instalaciones o limitaciones sobre emisiones de aire que van más allá de los requisitos de cumplimiento legal. CÓMO SE APLICA? 1. Planificación de la evaluación del cumplimiento legal Acciones: La organización deberá definir una sistemática para realizar las evaluaciones periódicas del cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos a los que la organización se suscribe. Página 134 de 190

135 NIVEL 3 ETAPA 3.2. VERIFICACIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL Para ello, la organización deberá PLANIFICAR QUÉ requisitos se van a evaluar (alcance), CÓMO se van a evaluar (métodos que se van a usar) y CUÁNDO se evaluarán (frecuencia). 2. Evaluación del cumplimiento legal El ALCANCE de la evaluación del cumplimiento puede abarcar uno o múltiples requisitos legales y otros requisitos. Esta evaluación se podrá realizar utilizando varios MÉTODOS, incluidos los ya existentes para otros procesos, tales como: Auditorias. Revisión documental. Inspecciones visuales de la instalaciones. Entrevistas con el personal. Análisis de muestras de rutina o resultados de ensayos y/o muestreos. Visita por las instalaciones y observación directa. La FRECUENCIA de las evaluaciones podrá verse afectada por diversos factores, tales como el desempeño del cumplimiento en el pasado o los requisitos legales específicos. Sería recomendable que, al menos, se realizarán evaluaciones del cumplimiento legal: Al inicio de la implantación del SGA. Anualmente. Cada vez que se actualice el Listado de Requisitos Legales y Otros Requisitos por inclusión de nuevos requisitos, por cambios en las instalaciones, procesos o actividades existentes o por incumplimiento de plazos legales. En los casos en los que se detecte algún INCUMPLIMIENTO se deberán tomar las acciones necesarias para normalizar la situación (véase la Ficha 3.3 de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas). 3. Registro de la evaluación del cumplimiento legal La organización deberá dejar EVIDENCIAS de que las evaluaciones se han realizado y de cuáles han sido los resultados, así de las medidas correctivas que se han adoptado, en su caso. Estos registros deberán recoger QUÉ requisitos se han evaluado y CUÁLES han Página 135 de 190

136 NIVEL 3 ETAPA 3.2. VERIFICACIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL sido sus resultados. En la medida de lo posible, hay que evitar registros que recojan simplemente un monosílabo (SÍ/NO). QUIÉN? Responsable: Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental. Gabinete jurídico. Servicio especializado en la identificación y actualización de requisitos legales. CUÁNDO? Calendario: Después de completar el nivel 2 (Implementación y Operación). QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? Documentación: De acuerdo a los requisitos del Reglamento EMAS, no es necesario ningún procedimiento documentado para realizar la evaluación del cumplimiento legal, si bien es necesario dejar evidencias (registros) de que estas evaluaciones periódicas se ha llevado cabo y de que se ha tomado, en su caso, las medidas correctivas necesarias (véase la Ficha 3.3 de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas). DIAGRAMA DE FLUJO Página 136 de 190

137 NIVEL 3 ETAPA 3.2. VERIFICACIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL Requisitos Legales Otros Requisitos suscritos Planificación Evaluación No conformidades, acciones preventivas y correctivas Registro Revisión por la Dirección RESULTADOS Evidencias: Listado de Requisitos Legales y Otros Requisitos en los que se identifican los requisitos aplicables a la organización (véase Ficha 1.3 de Requisitos Legales y Otros Requisitos). Planificación de las evaluaciones periódicas del cumplimiento legal. Registros que evidencien de que estas evaluaciones periódicas se ha llevado cabo y que se han tomado, en su caso, las acciones correctivas necesarias (véase la Ficha 3.3 No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas). REFERENCIAS Página 137 de 190

138 NIVEL 3 ETAPA 3.2. VERIFICACIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 138 de 190

139 FICHA NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA NIVEL 3 ETAPA 3.3. VERIFICACIÓN NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Este proceso es uno de los más importante de un SGA, pues es el que establece los principios para identificar, controlar y dar respuesta a los problemas que ponen o pueden poner en peligro el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, el comportamiento ambiental de la organización o el funcionamiento adecuado y conveniente del SGA. Es primordial disponer de una herramienta de control de los problemas reales y potenciales que se presentan (reales) o que pueden presentarse (potenciales) en el SGA, para no seguir cayendo en frases del tipo: Para una vez que pasa La culpa no es mía. Yo que sé de quién es... Yo sabía que iba a pasar algún día... En primer lugar, será necesario conocer qué se engloba bajo el término problema porque, en función del tipo de problema, la solución será diferente: no es lo mismo no realizar el seguimiento de los objetivos ambientales (no conformidad ante un requisito del SGA) que una denuncia por parte del ayuntamiento. Introducción: Por problema podemos entender: Las desviaciones respecto a lo establecido en la documentación del SGA. Se denominan no conformidades y algunos ejemplos son: La no planificación de las auditorías internas. La no realización de un seguimiento de los objetivos. El no cumplir con las pautas de control operacional definidas en el Manual de Buenas Prácticas de Gestión Ambiental. Las quejas las de partes interesadas respecto al comportamiento ambiental de una organización. Las denuncias de las partes interesadas. Página 139 de 190

140 NIVEL 3 ETAPA 3.3. Requisitos: VERIFICACIÓN NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS QUÉ EXIGE? Sección A.5.3. del anexo II del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Objetivos: Controlar los problemas y, por tanto, que se conozcan, se tengan establecidas acciones para su solución y se haga un seguimiento de su ejecución, así como investigar las causas de dichos problemas para poder establecer acciones que eliminen dichas causas, y evitar así su repetición o aparición. POR QUÉ? Nos encontramos ante la herramienta de mejora más potente de la que disponen las organizaciones dentro del proceso de verificación (nivel 2). Un proceso para identificar no conformidades en el SGA y emprender acciones correctivas o preventivas ayuda a que una organización opere y mantenga el SGA en la forma prevista. Justificación: El buen uso de esta herramienta llegaría a su culmen si la organización fuera capaz de utilizarla desde el punto de vista preventivo, anticipándose a los problemas que se pueden presentar y poniendo los medios para que no sucedan antes de ello, si bien es cierto que la mayoría de las organizaciones suelen actuar más con carácter correctivo que con carácter preventivo. Por lo general, corregir algo implica mayores costes que prevenir. Evidentemente, estos costes serán mayores conforme el problema se detecta en una fase más avanzada. El espíritu del Reglamento EMAS (como de cualquier otra Norma de Gestión) es siempre preventivo, por lo que es bueno aleccionar al personal a que se anticipe a los problemas en vez de estar permanentemente corrigiendo. Los medios de participación del personal y la formación son herramientas muy eficaces para conseguirlo. CÓMO SE APLICA? Acciones: El Reglamento EMAS distingue entre problemas reales y problemas potenciales, denominando a las acciones que se toman como correctivas para el primer tipo de problema y preventivas para el segundo. Diferencia?: Página 140 de 190

141 NIVEL 3 ETAPA 3.3. VERIFICACIÓN NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS Una acción correctiva se establece cuando el problema existe (ya ha ocurrido), y por tanto, lo único que se puede hacer es corregir lo que ha pasado. Una acción preventiva se puede establecer cuando una organización puede anticiparse al problema (todavía no ha ocurrido). La acción preventiva debería usarse para identificar y prevenir posibles problemas antes de que ocurran, por el contrario, las acciones correctivas implican identificar y corregir cualquier problema que ocurra en el alcance del SGA. Así mismo, se pueden distinguir dos tipos de soluciones para cualquier problema que se presente, explicadas mediante el siguiente ejemplo: Solución inmediata: para taponar rápidamente la herida producida por el problema, sin pararse a pensar en por qué ha pasado o puede pasar. Solución mediata: para la que se analizan todas las posibles causas que han motivado o pueden motivar el problema, de manera que se ataje por siempre la herida, si las causas identificadas son las que realmente han originado o pueden originar el problema. Es imposible solucionar un problema si previamente no se ha hecho un ejercicio de investigación de las causas del mismo. La solución inmediata es un apagafuegos que no suele evitar que vuelva a aparecer el fuego 1. Identificación La primera tarea cuando se detecta un problema es IDENTFICARLO convenientemente, por ejemplo, mediante el uso del Parte de No Conformidad, el cual contiene todos los elementos que permiten controlar el problema. Por tanto, es aconsejable utilizarlo puesto que aporta mucha información sobre lo que pasa y las soluciones que se toman. Este Parte de No Conformidad se va cumplimentando conforme el proceso va avanzando en sus fases (identificación, solución y comprobación). 2. Resolución Ante cualquier problema, lo primero que se tiene que determinar es su AFECCIÓN, en términos de gravedad o de repetitividad principalmente. En función de esta afección, se debe decidir entre tomar simplemente una solución inmediata para el problema, Página 141 de 190

142 NIVEL 3 ETAPA 3.3. VERIFICACIÓN NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS sin reparar las causas que hayan podido provocar dicho problema, o entre hacer una investigación reflexiva y racional de las causas del problema para, además de que también sea conveniente una solución inmediata, proponer acciones tendentes a evitar que ese problema pueda aparecer. Por gravedad se puede entender, entre otros casos, que el problema haya sido detectado externamente, saltándose todos los controles establecidos, o que derive en una denuncia. Por repetitividad se puede entender la reiteración de un problema en varias ocasiones. Esto puede ocurrir por desconocimiento de lo que hay que cumplir por parte del personal, por descuido en las tareas, porque los controles no sean lo suficientemente exhaustivos, etc. Esta repetitividad se puede convertir en un vicio, entendido éste como un acostumbrarse a hacer las cosas mal, intencionadamente o sin querer. En cualquier caso, para tomar cualquier tipo de solución (inmediata o mediata), es necesario tener establecidas en el SGA las AUTORIDADES que se hagan responsables de los resultados, aunque es aconsejable contar con la participación de las personas responsables de los distintos procesos que puedan haber intervenido en la aparición del problema o que se puedan ver afectados por las posibles soluciones a tomar. Así mismo, por cada acción a tomar, hay que definir, obviamente, QUIÉN se va a encargar de llevarla a cabo y en qué PLAZO. Todo esto puede quedar reflejado en el Parte de No Conformidad. 3. Revisión Efectivamente, otro aspecto que tiene que quedar contemplado en el Parte de No Conformidad es la manera en que se va a comprobar, es decir, por un lado, que las acciones se han ejecutado en los plazos previstos por las personas responsables definidas en el Parte y, por otro lado, que dichas acciones han sido capaces de solucionar el problema. Para ello, se tienen que definir la persona RESPONSABLE de comprobar dicha ejecución y su PLAZO, así como las personas responsables de COMPROBAR que las acciones han surtido efecto en un plazo establecido. A este último aspecto se le suele denominar cerrar la no conformidad. Por otra parte, es fundamental dejar DOCUMENTADO nítidamente en qué han consistido las comprobaciones realizadas para verificar, tanto que las acciones propuestas se han ejecutado, como que las mismas han sido (o no) eficaces para eliminar las causas. Por ejemplo: algunas organizaciones optan por conservar junto con el Parte de No Conformidad copia de la documentación que evidencia que las acciones se han tomado y de su eficacia (o ineficacia). Página 142 de 190

143 NIVEL 3 ETAPA 3.3. VERIFICACIÓN NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS Por último, qué hacer si las acciones han sido ineficaces para que el problema no se vuelva a repetir? Pues tomar nuevas acciones. En este sentido, es importante guardar trazabilidad (relación) entre los distintos Partes de No Conformidad que se puedan ir cumplimentando relativos a un mismo problema. QUIÉN? Responsable: Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental. Responsable de las áreas o departamentos afectados. CUÁNDO? Calendario: A lo largo de todo el proceso de implantación del SGA. QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? Documentación: De acuerdo a los requisitos del Reglamento EMAS, la organización deberá establecer uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades y tomar acciones correctivas y preventivas, si bien solo exige que se documente (más bien que se registren) los resultados de las acciones correctivas y preventivas que se lleven a cabo. Para ello, se propone el siguiente modelo: Parte de No Conformidad, Acción Correctiva y Preventiva DIAGRAMA DE FLUJO Página 143 de 190

144 NIVEL 3 ETAPA 3.3. VERIFICACIÓN NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS Todos los procesos Identificación Resolución Parte de NC, AC y AP Revisión Revisión por la Dirección RESULTADOS Evidencias: Identificación de los problemas (no conformidades). Investigación de las causas de dichos problemas. Establecimiento de acciones que eliminen dichas causas (acciones correctivas) y evitar así su repetición o aparición (acciones preventivas). Seguimiento o revisión de la ejecución de las acciones tomadas. REFERENCIAS Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 144 de 190

145 FICHA AUDITORIA INTERNA NIVEL 3 ETAPA 3.4. Introducción: VERIFICACIÓN AUDITORIA INTERNA DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Generalmente, se está acostumbrado a oír el término Auditoría cuando se habla de aspectos económicos-financieros (auditoría de cuentas), sin embargo, el término Auditoría, entendido como un examen sistemático, metodológico e independiente de un asunto, se puede aplicar también a los SGA. De hecho, el proceso de Auditoría Interna es una de las herramientas de mejora, cuya utilización es exigida por el Reglamento EMAS. Una auditoría interna sirve, entre otras cosas, para detectar no conformidades del SGA (véase la Ficha 3.3 No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas ). En la mayoría de los casos, estas no conformidades están relacionadas con expresiones del tipo es que no hay manera de hacerlo como dice el procedimiento o no pienso gastar tiempo en apuntar tonterías en un papel son muy típicas en una auditoría, y reflejan comportamientos que difícilmente se pueden atajar con el día a día. Una auditoría interna va a dejar a la organización una fotografía de cómo están haciéndose las cosas desde el punto de vista ambiental, por tanto, es fundamental tener a personas que sepan fotografiar, sustentado en su competencia. QUÉ EXIGE? Requisitos: Sección A.5.5 del anexo II del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Objetivos: Justificación: Planificar periódicamente la realización de auditorías internas para verificar que el SGA es adecuado (es el que se necesita), está implementado (funciona) y cumple con los requisitos establecidos en el Reglamento EMAS, así como informar convenientemente de los resultados de la misma a la Dirección para que se tomen las acciones oportunas. POR QUÉ? La auditoría interna proporciona información de lo que se está haciendo y del cómo se está haciendo. Es conveniente, pues, hacer un buen uso de esta herramienta, pues sus resultados van a proporcionar a la organización una visión de cómo se está trabajando internamente desde una óptica cualitativa. Para hacer ese buen uso, hay que empezar por darle al proceso de auditoría la importancia que realmente tiene para la organización. Éste es un hecho que habitualmente no está asumido por las organizaciones. La realización de auditorías internas se ve más como una exigencia del Reglamento EMAS que como una Página 145 de 190

146 NIVEL 3 ETAPA 3.4. VERIFICACIÓN AUDITORIA INTERNA posibilidad de detectar aspectos de mejora. Por ello, no se dedican los recursos adecuados a su ejecución y, lamentablemente, las auditorías internas se desarrollan muchas veces por personal incompetente, en tiempo escaso para dar resultados fiables y tendiendo a no reflejar la realidad para no provocar problemas internos. Lo más normal es contratar externamente la ejecución del proceso y dejarlo en manos de entidades especializadas, que además, garantiza un mayor nivel de independencia, tanto para su realización como para la elaboración del pertinente informe de resultados. CÓMO SE APLICA? Hay varios TIPOS de auditoría, clasificados en función de quién es la parte interesada que requiere su ejecución y el alcance de la misma. En cuanto a la PARTE INTERESADA que requiere su ejecución, pueden ser: De 1ª parte: es la propia organización la que tiene interés por realizar la auditoría. Es normal contratar la realización a organizaciones externas especializadas. De 2ª parte: es el cliente el que demanda la realización de la auditoría y, generalmente, es el mismo quien la ejecuta, aunque también puede contratarla externamente. Muy extendida en algunos sectores, como en el agroalimentario. De 3ª parte: es una organización independiente de las partes anteriores quien establece el interés por la ejecución de la auditoría. En este tipo se incluyen las auditorías realizadas por entidades de Certificación. Acciones: En cuanto al ALCANCE de la auditoría, ésta puede incluir: Un producto/servicio. Un proceso (producción, compras, comercial, logística, etc.). Un Sistema de Gestión (calidad, ambiental, integrado, etc.). Un requisito (cumplimiento de objetivos, cumplimiento legal, etc.). 1. Planificación Lo primero es disponer de una PLANIFICACIÓN de las auditorías internas que van a ser necesarias en el periodo a considerar. Para saber QUÉ auditorías y de qué TIPO van a ser necesarias, se deben tener en cuenta, al menos, los siguientes aspectos: Resultados de auditorías anteriores. Información sobre las no conformidades. Información sobre las quejas y denuncias de las partes interesadas. Información sobre el comportamiento ambiental. Información sobre la evaluación del cumplimiento legal Página 146 de 190

147 NIVEL 3 ETAPA 3.4. VERIFICACIÓN AUDITORIA INTERNA Información sobre cambios venideros en el SGA. Esta planificación deberá contener, al menos: Alcance de la auditoría (áreas, funciones, procesos, productos, etc.). Fecha o periodo previsto. Equipo auditor previsto (interno o externo) Esta planificación es importante, sobre todo, porque permite a las personas conocer de antemano cuándo va a tener que disponer de tiempo para atender las auditorías que le afecten (es una de las responsabilidades del personal auditado, como se verá más adelante). 2. Programación Lo segundo que hay que hacer es PROGRAMAR individualmente cada una de las auditorías que se han planificado, teniendo en cuenta aspectos, tales como: La documentación correspondiente al alcance de la auditoría. Las especificidades de dicho alcance (sector, mercado, productos, etc.). Los requisitos aplicables (legales, sectoriales, etc.). El análisis de las instalaciones, si es necesario. El personal afectado (incluidas las partes interesadas). Los aspectos ambientales normales de la organización. En la programación, no deberá faltar la siguiente información: Fechas de realización. Composición del equipo auditor. Alcance de la auditoría. Personal afectado. Requisitos a auditar. Fecha y hora (si es posible) de la reunión de presentación de resultados. Esta programación individual se debe poner en conocimiento del personal afectado, de forma que se pueda disponer del tiempo necesario para poder auditar sus funciones, responsabilidades y autoridades de acuerdo con la documentación del SGA que le aplique. 3. Realización Lo tercero que se debe disponer para ejecutar el proceso de auditorías internas es un Página 147 de 190

148 NIVEL 3 ETAPA 3.4. VERIFICACIÓN AUDITORIA INTERNA conjunto de CRITERIOS para llevarlas a cabo, teniendo en cuenta: Criterios para la CALIFACIÓN del Auditor o Equipo Auditor (generalmente, auditor y auditor jefe). Criterios para la SELECCIÓN del Auditor o Equipo Auditor. Criterios para AUDITAR (presentación de la auditoría, ejecución de la auditoría, elaboración del informe de la auditoría, cierre de la auditoría). Calificación de los auditores Los requisitos de calificación deberán recogerse en los Perfiles de Puesto (véase la Ficha 2.1 Recursos, funciones, responsabilidades y autoridad ), considerando requisitos de: Formación: estudios básicos mínimos necesarios, así como conocimiento suficiente del Reglamento EMAS y de la realización de auditorías internas. Adiestramiento: asistencia física durante la realización de auditorías internas, pero sin participar en ellas (observador o auditor en prácticas). Especialización: conocimientos demostrables en las actividades objeto de la auditoría. Habilidades personales: atributos personales que debe tener el auditor, como por ejemplo: templanza, sobriedad, flexibilidad, discreción, integridad, etc. El Reglamento EMAS no exigen requisitos mínimos de capacitación, atributos y actitudes específicos para el personal auditor, sin embargo, resulta fundamental conceder importancia a los requisitos de cualificación de las personas que puedan realizar la auditoría, pues de dichas exigencias va a derivar un resultado de auditoría más profesional o más de pasada. Los requisitos de CAPACITACIÓN dependerán del tipo de auditoría. Por ejemplo, para auditorías del SGA es aconsejable una formación en los requisitos del Reglamento EMAS y en técnicas de auditoría. Así mismo, es recomendable que la persona que se esté capacitando acuda como observadora a alguna auditoría previa. En cuanto a ATRIBUTOS Y ACTITUDES, la persona que vaya a realizar la auditoría deberá: Ser ética (imparcial, sincera, honesta, discreta). Tener templanza. Ser diplomática. Ser observadora y oyente y aplicar sensatez. Disponer de capacidad de asimilación de conocimientos y de análisis. Página 148 de 190

149 NIVEL 3 ETAPA 3.4. VERIFICACIÓN AUDITORIA INTERNA Aplicar flexibilidad en la interpretación de los criterios de auditoría. Ser paciente y tenaz (persistir). Tener decisión y seguridad. Ser buena comunicadora. Por último, también el auditado debería tener un COMPORTAMIENTO durante la auditoría. Así, un auditado no deberá, entre otros aspectos: Controlar la auditoría. Ser hostil y agresivo. Evadir las cuestiones del equipo auditor. Ser charlatán o impertinente. Contar en vez de explicar. Selección de los auditores En el proceso de selección de auditores, la organización deberá plantearse qué personas son más adecuadas para auditar en función del tipo de auditoría, teniendo en cuenta aspectos, tales como: Empatía del personal auditor con el personal afectado. Independencia (no relación) del personal auditor respecto a las los procesos a auditar. Imparcialidad (no prejuiciosidad) del personal auditor para con el alcance y el personal afecto a la auditoría. Objetividad (no influenciabilidad) fehaciente del personal auditor respecto del alcance y el personal afecto a la auditoría. Una vez seleccionado el EQUIPO AUDITOR, la organización deberá establecer los criterios para realizar la auditoría Criterios de realización de auditoría Las etapas que, al menos, debe contemplar toda auditoría son las siguientes: La selección del equipo auditor. El estudio de la documentación y de la información previa necesaria para planificar la auditoría. La programación de la auditoría. La comunicación del programa de auditoría. La reunión de apertura de la auditoría. Durante la REUNIÓN DE APERTURA, a la que es aconsejable que asistan las personas Página 149 de 190

150 NIVEL 3 ETAPA 3.4. VERIFICACIÓN AUDITORIA INTERNA responsables de los procesos y actividades afectadas por la auditoría y, al menos el Responsable (o Equipo) de la Gestión Ambiental: Se presenta el equipo auditor y se planifican exactamente los tiempos de auditoría a dedicar a los distintos elementos del SGA. Se planifica el día y la hora de la reunión final. A partir de la PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA, el equipo auditor comienza su labor de auditoría. En este sentido, como suele decirse, cada maestrillo tiene su librillo, y es el líder del equipo auditor el que dará indicaciones al resto del equipo sobre cómo realizar la auditoría. Hay muchas TÉCNICAS DE AUDITORÍA en el caso de auditarse el SGA, entre ellas: Auditar por requisitos del Reglamento EMAS. Auditar por procesos o departamento (suministro, fabricación, entrega al cliente, solución de problemas, capacitación del personal, etc.). Tomar el último Acta de Revisión del SGA por la Dirección (véase la Ficha 4.1 Revisión por la Dirección ) como guía y auditar sucesivamente cada uno de los elementos de entrada que aparecen en la misma. El Reglamento EMAS no exige que cada X tiempo se hagan reuniones para consensuar criterios de interpretación del Reglamento EMAS o de los documentos del SGA, y mucho menos que se formalicen en un documento dichos criterios. Sin embargo, no escapa a la lógica que dicha puesta en común de los auditores es aconsejable, para ir limando diferencias de actuación entre auditores y que por tanto los resultados de las auditorías dependan lo menos posible de quien la realiza. 4. Información de los resultados La finalización del proceso de auditoría es la elaboración del INFORME DE AUDITORÍA INTERNA por parte del Equipo Auditor. Para ello, deberá realizarse una puesta en común de los aspectos auditados, de las posibles no conformidades, de las evidencias con las que se cuenta para justificar aquéllas y de cómo elaborar el informe de la auditoría. Lo más conveniente es que el Equipo Auditor celebre una reunión para discutir los aspectos anteriores, en la que no debe participar nadie más, para que las deliberaciones no se vean influenciadas externamente al equipo. Página 150 de 190

151 NIVEL 3 ETAPA 3.4. VERIFICACIÓN AUDITORIA INTERNA El equipo auditor no debe recoger una no conformidad que no tenga debidamente contrastada. Por la propia definición de no conformidad, siempre debe haber un requisito que se incumpla, sustentado por el hallazgo de hechos y/o documentación que evidencien el incumplimiento. El Equipo Auditor no debe basar los resultados en lo que crea, en lo que piense, en lo que le parezca o en lo que le guste, sino en lo que ENCUENTRE que no cumpla con lo establecido en el SGA. Una NO CONFORMIDAD se debe redactar siempre en los siguientes términos: HECHO encontrado + REQUISITO incumplido + EJEMPLOS que demuestran el incumplimiento. Por ejemplo: Se detectan contenedores de residuos peligrosos sin identificar en la zona de almacenamiento de residuos peligrosos, en contra de lo establecido en el procedimiento de Gestión de Residuos. Evidencias: contenedor de aceites usados, contenedor de baterías usadas y contenedor de trapos y guantes contaminados. El Informe de Auditoria Interna deberá recoger, al menos, la siguiente información: Fechas de realización. Composición del Equipo Auditor. Alcance de la auditoría. Resumen de conclusiones, incluyendo puntos fuertes y aspectos de mejora. No conformidades detectadas. Observaciones (no tienen entidad de no conformidades pero su no consideración podría dar lugar en el futuro a la aparición de no conformidades). Una vez elaborado el Informe, se celebrará la REUNIÓN DE FINALIZACIÓN de la auditoría, a la que, al igual que la reunión de apertura, es aconsejable que asistan las personas responsables de los procesos y actividades afectadas por la auditoría, y al menos, el Responsable (o Equipo) de la Gestión Ambiental. La reunión final debe servir exclusivamente para exponer los resultados de la auditoría, es decir, resumen breve de la ejecución y de los resultados, no conformidades detectadas, observaciones planteadas y acciones de mejora. Página 151 de 190

152 NIVEL 3 ETAPA 3.4. VERIFICACIÓN AUDITORIA INTERNA QUIÉN? Responsable: Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental. Responsable de las áreas o departamentos afectados. Auditor o Equipo Auditor (interno y/o externo) del SGA. CUÁNDO? Calendario: A lo largo de todo el proceso de implantación del SGA. QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? De acuerdo a los requisitos del Reglamento EMAS, la organización deberá establecer uno o varios procedimientos de auditoría para determinar los CRITERIOS de auditoria (alcance, frecuencia y métodos), si bien no exige que se documenten. Documentación: Se proponen lo siguientes modelos: Programa de Auditora Interna. Informe de Auditoria Interna. DIAGRAMA DE FLUJO Página 152 de 190

153 NIVEL 3 ETAPA 3.4. VERIFICACIÓN AUDITORIA INTERNA Todos los procesos Planificación Plan de Auditoría Programación Realización Información de los resultados Informe de Auditoría Revisión por la Dirección RESULTADOS Evidencias: Planificación y programación de las auditorias internas. Información a la Dirección sobre los resultados de la auditoria interna. Establecimiento de uno o varios procedimiento (no tiene porqué estar documentado) que recoja los criterios de auditoria interna (alcance, frecuencia y métodos de auditoria). REFERENCIAS Página 153 de 190

154 NIVEL 3 ETAPA 3.4. VERIFICACIÓN AUDITORIA INTERNA Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 154 de 190

155 6.5. NIVEL 4.- REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN FICHA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN NIVEL 4 ETAPA 1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? Cuando se cumple un periodo normal de actividad y de funcionamiento de una organización, que generalmente coincide con el año natural, lo más normal habitual e incluso legal, es hacer un balance de cómo han resultado y evolucionado determinados aspectos cuantitativos, tales como: Los ingresos ordinarios y extraordinarios. Las ventas. Los gastos generales y de personal. Las compras de materias primas y auxiliares. Los beneficios empresariales. Se hace, pues, una revisión cuantitativa del negocio y se planifican los mismos aspectos para el siguiente ejercicio económico (objetivos de ventas, previsión de salarios, objetivos de beneficios, etc.). Introducción: Hay una vertiente que suele también revisarse de alguna manera, pero que no se hace de forma sistemática y que tampoco suele reflejarse en ningún tipo de documento. Se trata de la revisión cualitativa del funcionamiento de la organización. En esta vertiente se encuentran aspectos tales como: El desempeño ambiental. El comportamiento de los proveedores. Los problemas detectados y las soluciones tomadas. El cumplimiento de las necesidades formativas y similares del personal. Los resultados de las auditorías (tanto por organismos externos como de clientes y otras partes interesadas, y, por supuesto, las realizadas internamente). Las sugerencias de mejora. La evaluación del cumplimiento de la organización con sus requisitos legales. Es importante, pues, revisar el QUÉ y el CÓMO SE HA CONSEGUIDO. QUÉ EXIGE? Requisitos: Sección A.6 del Reglamento EMAS. PARA QUÉ? Página 155 de 190

156 Objetivos: NIVEL 4 ETAPA 1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Evaluar la conveniencia (es decir, que es útil y así lo ha convenido la organización), adecuación (está establecido de tal manera que es el que se necesita para la organización) y eficacia (que se consiguen los resultados previstos) del SGA. POR QUÉ? La importancia del proceso de revisión por la Dirección reside en que proporciona el marco perfecto para realizar una revisión y un análisis estructurado del funcionamiento, la eficacia y la adecuación del SGA a la organización, puesto que en esta reunión participan los máximos responsables del diseño y la operativa del SGA. Precisamente por esta razón, la revisión por la Dirección es el momento adecuado para definir y establecer aquellas acciones dirigidas a mejorar tanto el comportamiento de la organización como el SGA, garantizando de esta manera su vigencia y continua adecuación a las necesidades de la organización. Justificación: Así mismo, es buen momento para poner en evidencia todas las mejoras logradas en la organización, tanto desde el punto de vista ambiental como económico, con el objetivo de asegurar y mantener el compromiso de la Dirección,e incluso, y en función de los resultados, es el lugar en la que la variable ambiental puede empezar a ser considerada como parte del conjunto de variables estratégicas de la organización. Por tanto, la revisión que la alta Dirección de una organización realiza del SGA es una de las principales herramientas de mejora, junto con las de resolución de problemas. La revisión del funcionamiento del SGA permite tomar decisiones de futuro relacionadas con la mejora, tanto del propio Sistema como del comportamiento ambiental de la organización. CÓMO SE APLICA? 1. Análisis y tratamiento de datos Esta revisión consiste en el análisis de los resultados aportados por el SGA y en la toma de decisiones para actuar y promover la mejora continua del SGA y del comportamiento ambiental de la organización. Acciones: Lo primero será definir QUÉ se va a revisar. La información que no debiera faltar para su análisis es, al menos, la siguiente: CONTENIDO: Política Ambiental. Grado de cumplimiento de los objetivos y metas. Resultados de las auditorías (todas). Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos a los Página 156 de 190

157 NIVEL 4 ETAPA 1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN que la organización se suscriba. Retroalimentación de las partes interesadas (quejas, denuncias, etc.). Desempeño ambiental (generalmente a través de indicadores). Estado de las acciones correctivas y preventivas. Seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones por la Dirección anteriores. Cambios que puedan afectar al SGA (nuevos procesos, nuevos productos, nuevas instalaciones, nuevas tecnologías), incluyendo la evolución de los requisitos legales (futuras legislaciones y normas que deban aplicarse) y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales. Oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas. Recomendaciones para la mejora. Lo segundo será saber CÓMO se va a hacer la revisión del SGA. Hay muchos métodos, aconsejables en función de la dimensión y estructura de la organización. Éstos son algunos de ellos: METODOLOGÍA: Se realiza una reunión en la que participan exclusivamente las personas representantes de la Dirección (que suelen coincidir con las personas responsables del SGA: generalmente Responsable de Calidad, Responsable de Medio Ambiente, etc.), que previamente han recopilado y analizado los datos y la información pertinente del resto de personas responsables de los distintos procesos. Ventaja principal: cierto debate y comunicación in situ de las decisiones. Inconveniente principal: tiempo requerido. Los responsables de los departamentos recopilan y analizan los datos y la información de sus áreas funcionales e informan documentalmente a la Dirección la cuál se encargará de hacer el análisis conjunto desde una única perspectiva. Ventaja principal: simplicidad. Inconveniente principal: no permite el debate. Se realiza una reunión en la que participan todos los responsables de los departamentos (compras, producción, almacenamiento, laboratorio, etc.), que aportan los datos y la información pertinente de sus procesos para su análisis conjunto desde una perspectiva global. Página 157 de 190

158 NIVEL 4 ETAPA 1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Ventaja principal: debate extenso y comunicación in situ de las decisiones. Inconveniente principal: tiempo requerido. Se realiza una reunión de un Comité creado al efecto, cuyo funcionamiento está previamente establecido. Ventaja principal: mayor grado de sistematización y seguimiento. Inconveniente principal: necesidad de reuniones periódicas y rigidez para la toma de determinadas decisiones. En todos los casos, se puede permitir la participación de otras personas de la organización que aporten su grano de arena en cuanto a experiencia, liderazgo interno, conocimiento, etc. Para organizaciones de pequeña dimensión, con una estructura funcional y operativa (cargos directivos, departamentos, áreas funcionales, etc.) bastante simple, los métodos primero y segundo son los más apropiados. Para organizaciones de mayor dimensión y con reparto considerable de funciones, los métodos primero y cuarto se perfilan como los más convenientes. Lo último será establecer con qué PERIODICIDAD se va a realizar la revisión. Lo normal es hacer UNA revisión, tras el final del ejercicio de la organización, sin embargo, se pueden establecer revisiones parciales, denominadas de seguimiento, para tener un conocimiento de la evolución del Sistema durante el ejercicio. La periodicidad dependerá también de cada organización, estableciéndose desde seguimientos trimestrales hasta semestrales. Estas revisiones no tienen por qué ser tan extensas, incluso se pueden utilizar métodos distintos del empleado para la revisión principal. Así mismo, en determinadas ocasiones puede ser necesario realizar una revisión del SGA extraordinaria (total o parcial en cuanto a los elementos de entrada) por causas, tales como, productos o procesos nuevos, adopción de nuevas normas o protocolos (por ejemplo, integración del SGA con un Sistema de Prevención de Riesgos Laborales), mediciones con resultados alarmantes (por ejemplo, incumplimiento reiterativo de requisitos legales), etc. 2. Presentación de los resultados de la revisión del SGA por la Dirección Se deberá conservar un REGISTRO de la revisión del SGA (normalmente denominado Página 158 de 190

159 NIVEL 4 ETAPA 1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Acta de la revisión del SGA por la Dirección ). Este acta deberá dejar claras evidencias sobre: El posicionamiento de la Dirección respecto a todos los temas antes expuestos. Las decisiones para la mejora continua. En primer lugar, el posicionamiento se obtiene siendo CRÍTICO con la aplicación o implantación del SGA. Por tanto, no se trata de contar lo que ha pasado, sino qué se piensa de lo que ha pasado y de cómo ha pasado. Por ejemplo: La Organización no debe permanecer impasible si no se han realizado simulacros del Plan de Emergencia Ambiental, porque esos simulacros están para asegurarse de que el día que pueda pasar un accidente de verdad, el personal está perfectamente capacitado y preparado para afrontar la crisis. No basta con contar si los objetivos de gestión se han conseguido o no. Debe hacerse un análisis profundo sobre la propia definición de los objetivos en cuanto a su nivel de ambición, saber por qué algunos objetivos no se han podido conseguir y extraer conclusiones para plantear nuevos objetivos. En segundo lugar, además de ese posicionamiento crítico sobre cómo ha sido el desempeño del SGA, el registro de la revisión deberá recoger las decisiones de la Dirección para mejorar, por un lado, la eficacia del propio SGA y, por otro lado, el desempeño ambiental de la organización. Algunos ejemplos de mejora incluyen: Mejorar la formación proporcionada a los trabajadores relacionada con el manejo y manipulación con el fin de reducir la generación de residuos. Rediseñar las rutas de entrega para reducir el consumo de combustible por parte de las empresas transportistas. Introducir procesos de tratamiento de aguas residuales para permitir la reutilización del agua. Por otra parte, también es normal aprovechar la revisión del SGA para planificar el nuevo periodo. Algunos aspectos a planificar son, por ejemplo: Los objetivos de gestión. Las actividades formativas o similares. Las actividades de mantenimiento, verificación, calibración y otras actividades de control de la infraestructura. Página 159 de 190

160 NIVEL 4 ETAPA 1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Los simulacros de emergencia ambiental. Las auditorías (todas). Los requisitos legales a cumplir en el periodo Obviamente, los resultados de la revisión del SGA no deberán quedarse en el primer nivel organizativo (directivo). Cada persona responsable de área deberá COMUNICAR a las personas que dependen jerárquica y/o funcionalmente de ella las principales conclusiones y decisiones que les afectan, en un lenguaje que sea fácilmente entendible. QUIÉN? Responsable: Dirección (o Equipo Directivo) de la organización. Responsables de cada departamento o área funcional. Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental. CUÁNDO? Calendario: Lo normal es hacer una revisión global tras el final del ejercicio (normalmente, anual), sin embargo, se pueden establecer revisiones parciales, cuya periodicidad dependerá de cada organización (normalmente, trimestral, o semestral). QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? Cada organización define el modelo y la cantidad de documentos y registros para recoger los resultados del proceso de revisión por la Dirección, si bien, el Reglamento EMAS exige que, al menos, se registren las decisiones y acciones tomadas en relación con posibles cambios en: Documentación: La Política Ambiental. Los objetivos y metas. Otros elementos del SGA, coherentes con el compromiso de mejora continua. Se propone un modelo de informe para recoger los resultados del proceso de revisión por la Dirección: Acta de Revisión del SGA por la Dirección, en la que se recoja los resultados de la evaluación de la adecuación, conveniencia y eficacia del SGA. DIAGRAMA DE FLUJO Página 160 de 190

161 NIVEL 4 ETAPA 1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Estado de las NC, AC y AP Comunicaciones de partes interesadas Resultados de las evaluaciones de cumplimiento legal Revisión por la Dirección anterior Grado de cumplimiento de Objetivos y Metas Desempeño ambiental Resultados de auditorias Cambios y recomendaciones de mejora Análisis y tratamiento de datos Presentación de los resultados de la revisión del SGA Acta de la revisión por la Dirección Todos los procesos RESULTADOS Evidencias: Acta de revisión del SGA, en el que se recojan, al menos, las decisiones y acciones tomadas en relación con los posibles cambios en la Política Ambiental, los objetivos y metas, así como cualquier otro elemento del SGA. REFERENCIAS Página 161 de 190

162 NIVEL 4 ETAPA 1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Reglamento (CE) No 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de Noviembre 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales (EMAS). Norma Internacional UNE EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental.- Requisitos con orientación para su uso. Bristish Standard BS 8555:2003 Environmental Mangement System.- Guide to the phases implementation of an environmental management system inlcuding the use of envrionmental perfomance evaluation. Metodología e+5. Página 162 de 190

163 6.6. NIVEL 5.- REGISTRO EMAS FICHA 5.- REGISTRO EMAS NIVEL 5 ETAPA 1 REGISTRO EMAS REGISTRO EMAS DE QUÉ HABLA EL REGLAMENTO EMAS? El sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales (EMAS) es un mecanismo voluntario destinado a cualquier tipo de organización pública o privada (organizaciones industriales, no industriales, PYMES,...) que desee evaluar, gestionar y mejorar su comportamiento ambiental. El Registro EMAS posee un carácter voluntario y es aplicable a todos los Estados miembros de la Unión Europea, el Espacio Económico Europeo (Noruega, Islandia y Liechtenstein) y los países candidatos a la adhesión a la UE. Introducción: Uno de los elementos más importantes y diferenciador de otros SGA es la realización de una Declaración Medioambiental, cuyo objetivo es informar del comportamiento medioambiental a las partes interesadas y al público en general. Como toda información de carácter público, la Declaración Medioambiental debe ser un documento que transmita una información fiable, correcta y homogénea del comportamiento medioambiental de una organización y que permita a su vez seguir la evolución de dicho comportamiento en el tiempo. El rigor y la transparencia en esta información ambiental son factores fundamentales que distinguen al Reglamento EMAS de otros SGA y que permiten que la organización obtenga la confianza de las partes interesadas. QUÉ EXIGE? Requisitos: Para que una organización pueda ser incluida en el Registro EMAS, deberá solicitar su inscripción en dicho registro ante el organismo competente del Estado Miembro en el que se encuentre establecida la organización que desee registrarse (capítulo II y anexo VI del Reglamento EMAS). Previo al registro en EMAS, la organización deberá preparar una Declaración Medioambiental (anexo IV del Reglamento EMAS) y ponerla a disposición del público, así como verificar su SGA y validar la Declaración Ambiental por un Verificador Ambiental debidamente acreditado (capítulo V del Reglamento EMAS). PARA QUÉ? Objetivos: El Registro EMAS es un proceso diseñado para inscribir y reconocer públicamente a aquellas empresas u organizaciones que tienen implantado y mantienen un SGA de sus procesos que les permite evaluar, gestionar y mejorar su comportamiento en este ámbito. Página 163 de 190

164 NIVEL 5 ETAPA 1 REGISTRO EMAS REGISTRO EMAS POR QUÉ? Las ventajas para las organizaciones participantes en el registro EMAS son fundamentalmente: Una gestión ambiental de calidad. Un cumplimiento de la legislación ambiental existente, favoreciendo la obtención de ayudas, permisos y licencias. Pero aparte de estas ventajas, la adhesión al Reglamento EMAS conlleva una serie de beneficios asociados a la implantación de SGA, que pueden agruparse en dos tipos: Beneficios con costes asociados. De entre los beneficios fácilmente cuantificables destacan fundamentalmente la reducción de costes que se produce gracias a: Justificación: Reducción de los consumos de recursos naturales (energía, agua y materias primas). Minimización de los residuos generados. Recuperación de subproductos, mediante el nuevo empleo en el proceso propio, o en otros procesos. Beneficios sin costes asociados. La mayor parte de los beneficios que una organización puede encontrar en la adhesión a EMAS son difíciles de calcular y estimar por los procedimientos habituales. Estos beneficios intangibles suelen estar relacionados con: Mejora de las relaciones con las autoridades, permitiendo acceder a subvenciones, ayudas fiscales, etc. y garantizando el cumplimiento de los requisitos legales. Ventajas competitivas: mejora la imagen de la organización de cara a clientes, accionistas, socios, etc. Motivación de los empleados: aumento de la sensibilización y mayor formación e información de los trabajadores. Nuevas oportunidades de negocio. Mejora en las relaciones con los consumidores y aumento de la confianza del consumidor. Ventajas en la contratación pública. Simplificación de las obligaciones o trámites administrativos. Página 164 de 190

165 NIVEL 5 ETAPA 1 REGISTRO EMAS REGISTRO EMAS CÓMO SE APLICA? Para que una organización pueda ser incluida en EMAS deberá seguir las siguientes etapas: a) Realizar un análisis medioambiental de las actividades, productos y/o servicios prestados por la organización. b) Implantar un SGA y realizar auditorias medioambientales. c) Elaborar una Declaración Medioambiental. d) Hacer examinar el análisis medioambiental, el SGA, el procedimiento de auditoria medioambiental y la Declaración Medioambiental (conocido como proceso de verificación). e) Hacer validar la Declaración Medioambiental (conocido como proceso e validación). f) Presentar la Declaración validada ante el organismo competente y ponerla a disposición del público. Acciones: Las etapas a y b se abordan en las Fichas asociadas a los niveles 0 Compromiso de la Dirección, 1 Planificación, 2 Implementación y operación, 3 Verificación y 4 Revisión por la Dirección de la Metodología Go4EMAS, por lo que la presente Ficha da repuesta a cómo abordar las etapas c), d), e) y f). 1. Elaboración de la Declaración Medioambiental Para elaborar la Declaración Medioambiental es conveniente seguir los siguientes pasos: Página 165 de 190

166 NIVEL 5 ETAPA 1 REGISTRO EMAS REGISTRO EMAS PASO 1: RECOPILAR LA INFORMACIÓN DEL SGA IMPLANTADO Para comenzar a elaborar la Declaración Medioambiental se deberá recoger la información necesaria del SGA implantado en la organización. Para ello se deberá recopilar, al menos, la información relativa a: Resumen de actividades, productos y servicios de la organización. Política Ambiental y una breve descripción del SGA (véase la Ficha 1.1 Política Ambiental ). Descripción de los aspectos ambientales directos e indirectos significativos (véase la Ficha 1.2 Aspectos Ambientales ). Descripción de los objetivos y metas ambientales en relación con los aspectos ambientales significativos (véase la Ficha 1.4 Programa de Gestión Ambiental ). Resumen de la información disponible sobre la evolución del comportamiento ambiental de la organización usando indicadores (véase la Ficha 3.1 Seguimiento Página 166 de 190

167 NIVEL 5 ETAPA 1 REGISTRO EMAS REGISTRO EMAS y Medición ). Seguimiento de los requisitos legales aplicables en materia de medio ambiente y grado de cumplimiento de éstos (véase la Ficha 3.2 Evaluación del cumplimiento legal ). PASO 2: VERIFICAR LA CALIDAD DE LOS DATOS El control de la calidad de la información recopilada es muy importante para transmitir una información rigurosa, veraz y creíble, intentando dar respuesta a las siguientes preguntas: Qué nivel de detalle interesa a las partes interesadas? Es fiable y real toda la información obtenida? Los datos del comportamiento ambiental de la organización los expresamos en indicadores absolutos? relativos? ambos?. PASO 3: IDENTIFICAR LAS PARTES INTERESADAS Paralelamente a la verificación de la calidad de los datos se deberá identificar quién/es son las PARTES INTERESADAS en la Declaración Medioambiental, intentando dar respuesta a las siguientes preguntas: Quién se ve afectado por nuestra organización? Quién influye en nuestras actividades, productos y/o servicios? Conocer quiénes son y qué cuestiones les interesan nos ayudará a establecer la ESTRUCTURA de la Declaración Medioambiental. La Declaración Medioambiental no necesita ser un documento largo y muy elaborado. Deberá ser una Declaración breve, bien presentada y amena con objeto de que la organización comunique al lector toda la información apropiada relacionada con su comportamiento ambiental. En este sentido, el Reglamento EMAS no especifica ni un orden ni una estructura concreta, si bien establece los apartados que debe recoger (anexo IV del Reglamento EMAS). A continuación se propone un ejemplo del índice de la Declaración Medioambiental ordenado en base a los requisitos establecidos en el anexo IV del Reglamento EMAS: Ejemplo de índice de Declaración Medioambiental: 1. Presentación de la organización. 2. Presentación del SGA Política Ambiental. Página 167 de 190

168 NIVEL 5 ETAPA 1 REGISTRO EMAS REGISTRO EMAS 2.2. Descripción del SGA Implantado. 3. Descripción de los aspectos ambientales significativos de la organización Aspectos ambientales directos Aspectos ambientales indirectos Aspectos ambientales potenciales. 4. Programa de Gestión Ambiental. 5. Descripción del comportamiento ambiental de la organización: consumo de materias primas, consumo de energía, consumo de agua, generación de residuos, vertidos, emisiones a la atmósfera, etc. 6. Grado de cumplimiento de la legislación ambiental. 7. Fecha de la próxima Declaración Medioambiental. PASO 4: REDACTAR LA DECLARACIÓN MEDIOAMBIENTAL Una vez seleccionado el contenido y qué colectivos tienen o pueden tener interés en la Declaración Medioambiental, se deberá redactar los capítulos y trabajar en su estructura. La Declaración Medioambiental deberá redactarse en un lenguaje simple y claro y cumplirá los siguientes principios: Exacta y no engañosa. Fundamentada y verificable. Pertinente y utilizada en un contexto y lugar adecuados. Representativa del comportamiento ambiental de la organización. Con pocas probabilidades de ser mal interpretada. Significativa en relación con el impacto ambiental global. El empleo de gráficos, tablas e imágenes nos ayudará a transmitir mejor la información. 2. Puesta a disposición del público La Declaración Medioambiental debe estar a disposición del público y de las partes interesadas. La disposición al público puede realizarse a través de diversos medios de comunicación, tales como publicación electrónica, biblioteca, distribución en papel etc. Cada tipo de parte interesada tiene unas necesidades de información distintas. A continuación se enumeran algunos ejemplos de las necesidades de información por tipo de grupo o parte interesada de la sociedad: Página 168 de 190

169 NIVEL 5 ETAPA 1 REGISTRO EMAS REGISTRO EMAS COLECTIVIDADES LOCALES: Los aspectos ambientales y sanitarios de las sustancias producidas y emitidas. Riesgos exteriores y cómo la organización los previene o ataja. Información sobre la naturaleza, número y solución de denuncias y cómo se trata a los denunciantes. PROPIETARIOS DE ORGANIZACIONES, ACCIONISTAS, INSTITUCIONES FINANCIERAS/INVERSORES: La estrategia y el comportamiento ambiental de una organización a nivel corporativo. La relación entre la información ambiental y financiera. El comportamiento legal de la organización y la calidad de su gestión ambiental. CLIENTES: Los clientes pueden expresar demandas ambientales específicas para con sus proveedores (políticas de adquisición) relativas a productos, procesos, servicios o gestión. EMPLEADOS: La relación entre la situación ambiental y las condiciones de trabajo, incluidos los accidentes y los incidentes y el medio de atajarlos. Los planes y las posibilidades de formación interna en el ámbito ambiental. OTRAS PARTES INTERESADAS (consumidores, organizaciones no gubernamentales, etc.): Temas de actualidad en la esfera política o en los medios de comunicación (por ejemplo: los esfuerzos de reciclaje de los productos utilizados en la industria electrónica). 3. Verificación y validación Una vez que la organización ha implantado el SGA, ha redactado la Declaración Medioambiental y quiere obtener el registro EMAS deberá: Página 169 de 190

170 NIVEL 5 ETAPA 1 REGISTRO EMAS REGISTRO EMAS Hacer examinar el SGA por una entidad acreditada (Verificador Ambiental) para que éste verifique si resulta conforme con los requisitos del Reglamento EMAS. El proceso de VERIFICACIÓN incluye: Comprobación del cumplimiento de los requisitos del Reglamento EMAS. Examen de la documentación del SGA, del proceso de auditoría ambiental y sus resultados y de la Declaración Medioambiental). Visitas a la organización, incluyendo entrevistas con el personal. Hacer validar la Declaración Medioambiental por el Verificador Ambiental. El proceso de VALIDACIÓN consiste en comprobar la fiabilidad, verosimilitud y corrección de los datos y la información incluida en la Declaración Medioambiental. Tanto la verificación del SGA como la validación de la Declaración Medioambiental es realizada por una entidad o VERIFICADOR AMBIENTAL acreditado, que cumplen con los criterios de competencia y supervisión establecidos en el Reglamento EMAS. VERIFICADOR AMBIENTAL: toda persona u organización independiente de la organización objeto de la verificación que haya obtenido una acreditación según las condiciones y los procedimientos establecidos en el Reglamento EMAS El SGA implantado y la Declaración Medioambiental deben de ser verificados en un periodo no superior a 36 meses después de la primera verificación. Así mismo, el verificador comprobará una vez al año la información medioambiental relacionada con la mejora continua del SGA. 4. Inscripción en el Registro EMAS Una vez la organización ha implantado un SGA y ha verificado que se cumplen todos los requisitos establecidos en el Reglamento EMAS, la organización deberá inscribirse en el registro EMAS, dirigiéndose al organismo competente y presentando la siguiente documentación: Página 170 de 190

171 NIVEL 5 ETAPA 1 REGISTRO EMAS REGISTRO EMAS La Declaración Medioambiental validada. Anexo VII del Reglamento EMAS debidamente firmado por el Verificador Ambiental. Anexo VI del Reglamento EMAS. Documentos justificativos del abono de las tasas aplicables (si procede). Una vez que la organización ha solicitado su inscripción en el registro, y si cumple todas las condiciones, el organismo competente informará a la organización de su registro y le facilitará su número de registro y el logotipo EMAS, que se podrá usar únicamente mientras su registro sea válido. 5. Mantenimiento, renovación y/o cambios sustanciales en el registro EMAS Para MANTENER el registro EMAS, ANUALMENTE ó CADA 2 AÑOS (en el caso de organizaciones pequeñas), las organizaciones deberán: Realizar una auditoría interna (véase la Ficha 3.4 Auditoría Interna ). Preparar la Declaración Medioambiental y someterla a validación por un Verificador Ambiental acreditado. Remitir la Declaración Medioambiental actualizada y validada al organismo competente. Remitir al organismo competente el anexo VI del Reglamento EMAS. Abonar las tasas en concepto de mantenimiento del registro (si procede). Para RENOVAR el registro EMAS, CADA TRES AÑOS ó CADA 4 AÑOS (en el caso de pequeñas organizaciones), las organizaciones deberán: Haber verificado el SGA completo. Preparar la Declaración Medioambiental y someterla a validación por un Verificador Ambiental acreditado. Remitir la Declaración Medioambiental validada al organismo competente. Remitir al organismo competente el anexo VI del Reglamento EMAS. Abonar las tasas en concepto de renovación del registro (si procede). En el caso de una organización registrada en EMAS tenga previsto introducir algún CAMBIO SUSTANCIAL deberá revisar y actualizar el SGA y la Declaración Medioambiental. Todos estos documentos modificados se deberán verificar y validar en un plazo no superior a seis meses para para presentarlos ante el organismo competente. Página 171 de 190

172 NIVEL 5 ETAPA 1 REGISTRO EMAS REGISTRO EMAS QUIÉN? Responsable: Responsable (o Equipo) de Gestión Ambiental. Verificador Ambiental acreditado. CUÁNDO? Calendario: Después de implantar el SGA (véanse las Fichas de los niveles 0, 1, 2, 3 y 4). QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS? De acuerdo a lo establecido en el Reglamento EMAS, para que una organización pueda registrase en EMAS deberá solicitar la inscripción ante el organismo competente, presentando la siguiente documentación: Documentación: Declaración Medioambiental validada. Anexo VI del Reglamento EMAS debidamente cumplimentado y firmado por el representante de la organización. Anexo VII del Reglamento EMAS debidamente firmado por un Verificador Ambiental acreditado. Documento justificativo del abono de las tasas aplicables (si procede). Se proponen lo siguientes modelos: Índice y contenido de Declaración Medioambiental. DIAGRAMA DE FLUJO Página 172 de 190

173 NIVEL 5 ETAPA 1 REGISTRO EMAS REGISTRO EMAS RESULTADOS Evidencias: Declaración Medioambiental validada por un Verificador Ambiental acreditado. Anexos VI y VII del Reglamento EMAS. Documento justificativo del abono de las tasas aplicables, si procede. REFERENCIAS Página 173 de 190

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