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1 Quito Ecuador NORMA TÉCNICA ECUATORIANA NTE INEN-ISO Primera edición GESTIÓN DE DOCUMENTOS. FORMATO DE FICHERO DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO PARA LA CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO. PARTE 1: USO DEL PDF 1.4 (PDF/A-1) (ISO :2005, IDT) DOCUMENT MANAGEMENT. ELECTRONIC DOCUMENT FILE FORMAT FOR LONG-TERM PRESERVATION. PART 1: USE OF PDF 1.4 (PDF/A-1) (ISO :2005, IDT) Correspondencia: Esta Norma Técnica Ecuatoriana es una traducción idéntica de la Norma Internacional ISO :2005/ Cor.1:2007 DESCRIPTORES: Documentos, formato, fichero, electrónico, conservación ICS: ; Páginas ISO 2007 Todos los derechos reservados INEN 2014.

2 NTE INEN-ISO Prólogo nacional Esta Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN-ISO es una traducción idéntica de la Norma Internacional ISO :2005, Document management. Electronic document file format for longterm preservation. Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1), la fuente de la traducción es la norma adoptada por AENOR. El comité nacional responsable de esta Norma Técnica Ecuatoriana y de su adopción es el Comité Interno del INEN.. ISO 2007 Todos los derechos reservados INEN i

3 - 3 - ISO :2005 ÍNDICE Página PRÓLOGO INTRODUCCIÓN OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN NORMAS PARA CONSULTA TÉRMINOS Y DEFINICIONES NOTACIÓN NIVELES DE CONFORMIDAD Generalidades Conformidad de Nivel A Conformidad de Nivel B Lectores conformados a la norma REQUISITOS TÉCNICOS Estructura del archivo Gráficos Fuentes Transparencia Anotaciones Acciones Metadatos Estructura lógica Formularios interactivos. 27 ANEXO A (Informativo) RESUMEN DE CONFORMIDAD DE PDF/A ANEXO B (Informativo) MEJORES PRÁCTICAS DE PDF/A. 32 BIBLIOGRAFÍA. 33

4 ISO : PRÓLOGO ISO (la Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparación de las normas internacionales normalmente se realiza a través de los comités técnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comité técnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comité. Las organizaciones internacionales, públicas y privadas, en coordinación con ISO, también participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC) en todas las materias de normalización electrotécnica. Las normas internacionales se redactan de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 2 de las Directivas ISO/IEC. La tarea principal de los comités técnicos es preparar normas internacionales. Los proyectos de normas internacionales adoptados por los comités técnicos se envían a los organismos miembros para su votación. La publicación como norma internacional requiere la aprobación por al menos el 75% de los organismos miembros con derecho a voto. Se llama la atención sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta norma internacional puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume la responsabilidad por la identificación de cualquiera o todos los derechos de patente. La Norma ISO fue preparada por el Comité Técnico ISO/TC 171 Aplicaciones para transferencia de imágenes y documentos a medios ópticos, Subcomité SC 2, Temas de aplicación, en colaboración con los Comités Técnicos ISO/TC 130, Tecnología gráfica, ISO/TC 42 Fotografía e ISO/TC 46, Información y documentación, Subcomité SC 11 Gestión de documentos, en un Grupo de Trabajo Conjunto. La Norma ISO consta de las partes siguientes, bajo el título general de Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso de PDF 1.4 (PDF/A-1). En esta versión corregida de la Norma ISO :2005, se ha aumentado el párrafo 5 del Prólogo (aquí arriba) a fin de mencionar la colaboración de los comités técnicos de la ISO siguientes: ISO/TC 130, ISO/TC 42 e ISO/TC 46 en la preparación de esta parte de la Norma ISO

5 - 5 - ISO :2005 INTRODUCCIÓN PDF es un formato digital para la representación de documentos. Los archivos PDF pueden crearse de forma nativa, desde otros formatos electrónicos o digitalizando desde papel, microfilm y otros formatos impresos. Las empresas, administraciones, bibliotecas, archivos y otras instituciones e individuos de todo el mundo usan el formato PDF para representar considerables conjuntos de información importante. Una gran parte de esta información debe conservarse durante largos períodos de tiempo y parte de ella debe conservarse permanentemente. Estos archivos PDF deben poderse utilizar y ser accesibles a través de múltiples generaciones de tecnología. El uso y acceso futuro a estos objetos depende del mantenimiento de su apariencia visual así como de sus propiedades de orden superior, tales como la organización lógica de las páginas, secciones y párrafos, el flujo de texto recuperable por máquina en el orden natural de la lectura, y una variedad de metadatos administrativos, de conservación y descriptivos. Adobe Systems Incorporated pone a disposición pública la especificación del formato PDF. Sin embargo, la naturaleza universal y la gran riqueza de características del formato requiere la inclusión de restricciones adicionales sobre su uso para hacerla adecuada para la conservación a largo plazo de documentos electrónicos. El propósito principal de esta parte de la Norma ISO es definir un formato de archivo basado en el PDF, conocido como PDF/A, que proporciona un mecanismo para la representación de documentos electrónicos de modo que conserva su apariencia visual a pesar del paso del tiempo, independientemente de las herramientas y sistemas usados para crear, almacenar o representar los archivos. Un propósito secundario de esta parte de la Norma ISO es proporcionar un marco que registre el contexto e historia de los documentos electrónicos en metadatos dentro de los archivos conformes a la Norma PDF/A. Otro propósito de esta parte de la Norma ISO es definir un marco para la representación de la estructura lógica y otras informaciones semánticas de los documentos electrónicos dentro de los archivos conformes a la Norma PDF/A. Para cumplir estos objetivos, se identifica el conjunto de componentes del PDF que pueden usarse, y las restricciones en la forma de su uso, dentro de los archivos conformes a la Norma PDF/A. La Norma PDF/A, por sí mismo, no asegura necesariamente que la apariencia visual del contenido refleje con precisión el material de origen usado para crear el archivo conformado; es decir, el proceso usado para crear un archivo conforme a la Norma PDF/A puede que substituya las fuentes, cambie el flujo del texto, reduzca la resolución de las imágenes o use una compresión con pérdidas. Las organizaciones que necesiten asegurar que un archivo conformado sea una representación precisa del material de origen puede que necesiten imponer requisitos adicionales en los procesos que generan el archivo conformado más allá de los impuestos por esta parte de la Norma ISO Adicionalmente, es importante para esas organizaciones poner en práctica políticas y prácticas concernientes a la inspección de los archivos conformados para obtener una correcta apariencia visual. Esta parte de la Norma ISO debería servir como criterio para fijar la conservación a largo plazo de los documentos de una organización, que han sido creados como archivos electrónicos. El éxito de la puesta en práctica de esta parte de la Norma ISO para los archivos, depende de: los requisitos de conservación del entorno de archivos de una organización, las políticas de gestión de registros y los procedimientos tal como se especifican en la Norma ISO , [9] ; cualquier requisito adicional y condiciones necesarias para asegurar la persistencia de los documentos electrónicos y sus características con el paso del tiempo, incluyendo, pero no limitados a aquellos definidos por: ISO ISO/TR 15801, [10] ISO/TR 18492, [12] ISO , [13] ISO , [14]

6 ISO : procesos necesarios que aseguren la calidad para verificar la conformidad con los requisitos y condiciones aplicables; es decir, un régimen de inspección que verifique la calidad y la integridad de los datos de origen convertidos. Esta parte de la Norma ISO debería conducir al desarrollo de varias aplicaciones que lean, representen gráficamente, escriban y validen los archivos conformes. Las diferentes aplicaciones incorporarán varias capacidades para preparar, interpretar y procesar los archivos basándose en las necesidades que perciban los proveedores de esas aplicaciones. Sin embargo, es importante observar que una aplicación conforme a la norma debe poder leer y procesar adecuadamente todos los archivos que cumplan con un nivel de conformidad especificado. Este documento ha sido creado como parte 1 de la Norma ISO para permitir la creación de futuras partes, que podrá proporcionar compatibilidad con las versiones futuras de la especificación PDF subyacente sin que conviertan en obsoletos ni este documento ni las aplicaciones basadas en la versión 1.4 del PDF. Se recomiendan los términos siguientes, que se refieren a la especificación o partes de la norma, cuando se haya de referir a esta especificación y no se use el nombre ISO completo: PDF/A sinónimo de la familia de la Norma ISO 19005; PDF/A-1 sinónimo de la Norma ISO ; PDF/A-1a sinónimo de la Norma ISO con conformidad de Nivel A; PDF/A-1b sinónimo de la Norma ISO con conformidad de Nivel B. Esta parte de la Norma ISO 19005, en conjunción con el documento Referencia de PDF y Especificación de XMP, de enero de 2004, proporciona suficiente información para interpretar cualquier archivo PDF/A conformado. La Referencia PDF contiene una declaración de Adobe Systems Incorporated referente a su propiedad intelectual y a su deseo de permitir el uso perpetuo, libre de derechos de autor y no exclusivo de esa propiedad intelectual a fin de promocionar el uso del PDF. Adobe ha proporcionado a la oficina ISO una declaración similar referente a la Especificación XMP. EN general cualquiera puede usar la Referencia PDF y la Especificación XMP para crear aplicaciones que lean, escriban o procesen de otro modo los archivos PDF/A. Las reclamaciones de patente referentes a las aplicaciones que lean, representen gráficamente, escriban o procesen de otro modo los archivos PDF/A quedan fuera del alcance de esta parte de la Norma ISO Las organizaciones NPES y AIIM, que desarrollan estándares acreditados, mantienen una serie en curso de notas de aplicación para guiar a los desarrolladores y usuarios de esta parte de la Norma ISO Estas notas de aplicación están disponibles en < y < Ambas organizaciones, NPES y AIIM, conservarán también copias de las referencias normativas no ISO específicas de esta parte de la Norma ISO que sean documentos electrónicos disponibles públicamente. 1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN Esta parte de la Norma ISO especifica cómo se usa el Formato de Documento Portátil (PDF) 1.4 para la conservación a largo plazo de documentos electrónicos. Este formato se aplica a documentos que contienen datos de carácter, rasterizados y vectoriales. Esta parte de la Norma ISO no se aplica a: procesos específicos para la conversión de documentos de papel o electrónicos al formato PDF/A; diseños técnicos específicos, interfaces de usuario, puestas en práctica o detalles operativos de la representación gráfica; métodos físicos específicos de almacenamiento de estos documentos como medios o condiciones de almacenamiento;

7 - 7 - ISO :2005 hardware de ordenador y/o sistemas operativos requeridos. 2 NORMAS PARA CONSULTA Las normas que a continuación se indican son indispensables para la aplicación de esta norma. Para las referencias con fecha, sólo se aplica la edición citada. Para las referencias sin fecha se aplica la última edición de la norma (incluyendo cualquier modificación de ésta). ISO/IEC 646 1) Tecnologías de la información. Conjunto de caracteres codificados ISO 7-bit para intercambio de información. NOTA 1 La codificación de carácter definida en la Norma ISO/IEC 646 es equivalente a ANSI X3,4 (ASCII) [1] y ECMA-6 [2]. ISO/IEC ) Tecnologías de la información. Intercambio de la información de fuente. Parte 1: Arquitectura. ISO/IEC ) Tecnologías de la información. Conjunto de caracteres codificado de octeto múltiple (UCS). Parte 1: Arquitectura y Plano multilingüe básico. NOTA 2 Los valores de código de carácter definidos en la Norma ISO/IEC son equivalentes a los de Unicode [22]. ISO ) Sistemas de transferencia de información y datos de espacio. Sistema de información de archivo abierto. Modelo de referencia. ISO ) Tecnología gráfica. Intercambio de datos digitales preimpresión usando PDF. Parte 4: Intercambio completo CMYK y datos de colas de impresión por puntos utilizando PDF 1.4 (PDF/X-1a). Date and Time Formats, Nota del W3C, 15 de septiembre de 1997, Disponibles en Internet: < Errata for PDF Reference, tercera edición, 18 de junio de Disponible en Internet: < asn/acrobatldocs/pdf14errata.txt> Extensible Markup Language (XML) 1.0 (Third Edition), Recomendación de W3C, 4 de febrero de Disponible en Internet: < ICC.1: , File Format for Color Profiles, Consorcio Internacional del Color. Disponible en Internet: < ICC.1A: , Addendum 2 to Spec. ICC.1: , Consorcio Internacional del Color. Disponible en Internet: < PDF Reference: Adobe Portable Document Format, Versión 1.4, Adobe Systems Incorporated 3ª edición. (ISBN ). Disponible en Internet: < Format Specifications/PDFReference.pdf> RDF/XML Syntax Specification (Revised), Recomendación de W3C, 10 de febrero de Disponible en Internet: < Tags for the Identification of Languages, RFC 1766, marzo de Disponible en Internet: < rfc/rfc1766.txt> XMP Specification, enero de 2004, Adobe Systems Incorporated. Disponible en Internet: < NOTA 3 AIIM y NPES (organizaciones que desarrollan estándares acreditados) mantienen copias de las referencias no ISO que sean documentos electrónicos disponibles públicamente. 1) Pendientes de adopción como normas UNE-ISO.

8 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Documento: NTE INEN-ISO TÍTULO: GESTIÓN DE DOCUMENTOS. FORMATO DE FICHERO DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO PARA LA CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO. PARTE 1: USO DEL PDF 1.4 (PDF/A-1) (ISO :2005, IDT) Código: ICS ; ORIGINAL: Fecha de iniciación del estudio: REVISIÓN: La Subsecretaría de la Calidad del Ministerio de Industrias y Productividad aprobó este proyecto de norma Oficialización con el Carácter de por Resolución No. publicado en el Registro Oficial No. Fechas de consulta pública: al Fecha de iniciación del estudio: Comité Interno del INEN: Fecha de iniciación: Fecha de aprobación: Integrantes del Comité Interno: NOMBRES: Eco. Agustín Ortiz (Presidente) Ing. José Luis Pérez Ing. Paola Castillo Ing. Tatiana Briones Ing. Laura González Ing. Bolívar Cano Ing. Gonzalo Arteaga (Secretaría Técnica) INSTITUCIÓN REPRESENTADA: DIRECCION EJECUTIVA COORDINACIÓN GENERAL TÉCNICO DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN DIRECCIÓN DE VALIDACIÓN Y CERTIFICACIÓN DIRECCIÓN DE METROLOGÍA DIRECCION DE REGLAMENTACIÓN DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN Otros trámites: Compromiso Presidencial N del 08 de junio del 2013, para el fortalecimiento de normas del Instituto Ecuatoriano de Normalización INEN La Subsecretaría de la Calidad del Ministerio de Industrias y Productividad aprobó este proyecto de norma Oficializada como: Voluntaria Por Resolución No de Registro Oficial No. 159 de

9 Instituto Ecuatoriano de Normalización, INEN - Baquerizo Moreno E8-29 y Av. 6 de Diciembre Casilla Telfs: (593 2) al Fax: (593 2) Dirección Ejecutiva: direccion@inen.gob.ec Dirección de Normalización: normalizacion@inen.gob.ec Regional Guayas: inenguayas@inen.gob.ec Regional Azuay: inencuenca@inen.gob.ec Regional Chimborazo: inenriobamba@inen.gob.ec URL: