INFORMATION MANAGEMENT AUTOMOTIVE INDUSTRY

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1 INFORMATION MANAGEMENT AUTOMOTIVE INDUSTRY

2 IMAI Information Management Automotive Industry El sector del automóvil representa un 10% del PIB, lo que supone un importante peso en la economía productiva española. Es la industria más poderosa de España y el segundo sector más importante de la economía, solo por detrás del turismo españoles viven del sector automoción, cifra que puede ir en aumento. La industria del automóvil tiene mucho que ofrecer, sin embargo, la crisis y la caída del consumo interno amenazan con hacer tambalearse al sector en el crecimiento económico. La problemática documental a la que se enfrentan se resume en: El sector industrial recibe y genera mucha documentación administrativa y de la cadena de producción. El control de la calidad es clave y la gestión de los documentos que giran en torno a ella supone una importante inversión de tiempo y recursos. Los plazos de conservación exigidos para determinados documentos técnicos son muy largos y su disponibilidad fundamental para resolver incidencias a lo largo de estos periodos de tiempo. La solución de SGAIM para el sector automoción: Ante esta problemática y gracias a la gestión documental SGAIM ofrece al sector automoción los siguientes beneficios: Disponibilidad inmediata y online de todos los documentos recibido y generados durante el desarrollo de su actividad. Reducción de los riesgos de pérdidas de documentos mediante el control y seguimiento en la entrada y distribución de la documentación Ahorro de costes Automatización de procesos de gestión de información manuales disminuyendo los errores. Las soluciones específicas para este sector se dividen en: Soluciones para la industria: Asssemble line documents management Soluciones para los concesionarios: Alta Renting/Leasing Gestión Financiación Plan Renove Además de soluciones globales que son interesantes para ambas: Record Retention Facturas Proveedor Un mayor control de los proceso de negocio del sector automoción centralizando la información y generando reportes automáticos. Expedientes de Personal Gestión de Contratos Gestión de Albaranes 02

3 Asssemble line documents management Esta solución está especialmente diseñada para la industria automovilística que cuenta con cadenas de montaje con diferentes estaciones por las que pasan los coches para su fabricación. La principal ventaja que ofrece es que cada punto de la cadena cuenta con un dispositivo fotográfico que captura el documento que se ha cumplimentado en esa estación y se envía de forma automática y segura a la nube de SGAIM donde se extraen los datos que contienen esas imágenes (referencia del producto que se está fabricando, la estación de la que procede y el resto de datos que sean necesarios para la detección de errores o incidencias en el proceso productivo) y se integran en la aplicación de negocio de la empresa. Además se ofrece la posibilidad de generar informes y alertas de las incidencias o desvíos de fabricación que se detecten. Gestión de documentación de expedientes de Leasing y Renting En las operaciones de compra de coches una alternativa es la forma Leasing o Renting. En estos casos la documentación física y electrónica que se intercambia con el comprador debe quedar centralizada y organizada. SGAIM trata toda la documentación que forma parte del expediente de Leasing y Renting, a través de la digitalización, extracción de los datos necesarios para poder localizar la documentación y agrupar bajo un mismo expediente todos los documentos relacionados. Además, se realiza una revisión de todos los documentos que debe contener dicho expediente enviando alertas con los documentos faltantes, para proceder a su reclamación a los clientes. La información capturada de los documentos tramitados se integra con las aplicaciones de la entidad, además de permanecer centralizada en el gestor documental ONLINE de SGAIM TTID. 03

4 Gestión del expediente de Financiación Las personas que adquieren un coche nuevo necesitan financiar parte del coste final, por ese motivo SGAIM ofrece la gestión de financiación. La solución se inicia con la recepción de toda la documentación referente a la Financiación en el centro de gestión de SGAIM, donde será digitalizada y categorizada por tipología, de esta manera se confirmará primero la integridad del expediente para verificar que está completo. Posteriormente se capturarán los datos relevantes de los mismos y serán enviados al sistema central del concesionario para que puedan aprobar o desestimar la financiación. SGAIM custodiará la documentación física en sus centros, pudiendo, el concesionario, solicitarla cuando la requiera. A la información en formato electrónico tendrá acceso en cualquier momento ya que se dispone de ella en formato electrónico o bien en sus propias aplicaciones o en el gestor documental web de SGAIM, TTID. 04

5 Gestión de documentación asociada al Plan Renove El Plan Renove también llamado Plan PIVE (Programa de Incentivos al Vehículo Eficiente) se enfrenta a la tercera convocatoria con vigencia hasta julio de 2014 o hasta que se terminen los fondos. La documentación que manejan los concesionarios asociada al plan Renove es muy extensa y obligatoria su presentación para poder conseguir los incentivos que ofrece el gobierno: certificado baja definitiva del vehículo o informe del Registro General de Vehículos que acredite la baja definitiva, ficha Técnica del vehículo antiguo con la primera matriculación, permiso Circulación del vehículo o Informe de la DGT con historial del vehículo, Ficha Técnica del Vehículo adquirido / Certificado oficial emisiones CO2, documentación acreditativa del comprador, etc.) La solución que ofrece SGAIM permite controlar dicha documentación a través de su digitalización, extracción de datos de cada documento y validación de que se dispone de toda la información necesaria. 05

6 Records Retention El sector de la automoción recibe y genera mucha documentación, tanto administrativa como de producción y calidad, cuyos plazos de conservación pueden ser muy largos. En la fabricación de los coches o en la financiación de los mismos interviene documentación que no se puede destruir libremente, existe una legislación específica que regula los plazos y formas de conservación de dichos documentos. Además esto varía dependiendo de si se trata de un documento que avala el control de calidad de la fabricación de un coche o el DNI del comprador de un vehículo. Por ese motivo SGAIM ofrece un servicio, Records Retention, por el cual analiza toda la documentación tanto de la planta de fabricación como del concesionario y la categoriza por naturaleza. Cada grupo de documentación tiene un plazo que la ley estima obligatorio conservar y además cada empresa puede tener sus propias políticas de conservación. Además elabora un calendario de destrucción a través del cual las empresas pueden tomar la decisión de deshacerse de aquella documentación que no es necesario seguir almacenando. Por otro lado, este sistema de permite tener localizados todos y cada uno de los documentos archivados con el fin de poder acceder a ellos de forma inmediata en caso que sea necesario. SGAIM cuenta en su portfolio de soluciones con la gestión de las cuentas a cobrar, gestión de cuentas a pagar, gestión de contratos o gestión de expedientes de personal que pueden ser de igual interés para el sector de la automoción. 04

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