Con fin de facilitar un entendimiento sobre la nueva norma hacemos un comparativo de los puntos más importantes de la misma con la ya derogada.

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1 7 de julio de Nueva norma sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo para vigiladas por la Superintendencia de Sociedades de Colombia. Resumen. La Superintendencia de Sociedades derogó en su totalidad la Circular Externa /2014 y emitió la Circular Externa del 17 de junio de 2014 para la implementación de los Sistemas de autocontrol y gestión del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo ( LA/FT ) y reporte obligatorio de información a la UIAF. Se mantiene en todo caso el plazo de implementación hasta el 31 de diciembre de A partir de los comentarios recibidos de grupos de interés y con el fin de establecer unas pautas para el establecimiento del Sistema de autocontrol y gestión del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (el Sistema ), más impulsado en principios generales que en puntos concretos, la Superintendencia de Sociedades decidió derogar la CE 304 con base en la cual varias entidades estaban ya trabajando en el establecimiento de sus sistemas o en las revisión de los existentes y emitió la CE 100. Con fin de facilitar un entendimiento sobre la nueva norma hacemos un comparativo de los puntos más importantes de la misma con la ya derogada. Fundamento. La nueva Circular sigue inspirada en las normas y estándares establecidos en pactos o convenciones suscritas por el Estado, mejores prácticas o normas internas, y busca implantar las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera (GAFI) enfocadas a que los países exijan a las empresas no financieras el que identifiquen, evalúen y tomen acciones para mitigar sus riesgos de LA/FT de forma que se vuelva parte de la cultura empresarial de las mismas, más cuando conlleva riesgos a nivel legal, reputacional, operacional, etc. Además de las sanciones sucesivas o no de hasta 200 smlmv que puede imponer la Superintendencia, pueden generarse otras sanciones administrativas o penales por la no

2 implementación o si el actuar de las personas a quienes se dirige termina encuadrándose en un delitos relacionado con el riesgo LA/FT. A quienes está dirigida. Con la nueva CE queda claro que está dirigida a empresas vigiladas que hubieran tenido al corte 31/12/2013 ingresos brutos (ya no activos) iguales o superiores a 160 mil smlmv (aproximadamente Cop$98 mil millones de pesos). Adicionalmente, la nueva CE deja claro que las empresas que a un corte anual logren tal nivel tendrán 12 meses contados desde el 31 de diciembre del año de corte para la implementación. En caso de grupos empresariales, se establece la obligación de cubrir toda la línea de negocios a través de las filiales. Quienes deben hacerla cumplir y evaluarla. La nueva CE está dirigida, al igual que la anterior, a los representantes legales como responsables del diseño y la implementación del Sistema y a los miembros de Junta como responsables de aprobar el proyecto de políticas y hacer seguimiento al mismo. Si una empresa tiene varios representantes legales, se indica que debe responsabilizarse del tema aquel que tenga mayor exposición al riesgo LA/FT. En la nueva circular se crea la figura del Oficial de Cumplimiento como el encargado de informar al representante legal al menos semestralmente sobre el establecimiento y funcionamiento del Sistema. En cuanto a los informes, el representante legal es quien debe presentarlos a la Junta Directiva y de no haberla, a la asamblea de accionistas o juntas de socios, pudiendo incluir los mismos dentro del informe de gestión del que trata la ley 222/95, art. 47. Por otra parte, en el Sistema se exige el que quede expreso que si el representante legal no da la importancia debida al Sistema, el oficial de cumplimiento pueda presentarlos directamente. Se exige el establecimiento de un régimen de sanciones y/o incentivos con el fin de garantizar el cumplimiento del Sistema, lo cual parece traducirse en sanciones laborales o comerciales por una parte. Sin embargo, en cuanto a los incentivos, no es claro si es obligatorio montarlos o no. Versus la CE anterior, se eliminan los revisores fiscales como encargados de verificar la implementación. Ahora bien, teniendo en cuenta que dentro de sus funciones 1 estos deben cerciorarse de que se cumplan las operaciones según lo establecido por los 1 Artículo 207 del Código de Comercio.

3 estatutos y los órganos colegiados, consideramos que se mantendrá en cabeza de ellos la obligación referente a su evaluación sobre el Sistema. Por último, se aclara que si una empresa tiene ya una política o sistema para administrar este riesgo, debe ser revisada bajo las luces de esta circular. A nuestro juicio, ello debe quedar constar también en acta. Qué actividades deben quedar bajo la supervisión del Sistema. La nueva Circular es clara en que todos los actos o negocios de la Empresa deben quedar cubiertos, por ejemplo, relaciones con clientes, proveedores, empleados, accionistas, etc. Es entonces un marco de acción muy amplio que debe tener en cuenta el tamaño, actividad, formas de contratación, debida documentación de las operaciones, análisis y reporte de operaciones por fuera de mercado, manejo de efectivo, revisión previa de nuevos mercados, consultas de listas, identificación de clientes potenciales con mayor riesgo, conocimiento de contrapartes de distintos tipos de contratos, origen de bienes o servicios a adquirir, etc. A partir de lo anterior es posible que se generen sinergias a partir de las segmentaciones de clientes que a nivel comercial se tengan. Al estructurar el Sistema debe igualmente revisarse que el mismo cumpla con la CE de 2009 de la SSoc, pues extrañamente se establece la obligación de aplicar la misma aun cuando dicha CE contiene solo recomendaciones (2.0). A diferencia de la CE anterior, se eliminan las obligaciones de conocer a los beneficiarios finales de lo vendido por la empresa. Si bien consideramos favorable este cambio por cuanto lo anterior era poco menos que imposible de cumplir, estimamos pertinente que las empresas regulen instrumentos en los contratos con sus distribuidores que permitan controlar al menos el riesgo reputacional. En los negocios que no requieren presencia física de las partes (teléfono, internet, etc.), se indica que es indispensable que la empresa adopte las medidas necesarias para la plena identificación de sus contrapartes (5.2.F). En los negocios en donde no es factible identificar al cliente (Vgr. Ventas masivas, al detal o de mínima cuantía), se recomienda conocer a las personas que hagan operaciones que no sean del giro ordinario de los negocios (5.2.A). En los negocios con personas expuestas políticamente expuestas (PEPs), se exige una debida diligencia avanzada y la aprobación del negocio por una instancia superior. Consideramos que esto genera especial cuidado cuando el negocio se hace sin la

4 presencia física de las partes y cobra importancia en la compra de bienes costosos, como por ejemplo inmuebles o vehículos. Comunicación y capacitaciones. El interés del Estado es que la prevención de los riesgos LA/FT sea parte de la cultura de las empresas colombianas, razón por la cual se establecen obligaciones de comunicación y capacitación, en principio, solamente a los empleados de la empresa. En la norma anterior, el enfoque en cuanto a comunicaciones cobijaba también a personas vinculadas de manera distinta a contratos laborales. Reportes a la UIAF. Se establece la obligación inmediata de reportar en la medida de lo posible a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) las operaciones sospechosas o intentadas. En la nueva CE se elimina el formato de Reporte de Operación Sospechosa ROS y se hace referencia a la web de dicha entidad para buscarlo. Otros efectos de la norma. Los terceros con los que usualmente se relaciona la entidad, por ejemplo, las entidades financieras, pueden empezar a solicitar información acerca de la implementación del Sistema. Se establecen obligaciones de conformación de bases de información de clientes, proveedores, etc. las cuales, si están relacionadas con datos financieros, se regularían a nuestro entender por lo establecido en la Ley 1266/2008 y no solo por la Ley 1581/2012. Podemos asesorar a su empresa en esta nueva regulación. Cualquier inquietud que tengan sobre el particular podrá ser atendida por nuestro equipo, el cual tiene una amplia experiencia en LA/FT a partir de los conocimientos adquiridos durante su paso por distintas entidades financieras del País, haciendo que la implementación del Sistema, o la revisión del que actualmente apliquen, no sea un formalismo sino que cumpla y sirva para la protección legal y reputacional de su empresa. Los responsables de la atención de este tema son Alfredo Sánchez Belalcázar y César Augusto Rodríguez Martínez, quienes pueden ser contactados en nuestros teléfonos o en los correos electrónicos y

5 De igual forma, el equipo cuenta con la asesoría de Hugo Orozco Fonseca, quien ha sido Oficial de Cumplimiento de distintas entidades financieras en el Pais. Alfredo Sánchez Belalcázar es abogado de la Universidad del Rosario, especializado en Derecho Financiero de la misma Universidad. Ha estado vinculado con el sector financiero por más de 20 años, donde ha sido Vicepresidente Jurídico y Secretario General del Banco Santander Colombia S.A., siendo dicha vicepresidencia responsable a nivel organizacional de los temas de prevención de LA/FT. Es profesor titular de pregrado en la Universidad del Rosario de la materia Contratos Bancarios y en las Especializaciones de Derecho Financiero y Derecho de la Empresa de la Universidad del Rosario. Es Director (E) de la Especialización de Derecho Financiero en la Universidad del Rosario (período de agosto de 2013 a julio de 2014). César Augusto Rodríguez Martínez es abogado de la Universidad del Rosario, especializado en Derecho Comercial y en Legislación Financiera de la Universidad Javeriana y la Universidad de los Andes respectivamente. Ha sido becario de la Fundación Carolina, entidad que auspició su máster en España en Derecho de los Negocios de la Universidad Francisco de Vitoria y el Colegio de Abogados de Madrid. Durante su experiencia de más de 15 años, ha estado vinculado al sector real, a oficinas de abogados y al Banco CorpBanca Colombia S.A. en donde su último cargo fue Secretario General y responsable de la Vicepresidencia jurídica del mismo, siendo dicha vicepresidencia responsable a nivel organizacional de los temas de prevención de LA/FT. Ha participado en comités gremiales para temas de Habeas Data y Educación Financiera. Es profesor de la especialización en Legislación Financiera de la Universidad de los Andes desde 2009 y miembro del Colegio de Abogados Comercialistas, del cual ha sido editor de su boletín. Hugo Orozco Fonseca es abogado de la Universidad de la Sabana especialista en Seguros y Seguridad Social, y en Estudios Culturales de la Universidad de la Sabana y la Universidad Javeriana. En sus más de 17 años de experiencia profesional en el Sector Financiero y en Seguridad Social, el Dr. Orozco Fonseca ha sido Gerente Jurídico y Director de Cumplimiento del Grupo Santander en Colombia, Gerente de Cumplimiento de Banco HSBC Colombia S.A., Banco GNB Colombia y Oficial de Cumplimiento de dichas entidades y sus filiales. Es profesor de Filosofía del Derecho Teoría del Derecho y Razonamiento Jurídico en la Universidad de la Sabana y ha sido profesor en diplomados relacionados con temas de Gobierno Corporativo.

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