1. PROPÓSITO 2. ALCANCE 3. NORMAS 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES. VERSIÓN 0 PÁGINA 1 de 5

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1 SECRETARÍA DISTRITAL DE PÁGINA 1 de 5 1. PROPÓSITO Llevar un estricto registro y control de los adquiridos por la SDIS y que van a ser trasladados a las diferentes sedes, dependencias y proyectos para el desarrollo de sus funciones; consolidando una base de datos de actualizada, verás, confiable y con responsables claramente definidos.. ALCANCE Inicia: con la atención de información sobre existencias de nuevos y usados en por parte de las dependencias o proyectos. Finaliza: con el envío de los para contabilidad. Alcance: aplica para todas las sedes, dependencias y proyectos de la SDIS que soliciten a bodega necesarios para el desarrollo de sus funciones. 3. NORMAS Constitución política de Colombia Art. 67, 68 y 69 Ley 87/93, por las cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Ley 734 del 5 de febrero de 00, por el cual se expide el código único disciplinario. Resolución 001 del 01 de septiembre de 001 Contador Distrital. manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los en los entes públicos del Distrito Capital. Resolución 03 del 06 de marzo de 00 por la cual se adopta la resolución 001 de 01 de septiembre de TÉRMINOS Y DEFINICIONES Almacén Bodega: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos. Comprobante : El comprobante de Almacén o Bodega con destino a las dependencias, es o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien del Almacén, cesando de esta manera la responsabilidad fiscal y legal por la custodia y conservación por parte del responsable del Almacén y Bodega, transfiriéndola al o dependencia destinataria. Traslado: Son movimientos de que salen del Almacén o Bodega con destino a las dependencias y es de la entidad para el desarrollo de sus funciones, para terceros en uso en desarrollo de los convenios, cuando así se pacte en los mismos, estos pueden ser nuevos o reutilizados. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE: Equipo de apoyo logístico SDIS y Avance Gloria Piedrahita Angela González CARGO: Organizacional Consultores Subdirectora Administrativa y Financiera Directora de Gestión Corporativa : 7 de agosto de de agosto de de agosto de 007

2 SECRETARÍA DISTRITAL DE PÁGINA de 5 5. CONDICIONES GENERALES 1. Toda salida o traslado de del Almacén o Bodega, con destino a las dependencias, es o terceros, se hará previo pedido por parte de es autorizados. Simultáneamente con la entrega de los, el responsable del Almacén y Bodega expedirá el comprobante y exigirá la firma por parte de la persona que recibe los.. Para la entrega se debe realizar un alistamiento que comprende: conteo, confrontación de las denominaciones, descripción, especificaciones, cantidades y operaciones aritméticas, entre otras, con las aprobadas en la solicitud de proporcionada por el Almacén. Esta información debe ser igual a la registrada en el comprobante de traslado o salida de y en los movimientos de Almacén, en las tarjetas de estantería o murales si se llevan y en los registros del sistema de kárdex, al igual que la información presentada a contabilidad y al área de control de. 3. Cuando se produzcan solicitudes que la bodega no pueda satisfacer totalmente, el comprobante se hará por los elementos efectivamente despachados. Se dejará constancia del motivo por el cual no se pudo cumplir a cabalidad con la solicitud o pedido. 4. En ningún caso se permite la salida de con base en órdenes verbales o recibos provisionales. Si esto ocurriese, la responsabilidad por desacato de la norma, recaerá exclusivamente sobre el responsable del Almacén y Bodega. 5. La entrega de los a los es para el cumplimiento de sus funciones, se hará directamente a la persona indicada en el comprobante, quien con su firma y número de identificación, se hará responsable y legalizará el recibo de los elementos. 6. La entrega de los con destino a la dependencia, para el uso general del equipo de trabajo, se hará directamente a la persona responsable de la dependencia o área, quien respaldado por el Representante Legal o su Delegado Director Administrativo o de Almacén - creará mecanismos de control que le permitan custodiar y preservar los recibidos según lo indicado en el comprobante o traslado y por él firmado en señal de recibo a satisfacción. 7. No es permitido a los responsables de Almacén y Bodega mantener en depósito, o elementos cuya salida ha sido perfeccionada. 8. En caso de existir objeciones para firmar el comprobante en señal de aceptación, éstas deberán presentarse de manera inmediata y por escrito, a fin de gestionar con prontitud la legalización definitiva.

3 SECRETARÍA DISTRITAL DE PÁGINA 3 de 5 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. 1 3 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Atender solicitud de Información sobre la existencia de (nuevos y usados) en. Hay existencias en? NO: Informar al por escrito SI: continúa paso No. Recibir solicitud de requisición de, enviada mediante oficio radicado, dirigida al área de apoyo logístico Equipo PC - Verificar que la solicitud contemple la información mínima requerida para hacer entrega de los. Cumple? NO: devolver la documentación al solicitante para que la complemente. Este cuenta con dos () días hábiles para realizar los complementos a la documentación. SI: continúa paso No. 4 DEPENDENCIA SERVIDOR REGISTRO e e e Solicitud escrita de requisición de 4 Elaborar comprobante de en el software de en original y tres copias Coordinar la entrega de los con el que figura como responsable en el comprobante de salida de. Hacer entrega de los y verificar la correspondencia de sus características y cantidades con lo contemplado en el comprobante de salida de. hay inconformidades? SI: informar al responsable de e para realizar los ajustes correspondientes. NO: Continúa paso No. 7 PC - Obtener firma del responsable del bien y n el comprobante de y copias; distribuir original y copias así: original para, primera copia para el responsable del bien, segunda copia para contabilidad, tercera copia Equipo del bien Comprobante de

4 SECRETARÍA DISTRITAL DE PÁGINA 4 de Enviar los documentos firmados al Equipo Archivar los documentos soporte del Equipo. PC - Enviar mensualmente de a contabilidad mediante memorando radicado. asignado asignado Memorando radicado 7. TABLA DE COMUNICACIONES No de la actividad MOTIVO EMISOR RECEPTOR FRECUENCIA MEDIO EVIDENCIA RETROALIMENTACIÓN Solicitud de existencia de en bodega Solicitud de requisición de Coordinar entrega de de Entrega de Firma de documentos soporte Envío de comprobante s a contabilidad solicitudes solicitudes elaborados Telefónico Telefónico Contabilidad Mensual Oficio remisorio Comprobante Comprobante Memorando interno radicado Información sobre existencia de en Oficio remisorio radicado Aceptación de los términos acordados Aceptación a satisfacción de los Firma en original y copias por parte del nuevo responsable del bien 8. REGISTROS TÍTULO O DESCRIPCIÓN Solicitud escrita de requisición de Comprobante de Memorando radicado a contabilidad MEDIO DEPENDENCIA RESPONSABLE

5 SECRETARÍA DISTRITAL DE PÁGINA 5 de 5 9. DOCUMENTACION ASOCIADA Mapa de riesgos, kárdex de, solicitud escrita de requisición de indicando: descripción detallada de los requeridos, cantidad, nombre y documento de identidad de quien será el responsable, programa o proyecto que los requiere, uso de los, oficios y memorandos. 10. CONTROL DE CAMBIOS Nº VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 0 7-ago-07 Aprobación del procedimiento 11. ANEXOS Criterios de aceptación No. CRITERIO DE ACEPTACIÓN El oficio debe indicar: descripción detallada de los requeridos, cantidad, nombre y documento de identidad de quien será el responsable, programa o proyecto que los requiere RESPONSABLE Coordinador solicitante POSIBLE NO CONFORMIDAD Documentación de soporte incompleta TRATAMI EN-TO DE LA NO CONFOR MI-DAD Devolución de la documenta ción para su compleme ntación RESPONSA -BLE DEL TRATAMIE N-TO Coordinador solicitante VERIFICA- CIÓN DEL TRATA- MIENTO Verificación del reproceso REGISTRO Oficio de solicitud radicado