MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE VILLA EL SALVADOR

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1 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE VILLA EL SALVADOR DIRECTIVA Nº OGA/MVES PARA LA FORMULACIÓN DEL INVENTARIO FISICO GENERAL DE LOS ACTIVOS FIJOS Y BIENES NO DEPRECIABLES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE VILLA EL SALVADOR OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION

2 DIRECTIVA Nº OGA/MVES PARA LA FORMULACIÓN DEL INVENTARIO FISICO GENERAL DE LOS ACTIVOS FIJOS Y BIENES NO DEPRECIABLES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE VILLA EL SALVADOR I. OBJETIVO El objetivo de la presente Directiva es, establecer las disposiciones, los procedimientos y aspectos técnicos normativos, para la Formulación del Inventario Físico General de los Activos Fijos y Bienes no Depreciables de la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador, utilizando los mecanismos de procedimiento de verificación de presencia real del bien, su ubicación y estado situacional. II. FINALIDAD - Optimizar los procedimientos que se debe seguir para efectuar un adecuado Inventario Físico General de los Activos Fijos y Bienes no Depreciables de la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador. - Establecer Normas y procedimientos que deben observarse en la toma del Inventario Físico de Bienes Patrimoniales a efectos de sustentar los saldos mostrados en el sistema de contabilidad a una determinada fecha y hacer los ajustes que hubiera lugar. - Asegurar el uso correcto y el estado de conservación, la integridad física y la permanencia de los bienes que constituye el patrimonio de la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador. - Contar con un Inventario de bienes patrimoniales que sustente en forma veraz los Estados Financieros de la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador. - Mantener la Información actualizada mediante el registro constante en el Sistema SIMI, de acuerdo a las normas emitidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales. III. ALCANCE La Presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio a nivel de todas las Unidades Orgánicas de la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador.

3 IV. BASE LEGAL - Constitución Política del Perú del año Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General. - Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. - Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades - Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. - Ley Nº 29626, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, - Decreto Legislativo Nº 1017, Ley de Contrataciones del Estado. - Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo Nº Decreto Ley Nº Instituye el Sistema Nacional de Abastecimiento - Decreto Supremo Nº EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. - Resolución Jefatural Nº INAP/DNA, Normas del Sistema de Abastecimiento. - Resolución de Contraloría Nº CG, Normas de Control Interno. V. CONCEPTOS Y DISPOSICIONES GENERALES 5.1. Bienes.- Objetos o cosas que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines Bienes Muebles.- Son aquellos descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado Bienes Patrimoniales.- Son todos aquellos bienes muebles que se encuentran descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado Bienes fungibles.- Son aquellos bienes muebles intercambiables y consumibles por el uso Baja de Bienes.- Procedimiento Administrativo por el cual se extraen bienes patrimoniales del Registro Mobiliario y del Registro Contable de una entidad del Estado. La baja de bienes muebles puede producirse por las siguientes causales: Estado de excedencia, obsolescencia técnica, Mantenimiento o reparación onerosa, pérdida, robo o sustracción, destrucción o siniestro y otros Comité de Altas y Bajas.- Unidad Orgánicas no estructuradas que en toda entidad se encarga de ver, de acuerdo a su reglamento de Altas y Bajas, todo lo relacionado con las solicitudes de baja de bienes patrimoniales, sobre las cuales recae por lo menos una causal de baja.

4 5.7. Locadores.- Todas aquellas personas sin vínculo laboral que presten servicios en la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador, comprende los servicios no personales, contratos CAS Reposición.- La causal de reposición se usa cuando un bien de características iguales, similares, mejores o equivalente en valor comercial al bien que ha sido dado de baja por la entidad pública, es entregado a título gratuito a favor de ésta por el responsable de la pérdida, robo, sustracción o destrucción del bien, por la compañía aseguradora en el caso de siniestro de bienes asegurados, o por el proveedor en mérito a la garantía del bien adquirido Comisión de Inventarios.- La labor especializada estará a cargo de una Comisión de Inventario El Inventario Físico de Bienes Patrimoniales es la relación detallada y valorizada de los bienes muebles existentes a una determinada fecha en la entidad, de acuerdo al Catálogo Nacional de Bienes Patrimoniales La Municipalidad Distrital de Villa El Salvador, realizará el Inventario Físico de sus bienes muebles que posee, sea cual fuera su origen o modalidad de adquisición Para efectos de la presente Directiva, se entiende que son bienes muebles de propiedad estatal, los descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, así como todos aquellos bienes sin estarlo, son susceptibles de ser incorporados al patrimonio de la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador La Gerencia Municipal es el órgano responsable de desarrollar las acciones correspondientes, precisando las instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades, para el levantamiento del Inventario Físico de los Bienes Patrimoniales y de los no depreciables, por lo menos una vez al año. VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 6.1. La Gerencia Municipal, es responsable que se efectúe el Inventario anual, para lo cual propondrá, la conformación de la Comisión de Inventario La Comisión de Inventario será designado mediante Resolución de Alcaldía, sin exceder el 01 de octubre de cada año y debe estar constituido por personal independiente de los registros y manejo de los activos La Comisión de Inventario a los 10 días calendarios de su designación formulará su plan de trabajo el mismo que debe ser aprobado por la Gerencia Municipal.

5 6.4. La Comisión de Inventario designado se reunirá para elaborar y suscribir el acta de inicio de la toma de inventario anual La Comisión de Inventario está conformada de la siguiente manera: - Un representante de la Gerencia Municipal, quien lo preside - Un representante de la Oficina de Contabilidad, secretario - Un representante de la Oficina de Asesoría Jurídica, miembro. - El responsable de Control Patrimonial, facilitador Previamente a la realización del Inventario Físico de Bienes Patrimoniales y no Depreciables, se deben dar las siguientes condiciones: a. El principio de orden en todos los ambientes. b. La Comisión de Inventario debe efectuar la preparación de la documentación necesaria para la toma de Inventario tales como: equipos de cómputo. c. Dotar al equipo que realiza el Inventario, de medios o instrumentos como: catálogos de bienes, winchas, tableros, plumones indelebles, sticker, lupa, materiales de escritorio e impresión, etc La verificación física de los bienes a inventariarse incidirá principalmente en los siguientes aspectos: a. Comprobación de la Existencia Física del bien y su ubicación. b. Estado de conservación c. Condiciones de utilización d. Condiciones de seguridad e. Funcionarios responsables Con respecto al estado de conservación tener presente lo siguiente: B = Bueno, referido a un bien nuevo, casi nuevo y en buen estado operativo que no ha sufrido ninguna reparación o mantenimiento. R = Regular, referido a un bien usado, pero operativo que tiene mantenimiento permanente y sólo tiene ligero deterioro externo debido al uso normal. M = Malo, referido a un bien que tiene fallas en su uso o está inoperativo, pero reparable. MM = Muy Malo, referido a un bien que está inoperativo, cuya reparación por su costo sería antieconómico, es irrecuperable. También se le denomina chatarra Para la ejecución del Inventario, se deberá considerar lo siguiente: a. Coordinar con el jefe de cada ambiente la hora adecuada para el inicio de toma de Inventario.

6 b. Proceder a inventariar los bienes que se encuentran en cada ambiente, verificando de extremo a extremo todos y cada uno de los bienes muebles que existan en cada uno de los ambientes visitados. c. En caso que exista bienes particulares, éstos deberán ser inventariados e indicados en el rubro de observaciones. d. En caso que existan bienes prestados de otras áreas, verificar la antigüedad de su permanencia a fin de determinar si se inventaría en el ambiente de destino o en el de origen, considerar este aspecto en el rubro de observación. e. En caso de constatar la existencia de bienes en proceso de reparación o mantenimiento, la Comisión de Inventario, solicitará la documentación que sustente su salida y serán considerados dentro del ambiente donde se encuentren ubicados El trabajo, a realizar se ceñirá al respectivo cronograma de trabajo que deberá elaborar conforme a las normas establecidas, la Comisión de Inventario de la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador, designado mediante Resolución de Alcaldía, en donde estará establecido el presupuesto requerido por la mencionada comisión para el cumplimiento de las funciones encomendadas Los bienes adquiridos a través de donaciones, transferencias u otros actos similares, así como los que hayan sido objeto de recuperación o reposición serán incorporados al patrimonio de la Municipalidad en mérito a la Resolución de Alta que será expedida de conformidad con el procedimiento descrito para dicho fin en el correspondiente Reglamento de Altas, Bajas y Enajenaciones No son objeto de codificación, los bienes adquiridos por la Municipalidad con la finalidad de ser donados en forma inmediata La identificación es el símbolo material mediante el cual se consigna en un bien el nombre de la Municipalidad y el código correspondiente, el cual debe estar ubicado en un lugar visible del bien, pudiendo realizarse de la siguiente manera: - Adhiriendo placas, láminas o etiquetas y, - Cualquier otra forma que observe las características exigidas en las normas vigentes sobre la materia Responsabilidad de los bienes asignados.- Teniendo en cuenta que cada trabajador es el único responsable de la existencia física, permanencia, conservación, etc., de cada uno de los bienes patrimoniales asignados a su uso, este deberá tomar real conciencia de tal circunstancia y en consecuencia, las providencias del caso para evitar pérdidas, sustracción, deterioro, etc Deterioro del medio identifica torio.- En el caso que el medio identifica torio colocado a cada uno de los bienes patrimoniales asignados en uso a un determinado trabajador, se despegará, cayera o deteriorara, el

7 servidor como único responsable de dicho bien, deberá comunicar de inmediato a la Unidad de Logística para que subsane dicha anomalía, utilizando para el efecto medios identifica torios en blanco de aquellos que debe mantener en stock, pero colocando el mismo código y número correlativo que tenía el medio a cambiar Sobre la verificación física La verificación física a realizar comprende a todos los bienes patrimoniales que actualmente tiene asignados en uso todos y cada uno de los trabajadores, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral de la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador. Se exceptuarán de los señalados: Los terrenos, edificaciones e infraestructura pública, si es que aún no se ha saneado su situación legal (Contar con el título de propiedad para inscribirlos en los Registros Públicos); técnica (contar con la memoria descriptiva, planos, declaratoria de fábrica, etc) El personal encargado de la verificación física, se constituirá el día señalado en el Cronograma de Trabajo, en la dependencia pre determinada por la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador, presentándose ante el Jefe de la misma, para hacerle conocer el motivo de su visita, quien a su vez hará lo propio con los trabajadores a su cargo, recomendándoles brindar las facilidades y proporcionar de inmediato la información que les pudiera solicitar Cada trabajador sin excepción está en la obligación de mostrar a la Comisión de Inventarios, todos y cada uno de los bienes patrimoniales que le ha sido designado en uso, inclusive aquellos que por razones de seguridad podría encontrarse guardados bajo llave en su escritorio, credenza, archivador, armario, vitrina, etc. prestados provisionalmente a otros trabajadores o en reparación dentro o fuera de cada una de la oficinas La Comisión de Inventarios realizará su labor constando IN SITU, midiendo contando, pesando, etc. de extremo a extremo o al barrer, todos y cada uno de los bienes patrimoniales que tengan asignado a cada uno de los trabajadores de la entidad cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral, que existan físicamente en cada ambiente físico de la dependencia visitada. Sobre la codificación La Unidad de Logística (Control Patrimonial) por función procederá a codificar los bienes patrimoniales existentes, aplicando para el efecto lo dispuesto en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado de la SBN o en su defecto y suplementariamente, el Manual de codificación del Patrimonio Mobiliario del Sector Público para aquellos bienes existentes que aún no han sido incluidos en el documento técnico normativo de la SBN, en razón a que todos los bienes adquiridos por el

8 Estado deben ser codificados y numerados correlativamente dentro del patrimonio institucional conforme las normas vigentes. Sobre la valoración En el caso que no se contara con un ordenado y actualizado archivo técnico administrativo de los documentos fuentes o que teniéndolo resulta imposible conseguirlo, la valorización de los bienes existentes se hará mediante tasación comercial, efectuada por el personal técnico de la propia entidad, de otras entidades públicas o ente especializado, dependiendo de la naturaleza, características propias y valor estimado de los bienes objeto de tasación. Etiquetado Una vez que todos los bienes existentes físicamente han sido clasificados en activos fijos y bienes no depreciables y dentro de esto por cuentas contables, la Comisión de Inventario procederá a determinar la cantidad de bienes existentes, a fin de asignarles el número correlativo y colocarle la etiqueta correspondiente, utilizando el medio identifica torio más apropiado para la entidad El código asignado a cada bien patrimonial dentro de un mismo tipo, por cada clase de los grupos genéricos establecidos en los Catálogos Nacionales vigentes, son únicos y permanentes. Nace y muere con el, incluso cuando este es transferido, donado, dado de baja, vendido, incinerado o destruido. No puede existir dentro de cada tipo más de 1 bien con el mismo número correlativo Una vez concluida la Toma de Inventarios los papeles de trabajo serán firmados por el inventariador, servidor responsable del bien y, jefe de ambiente, considerando nombres y apellidos y cargo correspondiente La realización de la toma de inventario físico se ejecutará en el plazo siguiente que incluye la conciliación correspondiente: - Inicio: 02 de noviembre de cada Ejecución Fiscal - Término: 30 de Diciembre de cada Ejecución Fiscal - Presentación a la SBN de Informe Conciliado y registro SIMI: - Presentación: Hasta el 31 de Marzo del año siguiente. VII. PRECISIONES SOBRE EL INVENTARIO DE EXISTENCIAS FÍSICAS DE ALMACÉN Para este caso específico se procederá en forma similar al indicado precedente con la diferencia que la contrastación de lo encontrado físicamente se hará con la información que figure en cada Tarjeta de Control Visible de Almacén o Bincard y luego con la que figura en la Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén y el Resumen del Movimiento de Almacén.

9 VIII. CONCILIACIÓN DE SALDOS El Inventario Físico de Activos Fijos, Bienes No depreciables y de Existencias Físicas de Almacén, debe ser conciliado con los saldos de los libros contables. IX. REMISIÓN Y APROBACIÓN DEL INFORME FINAL Concluida la verificación física por la Comisión de Inventario, ésta deberá elaborar y presentar debidamente firmado por sus integrantes, el respectivo informe final que contendrá la siguiente estructura e información: - Antecedentes. - Base Legal - Actividades realizadas - Documentación sustentatoria. La Oficina General de Administración, es responsable de remitir a la Superintendencia de Bienes Nacionales, el Inventario de Bienes Patrimoniales, entre los meses de Enero y Marzo de cada año, teniendo en cuenta la fecha de cierre de su Inventario patrimonial al 31 de Diciembre del año inmediato anterior a su respectiva presentación. La remisión de los Inventarios Patrimoniales debe hacerse en los formatos oficiales y en disquete de acuerdo al software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI), proporcionado por la SBN. X. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES - Se indicará en forma breve y concisa cada una de las situaciones significativas encontradas en el ámbito jurisdiccional de la entidad, con motivo de la verificación física de bienes patrimoniales realizadas, así como la forma de solucionar en cada caso por la Comisión de Inventario. - La comisión de Inventario deberá indicar en forma breve y concisa las recomendaciones al Gerente Municipal, sobre la posible solución a las situaciones serias encontradas y existentes en el ámbito jurisdiccional de la entidad, relacionadas con la administración integral de los bienes patrimoniales de propiedad fiscal asignados. XI. RESPONSABILIDAD Están obligados a observar, cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en la presente Directiva, los funcionarios, directivos y servidores de la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador La Gerencia Municipal, la Oficina General de Administración y la Unidad de Logística o quienes hagan sus veces en las dependencias de la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador, son responsables de velar

10 por el estricto cumplimiento e implementación de las normas contenidas en la presente Directiva DISPOSICIÓN TRANSITORIA La Oficina General de Administración, a través de la Unidad de Logística de la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador, proporcionará a la Comisión de Inventario los materiales y útiles que pudieran requerir para el debido y oportuno cumplimiento de la misión encomendada. DISPOSICIÓN FINAL Los casos no previstos en la presente directiva, serán resueltos por la Gerencia Municipal, conforme a los dispositivos legales vigentes sobre el particular. ANEXOS - Anexo Nº 01 - Relación valorizada de los bienes en uso por la entidad.- Comprende aquellos bienes adquiridos u obtenidos por la entidad bajo cualquier forma, cuya denominación y código se encuentra incluido en el catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. - Anexo Nº 02 - Relación valorizada de los bienes encontrados como sobrantes.- Comprende aquellos bienes que como consecuencia de la verificación física realizada, han sido encontrados físicamente dentro de la entidad, no existiendo documento alguno que pruebe su origen o procedencia; los que al no estar probada su pertenencia a otras personas previa evaluación deben ser incorporados al patrimonio institucional, conforme a norma. - Anexo Nº 03 Relación valorizada de los bienes encontrados como faltantes.- Comprende a aquellos bienes que como consecuencia de la verificación física realizada, no han sido encontrados físicamente dentro de la entidad, pese a figurar como tal en el inventario físico anterior. - Anexo Nº 04 Relación valorizada de los bienes prestados a otras entidades.- Comprende a aquellos bienes que la entidad ha prestado a otras entidades públicas por un determinado tiempo, si el plazo se ha vencido, deberá ser justificación suficiente para solicitar la devolución correspondiente. Denominado también Bienes en Sesión de Uso. - Anexo Nº 05 Relación de los bienes prestados por otras entidades.- Comprende aquellos bienes que físicamente se encuentran dentro de las instalaciones de la entidad, pero que no pueden ser incorporados bajo ningún punto de vista en sus registros patrimoniales ni libros contables, por ser de propiedad de otras instituciones públicas o privadas. - Anexo Nº 06 Relación valorizada de los bienes calificados en trámite de baja.- Comprende aquellos bienes que como consecuencia del mal

11 estado de conservación detectado al momento de su verificación física por la Comisión de Inventario, han sido calificados como para tramitar su baja - Por estos bienes, la Comisión de Inventario debe recomendar a la Oficina General de Administración disponga la elaboración de los respectivos informes técnicos por cada uno de ellos, elaborados por el personal técnico de la propia entidad, de otras entidades o entes especializados de acuerdo a la especialidad, sofisticación, etc. los mismos que luego serán presentados al Comité de Altas, Bajas y Enajenación para los fines de su competencia. - Anexo Nº 07 Relación Valorizada de los bienes dados de baja aún no vendidos, donados, incinerados o destruidos.- Comprende aquellos bienes de la entidad, que al ser sometidos a subasta pública anteriormente no fueron adjudicados por falta de interés de los postores participantes; los que no fueron retirados por los adjudicatarios; los que no han sido incinerados o destruidos, etc. - Anexo Nº 08 Relación valorizada y detallada de los bienes existentes en la entidad aún no incluidos en el catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, para su inclusión y codificación.- Comprende a aquellos bienes existentes físicamente en el ámbito jurisdiccional de la entidad, que a la fecha de la verificación física aún no han sido incluidos en el catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado (CNBME); la que de inmediato debe ser remitido a la Superintendencia de Bienes Nacionales para los fines que le son propios, solicitándole un atención preferencial dada la urgencia de contar con el código de los mismos. - Anexo Nº 09 Otros no contemplados en los anexos anteriores, relacionado con el Inventario Físico de Bienes Patrimoniales de la entidad y su saneamiento integral.- Comprende a aquellos bienes de la entidad, que por algún hecho o motivo excepcional pudieran encontrarse en alguna situación no regular. Esta situación deberá ser documentada por la Oficina General de Administración a fin de que tome conocimiento pleno de la misma y disponga de las acciones pertinentes.

12 CUADRO DE ACTIVOS FIJOS Y PROVISIONES A VALORES HISTORICOS Nº CODIGO DESCRIPCION FECHA DE UBICACIÓN A CARGO DEL ESTADO VALOR LIBRO ADQUISICION FISICA TRABAJADOR INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS BIENES EN USO EN LA ENTIDAD CODIGO DESCRIPCION DEL BIEN Nº FECHA DE UBICACIÓN A CARGO DEL ADQUISICION FISICA TRABAJADOR ESTADO VALOR LIBRO SUB TOTAL

13 BIENES DE ACTIVO FIJOS CONSIDERADOS COMO FALTANTES AL.. COMISION DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE AL AÑO ENTIDAD : DEPENDENCIA : FECHA DE UBICACIÓN A CARGO DEL VALOR LIBRO Nº CODIGO DESCRIPCION DEL BIEN ESTADO ADQUISICION FISICA TRABAJADOR ENTIDAD : DEPENDENCIA : RELACION DE BIENES SOBRANTES CORRESPONDIENTE AL.. COMISION DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE AL AÑO A CARGO DEL Nº CODIGO DESCRIPCION DEL BIEN SERIE MODELO ESTADO TRABAJADOR VALOR LIBRO

14 Fecha / / Dependencia : Oficina/Area : Servidor Responsable : Cargo : ANEXO Nº 01 CARGO PERSONAL POR ASIGNACIÓN DE BIENES EN USO Nº CARACTERÍSTICAS CODIGO PATRIMONIAL Descripción Marca Modelo Serie Estado Actual Anterior EQUIPO AUXILIAR NOTA: LOS BIENES QUE RESULTARAN PERDIDOS, SUSTRAIDOS O DETERIORADOS POR DESCUIDO O NEGLIGENCIA DEL O DE LOS TRABAJADORES QUE LO TUVIERON EN USO, CON LOS ANTECEDENTES QUE DETERMINEN SU RESPONSABILIDAD, SERAN REPUESTOS Y/O REPARADOS A CARGO DE ESTOS. San jeronimo, Presidente Comité de Gestión Patrimonial Responsable

15 ANEXO Nº 02 PAPELETA DE DESPLAZAMIENTO DE BIENES MUEBLES DE Local: Asignado a: Dependencia: Oficina/Area Cargo : A Local: Asignación a: Dependencia: Oficina/Area Cargo : MOTIVO FECHA ITM DESCRIPCIÓN EST. CODIGO PATRIMONIAL OBSERVACIONES AUTORIZADO POR ENTREGUE CONFORME GESTION PATRIMONIAL RECIBI CONFORME

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