REGLAMENTOS CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. AÑO CXXVI La Uruca, San José, Costa Rica, martes 7 de setiembre del 2004 Nº Páginas

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1 AÑO CXXVI La Uruca, San José, Costa Rica, martes 7 de setiembre del 2004 Nº Páginas CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA REGLAMENTOS REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES Y DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Despacho Contralor General de la República. San José, a las diez horas del treinta de agosto de dos mil cuatro. En uso de la atribuciones que le confieren el artículo 183 de la Constitución Política, 2 y 23 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Considerando: 1º Que la Contraloría General de la República goza de absoluta independencia funcional y administrativa respecto de cualquier Poder, ente u órgano público y, en éste sentido tiene la potestad de dictar los reglamentos autónomos de servicio y organización en las materias de su competencia constitucional y legal. 2º Que la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Nº 8131 de 18 de septiembre del 2001, establece una serie de principios y disposiciones referentes al régimen económico-financiero de los órganos y entes administradores o custodios de fondos públicos, así como deberes y responsabilidades relativas a la debida protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los bienes y derecho propiedad del Estado y demás entes públicos. 3º Que la Ley de Control Interno Nº 8292 de 27 de agosto del 2002 dispone como parte de los objetivos de un sistema de control interno en la Administración Pública el deber de proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. 4º Que en virtud de lo expuesto resulta necesario el que este Órgano Contralor regule adecuadamente todo lo relativo al Régimen de Administración y Responsabilidades de los Bienes y Derechos de Propiedad Intelectual del Estado, los cuales contribuyen al cumplimiento de los cometidos constitucionales y legales de la Institución. Por tanto, Emite el siguiente: REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION DE LOS BIENES Y DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CAPÍTULO I Disposiciones Generales Artículo 1º Objetivo del Reglamento: El presente Reglamento regulará las funciones y atribuciones de las Unidades y Jefaturas que administran los bienes de la Institución, así como sus responsabilidades en el adecuado uso, conservación y custodia de los mismos. Artículo 2. Definiciones. Para todos los efectos legales que se deriven de la aplicación de este Reglamento, debe entenderse por: Activos: Bienes utilizados para el cumplimiento de las funciones institucionales que por su vida útil, costo o disposición de este reglamento, a los cuales se les asignará un número de patrimonio. Adiciones o mejoras: Son las erogaciones monetarias que tienen el efecto directo de aumentar el valor de un activo existente, al incrementar su capacidad, su vida útil y su eficiencia, por lo tanto las mismas deben cargarse al valor del activo. Administración de garantías: proceso que procura obtener el máximo provecho de la inversión inicial en los activos y mantener las condiciones de operación y de servicio de tales bienes, registrando, conservando y controlando la vigencia de los documentos de respaldo; Asignación y distribución de activos: proceso que se realiza conforme al Programa de Adquisición y conforme a este Reglamento, siguiendo los procedimientos establecidos. Baja de activos: Eliminación de los activos de los registros de la Institución por motivo de desecho, donación, venta, permuta o sustracción, siempre que se sigan los procedimientos establecidos en este Reglamento; Bien en desuso: aquel que por razones de obsolescencia, deterioro u otras razones calificadas no sea útil y/o necesario para las labores que desarrolla la Institución. Bien en mal estado: aquel que en virtud de su estado físico no tenga utilidad alguna, con lo que sería objeto de destrucción, y para tal efecto se levantará el acta respectiva; Bienes: Bienes muebles e inmuebles pertenecientes a la Institución; Compras: adquisición de activos que en forma oportuna realiza la Unidad de Servicios de Proveeduría para satisfacer los requerimientos de la Institución, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, así como en otras normas internas como el Reglamento de Fondo de Trabajo; Custodia: obligación que tiene cada funcionario de cuidar, proteger y vigilar los activos que se le han asignado; Daño normal: El deterioro o desgaste que sufre un activo en su uso ordinario y no afecta en forma definitiva el funcionamiento total del mismo. Daño anormal: El deterioro o desgaste que afecta el funcionamiento del activo en forma parcial, total, permanente o reparable y se presenta por accidentes, descuido o negligencia del servidor tenido como responsable. Depreciación: Es el gasto no erogable, de una parte del costo del activo fijo, dentro del período de su vida útil de acuerdo con lo que establece el presente reglamento.

2 Mantenimiento: Es el proceso preventivo o correctivo que permite el buen funcionamiento de un activo y prolongar su vida útil Derechos: Aquellos pertenecientes a la Institución originados en las leyes de propiedad intelectual; Determinación de requerimientos: cuantificación de los bienes o recursos necesarios para la gestión de cada dependencia conforme a los proyectos, procesos y actividades que ejecutan; Disposición final de activos: proceso que determina cuando un bien o derecho dejará de pertenecer a la Institución, conforme a los procedimientos que se establezcan al efecto. Inventario: Recuento del total de bienes de la institución a determinada fecha que contiene como mínimo: el tipo o nombre del bien, el estado, el número de identificación (patrimonio), la descripción o características específicas de los bienes asignados a una determinada área, y el nombre del funcionario responsable. Planificación de compras: Previsión que hacen las dependencias de los bienes que requerirán y que habrán de ser adquiridos, plasmado por la Unidad de Servicios de Proveeduría en un consolidado denominado Programa Anual de Adquisiciones, publicado en el Diario Oficial el mes de enero de cada año. Políticas y procedimientos: normas administrativas que las unidades competentes elaboran y son aprobadas por la Gerencia del Área Administrativa; Recepción: Acto de recibo material de un activo, verificando la cantidad y el ajuste a las especificaciones técnicas requeridas, el cual se perfecciona con la firma de la factura de traspaso o remisión o nota de recepción. Igual procedimiento ha de seguir el ingreso al patrimonio institucional vía donación; Reconstrucciones: Son modificaciones complejas aplicadas principalmente a los edificios y maquinaria, las cuales superan a las adiciones o mejoras. Estos cambios incrementan el valor del activo, por lo que constituyen partidas capitalizables. Registro: proceso mediante el cual los datos relevantes de cada activo quedan debidamente documentados e ingresados en el sistema informático, en forma segura, íntegra y completa; Uso: adecuada y correcta utilización de los activos que tiene asignados cada funcionario para el cumplimiento de sus deberes; Valor de desecho o de recuperación: El valor de desecho de un activo fijo será el valor del mismo al término de su vida útil y el de recuperación significará el importe que podrá obtenerse al momento de su venta, donación, destrucción o retiro. Vida útil: Es la estimación del tiempo que durará en servicio un activo fijo, esta valoración es necesaria para conocer el gasto por depreciación. Unidad Ejecutora: Se entenderá por esta, aquella Unidad designada en el proceso de Contratación, como la encargada de emitir criterio técnico que disponga la entera satisfacción y adecuado funcionamiento del bien a adquirir. Unidad Solicitante del bien: Se entenderá por esta la que realiza la solicitud de compra, basada en una necesidad de la Unidad, la cual deberá verificar el debido funcionamiento del bien, en caso contrario deberá comunicar a la Unidad de Proveeduría para que se tomen las medidas del caso. Artículo 3º Principios Aplicables. En la aplicación del presente Reglamento se establecerá que la actividad desplegada por este Órgano Contralor en la Administración de sus Bienes y Derechos de Propiedad Intelectual resultará acorde con los Principios rectores que rigen esta materia, sea la eficiencia, eficacia, racionalidad y transparencia. Artículo 4º Las presentes disposiciones de este Reglamento son de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Contraloría General de la República y a las jefaturas corresponderá velar por su cumplimiento. Artículo 5º En el presente Reglamento se establecerán las disposiciones necesarias para: a) Asignar las responsabilidades por el mantenimiento y el soporte técnico que garanticen el adecuado funcionamiento y la prolongación de la vida útil de los bienes institucionales; b) Determinar la responsabilidad del personal en cuanto a la custodia, el uso, la asignación y conservación de activos; c) Mantener un control adecuado sobre los activos de la Institución mediante un sistema de registro, inventario permanente y control interno de su administración; d) Mantener un adecuado control de los activos en desuso, tanto en su registro computadorizado como en su almacenamiento, hasta el momento de su venta, donación o destrucción; e) Realizar un registro periódico, sistemático, ordenado y oportuno del gasto por la depreciación de los activos fijos en uso y de la depreciación acumulada correspondiente; f) Responsabilizar a cada jefatura para que mantenga un adecuado control de los activos fijos en uso, su asignación, reasignación y los traslados para determinar su fácil localización. CAPÍTULO II Distribución de Competencias y Responsabilidades Artículo 6º La Gerencia del Área Administrativa, a través de la Unidad de Servicios de Proveeduría es la responsable de coordinar todas las actividades relacionadas con el control y registro de activos. Artículo 7º A la Unidad de Servicios de Proveeduría, con el concurso del Almacén, le corresponderá: a) Verificar para recibir físicamente y controlar la adquisición o enajenación de bienes, materiales y suministros, en sus elementos, cantidades y valores, que el bien sea conforme a la factura, y el pedido de compra, lo anterior sin detrimento del acta que levante la Unidad Ejecutora según sea la contratación, en la que conste el recibo del bien a entera satisfacción entendiendo por este el adecuado funcionamiento así como el cumplimiento de las características técnicas. b) Llevar el inventario actualizado de los bienes de la Institución. c) Registrar los bienes adquiridos por la Institución consignando su naturaleza y características y garantías, así como los materiales y suministros, asegurándose en éste último caso que exista y se mantenga la cantidad mínima y máxima correspondiente; d) Identificar con un código único todos y cada uno de los bienes de la Institución, siempre que su valor sea superior a diez mil colones monto que la Unidad de Servicios Financieros ajustará en enero de cada año según la inflación. No obstante, tratándose de sillas, mesas, aparatos telefónicos, calculadoras y ventiladores, se procederá a detallar su salida del Almacén y la asignación al Área, Unidad y Funcionario para efectos de control y seguimiento; e) Llevar los controles necesarios para que de conformidad con los procedimientos establecidos, todo bien que sea adquirido por la institución, no obtenga salida del Almacén sin su identificación (cuando corresponda de conformidad con lo indicado en el inciso anterior) y la firma de recibido del titular del Área o Unidad a la que corresponde o bien del funcionario a quien ha sido asignado; f) Programar y coordinar con las dependencias la emisión de un reporte anual que contenga el detalle de los bienes que se encuentran asignados a cada una de ellas, con el objeto de que éstas cotejen sus inventarios y comuniquen lo correspondiente al Almacén. g) Gestionar y coordinar lo correspondiente para la realización de un inventario físico con una periodicidad de tres años, a fin de verificar la existencia y condición de los bienes así como la confiabilidad y exactitud de los registros del control de activos. Lo anterior sin perjuicio de inventarios selectivos y parciales según un estudio de específico de valoración de riesgo; h) Rendir a la Gerencia del Área Administrativa un informe anual del estado general del inventario de los bienes institucionales, sin perjuicio de reportar en cualquier momento cualquier anomalía o inconsistencia que encuentre; i) Conservar bajo su custodia los bienes que son devueltos por las dependencias; j) Implantar los formularios y los procedimientos necesarios para el orden, localización y control del movimiento (asignación, reasignación, préstamo, traslado, devolución y baja) de los activos; k) Registrar la baja de activos, previo cumplimiento de los procedimientos que se establecerán al efecto. l) Realizar otras funciones atinentes a la materia, asignada por el Señor Contralor o el Gerente Administrativo.

3 Artículo 8º A la Unidad de Servicios Financieros, le corresponderá: La Gaceta Nº 175 Martes 7 de setiembre del 2004 a) Velar que previo al pago de los bienes, conste el acta con el recibo a satisfacción del bien, donde se especificará el adecuado funcionamiento y características técnicas del bien recibido por parte de la Unidad Ejecutora designada, según la contratación de que se trate. b) Registrar y controlar el movimiento contable de los bienes de la Institución con base en los documentos fuentes de información que reciba procedentes de la Proveeduría; c) Procesar mensualmente los movimientos (nuevos ingresos de activos, reparaciones, mejoras, reconstrucciones, robos o donaciones, entre otros) de los bienes de la Institución; d) Formular y presentar a la Gerencia del Área Administrativa, para su aprobación, las políticas para la contabilización de activos, software, material bibliográfico, y otros pertinentes, el cálculo de depreciación, el valor de desecho, la periodicidad de los registros, el control de los registros, la vida útil, los supuestos de contabilización de gastos, los seguros, y demás aspectos técnicos aplicables, de acuerdo con la relación costo-beneficio. e) Coordinar con el Almacén cuando detecte alguna inconsistencia en el registro del inventario de bienes. f) Conservar los originales de las garantías de los bienes adquiridos por la Institución; g) Eliminar de los registros aquellos bienes que sean dados de baja por el Almacén; h) Conservar el original de los contratos mediante los que se adquieren bienes. i) Realizar otras funciones atinentes a la materia encomendadas por el Señor Contralor o el Gerente Administrativo Artículo 9º Todo funcionario de la Contraloría General de la República recibirá en buenas condiciones de funcionamiento los activos fijos necesarios para el cumplimiento de sus funciones, asumiendo la responsabilidad de darles el uso y la custodia adecuada. Artículo 10. Las Gerencias y jefaturas de las diferentes unidades serán las responsables de la administración de los bienes institucionales que sean asignados a su dependencia y podrán delegar dicha función, aunque no la responsabilidad por los daños que se puedan producir por la sustracción o daño anormal del patrimonio de la unidad a su cargo. Asimismo velarán para que se realicen las gestiones necesarias para inscribir los bienes que por su naturaleza requieren ser inscritos en los respectivos registros públicos. Artículo 11. Los agentes de seguridad serán responsables de vigilar que no salga de la Institución ningún bien sin contar con los permisos respectivos, así como también son responsables de verificar lo correspondiente cuando los mecanismos de seguridad indiquen la salida no autorizada de un bien y actuar de conformidad con lo indicado en el protocolo de seguridad, que se comunicará mediante los lineamientos que emita el Área Administrativa. Artículo 12º La Unidad de Servicios Generales será responsable de la ordenada conservación y custodia de los documentos en que se fundan los derechos de la Institución, tales como: escrituras, planos constructivos y catastrados de bienes inmuebles, certificados de propiedad de vehículos, entre otros, asimismo, llevará un registro detallado de las pólizas de bienes suscritas y revisará periódicamente la cobertura y vigencia de las mismas. Artículo 13. La Unidad de Sistemas y Tecnología de la Información conservará y administrará lo relativo a las garantías originales de los equipo de cómputo y licencias adquiridas en materia de hardware y software. Artículo 14. La División de Asesoría y Gestión Jurídica realizará los trámites de inscripción de los derechos de propiedad intelectual que sean generados por los funcionarios de la Contraloría General de la República, cuyos originales se conservarán en un expediente de cuya custodia se responsabilizará a la Unidad generadora del producto. Artículo 15. La Unidad de Servicios de Información llevará el registro, inventario y control del material bibliográfico que se adquiera o sea donado a la Institución. CAPÍTULO III Recepción, registro y distribución Artículo 16. Todo activo fijo de la Institución deberá contar con una identificación numérica o alfa numérica de acuerdo a su clasificación, por medio de una placa metálica, cinta adhesiva, código de barras o uso de marcadores, así como el respectivo chip de seguridad. Artículo 17. El retiro de activos del Almacén sólo podrá ser realizado mediante el formulario de Asignación de Activos debidamente firmado por los respectivos responsables. Artículo 18. En todo movimiento o traslado de activos deberá hacerse entrega del bien al funcionario solicitante, previo a la actualización de la información en el registro correspondiente y a la confección y firma del formulario de Asignación de Activos, de este último se remitirá copia al Almacén. Artículo 19. La firma de los inventarios y la asignación de activos implica responsabilidad administrativa y eventualmente civil y penal por razón de los activos a cargo, cuando sobrevenga pérdida imprudente, sustracción por descuido o daño anormal, conforme al artículo 110 y siguientes de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos. CAPÍTULO IV Control de activos Artículo 21. Con el fin de registrar la responsabilidad de las jefaturas sobre de los bienes que se encuentren bajo su uso; cada Gerente o Jefe deberá firmar el inventario a su cargo de conformidad con lo asignado. Así mismo, con base en los inventarios actualizados, y en lo que corresponda hará entrega a sus subalternos de inventarios individuales de los bienes que a cada uno de ellos se les confíen para el desarrollo de su labor. Lo anterior para que el Gerente o jefe de Unidad salvaguarde responsabilidad por cuanto si no levanta y mantiene actualizado los inventarios individuales, él mismo asumirá la responsabilidad de los activos. Artículo 22. El Almacén emitirá reportes semestrales que contendrán el detalle de los bienes que se encuentran asignados a cada dependencia, con el objeto de que se remitan a las Gerencias y Jefes de unidad, para que éstos cotejen sus inventarios e informen lo pertinente al Almacén. Artículo 23. En caso de que un contratista se le hayan asignado bienes públicos para la ejecución de lo contratado, éste debe devolverlos a la persona o unidad encargada para tal fin, una vez finalizado el contrato. El encargado de recibir los bienes levantará un acta, en la que dejará constancia de la descripción de los bienes que recibe y el estado de los mismos. Si se omitiere la confección de la citada acta, los faltantes o daños que posteriormente se encuentren, quedarán bajo la responsabilidad del encargado de controlar los bienes en custodia del contratista. CAPÍTULO V Uso, custodia y responsabilidad Artículo 24. Será parte de la inducción a los funcionarios que ingresan por primera vez a la Institución, instruirles adecuadamente acerca de los deberes y obligaciones que tiene en cuanto al manejo, mantenimiento y custodia de los activos fijos de la Institución. Artículo 25. Los activos fijos asignados directamente al funcionario deben ser utilizados únicamente en labores relacionadas con el desempeño de sus funciones y permanecerán en las instalaciones de la Institución, a excepción de aquellos bienes cuya salida sea autorizada por el Gerente del Área o el Jefe de Unidad a la que fueron asignados o que por su naturaleza se utilicen en trabajos externos, los cuales una vez cumplido el plazo de autorización o finalizado el estudio o trabajo en cuestión, deberán ser regresados a la Institución. Artículo 26. Todos los funcionarios que tengan asignado un activo fijo asumen plena responsabilidad por su uso, custodia y mantenimiento, además tienen la obligación de reportar daños, robo o extravío de los bienes adscritos a su centro de trabajo. Artículo 27. Cuando un funcionario deja su puesto por traslado, renuncia o despido, el mismo tiene la obligación de devolver por inventario todos los bienes que tiene a su cargo, para lo cual la jefatura procederá a verificar el inventario de los activos que le fueron asignados, comunicándolo al Almacén para el descargo, mediante la boleta de Asignación de Activos. En el caso de renuncia o despido, si existiera un faltante en el inventario de los activos bajo la responsabilidad del funcionario, se procederá al cobro respectivo siguiendo el debido proceso establecido en la Ley General de la Administración Pública y el Reglamento Autónomo

4 Artículo 28. Los funcionarios designados como jefes de unidad o gerentes, al tomar posesión de sus cargos, exigirán a su antecesor y a falta de éste al superior inmediato, el inventario y entrega de los bienes que queden a su cargo. Si el inventario y la entrega fuesen correctos, se hará constar así, de lo contrario el funcionario entrante hará las observaciones que sean del caso en cuanto al faltante o estado de los bienes, y en ambos casos firmará con quien le hubiere hecho la entrega. CAPÍTULO VI Movimientos de activos Artículo 29. Todas las dependencias que utilicen activos fijos adquiridos por la Institución, tienen la obligación de conservar, actualizar y en su caso reportar oportunamente al Almacén la información de activos a su cargo y los movimientos que se produzcan ya sea por préstamo, asignación, reasignación, devolución, desaparición o robo. Artículo 30. Al funcionario que ingrese a laborar al Órgano Contralor, se le hará entrega de los activos fijos que necesite mediante el formulario Asignación de Activos, del cual se remitirá original al Almacén, copia al funcionario responsable y copia a la jefatura respectiva. Artículo 31. Las jefaturas podrán reasignar entre su personal los bienes de la unidad, para lo cual actualizarán la información en el registro correspondientes y llenarán el formulario de reasignación de activo, el cual deberá estar aprobado por el jefe y recibido por los servidores a quienes se descarga y carga el bien, con copia al Almacén. Artículo 32. Los bienes que se encuentren en desuso o en mal estado en una unidad deben ser devueltos al Almacén por la Jefatura respectiva, mediante el formulario de reasignación de activos, en éste último se deberá consignar la firma del jefe y del funcionario a quien se le descargan los bienes. Artículo 33. Cuando una unidad facilite bienes en calidad de préstamo a otra, se debe cumplir con los siguientes requisitos: i. Acta del traslado de los bienes en la que se consigne la justificación, detalle de los bienes, período del préstamo y la firma del gerente o jefe de la unidad a la que están asignados los bienes y del Gerente o Jefe de la Unidad receptora, ii. Envío de copia del acta de recibo al Almacén para efectos del registro de los movimientos en el Sistema de Registro de Bienes e Inventarios. Artículo 34. Cuando se produzca el deterioro anormal o desaparición, hurto o robo de un activo, la jefatura respectiva se encargará de comunicarlo por escrito a Servicios Financieros y al Almacén, en un plazo no mayor de dos días, correspondiendo a ésta última instancia en coordinación con el personal de Seguridad, la investigación preliminar del caso, lo que determinará el sustento legal para que el Almacén proceda a dar de baja el bien. En caso de ser necesario según la investigación realizada, el Almacén trasladará el expediente a la Unidad de Recursos Humanos para que abra un procedimiento administrativo disciplinario y así determinar la supuesta responsabilidad del funcionario. Artículo 35. La sustracción de un bien debe ser denunciada por el funcionario al que el activo está asignado ante el Organismo de Investigación Policial o las autoridades policiales administrativas que correspondan y el funcionario está obligado a aportar copia de dicha acta al Almacén, para efectos de la documentación y eventual investigación respectiva. El jefe respectivo velará por el cumplimiento del deber de denuncia establecido en este artículo. Artículo 36. El incumplimiento por parte del jefe o funcionario de las obligaciones establecidas en los dos artículos anteriores, los harán responsables solidarios de los faltantes o daño. Así mismo, cuando el funcionario a cuyo cargo figuran los bienes, no informe oportunamente de la desaparición, robo o daño y el hecho se descubra por otro medio, se tendrá como agravante para los efectos de responsabilidad administrativa, independientemente de que se proceda de oficio al cobro según el valor de reposición. Artículo 37. Cuando a un funcionario se le compruebe dolo o culpa grave en la pérdida o robo de bienes bajo su responsabilidad, deberá restituir o pagar el bien de acuerdo con el valor de mercado. El pago del bien se hará de conformidad con los lineamientos establecidos por la resolución administrativa. No obstante, cuando el funcionario haya reparado o restituido parcial o totalmente el bien perdido y se compruebe posteriormente que no tuvo responsabilidad en la pérdida, tendrá derecho a que se le devuelva el valor total o parcial que haya cancelado, de acuerdo con los procedimientos establecidos para ese efecto. Artículo 38. Cuando se envíe a reparar un activo que se encuentre en mal estado, el funcionario responsable y la jefatura, deberán dejar registro de la salida en el registro correspondiente y conservar copia de la orden de reparación, para que en caso de un inventario sorpresivo no se considere como faltante. Artículo 39. Los bienes que hayan sido devueltos al Almacén y se encuentren en la categoría de desuso o mal estado, podrán ser vendidos o donados, conformes las normas y procedimientos vigentes, sin perjuicio de que se conserven para repuestos cuando corresponda. Artículo 40. Los bienes en desuso que se encuentren en buen estado podrán venderse o permutarse por medio de remate o licitación, de acuerdo con la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, siendo esos procedimientos el sustento legal para dar de baja al bien. Artículo 41. Para efectos del artículo anterior, la base será fijada en el avalúo que realizará la Dirección General de Tributación y deberá cumplirse con los siguientes requisitos: i. Relación pormenorizada de los bienes por clasificación, indicando la cantidad, clase, estado, especificaciones y valores, ii. Acta de entrega y recibo (en caso de permuta, donación y/o venta) de los bienes, firmada por los actuantes, iii. Entrega física de los bienes al adjudicatario. Artículo 42. Los bienes susceptibles de donación serán aquellos que se encuentren en desuso o mal u obsoleto estado, conforme al criterio de la unidad técnica competente, mismo que deberá quedar documentado en el Almacén. Artículo 43. Las donaciones deberán ser aprobadas mediante acta que detalle el número de patrimonio, las características del bien y su estado, el fundamento en norma de rango legal y la institución u organización beneficiada, acta que deberá suscribir el encargado del Almacén, el Gerente del Área Administrativa y un abogado de la División de Asesoría y Gestión Jurídica, con base en la cual el Almacén dará de baja el bien. La distribución será en forma equitativa dándole preferencia a las instituciones que hayan presentado solicitud para que se les done alguno de los bienes en cuestión, a las instituciones de zonas rurales o marginales que más lo necesiten. Las beneficiados solo podrán recibir una donación al año, con excepción de las instituciones del Estado que así lo requieran para la realización de sus fines. Artículo 44. El acuerdo de aprobación o denegatoria de la donación se comunicará al interesado, quien la deberá retirar en las instalaciones de la Institución. Si transcurrido un mes contado a partir de la fecha de notificación de la aprobación no se hiciese efectivo el retiro, se procederá a otorgar el bien a otra institución que lo hubiera solicitado, haciendo constar dicha circunstancia en una nueva acta que contenga las características del artículo anterior. Artículo 45. La institución beneficiada con la donación, deberá indicar al donante de previo a la donación, el destino o uso que se le pretende dar a los bienes solicitados Artículo 46. Una vez que el acta esté debidamente aprobada y los bienes entregados a la institución beneficiada o hayan sido dados de baja por cualquier concepto, la instancia responsable de llevar este control procederá a excluir física y contablemente, los mismos del inventario. Artículo 47. Las actas originales y los documentos de respaldo, serán conservados bajo custodia en la Unidad de Servicios de Proveeduría. Artículo 48. Los bienes en mal estado que deban desecharse deberán serlo mediante acta que detalle el número de patrimonio, las características del bien y su estado, así como que consigne expresamente la destrucción, acta que deberá suscribir el encargado del Almacén, el Gerente del Área Administrativa y un abogado de la División de Asesoría y Gestión Jurídica, con base en lo cual el Almacén dará de baja el bien. En el caso del desecho de software y hardware se requerirá del criterio previo y positivo de la Unidad de Sistemas y Tecnologías de Información. CAPÍTULO VII Sanciones Artículo 49. El incumplimiento de lo dispuesto en este Reglamento se sancionará por el procedimiento indicado en el Reglamento Orgánico de la Institución, así como por lo dispuesto en la normativa que regula la materia.

5 CAPÍTULO VIII Disposiciones finales Artículo 50. Los casos no previstos en este reglamento se resolverán de acuerdo con la normativa vigente, jurisprudencia administrativa, los dictámenes del Ministerio de Hacienda y de la Contraloría General de la República, emitida sobre la materia. Artículo 51. Este Reglamento deroga cualquier disposición normativa de anterior promulgación, de igual o inferior rango, que se le oponga. Artículo 52. Rige a partir de su publicación. Transitorio I. La Unidad de Servicios Financieros deberá presentar a la Gerencia del Área Administrativa las políticas propias de la capitalización de activos, para su aprobación, dentro de un plazo de treinta días calendario contados a partir de la publicación del presente Reglamento. Transitorio II. Dentro del plazo de seis meses contados a partir de la publicación de este Reglamento, la Unidad de Sistemas y Tecnologías de información desarrollará el Sistema de Registro de Bienes de la Institución, a fin de brindar la plataforma necesaria para implementar las disposiciones de este reglamento, así como una administración más precisa y expedita de los bienes institucionales. Transitorio III. El Almacén deberá actualizar el inventario de bienes establecido en el artículo 19, dentro del plazo de dos meses calendario contados a partir de la entrega del Sistema de Registro de Bienes que desarrolle la Unidad de Sistemas y Tecnologías de Información. Transitorio IV. Dentro del plazo de un mes contado a partir de la publicación de este Reglamento, la Unidad de Servicios de Proveeduría actualizará y comunicará los formularios indicados en este reglamento. Transitorio V. Los Gerentes y jefaturas de unidad deberán realizar la asignación personalizada de bienes de los funcionarios a su cargo establecida en el artículo 20 de este Reglamento a más tardar dentro del plazo de treinta días calendario, contados a partir de la remisión formal del inventario de activos actualizado por parte del Almacén. Publíquese. San José, 2 de setiembre del Dr. Alex Solís Fallas, Contralor General de la República. 1 vez. C (68448). INSTITUTO MIXTO DE AYUDAD SOCIAL ASESORÍA JURÍDICA GENERAL REGLAMENTO DE GESTIÓN DE COBRO ADMINISTRATIVO Y JUDICIAL A PATRONOS MOROSOS DEL TRIBUTO DE LA LEY N 4760 Y DE LOS AGENTES RETENEDORES MOROSOS DEL TRIBUTO DE LA LEY N 5554 Modificar el Artículo N 5 del Reglamento de Gestión de Cobro Administrativo y Judicial a Patronos Morosos del Tributo de la Ley N 4760 y de los Agentes Retenedores Morosos del Tributo de la Ley N 5554 y el por tanto N 2 del acuerdo de Consejo Directivo N de fecha 3 de abril del Considerando: 1º Que mediante acuerdo de Consejo Directivo CD , del Acta N de fecha 6 de diciembre del 2000 fue aprobado el Reglamento de Gestión de Cobro Administrativo y Judicial a Patronos Morosos del Tributo de la Ley N 4760 y de los Agentes Retenedores Morosos del Tributo de la Ley N 5554, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N 65 del lunes 2 de abril del º Que el Artículo 5 del Reglamento antes indicado, crea una Comisión Institucional de Cobro integrada por los siguientes funcionarios: 1. El Gerente Administrativo Financiero o su representante 2. El Coordinador del Área de Apoyo y Asesoría Financiera 3. El Asesor Jurídico General o su representante 4. El responsable de la Unidad de Gestión de Cobro 3º Que en el Por tanto 1 del Acuerdo de Consejo Directivo N , Acta N , Artículo Sexto, de fecha 3 de abril del 2002, se reconoce el carácter de Administración Tributaria al IMAS en todas sus acciones tendientes a percibir, fiscalizar y ejecutar el cobro administrativo y judicial de los tributos morosos, cuyo sujeto activo sea el Instituto Mixto de Ayuda Social. 4º Que también en el Por tanto 2 de ese mismo Acuerdo se indica: Crear una Comisión permanente de la Administración Tributaria integrada por los siguientes funcionarios: a) El Gerente General de la Institución b) El profesional responsable del Área Financiera de la Institución c) El profesional responsable de la Asesoría Jurídica d) El profesional responsable de la Unidad de Gestión de Cobros 5º Que tanto las funciones que se indican en el párrafo tercero del Por tanto 2 del C.D , como las que se indican en el Artículo N 5 del Reglamento de Gestión de Cobro Administrativo y Judicial a Patronos Morosos del Tributo de la Ley N 4760 y de los Agentes Retenedores Morosos del Tributo de la Ley N 5554 son coincidentes en tanto que a ambas les corresponde proponer ante el Consejo Directivo las políticas sobre la administración, percepción y fiscalización de tributos que deberá implementar el Instituto Mixto de Ayuda Social. 6º Que no existe claridad en la nomenclatura que se le da a la figura de El Gerente Administrativo Financiero o su representante indicada en el Artículo N 5 del Reglamento antes indicado y la de El Gerente General de la Institución que aparece en el Por tanto 2 del acuerdo N C.D º Que la Comisión analizó la situación descrita en el Considerando N 6 de este Acuerdo y consideró necesario presentar ante el Consejo Directivo una propuesta para modificar tanto el referido Reglamento, como el Por tanto 2 del acuerdo C.D para uniformar ambos documentos en su contenido, con relación a: quiénes integran dicha Comisión y su nomenclatura, según consta en acta N 1. Por tanto, Se acuerda: MODIFICAR EL REGLAMENTO DE GESTIÓN DE COBRO ADMINISTRATIVO Y JUDICIAL A PATRONOS MOROSOS DEL TRIBUTO DE LA LEY N 4760 Y DE LOS AGENTES RETENEDORES MOROSOS DEL TRIBUTO DE LA LEY N 5554 PUBLICADO EN LA GACETA N 65 DEL 2 DE ABRIL DEL 2001 Artículo lº Se modifica el artículo N 5 del Reglamento y los párrafos primero y segundo del Por tanto 2 del acuerdo C.D para que en adelante ambos se lean de la siguiente manera: Se crea una Comisión Permanente de Administración Tributaria, la cual estará conformada por los siguientes funcionarios: a) El (la) Gerente(a) General, quien fungirá como Coordinador. b) El (la) Subgerente(a) Administrativo- Financiero. c) El (la) Coordinador (a) del Área de Apoyo y Asesoría Financiera d) El (la) Asesor Jurídico General. e) El (la) Profesional Responsable Unidad de Administración Tributaria.

6 Artículo 2º Se adiciona el artículo N 6 del Reglamento en el punto N 10 para que se incluyan las siguientes funciones: proponer al Consejo Directivo las políticas sobre administración, percepción y fiscalización de tributos que deberá implementar el Instituto Mixto de Ayuda Social. Artículo 3º Rige a partir de su publicación. La presente modificación fue aprobada mediante acuerdo N C.D , Acta N , artículo 6 de sesión celebrada el 22 de julio de 2004 del Consejo Directivo del Instituto Mixto de Ayuda Social. San José, 26 de agosto de Lic. Sussy Arias Hernández, Asesora Jurídica General a.í. 1 vez. N (68349). MUNICIPALIDADES MUNICIPALIDAD DE GRECIA La Municipalidad de Grecia, informa que el Concejo Municipal en sesión ordinaria Nº 49 del 19 de agosto del 2004, acordó por unanimidad, publicar la lista de requisitos que deben cumplir a fin de poder obtener una patente municipal para operar máquinas de juegos permitidos. Considerando para las máquinas de juegos permitidas. DEPARTAMENTO DE PATENTES Con fundamento en el Reglamento a la ley de Juegos y del Reglamento Máquinas de juego, sírvase acatar las siguientes disposiciones: 1- Son permitidas en forma restringida las máquinas que simulen juegos deportivos o de destreza, en la que el jugador participe con su habilidad. 2- Queda prohibida la ubicación de locales de juego, en lugares situados a menos de 80 metros de templos religiosos, centros de salud y de enseñanza. 3- Los locales donde se pretenda utilizar máquinas de juegos deberán de reunir las siguientes condiciones: a) iluminación suficiente que permita tener una visión clara y completa de lo que acontece en la sala. b) Amplitud suficiente para permitir libertad de movimiento a las personas participantes. c) Condiciones de higiene y sanitarias, las que serán verificadas por las autoridades del Ministerio de Salud. 4- Estas máquinas de juegos, sólo pueden ser operadas por personas mayores de (12) años. 5- Estas máquinas podrán funcionar en un horario de las dieciséis horas a las veintidós horas en días lectivos, en día de asueto escolar, feriados y domingos, de las trece horas a las veintitrés horas. 6- Queda prohibida la instalación de máquinas de cualquier tipo de juegos, en lugares en donde se expenda licores, ni en la vía pública. Salvo las autorizadas temporalmente por el Concejo Municipal, en casos de ferias, turnos, festejos y similares. 7- La solicitud de patente deberá cumplir con los requisitos que se exigen, para el otorgamiento de una patente comercial, publicados en La Gaceta Nº 146 del 31 de julio del Los propietarios de estos negocios en donde se ubiquen máquinas de juegos, están obligados a exhibir carteles a la vista del público señalando las restricciones señaladas en los puntos 4 y 5 de este Reglamento, así como el certificado de la patente. Rige a partir de su publicación. Grecia, 24 de agosto del Freddy Barrantes Benavides, Alcalde Municipal. 1 vez. (O. C. Nº 14799). C (68172).