Uso de un gestor documental para la codirección de proyectos fin de carrera de alumnos ERASMUS

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1 Asociación Española de Ingeniería Mecánica XVIII CONGRESO NACIONAL DE INGENIERÍA MECÁNICA Uso de un gestor documental para la codirección de proyectos fin de carrera de alumnos ERASMUS M.A. Gutiérrez, A.I. López, F. Herráez Dpto. Tecnológico. Universidad Católica de Ávila V. Carro Centro de Proceso de Datos. Universidad Católica de Ávila Resumen Muchos de los alumnos que deciden cursar el último curso de una ingeniería en el extranjero desean realizar el proyecto fin de carrera en la universidad de destino. Sin embargo, la mayoría de las universidades requieren la codirección del proyecto por parte de profesores de la universidad de origen, y en algunos casos, incluso su presentación y evaluación debe realizarse en la universidad de origen. Esto supone un problema para los profesores encargados de realizar la codirección del proyecto, tanto los de la universidad de origen como los de la universidad de destino, ya que un proyecto de este tipo requiere una coordinación importante entre los docentes, fundamentalmente en cuanto a revisiones del proyecto se refiere. Los sistemas de gestión documental son programas creados para gestionar gran cantidad de documentos. En las características más importantes de la mayoría de los sistemas disponibles actualmente se encuentra la de proveer al usuario de una base operativa para la cooperación, es decir, la posibilidad de guardar, versionar, compartir, buscar y auditar. Este tipo de sistemas son la herramienta perfecta para coordinar las sucesivas revisiones por las que pasa un proyecto fin de carrera a lo largo de su desarrollo. Es más, el versionado, las auditorías, etc., no sólo pueden realizarse sobre la memoria del proyecto, sino que pueden realizarse sobre otros elementos pertenecientes al mismo, como por ejemplo software, manuales auxiliares, etc. Además, la gran mayoría de estos sistemas están basados en web, lo que facilita el acceso a la plataforma desde distintas universidades a los directores de los proyectos. Sin embargo, estos sistemas no pueden sustituir nunca la coordinación necesaria a través de mail o teléfono para la toma de decisiones sobre los problemas que pueden surgir en el desarrollo del proyecto fin de carrera. Simplemente son una herramienta que permite tener al alcance de los directores del proyecto la última versión de todas las partes del proyecto, las versiones antiguas, un histórico de los cambios realizados y las razones de dichos cambios, etc. INTRODUCCIÓN El programa ERASMUS (European Region Action Scheme for the Mobility of University Students) es un plan de gestión para el apoyo al intercambio de estudiantes y profesores entre universidades de Europa integrado dentro del programa SOCRATES de la Unión Europea [1]. Según datos de la Unión Europea, durante el curso 2008/2009 se acogieron al programa ERASMUS más de alumnos españoles, más del 16% del total de alumnos ERASMUS de la Unión Europea ( Aunque no hay datos concretos al respecto, es un hecho que la gran mayoría de los alumnos que se acogen al programa ERASMUS lo hacen en el último curso de la titulación que están cursando. Esto, en el caso de las ingenierías, hace que los alumnos pasen el curso en el que deben realizar su proyecto fin de carrera fuera de la universidad donde han realizado la mayoría de sus estudios. Aunque el proyecto fin de carrera se contempla como una asignatura más en la mayoría de los planes de

2 M.A. Gutiérrez et al. / XVIII Congreso Nacional de Ingeniería Mecánica (2010) 2 estudios, dada su importancia, todas las universidades y escuelas tienen una normativa interna sobre cómo deben desarrollarse los proyectos fin de carrera. En muchas universidades se exige que al menos un director pertenezca a la universidad o escuela y en la gran mayoría la exposición del proyecto debe realizarse en la universidad de origen. Normalmente, el seguimiento de un proyecto fin de carrera por parte del director o directores del mismo se realiza con reuniones periódicas con el alumno en las que se corrigen errores, se proponen mejoras y se acuerdan avances. Para aquellos alumnos que se encuentran de ERASMUS en su último año, la exigencia de tener un director en su universidad de origen supone un problema, fundamentalmente por la necesidad de trabajar con distintas versiones de cada una de las partes del proyecto, sea documentación, planos, software desarrollado, etc. En muchos casos es difícil mantener un control de qué partes de proyecto se han revidado, que mejoras se han realizado, cuales todavía no, en qué fase de la realización del proyecto nos encontramos, etc. Sólo con mucho esfuerzo por ambas partes (alumno y director de la universidad de origen) se superan estos obstáculos. Para solucionar el problema de la gestión y control de los documentos, planos, software, etc., y en general cualquier elemento de un proyecto fin de carrera que pueda ser almacenado en un ordenador, se puede utilizar un gestor documental. GESTORES DOCUMENTALES Los gestores documentales son sistemas software capaces de almacenar y manejar gran cantidad de documentos. La unidad de trabajo de este tipo de software es el documento, no su contenido, aunque muchos incluyen software capaz de indexar el contenido de los documentos para realizar búsquedas [2][3]. Algunas de las características más importantes de cualquier gestor documental son las siguientes: Capacidad para subir/bajar ficheros. Control de usuarios y de sus permisos para acceder a ciertos ficheros. Control de versiones. Posibilidad de búsquedas no sólo en los metadatos del archivo sino en el contenido del propio archivo. Posibilidad de acceso remoto. Estas características hacen de este tipo de software una solución perfecta para los problemas de coordinación entre director y alumno si ambos están separados geográficamente. La arquitectura típica de este tipo de software es la representada en la figura 1. REPOSITORIO SERVIDOR Ficheros SGBD1 SGBD2 Indexación de contenido Lógica de gestión documental Seguridad de acceso CLIENTE 1 CLIENTE 2... CLIENTE N Fig. 1. Arquitectura típica de un gestor de contenido.

3 Uso de un gestor documental para la codirección de proyectos fin de carrera de alumnos ERASMUS 3 Como se puede observar en la figura 1, la arquitectura típica de un gestor documental es una arquitectura en capas donde las dos primeras (repositorio y servidor) suelen estar instaladas en la misma máquina. La parte cliente es la que da acceso al director y a los alumnos a los documentos de forma remota. Existen muchas soluciones software que implementan la gestión documental. Muchas de ellas son de pago, pero algunas están implementadas como soluciones libres, por lo que no es necesario pagar licencia para su uso. Aunque muchas de ellas no incluyen toda la funcionalidad que ofrecen los sistemas de pago, prácticamente todos los sistemas de gestión documental libres ofrecen la funcionalidad necesaria para gestionar los elementos electrónicos que forman parte de un proyecto fin de carrera. Uno de estos sistemas de gestión documental libre es OpenKM ( Como Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD) utiliza PostgreSQL [4] (aunque se puede utilizar cualquiera), para la indexación y realización de búsquedas en el contenido de los documentos utiliza Apache Jackrabbit [5], como servidor JBoss [6] y el acceso remoto (parte cliente) normalmente se realiza desde un navegador web. La descripción de los pasos necesarios para gestionar la documentación de un proyecto fin de carrera se basarán en este gestor documental, pero los pasos a realizar con cualquier otro gestor documental serán muy similares. PREPARACIÓN INICIAL DEL REPOSITORIO DEL PROYECTO Lo primero que debe realizar el director tras encargarse de la dirección de un proyecto fin de carrera a realizar en otra universidad europea es definir los objetivos y alcance del proyecto. En esta fase se pueden presentar dos casos: el proyecto se presenta por parte de un departamento de alguna de las dos universidades. En la mayoría de los casos, el proyecto se plantea en la universidad destino del alumno ERASMUS. el proyecto se realizará en una empresa con la que mantenga acuerdos la universidad destino del alumno. Es ambos casos es muy útil que el alumno o el departamento de destino envíen un informe con los objetivos del proyecto, fases que se pretenden completar, etc. De esta forma el director de la universidad de origen del alumno tendrá claro qué se pretende hacer. Con esta información, el profesor de la universidad de origen podrá configurar la herramienta de gestión documental para gestionar los documentos del proyecto fin de carrera. Los elementos más importantes a dar de alta en la aplicación son los usuarios, tanto los directores como el alumno, y una carpeta en la que se organizará y almacenará toda la documentación del proyecto. En este paso es importante que se asignen correctamente los permisos de acceso. Mientras que el profesor de la universidad origen del alumno puede tener acceso a todos los proyectos que esté dirigiendo en ese momento, el profesor de la universidad destino y el alumno sólo deberán tener acceso a la carpeta del proyecto en el que participan. Como elemento interesante en OpenKM nos encontramos con la posibilidad de añadir los usuarios con correo electrónico. La dirección proporcionada se utiliza para notificar a todos los usuarios implicados en un proyecto los cambios y acciones realizadas sobre los distintos documentos. De esta forma, dispondremos en el correo electrónico de notificaciones con los avances realizados, facilitando el seguimiento del proyecto. Como último paso en la preparación del sistema documental para la gestión de la documentación del proyecto fin de carrera, en muchos casos es muy útil la inserción de elementos que al inicio ya se consideran necesarios: carpetas, documentos, etc. Estos documentos estarán prácticamente vacíos, pero ya pueden incluir formatos, estilos, cajetines para los planos, etc. De esta forma, el alumno, desde el momento en el que comience a trabajar en el proyecto, dispondrá de una idea de los documentos que debe generar, con que formatos, etc. Lógicamente, aunque se añadan estos documentos de forma inicial, cualquier gestor documental permite añadir otros, borrar los documentos insertados previamente, etc. Todos los documentos y sus posteriores revisiones se encontrarán almacenados en un servidor situado en la universidad de origen del alumno. Esto tiene la ventaja añadida de que las copias de seguridad del proyecto serán realizadas por el software automatizado de copias de seguridad del CPD de la universidad, por lo que se evitan los problemas de pérdida de archivos por fallos hardware o software, mucho más habituales de lo que podría parecer en un principio.

4 M.A. Gutiérrez et al. / XVIII Congreso Nacional de Ingeniería Mecánica (2010) 4 TRABAJO CON EL GESTOR DE DOCUMENTOS Una vez incluido el proyecto en el gestor documental, cada usuario podrá conectarse para trabajar con los documentos que forman parte del proyecto fin de carrera. El punto de acceso, en el caso de OpenKM, a la aplicación es el escritorio del usuario, en el que podemos ver los proyectos a los que tenemos acceso, su contenido, su historial de cambios, su número de versión, permisos, etc. Fig. 2. Escritorio en OpenKM. Director universidad de origen. Aunque es posible descargar un documento todas las veces que sean necesarias, si deseamos modificar un archivo, debemos trabajar con las herramientas de control de versiones para controlar los posibles errores de concurrencia: al estar varias personas trabajando a la vez con un mismo documento los cambios de un usuario pueden entrar en conflicto con los cambios de otro, o incluso un usuario puede deshacer sin saberlo los cambios realizados por otro [7]. Por esta razón, tanto el alumno como los directores deben realizar un check-out para bloquear un fichero que deseen modificar. De esta forma, el resto de usuarios no podrán modificar el fichero, sólo podrán descargar su última versión estable. Una vez realizados los cambios, el usuario que ha realizado el bloqueo deberá realizar un check-in para sustituir el documento existente en el repositorio por su nueva versión. También existe la posibilidad de retirar el bloqueo sobre el archivo sin realizar cambios en el repositorio. Todas las herramientas de control de versiones permiten insertar comentarios sobre las modificaciones realizadas sobre el repositorio. Es muy importante que los comentarios sean descriptivos de los cambios realizados para que el resto de usuarios tengan claros que cambios se han realizado. Estos comentarios pasan a formar parte del historial del archivo, y este historial permite a los directores llevar de forma muy cómoda el control sobre los cambios realizados y la fase del proyecto en la que se encuentra el alumno. En el caso de que alguna modificación sea errónea, es posible deshacer los cambios y volver a una versión anterior del documento, de forma que se volvería a la situación inicial antes del cambio. Aunque el gestor documental nos permita llevar de forma organizada las versiones de los documentos, evitando los problemas derivados de que varias personas trabajen a la vez con el mismo documento, esta herramienta no sustituye en ningún caso la necesidad de que los directores establezcan un protocolo de revisión del documento, de forma que los bloqueos del documento se realicen siempre en un mismo orden. Por ejemplo, en la figura 3, podemos ver un protocolo en el que el primer bloqueo lo realiza el alumno para realizar cambios sobre el documento, por ejemplo añadiendo nuevos apartados. Después, es el director de la universidad de destino el encargado de revisar el trabajo del alumno y proponer cambios sobre el documento. Para realizar los cambios, el alumno realiza un nuevo bloqueo sobre el documento y los lleva a cabo. Tras esto, es el profesor de la universidad de origen del alumno el que bloquea el fichero y propone cambios al alumno. Por último, el alumno

5 Uso de un gestor documental para la codirección de proyectos fin de carrera de alumnos ERASMUS 5 bloquea el fichero y realiza los últimos cambios. En este protocolo se propone que el director de la universidad de origen sea el último en revisar la documentación ya que es en la universidad de origen donde el alumno debe exponer y defender el proyecto. Alumno nuevos cambios Director modificaciones 1 univ. destino Alumno inicio correcciones 1 Fichero correcciones 2 Alumno modificaciones 2 Director univ. origen Fig. 3. Ejemplo de protocolo de modificación de un fichero. Sin embargo, el cumplimiento del protocolo es responsabilidad del alumno y de los directores. Gran parte de los gestores documentales dan soporte a este tipo de protocolos mediante los workflow. WORKFLOW Los workflow son estudios del aspecto operacional de una actividad de trabajo: en que partes se divide un trabajo, que relaciones existen entre las distintas partes, seguimiento de la realización de las tareas, etc. De esta forma, los workflow permiten representar y automatizar métodos de trabajo y establecer los mecanismos de control y seguimiento de los mismos [8]. Existen gran cantidad de editores de workflow. Estos editores permiten crear flujos de trabajo en forma de grafos que modelan las fases por las que debe pasar una determinada tarea. También incluyen muchos nodos con funcionalidad predefinida, de forma que la creación de los grafos es rápida y sencilla. Por ejemplo, para el editor Eclipse existe un plugin de JBoss para la definición de workflows. En la figura 4 podemos ver un workflow que representa las tareas de modificación de un documento descritas en la figura 3. Fig. 4. Ejemplo de workflow para la modificación de un fichero. Como podemos observar en la figura 4, existen nodos de realización de tareas, que en este caso son bloqueos y desbloqueos del documento, nodos de aviso, destinados a enviar un mail de forma automática llegado un determinado estado del flujo de trabajo, nodos de decisión que permiten evaluar los cambios realizados por el alumno, y nodos cuyo único objetivo es iniciar y terminar el flujo de trabajo. Estos flujos de trabajo puede integrarse dentro de los gestores documentales. Una vez integrado en el gestor

6 M.A. Gutiérrez et al. / XVIII Congreso Nacional de Ingeniería Mecánica (2010) 6 documental, un flujo de trabajo puede ser asignado a cualquier documento, de forma que el trabajo con él debe realizarse siguiendo el flujo de trabajo definido. En el caso de OpenKM, una vez iniciado un flujo de trabajo para un documento, el usuario encargado de realizar la tarea en la que se encuentre la ejecución del flujo de trabajo tendrá en su escritorio los datos correspondientes a la tarea (figura 5). TRABAJO CON MICROSOFT OFFICE Fig. 5. Tarea de un workflow para la modificación de un fichero. El paquete de aplicaciones ofimáticas Microsoft Office es, probablemente, el paquete ofimático más utilizado en la actualidad. OpenKM incluye un paquete de adds-in que permiten trabajar contra el repositorio del proyecto directamente, de forma que las acciones de bloqueo de un fichero, modificación y actualización del repositorio puedan ser realizadas desde la aplicación ofimática utilizada para la creación y edición del documento. FINALIZACIÓN DEL PROYECTO FIN DE CARRERA Aunque el gestor documental nos permite tener disponibles todos los documentos que forman el proyecto con su correspondiente histórico de cambios, es importante realizar, una vez el alumno termina su estancia en la universidad de destino, una última reunión en la que se acaban de dar los últimos retoques al proyecto. Aunque probablemente todos los documentos estén listos, siempre hay últimos detalles que es preferible concretar en persona, ya que el gestor documental, aunque tiene herramientas para la comunicación entre los directores y el alumno, como puede ser la mensajería interna de la plataforma, no puede sustituir las entrevistas presenciales con el alumno. CONCLUSIONES Los gestores documentales facilitan enormemente la organización documental de un proyecto fin de carrera en la que los directores y el alumno se encuentran separados geográficamente, como es el caso de un alumno de ingeniería que decide cursar su último curso como ERASMUS. Estas aplicaciones, aunque nos permiten organizar todo el trabajo y documentación que requiere un proyecto fin de carrera de ingeniería, no pueden sustituir las entrevistas en persona con el alumno, pero sí que hacen más fácil la organización de los pasos a dar para realizar el proyecto, y también facilitan la coordinación entre los dos directores a la hora de corregir los documentos que forman parte del proyecto. El mayor problema derivado del uso de este tipo de herramientas es la rigidez del sistema de coordinación de trabajos. Esta coordinación, normalmente, se realiza utilizando flujos de trabajo. Estos flujos de trabajo permiten tener controladas en todo momento las actividades que se están desarrollando, pero no permiten modificaciones una vez definido el workflow. De esta forma, si nos encontramos con un caso no contemplado en el flujo de trabajo, es necesario finalizarlo o cancelarlo y, posteriormente, realizar las actividades nuevas que hayan surgido. Sin embargo, si no existen variaciones en los flujos de trabajo o estas son mínimas, los gestores documentales son herramientas perfectas para la organización de proyectos fin de carrera de alumnos ERASMUS.

7 Uso de un gestor documental para la codirección de proyectos fin de carrera de alumnos ERASMUS 7 REFERENCIAS [1] J. M. Valle, La Unión Europea y su política educativa. Volumen 2, Ministerio de Educación, (2006). [2] T. M. Koulopoulos, C. Frappaolo, Electronic document management systems: a portable consultant, McGraw Hill, (1995). [3] A. Adam, Implementing Electronic Document and Record Management Systems, Auerbach Publications, (2007). [4] J.C. Worsley, J.D. Drake, Practical PostgreSQL, O'Reilly, (2002). [5] JSR-170, Java Community Process, (2006). [6] T. Marrs, S. Davis, JBoss at Work, O'Reilly, (2006). [7] C. M. Pilato, B. Collins-Sussman, B. W. Fitzpatrick, Version Control with Subversion, O'Reilly, (2008). [8] W. Aalst, K. Hee, Workflow Management: models, methods and systems, MIT Press, (2004).