Integración de Sistemas de Gestión de Archivos con GESPRO para una eficiente Gestión Documental

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1 Integración de Sistemas de Gestión de Archivos con GESPRO para una eficiente Gestión Documental Integration of Files Management Systems with GESPRO for efficient Document Management Rosel Sosa González 1*, Félix N. Abelardo Santana 2, Pedro Y. Piñero Pérez 3, Dayanis E. Alcantara Rabí 4 1 Universidad de las Ciencias Informáticas, Carretera San Antonio de los Baños Km 2 ½, La Lisa, La Habana, Cuba. * Autor para correspondencia: Resumen Las herramientas de gestión de proyecto han alcanzado un mayor auge a nivel mundial, debido a que agilizan los procesos de planeación, seguimiento y control durante el desarrollo de los proyectos. Las mismas se caracterizan por almacenar y mantener los elementos que pueden estar relacionados con los artefactos generados durante la ejecución del proyecto así como aquellos documentos que conforman el expediente de proyecto. GESPRO un Paquete para la Gestión de Proyectos desarrollado por la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI), a pesar de contar con diversas funcionalidades y un módulo para la Gestión Documental, presentaba deficiencias en el manejo y control de la documentación involucrada al desarrollo de los proyectos, poniendo en riesgo la eficiencia, la organización e incluso la seguridad. La información referente a los proyectos no era guardada y gestionada de manera centralizada, sino que se manipulaba de manera individual afectando su disponibilidad y confidencialidad. Para resolver este problema, se implementó un módulo que permite la gestión documental con el repositorio de control de versiones subversion y un repositorio sobre un servidor FTP, para los documentos del expediente de proyecto. Esta solución constituye una ventaja de GESPRO frente a otras herramientas de gestión de proyectos que carecen del mismo. Arrojando como resultado la gestión de documentos como los expedientes de proyectos que propiciará una mayor organización, eficiencia y seguridad sobre toda la información que se maneja en una organización. Finalmente se realizaron pruebas al módulo implementado y se obtuvieron resultados satisfactorios. 1

2 Palabras clave: GESPRO; Gestión de Proyectos; Gestión Documental; subversion; FTP Abstract The project management tools have reached a greater height globally, because of that streamline the processes planning, monitoring and control during a project development. They are characterized for storing and maintaining the elements that may be related to the artifacts generated during the execution of the project as well as those documents that composes the project file. GESPRO, Bundle for project management developed by the University of Informatics Sciences ( UCI ), despite having different functionalities and a module for Document Management, it presented deficient in the management and control of documentation involved in the development of projects, jeopardizing the efficiency, organization and even security. Information regarding the project was not saved and managed centrally, but manipulated individually affecting their availability and confidentiality. To resolve this problem, a module that allows the document management with version control repository and repository on a FTP server for the documents in the file project was implemented. This solution is an advantage for GESPRO over other management tools project that lack thereof. Shedding as a result the document management as the records projects that will lead to greater organization, efficiency and security of all information that is managed in an organization. Finally, the deployed module tests were performed and satisfactory results were obtained. Keywords: GESPRO; Projects Management; Document Management; subversion; FTP Introducción Las actividades que permiten la estabilidad y el correcto funcionamiento de un proyecto u organización se basan en registros o planes mediante los cuales se rigen las mismas. Dada la función que cumplen, así es el cuidado con que debe ser manipulada, limitación de su disponibilidad y el personal autorizado a acceder a ella, favoreciendo su integridad y por consiguiente permitir su confiabilidad. Tales detalles son básicos para un correcto manejo de información sensible para cualquier institución. Es necesario entender que los datos no son constantes, sino productos de una serie de procesos y análisis así como del nivel de complejidad de las funciones que se desean realizar, pueden llegar a ser muy variables e incluso como resultado generar aún más información vital. Además, el nivel de complejidad de cada una de las actividades puede 2

3 determinar directamente la cantidad de información a ser tenida en cuenta. Un creciente y complejo volumen de información requiere vías más eficientes para su gestión y análisis. Durante el ciclo de vida de los proyectos que se desarrollan en la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI) se genera gran cantidad de información y documentos electrónicos que sirven de fundamento para las actividades que constituyen la base del proceso de desarrollo de software. De los documentos que se generan en el seno de un proyecto, son necesarios su almacenamiento y gestión para determinar el que hacer de los sistemas, dejar constancia de su actividad, proporcionar garantía legal al proyecto y el entendimiento de los miso por quienes lo operen (Viera, 2007). El sistema GESPRO es una herramienta para la Gestión de Proyectos desarrollado por el Laboratorio de Investigaciones en Gestión de Proyectos de la UCI. Desarrollado bajo un modelo de negocios basado en servicios entre los que se destacan: personalización de la solución informática, despliegue en diferentes escenarios, actualizaciones, soporte, consultoría y formación especializada. Combina el uso de una solución informática para la dirección integrada de proyectos y un sistema de formación especializada en gestión de proyectos. Posibilita la planificación y el control seguimiento de los proyectos y de los recursos asociados a los mismos, en alineación con la proyección estratégica de las organizaciones. Debido a la gran cantidad de funcionalidades que facilita se adoptó como herramienta para la gestión de los proyectos de la universidad teniendo en la actualidad un entorno para cada centro, se encuentra funcional y en proceso de desarrollo de mejoras. GESPRO, a pesar de ser una herramienta con diversas funcionalidades, presentaba deficiencias en el Módulo de Gestión Documental que tenía para el manejo y control de la documentación involucrada al desarrollo de cada uno de los proyectos y demás actividades que se desempeñan en los centros productivos, poniendo en riesgo la eficiencia, la organización e incluso la seguridad. La información referente a los proyectos no es guardada y gestionada de manera centralizada, sino que es manipulada de manera individual bajo las condiciones de seguridad de las personas vinculadas en el desarrollo de los proyectos, por lo que es más complicado mantener un estándar de seguridad sobre la información, poniendo en riesgo su disponibilidad y confidencialidad. Además, el almacenamiento de los datos en lugares diferentes dificulta el flujo constante entre los involucrados al proceso y su organización. También compromete la agilidad del negocio, la claridad, la experiencia y la satisfacción del personal. Para resolver todas las deficiencias planteadas se decidió diseñar e implementar un nuevo módulo que 3

4 permita una correcta gestión de la información, haciendo uso de un repositorio de control de versiones subversion y un repositorio sobre un servidor FTP. Desarrollo Gestión de Proyectos La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos (Pérez, 2010). En la gestión de proyecto, surgen cambios en las planificaciones, configuraciones, en las herramientas que se usan, en los sistemas de trabajo, y esto acelera un proceso de investigación, trabajos de mesa, lluvia de ideas, entrevistas, cursos que tributan a la preparación y conocimiento de cada uno de los individuos que forman parte del equipo de trabajo, por lo que es necesario la centralización de las orientaciones para una mejor organización y los miembros que intervienen reciban las tareas e indicaciones necesarias para la entidad de manera centralizada (Varas, 2000). En conclusiones gestión de proyectos no es más que el proceso por el cual se planifica, dirige y controla el desarrollo de un sistema aceptable con un costo mínimo y dentro de un período de tiempo específico. Gestión Documental La Gestión Documental Según el Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos es un área de la administración general que se encarga de garantizar la economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos administrativos durante todo su ciclo de vida. La gestión de documentos engloba un conjunto de operaciones comprometidas en la búsqueda de la economía y la eficacia en la producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde el momento de su concepción. La Gestión Documental, preserva la información acumulada en los años de experiencia del equipo humano de las empresas. Fomenta la difusión de las mejores prácticas y de los sistemas internos de trabajo mediante la normalización de los expedientes documentales (Darwin, 2013). En el ámbito de la Informática, existen normas internacionales de ISO (1995) y ANSI (1991) acerca de los procesos implicados en el desarrollo de aplicaciones informáticas, en las que se define el término Gestión Documental como 4

5 el conjunto de todas las actividades relacionadas con la documentación en proyectos de software, incluida la de creación de los documentos (González, 1999). Tras haber analizado los conceptos enunciados anteriormente, se puede finalizar que: La Gestión Documental consiste en manejar (gestionar) todos los documentos que se originan en una empresa llevando un control de estos y de su ciclo de vida, desde que son creados, modificados, publicados, utilizados, eliminados, etc. Servidor FTP FTP significa File Transfer Protocol, por sus siglas en inglés, Protocolo para la Transferencia de Archivos. Un servidor FTP es un programa especial que se ejecuta en un servidor conectado normalmente en Internet (aunque puede estar conectado en otros tipos de redes, LAN, MAN, etc.). La función del mismo es permitir el desplazamiento de datos entre diferentes servidores y ordenadores a través del protocolo FTP (Juszkiewicz, 2005). Se decidió prestar un servicio FTP por las ventajas que este permite, es decir, debido a que el sistema GESRO presta sus servicios mediante la web, el servicio FTP también será incluido en el mismo, permitiendo así la integración de los servicios. No obstante estará basado en los parámetros de autentificación FTP, para de esta forma obtener un mayor control sobre el acceso a la información de los usuarios correspondientes. Con esta condición se evitará que usuarios erróneos puedan alterar datos importantes. Control de versiones con Subversion (SVN) Subversion es un sistema de control de versiones, bajo una licencia de tipo Apache/BSD y se le conoce también como SVN por ser el nombre de la herramienta utilizada en la línea de comando (COLLINS-SUSSMAN, 2002). Una característica importante de Subversion es que los archivos con versionamiento no tienen cada uno un número de revisión independiente, en cambio, todo el repositorio tiene un único número de versión que identifica un estado común de todos los archivos del repositorio en un instante determinado del repositorio que se está trabajando. Subversion puede acceder al repositorio a través de redes, lo que le permite ser usado por personas que se encuentran en distintas computadoras. A cierto nivel, la posibilidad de que varias personas puedan modificar y administrar el mismo conjunto de datos desde sus respectivas ubicaciones fomenta la colaboración. Se puede progresar más rápidamente sin un único conducto por el cual deban pasar todas las modificaciones. Y puesto que el trabajo se 5

6 encuentra bajo el control de versiones, no hay razón para temer por que la calidad del mismo vaya a verse afectada si se ha hecho un cambio incorrecto a los datos, simplemente deshaga ese cambio (COLLINS-SUSSMAN, 2002). Surgimiento de GESPRO Sin duda alguna existen múltiples soluciones para la gestión de proyectos en el mercado, pero no todas ofrecen soluciones a ciertas necesidades con un nivel adecuado de seguridad, con posibilidades de soporte y control de la tecnología a un costo razonablemente bajo. GESPRO es un paquete para la Gestión de Proyectos desarrollado por la Universidad de las Ciencias Informáticas y comercializable desde las empresas comercializadoras asociadas a la Universidad. Este ha estado en ejecución en un modelo de desarrollo basado en prototipos. GESPRO para la gestión de proyectos de la UCI cuenta con una serie de herramientas que permiten la gestión de algunas variables distribuidas en diferentes módulos. Entre las funcionalidades que brinda GESPRO están: La posibilidad de desarrollar una solución integral, que incluye: la solución de software, el montaje de la infraestructura tecnológica requerida, tanto para un modelo de negocio basado en el hospedaje de las aplicaciones y acompañamiento, o como un modelo de negocio basado en la entrega de la aplicación informática. Garantía de un soporte sin límite. Seguridad en el manejo de su información más allá de los acuerdos de confiabilidad: existe la garantía real del uso que se le dará a la información, por eso nuestros principales clientes son entes de gobiernos. Un precio competitivo, siempre por debajo del competidor más cercano con facilidades de pago en dependencia de las formas en que se acceda al servicio o el producto. La posibilidad de un acompañamiento, asesoría y capacitación que va desde el uso de la herramienta hasta capacitación y formación en gestión de proyectos. 6

7 Gestión Documental en GESPRO La Suite GESPRO como herramienta de gestión de proyectos, permite la gestión documental de la organización potenciando la gestión de los documentos asociados a los proyectos y a la organización, tiene tres variantes posibles y el montaje o la selección de cada una de las variantes dependen del modelo específico que se negocie con el cliente, Archivos, Documentos y Repositorio. La variante Repositorio tiene posibilidades de integración con diferentes repositorios entre los que más se usan están Subversion, Git y Mercurial facilitando para el montaje de infraestructuras para el control de versiones en los escenarios que los requiera (Pérez, 2012). Se considera que en el marco actual donde está desplegada la Suite GESPRO, cubre con un grupo de características para llevar la gestión de los documentos, que se genera en el transcurso de vida de los proyectos, pero dado la complejidad que se están adquiriendo los proyectos actualmente, se requiere que el módulo de Gestión Documental tenga algunas modificaciones, debido a la necesidad de llevar la gestión de los documentos del Expediente de Proyecto. Propuesta de solución El módulo permite la gestión de la documentación de la sistema GESPRO, permitiendo la centralización del intercambio de los mismos de forma fluida y constante entre todos los usuarios del sistema bajo un régimen que cumple los estándares de la seguridad, propiciando también por esta vía la fiabilidad, disponibilidad e integridad de la información. Se podrá leer, descargar y escribir en un repositorio estos documentos; el módulo funciona a nivel de organización sobre un servidor FTP y a nivel de proyecto sobre un repositorio Subversion. Se quiere que permita además reportar un conjunto de alertas y acciones realizadas por los usuarios en el repositorio Subversion, de ser posible también que muestre todas las versiones o revisiones y cambios realizados en los documentos. El sistema permite: 1- Visualizar datos del repositorio (Organización y Proyecto). 2- Crear directorios (Organización y Proyecto). 3- Descargar archivos (Organización y Proyecto). 7

8 4- Subir archivos (Organización y Proyecto). 5- Visualizar acciones realizadas (Proyecto). 6- Visualizar alertas ocurridas (Proyecto). 7- Listar versiones del repositorio (Proyecto). 8- Mostrar el repositorio en una versión escogida (Proyecto). 9- Mostrar acción(es) realizada(s) en una versión escogida (Proyecto). Estos cambios traen una mejora a GESPRO en cuantos a: A la gestión de las versiones de un mismo documento. Establecimiento de un sistema de salvaguardar la integridad de los documentos. El mantenimiento de los flujos adecuados de información en la organización La organización racionalmente los directorios y los accesos a los mismos. Soporte de la integridad y seguridad de la información. El uso de secciones de un FTP para la asignación de permisos a los usuarios de GESPRO. Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central. Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información. Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental. Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos. Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación. 8

9 Integración de la documentación de toda la organización que utiliza el sistema GESPRO 13.0 a través del Módulo de Gestión Documental Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa. Los beneficios detallados anteriormente son de gran valor para GESPRO pues hasta el momento en las herramientas para la gestión de proyectos analizadas, tales como dotproject, Microsoft Project y Trac no se realiza la gestión documental, como se muestra a continuación en la tabla de comparación: Tabla 1. Comparación entre herramientas para la gestión de proyecto Aplicación Gestión de Seguimiento Gestión de Gestión Proyectos de tareas Recursos Documental GESPRO x x x x dotproject x x Microsoft Project x x x Trac x x Además se puede asegurar que el Módulo de Gestión Documental de GESPRO es un componente importante en el proceso de mejora continua que se está realizando en la UCI, teniendo en cuenta que: Apoya la ejecución del proceso: identifica y almacena los documentos necesarios para desarrollar los procedimientos, determina el grado de relevancia para la organización, establece los criterios de preservación y disposición. Revisa el proceso: permite identificar redundancias o incluso bucles en la producción de documentos a escala corporativa que es difícil que detecte el gestor del proceso. Establece responsabilidades: aporta claridad en cuanto a la responsabilidad que cada agente del proceso tiene respecto a la documentación que recibe o genera y también sobre quién se hace responsable de la documentación una vez el procedimiento ha finalizado. Refuerza al gestor: forma el gestor del proceso en el uso y en la explotación eficiente de la documentación. 9

10 Resultados de las pruebas Las pruebas a software tienen por objetivo verificar que los sistemas desarrollados, cumplan con las funciones específicas para los cuales han sido creados y que además cuentan con la calidad requerida. En este caso se realizaron las pruebas de caja negra que también son conocidas como pruebas de comportamiento. Este tipo de pruebas se enfoca básicamente en el análisis de los datos de entrada y en los de salida, colocándose en el lugar del usuario, usar el sistema como él lo usaría. Esta técnica se realiza sobre la interfaz del programa a probar, además para llevar a cabo la misma no se necesita conocer la lógica interna de un programa, únicamente se verifica que la funcionalidad haga lo que debe hacer. Para cada funcionalidad del sistema se diseñó un caso de prueba concentrándose en las partes más importantes ejecutando primero las que cubran los riesgos de mayor prioridad. Luego el sistema fue sometido a una primera iteración de pruebas, la cual arrojó varias no conformidades, las cuales fueron corregidas y posteriormente se efectuó una segunda iteración de pruebas a la aplicación. En dicha iteración se obtuvo resultados satisfactorios, demostrando así que el sistema está en condiciones para ser desplegado. 10

11 Conclusiones Como conclusión, el uso de este sistema para la gestión de la documentación: Favorece en gran medida la ejecución y flujo de las actividades de una organización determinada. Permite agrupar e independizar la información fuera del área de trabajo, es decir, que la documentación no establece una relación directa con el personal, sino que es accedida y gestionada a través de los parámetros especificados en el sistema. Los parámetros definen cuál usuario tiene el permiso de acceder a qué información, y qué operaciones puede realizar sobre ella. Contribuye a simplificar las tareas de trabajos, acelerar la gestión de la documentación, mejorar la organización de la información, salvar tiempo de trabajo, agilizar el negocio, aumentar la claridad de las tareas elevándose de esta forma la satisfacción tanto del personal como de los objetivos de la empresa. Cumple con las normas de diseño e implementación. 11

12 Referencias COLLINS-SUSSMAN, B. Control de versiones con Subversion [En línea], [Consultado el: 15 de marzo de Disponible en: Darwin, C. R. Cinco razones para implantar la Gestión Documental, González, J. Integración de las tecnologías de flujo de trabajo y gestión documental para la optimización de los procesos de negocio. Ciencias de la información, 1999, 33(3). Juszkiewicz, L. Introducción al FTP [En línea], [Consultado el: 12 diciembre 2012]. Disponible en: Pérez, P. Manual de configuración de paquete de herramientas para la Gestión de Proyectos GESPRO, Universidad de las Ciencias Informáticas, La Habana, Piñero, P.Y., et al., Paquete de Herramientas para la Gestión de Proyectos, En Registro Centro Nacional de Registro de Derecho de Autor de Cuba, No Registro CENDA: , La Habana Cuba Varas, M. Gestión de Proyectos de Desarrollo de Software, [En línea], [Consultado el: 12 de febrero de Disponible en: De/ html Viera, Y. Gestión documental del Sistema de Gestión Penitenciaria. Tesis de Diploma. Universidad de las Ciencias Informáticas, La Habana,

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