PROCEDIMIENTO SUMINISTRO DE REFRIGERIOS Y SERVICIO DE RESTAURANTES

Transcripción

1 Página 1 de 5 PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: COMPRAS 1. OBJETIVO: Definir las actividades que orienten y controlen el suministro y consumo de refrigerios y/o solicitud de servicios de restaurantes. 2. ALCANCE: Cubre las áreas y empleados de la Cámara de Comercio de Cartagena 3. DEFINICIONES: REFRIGERIOS: Es una comida moderada, generalmente compuesta por una bebida y un sólido entre 80 y 120 grs, que se toma como onces, medias nueve, coffe break, entre otros. No es un almuerzo, ni comida completa. ALIMENTACIÓN: Es una comida equivalente a desayunos, almuerzos o cenas según sea el caso. 4. GENERALIDADES Aplica solo para compras de refrigerios igual o inferior a 1 SMLV, los montos superiores a este deberán realizarse a través de una orden de servicio de acuerdo al procedimiento estipulado por el manual de contratación. Las facturas de los proveedores deberán ser radicadas con el formato correspondiente para estas solicitudes (Anexo 1), debidamente firmado por el usuario autorizado. (Presidencia, Directores) Los refrigerios solo serán autorizados para los siguientes eventos: - Capacitaciones internas cuya duración sea igual o superior a 4 horas. - Reuniones directivas cuya duración sea igual o superior a 2 horas. (Comité Directivo, Comité Jurídico, otros comités internos). - Eventos de carácter institucional. - Alquiler de espacios para eventos a terceros. - Capacitaciones ejecutadas dentro de convenios, proyectos y demás programas contratadas para otras empresas. - Otros eventos que no estén mencionados en los anteriores y que haya sido autorizado por la Presidencia Ejecutiva Para el servicio de restaurante se autorizará solo en los siguientes casos: - Atenciones a conferencistas y/o capacitadores - Atención a inversionistas. - Atención a delegaciones invitadas por la presidencia ejecutiva. - Actividades de bienestar, organizadas por talento humano. Restaurantes: Estos servicios se podrán recibir a través de carta y/o formatos solo en los restaurantes o proveedores inscritos en servicios administrativos

2 Página 2 de 5 Para el caso de los restaurantes, la Dirección que requiera el servicio deberá solicitar a través de un correo interno la carta para autorización del servicio que será firmada por la Dirección Administrativa y/o la Coordinación de Servicios Administrativos. Para todos los casos anteriores se deberá puntualizar el objetivo del evento a realizarse, número de invitados, centro de costos y/o cuenta control. Se trabajara con los proveedores específicos con los que cuenta la entidad y con los que mantiene una relación comercial constante. La presidencia ejecutiva y las direcciones autorizantes velaran que los recursos económicos destinados para estos fines se manejen austeramente. CENAS. Cuando luego de haber laborado en jornada normal, tuviese que continuar trabajando por motivos de tareas emergentes y hasta después de las 8:00 p.m. previa autorización del Jefe Inmediato se les concederá el 50% del SMLVD( Aproximando al ciento más cercano) 5. FLUJOGRAMAS 5.1 REFRIGERIOS

3 Página 3 de RESTAURANTES 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 REFRIGERIOS N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA Solicitud de Se diligencia el formato para 1. refrigerio solicitud de refrigerios solicitante. Formato Firma del El Director o Jefe de área dará VoBo Solicitud de 2. autorizador del a la solicitud realizada. Solicitante Suministro gasto. de Refrigerios Solicitud del servicio al proveedor. Radicación de factura El funcionario enviara al proveedor el formato diligenciado para el suministro de los refrigerios. Una vez realizado el evento, el proveedor deberá radicar la factura en la recepción de la entidad en las fechas y horarios establecidos, con el soporte del formato de solicitud de refrigerio debidamente firmado por el funcionario solicitante. Solicitante Proveedor Factura Legal y Formato Solicitud de Suministro de Refrigerios.

4 Página 4 de RESTAURANTES N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA Se solicita servicio de restaurante Solicitar carta por 5. por correo a la Coordinación de Correo Correo solicitante. Servicios Administrativos 6. Entregar carta Solicitud Servicio restaurante Radicación de factura La Coordinación de Servicios Administrativos entrega la carta firmada y autorizada El funcionario solicitante hará la entrega al restaurante asignado para el servicio Una vez recibido el servicio, el restaurante deberá radicar la factura en la recepción de la entidad en las fechas y horarios establecidos, con el soporte de la carta autorizadora del servicio. Coordinador de Servicios Administrativos y/o Directora Administrativos Solicitante Restaurante Carta Carta Factura Legal y Carta.

5 Página 5 de 5 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 01 23/05/2014 Creación del Documento Se incluyó la información de alimentación para supernumerarios cuando hacen vacaciones en las diferentes seccionales, ( Punto 2 alcance) 02 10/09/2015 Se actualizó en salarios mínimos legales vigentes el valor a pagar por cene de empleados cuando por efectos de trabajo tienen que extender la jornada laboral