GUIA ABREVIADA PARA LA TRAMITACION DE GASTOS CORRESPONDIENTES A CONTRATOS CELEBRADOS AL AMPARO DE LOS ARTÍCULOS 68 Y 83 DE LA LOU.

Transcripción

1 Área de Auditoría y Control Interno GUIA ABREVIADA PARA LA TRAMITACION DE GASTOS CORRESPONDIENTES A CONTRATOS CELEBRADOS AL AMPARO DE LOS ARTÍCULOS 68 Y 83 DE LA LOU. 1.- TRAMITACIÓN DE PAGOS. Para tramitar los gastos que supone llevar a cabo un contrato de investigación, podemos hacerlo a través de dos formas: - Pago directo - Acuerdo de Caja Fija PAGO DIRECTO - El responsable de la unidad de gasto firmará la factura. - Rellenará y adjuntará a la misma un impreso de decreto de justificantes. - La remitirá a la Unidad de Control Interno, para su posterior contabilización y pago por el Área de Tesorería con cargo a su unidad de gasto. - Determinadas facturas además irán acompañadas de la siguiente documentación. CASOS ESPECIALES Facturas con bienes cuyo coste de adquisición sea superior a , o que su naturaleza así lo aconseje. Facturas de reparaciones Facturas de material bibliográfico DOCUMENTACIÓN ADJUNTA Hoja de inventario con la etiqueta correspondiente, suministrada por la Sección de Inventario y Patrimonio. Se dirigirán al Área de Patrimonio e Inventario. Hoja de inventario del bien reparado. Sello de la Biblioteca Universitaria Facturas de agencias de viajes Comisión de servicio para el personal propio. Certificado de asistencia. 1

2 Facturas de restaurantes con desglose de contraprestación total Facturas consecuencia de la ejecución de un contrato. Memoria explicativa: motivo del gasto. No se admiten tiques. Deben pedir facturas. Fotocopia del contrato, propuesta de gasto y acta de recepción con la última factura. La normativa vigente sobre facturación ha eliminado los tiques sustituyéndolos por facturas simplificadas. Por tanto ya no se admiten los tiques como justificantes. Excepcionalmente, se admitirán los tiques de peaje y de aparcamientos siempre que vengan incluidos en una liquidación de gastos de viaje cuyo importe va a ser percibido por el comisionado. ACUERDO DE CAJA FIJA El responsable de la unidad de gasto pedirá con cargo a su presupuesto un anticipo a través de un impreso normalizado dirigido al Área de Tesorería. Este tipo de anticipos será para hacer frente a pagos imprevistos, periódicos y repetitivos, desplazamientos y en general para aquellos gastos que no sea posible justificar de modo inmediato. NUNCA podrá contener material inventariable, libros, pagos a proveedores extranjeros, ni retribuciones del personal que tenga alguna vinculación con la Universidad de Huelva. JUSTIFICACIÓN.- Durante todo el ejercicio económico cada vez que el proyecto tenga necesidad de efectivo el investigador hará cuentas justificativas parciales. Mientras exista disponible en la unidad de gasto el Área de Tesorería repondrá la cantidad correctamente justificada. La fecha límite para la reposición será la que se establezca cada año en la normativa de cierre (generalmente 15/11 del año en curso). LÍMITE CUANTITATIVO euros. Excepcionalmente el Gerente podrá autorizar Cajas Fijas por importe superior o conceder ampliaciones justificadas por necesidades de la unidad de gasto. NO PROCEDERÁ LA REPOSICIÓN DE FONDOS, SI LAS CUENTAS JUSTIFICATIVAS NO ESTAN CORRECTAS. 2

3 2.- CUENTA JUSTIFICATIVA Este impreso se utilizará para justificar los acuerdos de caja fija y estará compuesto por el conjunto de facturas en las que se ha gastado el anticipo concedido. Se acompañará de la siguiente documentación: - Fotocopia del documento donde se le notifica la reposición de fondos. - Original de las facturas con el correspondiente decreto de justificantes, así como aquella documentación necesaria para los casos especiales antes expuestos. -Acreditación del pago de la factura mediante justificante bancario o firma de recibí del proveedor. 3- JUSTIFICACIÓN DE GASTOS DE VIAJE Este impreso se rellenará para el cobro de cualquier desplazamiento, que irá acompañado de una comisión de servicio (personal propio) o de una autorización para otro tipo de personal vinculado con la UHU, más la fotocopia del D.N.I. o pasaporte en el caso de extranjeros (personal ajeno). Las cantidades máximas que se devengarán por dietas y alojamiento dentro de territorio español serán: CUADRO RESUMEN DIETAS TERRITORIO NACIONAL MANUTENCIÓN ALOJAMIENTO 1 KILOMETRAJE Media Completa Huelva máx. 80 Madrid Barcelona Resto España /km. 1. Este concepto se justificará con factura original. El desayuno está incluido en el alojamiento. Las dietas y locomoción devengadas fuera de España, son retribuidas según lo establecido en cuadro adjunto en las Normas de Gestión del Gasto (en la WEB de Servicio de Auditoría y Control Interno). En caso de utilizar otro medio de transporte público se adjuntará la factura o recibo original correspondiente. Dicha factura deberá ir dirigida a la Universidad de Huelva, en cuyo caso se cargará al subconcepto económico (Otros gastos) y se decretará independientemente del impreso de justificación de gastos de viaje, aunque se tramitarán al mismo tiempo. 3

4 En caso de que la factura fuera dirigida a nombre del perceptor se cargará a la aplicación correspondiente según los casos (ver cuadro aplicaciones presupuestarias) y formará parte del impreso de justificación de gastos de viaje como un comprobante más. EN NINGÚN CASO SE PAGARÁ GASOLINA NI TAXI ENTRE POBLACIONES. En aplicación de lo establecido en el R.D.462/2002, de 24 de Mayo sobre indemnizaciones por razón del servicio, cuando la comisión sea posterior a las 22 horas, y ello obligue a realizar la cena fuera de la residencia habitual, será obligatorio aportar factura o recibo del correspondiente establecimiento para poder devengar la manutención completa (40 euros).hace referencia al último día de la comisión. 4.- HONORARIOS Se rellenará este impreso para todos los miembros de los contratos 68/83 incluidos en la memoria económica del mismo que reciban honorarios con cargo a ellos. El IRPF a deducir será del 19% para el personal ajeno a la Universidad de Huelva y el que determine la Unidad de Retribuciones para el personal con alguna vinculación a la Universidad de Huelva. Todos los honorarios deberán venir acompañados de la correspondiente propuesta de gasto, y se remitirán al Área de Presupuesto. En el caso de honorarios de investigadores pertenecientes a la UHU, no será necesario aportar la compatibilidad pues ya ha sido concedida anteriormente por el Rector de la Universidad de Huelva. Sin embargo, en caso del cobro de honorarios por parte de personal de administración y servicios de nuestra Universidad si será necesario solicitar la compatibilidad a la Unidad de PAS. Es imprescindible hacer constar todos los datos fiscales para poder enviar el certificado de retenciones del impuesto sobre la renta. 5.- APLICACIONES PRESUPUESTARIAS CÓDIGO UNIDAD PROGRAMA CONCEPTO ECONÓMICO Contratos 68/ A 541-A.- Programa correspondiente a investigación Personal Mat. Inventariable Mat. Fungible Dietas y locomoción Otros (servicios en general). 4

5 6.- IMPRESOS Todos los impresos mencionados en la guía se encuentran en la página WEB del Servicio de Auditoría y Control Interno, así como la Normativa de Gestión del Gasto que se aprueba todos los años junto con el Presupuesto. Para cualquier duda concreta sobre la tramitación de estos gastos, se pueden poner en contacto con nosotros en la siguiente dirección: Universidad de Huelva Servicio de Auditoría y Control Interno. C/ Doctor Cantero Cuadrado, Huelva control.interno@sc.uhu.es Teléfono ; ;