Documentación Técnica. Diseño de interfaces. Conciliación Contable. Cash Flow Manager

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1 Diseño de interfaces Conciliación Contable Cash Flow Manager

2 INDICE DISEÑO DE INTERFACES SISTEMA DE CONCILIACIÓN 3 VISIÓN GLOBAL... 3 Entrada de movimientos bancarios 3 Entrada de movimientos contables 4 Conciliación automática 4 Conciliación manual 4 Documento de conciliación 4 Actualización con los movimientos conciliados 5 REQUISITOS MÍNIMOS... 5 Requisitos en cuanto a necesidad de información 5 Requisitos en cuanto a procedimientos a seguir 5 INTERFACE DE EXTRACCIÓN... 6 Formato de ficheros... 6 Interface de extracción... 7 Interface automática 7 Interface Manual 7

3 Diseño de Interfaces Sistema de Conciliación Visión global. Requisitos de información. Diseños de ficheros En el proceso de conciliación recae el control administrativo de la Tesorería. Por un lado, se ha de comprobar que las ordenes de cobros y pagos dadas a las entidades financieras han sido ejecutadas con exactitud. A su vez, se efectúa un control exhaustivo para comprobar que todos los movimientos contabilizados en las cuentas de bancos tengan un reflejo real en las entidades financieras. La aplicación informática utilizada para automatizar el proceso de conciliación es Cash Flow Manager de la empresa Professional Answer, S.A. Visión Global En el siguiente diagrama se representa de manera gráfica los subprocesos, tareas asociadas y productos a obtener en este proceso: Contabilidad Actualización Movimientos Conciliados Movimientos Contables Conciliación Bancaria Conciliación Automática Conciliación Manual Documento de de conciliación Extractos diarios Movimientos Bancarios Control y Reclamación Bancaria Ilustración 1.1 VISIÓN GLOBAL - PROCESO CONCILIACIÓN BANCARIA Entrada de movimientos bancarios La entrada de los movimientos bancarios se realiza con la integración automática de los ficheros normalizados recibidos de las entidades financieras. 3

4 Diariamente, los ficheros se reciben vía Banca Electrónica. La integración en Cash Flow Manager se puede realizar diariamente de manera desasistida como manualmente, al menos una vez al mes. Entrada de movimientos contables Los movimientos contables se integran automáticamente en el Sistema de Conciliación mediante la importación de los ficheros con los apuntes contables correspondientes a cuentas bancarias. La integración en Cash Flow Manager se puede realizar diariamente de manera desasistida como manualmente, al menos, una vez al mes. Conciliación automática Periódicamente, al menos una vez al mes, se ha de realizar la conciliación automática entre los apuntes bancarios y contables que cumplen todos y cada uno de los criterios de conciliación establecidos. Los criterios a cumplir para conciliar son, como mínimo, que coincida la cuenta contable y el importe de los apuntes a conciliar. Con el objeto de asegurar un alto grado de fiabilidad y un elevado porcentaje de conciliación automática, la aplicación permite realizar conciliaciones no solo por importe y cuenta, sino también por campos adicionales como códigos de operación, número de cheque, oficina de origen, fecha valor, etc. Conciliación manual A continuación, se han de conciliar manualmente aquellos apuntes que no se han conciliado en automático, por alguna de las causas siguientes: No se cumplen todos los criterios definidos Ante igualdades de importe de varios apuntes, el sistema no dispone de criterios para determinar, en automático, los movimientos a conciliar. Los niveles de agrupación de los apuntes bancarios son diferentes a los contables. Documento de conciliación Como resultado del proceso de conciliación, se ha de generar el Documento de Conciliación del período seleccionado. Dicho documento informa de los movimientos pendientes de registrar por los bancos así como de movimientos bancarios no contabilizados. Los saldos al final de dicho período han de coincidir, por un lado, con el saldo que aparece en el extracto bancario a dicha fecha y, por otro, con el saldo que presentan en el balance contable. Como control adicional se ha de comprobar la igualdad entre los saldos teóricos bancarios y contables. Se entiende como saldo teórico bancario la suma entre el saldo de la cuenta más todos aquellos movimientos contables pendientes de conciliar. De igual manera, el saldo teórico contable es el resultado de añadir al saldo contable, el total de los movimientos bancarios pendientes de conciliar. Además del documento de conciliación se visualizan o imprimen otros informes como diarios de movimientos conciliados, propuestas de conciliación, apuntes pendientes de conciliar, etc. 4

5 Actualización con los movimientos conciliados Opcionalmente, los apuntes contables conciliados pueden ser devueltos a contabilidad para que queden marcados como definitivamente conciliados. Requisitos mínimos Cualquier sistema de conciliación con el que se pretenda alcanzar elevados porcentajes de apuntes conciliados de manera automática va a exigir el cumplimiento de una serie de requisitos mínimos: Requisitos en cuanto a necesidad de información La información a conciliar deben disponer de, al menos, los siguientes campos de datos: 1. Código alfanumérico que identifique la cuenta contable* y, para el caso de conciliaciones multisociedad, un código de empresa *. 2. Importe* de la operación, expresado en la misma divisa en la que esta denominada la cuenta bancaria. 3. Código de soporte o Vía de pago que informe de la forma de pago o instrumento bancario utilizado (cheque, transferencia, folleto 19, etc.). 4. Fecha contable* Fecha de operación contable. 5. Fecha Valor. Fecha en la que se realiza el cargo o abono bancario. 6. Números de referencia para identificar de manera inequívoca un movimiento concreto. Dicha referencia ha de coincidir con las anotadas por las entidades financieras (ejemplo, número de cheque, número de recibo en los cobros por ventanilla, etc.). De esta manera, se asegura que la aplicación no concilia apuntes que no corresponde y, sobre todo, posibilita la conciliación en automático de movimientos con importes iguales. 7. Texto o descripción del apunte contable. *Campos Obligatorios Requisitos en cuanto a procedimientos a seguir Para asegurar la coherencia de datos almacenados en la aplicación de conciliación se han de observar una serie de pautas de trabajo en los distintos sistemas de información origen de los movimientos a conciliar: 1. Para evitar la duplicidad en la integración de los apuntes contables a conciliar se ha de establecer un control, en el momento de exportar los ficheros, que evite extraer apuntes ya enviados a Cash Flow Manager. Dicho control se puede realizar, bien marcando los apuntes extraídos (recomendado), bien utilizando como criterio de extracción una fecha no modificable por el usuario como la fecha de actualización del apunte, bien enviando una clave (hasta un máximo de cuarto campos) que actué como identificador único de cada apunte. 2. Modificación o eliminación de movimientos. Una vez exportados los apuntes a la aplicación de conciliación, se ha de evitar su posible anulación o modificación en los sistemas origen. En caso de ser necesaria su modificación / supresión, se 5

6 han de generar simultáneamente los correspondientes apuntes de corrección para mantener actualizada la aplicación de conciliación. Interface de extracción Se ha de desarrollar, una función para la extracción de ficheros con los apuntes contables a conciliar. Formato de ficheros En cuanto a la integración de los apuntes contables, la aplicación Cash Flow Manager admite una cierta personalización, tanto de las estructuras de ficheros a integrar como de los campos a gestionar por la aplicación. En cualquier caso, los ficheros han de ser del tipo XML o ASCII secuencial de longitud fija para todas las líneas del fichero y se han de ajustar a la siguiente estructura: Campos Inicio Longitud (1) Obligatorio Notas Código empresa No Obligatorio si existen números de cuenta idénticos para dos empresas diferentes. Alineado a la Izquierda Código cuenta Sí. Alineado a la Izquierda Vía de Pago Recomendado Alineado a la Izquierda Texto No Alineado a la Izquierda Número de Documento Recomendado Alineado a la Izquierda Importe (2) Sí. Dos decimales con separador, Los importes se han de expresar en la divisa de la cuenta bancaria, en unidades, sin separación de puntos o comas en los miles. Alineado a la Derecha. Fecha contable Sí Formato Indistinto Fecha valor Recomendado Formato Indistinto Signos debe/haber Sí. Debe: D Haber: H Si el signo +/- define la Clave D/H, debe estar en una posición distinta del importe. indicada. (1) En caso de ser necesario, rellenar con espacios hasta alcanzar la longitud (2) Si el signo está a la izquierda del importe, pegado, se entenderá que es una anulación. Ejemplos válidos: 6

7 100 D 100 H -100 H (a efectos de conciliación se traduce como 100 D) Interface de extracción La ejecución de la interface se puede realizar, tanto de forma planificada y desasistida como, esporádicamente y para casos muy particulares, de manera manual. Interface automática En su configuración automática, el procedimiento se realiza todos los días, incluidos festivos. El funcionamiento de la interface es el siguiente: 1. Selección de todos los apuntes no marcados como extraídos y contabilizados en cuentas de banco (572,573,520 u otras) correspondientes a las empresas del entorno SAP R3. 2. Generación de ficheros, uno para cada empresa, con contenido y estructura de campos conformes a las especificaciones detalladas anteriormente. 3. Los ficheros se almacenan en \\ \ \tesor\contable\ nombrados con el siguiente criterio: A (Automático) + Código alfanumérico de empresa + Fecha del día de extracción con formato AAMMDD + Extensión del Fichero, ERP Ejemplo para la empresa CSD: A ERP 4. Al finalizar el paso anterior se crea un fichero de control, en la misma ruta y con el nombre de AERPCON.FIN. 5. Por último, se marcan los apuntes contables como extraídos. Interface Manual La interface de extracción dispone de una utilidad que permite generar manualmente los ficheros de movimientos contables para su posterior integración en Cash Flow Manager.. Si bien, la utilización de esta opción ha de tener un carácter excepcional, su empleo esta justificado en los siguientes casos: En la carga inicial de datos de la aplicación Cash Flow Manager. En el caso de necesitar volver a extraer apuntes contables ya marcados. Para realizar extracciones sin marcar los movimientos contables. De manera general, para realizar extracciones de apuntes contables a conciliar que requieran un criterio de selección diferente al establecido en el procedimiento automático. El funcionamiento de la interface en esta modalidad manual es el siguiente: 7

8 1. A través de una pantalla de selección se filtran los datos y acciones a realizar. Las opciones disponibles son las siguientes: Selección de cuentas. El filtro se realiza al escoger una de estas tres opciones, las cuales son excluyentes entre sí: Empresa: Selecciona los movimientos de todas las cuentas de la empresa elegida. Banco: Selecciona los apuntes de todas las cuentas del banco especificado. Cuenta: Selecciona los movimientos de una cuenta determinada. Intervalo de Fechas Contables. Selecciona los apuntes con fechas contables comprendidos en el intervalo de fechas introducido. Selección por estado. El filtro se realiza al escoger una de estas tres opciones, las cuales son excluyentes entre sí: No marcados: Selecciona los apuntes que no tienen la marca de extraídos. Marcados: Selecciona los apuntes que tienen la marca de extraídos. Todos: Selecciona los apuntes que tienen la marca de extraídos y los que no la tienen. Acciones a realizar. Dos opciones posibles excluyentes entre sí, Marcar apuntes: Marca los apuntes contables extraídos. No Marcar apuntes: No marca los apuntes contables extraídos. Nombre del fichero. Indicar el nombre del fichero en donde almacenar los movimientos contables a extraer. 6. Generación del fichero con los apuntes resultantes de la selección contenido y estructura de campos conformes a las especificaciones detalladas anteriores. El fichero se guardará con el nombre indicado y en la ruta definida. 7. Por último, y sólo en el caso de haber escogido dicha opción, se marcan los apuntes contables como extraídos. 8

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