MADRID, 22 DE FEBRERO DE En colaboración con: Plan de Consolidación y Competitividad de las Pyme

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1 PROYECTO MUTIC LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN (TIC) EN LAS PYME MADRID, 22 DE FEBRERO DE En colaboración con: Plan de Consolidación y Competitividad de las Pyme

2 En la nueva sociedad empresarial, desconcentrada e interconectada, van perdiendo significado los términos de grande, pequeña y mediana empresa, porque el triple ingrediente de creatividad, información y tecnologías de la información, hace que cualquier empresa pueda abordar, trabajando en red, retos de cualquier envergadura. (Carlos Tirado en La PYME del siglo XXI. Tecnologías de la Información, Mercados y Organización Empresarial. Fundesco, 1995) 2

3 INDICE INDICE... 3 SUMARIO... 6 INTRODUCCIÓN... 8 LA INFORMACIÓN COMO ACTIVO EMPRESARIAL LA PROBLEMÁTICA DE LAS PYME SITUACIÓN ACTUAL EVOLUCIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS TELECOMUNICACIONES INFORMÁTICA LAS TIC Y LA EMPRESA: BENEFICIOS GESTIÓN DE LOS PROCESOS (ERP) CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LOS DATOS. TOMA DE DECISIONES CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS INTERCONEXIÓN CON PROVEEDORES TRANFERENCIA DE FICHEROS COMUNICACIÓN INTERNA COMUNICACIÓN EXTERNA: NUEVOS CANALES DE DISTRIBUCIÓN LAS TIC COMO NUEVAS OPORTUNIDADES DE NEGOCIO EMPRESA DESCENTRALIZADA (GROUPWARE) EMPRESA VIRTUAL (OUTSOURCING) TELETRABAJO (SOHO)

4 NEGOCIO ELECTRÓNICO (E-BUSINESS)...25 IMPLEMENTACIÓN DE LAS TIC EN LA EMPRESA PLANIFICACIÓN Y DIMENSIONADO DEL SISTEMA...29 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN...31 CALIDAD DE LA RED...32 ACLARANDO EQUÍVOCOS Y QUITANDO MIEDOS SEGURIDAD EN INTERNET...34 SISTEMAS INFORMÁTICOS...35 BUENAS PRÁCTICAS EN LAS EMPRESAS EJERCICIOS PRÁCTICOS DEL USO DE LAS TIC EN PYMES DE LA COMUNIDAD DE MADRID SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA MEDIDA DE COSTES...43 SISTEMA INFORMÁTICO PARA EL CONTROL DE LA PRODUCCIÓN...47 SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Y MEDIOAMBIENTE...51 DISEÑO Y DESARROLLO DE UN PORTAL WEB CORPORATIVO Y DE UNA EXTRANET PARA LA GESTIÓN DE LOS PROYECTOS CON LOS CLIENTES...55 DISEÑO DE UN PORTAL WEB CORPORTATIVO Y SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS (INSTALACIONES)...60 SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS, VENTAS Y LOGÍSTICA DE ALMACENES...65 SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DEL DESMONTAJE, ALMACENAMIENTO, EVALUACIÓN Y RECICLAJE DE CABLES...68 SISTEMA DE SEGURIDAD INFORMÁTICA...72 PORTAL CORPORATIVO EN INTERNET MULTILINGÜE...76 SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LA FACTURACIÓN Y LA CONTABILIDAD...80 ANEXO I: PROYECTO MUTIC (UTILIZACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES) EN LA COMUNIDAD DE MADRID ANEXO II: INFORME DIAGNÓSTICOS SOBRE USO DE LAS TIC EN LAS PYMES DE LA COMUNIDAD DE MADRID LIDERAZGO Y ESTRATEGIA...89 PERSONAS Y FORMACIÓN

5 SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS MANTENIMIENTO RECURSOS TIC RESULTADOS EN LAS PERSONAS RESULTADOS EN LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS RESULTADOS EN LOS PROCESOS RESULTADOS EN LA CADENA DE VALOR (Clientes y Proveedores) GESTIÓN Y RESULTADOS CLAVE PUNTUACIONES TOTALES DE LAS EMPRESAS DIAGNOSTICADAS D.A.F.O ANEXO III: AYUDAS EN EL DESARROLLO DE PROYECTOS CON LAS TIC AYUDAS FINANCIERAS AYUDAS TÉCNICAS PUNTOS DE INFORMACIÓN ANEXO IV: TÉRMINOS Y ACRÓNIMOS UTILIZADOS BIBLIOGRAFÍA

6 SUMARIO Mediante el presente documento se trata de mostrar la necesidad por parte de las PYME s de la Comunidad de Madrid de la Utilización de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (MUTIC, el acrónimo de este título, ha sido precisamente utilizado para denominar el proyecto dentro del cual se ha realizado esta publicación y que consiste en analizar y promover el uso de las mencionadas tecnologías), así como plantearemos la problemática y la situación actual de las PYME s frente al reto que supone el uso de las citadas tecnologías. Un capítulo, el tercero, se ha dedicado a describir la evolución histórica de las Telecomunicaciones y de la Informática para entender de una manera sencilla cómo hoy en día estos conceptos son inseparables uno del otro, dando lugar a la Tecnología de la Información y las Comunicaciones (TIC). Aunque la necesidad y las ventajas que supone para la empresa la Utilización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones están implícitas en todos los párrafos del documento, se ha considerado conveniente un apartado específico para el concepto de BENEFICIO inmediato de gestión que ofrecen las TIC a la empresa. Constituye el capítulo cuarto. Las nuevas oportunidades de negocio que ofrecen las TIC están descritas en el quinto capítulo. Las consideraciones generales que se han de tener en cuenta al implementar las TIC en la empresa se especifican en el capítulo sexto. Además se ha incluido la presentación y ventajas obtenidas por la puesta en práctica de diez proyectos de aplicación de las TIC en diez PYME s de esta Comunidad Autónoma. La utilidad que se pretende aporten dichos ejemplos a otras empresas no es tanto el poder replicar las mencionadas prácticas, sino el mostrar evidencias de que el uso de las TIC también es ventajoso para las PYME s. No es algo exclusivo de las grandes empresas. Es más, renegar de las TIC se ha de convertir en una rémora con vistas a la competencia en el mercado con las grandes empresas y con otras PYME s de otras Comunidades y otros países de la Unión Europea. Finalmente se han añadido una serie de anexos donde se presenta el Proyecto MUTIC (anexo I), motivo de este documento, datos estadísticos sobre la situación de las PYME s en cuanto al uso de las TIC en la Comunidad de Madrid (anexo II) e información sobre ayudas financieras y tecnológicas en la implantación de mejoras en las empresas madrileñas a partir de las TIC (anexo 6

7 III). Por último, el anexo IV incluye los términos técnicos, junto a sus definiciones, utilizados en el presente documento. Señalar por último que este informe o publicación forma parte y ha sido posible gracias al Proyecto MUTIC, ya mencionado, relacionado con la Utilización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME s de la Comunidad de Madrid. Este proyecto ha sido realizado por la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid con la finalidad de evaluar la necesidad de estas tecnologías dentro de las PYME s madrileñas y, sobre todo, promover y facilitar su introducción y empleo como un medio necesario en la mejora de la competitividad de las empresas y del tejido productivo de esta Comunidad. La Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid ha contado en la realización de este proyecto con la colaboración de la empresa consultora O- Kyaku Europe Consulting, S.L. El Proyecto MUTIC ha sido parcialmente subvencionado dentro del Plan de Consolidación y Competitividad de la PYME (PCCP), financiado por el Instituto Madrileño de Desarrollo (IMADE), el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, FEDER. 7

8 INTRODUCCIÓN Las nuevas tecnologías de la información están ya plenamente implantadas en la sociedad y resultan imprescindibles en el futuro devenir de la misma. Históricamente la sociedad ha ido continuamente evolucionando. Desde un inicio eminentemente cazador y recolector (paleolítico), pasando a un sistema de producción exclusivamente agropecuario (neolítico), continuando con la introducción de la concepción y elaboración de productos artificiales (en contraposición a los naturales que ofrece la naturaleza), inicialmente de forma artesanal para a finales del siglo XVIII comenzar la automatización de las actividades productivas (industria). En el siglo XX, tras el importante avance en la electrónica, tiene lugar la revolución de las comunicaciones y sobre todo la del tratamiento de la información, desembocado en una sociedad en la que prima cada vez más la selección, acumulación y gestión de la información. Hasta el punto de que se asume por la globalidad la frase Información es Poder. Esta adecuada adquisición y gestión de información cobra más importancia en entornos competitivos, como es el caso del mundo empresarial. Si hasta ahora tradicionalmente los recursos a gestionar en las empresas se limitaban a los materiales y los humanos, aparece de pronto un nuevo recurso intangible como es la Información, que también requiere una adecuada gestión, con toda seguridad más complicada por lo novedoso de dicho recurso (desconocimiento), su naturaleza de intangibilidad (que impide su cuantificación), su enorme cantidad de orígenes y canales de distribución,... La obtención y tratamiento de la información contribuye además a mejorar la gestión de los recursos tradicionales: motivación de los empleados, optimización de los procesos, en tiempo y coste, mejora en la calidad de productos y servicios, selección de los proveedores más adecuados,... Todo ello para aumentar la capacidad competitiva e incrementar los beneficios obtenidos. Si en las grandes empresas existe ya desde hace varios años conciencia de la importancia de este nuevo recurso, y se destinan recursos humanos y materiales para la mejor gestión posible de la información, en las PYME s la situación es más decepcionante en este punto, seguramente también porque tradicional y erróneamente las PYME s se centran más en los procesos generadores de productos y servicios y desatienden los procesos estratégicos de gestión de los recursos. Es necesario, por tanto, concienciarse de la importancia de la información y de una adecuada dotación y empleo de las tecnologías de la información y las comunicaciones. 8

9 Las ventajas que deben considerar las PYME s para integrar las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones son: Mejora de procedimientos internos de trabajo. Incremento y mejora de las relaciones con clientes y proveedores. Creación de nuevos canales de distribución. Mayor flexibilidad y agilidad de las empresas frente al cambio. Amplio control del negocio mediante los sistemas de información. Introducción de procesos de reingeniería y calidad. La empresa sin papel. 9

10 1 LA INFORMACIÓN COMO ACTIVO EMPRESARIAL El futuro de las empresas, ya se ha dicho, está muy supeditado a la adecuada selección, acumulación y tratamiento de la información. Los mercados, donde la competencia es cada vez mayor, son también dinámicos y están en continuo cambio, y además cada vez más rápido, lo que exige flexibilidad de adaptación así como información clave: de la demanda, de la competencia, de innovaciones tecnológicas,... La información se convierte en un activo empresarial. Esta información, presente y necesaria en las empresas, puede ser de diversos tipos o clasificarse según el criterio elegido de formas distintas: Información interna / externa: La interna es la que se genera y circula dentro de las empresas y corresponde a sus procesos internos o recursos propios: de personal, de compras, de ventas, de producción,... La externa es la que proviene de agentes exteriores a la empresa pero de utilidad para su funcionamiento: clientes, proveedores,... Información en bruto y elaborada: La informática, y especialmente Internet, ha multiplicado enormemente la información disponible. Cualquiera que sea el tema, la información disponible en Internet sobre el mismo, aumenta continuamente. Esta situación hace imprescindible dotarse de herramientas y personas que seleccionen y elaboren información, necesidad que se hace más importante a medida que se sube en la estructura organizacional (nivel de decisión). 10

11 Información informal y formal: En general, la información formal es aquella reconocida por la empresa y frecuentemente registrada en algún tipo de soporte (papel, informático,...). La información informal, en contraposición, no suele estar autentificada y no existe un registro reconocido de la misma. Puede llegar a estar en contradicción con información formal. Pero en ocasiones llega a desempeñar un papel tan importante como la información formal. 11

12 2 LA PROBLEMÁTICA DE LAS PYME Si hasta ahora el crecimiento de las PYME s era posible por su flexibilidad de adaptación, y la intuición y experiencia de sus dirigentes, el ritmo de cambio que ha adquirido el mercado y el continuo aumento de la competencia (entrada en un mercado único europeo, globalización,...) hace necesario reforzar las virtudes tradicionales enriqueciéndolas con previsión. Toda previsión pasa inexorablemente por dotarse de información, pero no de una información genérica sino que cada empresa necesita una información específica a sus circunstancias: mercado, competidores, recursos propios, recursos externos (ayudas, patentes y licencias, etc.). El determinar y acceder a la mejor información y el tratamiento de la misma no es sencillo. Es necesario buscarla tanto en el entorno local, como en el regional o autonómico, en el nacional, europeo y global. Interesa además la referente a todos los procesos de la empresa. Así la mejora del proceso de ventas requiere un preciso conocimiento de la demanda del mercado, las tendencias del mismo, la competencia con sus fortalezas y debilidades, fiabilidad en la tramitación de los pedidos, agilidad en los sistemas de pago,... La producción exige una adecuada selección de materiales lo que necesita información de los mismos así como de sus proveedores. También es necesario mantener al día la información sobre tecnologías, avances en la investigación y el desarrollo, la aparición de nuevas máquinas, la automatización de las actividades, la determinación de los costes productivos, la identificación de la no-calidad y evaluación de su coste,... SITUACIÓN ACTUAL Aunque el gasto en I+D crece continuamente en nuestro país (superior al 10% respecto al año anterior desde el 2000, alcanzando el 14,2% en el 2003 respecto al 2002, según datos del INE) y que una de cada cinco PYME s se considera innovadora (INE, Encuesta de Innovación, ), la inversión en I+D en España dista mucho de la de otros países (en porcentaje sobre PIB, estamos un punto por debajo de la media EU-25 Eurostat, Yearbook 2004 ) y de estar presente en las estrategias de las PYME s, por lo que esta inversión resulta insuficiente para garantizar el sólido crecimiento de la Sociedad de la Información. 12

13 Si la Unión Europea ha establecido el objetivo de alcanzar en 2010 una inversión media en I+D respecto al PIB del 3%, la situación presente, a nivel nacional, dista bastante de este objetivo, aunque es algo mejor a nivel regional (a nivel nacional el valor porcentual de esta inversión era del 1,1% en el año 2003, siendo en la Comunidad Autónoma del 1,81%). Las mejoras de productividad se han venido basando en la flexibilidad y agilidad para implantar y adaptarse a los avances tecnológicos ajenos (mayormente traducidos en nueva maquinaria más eficaz, rápida y potente en cuanto a prestaciones). Sin embargo el futuro económico está en riesgo si las PYME s no profundizan en su empleo de las nuevas tecnologías (aunque sólo sea porque las máquinas de nueva generación incorporan estas tecnologías), así como en la innovación y la mejora de la competitividad estructural (gestión). Como causas del deficiente desarrollo del sistema español de Innovación señalar la escasa dedicación de recursos por parte de las empresas, la poca consideración hacia la I+D+I por parte de la mentalidad empresarial mayoritaria (el famoso que inventen ellos de Unamuno), la escasa incorporación de tecnólogos a las empresas, el fomento público de la mejora de la capacidad de investigación en detrimento del desarrollo tecnológico, la baja financiación por el mercado financiero, la desconexión existente entre el sistema público y universitario de investigación y el mundo empresarial, que ocasiona un desaprovechamiento de muchos de los conocimientos desarrollados y las deficiencias de las administraciones, que no siempre impulsan suficientemente el desarrollo tecnológico, la formación y capacitación en las nuevas tecnologías en las PYME s y no facilitan la coordinación entre ellas. 13

14 3 EVOLUCIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS Hace años, era sencillo poder hablar de manera diferenciada de los conceptos de Telecomunicaciones, por una parte, y de Informática por otra. Sin embargo, y lo podremos ver a través de esta publicación dedicada a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) y la Empresa, cómo a través del tiempo, y en especial hoy día, los dos campos se han mezclado de tal manera que la frontera de división de ambos es totalmente difusa, pues ambas tecnologías han llegado a converger de tal forma, tanto en el desarrollo como en las aplicaciones, que no se puede hablar de la una sin hacerlo de la otra. A modo ilustrativo, y de forma breve, intentaremos reflejar la evolución histórica de las dos tecnologías mencionadas. En dicha evolución vamos a descubrir cómo una tecnología depende de la otra y viceversa. TELECOMUNICACIONES Desde que en 1876 A. Graham Bell inventó el teléfono hasta hace relativamente pocos años, las comunicaciones de voz, ante el usuario, habían evolucionado muy poco. Durante aproximadamente un siglo, el mayor esfuerzo se centró en generar una red, lo más extensa posible, para poder acceder a la mayoría de los puntos del globo. Esta red consistía, básicamente, en la instalación de pares de cables (dos hilos), que permitía el envío de la señal eléctrica de voz con un ancho de banda de 4 KHz. Durante este mismo tiempo, el sistema de conmutación para el direccionamiento de las llamadas desde el punto origen al punto de destino fue evolucionando desde la clásica clavija manejada por la operadora, pasando por los dispositivos electromecánicos rotatorios y de barras cruzadas, hasta la conmutación eléctrica del microswitch (micro-conmutadores o interruptores). Es en la década de los 60, cuando por primera vez se plantea por las grandes empresas con centros de cálculo para el procesado de datos, la necesidad de envío de los mismos a través de la línea telefónica y hacia terminales distantes del propio centro de cálculo. Esta necesidad se resolvió, con toda la problemática de la falta de idoneidad del cable de pares, mediante la modulación/ 14

15 demodulación de los datos en señal analógica para poder simular una señal sonora semejante a la voz. Esto hizo evolucionar el dispositivo MODEM a variantes digitales, imprescindibles hasta el día de hoy para el envío de datos a través de la línea telefónica, y por otra, los protocolos de comunicación para una correcto intercambio entre diferentes equipos. El que las líneas telefónicas dedicadas (alquiladas únicamente para tal efecto) sólo fuesen rentables con altos niveles de uso, llevó a la utilización para transmitir datos de la red telefónica pública a través de los procesos de conmutación de las centrales, que al ser electromecánicas insertaban ruido eléctrico en la señal, que a nivel de voz no suponía un gran problema, pero sí a la hora de la transmisión de datos. Un nuevo avance en este campo, sin entrar en detalles técnicos al respecto, fue el uso de conmutación de paquetes (conjunto de datos) que dio como resultado la norma estándar llamada X.25 y que ha sido utilizada extensamente en la última década. El avance más significativo, y podemos decir que radical, de los últimos tiempos en las telecomunicaciones, ha sido la digitalización de la señal de voz. Esta nueva situación ha dado como resultado la posibilidad de un sistema de conmutación puramente electrónico, y por tanto sin ruido eléctrico añadido, así como la factibilidad de utilizar nuevos medios y métodos de transmisión datos que aportan grandes ventajas y facilidades para poder enviar y recibir audio, datos y vídeo conjuntamente. Cabe mencionar el sistema RDSI (Red Digital de Servicios Integrados) puesto de moda en los últimos tiempos, si bien ya han apareciendo y están generalizándose nuevas técnicas que aportan mayores facilidades (ATM, ADSL, Fibra óptica, etc.). Por último señalar el papel preponderante que en un futuro no muy lejano van a desempeñar las comunicaciones inalámbricas, y en especial la telefonía móvil digital una vez que el actual sistema GSM sea reemplazado por una nueva tecnología de mayor capacidad de transmisión. Ya podemos ver cómo han sido las necesidades de la transmisión de datos de los grandes ordenadores, en un principio, la que han obligado al avance y desarrollo de las telecomunicaciones para dar respuesta a dichas necesidades. INFORMÁTICA Se ha mencionado cómo en un principio la informática estaba basada en la utilización de grandes ordenadores ubicados en departamentos centralizados llamados centros de teleproceso, a los que llegaban los datos para la elaboración de determinados trabajos. Pasados los datos a tarjetas perforadas, y procesados en el ordenador, se editaban en papel continuo los correspondientes informes que se enviaban a los departamentos solicitantes. Una innovación, en la década de los 80, fue la concepción y desarrollo de terminales tontos desde los que se podía acceder al servidor central donde se realizaban determinados trabajos que podían luego recogerse en impresoras centralizadas. Esta situación, que aportaba ya una cierta descentralización de los 15

16 trabajos informáticos, es la que planteó la necesidad de envío de datos a través de la línea telefónica y que hemos mencionado en el apartado anterior. La sucesiva miniaturización de los componentes electrónicos dio opción, para trabajos departamentales, el instalar mini-ordenadores con su correspondiente impresora, que facilitaban el tratamiento local de datos e informes. No existía una interconexión de los mismos y la compatibilidad venía por la posibilidad de intercambio de los dispositivos de almacenamiento de datos. Esto supuso un nuevo paso en la descentralización de la informática. Es la aparición de PC (Ordenador Personal) el punto de inflexión del avance en la informática, y base de la descentralización de la misma en el entorno empresarial. En su primera etapa el PC será utilizado de una forma individual como elemento simplificador de tareas, tanto en lo referente al manejo de datos, como en el almacenamiento de los mismos. Durante esta etapa la posibilidad de compartir datos y aplicaciones viene dado por el intercambio de los disquetes (constituía el único elemento de memoria permanente dado que no existía aún el disco duro actual). Pronto surge la necesidad de un intercambio más rápido y eficaz, con lo que se plantea la posibilidad de la interconexión de los diferentes PC s. Surge con ello, como primera instancia, el concepto de la Red Local (LAN), la cual, a través del correspondiente cableado interconecta los ordenadores personales dentro de un área determinada. Dentro del concepto de LAN, el modelo más extendido es de trabajo Cliente Servidor, que en su variante más simplificada y primitiva, consiste en un procesador central (servidor), que puede ser perfectamente una unidad PC dedicada, y que controla todo el proceso de intercomunicación de los diferentes dispositivos informáticos de la Red. También la necesidad de interconectar centros de trabajo alejados entre sí para el intercambio de información hace realidad la Red Extendida (WAN). En este caso el intercambio de datos exige la utilización de redes de transporte de operadoras telefónicas con las que se contrata dicha facilidad. De nuevo es la 16

17 necesidad de envío de datos la que ha motivado el desarrollo de nuevas aplicaciones en telecomunicación para poder realizar con eficacia y fiabilidad la transmisión de los mismos. Dentro de esta configuración la más utilizada responde a una Red LAN local con dispositivo (Router) que gestiona la salida y entrada de datos, con capacidad de control y direccionamiento de las llamadas salientes y entrante. Hay que resaltar que como resultado espectacular del concepto WAN, ha aparecido la mayor red actualmente conocida, Internet, que partiendo de una red extendida de interconexión (WAN) para las universidades y centros militares americanos (proyecto militar ARPA), posteriormente accesible al mundo comercial, ha supuesto la red de mayor información y capacidad de operación y comunicación existente a nivel mundial. 17

18 4 LAS TIC Y LA EMPRESA: BENEFICIOS El papel de las pequeñas y medianas empresas, dentro de economía actual, es fundamental, dado que un gran porcentaje (superior al 95%) de la industria y de la empresa española está dentro del concepto PYME. Como consecuencia de su propia estructura, la PYME corre unos riesgos más elevados en proporción a sus propias inversiones como consecuencia de diversos factores: Incertidumbre del entorno; flexibilidad y rapidez en el ámbito de la competencia; menor influencia en el mercado; necesidad de demostrar continuamente su capacidad y solvencia;... Todo esto les exige el ser más eficaces y mantener una cierta tensión en su posicionamiento en el mercado. En cambio, de acuerdo con los Informes Anuales de la Pequeña y Mediana Empresa, los datos de facturación y productividad por empleado son inferiores a medida que el número de empleados disminuye. De lo anterior se deduce que, las PYME s necesitan recurrir a todos los medios que tengan a su alcance para poder obtener la mayor ventaja posible frente a la competencia, y en especial ante aquellas empresas con mayor capacidad de dotarse de los mismos, siendo las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones uno de los medios, que por su accesibilidad económica actual y su polivalencia dentro del entorno empresarial, pueden constituir una excelente herramienta para la consecución de los objetivos planteados. Al objeto de ver la conveniencia de la implantación de las TIC en la empresa, iremos desgranando las posibles ventajas a obtener de las mismas para una mayor productividad, y por ello también de beneficio. GESTIÓN DE LOS PROCESOS (ERP) Este es quizá el ejemplo más conocido, tanto en cuanto es origen de la informática en la empresa. Si bien en un principio esta facilidad se aplicó a través de las grandes bases de datos de gestión (Administración y Producción) en los grandes ordenadores centralizados, la disponibilidad de una informática distribuida, tanto a nivel local (LAN) como a distancia (WAN), hacen posible la integración de todos los procesos de una corporación, con las facilidades que ello 18

19 comporta en cuanto a conocimiento en tiempo real de las variables de cada uno de los procesos individualizados y su interacción con el proceso global. Este acceso en tiempo real permite, de una manera fácil la modificación, de ser posible, de las variables que puedan estar afectando al resultado final. ING. ING. VALOR OFERTAS ALMACÉN DE DE ENTRADAS COMPRAS CONTABILIDAD PEDIDOS CLIENTES GESTIÓN PRODUCCIÓN ALMACÉN PRD. TERMIN. Entre los procesos susceptibles de gestionar desde una aplicación informática ERP están: Compras y Aprovisionamiento Ventas y Expedición Distribución de Existencias e Inventarios Logística y Producción Proyectos Medición y Distribución de Costes Administración Financiera Contabilidad Personal y Nóminas Sistema de Calidad CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN Bien es sabido que una de las mayores tareas de cualquier empresa es el control y fácil acceso a toda la documentación editada internamente para los distintos procesos de realización de las actividades del negocio. Una adecuada red local que nos permita trabajar en conexión con los diferentes departamentos de la empresa que generan la documentación base del negocio, agiliza el acceso directo a dicha documentación, con la ventaja incuestionable de 19

20 que se accederá a la documentación de última versión, sin necesidad de un continuo reparto de papel que, como es sabido, requiere en ocasiones un gran esfuerzo de control para evitar el manejo de copias ya caducadas. La capacidad de almacenamiento que nos permite la tecnología actual evita de una manera directa el espacio de archivo de copias que repercute de una manera directa en el área de negocio disponible. CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LOS DATOS. TOMA DE DECISIONES Una adecuada implantación de las TIC en la empresa aporta una gran agilidad y flexibilidad en la obtención y presentación de los datos disponibles en los diferentes departamentos, ya estén situados en área próxima, ya en otros lugares geográficos, lo cual facilita enormemente el análisis de los mismos, su comparación con los objetivos planteados para el desarrollo del negocio y por tanto agiliza y mejora la calidad de la toma de decisiones para la adecuación de los diferentes ratios y procesos con vistas a alcanzar las cifras planteadas como necesarias. CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS Dada la limitación de los recursos financieros de las PYME s, su aprovechamiento al máximo en una cuestión fundamental. Hoy día con las facilidades aportadas por las TIC, los propios bancos disponen de facilidades para un control de sus cuentas rápido y seguro mediante servicios tipo banca en casa. Tal es así que algunos bancos entregan de forma gratuita a sus clientes los medios y aplicaciones para realizar esta facilidad. Por lo normal se poseen diversas cuentas en diferentes sucursales, y la opción de conocer en cada momento la situación de cada una de ellas, así como la posibilidad de realizar traspasos y transferencias desde el propio puesto de trabajo puede rentabilizar al máximo los fondos existentes, en muchos casos simplemente evitando cargos imprevistos de demora en el pago de determinadas cantidades. INTERCONEXIÓN CON PROVEEDORES Es conocida la aplicación EDI (Electronic Data Interchange o Intercambio Electrónico de Datos), que permite realizar transacciones como son los pedidos de compra, notificaciones de entrega, reserva de stocks disponibles, acuse de recibos, facturas, órdenes de pago, etc. entre los ordenadores de proveedores y cliente. El uso de esta aplicación es ya, a veces, una exigencia de los propios clientes, como es el caso de la Industria del Automóvil. El EDI no es simplemente una nueva aplicación sino una nueva herramienta de gestión, que permite una reducción de los costes y una mejora de las condiciones de entrega y recepción de los productos, evitando papeleos y discrepancias entre lo solicitado y lo servido. En EEUU, donde el EDI se está 20

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