SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO EN LINEA BENEFICIOS DEL SISTEMA DE EVALUACION EN LÍNEA

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1 SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO EN LINEA Bienvenido al tutorial del sistema de evaluación de desempeño en línea de Scotiabank, el cual te permitirá registrar y evaluar los objetivos del año fiscal Te agradeceremos leer atentamente este documento. Si de todas maneras tienes dudas o necesitas apoyo, puedes llamar a nuestra mesa de soporte al (02) o escribirnos al correo soporte@dl.cl BENEFICIOS DEL SISTEMA DE EVALUACION EN LÍNEA Como evaluador el sistema te peritirá organizar todos los formularios de tus evaluados en un solo lugar y así simplificar el proceso de gestión del desempeño. Como evaluado, te permitirá acceder a un completo registro del proceso de fijación y evaluación de tus objetivos, participando activamente del proceso. Paralelamente, este sistema nos permitirá saber en todo momento, cual es el avance del proceso, dar apoyo más activo a las áreas y recolectar la información de forma más rápida y sencilla. 1

2 EL FORMULARIO ELECTRÓNICO ES MÁS SEGURO O EFECTIVO QUE EL FORMULARIO EN PAPEL? Sinceramente creemos que si. Los datos que ingresas se respaldan día a día. No tienes que preocuparte que los formularios se pierdan una vez que están completos y/o firmados. El sistema reunirá toda la información en un solo lugar, al cual tanto el evaluado como el evaluador, podrán acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar. El sistema utiliza mensajes de correo electrónicos automáticos para avisarte que te corresponde realizar algo importante. Esto reduce el riesgo de entrampar alguna de las evaluaciones por olvido. QUIÉNES DEBEN USAR EL SISTEMA? El sistema está pensado para que sea usado por todos los empleados de Scotiabank Chile, independiente del nivel jerarquico o de su ubicación geográfica. El sistema es capaz de reconocer de forma automática que roles tiene un empleado dentro del proceso de evaluación. Estos roles son tres: Evaluado Toda persona que responde, con su desempeño, por el cumplimiento de metas del negocio y que tiene un supervisor directo que apoya y evalua dicho desempeño. Los evaluados pueden apoyar a su jefatura en el proceso de fijación de las objetivos proponiendo metas. Además deben aprobar o apelar la evaluación, como último paso Evaluador Todo empleado que tiene personal a cargo. El sistema reconocerá automáticamente esta característica y presentará todos los trabajadores a su cargo. Los evaluadores pueden fijar metas, evaluar las metas de cada cuadrante, solicitar a su superior que revise el formulario de evaluación y finalmente enviar el formulario para que lo firme el evaluado. Revisor Un Revisor es el Jefe de un Evaluador. Como tal, tiene la obligación de visar o rechazar las evaluaciones que sus reportes directos realizan de terceras personas. El sistema automáticamente identificará a los revisores y les presentará todos los formularios de evaluación que necesiten ser visados una vez que estén listos. Si un revisor no lleva a cabo esta labor, el proceso de evaluación no podrá ser completado. 2

3 PASOS DEL PROCESO DE EVALUACION ) Proponer objetivos y cumplimientos (Evaluado) a. El evaluado puede proponer a su evaluador, los objetivos personales del periodo para cada cuadrante así como el cumplimiento que considera que ha logrado de ellos. Así ayudarás a hacer más rádido y efectivo el proceso. b. El evaluado puede guardar el borrador cuantas veces quiera y volver a retormarla más tarde. c. Cuando un evaluador ha comenzado a fijar los objetivos antes que su evaluado, el evaluado ya no podrá proponerlos. 2) Fijar y evaluar objetivos (Evaluador) d. El evaluador puede modificar la propuesta del evaluado o bien fijar los objetivos desde cero. Así mismo, podrá evaluar el cumplimiento de los objetivos en cada cuadrante y definir una CALIFICACIÓN GENERAL o bien mantener la que es propuesta por el sistema. e. El evaluador podrá guardar el borrador de su evaluación cuantas veces quieras y volver a retormarla más tarde. 3) Entregar el formulario al Revisor (Evaluador) f. Una vez que el evaluador ha completado la información requerida en el formulario, podra enviar definitivamente el formulario para su revisión. g. El sistema validará que la información mínima requerida esté ingresada. Esto es que al menos se haya ingresado un objetivo, la ponderación y la calificaciones para cada cuadrante. h. Una vez que el evaluador entrega el formulario para revisión, no podrá modificarlo. 4) Aprobar o Rechazar una evaluación realizada (Revisor) i. Cuando a un trabajador le corresponde revisar evaluaciones realizadas por sus colaboradores para terceros. Este tendrá que ingresar en la evaluación del tercero y aceptar o rechazar la información indicada por el evaluador. j. El revisor no puede modificar una evaluación, sólo aceptar o rechazar. En este último caso, se verá obligado a ingresar un comentario. k. Si el revisor rechaza una evaluación, ésta volverá a manos del evaluador, quien tendrá que modificarla y volver a entregarla al Revisor, volviendo a repetirse el al paso 3. 3

4 l. Si el revisor aprueba la evaluación, ésta volverá a manos del evaluador, quien podrá entregarla al evaluado para que la Firme o la Apele. 5) Enviar la evaluación para firma del evaluado (Evaluador) m. Cuando Revisor y Evaluador están de acuerdo con la información consignada en el formulario, el Evaluador deberá enviar el formulario definitivamente. n. En esta etapa el evaluador no puede modificar el formulario, sólo enviar definitivamente para que el evaluado firme o apele. 6) Firma final o Apelación (Evaluado) o. El evaluado debe ingresar al sistema para ver su formulario de Metas y Aceptar o Rechazar la evaluación que ha recibido de su evaluador p. En el caso que la Acepte (firmar), el ciclo estará completado y no se requerira ninguna otra acción. q. En caso que la Rechace (Apelar), el formulario pasa a manos de un comité de Apelación quien dirimirá la calificación general. r. En esta etapa el evaluado no puede modificar el formulario. COMO ACCEDER AL SISTEMA 1) Abre tu navegador Internet Explorer y escribe la siguiente dirección Figura 1: dirección para acceder al sistema. 4

5 2) Espera a que se cargue la página y tendrías que ver la pantalla que se muestra en la figura 2. Figura 2: Página de acceso al sistema. 3) En la parte derecha de la pantalla encontrarás una sección denominda Accede a tu cuenta, alli podrás ingresar tu RUT y tu contraseña a. Asegúrate de ingresar tu RUT sin puntos, con el guión y el dígito verificador. b. Tu clave inicial es tu fecha de nacimiento, escrito en el formato dd/mm/aaaa. Luego que ingreses por primera vez, estarás obligado a cambiar la clave. 4) Nota que tienes una opción para solicitar ayuda a través del teléfono o el correo electrónico. Este soporte te proveerá ayuda en las siguientes situaciones: a. No recuerdas como se acceder al sistema b. No encuentras el botón ACCEDER, para ingresar al sistema c. Olvidaste tu contraseña d. No sabes en que etapa del proceso de evaluación estás o que paso te corresponde realizar e. No sabes como llenar el formulario 5

6 PROBLEMAS TÍPICOS PARA ACCERDER AL SISTEMA Es posible no veas el botón ACCEDER (como se muesta en la figura de la izquierda). En este caso no podrás ingresar al sistema aunque digites correctamente tu RUT y tu clave. Esto se debe a que tu navegador de internet presenta algunos de los siguientes problemas de configuración: Los elementos emergentes para el sitio están bloqueados Adobe Flash Player no está instalado. Figura 3: Error de configuración Otro problema es que estés usando una versión de Internet Explorer distinta a la versión 7.0. Cualquiera otra versión o marca de navegador, podría ocasionar problemas de acceso u operación. Sea cual sea el problema, te recomendamos que sigas las instrucciones que aparecen en la página o simplemente llames a la mesa de soporte al fono (02)

7 PAGINA PRINCIPAL O PANEL DE CONTROL Una vez que hayas entrado al sistema, la primera página que verás será similar a la que se muestra en la figura Figura 4: Página princial o Panel de Control # Acción / Función 1 Zona de Soporte. Siempre Encontrarás los datos para solicitar ayuda. 2 Indicador de ubicación. Indica el nombre de la sección del sistema donde te encuentras. 3 Zona de información del usuario. Indica tu nombre, RUT, la empresa y el nombre de quien le corresponde evaluarte. 4 Botón para acceder a tu propio formulario de propuesta de objetivos y evaluación. 5 Botón para ver el reporte detallado de progreso de las evaluaciones de tu equipo. 6 Listado de colaboradores que debes evaluar. Sólo aparecerá si tienes personal a tu cargo. En este listado verás 4 datos a) Nombre del evaluado b) Vínculo para acceder al formulario del evaluado (El nombre del vínculo cambiará en 7

8 # Acción / Función función de la etapa en el que se encuentra el formulario). c) Estado de la evaluación. El ticket se prende cuando el proceso está finalizado d) Bitácora de comentarios. Puedes hacer clic para agregar un comentario general al formulario de evaluación. 7 Listado de evaluaciones que tienes pendientes de Revisar. Sólo verás datos en este listado si algunos de tus subalternos tiene personal a cargo y ya lo ha evaluado. Los datos que se muestran en este listado son. 8 Vínculo para salir del sistema. Te permite cerrar la sesión de trabajo. Es recomendable que cierres el sistema usando esta opción. COMO LLENAR EL FORMULARIO DE OBJETIVOS Y EVALUACION 1) Si necesitas acceder a tu propio formulario. Haz clic en el botón Mis Metas, que se muestra a continuación en la figura 5. Figura 5. Botón para acceder a tu propio formulario 2) Si necesitas ingresar al formulario de evaluación de una de tus colaboradores, haz clic en el vínculo de acceso al formulario, al lado derecho del nombre del evaluado, que se encuentra en el listado de evaluados (Ver figura 4. Punto 6.b). Una vez que hayas ingresado al formulario, verás una página como la que se muestra a continuación en la figura 6. En la figura sólo se alcanza a desplegar uno de los cuatro cuadrantes que debes completar. Para ver el resto, debes usar la barra de desplazamiento vertical del navegador de Internet. 8

9 Figura 6: Formulario para gestionar y evaluar objetivos (sólo se muestra un cuadrante) Las acciones y funciones que se explican a continuación, son válidas para cada uno de los cuadrantes del formulario. # Acción / Función 1 Zona de Soporte. Siempre Encontrarás los datos para solicitar ayuda. 2 Zona de información del usuario. Te indica tu nombre, tu RUT, la empresa y el nombre de quien le corresponde evaluarte. 3 Indicador de ubicación. Indica el nombre de la sección del sistema donde te encuentras. 4 Nombre del colaborador al que pertenece el formulario abierto 5 Botón para agregar comentarios genéricos (no asociados a ningún cuadrante). Estará disponible en todo momento, independiente de la etapa en que se encuentre el formulario. 6 Botón para volver a la página anterior (listado de evaluados) 7 Botón para guardar lo que llevas ingresado hasta el momento en el formulario (Borrador). Este botón estará visible sólo cuando corresponda. 9

10 # Acción / Función 8 Botón Enviar definitivamente. Permite hacer avanzar el formulario a la próxima etapa. Estará visible sólo cuando corresponda. En el momento de presionarlo el sistema validará que toda la información requerida haya sido ingresada adecuadamente. 9 Lista de calificación final. Permite decidir cual la evaluación global de los cuatro cuadrantes. A medida que vayas calificando cada uno de los cuadrantes, la calificación final se recalcula automáticamente. Sin embargo, puedes volver a establecer el valor que más se ajuste a tu percepción global. 10 Barra de título del cuadrante y botón para agregar un comentario específico al cuadrante. Estará disponible en todo momento independiente de la etapa en que se encuentre el formulario. 11 Ponderador del cuadrante. Puedes ajustar el peso que el cuadrante tendrá al momento de calcular la calificación final. Debes ingresar un valor igual o superior a Zona de objetivos ingresados. Aparecerá un listado con todos los objetivos que has agredado al cuadrante hasta el momento. Debes agregar al menos 1 objetivo por cuadrante y hasta un máximo de 30. Cada objetivo esta compuesto por la siguiente información, explicado de izquierda a derecha: a) Cuadro de selección. Permite seleccionar un objetivo para luego eliminarlo. b) Objetivo. Corresponde a la descripción del objetivo. Puedes ingresar hasta 250 caracteres. c) Cumplimiento Evaluado/Evaluador. Permite ingresar un comentario al evaluado o al evaluador, que describe de que manera cree que se logró el objetivo. d) Calificación del cuadrante (Evaluado / Evaluador). Nota: el evaluado sólo podrá ingresar información en el formulario si el evaluador no ha iniciado el llenado previamente. 13 Zona para agregar un nuevo objetivo. Acá puedes agregar un nuevo objetivo al cuadrante. Completa la información que te corresponda y luego haz clic en Guardar y Agregar Nuevo. 14 Vínculo para salir del sistema. Te permite cerrar la sesión de trabajo. Es recomendable que cierres el sistema usando esta opción. 10

11 COMO PUEDO REVISAR LAS ETAPAS POR LAS QUE HA PASADO UN FORMULARIO Cada vez que el evaluado, el evaluador, el revisor o el administrador del sistema realizan un cambio relevante a un formulario de evaluación, dicho cambio queda consignado en el Historial de cambios del formulario. La figura 9 muestra el aspecto que tiene la bitácora de cambios de un formulario, el cual se encuentra al final del formulario de evaluación Figura 9: Historial de cambios relevantes del formulario 11

12 INDICADOR DEL ESTADO ACTUAL EN QUE ESTÁ UN FORMULARIO Cada vez que un formulario pasa de una etapa a otra, el sistema notificará de su estado y de las restricciones que podría tener. Debido a que el estado de un formulario es dinámico y depende del usuario que lo está mirando, es posible que en ciertas circunstancias no aparezca esta información de estado, lo que quiere decir que el formulario está completamente disponible para su edición. En la figura 10 se destaca en un área demarcada la zona de indicación de estado del formulario. Figura 10: Alerta de estado y restricciones del formulario 12

13 CÓMO USO EL REPORTE PARA VER EL PROGRESO DE TU EQUIPO EXTENDIDO Si tienes mucho personal a, tal vez te interese conocer no sólo el estado en que se encuentran las evaluaciones de tus colaboradores directos, sino ademas el progreso de los equipos de niveles inferiores en la organización. Para ingresar al reporte tienes que hacer clic en el botón Ver Reporte Colaboradores que se encuentra en el panel de control. Vea figura 4.5. La figura 11 explica la operación del reporte de progreso Figura 11: Reporte de progreso 13

14 # Acción / Función 1 Zona de filtros y búsqueda. Puedes filtrar por uno o más de los criterios disponibles o bien buscar a un evaluado o evaluador específico dentro de tu equipo extendido 2 Exportar a Excel. Puedes descargar a una hoja Excel, el resultado de la búsqueda y realizar tus propios informes. 3 Botón para volver al panel de control 4 Listado de evaluados y/o evaluadores que coinciden con el criterio de búsqueda. Las columnos que arroja este listado son: a) Tipo. Indica si el evaluado depende directamente de ti (Directo) o bien depende de uno de tus colaboradores (Indirecto) b) Rut Evaluador c) Nombre evaluador d) Rut Evaluado e) Nombre Evaluado f) Estado general del evaluado: Indica en que etapa del proceso se encuentra el formularios del evaluado. g) Estado de equipo a su cargo. Indica el progreso de las evaluaciones del personal a cargo del evaluado. Cuando éste no tiene personal a cargo aparece /A. Si tiene personal a cargo aparacerá Completo o Incompleto según el caso y un vínculo profundizar en la revisión. 5 Gráfico de resumen. Muestra un visión general del estado de avance del personal directa e indirectamente vinculado a ti. Entre más alto sea tu nivel jerárquico más información podras ver en el gráfico. CONCLUSION Mediante la automatización de nuestro proceso de evaluación del desempeño, se hace mucho más fácil monitorear de cerca el proceso completo para garantizar el cumplimiento en toda la organización. Este sistema nos ayuda a asegurar que la gestión de desempeño se construya en torno a las mejores prácticas, fomentando la participación de las gerencias y de los empleados, dando como resultado una mayor coherencia en todo el proceso de revisión. Agradecemos que te hayas tomado el tiempo de revisar el tutorial y que te invitamos a comenzar hoy mismo a usar nuestro sistema de evaluación de desempeño en línea. Si necesitas apoyo, no dudes en llamar a nuestra mesa de soporte al (02) o escribirnos al correo soporte@dl.cl 14

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