Cambios en el Módulo Administrativo 2012 Consulta de Expedientes, Reportes en formato PDF, Modificación Tipo de Recurso

Transcripción

1 Cambios en el Módulo Administrativo Consulta de Expedientes, Reportes en formato PDF, Modificación Tipo de Recurso

2 CONTENIDO 1. INTRODUCCION CONSULTA DE EXPEDIENTES Perfil de Usuario Consulta de Expedientes VALIDACION: FECHA DE DOCUMENTO ERRADA OPERACIONES DE INGRESOS: Mejor Fecha de Pago MODIFICACION DEL TIPO DE RECURSO GENERACION DE REPORTES EN FORMATOS PDF LISTADO DE CUENTAS BANCARIAS REPORTE Detalle de la Carta Orden Electrónica Manual de Cambios - Versión del 05 de Octubre del 2

3 1. INTRODUCCION En este documento se describir án d e manera clara y concisa los cambio s que se han incorpor ado en la versión del 05/10/ co n la finalid ad de p er mitir a las Unid ad es Ejecutor as (UEs) obtener una información oportuna y confiable. El presente manual describe los siguientes cambios implementados en el Módulo Administrativo del Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF SP: Consulta de Expedientes. Validación en la base de datos del Oracle: Fecha no Válida. Bloqueo del campo Mejor fecha de Pago en Operaciones de Ingresos. Modificación del Tipo de Recurso. Generación de Reportes en formato PDF. Listado de Cuentas Bancarias Reporte Detalle de la Carta Orden Electrónica 2. CONSULTA DE EXPEDIENTES A partir de esta versió n se cuenta con la Consulta de Expe die ntes, en la necesid ad de centr alizar las consultas de exp edientes efectuad as por los Usuarios d e las distintas áreas d e la UE. Pr eviamente, en la opció n Perfil d e Usuarios d el Módulo d e Segurid ad, el Ad ministr ador del Sistema d ará el per miso correspondiente. Esta opció n ha sid o incorpor ad a en el Sub mód ulo Consultas. Manual de Cambios - Versión del 05 de Octubre del 3

4 A continuación se explicará el procedimiento a seguir, para que los Usuarios puedan visualizar la Consulta de Expedientes. 2.1 Perfil de Usuario En el menú Consulta del Módulo Administrativo se ha incorporado la Consulta de Expedientes y en la parte superior los recuadros con las Fases: Compromiso, Devengado, Girado, Pagado, Rendición, Determinado y Recaudado que permite refinar la información mostrada en la Consulta. El Administrador del Sistema dará el(os) accesos correspondientes a los Usuarios del Sistema dando check en el Menú Consulta de Expediente y en el recuadro de la(s) Fase(s) Manual de Cambios - Versión del 05 de Octubre del 4

5 2.2 Consulta de Expedientes La Consulta de Expedientes presentará información de acuerdo a la(s) fase(s) autorizada(s) por el Administrador del Sistema a través del Perfil de Usuario. La Consulta de Expedientes consta de 2 secciones: Sección Superior, permite ver los datos generales del Expediente seleccionado, como son: Ciclo, Fase, Certificado Anual, Número del Documento de la Fase, Fecha, Rubro, Moneda, Monto Nacional y Estado de Envío. Sección Inferior presenta 2 pestañas: Detalle del Expediente, muestra los datos del Tipo de Operación, Área, Documento, Número, Fecha, Rubro, Tipo de Financiamiento, Proveedor, Nota, Clasificador, Meta y Documento B. Secuencias del Expediente, muestra los datos mencionados en el párrafo anterior de la Secuencia del Expediente SIAF (anulación, Rebaja, devolución, etc.). Sección Superior Sección Inferior Manual de Cambios - Versión del 05 de Octubre del 5

6 Así mismo, la Consulta de Expediente permite realizar la búsqueda de 2 maneras: a) Por Expediente, digitar en el campo de búsqueda del mismo nombre el Número de Expediente y dar enter. Como resultado. la Consulta de Expedientes muestra los datos del Expediente y la Fase según el acceso del Usuario. En este caso, los datos de la fase del Compromiso del Expediente b) Binocular, permite ingresar a la ventana Consulta de Expedientes para realizar la búsqueda introduciendo o seleccionando parámetros en los siguientes campos: Texto a buscar, En Documento o En Glosa Tipo de Operación, seleccionar el Tipo de Operación según la lista despegable. Rubro, seleccionar el Rubro según la lista despegable. Ciclo, seleccionar si es Gasto o Ingreso Estado de Envío, seleccionar Todos, Pendientes, Habilitados para Envío, Transmitidos. Manual de Cambios - Versión del 05 de Octubre del 6

7 El Sistema presentará todos los expedientes que coinciden con los parámetros de búsqueda. Seleccionar el Expediente SIAF y Aceptar para regresar a la Pantalla Principal. 3. VALIDACION: FECHA DE DOCUMENTO ERRADA Se ha incorporado la Validación: Fecha del Documento no puede ser mayor a la Fecha Actual para Operaciones de Ingresos y de Gastos y sus Secuencias. El Sistema rechazará con el mensaje 0082 FECHA DE DOCUMENTO A ERRADA. Manual de Cambios - Versión del 05 de Octubre del 7

8 4. OPERACIONES DE INGRESOS: Mejor Fecha de Pago Para el registro de las Operaciones de Ingreso Determinado y Recaudado se ha bloqueado el campo Mejor Fecha de Pago por no corresponder. 5. MODIFICACION DEL TIPO DE RECURSO En el submódulo Registro opción Modificaciones SIAF se ha incorporado la opción Modificación de Tipo de Recurso, el cual permite modificar el Tipo de Recurso de los expedientes de Gastos que no cuenten con Girado. Manual de Cambios - Versión del 05 de Octubre del 8

9 A continuación se explicará los pasos para modificar el Tipo de Recurso: a) Ubicar el cursor en la ventana Modificación de Tipo de Recurso y activar con el botón derecho del mouse el Menú Contextual. Seleccionar Crear Modificación. b) Presionar el botón para ingresar a la siguiente ventana. El Sistema genera el correlativo Sec. Modific En la ventana Seleccione el Expediente a Modificar, el Sistema mostrará los expedientes que pueden ser modificados. Manual de Cambios - Versión del 05 de Octubre del 9

10 c) Dar en el Expediente a Modificar y Aceptar. Para buscar un determinado Expediente puede hacer uso del campo de búsqueda Expediente. d) Seguidamente, se regresa a la ventana Modificación de Tipo de Recurso. En esta ventana, el Sistema presenta 2 secciones principales: Sección Superior, contiene los datos del Rubro, Moneda y Monto Inicial del Expediente a modificar. Sección Inferior, aparecen los campos DICE con el dato del Tipo de Recurso y DEBE DECIR para seleccionar o ingresar el Tipo de Recurso a modificar. e) Por último grabar los cambios para Habilitar para Envío y Transmitir. Manual de Cambios - Versión del 05 de Octubre del 10

11 6. GENERACION DE REPORTES EN FORMATOS PDF En el menú Reportes del Módulo Administrativo se ha incorporado la generación de archivos PDF para todos los reportes. Para poder generar dichos archivos en PDF se requiere tener instalado el software Acrobat Reader. La particularidad del reporte en PDF, así como del archivo Excel y DBF es generar los archivos en la carpeta de Listados de la raíz del Siaf_vfp. Para generar el reporte en formato PDF, seguir los siguientes pasos: a) Seleccionar de la lista desplegable del campo Formato PDF. b) Presionar el botón Exportar archivo para generar el archivo en Formato PDF en la carpeta de Listados de la raíz del Siaf_vfp. c) Luego, el Sistema presenta el mensaje de aviso: Se ha generado el Archivo: listados\adm_12_etapa_meta_25_10_1012_17_41-pdf, el cual da a conocer la ruta donde se guardó el archivo. d) Dar Aceptar. Manual de Cambios - Versión del 05 de Octubre del 11

12 7. LISTADO DE CUENTAS BANCARIAS Todos los reportes dentro de los diferentes módulos del SIAF son emitidos a través de una ventana con Criterios de Selección, el cual permite establecer criterios de una manera muy sencilla, por ese motivo a partir de la versión se ha incorporado en el reporte Listado de Cuentas Bancarias la ventana Registro SIAF Listado de Cuentas Bancarias que contiene 2 secciones principales: Sección Formato, se puede opcionalmente ver el reporte en pantalla presionado el botón, mandar a imprimirlo directamente a la impresora presionado el botón o convertir el reporte en un archivo PDF, Excel o DBF presionado el botón. Sección Criterio de Selección, que es donde se muestran todos los criterios de selección que aplicarán al reporte para filtrar la información, como se aprecia en la siguiente Pantalla. Manual de Cambios - Versión del 05 de Octubre del 12

13 8. REPORTE Detalle de la Carta Orden Electrónica 084 En los reportes de Tesorería, se ha incorporado el Detalle de la Carta Orden Electrónica 084, que mostrará los datos de las Cartas Órdenes Electrónicas (084) emitidas por la Unidad Ejecutora (UE). Al ingresar al submenú Reportes / Tesorería / Detalle de la Carta Orden Electrónica 084, el Sistema presenta la ventana del mismo nombre con 2 secciones: Sección Formato, se puede opcionalmente ver el reporte en pantalla presionado el botón, mandar a imprimirlo directamente a la impresora presionado el botón o convertir el reporte en un archivo PDF, Excel o DBF mediante el botón. Sección Criterio de Selección, los siguientes criterios de Selección aplicarán al reporte para filtrar la información: Año de Ejecución, Seleccionar de la lista desplegable el año en que se emitieron las Cartas Ordenes Electrónica 084 o Todos. Mes, Seleccionar de la lista desplegable el mes en que se emitieron las Cartas Ordenes Electrónica 084 o Todos. Motivo de Pago, seleccionar de la lista desplegable el motivo de pago: Normales, Judiciales o Todos. Rangos por Expediente, ingresar los datos en los campos Desde o marcar Todos. Hasta Manual de Cambios - Versión del 05 de Octubre del 13

14 El reporte Detalle de la Carta Orden Electrónica 084 indica los datos de la Carta Orden Electrónica: Número de Cuenta de Ahorro, Documento de Identidad (Tipo y Nro), Monto Girado, Año, Mes Girado y Expediente SIAF con Motivo de Pago, Nro de Carta Orden, Fecha Girado y Fecha Pagado. Ver Pantalla. Manual de Cambios - Versión del 05 de Octubre del 14