CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

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1 CÓDIGO: P-MC- PÁGINA: 1 DE 6 CONTROL DE REVISÓ GERENTE DE BIENESTAR LABORAL, CALIDAD Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

2 CÓDIGO: P-MC- PÁGINA: 2 DE 6 1. OBJETIVO Asegurar la identificación y control del servicio y/o producto no conforme con los requisitos, con el fin de prevenir su uso o entrega no intencional. 2. ALCANCE Inicia con la identificación del servicio no conforme en cada uno de los procesos del SGC de la Gobernación, previa verificación de cumplimiento de los requisitos, continúa con las definiciones de acciones a tomar frente al servicio no conforme, y finaliza con la verificación del cumplimiento de los requisitos, después de haber sido corregido. Aplica a todos los procesos. 3. DEFINICIONES Concesión: Autorización para utilizar o liberar un servicio que no es conforme con los requisitos especificados. Está generalmente limitada a la entrega de un servicio que tiene características no conformes, dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad acordados. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad. Desecho: Acción tomada sobre un servicio no conforme para impedir su uso inicialmente previsto. Reproceso: Acción tomada sobre un servicio no conforme para que cumpla con los requisitos. Servicio no conforme: Aquel que no cumple los requisitos especificados por los clientes, la organización, entes de control y otras partes interesadas. Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.

3 CÓDIGO: P-MC- PÁGINA: 3 DE 6 4. RESPONSABLE Representante de la Dirección Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y Desarrollo Organizacional Líderes de los Procesos 5. DESARROLLO NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO Los Productos/Servicios no conformes pueden identificarse en algunas de las siguientes fuentes: INICIO 1 Líder de proceso 2 Líder de proceso 3 Líder de proceso - Quejas, - Reclamos, - Peticiones, - Auditorías internas, - Revisión de informes de prestación de servicios. - Inspecciones, - Informes de supervisión o interventoría (Designados por el cliente). - Tutelas, - Derechos de Petición. Se concibe como producto no conforme el incumplimiento de los: Planes, programas y/o Proyectos que el proceso establece para dar cumplimiento a su objetivo. Identificar y registrar el servicio y/o producto no conforme en el formato F- MC- se deberá diligenciar el nombre de quien reporta la novedad, fecha y descripción Determinar fuentes de Productos no conforme Identificar producto/servici o No conforme Identificar y registrar el producto / servicio no conforme

4 CÓDIGO: P-MC- PÁGINA: 4 DE 6 4 Líder de proceso 5 Líder de proceso Registrar, analizar y determinar en el formato F- MC- la acción tomada como correctivo para dar solución inmediata del no conforme detectado, se marcará el tipo de tratamiento a realizar. Reproceso: Es repetir el servicio y/o producto no conforme. Desecho: Eliminación del producto no conforme; no prestación del servicio no conforme. Concesión: Permitir el uso del servicio y/o producto no conforme con previa autorización del líder proceso por un tiempo determinado. Ejecutar el plan de acción según el tratamiento definido. Registrar, analizar y determinar en el formato la acción tomada como correctivo para dar la solución inmediata Ejecutar plan de acción 6 Se realizará acciones preventivas, correctivas o de mejora? No 8 7 Líder de proceso 8 Líder de proceso SI: Aplicar al procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora P- MC-02. NO: Verificar el resultado del tratamiento y diligenciar la fecha donde se confirma Si Aplicar el procedimiento P-MC-02 Verificar el resultado del tratamiento Registro de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora F-MC-02

5 CÓDIGO: P-MC- PÁGINA: 5 DE 6 9 Líder de proceso Determinar las no conformidades más frecuentes y/o de mayor impacto y realizar acciones correctivas para eliminar la repetición de las mismas. Determinar las no conformidades más frecuente y/o de mayor impacto, realizar acciones Registro de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora F-MC-02/ 10 Líder de proceso Informar las no conformidades más frecuentes o de mayor impacto al Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y Desarrollo Organizacional el respectivo tratamiento. Informar las no conformidades más frecuentes o de mayor impacto 11 Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y Desarrollo Relacionar las no conformidades del registro del control del producto y/o servicio no conforme F-MC- y las acciones que se hayan generado. Relacionar las no conformidades FIN 6. REGISTROS Registro Responsable Como conservarlo Control del Líder del Medio físico Producto y/o Proceso Conforme F- MC- Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora F- MC-02 Líder del Proceso Medio físico Donde conservarlo Archivo del Proceso Archivo del Proceso Tiempo de conservación Disposición final

6 CÓDIGO: P-MC- PÁGINA: 6 DE 6 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 1 Según Acto Administrativo Versión inicial 2 Según Acto Administrativo Reingeniería de Procesos Revisión y ajuste del 3 15 de marzo de 20 procedimiento como resultado de la Acción correctiva N. 00 del 15 de febrero de 20. Se modifica el numeral 3 del documento, ya que se 4 15 de julio de 20 revisaron las definiciones con el fin de aclarar y lograr un mayor entendimiento. Se actualizó el logo y se 5 17 de Septiembre de 22 ajustaron las responsabilidades. Por cambios en la 6 18 de Junio de 23 designación de cargos, modificaciones en las actividades y en el formato. Se elimina la utilización del documento F-MC-08 Teniendo 7 30 de Junio de 25. en cuenta que la definición de producto No conforme queda asociada al incumplimiento de planes, programas y proyectos.