GUÍA DE INICIO RÁPIDO

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1 GUÍA DE INICIO RÁPIDO 1

2 CONTENIDO... 1 Qué es e-bill? Crear una cuenta en e-bill Registrar información de su empresa Logotipo a su Factura Electrónica Crear base de clientes Creación por importación Creación manual Crear base de productos/servicios Configuración de facturación Seleccionar el modo de facturación Seleccionar tipo de facturación Generar la Clave de contenido técnico (DIAN) Generar acuerdos con los clientes Reportes de la DIAN Seleccionar estilos de facturación Configuración Tributaria Establecer los textos fiscales de la factura Establecer la resolución de facturación a utilizar Iniciar la Facturación Facturación Manual Facturación por Integración

3 QUÉ ES E-BILL? Es una herramienta útil y práctica que le permitirá realizar el Proceso de Facturación en un Formato Digital. Nuestra plataforma en la nube le permitirá Crear, Enviar, y Conservar su Factura. A continuación encontrará los cinco pasos esenciales para comenzar a facturar con e-bill: 1. CREAR UNA CUENTA EN E- BILL. 1. Ingrese un nombre de usuario. 2. Ingrese una contraseña con 8 caracteres y un carácter simbólico 3. Registre su correo electrónico. 3

4 2. REGISTRAR INFORMACIÓN DE SU EMPRESA. 2.1 LOGOTIPO A SU FACTURA ELECTRÓNICA. 1. Haga click en el menú desplegable ADMINISTRACIÓN. 2. Haga click en EMPRESA. 3. Haga click en EDITAR. 4. Ingrese la dirección web de logo en URL RUTA LOGO. 5. Haga Clic en ACTUALIZAR. 4

5 2.2 CREAR BASE DE CLIENTES CREACIÓN POR IMPORTACIÓN. 1. Haga click en MENÚ PRINCIPAL. 2. Haga click en CARGAR ERP. 3. Seleccione el archivo Excel formato XLS en la sección CLIENTES. Nota: Para ver formato de carga haga clic en DESCARGAR MODELO XLS PARA CARGAR CLIENTES). 4. Haga click sobre el icono azul para cargar el archivo. 5

6 2.1.2 CREACIÓN MANUAL. 1. Haga click en ADMINISTRACIÓN. 2. Haga click en CLIENTES. 3. Haga click en NUEVO REGISTRO e Ingrese los datos del nuevo cliente. 4. Haga click en ACTUALIZAR CREACIÓN DE NUEVA DIRECCIÓN DESDE CLIENTES: 1. Haga click en NUEVA DIRECCIÓN. 6

7 2. Aparecerá una ventana emergente, ingrese la información y haga click en ACTUALIZAR. 3. Cierre la ventana emergente. 4. Seleccione la nueva dirección registrada. 5. Haga click en ACTUALIZAR. 2.3 CREAR BASE DE PRODUCTOS/SERVICIOS CREACION POR IMPORTACIÓN. 1. Haga click en MENÚ PRINCIPAL. 2. Haga click en CARGAR ERP. 3. Seleccione el archivo Excel formato XLS en la sección PRODUCTO/SERVICIO. Nota: Para ver formato de carga haga clic en DESCARGAR MODELO XLS PARA CARGAR PRODUCTOS. 4. Haga click sobre el icono azul para cargar el archivo. 7

8 2.3.2 CREACION MANUAL CREAR UNIDAD DE MEDIDA. 1. Haga click en PRODUCTOS. 2. Haga click en UNIDADES 3. Haga click en NUEVO REGISTRO. 4. Registre una nueva unidad de medida y haga clic en ACTUALIZAR CREAR IMPUESTO. 1. Haga click en PRODUCTOS. 2. Haga click en IMPUESTOS. 8

9 3. Haga click en NUEVO REGISTRO. 4. Registre el nuevo impuesto y haga clic en ACTUALIZAR CREAR PRODUCTO/ SERIVICIO. 1. Haga click en PRODUCTOS. 2. Haga click en PROD/SERV. 3. Haga click en NUEVO REGISTRO. 4. Registre los datos básicos del Producto/servicio Y haga clic en ACTUALIZAR. 9

10 3. CONFIGURACIÓN DE FACTURACIÓN. 3.1 SELECCIONAR EL MODO DE FACTURACIÓN SELECCIONAR FACTURACIÓN MANUAL. 1. Haga click en MÁS ADMINISTRACIÓN. 2. Haga click en PARÁMETROS FISCALES. 3. Haga click en NUEVO REGISTRO. 10

11 4. Seleccione en Modo de Facturación la opción MANUAL. 5. Haga click en ACTUALIZAR SELECCIONAR POR TIPO DE INTEGRACIÓN. 1. Haga click en MÁS ADMINISTRACIÓN. 2. Haga click en PARÁMETROS FISCALES. 3. Haga click en EDITAR. 4. Seleccione Modo de Facturación INTEGRACIÓN. 5. Ingrese el Nombre de la integración ERP. 6. Haga click en ACTUALIZAR. 11

12 3.2 SELECCIONAR TIPO DE FACTURACIÓN. El tipo de facturación se elige por cliente y cuando se genera por acuerdo en general, pero deberá ingresar el modo de facturación cuando registre la resolución GENERAR LA CLAVE DE CONTENIDO TÉCNICO (DIAN) Ingrese al siguiente link y registre sus datos en el portal de la DIAN: https://muisca.dian.gov.co/webrutmuisca/definscripcionrut.faces;jsessionid=61e974e572 8B2452BE5D2274D30CE Haga clic en GENERACIÓN DE CLAVE DE CONTENIDO TÉCNICO. 2. Haga clic en GENERAR. 12

13 3. Seleccione su certificado. 4. Ingrese la Contraseña. 5. Haga clic en FIRMAR REGISTRAR CLAVE TECNICA DE CONTROL EN EL PORTAL E-BILL. 1. Haga click en MÁS ADMINISTRACIÓN. 2. Haga click en PARÁMETROS FISCALES. 3. Haga click en EDITAR. 13

14 4. Registre la Clave de Contenido Técnico que generó en el portal MUISCA - DIAN. 5. Haga click en ACTUALIZAR GENERAR ACUERDOS CON LOS CLIENTES. Para generar y enviar los acuerdos para clientes siga los siguientes pasos: 1. En el panel RECEPCIÓN haga clic en ACUERDOS ENVIAR ACUERDO AL CLIENTE DESDE EBILL NOTIFICACIÓN DE ACUERDO. 1. Haga clic en MODIFICAR FORMATO DE ACUERDO SIMPLE. 14

15 2. Seleccione ACUERDO. 3. Haga clic sobre Documento Definitivo. 4. Haga clic en GRABAR. Nota: repita estos pasos con las siguientes notificaciones: Notificación de Acuerdo. Enlace de Aceptación de Factura. Aceptación de Factura Electrónica. Rechazo de Factura Electrónica. Factura Electrónica. 15

16 ENVIAR NOTIFICACIÓN DE ACUERDO. 1. Haga click en el + (Más) para expandir la opción CLIENTES. 2. Haga click en la opción CLIENTES SIN ACUERDO. 3. Seleccione el cliente. 4. Haga click en AGREGAR. 5. Haga click en ACUERDOS POR ENVÍAR. 6. Seleccione el cliente. 7. Haga click en ENVIAR. 16

17 REGISTRAR ACUERDO FÍSICO EN EBILL 1. Ingrese a la opción ADMINITRACIÓN SIMPLE. 2. Haga click en NUEVO REGISTRO. 3. Diligencie los campos requeridos (Vea recuadros azules). 4. Haga click en ACTUALIZAR. 17

18 3.2.3 REPORTES DE LA DIAN ESTABLECER EL CONSECUTIVO DE LOS REPORTES DE LA DIAN. 1. Haga click en MÁS ADMINISTRACIÓN. 2. Haga click en PARÁMETROS FISCALES. 3. Haga click en EDITAR. 4. Ingrese Cero (0) en el campo CONSECUTIVO DE ENVÍO. 5. Haga click en ACTUALIZAR. 18

19 3.3 SELECCIONAR ESTILOS DE FACTURACIÓN. 1. Haga clic en MÁS ADMINISTRACIÓN. 2. Haga clic en ESTILOS DE FACTURA. 3. Seleccione el Estilo de Factura de su preferencia. Nota: Usted puede descargar la muestra del formato haciendo clic en DESCARGAR MUESTRA EN PDF 4. Haga clic en GRABAR. 19

20 4. CONFIGURACIÓN TRIBUTARIA 4.1 ESTABLECER LOS TEXTOS FISCALES DE LA FACTURA. 1. Haga click MAS ADMINISTRACION. 2. Haga click en PARÁMETROS FISCALES. 3. Haga click en EDITAR. 4. Ingrese los Textos Fiscales en los campos señalados. 5. Haga click en ACTUALIZACIÓN. 20

21 4.2 ESTABLECER LA RESOLUCIÓN DE FACTURACIÓN A UTILIZAR. 1. Haga click en CONFIGURACIÓN. 2. Haga click en RESOLUCIONES. 3. Haga click en NUEVO REGISTRO. 4. Registre los datos de la resolución y para finalizar haga click en ACTUALIZAR. 21

22 5. INICIAR LA FACTURACIÓN 5.1 FACTURACIÓN MANUAL. 1. Haga click en MENÚ PRINCIPAL. 2. Haga click en CARGAR FACTURA. 3. Haga click seleccione el cliente. 4. ingrese la información de su producto/servicio y haga clic sobre el símbolo + (Más) para agregar el producto/servicio a su factura. 5. Para guardar la factura haga click en GUARDAR Y TERMINAR. 22

23 5.2 FACTURACIÓN POR INTEGRACIÓN. 1. Haga click en MENÚ PRINCIPAL. 2. Haga click en CARGAR ERP. 3. Seleccione el documento de facturas. 4. Haga clic sobre el icono Azul para cargar las facturas. 23

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