La gestión de RRHH en el Gobierno Vasco. Octubre 2008

Transcripción

1 La gestión de RRHH en el Gobierno Vasco Octubre

2 Agenda 1997 Primeros pasos para la racionalización de los RRHH Problemas detectados 2002 Implantación de los análisis funcionales Objetivos Alcance Materialización de la concepción dinámica Funciones-Tareas Revisión relación de los Puestos de Trabajo Nuevos conceptos surgidos Realización de una encuesta vía Intranet Arquitectura Estudio de la encuesta Trabajo posterior a la encuesta Funcionalidades principales 2

3 Agenda 2008 Nueva encuesta de puestos de trabajo Diferencias con la anterior Estudio de la nueva encuesta Nuevas funcionalidades 3

4 Primeros pasos para la racionalización de los RRHH 1997 Se pone en marcha un programa de racionalización de los Recursos Humanos en la CAPV Problemas detectados Desajustes en los puestos de trabajo : Definición y delimitación de funciones Asignación de los niveles retributivos Diseño de puestos sin criterios organizativos homogéneos Enunciados diferentes para las mismas funciones Enunciados similares para funciones distintas 4

5 2002 Objetivos Actualización periódica de los puestos de trabajo Adecuación a los cambios organizativos y necesidades de servicios Mejora de la eficiencia de la Admón. a través de la intervención en RRHH El puesto es una realidad dinámica que se adapta a las necesidades cambiantes de las Administraciones Públicas 5

6 Alcance El decreto será de aplicación al personal funcionario de la Administración General de la CAE y sus Organismos Autónomos quedando excluidos el personal funcionario al servicio de la administración educativa la administración de justicia Osakidetza Servicio Vasco de Salud personal de la Ertzaintza Total : 4732 puestos 6

7 Materialización de la concepción dinámica El puesto es una agrupación de funciones que se descomponen en tareas Lo que se debe hacer Funciones Responsabilidad asumida Puestos con responsabilidades similares : mismo complemento de destino. Unidad básica que define el puesto Definen puestos homogéneos Cómo se debe hacer Tareas Procesos para asumir la responsabilidad Mismas tareas en circunstancias similares : mismo complemento específico Unidad de RRHH que adecua personas a puestos : gestiona la diferencia Definen las singularidades de los puestos 7

8 Revisión de las Relaciones de los Puestos de Trabajo Racionalizan y ordenan las estructuras internas de la Admón General de la CAPV y Organismos Autónomos Determinan las necesidades de personal Definen los requisitos exigidos para el desempeño de cada puesto Posibilitan el desarrollo de los puestos de trabajo (selección, provisión, promoción, carrera, movilidad, retribución, formación, remoción) 8

9 Nuevos conceptos o redefinición de antiguos Monografías de los puestos de trabajo como documento organizativo que describe Funciones y tareas Componentes del perfil Especificidades de cada dotación 9

10 Puesto tipo Para superar la dispersión organizativa, agrupa dotaciones con similares funciones independientemente de su denominación. Es de transición, desaparece tras la implantación de los Análisis Funcionales. Representan los nuevos puestos de trabajo, con mismo complemento de destino pero pudiendo tener distinto complemento específico. Se subdividen en dotaciones Es trascendental en la estructura organizativa Puestos antes estudio : 1325 Puestos tipo : 182 Puestos : 301 Dotaciones :

11 Técnico de Gestión Económica y Presupuestaria Técnico de Gestión Económica y Presupuestaria Responsable Gestión Económico Presupuestaria Responsable Área Gestión Económico Presupuestaria 11

12 Complemento de destino Nivel de titulación exigido para desempeñar las funciones Responsabilidades ejercidas sobre otros : supervisión, control, evaluación, establecimiento de criterios Iniciativa : identificación de problemas y búsqueda de soluciones Autonomía : margen de libertad que posee para adoptar decisiones Complejidad : grado de dificultad de la información que hay que procesar 12

13 Complemento específico Especial dificultad técnica Esfuerzo intelectual Conocimientos específicos necesarios Especial responsabilidad Consecuencias de la incorrecta ejecución de tareas Recursos humanos sobre los que hay responsabilidad jerárquica Relaciones que necesita establecer con personas del interior y exterior Incompatibilidad Dedicación exclusiva a la Admón Pública Dedicación Disponibilidad con mayor presencia Disponibilidad con mayor jornada Jornada partida Penosidad, peligrosidad, riesgo 13

14 Área funcional Es una agrupación de puestos de trabajo con conocimientos y/o destrezas comunes Es un reflejo de la especialidad de los productos o servicios Es trascendental en la política de recursos humanos La Admón. debe diseñar las rutas y mecanismos de promoción profesional Objetivos Mejorar el sistema de movilidad : se adecua la capacidad del funcionario a las exigencias del puesto Disminuyen los periodos de aprendizaje Optimiza la gestión de los recursos humanos 14

15 Responsable de Planificación y Coordinación Asesor Jurídico Técnico Secretaría General Responsable de Área de Contratación Responsable Gestión Secretaría Responsable de Contratación Área jurídica Técnico Estudios Técnico de Contratación Responsable Estudios y Publicaciones Responsable de Asesoría Jurídica Letrado Servicios Jurídicos Centrales 15

16 Área relacional Son áreas distintas de las que está el puesto de trabajo con afinidad en los conocimientos exigidos. No implican agrupamiento de puestos, sólo los relacionan. Se puede optar a otros puestos del área funcional y a algunos de otras áreas funcionales 16

17 Acción Exterior Sectores Productivos y Competitividad Atención Social, Empleo y Ordenación Laboral Área jurídica Gestión Administrativa Economía y Hacienda Educación y Ciencia 17

18 Realización de una encuesta vía intranet Tecnología ASP : Java Script en cliente Visual Basic Script en servidor Base de Datos Oracle Las preguntas están modelizadas y parametrizadas, residen en una tabla de la BBDD. El usuario puede modificar online las ayudas de las pantallas, el texto de las preguntas o el texto de los informes El usuario autorizado gestiona los usuarios y los accesos a los puntos de menú 18

19 Esquema informático Servidor de aplicaciones XLNet Oracle 19

20 Preguntas de la encuesta de puestos de trabajo TAREAS MÁS RELEVANTES QUE REALIZA EN SU PUESTO DE TRABAJO REPRESENTACIÓN DE LAS TAREAS EN EL CONTENIDO DEL PUESTO HABILIDADES QUE SE REQUIEREN PARA DESARROLLAR EL PUESTO CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS. TEORÍAS Y CONCEPTOS CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS. NORMATIVA LEGAL. CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS. TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS TERCER IDIOMA EN CASO DE SER NECESARIO NIVEL DE USO DEL TERCER IDIOMA PARA EL PUESTO CUARTO IDIOMA EN CASO DE SER NECESARIO NIVEL DE USO DEL CUARTO IDIOMA PARA EL PUESTO CONOCIMIENTOS DE INFORMÁTICA NECESARIOS EN SU PUESTO TITULACIONES MÁS APROPIADAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO RASGOS DE PERSONALIDAD EQUIPOS Y HERRAMIENTAS NECESARIOS EN EL PUESTO DE TRABAJO MATERIAL DE OFICINA PERFIL DE QUIEN OCUPA EL PUESTO MANUALES DE PROCEDIMIENTO RELEVANCIA DE LAS TAREAS MATERIAL INFORMES QUE SE PRODUCEN EN SU PUESTO INFORMES QUE SE NECESITAN EN SU PUESTO PLANTILLAS DE PROCESADOR DE TEXTO O BASE DE DATOS SUPERVISIÓN, COORDINACIÓN Y CONTROL PUESTO QUE SUPERVISA LA EJECUCIÓN Y RESULTADO DE SU TRABAJO FORMA COMO SE EJERCE LA SUPERVISIÓN MOMENTO EN EL QUE SE EJERCE LA SUPERVISIÓN DE QUIEN RECIBE INSTRUCCIONES O INFORMACIÓN DENTRO DE SU DEPARTAMENTO DE QUIEN RECIBE INSTRUCCIONES O INFORMACIÓN EXTERNAMENTE A QUIEN TRANSMITE INSTRUCCIONES O INFORMACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN A QUIEN TRANSMITE INSTRUCCIONES O INFORMACIÓN EXTERNAMENTE PUESTO QUE PUEDE MODIFICAR LAS TAREAS PROPIAS DEL PUESTO FORMA DE CONTROL PUESTO/PERSONA QUE PUEDE EVALUAR SU TRABAJO LOCALIZACIÓN DEL TRABAJO EN EL EXTERIOR CONDICIONES QUE DIFICULTAN LA EJECUCIÓN DE LAS TAREAS DE SU PUESTO RASGOS DE PERSONALIDAD 20

21 Encuesta de puestos de trabajo Tareas El experto está asignado a un puesto tipo por lo que se le ofrecen una serie de tareas para que las valore en cinco conceptos : Frecuencia de realización de la tarea Duración : tiempo que dedica a ejecutar la tarea Consecuencias de una ejecución inadecuada Dificultad : información y conocimientos necesarios Dependencia : relación de esta tarea con las demás Formalización : existencia de procedimiento formalizado de ejecución Además tiene la posibilidad de añadir las que considera que realiza y no se le presentan 21

22 Encuesta de puestos de trabajo 22

23 Encuesta de puestos de trabajo 23

24 Encuesta de puestos de trabajo Habilidades :Aptitudes necesarias para desarrollar las tareas del puesto 24

25 Encuesta de puestos de trabajo Rasgos de personalidad 25

26 Y después de terminadas las encuestas, qué? Las tareas son el nudo por su dificultad y trascendencia Hacemos un estudio de criticidad en el que seleccionamos las tareas por puesto que Obtienen las puntuaciones mayores Las han valorado más expertos Saturan las funciones Realizamos entrevista a expertos que han seleccionado esas tareas Seleccionamos las tareas críticas Taxonomizamos, modelizamos y asignamos las tareas al puesto correspondiente 26

27 Igualar tareas propuestas y añadidas por el experto 27

28 Calcular criticidad 28

29 Seleccionar tareas para la entrevista 29

30 Obtención de puestos que han realizado las tareas seleccionadas 30

31 Cálculo automático de tareas críticas Calcula el menor número de tareas que hay que hacer entrevistas para que el mayor número de dotaciones tenga al menos 2 tareas entrevistadas. Nos sale además una relación de las dotaciones con las tareas que han seleccionado y las cubiertas con la hipotética selección propuesta. Puede que no todos tengan dos cubiertas, siendo esto debido o bien a que sólo ha contestado a una o bien porque nadie más tiene las seleccionadas por él/ella. Se tienen en cuenta como una las consideradas como iguales 31

32 Preguntas de la entrevista OBSERVACIONES DEL ANALISTA DETERMINACIÓN DE LA NATURALEZA DE LA TAREA PROPUESTAS INICIALES DE SIMPLIFICACIÓN Y MEJORA DEL PROCEDIMIENTO DESENCADENANTES DE LA TAREA FORMA DE MEDIR LA TAREA CLIENTE RECEPTOR DEL PRODUCTO O PROCESO DETERMINACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EJECUCIÓN DESTREZAS DE PROCEDIMIENTO REFERIDAS A LA TAREA DESTREZAS DE PROCEDIMIENTO REFERIDAS A PERSONAS DESTREZAS DE PROCEDIMIENTO MENTALES DESTREZAS DE PROCEDIMIENTO PSICOMOTORAS VALORACIÓN DEL PERFIL 32

33 Entrevista sobre una tarea 33

37 Selección final de tareas críticas Modelización : Definición de la tarea según el modo : verbo + objeto directo + objeto circunstancial Taxonomización : proporcionar un código que la identifique entre las demás Asignación a un puesto 37

38 Modelización, Taxonomización y y asignación al al puesto Realizar encuestas Realizar encuestas Realizar entrevistas Realizar entrevistas Igualar tareas Igualar tareas Fases para taxonomizar las tareas Selección de de puestos a entrevistar Cálculo de de criticidad Obtención de de puestos que que han han seleccionado las las tareas Selección de de tareas para la la entrevista 38

39 Taxonomización del resto de los descriptores Recoger todos los textos introducidos por los expertos del puesto Comprobamos la frecuencia de cada uno de los conceptos Seleccionamos los críticos Modelizamos, taxonomizamos y asignamos al puesto que se estudia 39

40 Principales funcionalidades desarrolladas Cada director puede ver los datos introducidos por sus colaboradores Tareas que más realizan Quienes han realizado la encuesta Informes de las encuestas contestadas Definición de nuevos puestos de trabajo Mesa de formación Mesa de valoración Organigramas Informes libres 40

41 Cada director puede ver los datos introducidos por sus colaboradores 41

44 Plan de implantación de los análisis funcionales Generación de puestos de trabajo Se rellena un cuestionario con las siguientes preguntas Descripción del puesto Grupo de titulación Ámbito de la función Funciones que desempeñará el puesto Tareas que desempeñará Conocimientos Destrezas de relación con personas Destrezas mentales Destrezas técnicas Titulaciones requeridas Tras la encuesta un programa calcula si ya existe un puesto similar por lo cual sólo habría que crear una dotación más o si es preciso crear un puesto nuevo 44

45 Generación de puestos de trabajo 45

48 Generación de puestos de trabajo Destrezas interpersonales Destrezas mentales Destrezas técnicas Grupo titulación Conocimientos Función Ámbito función Tareas Titulación 48

49 Mesa de formación Se ha generado un protocolo de formación cuando se accede a un puesto, el cual conlleva los siguientes puntos Formación inicial Entrenamiento inicial en tareas Formación específica Formación para responsables de área o equipo Orientaciones metodológicas Método de enseñanza y aprendizaje Procedimientos de evaluación 49

50 Mesa de valoración Tarea Frec Dura Cons Difi Peso Acum Fecha Nombre Recepción seguimiento y tramitación de documentación relacionada con el Parlamento ,66 72, XXXXXXXXXXXXXX Envío de documentación para su publicación al BOPV ,92 79, XXXXXXXXXXXXXX Realizar el registro de entrada y salida de documentos ,88 83, XXXXXXXXXXXXXX Registrar y controlar la correspondencia tanto interna como externa que llega a esa dirección de servicios ,88 87, XXXXXXXXXXXXXX Comprobar y registrar firmas de autoridades de la CAP para posteriores legalizaciones y recepción y posterior remisión a las Diputaciones de documentación en relación con adopción internacional ,46 90, XXXXXXXXXXXXXX Envío de documentación para trámite en Consejo de Gobierno ,46 94, XXXXXXXXXXXXXX Atender llamadas telefónicas, servicio de telex, dex; así como las visitas que se produzcan ,94 96, XXXXXXXXXXXXXX Realizar la distribución de la correspondencia ,66 97, XXXXXXXXXXXXXX Recepción y seguimiento de documentación para trámite al Consejo de Estado ,04 98, XXXXXXXXXXXXXX Efectuar el registro de dictámenes, Informes y Estudios de la Administración ,42 99, XXXXXXXXXXXXXX Redactar cartas, solicitudes, oficios y notas ,42 99, XXXXXXXXXXXXXX Realizar pedidos a servicios centrales para la adquisición de muebles y material de oficina ,28 100, XXXXXXXXXXXXXX 50

51 Organigramas La explotación de la información permite realizar organigramas Jerárquicos Circuitos de la información De ejecución de Tareas 51

52 Revisar los hipervínculos de las páginas, analizar los motivos y reemplazarlos en su caso Necesidad de revisar la actualización de la información publicada en la web Que tipo de revisión es? Eliminar información Incluir más información Modificaciones (Mayor claridad) Recepción de nuevas publicaciones (convocatorias, información puntual, campañas de divulgación) con respecto a lo anterior publicado Es alto el número de cambios a realizar? Sí No Revisar el Buzón de sugerencias o las dudas de las personas d e contacto Entrar en la aplicación Introducir los cambios en texto WORD Identificar las dudas más frecuentes Eliminar la información obsoleta Convertirlo a código HTML Recurrir a la información publicada Introducir la nueva información en la aplicación para su posterior publicación Introducir esa información en la aplicación Dar forma escrita al texto para solventar ambiguedades y confusiones Publicar información en Web Fin 52

53 Informes libres Plan de implantación de los análisis funcionales 53

54 Informes libres 54

55 El 30/6/2007 se realizó la modificación de las BBDD del Gobierno Vasco para asumir las modificaciones que implicaba el estudio, lo cual afectaba a Nómina Gestión de personal Aplicativos relacionados con el personal debido a Cambio en la codificación de los puestos Cambios en la forma de retribución Cambios en las exigencias de cada puesto (perfil lingüístico...) Terminado esto se empezó a diseñar la nueva encuesta de puestos de trabajo 55

56 2008 Nueva encuesta de puestos de trabajo Diferencias sobre la anterior Está mucho más dirigida (menos texto libre) y es más completa Hace reflexionar al experto Proporciona modos de evaluar las contestaciones (afloran inconsistencias) Se cuenta con una experiencia previa Se evalúan tareas, conocimientos y destrezas en frecuencia y complejidad/dificultad en vez de en los cinco conceptos de la encuesta anterior 56

57 2008 Nueva encuesta de puestos de trabajo TAREAS TAREAS PROPUESTAS Y AÑADIDAS POR EL EXPERTO ORDENACIÓN DE TAREAS POR EL EXPERTO FUNCIONES QUE CORRESPONDEN A CADA TAREA CRITERIOS DE BUENA EJECUCIÓN QUE CORRESPONDEN A CADA TAREA ESCALA DE SATURACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO PERFIL RASGOS DE PERSONALIDAD APTITUDES TITULACIONES PROPUESTAS Y AÑADIDAS CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS PROPUESTOS Y AÑADIDOS ORDENACIÓN DE LOS CONOCIMIENTOS DESTREZAS INTERPERSONALES PROPUESTAS Y AÑADIDAS ORDENACIÓN DESTREZAS INTERPERSONALES DESTREZAS MENTALES ORDENACIÓN DESTREZAS MENTALES SUPERVISIÓN DE LAS TAREAS PUESTO QUE LE SUPERVISA FORMA DE SUPERVISIÓN MOMENTO DE LA SUPERVISIÓN CIRCUITOS DE LA INFORMACIÓN Y PRODUCTOS DE QUÉ PUESTOS RECIBE INSTRUCCIONES EN EL DPTO. A QUÉ PUESTOS TRANSMITE INSTRUCCIONES EN EL DPTO. A QUIEN TRANSMITE INFORMACIÓN EN EL EXTERIOR RECEPTOR DEL PRODUCTO Y/O PROCESO CONDICIONES CONTEXTUALES CONDICIONES SITUACIONALES QUE DIFICULTAN LA EJECUCIÓN EQUIPOS Y HERRAMIENTAS INFORMES QUE SE PRODUCEN EN SU PUESTO INFORMES QUE SE NECESITAN EN EL PUESTO LOCALIZACIÓN DE LA EJECUCIÓN EN EL EXTERIOR FRECUENCIA CON LA QUE SE DESPLAZA AL EXTERIOR DESTREZAS TÉCNICAS PROPUESTAS Y AÑADIDAS ORDENACIÓN DESTREZAS TÉCNICAS DESTREZAS PSICOMOTORAS ORDENACIÓN DESTREZAS PSICOMOTORAS IDIOMAS 57

58 2008 Nueva encuesta de puestos de trabajo 58

62 2008 Nueva encuesta de puestos de trabajo Puesto tipo Titulaciones Conocimientos Aptitudes Destrezas psicomotoras Tareas Dotación Puesto Destrezas técnicas Criterios de ejecución Funciones Grupo de titulación Destrezas interpersonales Destrezas mentales 62

63 2008 Nueva encuesta de puestos de trabajo Nuevas funcionalidades Control de fiabilidad de las preguntas Opinión de los directores sobre las encuestas realizadas Diseño de los análisis de puestos 63

64 2008 Nueva encuesta de puestos de trabajo Control de fiabilidad de las preguntas Afecta a las preguntas que son puntuables : tareas, conocimientos, destrezas mentales, de relación y técnicas. Los puntos que se analizan son : Benevolencia/Severidad Tendencia central Efecto halo Acuerdo interjueces Índice de asimetría de Fisher Índice de curtosis de Fisher R de Pearson Índice de desviación promedio 64

65 2008 Nueva encuesta de puestos de trabajo Control de fiabilidad de las preguntas 65

68 2008 Nueva encuesta de puestos de trabajo Opinión de los directores sobre las encuestas realizadas El director o responsable tiene acceso a las encuestas realizadas por su personal, puede leerlas e incluso poner los comentarios que considere oportunos 68

69 2008 Nueva encuesta de puestos de trabajo Diseño de los análisis de puestos Similar a la homogenización de la encuesta anterior, por cada descriptor : si se presenta una hipótesis los introducidos por el experto los asimila a uno de la hipótesis si no existe en la hipótesis pero es interesante lo taxonomiza, lo asocia al puesto y lo asimila determina los críticos para el puesto es texto libre determina los críticos para una taxonomización posterior 69

70 2008 Nueva encuesta de puestos de trabajo Diseño de los análisis de puestos 70