CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

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1 PTRA N /12 INFORME DE OBSERVACIONES N 18, DE 2012, SOBRE PROGRAMA TRANSVERSAL DE AUDITORÍA AL ENDEUDAMIENTO MUNICIPAL PERÍODO 2011, EFECTUADA EN LA MUNICIPALIDAD DE COQUIMBO. LA SERENA, En cumplimiento del plan de fiscalización de esta Contraloría General para el año 2012, y de acuerdo con las facultades establecidas en la ley N , de Organización y Atribuciones de esta Institución, se efectuó una auditoría, con el objeto de establecer el endeudamiento de la Municipalidad de Coquimbo, al 31 de diciembre de OBJETIVO. La auditoría tuvo por finalidad determinar el origen y composición del endeudamiento del municipio en el período precitado, con el objeto de verificar el cumplimiento de lo establecido al respecto en la ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades, el decreto ley N de 1975, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, el decreto N 854 de 2004, del Ministerio de Hacienda, sobre Clasificaciones Presupuestarias; y la ley N , sobre Responsabilidad Fiscal. Asimismo, comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, de acuerdo con la normativa contable emitida por esta Contraloría General, y la autenticidad de la documentación de respaldo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 95 de la ley N METODOLOGÍA. La revisión se practicó de acuerdo con la metodología de auditoría de esta Contraloría General, e incluyó las pruebas de validación respectivas, sin perjuicio de utilizar otros medios técnicos estimados necesarios en las circunstancias. AL SEÑOR GUSTAVO JORDÁN ASTABURUAGA CONTRALOR REGIONAL DE COQUIMBO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE MDR

2 UNIVERSO Y MUESTRA. El examen incluyó la totalidad de los antecedentes recabados respecto de las obligaciones de pago de la entidad por concepto de adquisición de bienes y servicios, impuestos, administración de recursos de terceros, entre otras, así como los compromisos monetarios adquiridos por la entidad edilicia, derivados de obligaciones de pago futuro. La información utilizada fue proporcionada por el Director de Administración y Finanzas y puesta a disposición de esta Contraloría General el 15 de marzo de ANTECEDENTES GENERALES. Para el presente programa se ha debido considerar las diversas normas que regulan los aspectos financieros y presupuestarios en el ámbito municipal, como el decreto ley N de 1975, que contiene la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, aplicable a las municipalidades, y la ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado, fue fijado por el decreto con fuerza de ley N 1, de 2006, del Ministerio de Interior, que contempla una serie de preceptos especiales que dicen relación con la aprobación del presupuesto municipal. En este sentido, cabe recordar que la ley N , en su artículo 50, preceptúa que las municipalidades se regirán por las normas sobre Administración Financiera del Estado, lo que armoniza con el artículo 2, del citado decreto ley N 1.263, de 1975, el que determina que el sistema de Administración Financiera del Estado comprende los servicios e instituciones que señala, entre los cuales se menciona expresamente a las municipalidades, las cuales, para estos efectos, se entenderán forman parte del Sector Público. Enseguida, es útil precisar que el artículo 39, inciso segundo, del mencionado decreto ley N 1.263, de ubicado en el Título IV "Del crédito público", de ese cuerpo legal-, establece el concepto de deuda pública, indicando que estará constituida por aquellos compromisos monetarios adquiridos por el Estado, derivados de obligaciones de pago a futuro o de empréstitos públicos internos o externos. A su turno, la normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, aprobada por el oficio C.G.R. N , de 2005, capítulo cuarto, sobre plan de cuentas del sector municipal, establece que la deuda corriente comprende las obligaciones de pago por concepto de adquisición de bienes y servicios, impuestos y administración de recursos de terceros. Por otra parte, corresponde citar también el artículo 14 de la ley N , sobre Responsabilidad Fiscal, que establece, en lo pertinente, que "Los órganos y servicios públicos regidos presupuestariamente por el decreto ley N 1.263, de 1975, necesitarán autorización previa del Ministerio de Hacienda para comprometerse mediante contratos de arrendamiento de bienes con opción de compra o adquisición a otro título del bien arrendado y para celebrar cualquier tipo de contratos o convenios que originen obligaciones de pago a futuro por la obtención de la propiedad o el uso y goce de ciertos bienes, y de determinados servicios". 2

3 Mediante oficio N de 2012, esta Contraloría Regional remitió al Alcalde de la Municipalidad de Coquimbo el preinforme de observaciones N 18, de 2012, con el objeto de que tomara conocimiento e informara sobre los alcances formulados. Al respecto, esa entidad edilicia comunicó sus medidas de control y las regularizaciones efectuadas a través del oficio N 2.114, de 2012, antecedentes que fueron incluidos para la emisión del presente documento. Ahora bien, del examen practicado se determinaron las siguientes situaciones. 1.- DETERMINACIÓN DE LOS COMPROMISOS MONETARIOS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO AL 31 DE DICIEMBRE DE Deuda corriente a corto plazo. De manera previa, cabe precisar que el oficio C.G.R. N de 2005, capítulo quinto, sobre estados financieros, establece que un pasivo debe clasificarse pasivo corriente cuando: Se espera que sean liquidados durante el ciclo normal de operaciones de la entidad. Transcurrido el ciclo normal de operaciones deban ser liquidados en un plazo no superior a doce meses siguientes a la fecha del balance general. En este contexto, el examen practicado determinó que la Municipalidad de Coquimbo, al 31 de diciembre de 2011, registra una deuda a corto plazo ascendente a $ , cuyo detalle consta en Anexo N 1. Sobre el particular, el municipio hace un desglose de las partidas que conforman los $ , pormenorizando que de aquel monto M$ , corresponden a la cuenta 215, de gastos presupuestarios; M$ , a la 214 complementaria, que refleja las obligaciones con terceros; y por la cuenta 216, por un monto de M$ , por documentos prescritos, los que, deberán ser regularizados por el Departamento de Finanzas en un plazo de 60 días. De acuerdo a lo anterior, esa entidad deberá regularizar las partidas contables referidas a los documentos prescritos que señala, manteniendo la observación mientras no se efectúe dicho proceso Deuda corriente a mediano y largo plazo, y deuda pública. En el mismo tenor, el mencionado oficio C.G.R. N , de 2005, define el pasivo no corriente, como todas las obligaciones que, por su naturaleza y características, no sean factibles de ser liquidadas dentro del ejercicio o período contable. 3

4 Al respecto, la fiscalización efectuada estableció que la citada entidad comunal presentaba, al 31 de diciembre de 2011, una deuda correspondiente a la naturaleza señalada de $ En Anexo N 2 se desglosa su composición. Sobre el particular, la Municipalidad de Coquimbo señala en su respuesta que los montos informados deberían disminuir, ya que no se había regularizado la compensación de las cuentas contables asociadas al Impuesto del Valor Agregado (IVA), cuentas y Asimismo, especifica que una vez que analizó todas las partidas que componían la deuda de largo plazo que involucraban operaciones de años anteriores, determinó que aquéllas se producían al efectuar el pago de las obligaciones por la cuenta banco y no por las cuentas 22107, y 22109, según la naturaleza de la obligación a pagar, indicando que dicha situación será regularizada una vez que se aplique el procedimiento señalado en el instructivo contable. Por otra parte, señala que la cuenta refleja un monto que no corresponde a una deuda con el Fondo Común Municipal, precisando que aquello se produce por una diferencia contable al efectuar el pago a la Tesorería General de la República contra la cuenta banco, sin afectar la de pasivo correspondiente. Informa que tal como fue certificado, no mantiene deudas por pagos al citado fondo. Finalmente informa que se instruyó al Departamento de Finanzas para que realice todos los ajustes contables, conforme a la normativa vigente, en un plazo no superior a 60 días. No obstante que resulta atendible la respuesta entregada por el municipio, la observación se mantiene mientras no se constaten los ajustes contables especificados en su respuesta y su adhesión a la normativa vigente, con el propósito de que reflejen las obligaciones reales de la entidad, a largo plazo. 2.- SOBRE CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA E INSTRUCCIONES APLICABLES A LA MATERIA Presupuesto municipal. Sobre el particular, cabe consignar que el artículo 65, letra a), de la ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades, dispone, en lo que interesa, que el alcalde requiere el acuerdo del Concejo Municipal para aprobar el presupuesto municipal y sus modificaciones, como asimismo, los presupuestos de salud y educación, los programas de inversión correspondientes y las políticas de recursos humanos, de prestación de servicios municipales y de concesiones, permisos y licitaciones. En la especie, de acuerdo con los antecedentes tenidos a la vista, se constató que ese cuerpo colegiado en sesión ordinaria N 79, de 17 de noviembre 2010, aprobó el presupuesto municipal para el año 2011, dando cumplimiento con ello a lo establecido en la referida norma legal transcrita, asimismo se verificó, para una muestra, que fueron aprobadas modificaciones posteriores por parte de ese cuerpo colegiado. 4

5 2.2.- Análisis de partidas que conforman el pasivo de la Municipalidad de Coquimbo. El examen practicado al registro de las operaciones efectuadas por esa entidad edilicia, contempló la verificación de la aplicación de la normativa contable contenida en el oficio circular C.G.R. N , de 2005 y sus modificaciones, que aprobó la Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, y los procedimientos establecidos sobre la materia en el oficio circular N , de 2007, de este origen, y sus modificaciones, relativo a las siguientes partidas: a) Empréstitos internos, cuenta De acuerdo con los antecedentes de que dispone esta Entidad Fiscalizadora, se comprobó que la referida partida contable, no presentaba movimientos en los últimos tres años. b) Depósitos de terceros, cuenta 214. En el transcurso de la fiscalización y, de los documentos examinados, se advirtió que en la partida , de ese municipio, registraba al 31 de diciembre de 2011, depósitos sin identificar o montos pendientes de rendición o devolución por $ Asimismo, se estableció que no había efectuado gestiones administrativas tendientes a esclarecer el origen de los depósitos en cuestión o a rendir cuenta de los fondos de que se trata, máxime si dicha situación genera una distorsión del pasivo. En su respuesta, el municipio precisa que la cuenta 214 es considerada como una cuenta contable de paso, mientras se determina con certeza la procedencia y destino de los recursos que se encuentran en ella; asimismo, especifica que cuando aquello ocurre, los recursos son traspasados a la cuenta corriente y contable definitiva. En el mismo orden de ideas, la entidad edilicia indica que la cuenta contable en análisis, tiene un constante movimiento, especificando que al 31 de mayo de 2012 el saldo de ésta ha disminuido a M$ Adicionalmente, manifiesta que adoptará las medidas necesarias con el fin de regularizar en el menor tiempo posible los depósitos en tránsito de esta cuenta. Sobre el particular, como primera situación corresponde señalar que no procede definir la cuenta citada, como de paso, toda vez que en ella se deben imputar todos aquellos recursos que se perciben para un fin determinado, los que por disposición legal no resulta pertinente incorporarlos en el presupuesto y, cuyos valores se van a rebajar una vez rendidos en la institución otorgante. Por otra parte, la información proporcionada por la Municipalidad de Coquimbo no resulta suficiente, toda vez que no adjunta antecedentes que respalden la afirmación relacionada con el análisis efectuado que le permitió rebajar a M$ , el monto de los depósitos sin identificar y los montos pendientes de rendición o devolución. 5

6 De acuerdo a lo anterior, corresponde mantener la observación hasta que se verifique la pertinencia y legalidad de los ajustes contables que señala esa entidad edilicia, lo que permitirá determinar si la partida registra un saldo razonable. En otro orden de consideraciones, en el examen se estableció que ese municipio no ha dado cumplimiento a las normas contenidas en el punto 5.2 de la resolución N 759, de 2003, de la Contraloría General de la República, que dispone la obligación de hacer rendición de los recursos transferidos, y efectuar un informe mensual de la inversión realizada; en Anexo N 3 se presenta un detalle de programas que presentan fondos pendientes de rendición. Al respecto, la municipalidad indica que existen muchos programas en los cuales el plazo de ejecución no coincide con el cierre financiero del año calendario, señalando que aquéllos se encuentran en proceso de ejecución con tramitación de los gastos respectivos, impidiendo proceder con la devolución, manifestando además que estarían vigentes. Respalda su respuesta con tres notas internas, en donde los responsables de la ejecución de los proyectos asociados al SENAME, Seguridad Ciudadana y, otros, detallan los programas que se encontraban en proceso y finalizados a diciembre de De acuerdo con lo anterior, si bien el municipio entrega notas internas que señalan la duración de algunos programas, no respalda su respuesta con los actos administrativos de las entidades mandantes, que dan origen a la entrega de recursos en los cuales se señale la duración o reprogramación de los convenios que superaron el año presupuestario 2011, ni de las rendiciones de cuentas de los gastos realizados que debían efectuar mensualmente. Igualmente, no se refiere respeto a la totalidad de los proyectos informados en el anexo N 3. Dado lo anterior la observación se mantiene, mientras no se verifique el respaldo y procedencia de los mismos. c) Documentos caducados, cuenta Producto de la revisión practicada, se observó que la entidad auditada registraba, al 31 de diciembre de 2011, la suma de $ , en la precitada cuenta contable, informando el Jefe del Departamento de Contabilidad que su saldo contiene cheques caducados de años anteriores. En este contexto, es dable anotar que el citado oficio circular C.G.R. N , de 2005, en materia de acreedores por cheques caducados, establece que los cheques girados y no cobrados dentro de los plazos legales establecidos para dicho efecto, deben contabilizarse en la cuenta Documentos Caducados, sin afectar las cuentas de Acreedores Presupuestarios, reconociéndose simultáneamente el incremento de las disponibilidades de fondos. Enseguida, el citado texto precisa que en el evento que no se hagan efectivas la totalidad o parte de dichas obligaciones de pago y se produzca su prescripción legal, los valores deben reconocerse en las cuentas de Deudores Presupuestarios. 6

7 En su respuesta el municipio indicó que mediante orden de servicio N 362, de 30 de junio de 2012, ordenó a la Unidad de Tesorería Municipal proceder a ajustarse a la normativa contable asociada a los cheques girados y no cobrados, disponiendo para esos efectos, un plazo de 30 días. De acuerdo a lo anterior, y no obstante que esa entidad realizó acciones tendientes a efectuar los ajustes contables correspondientes, debe mantenerse la observación, por cuanto éstos aún no se concretan, las que deben ceñirse obligatoriamente a las instrucciones establecidas en el oficio C.G.R. N , de d) Obligaciones por aportes al Fondo Común Municipal, cuenta En relación a la materia, se debe precisar en primer término, que de acuerdo a lo dispuesto en el inciso primero del artículo 61 del decreto ley N 3.063, de 1979, sobre Rentas Municipales, los pagos por aportes que deban efectuar las municipalidades al Fondo Común Municipal, deben enterarse en la Tesorería General de la República, a más tardar el quinto día hábil del mes siguiente de la recaudación respectiva. Asimismo, en el balance de comprobación y de saldos, al 1 de enero de 2011, se comprobó que la aludida cuenta contable consigna un saldo de arrastre de $ Enseguida, se estableció que los fondos por enterar al Fondo Común Municipal al 31 de diciembre de 2011, ascendían a $ Ahora bien, se verificó que el balance de comprobación y de saldos, al 31 de diciembre de 2011, registra que los recursos por enterar al Fondo Común Municipal alcanzaron a $ , que corresponden al ingreso percibido en diciembre, efectuando todos los pagos, incluyendo el saldo inicial de la cuenta disponible , aunque no mensualmente, los que alcanzaron la suma de $ ; la que difiere de la cuenta presupuestaria , toda vez que aquella registró operaciones por $ Igualmente, la partida , obligaciones por aportes al Fondo Común Municipal, registraba un saldo total de $ , produciéndose una diferencia que no es coherente con la operatoria de la cuenta en análisis. A través de su respuesta, el municipio precisa que en tenor de la observación expuesta por este Órgano de Control revisará las cuentas, asimismo argumenta que la diferencia se produce al efectuar el pago de las obligaciones por la cuenta banco, no considerando las cuentas y según corresponda. En el mismo orden de ideas, señala que dicha situación se regularizará una vez que se aplique el procedimiento indicado en el instructivo contable, asegurando que dicho ajuste ocurrirá durante el presente ejercicio contable; adicionalmente, asegura que la Municipalidad de Coquimbo no presenta deuda con el Fondo Común Municipal. 7

8 En virtud de lo expuesto por el municipio, la observación se mantiene, por cuanto no ha efectuado el análisis y la regularización por el movimiento de las cuentas, las que deberán ajustarse a la normativa contable vigente Registro de los compromisos contraídos por la Municipalidad de Coquimbo. Al respecto, corresponde señalar que conforme lo previsto en el capítulo V, clasificación por grado de afectación presupuestaria, del decreto N 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, las entidades deben contar con un registro especial que permita identificar las instancias previas al devengamiento de las obligaciones financieras. Dicho registro debe consignar datos relevantes como la cuenta presupuestaria y los compromisos adquiridos por la municipalidad, siendo el último, respaldado por las órdenes de compra, contratos o licitaciones. En este tenor, de los documentos recabados no consta que dicha entidad comunal haya implementado el referido instrumento administrativo, acorde lo exige el mencionado texto legal. A mayor abundamiento, el sistema contable-presupuestario del municipio no contempla el registro de las instancias previas al devengamiento en la ejecución del presupuesto, aspectos que los servicios deben utilizar para conocer el avance en la aplicación de los recursos presupuestarios. Sobre este punto, el municipio en su respuesta detalla las instancias que considera previas al devengamiento, señalando que la Unidad de Presupuesto cuenta con un sistema computacional en el cual se lleva el control del gasto presupuestario, el que es emitido por un girador o certificado de disponibilidad presupuestaria cuando es aprobado, una vez que aquello ocurre, la documentación es enviada a la Unidad de Contabilidad, donde se compara el saldo presupuestario de la cuenta contable que registra el sistema informático, produciéndose así la imputación de la guía de requerimientos, luego los documentos son enviados a la Unidad de Adquisiciones y Propuesta Pública, finalizando el proceso en dicha unidad con la obligación a través de la orden de compra. Además precisa que la documentación es devuelta a la Unidad de Contabilidad, donde se revisa nuevamente la obligación efectuada, incorporándose a éstos el detalle del área de gestión, el programa y subprograma a que corresponde. En virtud de lo expuesto esta Contraloría Regional levanta la observación; sin desmedro de que en futuras revisiones se compruebe el cumplimiento de las instancias previas al devengamiento de las obligaciones financieras, conforme a las normas previstas en el capítulo V, clasificación por grado de afectación presupuestaria, del decreto N 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda. 8

9 2.4.- Sobre deuda exigible y flotante. En esta materia, el examen selectivo efectuado determinó compromisos pendientes de pago por $ , que al término del ejercicio del año 2011, no se encontraban registrados como deuda exigible, no obstante cumplir con los requisitos para ser reconocida como tal, conforme a la normativa del sistema contable vigente. El detalle consta en Anexo N 4. Lo anterior generó que la deuda flotante del año 2012, que corresponde a la deuda exigible al término del ejercicio presupuestario 2011, se encuentre subvalorada en dicha cifra; la cual, al no estar debidamente contabilizada, compromete el presupuesto municipal del año 2012 en dicho monto. Al respecto, debe precisarse que la normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación aprobada por el oficio C.G.R. N , de 2005, y sus modificaciones, entre otras regulaciones, establece el principio de devengado para el reconocimiento de los hechos económicos, en virtud del cual deben contabilizarse todos los recursos y obligaciones en la oportunidad que se generen u ocurran, independiente de que éstos hayan sido percibidos o pagados. Asimismo, y en forma especial, las instrucciones sobre cierre del ejercicio año 2011, impartidas por esta Contraloría General, por oficio C.G.R. N , de 2011, se refieren a la obligación de los entes públicos de reconocer como acreedores presupuestarios, los compromisos financieros devengados al 31 de diciembre de Por ende, la citada deuda al 31 de diciembre de 2011, por la suma de $ , debió haberse contabilizado e informado como exigible, no resultando procedente su omisión, conforme lo establece la normativa contable vigente (aplica criterio contenido en dictamen N , de 2010). Sobre el particular, el municipio precisa que se toma conocimiento del hecho económico una vez que recibe la documentación en el Departamento de Finanzas Municipal, a su vez especifica que existen procedimientos administrativos y controles previos que validan los gastos, los cuales tienen un tiempo determinado, que aunque se trate de agilizar mediante órdenes de servicios a finales de cada período contable, se pueden encontrar situaciones mínimas que impiden el ingreso de la documentación antes del cierre del ejercicio presupuestario y contable. A su vez, indica que entre las partidas detalladas en anexo N 4 se encuentran documentos que efectivamente tienen fecha de emisión en diciembre de 2011 pero que su recepción definitiva fue en enero de 2012, asimismo mantiene que una cantidad mínima corresponde a consumos básicos del mes de diciembre en donde la emisión de la boleta fue en enero de Adicionalmente, detalla que el decreto alcaldicio N 68, por un monto de $ , quedó devengado en la deuda flotante del año 2011 y que fue pagado por la cuenta flotante correspondiente. Finalmente, argumenta que existen situaciones que impedían registrar contablemente en la deuda flotante dichos compromisos ya que las cuentas presupuestarias se encontraban con sus saldos agotados o insuficientes, dejando como ejemplo la extracción de aseo domiciliario por M$ , el alumbrado público por M$ y el combustible por M$

10 Sobre esta materia, preciso resulta señalar que el municipio no efectúa un análisis detallado del anexo N 4, puesto que se limita a justificar la omisión de los consumos de agua, extracción de aseo domiciliario, alumbrado público y combustible, sin pronunciarse sobre los gastos en honorarios, cometidos funcionarios, servicios, entre otros, los cuales fueron detallados en dicho anexo. Igualmente, respecto de los controles administrativos, corresponde señalar que no son óbice para cumplir el oportuno registro de las deudas de esa entidad. Por otra parte, justifica la omisión del devengo de ciertas facturas por la falta de presupuesto de las partidas correspondientes, lo que no resulta atendible, por cuanto el Servicio debe velar por el cumplimiento del principio financiero de sanidad y equilibrio de las finanzas públicas contenido en el artículo 81 de la ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades, siendo el alcalde y sus asesores en materia de administración de los recursos financieros del municipio, los responsables de dar cumplimiento al principio antes descrito. Aplica dictamen N de 2003, de la Contraloría General de la República. De acuerdo a lo anteriormente señalado, esta Contraloría Regional resuelve mantener la observación, toda vez que las justificaciones para evitar el registro contable de los compromisos, para así dar validez a los estados contables, resultan insuficientes; asimismo, la omisión de aplicar el principio de devengado en los compromisos de aseo domiciliario, alumbrado público y combustible, debiendo esa entidad arbitrar las medidas administrativas y contables pertinentes, que le permitan dar cumplimiento tanto a la normativa como a sus obligaciones de pago Cuentas corrientes. En primer término, es necesario indicar que, para el manejo de los recursos financieros la Municipalidad de Coquimbo, mantiene las siguientes cuentas corrientes: CONCEPTO 10 N CUENTA CORRIENTE Fondos Municipales Ordinarios Cementerio Municipal Fondos En Administración Cruz Tercer Milenio Sename Programa Chile Barrios Fondo Social Fondos De Terceros Estadio Francisco Sánchez Plan Comunal De Seguridad Protección Social Plan Liceos Tradicionales Proyecto Corfo Bienestar BANCO Banco Estado

11 En este sentido, cabe señalar que, todas las cuentas bancarias individualizadas en el cuadro precedente, tienen asignada una cuenta contable analítica que consigna su movimiento. a) Apertura y cierre. De los antecedentes que obran en poder de esta Contraloría Regional, se comprobó que la apertura de las cuentas corrientes individualizadas en el punto anterior, cuentan con la debida autorización de este Organismo de Control, cumpliendo con lo dispuesto en el artículo 54 de la ley N , de Organización y Atribuciones de esta Institución. b) Conciliación bancaria. Este Organismo Contralor, mediante oficio Nº , de 1982, impartió instrucciones al sector municipal sobre administración de cuentas corrientes bancarias, precisando en la letra e) del punto 3, sobre normas de control, que las conciliaciones de los saldos contables con los saldos certificados por las instituciones bancarias, deberán ser practicadas por funcionarios que no participen directamente en el manejo y/o custodia de fondos, a lo menos una vez al mes. Lo anterior, con el objeto de proteger los recursos financieros municipales ante eventuales pérdidas de cualquier naturaleza, y garantizar el grado de confiabilidad de la información financiera, que facilite la eficiencia operacional. Para efectos del presente examen se consideró una muestra correspondiente al mes de diciembre de 2011, de las cuentas corrientes N s , Fondos Municipales Ordinarios y , Fondos de Terceros, ambas del Banco Estado, cuyos movimientos fueron cotejados con el libro banco, el listado de cheques girados y no cobrados y las cartolas bancarias respectivas, cuyos resultados se exponen a continuación: 1) Cheques pendientes de cobro. Se comprobó que la Municipalidad de Coquimbo no caduca aquellos cheques que no han sido cobrados, distorsionándose la información de la ejecución presupuestaria. En efecto, al 31 de diciembre de 2011, los cheques girados y no cobrados de la cuenta corriente N , del Banco Estado, alcanzaban la suma de $ , de los cuales $ no habían sido caducados ni cobrados. De igual forma, la cuenta corriente N , registraba un monto de $ en cheques girados y no cobrados, de los cuales $ estaban caducos. Al respecto, muestra los documentos girados y no cobrados por cuenta y año de emisión. El detalle consta en Anexo 5: DETALLE DE CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS AÑO 2011 AÑO CUENTA CTE MONTO CUENTA ($) ($) TOTAL

12 En relación con la materia, se debe hacer presente que el reconocimiento de la obligación financiera por concepto de cheques girados por la institución y no cobrados por los beneficiarios, debe registrarse en la cuenta 21601, documentos caducados y, en el evento de que las obligaciones no se hagan efectivas dentro del plazo legal de 3 o 5 años, según se trate de una institución del Fisco u otras entidades, se deberá aplicar el procedimiento K-03, sobre cheques caducados por vencimiento de plazo legal de cobro, consignado en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal contenido en el oficio C.G.R. N , de 2007, tanto para lo relativo al ajuste por la prescripción legal de la deuda, como para su aplicación al ingreso presupuestario (aplica criterio contenido en dictamen N 8.236, de 2008). Al respecto, el municipio responde que efectuará el procedimiento contable indicado para estos efectos, realizará los ajustes contables que correspondan y procederá a caducar los cheques que se encuentran pendientes de cobro, para lo cual envió la orden de servicio N 362 al Departamento de Finanzas con los requerimientos respectivos, lo que esa unidad deberá realizar en un plazo de treinta días. 2) Depósito en tránsito, cargos y abonos por regularizar. El examen a las cuentas corrientes seleccionadas, permitió verificar que en las partidas que conforman las conciliaciones bancarias existen depósitos en tránsito, al igual que cargos y abonos por regularizar desde el año 2003, los cuales no han sido identificados ni regularizados por el municipio. Detalle de lo anterior consta en Anexo N 6. Sobre este punto, esa entidad remite copia de la orden de servicio N 361, de 30 de mayo de 2012, mediante el cual solicita al Departamento de Finanzas Municipal efectuar las regularizaciones correspondientes, además indica que se solicitó mediante ordinario N al Banco Estado mayores antecedentes para aclarar los movimientos bancarios en observación. Si bien las acciones a adoptar por el municipio, en los puntos 1) y 2) precedentes, resultan pertinentes, dado el monto de dinero que ello involucra, se deben mantener las observaciones mientras no se concreten estas acciones, y estas operatorias serán objeto de revisión y análisis para verificar la efectividad de la realización de las medidas financiero-contables que comprometió el municipio. 3.- EXAMEN DE CUENTAS. Sobre la materia, esta Contraloría Regional procedió a efectuar un examen de cuentas selectivo de las operaciones contabilizadas en las cuentas examinadas, a diciembre de 2011, conforme con los artículos 95 y 98 de la ley N , Orgánica de esta Institución, 54 y 55 del decreto ley N 1.263, de 1975, Orgánica de la Administración Financiera del Estado. 12

13 El examen practicado a una muestra de los gastos presupuestarios registrados en las cuentas , al Fondo Común Municipal; , al Fondo Común Municipal Patentes Municipales; , al Fondo Común Municipal Multas; , Devoluciones; , Deuda Flotante; 21522, Bienes y Servicios de Consumo; 21529, Adquisición Activos No Financieros; y 21531, Iniciativas de Inversión; se determinó que en términos generales, las operaciones se ajustaron a la normativa legal y reglamentaria vigente; además, éstas contaban con la documentación de respaldo correspondiente, a excepción de lo que se indica a continuación. Detalle se muestra en Anexo N 7. CUENTAS Muestra examinada por cuentas TOTAL DEVENGADO AÑO 2011 $ TOTAL MUESTRA $ ALCANCE % % % % % % % ,5% Gastos devengados en forma extemporánea. Se observó que la adquisición de una reparadora de baches ocurrida en el año 2010 fue devengada y pagada en el ejercicio presupuestario Sobre el particular, se estableció que la reparadora de baches fue adquirida mediante la licitación pública N LP10, el contrato de suministro asociado fue suscrito el 24 de octubre de 2010, mientras que la factura de venta fue emitida por el proveedor el 30 de noviembre de 2010; sin embargo, el reconocimiento de la deuda fue realizada el 19 de abril de 2011, siendo imputado el gasto con cargo a la cuenta , Adquisición de Activos no Financieros, del presupuesto Al respecto es dable señalar, que en el dictamen C.G.R. N de 2010, que imparte instrucciones sobre cierre de ejercicio contable 2010, en su punto 3, Contabilización de Derechos y Compromisos Financieros al 31 de diciembre de 2010, especifica que todos los compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2010, y que no se encuentren percibidos o pagados deben contabilizarse como deudores presupuestarios y acreedores presupuestarios, respectivamente, en el momento que se hayan materializado las transacciones que las generen, esto es cuando se devengue o se haga exigible la obligación. Sobre esta observación, el municipio en su respuesta indica que la factura en examen registra su ingreso a la Oficina de Partes, el 17 de diciembre de 2010, y que para que ocurra el registro contable debe haber una validación previa del equipo adquirido por parte del Taller Municipal; argumenta que a esa fecha presentaron problemas de tiempo y de personal que impidieron realizar el ingreso de la factura a la Unidad de Contabilidad antes del cierre presupuestario. 13

14 Finalmente, lo observado lo considera como un impase administrativo junto con especificar que para pagar la factura se debió efectuar los ajustes presupuestarios necesarios, lo que se realizó en marzo del año Si bien el municipio clarifica y justifica las razones por las cuales no efectuó un devengamiento oportuno de la factura, nada menciona sobre cuáles son los procedimientos o medidas a nivel organizacional para prevenir situaciones de similar naturaleza; de acuerdo a lo anterior, procede mantener la observación planteada, por lo que esa entidad deberá implementar acciones pertinentes para el devengamiento oportuno de las facturas por adquisiciones que realice la municipalidad Certificado de disponibilidad presupuestaria. En este rubro se estableció que para las licitaciones N s LE11, Adquisición de Material Eléctrico para la Reparación y Mantención del Alumbrado Público de la Comuna de Coquimbo y LP10, Construcción Salas y Habilitación Acceso Liceo José Tomás Urmeneta, ese municipio no confeccionó el certificado de disponibilidad presupuestaria que contempla el artículo 3 del reglamento de la Ley de Compras Públicas, que expresa: Las entidades deberán contar con las autorizaciones presupuestarias que sean pertinentes, previamente a la resolución de adjudicación del contrato definitivo en conformidad a la Ley de Compras y al Reglamento. Cabe recordar que el mes de agosto de 2010, la Dirección de Chile Compra, emitió la Guía Rápida de Certificado de Disponibilidad Presupuestaria, en la que se indica que este documento tiene carácter obligatorio, siendo requisito para poder adjudicar una licitación. Esta certificación debe publicarse durante la realización de la adjudicación y da cuenta de la disponibilidad de presupuesto que requiere el contrato entre las partes, en cada uno de los procesos de compra que se hagan a través de Por otra parte, se observó que las licitaciones N s LP10, Adquisición de Reparadora de Baches ; LP11 Adquisición de Camión con Brazo Hidráulico y LP11 Producción Show Artístico para la Fiesta Nacional de la Pampilla, esa entidad edilicia emitió la respectiva certificación de disponibilidad presupuestaria sin establecer el ítem presupuestario al que se imputaría la compra, omitiendo, por tanto, la información necesaria para asegurar a los oferentes formarse un juicio sobre la materia (aplica dictamen N , de 2011, de la Contraloría General de la República). En relación a esta observación, el municipio aclara que luego de recibir el informe N 49, de 2011, de esta Contraloría Regional determinó implementar un certificado de disponibilidad presupuestaria, que sustituye el procedimiento utilizado anteriormente, denominado girador, que detalla la solicitud de gasto del centro de costo web, complementando de esta manera, la guía de requerimiento, la cual consideraría, de acuerdo a lo señalado, la imputación presupuestaria correspondiente. 14

15 Además, argumenta que las licitaciones a las que alude el presente examen de cuentas fueron efectuadas con anterioridad a la fecha en la cual se adoptó emitir el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria, junto con detallar que las licitaciones identificadas con los N s LE11, LP11 y LP11 cuentan con la información de la disponibilidad presupuestaria, las cuales se encontrarían reflejadas en cada una de ellas en el documento denominado Guía de Requerimiento. Mientras que las licitaciones N s LP10 y LP10 se encuentran con el respaldo financiero que otorgaba el antiguo girador. Dadas las medidas administrativas implementadas para certificar la disponibilidad presupuestaria para financiar las licitaciones que esa entidad edilicia realiza, se da por subsanada la observación planteada Contrato de suministro de combustible. Durante el examen se advirtió que el municipio no adoptó el procedimiento contable vigente para el registro del obligado asociado a la licitación pública N LP10, Suministro de Combustibles, por un monto total de $ , para el período 2011, siendo esa instancia registrada en conjunto con el devengado de la factura del proveedor, acción que no se ajustó a la jurisprudencia de la Contraloría General de la República, contenida entre otros, en el dictamen N de 2010, que indica que la instancia del obligado se genera cuando se efectúa la adjudicación, se emite la orden de compra y se celebra el contrato mientras que el devengado tiene lugar, al percibirse tales bienes o servicios, con recepción de la respectiva factura o guía de despacho. Sobre la materia, el municipio señala que la situación descrita en la observación precedente, es un hecho aislado que no se condice con la preocupación y el cuidado de esa municipalidad con el desarrollo de la ejecución presupuestaria. A pesar de aquello, indica que se adoptaron las medidas necesarias para no volver a faltar a los procedimientos contables vigentes, dentro de los cuales enumera capacitaciones al personal de la Unidad de Contabilidad Municipal. Al respecto, dado que se trató de un hecho aislado, y que se implementarán acciones de capacitación, se dará por salvada la observación planteada precedentemente; no obstante lo anterior, corresponde que implemente las medidas administrativo-contables pertinentes, para que el citado error en la contabilización de los suministros, no vuelva a repetirse, medidas que serán verificadas en futuras visitas de fiscalización que realice esta Contraloría Regional sobre la materia. 15

16 4.- VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS Y DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, SUBDERE. Sobre el particular, cabe indicar, primeramente, que el artículo 27, letra e), de la ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades, dispone que es competencia de la Unidad de Administración y Finanzas, remitir a la precitada Subsecretaría, en el formato y por los medios que ésta determine y proporcione, los antecedentes a que se refieren las letras c) y d), de ese texto legal. Acotado lo anterior, cabe señalar que, efectuada una comparación de una muestra, entre la información registrada en el portal de dicha Subsecretaría y lo registrado en el Balance de Comprobación y de Saldos, al 31 de diciembre de 2011, se determinó una diferencia de $ , como se detalla a continuación: TOTAL GASTOS INFORMADO A SUBDERE $ TOTAL GASTOS BALANCE COMPROBACIÓN $ DIFERENCIA $ A su turno, se constató que el registro web de la SUBDERE no refleja que el municipio haya informado los pasivos municipales, al 31 de diciembre de En este punto, esa entidad edilicia menciona en su oficio de respuesta que las cifras no son coincidentes con las del Balance de Comprobación y Saldos, que la cifra de M$ , corresponde a las obligaciones devengadas en el período, obtenidas del cuarto informe trimestral del citado balance; asimismo, indica que no tiene claridad de los montos informados puesto que según sus registros la cuenta 215 en el año suma como total devengado M$ y pagado M$ , por lo que ninguna cifra es coincidente con las mencionadas en el informe. Por otra parte, señala que respecto a los pasivos acumulados, el municipio se encuentra haciendo gestiones con la empresa Cas-Chile, para superar el problema relativo al envío por carga masiva de los pasivos, de los cual no entrega documentación. Corresponde señalar que los saldos presentados fueron obtenidos desde el Balance de Comprobación y Saldos al 31 de diciembre de 2011, para la gestión municipal aportados por esa entidad edilicia a este Organismo de Control para la presente revisión. Seguidamente, procede indicar que la respuesta proporcionada por la municipalidad respecto de la materia, no resulta suficiente para levantar la observación planteada, toda vez que indica que efectuará análisis que le permita ajustarse al citado balance, como tampoco que se encuentra realizando gestiones con la empresa Cas-Chile, para remitir oportuna e íntegramente la información a la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo. 16

17 4.2.- Cumplimiento de obligaciones en relación con el Concejo Municipal. a) Dirección de Administración y Finanzas. Al respecto, cabe tener presente que, conforme lo dispuesto en el artículo 27, letra c), de la anotada ley N , la Unidad de Administración y Finanzas de la entidad edilicia, tiene la obligación de entregar trimestralmente al Concejo Municipal, el detalle mensual de los pasivos acumulados desglosados por cuentas por pagar. En este contexto, se constató que la Dirección de Administración y Finanzas cumplió con lo exigido, por cuanto el cotejo realizado entre la información contenida en el cuarto informe trimestral y la consignada en el Balance de Comprobación y de Saldos, al 31 de diciembre de 2011, se había realizado. b) Dirección de Control. En lo relativo a este punto, cabe señalar que la letra d) del artículo 29 de la referida ley N , dispone que a la Unidad Encargada del Control le corresponderá colaborar directamente con el Concejo Municipal para el ejercicio de sus funciones fiscalizadoras. Para estos efectos, emitirá entre otros, un informe trimestral acerca de las materias que indica la norma. En este tenor, la comparación efectuada entre los pasivos registrados en el cuarto informe trimestral y, los consultados en el Balance de Comprobación y de Saldos, al 31 de diciembre de 2011, comprobó que la Dirección de Control cumple con lo exigido Tesorería General de la República. Sobre los compromisos financieros con el Fondo Común Municipal, la Tesorería General de la República informó mediante oficio N 266, de 2012, que la entidad visitada, al 31 de diciembre de 2011, no presentaba deuda, lo que difiere del monto ascendente a $ imputado por el mismo concepto en la cuenta , Obligaciones por Aporte al Fondo Común Municipal. Al respecto, la entidad edilicia se compromete a revisar los procedimientos y realizar los ajustes correspondientes en un plazo no mayor a sesenta días. De acuerdo a lo anterior, mientras dicha regularización no se efectúe, se mantiene la observación Informes contables remitidos a la Contraloría General. Por circular N , de 2010, este Organismo Contralor puso en conocimiento de las municipalidades, las fechas establecidas para la presentación de los informes contables y de presupuestos correspondientes al Ejercicio 2011, siendo el plazo máximo fijado para remitirlos, los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. 17

18 De acuerdo con los antecedentes que dispone este Organismo de Control, la Municipalidad de Coquimbo no dio cumplimiento a las instrucciones impartidas por la Contraloría General, al remitir en el mes de mayo del año 2011, los informes contables correspondientes a los meses de enero, febrero y marzo de esa anualidad, situación que fue regularizada para los informes siguientes, ya que cumplieron con las fechas especificadas en la circular. Al respecto, el municipio justificó la presente observación, señalando que a principios del año 2011 sufrió problemas informáticos, debido a la incorporación de las áreas de gestión en los registros contables; además, aseguró que actualmente la situación está normalizada y que se cumple con los plazos establecidos. De acuerdo a lo anterior, se da por subsanada la observación, mientras el municipio siga cumpliendo con los plazos de entrega de la información contable contenida en el citado instructivo Deuda previsional. Sobre el particular, y como cuestión previa menester resulta indicar que, a solicitud de este Organismo de Control, la Superintendencia de Pensiones informó, mediante oficio N 7.214, de 2012, que la Municipalidad de Coquimbo, al 31 de diciembre de 2011, presentaba una deuda por imposiciones previsionales de $ En este mismo contexto, el Instituto de Previsión Social, a través del oficio N 200, de 2012, precisó que esa entidad comunal registraba al 31 de diciembre de 2011, una deuda impositiva de $ Acotado lo anterior, cabe mencionar que, conforme los registros contables de esa entidad edilicia, no se consigna deuda por cotizaciones previsionales, al 31 de diciembre de 2011, observándose al efecto, una diferencia de $ respecto de lo informado por las referidas instituciones. Sobre este punto, la Municipalidad de Coquimbo precisa en su respuesta que, luego de haber tomado contacto con la Superintendencia de Pensiones obtuvieron información de lo adeudado al 1 de marzo de 2012, lo cual ascendía a $ , equivalentes a un monto nominal de $ Asimismo, el municipio indica que luego de analizar la deuda nominal, pudo determinar que el 70% ($ ) se encuentra pagada, un 14% ($ ) pertenece al Departamento de Salud, lo que está en proceso de pago, mientras que del 16% ($ ) restante, no se tiene información concluyente. En el caso de la deuda con el Instituto de Previsión Social (IPS), la entidad edilicia estableció que ésta ascendía a $ , de acuerdo a la información que les entregó el Instituto de Previsión, lo que equivale a intereses y gastos pendientes por tres períodos no declarados de los funcionarios del Departamento de Educación, de los cuales dos son de enero y uno de julio del año 2000; sin embargo, de este último período, no tiene certeza de la composición de la deuda. 18

19 Asimismo, por oficio N DC/221/1961/2012, el IPS, a solicitud del municipio le informa, con el propósito de verificar la procedencia de la deuda, el monto actualizado al 27 de abril de 2012, el que ascendía a $ , por tres períodos declarados (dos de enero de 2000 y un junio de 2000) cuyo monto nominal fue pagado y faltó el pago de los intereses y gastos pendientes. Al respecto, esa entidad edilicia concluyó que los montos adeudados le correspondían al Departamento de Educación Municipal de esa comuna, por lo que remitió los antecedentes a esa dependencia para su análisis. Finaliza precisando que está realizando las acciones que corresponde para regularizar la deuda previsional. Al respecto, cabe señalar que el municipio en su repuesta hace alusión a solicitudes de información, así como las respectivas respuestas de aquéllos servicios que tienen relación con la materia examinada, de los cuales no adjunta documentación que las sustente, ni el registro contable al 1 de marzo del presente año, que permita validar, que la gestión municipal, consignaba dichos montos. Además, nada menciona sobre los procedimientos efectuados para registrar contablemente la información obtenida desde la Superintendencia de Pensiones y del Instituto de Previsión Social, razón por la cual la observación se mantiene Acciones judiciales. Consultado acerca de las causas que cuentan con sentencia de término desfavorable para la entidad edilicia, el Asesor Jurídico Municipal, se sirvió informar las causas terminadas durante el año De la prueba de validación efectuada a una muestra de la información emitida por esa jefatura, con la obtenida en el portal del Poder Judicial, no se advirtieron observaciones que formular, en esta oportunidad. 5.- RATIOS. En el marco de la referida fiscalización y con el objeto de determinar los aspectos favorables y desfavorables de la situación económica y financiera de la municipalidad, se procedió a establecer los índices financieros que a continuación se individualizan: Ratios financieros. a) Coeficiente de ingresos propios. Sobre el particular, corresponde hacer presente, en primer término, que este indicador mide el porcentaje de ingresos propios en relación al ingreso total. Con ello se busca establecer la capacidad para generar ingresos propios existentes en la municipalidad, en relación a la totalidad de los ingresos percibidos en un momento dado o, a través del tiempo. Su determinación se realizó considerando la siguiente fórmula: COEFICIENTE INGRESOS PROPIOS = INGRESOS PROPIOS *100 = $ = 92,42% INGRESOS TOTALES $

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