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1 AUDI Memorando Para: MBA William Vives Brenes Vicerrector de Administración De: Lic. Isidro Álvarez Salazar Auditor Interno Fecha: 21 de octubre de 2014 Asunto: Remisión del informe denominado Evaluación de aspectos de control interno relacionados con el Concurso de Antecedentes Interno RH , Profesional en Ingeniería o Arquitectura (Gestor de Calidad), publicado por el Departamento de Recursos Humanos del Instituto Tecnológico de Costa Rica Adjunto se remite el informe de fiscalización AUDI-F , que contiene los resultados obtenidos en la Evaluación de aspectos de control interno relacionados con el Concurso de Antecedentes Interno RH , Profesional en Ingeniería o Arquitectura (Gestor de Calidad), publicado por el Departamento de Recursos Humanos del Instituto Tecnológico de Costa Rica, el 9 de mayo de De conformidad con los artículos 35 y 36 de la Ley General de Control Interno No. 8292, se remite este informe a esa instancia, por considerar que tiene plena competencia para conocer los resultados y ordenar la implantación de las recomendaciones, por lo que se le agradece informar en un plazo de diez días hábiles las acciones tomadas para su implementación o proceder según lo establecido en el artículo 36 de la Ley mencionada. Transcurrido ese plazo, sin que la Auditoría Interna reciba información acerca de la discrepancia con tales recomendaciones, estas se tomarán como aceptadas para el seguimiento que corresponde efectuar. Atentamente, IAS/mam Dr. Julio Calvo Alvarado, Rector MBA. Harold Blanco Leitón, Director Departamento Recursos Humanos Archivo Ref. SA

2 Informe AUDI-F de octubre de 2014 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EVALUACIÓN DE ASPECTOS DE CONTROL INTERNO RELACIONADOS CON EL CONCURSO DE ANTECEDENTES INTERNO RH , PROFESIONAL EN INGENIERÍA O ARQUITECTURA (GESTOR DE CALIDAD), PUBLICADO POR EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA PREPARADO POR: MÁSTER MARICEL ARAYA MATAMOROS, AUDITORA REVISADO Y APROBADO POR: LIC. ISIDRO ÁLVAREZ SALAZAR, AUDITOR INTERNO OCTUBRE, 2014

3 CONTENIDO Página 1. INTRODUCCION Origen del estudio Objetivo del Estudio Alcance del estudio Cumplimiento de la normativa aplicable en la actividad de auditoría Comunicación verbal de los resultados del estudio RESULTADOS Sobre el respaldo documental del expediente del Concurso RH Sobre el cambio en el porcentaje de criterio para declarar elegible a los candidatos Sobre la anulación del Concurso RH CONCLUSIÓN RECOMENDACIONES.. 4

4 EVALUACIÓN DE ASPECTOS DE CONTROL INTERNO RELACIONADOS CON EL CONCURSO DE ANTECEDENTES INTERNO RH , PROFESIONAL EN INGENIERÍA O ARQUITECTURA (GESTOR DE CALIDAD), PUBLICADO POR EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Origen del estudio Este estudio se originó en atención a una denuncia interpuesta por un ciudadano, en relación con el Concurso de Antecedentes Interno RH , Profesional en Ingeniería o Arquitectura (Gestor de Calidad), publicado por el Departamento de Recursos Humanos del Instituto Tecnológico de Costa Rica, el 9 de mayo de 2014, en adelante Concurso RH Objetivo del estudio Comunicar las debilidades de control interno presentes en el Concurso RH , a efecto de que el Departamento de Recursos Humanos implemente las mejoras correspondientes Alcance del estudio El estudio se enfocó principalmente al análisis de la información que respalda las actuaciones de la administración en relación con el Concurso RH Cumplimiento de la normativa aplicable en la actividad de auditoría En la elaboración del presente estudio se atendieron razonablemente las normas contenidas en el Manual de normas generales de auditoría para el sector público 1, así como las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público Comunicación verbal de los resultados del estudio Los resultados obtenidos, así como las recomendaciones contenidas en este informe, fueron comunicados verbalmente a los siguientes funcionarios Máster William Vives Brenes, Vicerrector de Administración; MBA. Harold Blanco Leitón, Director del Departamento de Recursos Humanos; MBA. María Isabel Jiménez Mora, Coordinadora Unidad de Reclutamiento y Selección; Licda. Catalina Jara Vega, funcionaria del Departamento de Recursos Humanos y Máster Lourdes Agüero González, Asistente de Vicerrectoría de Administración, en reunión efectuada el 20 octubre de Publicado en la Gaceta Nº236 del 8 de setiembre del Publicadas en la Gaceta Nº28 del 10 de febrero del 2010.

5 AUDI-F de octubre de RESULTADOS 2.1. Sobre el respaldo documental del expediente del Concurso RH Se revisó el expediente que gestionó el Departamento de Recursos Humanos en relación con el Concurso RH , encontrándose las siguientes debilidades de control: Se observa un cuadro con el total del puntaje asignado a los dos oferentes preseleccionados, pero no justifica mediante análisis el puntaje otorgado a cada uno de los cinco criterios de selección evaluados. Sobre la confección del examen, como parte de las pruebas técnicas que se aplicó a los oferentes, no se observa minutas firmadas por los miembros de la comisión, lo que dificulta conocer quién o quiénes lo confeccionaron, aprobaron y revisaron. No se puede determinar, cuántas reuniones se realizaron para la atención del concurso, ni cuáles miembros de la Comisión de Selección estuvieron presentes en cada una de las reuniones, debido a la falta de minutas. El Reglamento para Concursos de Antecedentes Internos y Externos del Personal del Instituto Tecnológico de Costa Rica, señala en el artículo 14 Bis. Proceso de nombramiento de personal en el inciso f, lo siguiente: La Comisión de selección de personal evalúa los atestados de los oferentes, declara su condición de elegible y preselecciona a los oferentes, según cumplimiento de requisitos y criterios de selección, define las técnicas de selección a emplear, la necesidad de aplicar pruebas específicas, el lugar y la fecha de convocatoria a pruebas y/o a entrevistas de empleo, todo lo cual debe constar en una minuta redactada al efecto. (la negrita no es del original) En este mismo sentido, las Normas de control interno para el Sector Público 3, señala en la subnorma Documentación y registro de la gestión institucional, lo siguiente: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. 3 Publicado en La Gaceta No. 26 del 6 de febrero, 2006.

6 AUDI-F de octubre de 2014 En relación con lo expuesto anteriormente la Auditoría Interna, desde el año 2006, ha comunicado a la Administración debilidades en los procesos de selección como las indicadas anteriormente y ha recomendado que se giren instrucciones para que se establezca un sistema de control interno que permita documentar todas las transacciones que se realicen en cada uno de los procesos de selección, reclutamiento y nombramiento, con el objetivo de garantizar la legalidad y transparencia de los procedimientos. (Referencia: AUDI-F , del 10 de febrero de 2006; AUDI-F , del 04 octubre de 2007 y AUDI-F , del 18 de setiembre de 2013) Sobre el cambio en el porcentaje de criterio para declarar elegible a los candidatos. En el expediente se observó una única minuta, del 23 de julio de 2014, firmada por la funcionaria del Departamento de Recursos Humanos encargada de asesorar a la Comisión de selección nombrada para el concurso, en la que se señala, entre otras cosas, que con el afán de contar con dos candidatos para tomar la decisión final se acordó modificar el puntaje de corte en razón de que uno de los candidatos indicó no poseer disponibilidad, siendo que la otra candidata si tiene disponibilidad inmediata. La modificación a la que se hace referencia fue la siguiente: Se estableció que se declararían elegibles los (as) candidatos (as) que igualen o superen un 70 en su evaluación final El criterio originalmente establecido en relación con este aspecto señaló lo siguiente: se declararían elegibles los (as) candidatos (as) que igualen o superen un 80 en su evaluación final En criterio de esta Auditoría, en resguardo de la seguridad jurídica, la variación de requisitos y/o criterios solo podrá darse debidamente motivada y antes de que se publique el concurso, debido a que los concursantes tienen derecho a conocer y decidir, si participan o no, entre otros, con base en las variables que serán evaluadas Sobre la anulación del Concurso RH La Comisión de Selección presentó según oficio R , del 26 de agosto de 2014, dirigido al Rector, la propuesta de una resolución para recurso de anulación de Concurso RH , plaza Gestor de Calidad, donde señala que: es claro que la Comisión en pleno no participó en las etapas claves del proceso de selección como la elaboración y aprobación de los criterios de selección, elaboración y revisión de la prueba técnica y la entrevista, con lo cual se está violentando la norma antes citada, lo cual es improcedente y podría causar algún perjuicio a los concursantes. La Rectoría informó mediante el oficio R , del 5 de setiembre de 2014, que acogía la recomendación de la Comisión de Selección de anular el Concurso RH

7 AUDI-F de octubre de 2014 En criterio de esta Auditoría el Departamento de Recursos Humanos tiene la responsabilidad de asesorar y fiscalizar, con la calidad requerida, a los distintos Consejos de Departamento, Escuela o en su defecto a la Comisión integrada para conocer y resolver el proceso de selección. Esto demanda, por parte de ese Departamento, contar con los mecanismos apropiados para garantizar que la asesoría y fiscalización brindada minimicen el riesgo de que se materialicen apelaciones o inclusive la anulación de un concurso, con el consecuente desaprovechamiento de recursos administrativos. En este sentido el Reglamento antes mencionado indica en su artículo 18 Integración de la Comisión de selección de personal, en el inciso c, lo siguiente: El personal del Departamento de Recursos Humanos encargada del proceso de selección y reclutamiento participa con derecho a voz como fiscalizadora y asesora del proceso. 3. CONCLUSION El Concurso RH , gestionado por el Departamento de Recursos Humanos y la Comisión de Selección correspondiente, presentó debilidades de control interno, que conllevó a la anulación del concurso, lo que provocó un desaprovechamiento de recursos administrativos y retraso en la decisión final. 4. RECOMENDACIONES Por considerar que es la instancia con competencia para ordenar su implementación, se giran las siguientes recomendaciones a la Vicerrectoría de Administración: 4.1. Instruir al Departamento de Recursos Humanos para que evalúe, en razón de lo expuesto en los puntos 2.1, 2.2 y 2.3 del informe, la necesidad de establecer procedimientos claros y uniformes para ser aplicados en la asesoría y fiscalización de las distintas Comisiones de Selección a efecto de cumplir las responsabilidades que le señala el Reglamento para concursos de antecedentes internos y externos del personal del Instituto Tecnológico de Costa Rica. Lo anterior permitiría contar con el respaldo documental necesario que informe sobre las decisiones que tome cada Comisión de Selección, considerando entre estas, reuniones, minutas, quórum y la modalidad para tomar los acuerdos. Todo debe quedar debidamente foliado en el expediente que custodia el Departamento de Recursos Humanos Se informe a esta Auditoría, en un plazo de 10 días hábiles, sobre las instrucciones giradas para lograr la implementación de las recomendaciones anteriores. Resultaría conveniente que se establezcan las acciones, los responsables y el plazo, para facilitar su seguimiento.

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