INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE MEDICINA Academia de Informática Médica Laboratorio de Informática Médica Excel 1

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1 Introducción INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE MEDICINA Academia de Informática Médica Laboratorio de Informática Médica Excel 1 Excel es una Hoja de Cálculo. A pesar de su nombre, esta clase de programas puede usarse para efectuar operaciones de diversos tipos no sólo con números, sino también con palabras y fechas. Las operaciones se pueden realizar manualmente o programarse en la hoja para que se lleven a cabo en forma automática. También incluye funciones lógicas, capacidad para elaborar Gráficas y funciones para administración de Bases de Datos. Arrancar Excel Al igual que el resto de las aplicaciones de Microsoft, Excel se puede arrancar de varias formas: Haciendo clic Inicio Programas Excel. En el botón de acceso directo del escritorio o la barra de Office. Con doble clic sobre cualquier archivo de Excel. (*.xls) 1. Arranca Excel con cualquiera de los métodos indicados Elementos básicos de Excel Los elementos básicos de la ventana de Excel son los mismos de todas las aplicaciones Windows: barra de título, barra de menús, barra de herramientas estándar y formato, barras de desplazamiento y barra de estado. Además, Excel tiene características y herramientas propias de la aplicación. 1. Apunta a los íconos de las herramientas que no hayas encontrado en Word o PowerPoint, para que conozcas sus nombres. 2. Emplea la misma técnica para identificar el Cuadro de nombres, la Barra de fórmulas y las etiquetas de hoja. Libros y Hojas de cálculo Cuando se arranca el programa, se abre un Libro de Excel. Cada libro puede tener una o más Hojas de cálculo. La pantalla muestra la hoja de cálculo activa, en la que se pueden escribir datos o realizar operaciones. Las hojas de cálculo están divididas en Filas y Columnas. Las filas están marcadas con números del 1 al , en la columna de color gris del lado izquierdo de la ventana y las columnas con letras de A hasta IV en la fila superior, también de color gris. La intersección de una fila y una columna for- maov/mlvm/ene-06

2 ma una Celda. Cada hoja de cálculo tiene un total de celdas. Cada celda representa una dirección de memoria de la computadora y se identifica con la letra de la columna, y el número de la fila correspondientes. En cualquier momento, existe una Celda Activa, que se puede reconocer porque tiene un marco grueso alrededor, con un pequeño cuadro en la esquina inferior derecha, como se muestra en la figura siguiente, y porque su nombre aparece en el Cuadro de nombres. La celada activa es el lugar donde se escribirán los datos que introduzcas. El apuntador del ratón En Excel, el apuntador del ratón tiene diferente aspecto, dependiendo del sitio de la ventana en que se encuentre, Los más frecuentes se muestran en la figura siguiente. 1. Mueve el apuntador por la ventana, para que identifiques en que sitio adquiere cada una de las formas de la figura anterior. Movimiento en la hoja Para poder introducir datos, modificarlos y emplearlos en operaciones, es necesario llegar a la celda donde vas a escribir, para ello debes conocer los comandos que te permiten moverte en la hoja. 1. Mueve el apuntador a cualquier celda de la hoja de cálculo y haz clic. La celda seleccionada se convierte en la celda activa. 2. Haz clic dentro del cuadro de nombres, escribe G10 y presiona <Enter>. Ahora la celda G10 es la celda activa. 3. Presione <Abajo>. La celda activa cambia a G Prueba el efecto de las teclas <Arriba>, <Derecha>, <Izquierda>, <Inicio>, <Tabulador>, <Av Pag> y <Re Pag>. 5. También se usan combinaciones de las teclas <Control> y <Shift>, con las teclas de cursor para seleccionar la celda activa. Regresa a G10 y prueba las combinaciones de las teclas de los incisos 3 y 4 con <Control> y <Shift>. Movimiento en el libro 1. Encuentra las etiquetas de las hojas de cálculo, que están en la parte inferior de la ventana de Excel. 2. Para cambiar la hoja activa, basta hacer clic en la etiqueta deseada. 3. También se pueden usar combinaciones de teclas siguientes <Ctrl> + <AvPg>, para ir a la página siguiente y <Ctrl> + <RePg>, para pasar a la anterior. maov/mlvm/2

3 Selección Excel Muchas de las tareas que se pueden realizar en Excel requieren de la selección de celdas individuales, en grupos, o toda la hoja de cálculo. Ahora practicaremos las formas selección de Excel. Selección de celdas 1. Para seleccionar una celda. Coloca el apuntador del ratón sobre la celda F13 y haz clic. La celda queda seleccionada y además se convierte en la celda activa. 2. Para seleccionar celdas no adyacentes. Mantén presionada la tecla <Control> mientras haces clic consecutivamente en las celdas A4, C8 y H20. La ventana debe verse como en la figura siguiente. 3. Las cuatro celdas quedan seleccionadas, pero la celda activa siempre es la última seleccionada. 4. Esta y cualquier otra selección, se borran haciendo clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo. Haz clic A1 para deshacer la selección. Selección de rangos de celdas 1. Coloca el apuntador del ratón en la celda B2 y arrástralo hasta la celda C10. Mientras arrastras el ratón, observa que en el cuadro de nombres aparece el número de filas (L) y columnas (C) seleccionadas. Todas las celdas quedan marcadas, pero sólo hay una celda activa, C10. Otra forma de seleccionar un rango es con las teclas de cursor. maov/mlvm/3

4 2. Haz clic B2, mantén presionada la tecla <Shift>. Con la tecla <Derecha>, marca hasta la columna C. Por último, con <Abajo>, marca hasta la fila 10 y suelta la tecla <Shift>. 3. Observa que ambas maniobras son equivalentes, la celda activa es la misma. En Excel, los rangos se representan escribiendo la celda superior izquierda del rango, dos puntos y la celda inferior derecha. El rango seleccionado en el inciso anterior sería B2:C10. También se puede seleccionar un rango de celdas escribiendo su representación en el cuadro de nombres. 1. Haz clic A1 para borrar la selección. 2. Haz clic en el cuadro de nombres, escribe B2:C10 y presiona <Enter> 3. Como puedes ver, se selecciona el mismo rango, pero ahora la celda activa es B2. Rangos no adyacente 1. Arrastrando el ratón mientras mantienes presionada la tecla <Control>, selecciona los rangos E10:G15 e I2:I15. El resultado de tu selección debe verse como el de la figura siguiente. Modificar un rango de celdas seleccionado 1. Selecciona el rango B2:C Manteniendo presionada <Shift>, haz clic B6. El rango seleccionado cambia a B2:B6. maov/mlvm/4

5 3. Mantén presionada <Shift> y haz clic E1, el nuevo rango es B1:E2. 4. También se combinan las teclas de cursor y la tecla <Shift>, para cambiar el tamaño de la selección. Prueba a cambiar el tamaño con <Shift> + las teclas del cursor. Al terminar borra la selección. Seleccionar columnas 1. Una columna. Haz clic sobre la letra C del encabezado de la columna. Usando las flechas de la barra de desplazamiento vertical, comprueba que se selecciona toda la columna. La celda activa es la primera de la columna (C1). 2. Columnas adyacentes. Manteniendo presionada <Shift>, selecciona la columna F. 3. Columnas no adyacentes. Mantén presionada <Control> y selecciona las columnas A y H. El resultado debe verse como el de la figura siguiente. También se puede seleccionar una sola columna usando una combinación de teclas. 4. Haz clic C5 y después presiona <Control> + <Espacio>. Esta forma de selección de columnas no es equivalente a la anterior, ya que la celda activa es diferente, en este caso es E5. Seleccionar filas 1. Una fila. Haz clic sobre el número de la fila 3. Usa la barra de desplazamiento horizontal para comprobar que se ha seleccionado toda la fila. La celda activa es la primera de la fila. 2. Filas adyacentes. Mantén presionada <Shift> y haz clic número de la fila 12. maov/mlvm/5

6 3. Filas no adyacentes. Mantén presionada <Control> y selecciona las filas 19 y 23, haciendo clic sobre los números correspondientes. El resultado de tu selección debe verse como el de la figura siguiente. Existe una combinación de teclas para seleccionar una sola fila. 4. Haz clic C3 y después presiona <Shift> + <Espacio>. Esta forma de selección de filas no es equivalente al anterior, ya que la celda activa es diferente, es C3. Seleccionar una hoja completa En la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo, a la izquierda del encabezado de la columna A y arriba del número de etiqueta de la fila 1, se encuentra un botón gris sin marca, que sirve para seleccionar la hoja completa. 1. Haz clic en el botón de selección de hoja. Con las barras de desplazamiento, comprueba que se ha seleccionado toda la hoja. También se puede usar una combinación de teclas para seleccionar la hoja completa. 2. Haz clic C3. Presiona <Control> + <Shift> + <Espacio>. Esta forma de selección de hojas no es equivalente al anterior, ya que la celda activa es diferente. Con el botón la celda activa siempre es A1, con las teclas, la celda activa no cambia de la posición actual del cursor. Captura de datos En Excel, la captura de datos consta de tres pasos: Seleccionar la celda donde se va a introducir el dato. maov/mlvm/6

7 Escribir el dato, sea texto, número, fecha, etc. Aceptar el dato escrito. 1. Utiliza alguno de los métodos que ya conoces para seleccionar la celda A1 y escribe: Tamaño del Cerebro e Inteligencia. Datos de Willerman y cols. (1991) 2. Observa que el texto escrito aparece simultáneamente en la barra de fórmulas y la celda activa. 3. Para aceptar el dato puedes usar cualquiera de las opciones siguientes: o Presiona <Intro>. o Cambia la celda activa, en cualquiera de las formas que ya conoces. o Haz clic Introducir que aparece junto a la Barra de fórmulas, cuando se escribe algo en la celda activa. 4. Como puedes ver, el dato desaparece de la Barra de fórmulas y sólo queda en la celda correspondiente. Cuando la longitud del contenido de la celda ocupa un espacio mayor al tamaño de esta, se puede leer completo sí como en este caso, la celda que está a la derecha está vacía, cuando no es así, queda oculto debajo del contenido de esta, pero no se borra. Editar datos 1. Sí cometes un error antes de aceptar un dato, puedes corregirlo, borrando los caracteres a la izquierda del cursor con la tecla <Regresar>, y los que están a la derecha con <Supr>. 2. Para cancelar la introducción de un dato, en cualquier momento, presiona la tecla <Esc> o haz clic Cancelar, junto a la Barra de fórmulas. Si la celda contenía algún dato, cualquiera de estas operaciones lo regenera. 3. Para corregir un error que descubres después de aceptar el dato, regresa a la celda respectiva y escribe el dato correcto; Excel borra el contenido de la celda automáticamente, al escribir el nuevo dato. Tablas de datos Las celdas de Excel pueden contener datos de diversos tipos, con los que se pueden realizar una amplia gama de operaciones, pero primero se deben capturar en forma organizada. Al conjunto de datos organizados en una hoja de cálculo se le denomina Tabla. Una hoja de cálculo puede contener una o más tablas, dependiendo del tamaño de estas y del uso que se desea darles. 1. Escribe los enunciados siguientes, que serán los encabezados de la tabla, en cada una de las celdas que se indica. Cuando se escribe en celdas de una misma fila, la forma más fácil de cambiar la celda activa es con la tecla de <Tabulador>, para ir a la derecha o la combinación <Shift>+<Tabulador>, para ir hacia la izquierda. maov/mlvm/7

8 Celda Enunciado A2 No. B2 Sexo C2 IQ Total D2 IQ Verbal E2 IQ Habilidad F2 Peso/kg G2 Estatura/cm H2 Tamaño del cerebro/pixeles I2 Fecha de Nacimiento/dd-mm-aa Como ya se explico antes, el contenido de algunas celdas no se visualiza completo, sin embargo, existen formas de verlo. 1. Selecciona la celda H2. En la Barra de fórmulas se lee el contenido de la celda: Tamaño del Cerebro / pixeles. La Barra de fórmulas siempre refleja el contenido de la celda activa. 2. Selecciona toda la fila Haz clic Formato Columna Autoajustar a la selección. El ancho de las columnas se ajusta a la longitud del texto. El problema con esta forma de visualizar el texto, es que la tabla se vuelve demasiado, para re- ancha y en tablas muy grandes, el trabajo es lento. Haz clic Deshacer gresar la hoja a su forma original. 4. Haz clic Formato Celdas; se abre la ventana Formato de celdas. maov/mlvm/8

9 5. Selecciona la pestaña de Alineación, activa la casilla Ajustar texto y haz clic Aceptar. La altura de las celdas se ajusta para poder visualizar todo el texto. Para capturar los conjuntos de datos, primero asignaremos los números de la columna A, usando las series predefinidas de Excel, con las cuales basta indicar dos valores consecutivos para que el programa complete la serie, de la siguiente manera. 6. Selecciona la celda A3 y escribe: Selecciona la celda A4 y escribe: Selecciona el rango A3:A4. 9. Coloca el apuntador del ratón sobre la esquina inferior derecha del rectángulo seleccionado y cuando adquiera la forma de un signo de suma jo., arrástralo hacia aba- 10. Observa la etiqueta amarilla que aparece, indicando cuantas celdas se han seleccionado. maov/mlvm/9

10 11. Continúa arrastrando y suelta el botón al llegar a cuarenta. El conjunto de celdas se llena con la serie del 1 al 40. Antes de continuar la capturar de datos, podemos configurar el programa para realizar la tarea en la forma más rápida posible. 12. Haz clic Herramientas Opciones... y selecciona la pestaña Modificar, si es necesario, activa la casilla Mover selección después de ENTRAR. En el cuadro de Dirección: selecciona Abajo. Haz clic Aceptar. 13. Selecciona la celda B3 en la columna de Sexo y escribe: 14. Con <Tabulador> pasa a C3 y escribe: Femenino 133 Como observaste en la celda B3, cuando el dato que se introduce es texto, se justifica a la izquierda en cambio sí es número como en C3, se justifica a la derecha. Esta forma de alineación es útil par detectar errores en la captura de datos. La alineación de los datos se puede modificar según convenga. 15. Usando siempre <Tabulador>, para cambiar a la celda siguiente, completa el primer renglón de la tabla, escribiendo en las celdas indicadas los valores siguientes: D3 = 132, E3 = 124, F3 = 53.6, G3 = 163.8, H3 = , I3 = Después de introducir el último valor, presiona <Enter>, automáticamente la celda activa cambia a B4. Guardar un libro de trabajo Para guardar un libro de Excel se usan los comandos Guardar o Guardar como... del menú Archivo, en la misma forma que en Word y PowerPoint. También se puede usar el botón Guardar de la barra de herramientas estándar, sujeto a las mismas condiciones que en las otra aplicaciones de Office. 1. Guarda el libro de trabajo con el nombre Excel1 en una carpeta de nombre Excel, que debes crear en Mis documentos. 2. Cierra el archivo. maov/mlvm/10

11 Formato de Tablas Excel Aplicando un formato adecuado a una tabla de datos, puedes hacerla mas clara y fácil de leer. Aunque el formateo no es indispensable, es útil para el análisis e interpretación de datos. 1. Descarga el archivo Material para Excel.zip, desde el vínculo de la hoja de guías de práctica, a Mis documentos y desempácalo. Se crea la carpeta Material para Excel. 2. Abre el archivo Tabla de datos.pdf que se encuentra en la carpeta Material para Excel de Mis documentos. Realiza la captura con cuidado ya que esta es la tabla de datos que usaremos en el resto del ejercicio y por lo tanto, es importante que te asegures que los valores sean correctos, pues el resultado de todos los ejercicios depende de que así sea. 3. Guarda el archivo, sin cambiar el nombre. 4. Selecciona el renglón Haz clic Formato Columna Autoajustar a la selección, el ancho de las columnas se ajusta al texto de los encabezados. 6. En este modo de presentación, notaras varios detalles que conviene modificar. o El ancho de la columna B, oculta parcialmente los valores de la variable Sexo. o Los valores de Estatura sin decimales, se justifican a la derecha y se pueden confundir con valores más pequeños. maov/mlvm/11

12 o El número de pixeles del Tamaño del Cerebro es muy grande y difícil de leer. o Los encabezados no son claros, debido a la alineación que tienen. 7. Para ajustar el ancho de columna, selecciona la columna B, haciendo clic sobre la letra del botón de encabezado. Haz clic Formato Columnas Autoajustar a la selección. La columna se ajusta al dato más grande en ella. 8. El formato de números con decimales se cambia de la siguiente manera. Selecciona las columnas F y G. Haz clic Formato Celdas... aparece la ventana Formato de celdas. 9. Selecciona la pestaña de Número; en el cuadro Categoría: selecciona Número. En la ventana Posiciones decimales selecciona 1 y haz clic Aceptar. Ahora todos los números de esas columnas, tienen una cifra decimal. 10. Para dar un formato más claro a los números grandes: selecciona la columna H y haz clic Formato Celdas... nuevamente aparece la ventana Formato de celdas. 11. Selecciona la pestaña Número en el cuadro Categoría selecciona Personalizada. En el cuadro Tipo: escribe alguno de los formatos siguientes: ###,###,### ó ### ### ### 12. Haz clic Aceptar. Con el primer formato los millares quedan separados por comas y con el segundo, por espacios. maov/mlvm/12

13 En forma similar, se cambia el formato de los encabezados. 13. Selecciona el renglón 2 y haz clic Formato Celdas... y en la pestaña alineación del la ventana Formato de celdas. 14. En el apartado Alineación del texto selecciona Centrada, para Horizontal: y Vertical: y haz clic Aceptar. Los encabezados quedan centrados en sus celdas. 15. Coloca el apuntador del ratón sobre la línea que divide las columnas C y D. Cuando adquiera la forma de flecha doble, arrástralo hacia la izquierda de la pantalla, hasta que la línea punteada quede sobre la última letra de la palabra Total y suéltalo, IQ debe quedar arriba y Total abajo, como en la figura siguiente. 16. Repite esta maniobra, para los encabezados IQ Verbal, IQ Habilidad y Peso / kg, hasta lograr que IQ y Peso queden arriba y el resto del encabezado abajo. 17. El resultado de todas estas modificaciones debe ser igual a la tabla de la figura siguiente. maov/mlvm/13

14 Cambiar el nombre de una hoja de cálculo 1. Haz clic Formato Hoja Cambiar nombre. La etiqueta de la hoja activa queda seleccionada. 2. Escribe: Tabla de Datos 3. Presiona <Intro>. El nombre se escribe en la pestaña. 4. En forma alterna, puedes seleccionar el nombre de la hoja haciendo doble clic sobre la pestaña correspondiente, y después escribir el nuevo nombre. 5. Guarda el archivo, sin cambiar el nombre. Ordenar datos Una vez que los datos han sido capturados, se pueden procesar de muchas formas para obtener información, una de ellas es ordenarlos. 1. Haz clic F3 - Orden ascendente. 2. Los datos de la tabla se presentan en orden ascendente de peso. Con este ordenamiento es fácil ver que el peso menor es de 48.1 kg y el mayor de 87.2 kg. maov/mlvm/14

15 3. Para ordenar una variable a la inversa, se usa el botón Orden descendente Si es necesario, se puede usar más de un criterio para ordenar los datos. 4. Selecciona la celda E3, haz clic Datos Ordenar... aparece la ventana Ordenar. 5. Si es necesario, en el apartado La lista tiene fila de encabezamiento, selecciona el botón Sí 6. En Ordenar por, selecciona Estatura y la opción Descendente. 7. Como segundo criterio, en Luego por, selecciona Fecha de Nacimiento y Descendente. 8. Como último criterio selecciona IQ Total, Ascendente. Haz clic Aceptar. Ordenando los datos de esta manera, encontramos que el máximo de estatura corresponde a una sola persona, que es de sexo masculino y tiene el número Usando combinaciones de variables es posible obtener una gran cantidad de información. Desplazamiento en una tabla de datos Además de las formas que ya conoces, algunas combinaciones de teclas se pueden usar para moverse dentro de una tabla de datos. 1. Haz clic F11. Ahora presiona <Fin> - <Izquierda> y observa lo que sucede. 2. Repite la maniobra, <Fin> y las otras teclas del cursor y observa lo que sucede 3. Haz clic F11 y repite las maniobras anteriores, manteniendo presionada <Shift>. Se deben seleccionar las celdas de la tabla Operaciones aritméticas en Excel En Excel se pueden realizar todo tipo de operaciones aritméticas, usando valores constantes o referencias a las celdas en que se encuentran los valores. Las operaciones se realizan escribiendo Fórmulas en las celdas. La escritura de fórmulas tiene algunas reglas que aplicarás en el ejercicio siguiente. maov/mlvm/15

16 1. Ordena la tabla por Peso, de mayor a menor. 2. Las fórmulas de Excel siempre se inician con un signo de igual (=) y no se debe dejar espacio entre los caracteres, sean símbolos, número o referencias. En la celda F44 escribe el enunciado siguiente, exactamente como está, y presiona <Intro>. = El resultado es el rango de valores de Peso y debe ser Otra forma de realizar este cálculo es usando referencias a las celdas en que se encuentran los valores, en lugar de los valores mismos; la ventaja de este método radica en que el resultado se actualiza automáticamente cuando cambian los valores. 4. En la celda F45 escribe el signo igual para indicar a Excel que vas a escribir una fórmula. 5. Usa la barra de desplazamiento vertical para llegar al inicio de la tabla y haz clic F3, la celda seleccionada queda rodeada por una línea discontinua. En la Barra de fórmulas puedes ver que la referencia se escribe automáticamente en la fórmula. Este método se puede aplicar tanto a celdas individuales como a rangos de celdas. 6. Escribe el signo menos. 7. Usa la barra de desplazamiento vertical para llegar al final de la tabla, haz clic F42 y después presiona <Intro>. El rango calculado es el mismo pero se calculó por referencia a las celdas, si los valores en esas celdas cambian, se modificará el resultado. 8. Selecciona cualquier celda llena de la columna A y haz clic Orden ascendente. Ahora el rango calculado por referencia es incorrecto. Podemos evitar este error usando en la fórmula algunas Funciones preprogramadas de Excel. Las Funciones preprogramadas de Excel son fórmulas, que forman parte del programa y resuelven tareas frecuentes, tediosas o demasiado laboriosas de escribir para el usuario normal. También se les da el nombre de Macros, porque con un solo nombre se agrupan muchas instrucciones. En Excel los usuarios pueden usar las funciones preprogramadas y también crear sus propias funciones. 1. En la celda F46 escribe: =Max( 2. Selecciona el rango de celdas F3:F42 y cierra el paréntesis. 3. Continua escribiendo lo siguiente: =Max(F3:F42)-Min( 4. Recuerda que los caracteres se escriben sin espacio entre ellos. 5. Vuelve a seleccionar el rango F3:F42, cierra el paréntesis y presiona <Intro>. La fórmula debe quedar como: =MAX(F3:F42)-MIN(F3:F42) 6. El rango calculado es nuevamente correcto, maov/mlvm/16

17 La función MAX(Argumentos) calcula el valor máximo de sus argumentos. Los Argumentos están formados por un conjunto de valores que se escriben dentro del paréntesis. Los valores pueden ser absolutos, referencias a celdas o a rangos de celdas, como en el ejemplo. La función MIN(Argumentos) tiene el mismo tipo de argumentos, pero calcula el valor mínimo. Ambas funciones se evalúan antes de realizar las operaciones aritméticas. Todas las funciones de Excel tienen la misma sintaxis, un nombre seguido de uno o más argumentos encerrados en paréntesis. Los argumentos varían según el tipo de función. Con esta fórmula, no importa el orden de los datos en la tabla pues los valores máximo y mínimo siempre serán los mismos. 7. Ordena la tabla en forma descendente de talla y observa que el valor rango del peso en F46 se calcula correctamente, mientras que el de F45 cambia. Copiar una celda Una vez que hemos escrito la fórmula correcta para calcular el rango de una variable, podemos usarla para todas las variables. Para ello, basta copiarla en las celdas correspondientes. 1. Copiar a una sola celda. Selecciona la celda F46 y haz clic Copiar. El contenido de la celda pasa al portapapeles y la celda queda enmarcada con una línea discontinua. 2. Selecciona la celda C46 y haz clic Pegar. Observa en la Barra de fórmulas que al pegar, las referencias de la fórmula se actualizan automáticamente para calcular el rango de IQ Total. Esto se debe a que escritas así, las referencias son relativas, o sea determinan en relación a la posición de la celda que contiene la fórmula. La celda F46 continúa marcada, indicando que su contenido aún está en el portapapeles y se puede volver a pegar. 3. Pega la fórmula en I46. Como los valores son fechas, el resultado se calcula en días entre la mayor y la menor de ellas. Otra forma de copiar es arrastrando la esquina inferior derecha del marco de la celda activa o del rango seleccionado. 4. Selecciona la celda C46. Arrastra la esquina inferior derecha del marco hasta que se marque el rango C46:I46 y suelta el botón, se copia la formula y se actualizan los valores. Borrar el contenido de las celdas 1. Selecciona el rango F44:F46. Para borrar el contenido de las celdas puedes usar cualquiera de las opciones siguientes: o Presiona <Supr>. maov/mlvm/17

18 o Haz clic Edición Borrar. Excel o Haz clic derecho sobre la selección, en el menú contextual que aparece haz clic Borrar contenido. Fórmulas más complejas En una fórmula de Excel las operaciones aritméticas se realizan en el mismo orden de precedencia que tienen en álgebra. funciones > potencia y raíz > multiplicación y división > suma y resta > comparación 1. En la celda C44 escribe la fórmula siguiente. Recuerda que no debes dejar espacios entre los caracteres. =max(c3:c42)+min(c3:c42)/2 2. Después de las funciones, la precedencia mayor es de la división, primero se divide el mínimo (77) entre 2 y después se suma al máximo (144) para darnos el resultado Para cambiar la precedencia usamos paréntesis. En C45 escribe: =(max(c3:c42)+min(c3:c42))/2 4. Primero se realizan las operaciones entre paréntesis, en este caso y después se aplica la precedencia, dividiendo el resultado entre 2 para obtener Si una fórmula contiene operaciones con la misma precedencia, Excel las evaluará de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, la parte de la fórmula que se debe evaluar primero se escribe entre paréntesis. Estas reglas funcionan para todas las fórmulas. 6. Borra el contenido de las celdas de la línea 44 en adelante. Procesamiento de Datos La utilidad de este programa se hace evidente cuando comenzamos a procesar los datos para obtener información. Usando las funciones de Excel, la capacidad para programar tareas en las hojas de cálculo y la facilidad para elaborar diferentes tipos de gráficos, se puede procesar datos en un gran número de formas diferentes. Descripción de muestras Excel tiene funciones que permiten calcular rápidamente las estadísticas de un conjunto de datos. La forma más fácil de usarlas es con el botón Pegar función. 1. Haz clic C44 - Pegar función, aparece la ventana Pegar función de la figura siguiente. maov/mlvm/18

19 2. En el cuadro O seleccionar una categoría: selecciona Estadísticas y en Seleccionar una función: selecciona PROMEDIO. En la parte inferior de la ventana se muestra una breve descripción de la función. Haz clic Aceptar. Se abre la ventana de la función Promedio. 3. Los cuadros de Número se pueden llenar con números, referencias a celdas o a rangos de celdas. En Número1: escribe C3:C42 y haz clic Aceptar. En la Barra de fórmulas se muestra la función insertada y en C44 el resultado. 4. Inserta las funciones: MEDIANA, en C45; MODA, en C46; VAR, en C47 y DES- VEST, en C48. Utiliza el rango C3:C42 para todas. MEDIANA. Calcula el valor central de un conjunto de datos. MODA. Calcula el valor más frecuente en un conjunto de datos. VAR. Calcula la varianza de una muestra de datos. DESVEST. Calcula la desviación estándar de una muestra de datos. Como recordaras, estas estadísticas se utilizan para describir la tendencia central y dispersión de datos en una muestra. Además el orden relativo de los valores de media, mediana y moda, describen el sesgo de la muestra. maov/mlvm/19

20 5. Copia las 5 fórmulas que acabas de escribir, desde la columna D hasta la H. 6. Observa que en H46 aparece el símbolo: #N/A 7. Esto indica que se produjo un error al resolver la fórmula, en este caso, el error es que no hay ningún valor que se repita. 8. Guarda el libro, sin cambiar el nombre. Programación de hojas de cálculo Las computadoras no pueden realizar tarea alguna por si mismas, necesita recibir instrucciones del usuario. El conjunto de instrucciones que se dan a la computadora para que realice una tarea específica, se llama Programa. La secuencia de pasos que se deben seguir para realizar una tarea se llama Algoritmo. Para ser útiles, los algoritmos deben tener un tiempo de ejecución finito. La elaboración de programas consiste en el diseño de los algoritmos y su conversión en instrucciones que la computadora entienda. El proceso de elaboración de los programas se conoce como Programación. La programación de una hoja de cálculo de Excel, consiste en escribir en las celdas de la hoja, las fórmulas de que consta el algoritmo para resolver un problema. Si se programa en forma adecuada, la hoja de cálculo se puede usar para realizar una tarea cuantas veces sea necesario. Como ejercicio, programaremos una hoja de Excel para que realice el análisis de distribución de frecuencias de un conjunto de datos ubicados en un rango definido de celdas. El algoritmo para esta labor se puede dividir en los pasos siguientes. A. Calcular el rango de valores de la variable. B. Calcular el número de intervalos de clase de frecuencia más adecuado. C. Cálculo del tamaño de los intervalos de clase. D. Calcular los límites de los intervalos de clase. E. Contar el número de valores de la muestra en cada intervalo. Excel tiene funciones que nos permiten realizar todas estas tareas en forma rápida. A. Cálculo del rango de valores 1. Haz clic Hoja2 para cambiar de hoja activa. 2. Cuando un Libro de trabajo no tiene más hojas vacías, puedes insertar una nueva haciendo clic Insertar - Hoja de cálculo. La hoja nueva se inserta antes de la hoja activa. 3. Selecciona la celda A1 y escribe: Distribución de Frecuencias 4. Regresa a la hoja Tabla de Datos, selecciona el rango H2:H42 y cópialo, haciendo clic Copiar. maov/mlvm/20

21 5. Selecciona la Hoja2 y haz clic A2. Pega el rango copiado haciendo clic Pegar o presionado la tecla <Intro>. 6. En la celda C2 escribe: Máximo y en D2: Mínimo. Ahora, usa las funciones MAX y MIN que ya conoces, haciendo referencia al rango de celdas de la columna A que contiene los valores de número de pixeles, para calcular el valor máximo en la celda C3 ( ) y el mínimo ( ) en D3. 7. A continuación, necesitamos calcular el rango de valores de la variable, que es el valor máximo menos el mínimo. Escribe la fórmula correspondiente en la celda E3, haciendo referencia a las celdas de la hoja activa, que contienen dichos valores. El resultado debe ser Marca el resultado escribiendo Rango en la celda E2. B. Cálculo del número de intervalos de clase 1. En la celda F2 escribe No. de Intervalos, y en F3 escribe la fórmula siguiente, que es la traducción a Excel, de la Regla de Sturges 1, que se usa para determinar el número de intervalos de clase óptimo para una distribución de frecuencias. Recuerda que no debes dejar espacios en blanco entre los caracteres: =Redondear( *log(contar(a3:a42)),0) 2. En esta fórmula encontramos varias características nuevas: o La función Redondear(Valor,Decimales) redondea el Valor al número de Decimales indicado; si como en este caso Decimales=0, se redondea al entero más próximo. o La función log(valor) calcula el logaritmo de base 10 del argumento Valor, que en la fórmula es el resultado de la función Contar. o La función Contar(Rango) cuenta el número de celdas que contienen números, dentro del Rango indicado, ignora las celdas con texto o vacías. o El asterisco (*) después de 3.322, es el signo de multiplicación de Excel. 3. La fórmula cuenta las celdas ocupadas por números en el rango A3:A42 y calcula el logaritmo del resultado, multiplica este valor por y le suma 1. Por último, redondea el resultado al entero más próximo, en nuestro ejemplo 6. C. Cálculo del tamaño de los intervalos de clase 1. Calculamos el tamaño de los intervalos de clase con la fórmula: Rango Tamaño Número de intervalos de clase 1 2. En la celda G3 escribe una fórmula de Excel, equivalente a esta, haciendo referencia a las celdas donde están los valores correspondientes. El resultado debe ser Marca este resultado escribiendo en G2, Tamaño de Intervalo. 1 Daniel, W.W. Bioestatistics: A Foundation for Analysis in the Health Sciences. 2 nd edition. John Wiley & Sons maov/mlvm/21

22 D. Cálculo de los límites de los intervalos de clase 1. En C6, escribe Grupos. Es costumbre dejar un intervalo vacío antes y otro después de los intervalos llenos, por esa razón, el primer límite de clase se calcula como: Límite inferior Mínimo Tamaño de Intervalo 2 2. Escribe la fórmula de Excel equivalente a la anterior en C7. El resultado debe ser El siguiente límite de clase se forma sumando el tamaño del intervalo, que está en G3, al valor inicial que está en C7. Escribe la fórmula para calcular dicho valor en C8, recuerda que únicamente debes usar referencias a las celdas. El resultado debe ser Hasta ahora hemos usado referencias relativas en las fórmulas, pero en la fórmula para calcular los límites de clase siguientes, es necesario sumar siempre el mismo tamaño de rango (G3) o sea, se necesita que la referencia no cambie, esta es una referencia absoluta. 4. Selecciona la celda C8, haz clic dentro de la Barra de fórmulas y edita la fórmula insertando el signo de pesos ($) antes de la G y antes del 3. Para moverte en la fórmula usa las flechas de cursor. Termina la edición presionado la tecla <Intro> el resultado no cambia, pero la fórmula debe verse: =C7+$G$3 5. El signo de pesos antes de la letra y/o el número de una referencia, indica a Excel que estas son referencias absolutas, que no se deben cambiar cuando se copia una fórmula. Es posible usar el signo para la columna o para el número por separado. 6. Para completar la tabla de límites de clase, copia el contenido de la celda C8 en el rango C9:C13. El resultado será: E. Contar el número de valores de la muestra en cada intervalo 1. En la celda D6 escribe Frecuencia. 2. Selecciona el rango D7:D14. Haz clic Insertar función; en la categoría Estadísticas, selecciona la función Frecuencia. maov/mlvm/22

23 3. En el cuadro Datos escribe A3:A42, que es el rango de celdas donde están los valores a organizar, en Grupos escribe C7:C13, correspondiente al rango de celdas donde están los límites de las clases. 4. Presiona la combinación de las teclas <Shift> + <Control> + <Enter>. El rango seleccionado se llena con el número de valores que hay entre el límite inferior y el límite superior de cada clase. Excel cuenta los valores mayores que el límite inferior y menores o iguales que el límite superior de cada clase, y escribe el resultado en la fila correspondiente al límite superior. El valor cero en D7 corresponde a los valores menores o iguales a que es el límite superior del primer intervalo, y el de D14 corresponde a los valores mayores que que es el limite inferior del último intervalo. Funciones de texto Usando funciones y operadores de texto, podemos incluir en la hoja información sobre los límites de clase. 1. En la celda E6 escribe Límites. 2. En E7 escribe la fórmula siguiente: = < &TEXTO(C7, ### ### ### ) 3. Al aceptar la fórmula, en la celda aparece la expresión: < Cuando en una fórmula, un número, símbolo o espacio en blanco, se encierra entre comillas, Excel lo interpreta como un texto de manera que en la fórmula <, representa maov/mlvm/23

24 el carácter del símbolo menor que, con un espacio en blanco después, y no el operador lógico de comparación. TEXTO es una función de Excel que convierte un número, una referencia a una celda que contienen un número, o una fórmula o función, con resultado numérico, en un texto con el formato que se indica entre comillas. En este caso ### ### ###, significa que se escribirán hasta 9 caracteres separando los millares con espacios; si hay menos caracteres las posiciones vacías se eliminan y si hay más caracteres se escriben pero sin formato. Finalmente, el símbolo & es el símbolo de Concatenación de textos que une dos cadenas de caracteres para formar una sola. 4. En E8 escribe la fórmula siguiente: =TEXTO(C7, ### ### ### )& &TEXTO(C8, ### ### ### ) 5. El resultado es una cadena de texto con el rango correspondiente Para copiar esta fórmula en el resto de las celdas de la tabla selecciona E8 y haz doble clic sobre la esquina inferior derecha del marco. Esta maniobra sólo funciona cuando la celda o rango a copiar, se encuentra junto a una columna que ya está llena. 7. Selecciona la celda E14 y escribe la fórmula siguiente. Recuerda, no hace falta borrar el contenido de la celda, Excel lo sustituye automáticamente. 8. El resultado será la expresión ="> "&TEXTO(C13,"### ### ###") > La tabla elaborada debe indicar los límites de clase y cuantos elementos hay en cada una, como la de la figura siguiente. Ahora, la Hoja2 está programada para calcular la distribución de frecuencias de cualquier variable que ocupe total o parcialmente el rango de celdas A3:A42, con un número de intervalos de clase definido por la fórmula de la celda F Copia el rango C2:C42 de la hoja Tabla de Datos y pégalo en A2 de la Hoja2. Podrás ver que los valores de los límites y la distribución de frecuencias se actualizan maov/mlvm/24

25 automáticamente. Esto sucederá con cualquiera de las variables que copies excepto Sexo y Fecha de nacimiento. 11. Como hiciste con la Hoja1, cambia el nombre de la Hoja2 a Distribución de Frecuencias. 12. Guarda el libro, sin cambiar el nombre. Gráficas Excel tiene capacidad para elaborar gráficas de diferentes tipos, para hacer más fácil la presentación de datos. A continuación, demostraremos como elaborar un gráfico, empleando la tabla de frecuencias preparada en el ejercicio anterior. 1. Si es necesario, selecciona la hoja Distribución de frecuencias, donde se encuentra la tabla siguiente, que corresponde a la distribución de frecuencias del IQ total. 2. Selecciona el rango D7:D14 y haz clic Asistente para gráficos. 3. Se abre la ventana siguiente, en el paso 1 de los 4 que forman el asistente. maov/mlvm/25

26 4. En el cuadro Tipo de Gráfico: selecciona Columnas y en las opciones Subtipo de gráfico:, Columna agrupada con efecto 3D. Haz clic Siguiente, para avanzar al paso Se presenta una vista previa del gráfico. En la pestaña Rango de datos, el cuadro Rango de datos contiene el rango de celdas que se está graficando y los botones de selección Series en sirven para indicar al programa si los datos están organizados en filas o columnas. Si es necesario, selecciona Columnas. Haz clic pestaña Series, para pasar al segundo apartado. 6. El cuadro Series muestra las series de datos que se representan en el gráfico, seleccionando cualquiera de ellas es posible asignarle nombre, cambiar el rango de maov/mlvm/26

27 valores o eliminarla. También es posible Agregar series de datos, en este caso no lo haremos. El cuadro Nombre se usa para signar un nombre a la serie seleccionada, ya sea por referencia a una celda o escribiendo el nombre entre comillas. En el cuadro Valores, aparece el rango de celdas que contiene los datos de la serie seleccionada. 7. Haz clic en el icono del extremo derecho del cuadro Rótulos del eje de categorías (X): 8. La ventana se reduce, y sólo se ve el cuadro. 9. Selecciona el rango E7:E14 de la hoja Distribución de frecuencias, en el cuadro se escribe la referencia al rango seleccionado. Haz clic en el icono del extremo derecho del cuadro para regenerar la ventana. Haz clic Siguiente, para avanzar al tercer paso. 10. En el apartado Títulos, asignamos nombres a los ejes de coordenadas. En los cuadros correspondientes escribe: Título del gráfico: Distribución de Frecuencias Eje de categorías (X): Intervalos Eje de valores (Z): Frecuencia 11. El eje de Y no está activo porque tenemos una sola serie. 12. En el apartado Eje se determina si queremos o no mostrar los ejes del gráfico. Cuando desactivamos uno de ellos todas sus propiedades desaparecen. maov/mlvm/27

28 13. Prueba a desactivar cada uno de los ejes y observa el cambio en la vista previa. Cuando termines, activa ambos ejes. (X, Z) 14. En el apartado Líneas de división, seleccionamos el tipo y número de líneas que deseamos que se muestren. 15. Nuevamente, experimenta activando y desactivando las casillas disponibles y observa el efecto de las modificaciones. Antes de salir del apartado activa únicamente las Líneas de división principales del eje Z. 16. El siguiente apartado controla la Leyenda. maov/mlvm/28

29 17. Cambia la posición de la leyenda, en Ubicación y al final desactiva la casilla Mostrar leyenda, para que desaparezca la leyenda, no es necesaria porque se está graficando una sola serie. 18. El siguiente apartado corresponde a los Rótulos de datos. Se puede mostrar el valor de la variable graficada o el rótulo de la categoría, junto a la barra correspondiente. Selecciona Ninguno. 19. Por último, se tiene el apartado Tabla de datos. Activando esta opción, en la gráfica se muestra la tabla de datos junto a la gráfica. Déjala desactivada. maov/mlvm/29

30 20. Haz clic Siguiente para llegar al último paso en el cual se define la ubicación de la grafica. 21. Haz clic En una hoja nueva y escribe en el cuadro Gráfica de Frecuencia, haz clic Finalizar. En el libro se inserta una hoja con este nombre, que únicamente contiene el gráfico elaborado, que debe ser semejante al de la figura siguiente. 22. Como está vinculado a los datos de la hoja Distribución de Frecuencias, el gráfico cambiará cuando cambien los datos. Prueba copiando otra variable numérica de la maov/mlvm/30

31 Tabla de datos al rango A2:A42 de Distribución de frecuencias y observa los cambios. Edición de Gráficos Cuando se entra a la hoja Gráfica de Frecuencia, aparece la barra de herramientas Gráfico que sirve para editar cualquier parte del gráfico. 1. Si no aparece, actívala con clic Ver Barras de herramientas Gráfico. Revisa los nombres de las herramientas que contiene. 2. En el cuadro Objetos del gráfico selecciona Título del gráfico y haz clic Formato de objeto. Se abre la ventana de Formato del título del gráfico. 3. Selecciona la pestaña Fuente y aumenta el tamaño a En el cuadro Objetos del gráfico, selecciona Título del eje de categorías. En la Barra de herramientas Formato de la ventana de Excel, aumenta el tamaño de fuente a Haz lo mismo con el Título del eje de valores. 6. En el cuadro Objetos del gráfico selecciona Eje de categorías. Observa los extremos del eje horizontal y verás un par de pequeños cuadros negros que sirven como indicación de que el eje está seleccionado. En la Barra de herramientas Formato, asigna el tamaño de la fuente a Haz lo mismo con el Eje de valores. 8. Ahora selecciona Serie 1 y haz clic Formato de objeto. Se abre la ventana Formato de serie de datos. maov/mlvm/31

32 9. Selecciona los colores que te agraden para el borde y el área de los rectángulos. Explora los apartados restantes y observa los efectos de las modificaciones que realices. 10. Guarda el archivo, sin cambiar el nombre. 11. Si estas trabajando en una computadora que no es la que regularmente usas, guarda una copia del archivo Excel1, en una medio móvil (disquete o memoria USB) para usarlo en tu computadora en la segunda parte de la práctica. maov/mlvm/32