MAESTRÍA EN ENSEÑANZA DE LAS CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA - SEDE MEDELLÍN

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1 MAESTRÍA EN ENSEÑANZA DE LAS CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA - SEDE MEDELLÍN CURSO TICs MÓDULO: ANÁLISIS Y REPRESENTACIÓN DE DATOS Realizado por: Tatiana Cristina Muñoz Hernández UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE MEDELLÍN 2011

2 Contenido Análisis y representación de datos experimentales... 5 Microsoft Excel Escribir fechas y horas en Excel Auto-rellenar y autocompletar Formato a las celdas Tabulación de datos: Tablas de datos Insertar fórmulas Gráficos y diagramas Compatibilidad con versiones anteriores Bibliografía Lista de tablas Tabla 1. Referencias a celdas (tomada de (Microsoft Corporation, 2011 )) Tabla 2. Operadores matemáticos Tabla 3. Tipos de referencias a celdas (Información tomada de (Microsoft Corporation, 2011 )) Tabla 4. Valores de error cuando se ingresa mal una fórmula ( (Universidad de Navarra, 2002) (Microsoft Corporation, 2011 )) Lista de figuras Figura 1. Funciones de la hoja de cálculo para las matemáticas (Figura tomada de (EDUTEKA, 2010))... 6 Figura 2. Aspecto general de una hoja de cálculo (concretamente una hoja de cálculo de Excel)... 7 Figura 3. Pasos para ejecutar el programa Excel... 8 Figura 4. Características generales de la hoja de cálculo de Excel... 9 Figura 5. Cambiar el nombre de las Hojas de trabajo y agregar una nueva hoja Figura 6. Forma alternativa para realizar el cambio de nombre de una Hoja Figura 7. Entorno de Microsoft Excel Figura 8. Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Fuente de la Ficha Inicio Figura 9. Última celda de la hoja de cálculo de Excel Figura 10. Celdas y Cuadro de nombres Figura 11. Escribir fechas y horas en Excel Figura 12. Autorellenar. Ejemplo con los meses del año... 15

3 Figura 13. Autorrellenar. Ejemplo múltiplos de Figura 14. Pasos para habilitar la función de Autocompletar valores de celda Figura 15. Ajustando el tamaño de las celdas de acuerdo a su contenido Figura 16. Formato de celdas Figura 17. Creación de una Tabla en Excel Figura 18. Elección del tamaño de la Tabla y vista del resultado final al insertar una Tabla Figura 19. Insertar el botón formulario de datos en la barra de acceso rápido Figura 20. Comando Formulario de datos Figura 21. Cuadro de dialogo del comando Formulario de datos Figura 22. Insertando datos en la tabla desde el cuadro de dialogo del Formulario de datos Figura 23. La ficha de Diseño permite modificar la estructura de la tabla Figura 24. Insertar filas o columnas Figura 25. Convertir en rango (quitar el formato de tabla) Figura 26. Cambiándole el estilo a la tabla Figura 27. Opciones de estilo de tabla Figura 28. Ordenación simple de una tabla de datos Figura 29. Otra opción para realizar la ordenación simple Figura 30. Ordenar la tabla por más de un criterio de ordenación Figura 31. Autofiltro Figura 32. Aplicando un autofiltro Figura 33. Filtro de número Figura 34. Deshaciendo un filtro Figura 35. Filtro de texto Figura 36. Icono que indica la presencia de un filtro Figura 37. Filtros avanzados Figura 38. Rango de lista y Rango de criterios Figura 39. Resultado de la aplicación de un Filtro avanzado Figura 40. Referencias a celdas, operadores y visualización de fórmulas Figura 41. Barra de fórmulas Figura 42. Función suma Figura 43. Actualización automática de cálculos con el uso de referencias a celdas Figura 44. Insertar funciones en Excel Figura 45. Ejemplo aplicación de funciones Figura 46. Descripción grafica de los diferentes tipos de referencias a celdas. 1) las referencias relativas cambian cuando se copian. 2) Las referencias absolutas permanecen iguales cuando se copian (Imagen tomada de (Microsoft Corporation, 2011 )) Figura 47. Mostrar fórmulas Figura 48. Insertando un gráfico en Excel Figura 49. Paso 1 para la creación de un grafico tipo Dispersión Figura 50. Paso 2 para la creación de un grafico tipo Dispersión Figura 51. Paso 3 para la creación de un grafico tipo Dispersión Figura 52. Paso 4 para la creación de un grafico tipo Dispersión Figura 53. Paso 5 para la creación de un grafico tipo Dispersión Figura 54. Paso 6 para la creación de un grafico tipo Dispersión Figura 55. Paso 7 para la creación de un grafico tipo Dispersión... 49

4 Figura 56. Cambiándole el formato al gráfico Figura 57. Modificación del nombre de los ejes del gráfico Figura 58. Agregando la línea de tendencia Figura 59. Formato de línea de tendencia Figura 60. Resultado final Figura 61. Formatos disponibles para guardar archivos en Excel Lista de ecuaciones Ecuación 1. Velocidad del MUV Ecuación 2. Posición del MUV... 50

5 Análisis y representación de datos experimentales En la actualidad es posible obtener una gran cantidad de información de un sistema gracias a la capacidad de adquisición de datos de diferentes instrumentos de medida entre los cuales se pueden incluir los sistemas de cómputo, que permiten realizar la toma de un gran número de datos a partir de los cuales, a menudo, es necesario realizar conclusiones. El análisis de datos consiste en la búsqueda sistemática de información y de relaciones a través de conjuntos de datos (Serrano Gallego, 2003). En general, la estadística, se ocupa de desarrollar métodos que permiten el tratamiento de dichos datos, permitiendo extraer la máxima cantidad de información relevante contenida en un conjunto de datos obtenidos a lo largo de un experimento (Serrano Gallego, 2003). Sin embargo, para saber elegir y aplicar la técnica adecuada e interpretar los resultados obtenidos, es inevitable tener una base de conocimiento necesarios. No obstante, actualmente, existen diversas herramientas que incluyen los diferentes métodos estadísticos disponibles para el análisis de datos, facilitándole al usuario el tratamiento y manipulación de información. Entre las herramientas existentes se encuentran las hojas de cálculo, las cuales son programas o aplicaciones informáticas que permiten la manipulación de datos numéricos y alfanuméricos almacenados en filas y columnas. En general, éstas permiten realizar cálculos complejos a través de fórmulas que pueden relacionar diferentes datos, la elaboración de gráficos, es decir, la representación grafica de estos, y mas ampliamente, proveen un ambiente para el estudio de la representación o modelado de problemas, para el uso de fórmulas en cálculos matemáticos y para la solución de diversos problemas que pueden provenir de campos diversos tales como negocios, la ciencia, la ingeniería y de otras disciplinas académicas (EDUTEKA, 2010). Éstas también son ampliamente usadas debido a su habilidad para re-calcular toda la hoja automáticamente después de realizar un cambio en un único dato. VisiCalc (Bricklin, ) se considera la primera hoja de cálculo electrónica desarrollada; fue inventada por Dan Bricklin en 1979 y funcionaba en un computador Apple II. VisiCalc permitía, en ese entonces, a quienes realizaban proyecciones financieras la posibilidad de recalcular automáticamente toda la hoja de trabajo en el momento en que se cambiaba cualquier valor. Esta aplicación de la tecnología en los negocios representó grandes economías en tiempo y dinero para los departamentos financieros quienes ahora podían, sin tener que hacer miles de cálculos manuales, explorar varias alternativas cuando modificaban o intentaban realizar pronósticos (EDUTEKA, 2010). En Spreadsheet Magic (Lewis, 2006) se destacan algunas de las habilidades que ayuda a desarrollar en un estudiante la utilización de las hojas de cálculo, entre las cuales están las capacidades de ordenar, categorizar, generalizar, comparar y resaltar elementos claves, además, a partir de la realización de diferentes tipos de gráficas, agregar significado a la información ayudando en la interpretación y análisis (EDUTEKA, 2010).

6 Por ejemplo, en la Figura 1, se muestran cinco tipos de funciones de la hoja de cálculo que hacen contribuciones en el área de Matemáticas (organizar, visualizar, generar gráficos, usar fórmulas algebraicas y funciones numéricas) (EDUTEKA, 2010). Figura 1. Funciones de la hoja de cálculo para las matemáticas (Figura tomada de (EDUTEKA, 2010)) En general, una hoja de cálculo, es un documento informático formado por filas (ver Figura 2 línea verde - horizontales) y columnas (ver Figura 2 línea roja - verticales), donde cada intersección entre ambas (entre una fila y una columna), recibe el nombre de celda y un grupo de celdas, recibe el nombre de rango.

7 Figura 2. Aspecto general de una hoja de cálculo (concretamente una hoja de cálculo de Excel) Todo aquello que sea cuantificable puede ser tratado, medido, ordenado y controlado, mediante una hoja de cálculo. Las hojas de cálculo son una herramienta multiuso que sirven tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para actividades académicas e incluso de actividades de carácter personal, como por ejemplo, para llevar un registro de los gastos mensuales. Entre las hojas de cálculo mas conocidas se encuentran: Microsoft Excel de Microsoft. StarOffice Calce del paquete StarOffice de la Sun Microsystems. OpenCalc integrada al paquete OpenOffice (código libre). IBM/Lotus de SmartSuite. Corel Quattro Pro integrada al paquete Corel WordPerfect Office. KSpread paquete KOffice, paquete gratuito de Linux. A continuación se realizara una explicación del uso de Excel para el análisis y tratamiento de datos en general. A pesar de que es un programa con licencia, se trata del software para elaborar hojas de cálculo más extendido del mercado y es referencia para los demás desarrolladores.

8 Microsoft Excel Como se menciono anteriormente, Excel es una hoja de cálculo en la cual se pueden construir planillas, cuadros estadísticos, registros de asistencias, de notas, etc., y además, se puede realizar el análisis y representación de datos experimentales. Para ejecutar el programa, se da clic en Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Excel (Ver Figura 3) Figura 3. Pasos para ejecutar el programa Excel Una vez realizados los pasos anteriores, el programa se ejecuta y se puede visualizar una gran cuadrícula vacía. En la parte superior de dicha cuadricula hay letras, que identificaran las columnas, y a lo largo del lado izquierdo de la tabla hay números, que identificaran las filas. Además, en la parte inferior de la ventana, hay fichas con la denominación Hoja1, Hoja2, etc., en un archivo nuevo llamado Libro 1, en el caso que sea el primer libro abierto, el cual aparece en la barra de título, situada en la parte superior de la ventana hasta que se guarda el libro con su propio nombre (ver Figura 4).

9 Figura 4. Características generales de la hoja de cálculo de Excel Por defecto cada libro tiene 3 hojas de cálculo dentro de las cuales se pueden especificar diferentes tipos de datos. Para visualizar la información contenida en cada una de éstas, se debe dar clic en el nombre correspondiente o desde el teclado presionado las teclas Ctrl + Avpag. Es recomendable cambiar el nombre de las hojas para identificar más fácilmente la información contenida en cada una de ellas. Por ejemplo, puede tener fichas denominadas Enero, Febrero y Marzo para las notas obtenidas por los estudiantes en estos meses. Para cambiar el nombre de las Hojas, se da clic derecho sobre el nombre de la hoja que se desee cambiar, por ejemplo Hoja1. Allí se despliega un menú donde se ofrecen diferentes opciones, entre las cuales se encuentran Insertar, Eliminar, Mover o Copiar, Cambiar nombre, etc. En este caso, se selecciona la opción Cambiar nombre, se escribe el nuevo nombre de la hoja y se pulsa la tecla ENTER (ver Figura 5). Como se menciono anteriormente, este mismo menú ofrece otras opciones entre las cuales están agregar más hojas de cálculo en caso de que sea necesario o eliminar aquellas que no se estén usando, aunque no es necesario. También se le puede poner color a la etiqueta con la opción Color de etiqueta, lo que podría ayudar a su vez distinguir los diferentes tipos de datos contenidos en cada hoja.

10 Figura 5. Cambiar el nombre de las Hojas de trabajo y agregar una nueva hoja Una forma más rápida para realizar el cambio de nombre de una hoja, es dar doble clic sobre el nombre de la hoja y una vez aparezca resaltada, se procede a escribir el nuevo nombre de ésta (ver Figura 6). Figura 6. Forma alternativa para realizar el cambio de nombre de una Hoja Nota: Se debe tener en cuenta que cada libro tiene que tener al menos una hoja de cálculo.

11 La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2007 es la cinta de opciones o Ribbon, en ingles, la cual es una interfaz gráfica de usuario compuesta de una banda (cintas) donde se exponen todas las funciones que puede realizar un programa en un solo lugar, es decir, esta se compone de un conjunto de barras de herramientas. La cinta de opciones está formada por diferentes fichas, las cuales está relacionada con un tipo de trabajo específico que los usuarios pueden realizar en Excel. Para ver los diferentes comandos de cada ficha, se debe hacer clic en las etiquetas de éstas, las cuales están situadas en la parte superior de la cinta de opciones (Inicio, Insertar, Diseño de pagina, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista). Dentro de cada uno de éstas se pueden encontrar los comandos, los cuales a su vez están organizados en pequeños grupos relacionados y pueden ser botones, cuadros en los que se escribe información o menús. En la Figura 7 se muestra el entorno general de Microsoft Excel. Figura 7. Entorno de Microsoft Excel Por ejemplo, en la ficha Inicio, se pueden encontrar los comandos usados con mayor frecuencia como por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes aparecen después, dentro del grupo Fuente. Los comandos que centran o alinear texto a la derecha o a la izquierda están en el grupo Alineación y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y hojas de cálculo se encuentran en el grupo Celdas. Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo. En la parte inferior derecha de los diferentes grupos, es posible encontrar una flecha denominada iniciador de cuadros de diálogo, lo cual indica que hay más opciones dentro del grupo. Si se da clic en la flecha, se mostrará un cuadro de diálogo o panel de tareas.

12 Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos los comandos que más se utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio de fuente, cambio del tamaño de fuente y formato de negrita, cursiva o subrayado, etc. (ver Figura 8). Figura 8. Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Fuente de la Ficha Inicio Como se había mencionado anteriormente, las hojas de cálculo se dividen en columnas, filas y celdas. Las columnas se extienden de arriba abajo en la hoja de cálculo, es decir, verticalmente. Las filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de cálculo, es decir, horizontalmente. Las celdas son el espacio donde se encuentran columnas y filas. Cada columna tiene un título alfabético en la parte superior. Las primeras 26 columnas tienen las letras de la A a la Z. Cada hoja de cálculo contiene columnas en total, por lo que, a continuación de la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ, finalizando en XFD. Cada una de las filas también tiene un título. Los títulos de las filas son números de 1 a Los títulos alfabéticos de las columnas junto con los títulos numéricos de las filas indican en qué celda de la hoja de cálculo se está situado cuando se hace clic en una de ellas. Los títulos se combinan para formar la dirección de celda, también denominada referencia de celda. Para verificar rápidamente el número de filas y de columnas de Excel, es decir, para llegar desde la primera fila a la última o en su defecto de la primera columna a la última (ver Figura 9), se oprimen las teclas Ctrl + o Ctrl +, en el caso de las filas, y Ctrl + o Ctrl +, en el caso de las columnas.

13 Figura 9. Última celda de la hoja de cálculo de Excel 2007 Las celdas son el espacio designado para el ingreso de datos en la hoja de cálculo y básicamente se pueden ingresar dos tipos de datos: números y texto. La celda activa, es decir aquella celda donde se mostraran los datos que se están ingresando, aparece resaltada con un borde en negro y los títulos de la columna y de la fila donde se encuentra la celda se muestran resaltados también. Cuando se abre un libro nuevo, por defecto, aparece activa la celda A1 (Columna A Fila 1) en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo (Ver Figura 10). Se pueden ingresar datos en cualquier celda, simplemente se da clic en la celda deseada de la hoja de cálculo para seleccionarla y se procede a ingresar los datos. En la mayoría de los casos, la primera celda (o una celda próxima) es un buen lugar para empezar a especificar datos. Figura 10. Celdas y Cuadro de nombres

14 La celda bordeada y los títulos resaltados de columna y fila facilitan la localización de la celda activa. Además, el nombre de la celda aparece en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo. Este cuadro de nombres permite desplazarse dentro de la hoja de cálculo, colocando simplemente en él el nombre de la celda que se desea poner activa y posteriormente presionando la tecla ENTER. Otra forma de activar una celda concreta, es presionado la tecla F5 y en el cuadro de dialogo que se activa, escribir el nombre de la celda deseada, posteriormente dar clic en Aceptar. Para modificar los datos de una celda, inicialmente nos posicionamos sobre la celda y se presiona la tecla F2 o se hace doble clic sobre ella. Automáticamente se activa la celda para poder editar la información contenida en ella. Para borrar los datos de una de ellas, se selecciona la celda y se presiona la tecla suprimir. Para desplazarse entre las celdas se presiona la tecla Tab para moverse hacia una celda a la derecha y la tecla ENTER para moverse una celda hacia abajo o simplemente haciendo uso de las flechas del teclado (,,, ). Los datos numéricos aparecen alineados a la derecha de las celdas, mientras que los datos de tipo texto se encuentran alineados a la izquierda. 1. Escribir fechas y horas en Excel Para escribir una fecha en Excel, se debe utilizar una barra diagonal o un guión para separar las partes, por ejemplo, para ingresar la fecha 27 de diciembre de 2010, se debe escribir en la celda 17/12/2010 o Excel reconocerá esto como una fecha. Si necesita escribir una hora, escriba los números, un espacio y "a" o "p" si es para indicar am o pm respectivamente. Por ejemplo, si se ingresa 9:00 p, Excel automáticamente pondrá 09:00 pm. Si sólo pone el número seguido de la letra, 9 a, Excel también lo reconocerá como una hora y la escribe como 09:00 a.m. Para escribir la fecha actual, se presionan las teclas CTRL + ; (tecla punto y coma) y para escribir la hora actual, CTRL + shift + : (tecla dos puntos) (ver Figura 11).

15 Figura 11. Escribir fechas y horas en Excel 2. Auto-rellenar y autocompletar A continuación se muestran dos funciones que permiten ahorrar tiempo en el uso de Excel, ya que permiten escribir datos en este de forma rápida. Autorrellenar: Esta es una forma rápida de escribir datos que siguen un modelo que Excel reconoce. Por ejemplo, para escribir los meses del año, los días de la semana, múltiplos de 2 o de 3, u otros datos de una serie, basta con escribir una o más entradas y, a continuación, extender la serie ubicándose en la celda donde se escribió la entrada y colocando el puntero sobre la esquina inferior derecha de esta celda hasta que aparezca una cruz negra (+) (NO una cruz blanca gruesa). Asegúrese de que está en la esquina inferior derecha; es muy importante. Figura 12. Autorellenar. Ejemplo con los meses del año Una vez aparezca la flecha negra, presione el clic izquierdo y desplácese con el mouse hacia abajo. A medida que arrastre el mouse, aparecerá información en la pantalla para indicar los

16 datos que se van a especificar en cada una de las filas (ver Figura 12). Cuando aparezca "Diciembre" en la fila 12, suelte el botón del mouse (ratón). De este modo, la lista se rellenará. Para algunos datos, es necesario escribir dos entradas para establecer un modelo que Excel pueda reconocer. Por ejemplo, para escribir los múltiplos de 2, se ingresa en la celda A1 el número 2 y en la celda A2 el número 4, de esta forma se ha establecido un modelo para Excel. Posteriormente, se seleccionan ambas filas y se coloca nuevamente el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha de la ultima celda, en este caso A2, hasta que aparezca una cruz negra (+). Una vez aparezca la flecha negra, presione el clic izquierdo y desplácese con el mouse hacia abajo y cuando se tengan los valores deseados, se suelta el botón del mouse y Excel colocara los valores, en este caso los múltiplos de 2 (ver Figura 13). Figura 13. Autorrellenar. Ejemplo múltiplos de 2 Autocompletar: Si las primeras letras que se escriben en una celda coinciden con las de una entrada que ya se ha realizado en esa columna, Excel escribirá automáticamente los caracteres restantes, sólo se debe presionar la tecla ENTER cuando vea que se han agregado. Esto funciona para texto o para texto con números. No funciona sólo para números, ni para fechas u horas. En algunos casos la opción de Autocompletar de Excel no esta activada. Para activarla se da clic en el Botón de Office en la parte superior izquierda, luego clic en Opciones de Excel en la parte inferior derecha del menú y luego en Avanzadas. En las Opciones de edición, se debe activar la casilla Habilitar Autocompletar para valores de celda, aparece un chulito verde al lado izquierdo (ver Figura 14).

17 Figura 14. Pasos para habilitar la función de Autocompletar valores de celda Nota: Cuando el texto es demasiado largo respecto del tamaño de una celda a simple vista no se podrá ver todo el contenido de ésta. Sin embargo, si se selecciona la celda, en la barra de fórmulas aparecerá todo el contenido que ésta tiene. El ancho de la columna se puede aumentar para poder ver todo el contenido señalando el borde derecho del sitio donde aparece el nombre de la columna, es decir el espacio entre los títulos de la columna que se desea ampliar y la siguiente, hasta que el puntero se convierta en una cruz negra con dos puntas de flecha. Cuando aparece esta flecha, se da doble clic en el borde derecho de la columna y el ancho de esta se ajustara al tamaño del texto (ver Figura 15).

18 Figura 15. Ajustando el tamaño de las celdas de acuerdo a su contenido También ocurre con frecuencia que cuando los números y las fechas ocupan un espacio grande y no caben en una celda, se ve lo siguiente: ########. De forma análoga, se da doble clic en el borde derecho de la columna y el tamaño de esta se ajustara al texto. 3. Formato a las celdas Dando clic derecho sobre cualquiera de las celdas, es posible modificar su formato (ver Figura 16). Por ejemplo, en el caso de que el contenido de la celda sean números, es posible variar el número de cifras decimales que se mostraran. También es posible variar la alineación del texto, el tipo de fuente, la forma del borde de la celda, su color relleno, etc.

19 Figura 16. Formato de celdas 4. Tabulación de datos: Tablas de datos Tablas de datos Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las tablas tenemos: - Ordenar los registros. - Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. - Utilizar fórmulas para la tabla añadiendo algún tipo de filtrado. - Crear un resumen de los datos. - Aplicar formatos a todos los datos. Para crear una tabla, se da clic en la ficha de Insertar y posteriormente, en el grupo de Tablas, se da clic en el comando Tabla (Figura 17). Allí se despliega un cuadro de dialogo, Crear tabla, y además, se resalta la celda activa con un borde punteado móvil. Con el mouse, dentro de la hoja de cálculo, se puede seleccionar el tamaño deseado de la tabla con el clic izquierdo sostenido y además, en el cuadro de dialogo, se tiene la opción de crear una tabla con encabezados de ser requeridos (ver Figura 18). Una vez realizado esto, se da clic en aceptar.

20 Figura 17. Creación de una Tabla en Excel Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla y en la hoja de cálculo aparece la nueva tabla (Figura 18). Figura 18. Elección del tamaño de la Tabla y vista del resultado final al insertar una Tabla

21 Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla, se pueden teclear directamente los nuevos valores sobre ella, o bien se puede utilizar un formulario de datos, el cual es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro). Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista de datos es muy grande. Nota: Como se puede observar en la Figura 18, en la parte superior de la tabla (primera fila) aparecen los espacios asignados a los encabezados o nombres de los valores de las diferentes filas, ya que se escogió la opción de tabla con encabezados. Esto permite tener un mayor orden sobre los diferentes tipos de datos que se ingresaran y además facilita la entrada de datos desde el formulario de datos. Para cambiar el nombre de los diferentes encabezados, se procede de la misma forma que para cambiar el dato dentro de una celda determinada. Por ejemplo, se desea ingresar las notas finales de los alumnos de los cursos noveno y decimo. Para abrir el formulario de datos, se debe agregar la opción en la cinta de opciones, ya que no se encuentra disponible directamente. Para agregarlo, se da clic en el Botón Office Opciones de Excel Personalizar. En la lista de Comandos disponibles en:, se despliega la lista de la fechita y se selecciona Comandos que no están en la opciones y posteriormente, se busca en la lista que se despliega en la parte inferior el comando Formulario. Se da clic sobre él y se da clic en el botón agregar (ver Figura 19). Figura 19. Insertar el botón formulario de datos en la barra de acceso rápido Una vez realizado esto, el icono de formulario de datos aparece en la parte superior de la ventana de Excel, dentro de la barra de acceso rápido (ver Figura 20).

22 Figura 20. Comando Formulario de datos Ahora, si se da clic sobre el icono de formulario de datos, se despliega un cuadro de dialogo que contiene los diferentes campos creados en la tabla y desde el cual se puede proceder a realizar el ingreso de datos (ver Figura 21). En el formulario, se dispone de los siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que está activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. Cerrar: Cierra el formulario Figura 21. Cuadro de dialogo del comando Formulario de datos

23 Para cambiar los datos de un registro, primero se posiciona sobre el registro y luego se rectifican los datos que se deseen modificar, si el ingreso ha quedado mal hecho y no se quiere guardar el registro, se da clic en el botón Restaurar, con el cual se borraran los campos del formulario y si se desean guardar los cambios se pulsa la tecla ENTER o simplemente se da clic en el botón Nuevo (ver Figura 22). Figura 22. Insertando datos en la tabla desde el cuadro de dialogo del Formulario de datos Para buscar un registro y posicionarse en él se pueden utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda pulsando el botón Criterios, con lo cual se pasa al formulario para introducir el criterio de búsqueda (es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios). Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Alejandro en el campo Nombre, escribimos Alejandro en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Alejandro. Nota: se debe tener en cuenta que para acceder al formulario de datos, se debe estar situado dentro de una de las celdas de la tabla. Para modificar la estructura de la tabla, se puede ingresar a la Ficha Diseño, la cual aparece cuando se esta posicionado en una de las celdas de la tabla (ver Figura 23). Por ejemplo, para cambiar el tamaño de la tabla, se selecciona del conjunto de Propiedades el icono Cambiar tamaño de la tabla, donde se puede seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo se podrán aumentar y disminuir filas.

24 Para modificar directamente el rango de filas y columnas, se puede estirar o encoger la tabla desde su esquina inferior derecha. Figura 23. La ficha de Diseño permite modificar la estructura de la tabla Cuando se requiera añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo se deberá pulsar la tecla Tab desde la última celda y aparecerá una fila nueva. Si se requiere insertar filas y columnas entre las ya existentes de la tabla, se debe posicionar en la primera celda que se quiere desplazar y en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, se da clic en la flecha del comando Insertar. En el menú que se muestra, se da clic en Insertar columnas de hoja, con la cual se insertará una nueva columna en blanco donde se podrán escribir los datos nuevos (ver Figura 24). También se puede dar clic derecho sobre una de las columnas y en el menú que se despliega, se da clic en insertar y posteriormente en Columnas de tabla a la izquierda. Desde el mismo conjunto de comandos del grupo Celdas se pueden eliminar columnas o filas y además, se le puede dar formato a las celdas ajustando el alto de columna, el ancho de fila, así como para mostrar u ocultar filas, columnas y hojas.

25 Figura 24. Insertar filas o columnas Para eliminar la tabla completa, se selecciona toda la tabla y se pulsa la tecla Supr. Si se desea eliminar la estructura de la tabla pero conservar los datos en la hoja, se pulsa el comando Convertir en rango del grupo Herramientas de la ficha Diseño (se debe recordar que esta ficha solo esta disponible cuando se encuentra como celda activa una de las correspondientes a la tabla) (ver Figura 25). Figura 25. Convertir en rango (quitar el formato de tabla) A las tablas creadas se les puede dar un estilo diferente, es decir, se les pueden cambiar los colores y la forma. En el grupo Estilos de Tabla de la ficha Diseño, se selecciona el comando

26 Estilos rápidos. Allí, se pueden encontrar varios estilos predefinidos o inclusive se pueden crear estilos nuevos dando clic en la opción Nuevo estilo de tabla (ver Figura 26). Figura 26. Cambiándole el estilo a la tabla En Opciones de estilo de la tabla (ver Figura 27), se pueden marcar o desmarcar otros aspectos, como por ejemplo, que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna. Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla. Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo.

27 Figura 27. Opciones de estilo de tabla Para ordenar una tabla de datos, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista de estudiantes por el primer apellido, se accede a la pestaña de la ficha Datos y se da clic en el comando Ordenar y se escoge la columna que se desea ordenar y el criterio de ordenación y se da aceptar (ver Figura 28). También se puede hacer uso de los botones ubicados al lado del comando Ordenar (Ver cuadro rojo en la Figura 28), los cuales realizar la ordenación ascendente o descendente respectivamente. Figura 28. Ordenación simple de una tabla de datos

28 Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna (ver Figura 29). Figura 29. Otra opción para realizar la ordenación simple Para ordenar la tabla por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más el grado del estudiante, en la pestaña Datos, se da clic nuevamente sobre Ordenar y en el cuadro de dialogo que aparece dando clic en Agregar Nivel, es posible agregar otro factor de ordenación, los cuales se aplicaran de acuerdo al orden en que se han agregado (ver Figura 30).

29 Figura 30. Ordenar la tabla por más de un criterio de ordenación Filtrar el contenido de una Tabla Filtrar el contenido de la tabla no es ni más ni menos que seleccionar algunos datos que correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Excel ofrece dos formas de filtrar una tabla. 1. Utilizando el Filtro (autofiltro) Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos. Se puede mostrar u ocultar el autofiltro marcando o desmarcando el botón Filtro en la ficha Datos. Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Grado, nos aparece un menú desplegable como el mostrado en la Figura 31, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.

30 Figura 31. Autofiltro Por ejemplo, si sólo marcamos el grado 10º, Excel filtrará todos los registros que tengan 10º en el campo Grado y las demás filas desaparecerán de la lista (ver Figura 32).

31 Figura 32. Aplicando un autofiltro Otra opción es usar los Filtros de texto o de número, dependiendo del tipo de datos que se encuentren en los campos que se deseen filtrar. Por ejemplo, si en este caso se desean filtrar las notas inferiores a 4,0, se da clic sobre la flecha ubicada en el encabezado de Nota final y allí se da clic en la opción Filtros de número y se escoge el filtro deseado, en este caso, Menor o igual que. En el cuadro de dialogo que se despliega, Autofiltro personalizado, se selecciona el valor de la nota de referencia, en este caso 4,0, y se da clic en aceptar. Una vez realizado esto, como resultado del filtro aplicado, en la tabla solo se muestran los datos de los estudiantes con notas menores o iguales a 4,0 (ver Figura 33).

32 Figura 33. Filtro de número Para quitar el filtro, se vuelve a desplegar la lista y se elige la opción Seleccionar Todo y reaparecerán todos los registros de la lista (ver Figura 34). También se puede quitar el filtro pulsando en Borrar en ficha Datos.

33 Figura 34. Deshaciendo un filtro En el caso de filtros de texto, se procede en forma análoga. Sin embargo, como quizá se pudo haber observado, en el cuadro de dialogo que se despliega, Autofiltro personalizado, se pueden elegir dos condiciones de filtro y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos y si se cumple, mostrará la fila. El carácter? se usa para determinar que en esa posición habrá un carácter sea cual sea y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres (ver Figura 35). En el caso del ejemplo de la Figura 35, solo se mostrarán los registros cuyo Apellido tenga una u en el segundo carácter y no contenga la letra e. Las diferentes opciones de filtrado se pueden escoger desplegando las flechas.

34 Figura 35. Filtro de texto Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono (ver Figura 36). Figura 36. Icono que indica la presencia de un filtro 2. Utilizando filtros avanzados El filtro avanzado es de gran ayuda cuando se tienen tablas de datos con información muy variada y se necesita ver exclusivamente datos que cumplan con ciertos criterios. En este caso, filtrado de registros de la tabla por una condición más compleja, se utiliza el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Para la aplicación de filtros avanzados, previamente se deberá tener en la hoja de cálculo unas filas donde indicaran los criterios del filtrado (ver Figura 37). Los criterios son aquellas condiciones con las cuales se realizara el filtro y especifican las características de los registros que se incluyen en el resultado. Estos criterios deberán ser tomados de los campos de la misma tabla de datos, incluso se pueden usar todos, se pueden poner en cualquier parte de la hoja y solo se necesita que debajo de los campos de criterio quede por lo menos una línea vacía para introducir los criterios.

35 Los encabezados de los campos de criterios deben tener los mismos nombres que los campos de la tabla que se van a filtrar. Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, se da clic en la opción Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos (Figura 37). Figura 37. Filtros avanzados En la opción Rango de la lista, se especificaran los registros de la tabla a los que queremos aplicar el filtro. En Rango de criterios, se seleccionara la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios) (ver Figura 38). También se puede optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar. En este caso se llenara el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado. Si se marca la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán.

36 Figura 38. Rango de lista y Rango de criterios En la Figura 39 se muestra el resultado de la aplicación de un filtro avanzado. Figura 39. Resultado de la aplicación de un Filtro avanzado Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder a la ficha Datos Filtro.

37 5. Insertar fórmulas Como se ha venido mencionando a lo largo de este documento, en las celdas de Excel se pueden ingresar al menos 2 tipos de datos, texto o números. Respecto a los campos numéricos, estos pueden ser valores constantes, es decir valores que permanecerán invariables independientemente del contenido de otras celdas, o fórmulas, que son combinaciones de operadores y operandos que arrojan un resultado, el cual puede llegar a cambiar si cambia el contenido de otras celdas. Los operandos son los elementos con los cuales se realizan cálculos en las fórmulas y estos pueden ser: constantes (numéricas, de texto o de fecha dependiendo de la fórmula), referencias a celdas, referencias a rangos o fórmulas. Respecto a los operadores, estos pueden ser de tipo aritmético (suma, resta, multiplicación, división o exponenciación), de texto (concatenación - &), de comparación (igual a, distinto de, mayor que, mayor o igual que, menor ó menor o igual que) y lógicos (AND, OR, NOT). Las referencias a celdas dependiendo de la forma como sean escritas, pueden hacer referencia a diferentes tipos de valores. En la Tabla 1 se encuentran descritas las diferentes formas de realizar la referencia a celdas. Una de las ventajas de utilizar referencias de celdas como operandos de fórmulas, es que el resultado de estas se actualizara en forma automática cuando se cambia el contenido de la celda que se ha utilizado como operando. Tabla 1. Referencias a celdas (tomada de (Microsoft Corporation, 2011 )) Referencias de celdas Hacen referencia a los valores de: A10 la celda de la columna A y la fila 10 A10,A20 la celda A10 y la celda A20 A10:A20 el rango de celdas de la columna A desde la fila 10 a la 20 B15:E15 el rango de celdas de la fila 15 desde la columna B a la E A10:E20 el rango de celdas desde la columna A a la E y desde la fila 10 a la 20 Para introducir una fórmula en Excel se debe comenzar siempre por un signo igual (=). Dentro de cada fórmula se puede utilizar más de un operador matemático y se debe tener siempre presente que las fórmulas no se calculan sencillamente de izquierda a derecha. En el caso que una fórmula tenga más de un operador, existen unas reglas de prioridad de operadores y estas son: Primero se efectúan las operaciones entre paréntesis, de adentro hacia fuera Después, se realizan las operación con exponenciación

38 En tercer lugar, las multiplicaciones y divisiones, de izquierda a derecha Luego, la suma y la resta, de izquierda a derechas Finalmente, la concatenación (&) En el caso de que los operadores tengan el mismo nivel de prioridad, Excel utiliza los operadores de izquierda a derecha. Si se desea saber como se obtuvo el resultado derivado de las fórmulas escritas en las diferentes celdas, la fórmula se puede visualizar en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que haga clic en la celda correspondiente (ver Figura 40 recuadro verde). En la Figura 40 se ilustra el uso de las referencias cruzadas en el caso de una resta. En la celda E3 (recuadro azul) se efectuó la resta de los datos de las celdas C3 y C4 (recuadros rojos), insertando la fórmula =C3-C4. Figura 40. Referencias a celdas, operadores y visualización de fórmulas Si la barra de fórmulas no está visible, ésta se puede activar dando clic en la casilla de verificación Barra de fórmulas del grupo Mostrar u ocultar en la ficha Vista de la cinta de opciones (ver Figura 41).

39 Figura 41. Barra de fórmulas Para hacer realizar las demás operaciones, se usan los otros operadores matemáticos dentro de las fórmulas, según sea el caso (ver Tabla 2). Tabla 2. Operadores matemáticos Operadores matemáticos Sumar (+) =20+5 Restar (-) =20-5 Multiplicar (*) =20*5 Dividir (/) =20/5 En el caso que se requieran sumar los campos de varias celdas, no es necesario seleccionar celda por celda, en este caso, se puede hacer uso de una fórmula ya escrita en Excel denominada función. En pocas palabras, una función es una fórmula predefinida. Figura 42. Función suma

40 En la Figura 42 se muestra el uso de la función Suma (Σ), la cual suma todos los valores de un rango de celdas. Esta función se encuentra en la ficha Inicio en el grupo Modificar o en la ficha Fórmulas en el grupo Biblioteca de funciones. Como se puede observar en la imagen, una vez se da clic en dicha función, en la celda destinada para la suma total, aparece especificada la función de la forma =SUMA() y dentro de los paréntesis se encuentra el rango de celdas a sumar, en este caso especifico, A2:A27. Esta información, denominada argumento, indica a la función SUMA qué se debe sumar y permite, como se había mencionado anteriormente, que Excel puede actualizar automáticamente los resultados si cambian los valores más adelante. Este es un ejemplo claro del uso de las referencias a celdas. Nota: Los paréntesis son obligatorios para separar el argumento del nombre de la función. Si los resultados de las celdas no se actualizan automáticamente cuando se usan referencias a celdas, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, se da clic en Opciones de cálculo y en Automático para seleccionar esa opción (ver Figura 43). Figura 43. Actualización automática de cálculos con el uso de referencias a celdas En las mismas fichas, Inicio y Fórmulas, se pueden encontrar otras funciones como por ejemplo, el promedio, Máx, Min, etc. Si se da clic en la opción Mas funciones, se despliega un cuadro de dialogo (ver Figura 44) donde es posible, a través de categorías, elegir las funciones que se necesiten. En este cuadro de dialogo, también se da una breve descripción del resultado que arroja la aplicación de dicha función a un determinado conjunto de datos. También, dando clic en Ayuda sobre esta función, en la parte inferior del cuadro de diálogo, se puede obtener más información acerca de ellas.

41 Las categorías de funciones se agrupan por tipos. La categoría Todas incluye todas las funciones que están agrupadas en las demás categorías. En un caso particular, en la categoría Matemáticas y trigonométricas se encuentran todas las funciones relacionadas con dichas áreas, como por ejemplo, las funciones seno, coseno, valor absoluto, etc. Figura 44. Insertar funciones en Excel Las diferentes funciones también pueden ser escritas en forma manual en las celdas de la hoja de calculo, es decir, directamente sobre una celda se coloca el signo igual (=) y el nombre de la función requerida. A medida que se escriba la función, puede aparecer información sobre esta (herramientas de funciones). Por ejemplo, SUMA(número1,[número2],...). La información sobre herramientas indica qué escribir en la fórmula. En la Figura 45 se muestran los datos obtenidos de la realización de la práctica de la Ley de Malus en el laboratorio de Física de oscilaciones, ondas y óptica. En dicha práctica, se toman datos de la variación de la intensidad de la luz (mv) al atravesar 2 polarizadores y además, la relación de dicha intensidad respecto al ángulo formado por los ejes de transmisión de éstos. En la Columna C, se realiza la normalización de la medida de la intensidad dada en voltios, la cual se realiza con base a la función y V. V máx Según la relación dada anteriormente, es necesario dividir cada valor de intensidad, es decir cada voltaje V, entre el valor máximo de V y además, debido a efectos prácticos, es necesario restarle a cada medida el valor del voltaje mínimo. Para encontrar los máximos y mínimos, basta con usar las funciones MIN y MAX de Excel, las cuales en este caso, son aplicadas al rango de celdas de la columna B desde la fila 4 a la 27, devolviendo los valores mínimos y máximos de dichas columnas respectivamente. La fórmula ingresada es de la forma: =(B7-(MIN($B$4:$B$27)))/(MAX($B$4:$B$27)-(MIN($B$4:$B$27)))

42 Figura 45. Ejemplo aplicación de funciones Como se menciono anteriormente, Excel cuenta con la función de autorrelleno (ver apartado 2 página 15), la cual permite extender la fórmula a las demás celdas sin necesidad de volverla a copiar. Sin embargo, se debe tener en cuenta que se pueden tener diferentes tipos de referencias a celdas, las cuales son descritas en la Tabla 3. Tabla 3. Tipos de referencias a celdas (Información tomada de (Microsoft Corporation, 2011 )) Tipo de referencia a celda Relativas Absolutas Mixtas Descripción Las referencias de celdas relativas de una fórmula cambian automáticamente cuando la fórmula se copia en toda una columna o en toda una fila. Las referencias son relativas de forma predeterminada. Una referencia de celdas absoluta es fija. Las referencias absolutas no cambian al copiar una fórmula de una celda en otra. Las referencias absolutas tienen signos de dólar ($) como por ejemplo $D$9. Una referencia de celdas mixta tiene bien una columna absoluta y una fila relativa, o bien una fila absoluta y una columna relativa. Por ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la columna A y una referencia relativa a la fila 1. Cuando una referencia mixta se copia de una fila en otra, la referencia absoluta permanece igual pero la referencia relativa cambia.

43 En la Figura 46 se muestra una descripción grafica de lo que ocurre al aplicar el autorrelleno con los diferentes tipos de referencias a celdas. Figura 46. Descripción grafica de los diferentes tipos de referencias a celdas. 1) las referencias relativas cambian cuando se copian. 2) Las referencias absolutas permanecen iguales cuando se copian (Imagen tomada de(microsoft Corporation, 2011 )). Retomando el ejemplo anterior, Ley de Malus, se puede apreciar que los valores máximos y mínimos de los voltajes, son referencias absolutas, ya que este valor se buscara siempre en las mismas celdas y no nos interesa que cambie al copiar la fórmula a las demás celdas. Nota: Para corregir una fórmula de una celda determinada, se pueden realizar los cambios e en la barra de fórmulas o directamente en la celda, según lo mencionado anteriormente en este documento. Fórmulas visibles en la hoja de cálculo En general, las fórmulas aparecen en pantalla como resultados y no la fórmula en sí. Para imprimir fórmulas y ponerlas en pantalla, es necesario mostrarlas en la hoja de cálculo. Para ello, se da clic en la ficha Fórmulas y, en el grupo Auditoría de fórmulas, clic en Mostrar fórmulas (ver Figura 47). Al mostrar las fórmulas también es más fácil detectar los errores. Para ocultar las fórmulas en la hoja de cálculo, se realiza el mismo procedimiento que para mostrarlas.

44 Figura 47. Mostrar fórmulas Cuando una fórmula no se ingresa correctamente, Excel no puede realizar los cálculos y aparecerá en la celda un valor de error en lugar de un resultado. Los valores de error comunes se muestran en la Tabla 4. Tabla 4. Valores de error cuando se ingresa mal una fórmula ((Universidad de Navarra, 2002) (Microsoft Corporation, 2011 )) Error Descripción y posible solución ##### La columna no es lo suficientemente ancha para mostrar el contenido de esta celda. Aumente el ancho de columna, reduzca el contenido para que se ajuste a la columna o aplique un formato de número diferente. # REF! Una referencia de celda no es válida. Es posible que las celdas se hayan eliminado o se hayan pegado mal. # NOMBRE? Es posible que no haya escrito correctamente el nombre de una función o que haya utilizado un nombre que Excel no reconoce. En las celdas con valores de error como # NOMBRE? se podría mostrar un triángulo de color con un signo de admiración en su interior, si se da clic en dicho botón, se muestran algunas opciones de corrección de errores. # VALOR! Es posible que se hayan incluido en la fórmula algunos caracteres de texto, o bien, se ha hecho