Sistemas. Experiencia Certificada de los Sistemas SAYCA. tecnología

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1 Por: Dr. Ing. Klaus Hoffmann. Dir. Gral. de Procesos Automatizados, S.A. de C.V. Sistemas Experiencia Certificada de los Sistemas SAYCA Seguridad Física, Video y Alarmas, Control de Asistencia, Enlace a Sap-Hcm, Evaluación Sap-Hcm y Credenciales Inteligentes y Lectoras Biométricas, son elementos del sistema SAYCA que han permitido obtener gran experiencia en este rubro. 53 El Proyecto de pemex Gas y Petroquímica Básica (pgpb) comenzó desde 2005 con la implementación de un sistema que cuenta con la tecnología más avanzada a nivel mundial para el Sistema de Acceso y Control de Asistencia (sayca) con enlace certificado a sap-hr-hcm, cuyo objeto es cumplir con las siguientes expectativas: La Revista de la Industria Petrolera

2 54 El proyecto PGPB cumple, efectivamente con las espectativas planteadas, por lo que se posiciona a nivel mundial. Seguridad Física Cumplir con todos los aspectos de seguridad física según el Plan Rector de seguridad Física de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios referente al control de entrada de personal autorizado para el acceso a los Complejos Procesadores de GAS (cpg s) y oficinas administrativas, con base en la identificación del personal, a través de la credencial inteligente institucional de pemex; así como con tecnologías biométricas de huella digital en oficinas. Para dar acceso al personal autorizado se deben considerar sus jornadas, horarios y ausencias programadas en la base de datos central de pgpb en sap-hcm. Video y Alarmas Integración de subsistemas de Circuito Cerrado de Televisión (cctv) y subsistemas de alarmas por microondas para el control de áreas de acceso y áreas perimetrales de los complejos procesadores de gas. Estos sistemas deben permitir la vigilancia remota a través de la red intranet y deben grabar la información durante varios meses para poder auditar la operación en cualquier momento. Control de Asistencia El objetivo de PGPB es el Control de Acceso, Asistencia y Puntualidad del personal sindicalizado y de confianza con enlace automático y certificado a SAP-HR- HCM (Recursos Humanos). Con el fin de mejorar la puntualidad del personal sindicalizado y de confianza, aplicar descuentos por retardos y faltas y reducir los elevados costos por pagos de tiempo extra, se debe utilizar el mismo sistema de control de acceso, para la captura y evaluación de los registros de entrada y salida como registros de asistencia y puntualidad del personal. A través del sistema sap-hcm se deben detectar las incidencias de retardos, faltas injustificadas y la contabilización real de marcaje del tiempo extra. También se debe considerar, entre otros, las autorizaciones de acceso para cada empleado, sus privilegios de registro, sus jornadas y horarios diarios, así como sus ausencias y comisiones programadas con la meta de alcanzar la Evaluación Positiva, que permite en sap la aplicación directa de descuentos y remuneraciones extras a la nómina. Enlace a SAP-HCM El programa oficial del Proyecto de pemex Gas y Petroquímica para el manejo de Recursos Humanos es sap-r3/hr-hcm. En la base de datos de este sistema se encuentra actualizada toda la información de los trabajadores de pgpb, por lo que es absolutamente indispensable que el sistema de acceso esté ligado en tiempo real a esta información. Para lograr el enlace, el sistema de acceso debe contar con la conectividad certificada y nativa de sap, como el Ale-Message Handling System y el Xml/Xi Netweaver, lo que se logra con el Software de kaba BCOMM. Evaluación SAP-HCM El Sistema sap-hcm integra de forma nativa el módulo de time management (administración de tiempos). Éste permite recibir de un subsistema la información de registros de entrada/ salida de personal y evaluarlos de acuerdo a las reglas de negocios para calcular la asistencia y reportar de forma automática las faltas y los retardos, con el fin de lograr la Evaluación Positiva y la afectación directa de la nómina por descuentos y excedentes. Con el fin de optimizar la consulta y evaluación de personal por parte de los operadores (Toma de tiempos) se debe configurar la pantalla PTMW DE sap-hcm. Para este fin, el programa debe considerar toda la consultoría requerida, para configura sap en sus funciones. Credenciales inteligentes y Lectoras Biométricas Para la identificación de los trabajadores y recolección de los datos en los centros de trabajo se debe utilizar la tecnología de credenciales de proximidad inteligentes MIFARE, que corresponden a la normatividad de la credencial institucional de pemex y son totalmente compatibles con la mayoría de los sistemas de

3 KABA BCOMM ERP FOR SAP-ERP SAP-ERP HR/HCM/PP/PM/PS/ESS KABA-BCOMM FOR SAP-ERP Consultores Certificados por SAP AG, p.e. :. ACCENTURE. EPI-USE. DXTERA. SAP-MEX TERMINALES KABA LEGIC-MIFARE-BIOMETRIA Integrador de Sistemas Especializado y Certificado por KABA en México : PROSA 56 Para lograr las metas plenteadas, fue muy importante realizar la planeación minuciosa y estratégica de cada componente. acceso instalados en pemex Refinación, Petroquímica y Corporativo. El acceso a las instalaciones del edificio B1 y los pisos de pgpb de la Torre Ejecutiva son a través de lectoras de tecnología biométrica de huella digital, lo que permitirá una evaluación de la utilización masiva de esta tecnología. En la segunda etapa (2006) se implementaron: cpg s matapionche, la venta y oficinas regionales del sureste graf con una población de 3,000 trabajadores. En la tercer etapa (2008): Etapas del Proyecto Partiendo de los requerimientos anteriores, pgpb adquirió de la empresa Procesos Automatizados, S.A. de C.V. (prosa), distribuidor e integrador exclusivo en México de los productos kaba WFM los sistemas sayca para los cpg s y oficinas administrativas. Los sistemas se adquirieron en 3 etapas a partir del año 2005, lo que llevó a una optimización de los procedimientos de operación y al desarrollo incremental de los procedimientos de evaluación en sap-hcm. Terminal Marítima Coatzacoalcos, cpg s Poza Rica, Arenque (Madero), Reynosa y Burgos, así como oficinas centrales Edificio B1 y Torre Ejecutiva en la Ciudad de México con una población de 4,000 trabajadores, dando un total de 13,000 trabajadores de pgpb en 11 localidades. Solución Hardware Los sistemas de control de acceso para los cpg s se estandarizaron con equipo de seguridad de alto desempeño y constan de: En la primer etapa (2005) se adquirió la instalación del sayca para los 3 cpg s de mayor capacidad y número de personal, que son: Ciudad pemex, Nuevo pemex y Cactus con una población de 7,000 trabajadores. Barreras Vehiculares con lectoras de tarjetas kaba para acceso y cierre automático. Rehiletes de cuerpo completo (2.2. m. de altura) bidireccionales con lectoras de tarjeta kaba y detectores de metales. Cámaras de cctv en cada acceso para

4 observar y grabar la operación de acceso por rehiletes y barreras. Cámaras de cctv en áreas estratégicas y áreas perimetrales. Sistemas de microondas para supervisión de muros perimetrales. toman hasta 16 señales de video, memorizan éstas en su disco duro local, y permiten visualizar las imágenes de video de forma remota a través de la red intranet de pemex. También, permiten transferir la información de manera directa a los aplicativos asociados. 58 Entre las características de los Sistemas SAYCA, la tecnología de vanguardia sobresale en cada instalación. Todos los dispositivos electrónicos del sistema están interconectados a través de una red Ethernet, con enlaces por fibra óptica, o enlaces de radiocomunicación en las trayectorias largas. En todos los sitios se cuenta con un Cuarto de Control en donde se unen las señales de campo a través de la red y en donde se encuentran consolas de operación con monitores, estaciones de trabajo y sistemas de respaldo de energía. Cada cpg cuenta con un servidor de datos redundante, localizado en el site de informática, en el cual residen los programa operativos del sayca, kaba y prosa-control-aaa. Estos servidores están unidos a su vez a la red de pemex y con esto al software de sap-hcm, con lo cual la información se puede observar a través de cualquier estación de trabajo ligada a sap. Asimismo en los cuartos de control se cuenta con grabadores de Video digitales, los cuales En las oficinas regionales de Villahermosa, se cuenta adicionalmente con un Cuarto de Control, que permite monitorear de forma remota todos los sistemas sayca de los cpg s. Asimismo, permite visualizar de forma remota los sistemas de video. Todas las terminales lectoras de tarjetas del sistema son de la marca kaba (origen Alemana) siendo de uso rudo y preparadas para soportar las condiciones ambientales especiales de las diversas localidades como son la alta temperatura, y los ambientes corrosivos de los cpg s. La tecnología de lectura es por aproximación de la credencial inteligente. La lectora cuenta con un Display para indicar al trabajador la respuesta de la evaluación de su acceso. Las lectoras también cuentan con teclas de funciones previstas para aplicaciones futuras de corto plazo, como la consulta de saldos, el marcaje de interrupción de labores, el marcaje de inicio y fin de ausencias, etc.

5 60 Solución Software La tecnología más avanzada del sistema reside en el software suministrado para la integración del sistema de acceso al sistema erp de sap-hcm. Siendo el programa principal denominado kaba bcomm for sap R/3. Este software permite el enlace automático y certificado a sap-hcm a través de las interfases nativas de sap, como son el ale message handler y el xml/xi netweaver. Para esto, en sap se definen varios infotipos (en especial 7 y 50) para los parámetros de cada empleado, los cuales permiten enviar de forma automática un Maestro de Empleados al bcomm, el cual a su vez guarda esta información en una base de datos sql-server. A través del bcomm i/o el software se enlaza a las lectoras del sistema y decide los accesos de acuerdo a los permisos y horarios asignados a cada empleado en sap. Toda la operación es programable y se ejecuta con jobs en línea o cada lapso de tiempo deseado. Una vez operando el sistema de acceso, los registros de entrada y salida (y otros), se memorizan en el bcomm y se transfieren en lapsos de tiempo predefinidos al módulo de time management de sap-hcm, en donde el programa mismo de sap forma los pares de tiempo y realiza la evaluación de asistencia, incluyendo el cálculo de tiempos, detección de retardo y faltas, así como el cálculo del tiempo excedente trabajado. Para tener en sap una operación amigable y óptima, se configuró la pantalla ptmw, y se desarrollaron una serie de reportes inteligentes, lo que permite ejecutar todas las evaluaciones y la consulta de uno o varios empleados simultáneamente. La empresa prosa junto con el consultor Pecaso y Accenture realizaron toda la configuración de sap-hcm en el modulo time management para lograr a selección del usuario la operación de la evaluación de asistencia en forma Negativa o Positiva. El éxito y desempeño se corrobora en más de mil instalaciones de las principales empresas a nivel mundial. Los programas de enlace BCOMM operan en cada cpg en el servidor de datos. Adicionalmente opera el programa de prosa-control-aaa, el cual permite visualizar registros de acceso y ejecutar reportes de acceso sin necesidad de ingresar al sistema sap (importante para personal de vigilancia). Además este programa permite dar de alta contratistas, proveedores y visitantes, y asignar credenciales temporales para personal que no se encuentran en la base de datos de sap-hcm. Integración al Proceso de Operación PEMEX Una vez instalado y parametrizado el sistema, éste opera completamente automático de forma background a través de jobs programados en lapsos definidos. Sin embargo, el sistema requiere de un administrador que supervise diariamente la operación correcta de estos jobs, así como la operación correcta de todos los enlaces de datos entre servidores, estaciones de trabajo y lectoras terminales. Por otro lado se requiere por parte de Recursos Humanos la ejecución de procesos de evaluación de asistencia, así como la generación de reportes, las autorizaciones y correcciones de datos a través de la pantalla ptmw de sap. El sistema se encuentra en su fase Productiva desde inicio de operaciones, permitiendo optimizar recursos en la toma de tiempos. Éxito Los sistemas instalados por prosa han sido un rotundo éxito y sobresalen los siguientes puntos: Eliminación total del acceso de personal ajeno a los centros de trabajo. Control estricto de contratistas y visitantes. Aumento considerable en la puntualidad de los trabajadores sindicalizados en especial el personal de confianza. Disminución considerable de salidas del personal durante el turno. Registro inmediato de los registros en el sistema sap. Información inmediata de la presencia del

6 personal, para mejora de la planeación y disposición de recursos. Ayuda considerable para los tomadores de tiempo referente a la decisión de autorizaciones para descuentos por retardos y faltas, así como las autorizaciones de pago de tiempo extra. Detección de robos por cctv. Comprobación de eventos críticos y situaciones irregulares a través de la grabación del cctv. Operación altamente confiable y expedita de los lectores biométricos de huella digital. Cumplimiento de normatividad con relación a: - plan rector de seguridad física - normatividad de credenciales institucionales del corporativo. 61 Conclusiones La integración certificada de los sistemas sayca con la tecnología de sap y kaba, ha llevado para todos los participantes de pemex-gas, de prosa y de los Consultores de sap, a la obtención de una gran experiencia con relación a la implementación de la interfase, a la preparación de datos en sap, al uso de tecnologías modernas en sap como la pantalla PTMW, así como en las limitaciones y problemática de la Evaluación Positiva con aplicación directa de descuentos y remuneraciones a la nómina de sap, sin olvidar la problemática de la operación de estos sistemas de control con el personal de los centros de trabajo y oficinas. Esta experiencia obtenida durante los últimos 4 años, ha significado un gran esfuerzo y costo para llegar a la posición en que se encuentra actualmente, por lo que sería de gran utilidad y ahorro para pemex, transferir esta solución y experiencias a los demás organismos subsidiarios de pemex, como PEP, Refinación, PPQ y Corporativo, buscando la estandarización de soluciones y procedimientos de acceso con evaluación de asistencia a través de sap en todos los centros de trabajo de pemex. La operación y funcionalidad del SAYCA es igualmente aplicable a cualquier organismo o empresa, que cuente con sistemas ERP para el control de Recursos Humanos. La solución kaba es líder a nivel mundial y óptima para este tipo de aplicativos, ya que fue desarrollada conjuntamente con sap en Alemania, conjuntando las características funcionales y tecnologías de proceso más avanzadas del ERP. Su éxito y desempeño se corrobora en más de mil instalaciones de las principales empresas a nivel mundial. Procesos Automatizados es en México el distribuidor integrador exclusivo de las soluciones kaba para el control de acceso y asistencia, teniendo toda la capacidad y experiencia adquirida con estas tecnologías. La solución a los problemas técnicos son, entre otros, uno de los grandes aportes de sayca. La Revista de la Industria Petrolera

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