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1 Picasso ALCANCE FUNCIONAL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL (PICASSO) Avenida las Delicias, Centro Andrés Bello, piso 1 Oficina 111, Maracay Estado Aragua. Teléfonos / 88 Fax: Móvil:

2 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL - PICASSO: La aplicación es multiempresas, multinóminas, multimonedas y maneja múltiples contratos. Dentro de los objetivos generales que se deben lograr con la aplicación PICASSO podemos mencionar: Mantener centralizada la información del personal en el departamento de recursos humanos, independizándolo al mismo tiempo del departamento de sistemas. Operar con múltiples compañías, cada una de las cuales se maneja independientemente, en cuanto a esquemas de pago. Manejar múltiples tipos de nóminas con diferentes formas de pago y contratos colectivos, diferenciando cada una de ellas en cuanto a su normativa Generar informes consolidados cuando así sé requieran y generar los reportes y salidas para las entidades oficiales. Trabajar en forma totalmente parametrizada en cuanto a la forma de definición de las Asignaciones, Deducciones y Obligaciones de la empresa, que van a afectar a los trabajadores (Contrato colectivo) Definición de los cálculos de vacaciones, utilidades, prestaciones, intereses, liquidaciones directamente por el usuario, permitiéndole a éste cambiar la forma de cálculo de alguno de los conceptos anteriormente mencionados, de manera sencilla y en el momento que lo necesite. Proveer a los usuarios del sistema de varios mecanismos de seguridad para el control de acceso a la data almacenada en las bases de datos. Proveer herramientas para el análisis de la gestión de personal dentro de la empresa. Proveer información histórica de gastos incurridos. Para definir los alcances funcionales de la aplicación, enumeramos los modelos o procesos de pagos que serán implantados, con una breve descripción de los componentes, los beneficios y la finalidad: A. Procesamiento de Pagos B. Vacaciones C. Utilidades D. Préstamos E. Intereses sobre Prestaciones F. Liquidaciones G. Aumentos H. HCM I. Caja de ahorro J. Auditoria K. Aplicaciones WEB A.- Modelo de Nómina o Procesamiento de Pagos: Este modelo contempla la carga de variaciones de nómina, el cálculo de la pre-nómina, la verificación, generación de pago definitivo, pase al histórico y emisión de reportes asociados. Finalidad: Permitirá realizar los cálculos correspondientes a las asignaciones, deducciones y obligaciones en los términos, condiciones y frecuencia establecida por el cliente. Permite la generación de los reportes definitivos asociados con bancos, contabilidad, trabajadores, etc.

3 Beneficios: Permite el ingreso y mantenimiento de las variaciones (asignaciones y deducciones) de nómina bajo una misma filosofía de trabajo; a través de atributos, particulares y transacciones. Particulares: Se refiere a los conceptos adicionales que implican variaciones en una nómina los cuales pueden ser obligaciones, deducciones (montos y unidades), el sistema automáticamente al cerrar una nómina los elimina. Transacciones: Permite establecer cuales son las transacciones de nómina para cada grupo de parámetros creado. Préstamo de la Nómina: Permite establecer las condiciones que rigen el préstamo a otorgar al trabajador. La información registrada en esta pantalla establece la forma en que se estructura la tabla de amortización del préstamo. Cálculo de la Prenómina: Se refiere a que el sistema inicia la verificación de la nómina. Presenta un status progresivo de las personas calculadas, por calcular, tiempo aproximado de cálculo, etc. Verificación de la Prenómina: Son los datos de la revisión consecuente del cálculo, para luego ejecutar la verificación correspondiente. Generar el Pago: Es cuando se asigna la cuenta de la empresa de la cual se ejecutará el débito para ejecutar el pago de los trabajadores. Generación del Histórico: Es cuando la Prenómina pasa a histórico y actualiza los saldos de los empleados tanto de activos como de pasivos. B.- Modelo de Vacaciones: El proceso de vacaciones puede estar incluido en el Modelo de Nómina o en un modelo independiente, y se manejará a través de una transacción. Una vez que se realice la carga de la transacción de vacaciones al trabajador, este quedará desactivado de la nómina hasta su regreso. Finalidad: Permitirá realizar los cálculos correspondientes a las asignaciones, deducciones y obligaciones en los términos, condiciones y frecuencia establecida por el cliente; asociadas con el período de vacaciones. Permite la generación de los reportes definitivos asociados con bancos, contabilidad, trabajadores, etc. Beneficios: Permite el ingreso de las vacaciones a través de una transacción que permitirá el pago de las vacaciones y del bono vacacional en un mismo proceso o definir el proceso de vacaciones y bono vacacional como dos procesos separados. Así mismo permite controlar los días de disfrute pendiente y días adicionales. Una transacción de Vacaciones: que permite: Controlar fecha de salida y regreso; fecha para controlar el pago de las asignaciones y deducciones del trabajador en el periodo de vacaciones.

4 Pago de días de disfrute de vacaciones (continuos o hábiles), días feriados, días adicionales, bono vacacional. En caso de existir feriados en el período de disfrute de vacaciones, prolongar el disfrute de la vacación, tantos días como feriados existan en el período. Controlar la base de cálculo previamente definida y formulada; salario básico, acumulado del trabajador, etc. Validar si el pago de la vacación se realizará de manera completa o fraccionada y cuando el disfrute no sea por los días completos de vacaciones que le correspondan para la fecha, quedará pendiente únicamente los días de disfrute de vacaciones. Cancelar los días trabajados que se hayan causado en el período de nómina antes del disfrute de la vacación, incluyendo todos los conceptos que afecten el período de la nómina como por ejemplo: horas extras, bonos, etc. C.- Modelo de Utilidades: Finalidad: Permitirá realizar los cálculos correspondientes a las asignaciones, deducciones y obligaciones en los términos, condiciones y frecuencia establecida por el cliente para las utilidades, tanto para los trabajadores activos como retirados. Permite la generación de los reportes definitivos asociados con bancos, contabilidad, trabajadores, etc. Beneficios: Permite el calculo de las utilidades a través de una proceso de pago que permitirá el pago de las utilidades legales y adicionales, reflejando los anticipos o prestamos otorgados. Permite el pago fraccionado para los trabajadores nuevos. Así mismo permite diferenciar los conceptos de utilidades legales y adicionales y establecer base de cálculo distinta. Permite el pago del complemento de Utilidades. Permite el manejo de conceptos distintos al proceso tales como: descuento sindicato, descuento embargo, etc. Período fiscal, frecuencia de pago del proceso, meses de pago, los meses si se va a utilizar la figura de meses estimados. Días de utilidades legales y días de utilidades adicionales. La base de cálculo previamente definida y formulada; salario básico, acumulado de x meses o semanas, devengos del ejercicio fiscal, etc. D.- Modelo de Préstamos: Finalidad: Permitirá controlar los préstamos manejados por la empresa y el reflejo de la asignación del monto total otorgado para que pueda ser abonado directamente por la nómina y el reflejo de las deducciones en cada proceso de pago que este involucrado. Permite la generación de reportes asociados con el personal, cuotas amortizadas, estados de cuenta, etc. Beneficios: Permite la definición de diferentes tipos de préstamos manejados por la empresa, el control de las amortizaciones asociadas con cada tipo de préstamo, el manejo de intereses, la realización de abonos parciales o totales, integrar el concepto al modelo de nómina para el reflejo de la deducción. Concepto de deducción Tabla de amortización

5 E.- Modelo de Intereses: Finalidad: Controlar el pasivo de los intereses de prestaciones sociales. Beneficios: Permite la generación del cálculo de manera mensual para ser cancelado o capitalizado a través de un proceso de pago o de provisiones de forma anual. Permite la generación de un recibo de intereses. Pasivo de prestaciones disponibles. Valor de la tasa del BCV F.- Modelo de Liquidaciones: Finalidad: Permitirá generar distintos tipos de liquidaciones y la generación de los reportes definitivos asociados con bancos, contabilidad, trabajadores, y recibo de liquidaciones, etc. Beneficios: Permite la definición de diferentes tipos de liquidaciones con diferentes formas de calculo asociadas, el calculo de los diferentes conceptos asociados con la liquidación; tales como: Art. 125, diferencia 108, preaviso, Vacaciones fraccionadas y vencidas, bono vacacional fraccionado y vencido, utilidades del periodo, otras asignaciones y deducciones de nómina, prestamos, anticipos, generar reportes asociados y el recibo de liquidaciones. Transacción que permite controlar fecha de egreso, fecha de corte para nuevo régimen, los días de preaviso, la razón de la liquidación, observación. Acumulado de Prestaciones, intereses, vacaciones, bono vacacional, utilidades, etc. G.- Modelo de Aumentos Finalidad: Permitirá la generación de los aumentos individuales o colectivos y mantener un registro histórico de los mismos. Beneficios: Permite el registro de los incrementos salariales de los trabajadores de manera individual o colectiva con el manejo de retroactividad para todos aquellos conceptos que la empresa defina como salariales. Transacción que controla fecha efectiva del aumento, fecha retroactiva del aumento y el porcentaje o monto del aumento. H.- Modelo de HCM: Finalidad: Permite controlar las primas que pagan los trabajadores como titular y sus beneficiarios, y actualizar el monto del descuento en el Sistema de Nómina, así como la obligación de la empresa

6 que contribuye con el trabajador. Permite controlar los cambios efectuados en planes, primas de Titulares y Beneficiarios, que en la mayoría de los casos no son informados a tiempo a la Empresa. Beneficios: Permite el registro y control de diferentes tipos de seguros, de planes, de primas (básico y exceso). Permite controlar las variaciones automáticas producto de cambios de edad, exclusiones, inclusiones; Realizar exclusiones e inclusiones a los planes, el cálculo de las primas a pagar por los empleados y la compañía contratante, la renovación automática de las pólizas, generar reportes asociados con los asegurados, primas, planes, etc. Maestro de titulares y beneficiarios Tabla Primas Tabla de planes y restricciones I.- Modelo de Caja de Ahorro: Finalidad: Permite realizar operaciones de mantenimiento en los parámetros y transacciones, controlar todos los prestamos realizados y mantener centralizada y actualizada la información del personal asociado a la Caja de Ahorro de su Empresa. Así mismo permite la generación de reportes asociados. Beneficios: Permite el registro y mantenimiento de los parámetros y transacciones de la Caja de Ahorro, el registro y mantenimiento de la información del personal asociado a la caja, el registro la definición y manejo de prestamos asociados, el manejo de retiro de haberes, el registro, generación y mantenimiento de intereses o dividendos de la caja de ahorro, el cierre anual de los movimientos, la generación de asientos contables, el manejo de la contabilidad, generación de reportes asociados, manejo de préstamos bajo la figura de Fiador. J.- Auditoria Maestro de afiliados Tabla de parámetros generales Histórico de movimientos de transacciones Finalidad: Llevar un registro y control detallado (fecha, hora, usuario, el campo y modificación efectuada) de las modificaciones realizadas por los usuarios a la base de datos. Beneficios: Permite controlar las operaciones que se realizan en la base de datos por cada uno de los usuarios y generación de reportes asociados. Base de datos de auditoria paralela a la de producción Reportes asociados APLICACIONES WEB Las aplicaciones WEB de Picasso fueron desarrolladas para la carga de información y la autogestión respectivamente.

7 PICASSO WEB Permite la consulta de información relacionada con el empleado y sus nóminas históricas pagadas tanto a la empresa como al empleado: F.1: Pantalla principal Picasso Web 1.- CONSULTA PARA LA EMPRESA Permite a la empresa la consulta de información por tipo de nómina de cada empleado y de todos los pagos e información de nómina en general, por ejemplo: Nómina: Muestra información del proceso de nomina seleccionado. La empresa escoge el empleado a consultar y visualizara lo pagado al empleado en un periodo de nómina, detallado por concepto, unidades, monto por concepto y total pagado. Empleados: Al seleccionar a un empleado de la lista, mostrara la consulta integral del empleado. La consulta integral del empleado mostrara la siguiente información: Situación: Es el status del empleado en la empresa para el periodo de pago que se esta consultando. Mostrara la siguiente información: Sueldo Empresa para la que trabaja Departamento donde labora Cargo General y Específico Datos Básicos: Es el maestro del empleado con su información básica: Código del empleado

8 Centro de Costo Apellidos y Nombres Sexo Fecha de Nacimiento País y Lugar de Nacimiento Dirección Numero telefónico Atributos: Los atributos son características especificas de cada empleado, como por ejemplo: Forma de Pago, Nivel Académico, Cotiza al SSO, entre otros, de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Estos atributos pueden ser consultados en detalle en esta opción. Transacciones: Muestra toda la trayectoria a nivel transaccional del empleado desde su ingreso a la empresa. Se denominan transacciones a: Contratación Aumentos (Individuales o Colectivos) Transferencias Inter. Compañía Cambio de Unidad o Cargo Retiro Vacaciones Entre otras de acuerdo a los requerimientos de la empresa Por Cobrar: Muestra todo concepto en detalle que el empleado adeude a la empresa, por ejemplo: Préstamos Personales, Préstamos sobre Prestaciones Sociales, entre otros. Por Pagar: Muestra todo concepto u obligación en detalle que la empresa adeude al empleado, por ejemplo: Prestaciones Sociales, Utilidades, entre otros. Nóminas: Permite la consulta de procesos de nómina (históricos) del empleado. Con un solo click, podrá visualizar el proceso a consultar, obteniendo detalle de cada concepto pagado en ese período. Acumulados: Permite ver los acumulados del empleado, detallando los montos y conceptos que lo afectan. Obligaciones: Muestra las obligaciones del empleado por grupo. Atributos: Permite a la empresa consultar por atributo, a los empleados que lo tengan asignado. Transacciones: Consulta por transacción a cada empleado que se le haya ejecutado la transacción a seleccionar, como por ejemplo: Aumentos salariales, Vacaciones, etc. Obligaciones: Consulta por obligación a todos los empleados con detalle de cada concepto. Reportes: Permite generar reportes predefinidos agrupados de la siguiente manera Seguridad: Permite a la empresa otorgarle acceso a los empleados para que consulten su información de nómina.

9 2.- CONSULTA PARA EL EMPLEADO Permite a cada empleado la consulta de su información integral: Situación: Es el status del empleado en la empresa para el periodo de pago que se esta consultando. Mostrara la siguiente información: Sueldo Empresa para la que trabaja Departamento donde labora Cargo General y Especifico Datos Básicos: Es el maestro del empleado con la información básica: Código del empleado Centro de Costo Apellidos y Nombres Sexo Fecha de Nacimiento País y Lugar de Nacimiento Dirección Numero telefónico Nóminas: Permite la consulta de procesos de nómina (históricos) del empleado. Con un solo click, podrá visualizar el proceso a consultar, obteniendo detalle de cada concepto pagado en ese periodo. Por Cobrar: Muestra todo concepto en detalle que el empleado adeude a la empresa, por ejemplo: Prestamos Personales, Prestamos sobre Prestaciones Sociales, entre otros. Por Pagar: Muestra todo concepto u obligación en detalle que la empresa adeude al empleado, por ejemplo: Prestaciones Sociales, Utilidades, entre otros. Recibo de Pago: Permite al empleado ver e imprimir sus recibos de pago de nóminas ya procesadas con solo seleccionar la fecha de pago. PICASSOFF (Data Entry) Permite realizar la carga de las variaciones de nómina a ser enviadas para su procesamiento centralizado. Esta aplicación fue ideada para los clientes bajo el servicio de Outsourcing, pero su funcionalidad se extiende a clientes que posean o adquieran el licenciamiento de uso del Sistema de Administración de Personal PICASSO como valor agregado para el envío de las variaciones de nómina desde todas las sucursales de la empresa ubicadas en diferentes localidades, y cuyo procesamiento es centralizado en una sola oficina o localidad. Con PICASSOFF (Data Entry) el cliente carga directamente la información con mínimo margen de error por trascripción e independientemente de su ubicación geográfica, ya que es transferida directamente a PICASSO. También permite emitir reportes de las variaciones cargadas para así facilitar su revisión fácilmente. De esta manera decimos que PICASSO es una aplicación para la gestión de nómina habilitada para la Web (Web Enable).

10 Picasso REQUERIMIENTOS HARDWARE/SOFTWARE SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL (PICASSO)

11 Hardware y Software Básico Configuración Técnica para ambiente Picasso: Telecomunicaciones (consumo del ancho de banda): 1.Cantidad de transacciones por día: Estimación de operaciones mensuales. Después de la implementación del proyecto. Puede incrementarse en los periodos de evaluaciones y ajustes saláriales. 2.Tamaño de la transacción en bytes Tomando un promedio de 200 Bytes por operación el total y 200 Operaciones diarias el total del paquete de datos será de de Bytes promedio diario en red. Configuración de Servidores 1. Si la aplicación necesita un servidor aparte o no: La aplicación necesita de al menos un servidor de base de datos y un servidor de aplicaciones (Web). Pueden funcionar en un mismo servidor habilitando todos los servicios; sin embargo su esquema Optimo de trabajo, es contar con ambos servidores. 2. Consumo de Memorias (Basados en 25 Usuarios): Servidor de Base de datos 512 Mega Bytes en disco como mínimo requerido para arranque de proyecto Para una proyección de 500 Empleados a 3 años: Medio GByte Para una proyección de 1500 Empleados a 3 años: 1 GByte 3.Espacio en disco (Basados en 25 usuarios) Servidor de Base de datos 512 Mega Bytes en disco como mínimo requerido para arranque de proyecto Para una proyección de 500 Empleados a 3 años: 2 GBytes Para una proyección de 1500 Empleados a 3 años: 4 GBytes Servidor de aplicaciones (Web) 300 Mega Bytes en disco mínimo para el arranque del proyecto Para una proyección de 500 empleados a 3 años: 200 Mega Para una proyección de 1500 empleados a 3 años: 500 Mega

12 4. Procesadores Servidor de Base de datos INTEL PENTIUM III 900 Mhz (Mínimo requerido) Servidor de aplicaciones (Web) INTEL PENTIUM III 900 Mhz (Mínimo requerido) 5. Configuración de PC s Hardware: CPU INTEL Pentium II 400 Mhz o superior RAM: Mínimo 128 MB Usuarios Nomina Processing Espacio en disco: 450 MB o superior Protocolo LAN: TCP/IP Software: Windows 2000 Professional o superior Internet Explorer 5.5 o Superior Excel y Word Manejador de Base de Datos SQL Server Cliente Manejador de Base de Datos SQL Server Developer Generador de reportes INFOMAKER Base de Datos (Tamaño y volumen inicial de datos): 1. Estimados de crecimiento de Tablas, Log s y Bases de Datos. Estimación del Log para 500 empleados: o,5 Mbytes Estimación del Log para 1500 empleados: 1,5 Mbytes Tamaño de archivos para 500 empleados: (exactamente los mismos valores que los del Log). 2. Políticas y Procedimientos para la depuración de datos (históricos) Por ser un producto que almacena información de gestión de personal (movimientos saláriales, cargos, tipos de contrato, etc.), no existe ningún aplicativo que elimine los históricos del personal. 3. Políticas de Recuperación ante Fallas en el batch y online (puntos de Recuperación). Se podrán hacer restore en caso de ser necesario sobre el histórico de backups realizados con anterioridad por el cliente y sus políticas de respaldo. 4. Políticas de respaldos y retención de data (justificación). Las políticas de respaldo de la aplicación se ajustaran a las necesidades y manejo de información del cliente. Los mecanismos a utilizar para dicho respaldo se podrán ajustar a los existentes en el cliente. Con respecto a la retención de la data, los mismos se ajustaran al esquema de almacenamiento de información que tenga el personal de RRHH. Garantía y mantenimiento Las condiciones para el uso y tenencia de las Licencias de los productos relacionados en este documento así como los términos de Garantías y Liberación de nuevas Versiones, están contenidas en el contrato de licencias entregado para su evaluación y firma por Virtual Office Group a nombre de Consein.

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